E-mail als killer van de productiviteit of als effectief communicatiemiddel?

Herkent u de volgende symptomen?• Het verwerken en afhandelen van e-mail kost (te) veel tijd. • Mailboxen raken (in korte tijd) overvol. • Er is geen controle meer op de acties en opvolging van e-mailberichten. • Mailboxen puilen uit met ongelezen e-mailberichten. • Medewerkers raken steeds afgeleid door binnenkomende e-mail.• Volle mailboxen veroorzaken stress bij managers en medewerkers.

De oplossing: Training Effectief E-mail Gebruik Uit onderzoek en bij onze klanten blijkt dat als we E-mail niet goed gebruiken, dit vervelende nadelige gevolgen kan hebben zoals stress en verlies aan productiviteit. Effectief E-mailen is een competentie geworden die net als iedere andere vaardigheid kan worden verbeterd door goede training en coaching.

KIM heeft een praktische training ontwikkeld waarin u de geheimen van effectief e-mailen leert. U gaat deze handigheden al tijdens de training toepassen. Als u terug bent op uw werkplek zult u direct het positieve effect gaan ervaren.

1. E-mail kan stress veroorzakenDe hoeveelheid e-mails die uw medewerkers moeten verwerken, kan stress veroorzaken. Alleen al in het Verenigd Koninkrijk werden in 2006 14 miljoen ziektedagen per jaar opgenomen met als oorzaak stress. E-mail is een van de belangrijkste veroorzakers van stress. Mailboxen stromen vol en medewerkers zijn steeds meer tijd kwijt aan het afhandelen hiervan. E-mailberichten die niet snel genoeg worden beantwoord, leiden tot nog meer (herinnerings)e-mails. Het werk stapelt zich op; dit leidt gemakkelijk tot stress.

2. Door e-mail raken medewerkers afgeleid; ze verliezen concentratie en focus

Iedere bureaumedewerker verliest dagelijks (!) 2,5 uur aan productieve tijd door afleiding. Ook is aangetoond dat een medewerker door continue afleiding letterlijk het vermogen tot concentreren kan verliezen. E-mail speelt hierbij een hoofdrol.

3. E-mail checken verslindt productieve tijdEen Microsoft onderzoek toont aan dat het 15 minuten kan duren voordat een medewerker weer volledig gefocust is na een onderbreking. Een bureaumedewerker controleert gemiddeld 50 (!) keer per dag zijn e-mail en in sommige gevallen zelfs tot 40 keer per uur.

4. E-mail verwerken kost geldHet ineffectief verwerken van e-mail kost een bedrijf gemiddeld 48,– per dag per persoon. Dit is becijferd door een grote internationale klant van KIM. Deze kosten zijn exclusief kosten van verzuim als gevolg van stress gerelateerd aan e-mail.

5. E-mail en de mythe van multitaskingIemand die continu (dwangmatig) zijn e-mail-berichten controleert, wordt gezien als iemand die constant alert is en hyper productief. Het tegendeel is waar! Uit onderzoek blijkt dat de productiviteit met 40% afneemt als iemand probeert twee of meerdere dingen tegelijk te doen. Door dit switchen tussen applicaties neemt ook de kans op fouten of een burn-out toe.

E-mail: handig communicatiemiddel, dat nadelige

effecten kan hebben

E-mail is tegenwoordig niet meer weg te denken uit onze samenleving. Dagelijks worden zo’n 160 miljard e-mailberichten verzonden. Het kán ervoor zorgen dat uw organisatie soepeler draait, mits het juist wordt gebruikt. De grote stroom van e-mails die medewerkers van uw bedrijf dagelijks moeten verwerken, kan namelijk ook een aantal nadelige effecten hebben. Bedenk dat de afgelopen jaren de stroom e-mail jaarlijks is gegroeid en de verwachting is dat dit niet minder zal worden.

E-mail etiquetteDe basis van effectief e-mailgebruik ligt in het maken van duidelijke afspraken. Bij de intake voor de training stellen wij samen met u de e-mail etiquette voor uw bedrijf op. Alle afspraken hoe uw organisatie omgaat met e-mail worden vast-gelegd. Uw bedrijfsetiquette wordt verwerkt in de inhoud van de training.

E-Mail en Time Management We hebben de belangrijkste basisprincipes van time management in de training gestopt. Wat is belangrijk? Hoeveel tijd kosten taken? Wanneer moet het klaar zijn? Laat ik me leiden door de e-mail? U zult verrast zijn door de rust die dit kan geven en de tijdwinst die u hiermee zult gaan boeken.

Inrichten van uw mailboxOm e-mail berichten gestructureerd te kunnen verwerken is het noodzakelijk de mailbox slim in te richten. U leert hoe u uw mailbox kunt inrichten en welke mappenstructuur het beste past bij de werkzaamheden die u uitvoert.We leren u ook om enkele handige sneltoetsen aan te maken voor het snel en gemakkelijk verwerken van binnengekomen e-mail. Ook leren we u de zoekfuncties juist te gebruiken zodat u snel e-mails terug kunt vinden.

Verwerken van dagelijkse e-mailNadat uw mailbox op slimme wijze is ingericht leren we u hoe u snel en doeltreffend nieuwe binnengekomen e-mail kunt verwerken. Het delegeren van taken en het opvolgen van deze taken wordt een fluitje van een cent. Maar ook het archiveren of het in uw agenda inplannen van acties realiseert u in enkele seconden. U krijgt overzicht over openstaande acties en ziet direct waar u uw aandacht op moet richten.

Resultaat van de KIM training De positieve effecten van juiste e-mailverwerking leiden tot kostenbesparing in uw organisatie: • Minder stress en controle over de mailbox.• Weer tijd en energie voor de belangrijkste

werkzaamheden.• Tevreden over het werk, werk wordt efficiënter

uitgevoerd. • De organisatie draait soepeler, men krijgt

antwoord op vragen en afspraken worden nagekomen.

• De productiviteit wordt hoger door minder afleiding en een snellere verwerking van e-mail.

Weer Grip op Uw Mailbox met de KIM training

‘Effectief E-mail Gebruik!’

KIM biedt een erg praktische training in effectief e-mail gebruik met concrete, makkelijke oplossingen. In totaal bieden we u meer dan 25 slimme e-mail handigheden. We geven de training in company, zodat u de theorie direct in uw eigen werkomgeving kunt toepassen.

‘De basis van effectief e-mail- gebruik ligt in het maken van duidelijke afspraken’

Hoofdonderwerpen in de training: • E-mailbewustwording/etiquette.• Timemanagement(specifiekgerichtope-mailgebruik).• Mailboxinrichting.• E-mailverwerkenbinnendeeigenwerkomgeving.

Resultaat voor deelnemers van de training: • Slimmerorganiseren-duidelijkestructuur.• Elkedagjeinboxleeg.• Volledigecontroleoverde(gedelegeerde)actiesenopvolgingen.• Implementatievanhetjuistee-mailgedrag(e-mailetiquette).

KIM onderscheidt zich doordat de training: • Zeerpragmatischisendaardoorbeterbeklijft(directetoepassingvandetheorie

in de eigen werkomgeving, 2 trainers, kleine groepen, in company). • Ineenkortetijddirecteffectheeft(detrainingsduurbedraagtslechts1dagdeel).• Metenkeleaanpassingenmaximalewinstbehaalt.• Maatwerkispassendbijuwbedrijfscultuur,regelsenwerkzaamheden.• Ookvoornietgevorderdeoutlookgebruikers.

Neem contact met ons op voor een intake. KIM stelt een (gratis) e-mail etiquette op voor uw bedrijf en past het programma van de training aan op de wensen van uw organisatie. Wij verzorgen een in company training van een halve dag voor 8 - 15 deelnemers.

KIM training Effectief e-mail gebruik

De KIM training Effectief e-mail gebruik leert uw medewerkers effectief met e-mail om te gaan, met als uitgangspunt een dagelijks lege inbox.

Leer snel, gemakkelijk en met meer plezier uw e-mail te verwerken.

Meet KIM!

Bezoekadres

Dorpsstraat 34

1182JEAMSTELVEEN

NL – NEDERLAND

Contact

020 - 640 7007

info@meetKIM.nl

www.meetKIM.nl