cvc.ac.thcvc.ac.th/cvc2011/files/20100001_17013116164352.doc · Web viewม ส ขภาพด...

หนวยท 1 ความรพนฐานงานเลขานการ 1

หนวยท 1 ความรพนฐานงานเลขานการ

1.1 ความหมายของคำาวา เลขานการ“ ”1.2 ความสำาคญและความจำาเปนของเลขานการ1.3 ประเภทของเลขานการ1.4 ความกาวหนาในงานอาชพเลขานการ1.5 คณสมบตของเลขานการ1.6 บทบาทและหนาทของเลขานการ1.7 จรรยาบรรณในงานอาชพเลขานการ1.8 การนำาเทคโนโลยมาประยกตใชในงานอาชพเลขานการ

ในการดำาเนนงานของธรกจหรอหนวยงานราชการทกแหง มความจำาเปนทจะตองมเลขานการ ไวคอยอำานวยความสะดวก ประสานงานในดานตาง ๆ ใหกบผบงคบบญชา เพอใหงานสำาเรจลลวงดวยด และหากเลขานการมความรพนฐานและมทกษะทดในงานอาชพ มคณสมบตในการเปนเลขานการ รบทบาทหนาทของตนเอง รวมถงประพฤตปฏบตตนตามจรรยาบรรณในงานอาชพเลขานการ กยอมทจะสงเสรมใหงานของผบงคบบญชาบรรลวตถประสงคทวางไวทกประการ นอกจากนการทำางานในยคโลกาภวตน หรอยคทเทคโนโลยสารสนเทศเขามามบทบาท ในชวตประจำาวนของ

เอกสารประกอบการเรยน วชาการเลขานการ (2203-2001)

หวขอเรอง

สาระสำาคญ

บคคลมากขน เลขานการควรเรยนร และกาวทนตอการเปลยนแปลง โดยรจกนำาเทคโนโลยมาประยกตใชในงานอาชพใหมากทสด เพอใหงานเกดความสะดวก รวดเรว และลดขอผดพลาดในการทำางาน อนจะชวยสงเสรมความกาวหนาในงานอาชพของเลขานการเอง

เมอศกษาหนวยท 1 จบแลว ผเรยนสามารถ1.บอกความหมายของคำาวา เลขานการ ได“ ”2.อธบายความสำาคญและความจำาเปนของเลขานการได3.บอกประเภทของเลขานการได4.อธบายความกาวหนาในงานอาชพเลขานการได5.บอกคณสมบตของเลขานการได6.อธบายบทบาทและหนาทของเลขานการได7.บอกจรรยาบรรณในงานอาชพเลขานการได8.อธบายถงการนำาเทคโนโลยมาประยกตใชในงานอาชพ

เลขานการได9.เตรยมความพรอมดานวสด อปกรณในการเรยนได

สอดคลองกบแบบฝกหดและ ใบมอบหมายกจกรรมอยางประหยด คมคา ตามหลกปรชญาของเศรษฐกจพอเพยง

10. มคณธรรม จรยธรรม เกดคานยม และคณลกษณะอนพงประสงค อยางมเหตผลตามหลกปรชญาของเศรษฐกจพอเพยง

11. มเจตคตทดและเหนคณคาเกยวกบความรพนฐานงานเลขานการ

จดประสงคการเรยนร

กจกรรมการเรยนร

1. ผสอนแจงวตถประสงคการเรยนรหนวยท 1 ความรพนฐานงานเลขานการ 2. ผเรยนทำาแบบประเมนผลกอนเรยน

3. ผเรยนศกษาเอกสารประกอบการเรยนรดวยตนเอง4. ผเรยนปฏบตกจกรรมสงเสรมการเรยนรโดยเนนผเรยน

เปนสำาคญตามขนตอน ทกำาหนด

5. ผสอนและผเรยนรวมกนสรปเนอหาสาระสำาคญในหนวยการเรยนร

6. ผสอนเปดโอกาสใหผเรยนซกถามขอสงสย7. ผเรยนทำาแบบประเมนผลหลงเรยน

สอสงพมพ 1.เอกสารประกอบการเรยน วชาการเลขานการ

(2203-2001) เรยบเรยงโดย นนทภรณ ธวงคเวยง

2. หนงสอประกอบการสอน คมอการปฏบตหนาทเลขานการ. กรงเทพมหานคร :

สำานกงานประธานวฒสภา สำานกงานเลขาธการวฒสภา.

บศรนทร เทพยศ. เทคนคงานเลขานการ. กรงเทพมหานคร :

สำานกพมพโอเดยนสโตร, 2550.

สอการเรยนร

รศ. ดร. ไพบลย เกยรตโกมล และ ผศ. ดร. ณฏฐพนธ เขจรนนทน.

ระบบสารสนเทศเพอการจดการ. กรงเทพมหานคร :

ซเอดยเคชน, 2551. สภาภรณ เลอเลศวณชย. การเลขานการ. กรงเทพมหานคร : สำานกพมพเอมพนธ, 2557.

สภาภรณ ออนทรพย. เลขานการมอใหม. กรงเทพมหานคร :

โรงพมพวฒนาพาณช จำากด, 2549.

สอโสตทศน1. เครองมลตมเดยโปรเจคเตอร2. เครองคอมพวเตอร3. สอการนำาเสนอ PowerPoint เรองความรพนฐานงาน

เลขานการ4. สอการสอนออนไลน วชา การเลขานการ (2203 –

2001) โดย นนทภรณ ธวงคเวยง

1. ผสอน2. หองปฏบตการเลขานการ3. หองสมดวทยาลยอาชวศกษาเชยงราย4. อนเทอรเนต

แหลงการเรยนร

ประเมนผลการเรยนร

1. ตรวจแบบฝกหด/ใบมอบหมายกจกรรม2. ประเมนผลจากแบบประเมนผลกอนเรยนและแบบประเมน

ผลหลงเรยน3. การสงเกตและประเมนพฤตกรรมดานคณธรรม จรยธรรม

คานยมและคณลกษณะ อนพงประสงค

หนวยท 1 ความรพนฐานงานเลขานการคำาชแจง จงทำาเครองหมายกากบาท () ลงบนตวเลอกทถกตองทสด

1. ขอใดกลาวถงความหมายของคำาวา เลขานการ ไดถกตอง“ ”ก. ตำาแหนงในคณะกรมการปกครองทองท เรยกอกอยางหนง

วา อกษรเลขข.ผดำารงตำาแหนงบรหารระดบสงตำาแหนงหนง ปฏบตงานเกยว

กบงานนโยบายตาง ๆ

แบบประเมนผลกอนเรยน

เปนยงไงบาง....นกเรยน....

ศกษาจดประสงคการเรยนรแลว...เรามาลองทำาแบบทดสอบกอนเรยน.....กนตอ

เลย....ดกวาคะ...

ค. ผทมบคลกด หนาตาด แตงกายทนสมย ทำางานคลองแคลว นงอยหนาหองผบรหาร

ง.ผชวยผบรหารททำาหนาทอำานวยความสะดวก แบงเบาภาระ คดกรองงาน และปฏบตงานตามทผบงคบบญชามอบหมาย

2. เลขานการมความสำาคญและความจำาเปนตอผบรหารและหนวยงานอยางไร

ก. เลขานการชวยสรางภาพลกษณใหหนวยงานเปนทนบถอศรทธาได

ข. เลขานการมหนาททำาตามคำาสงของผบรหารเพอใหงานของหนวยงานสำาเรจ

ค. เลขานการชวยในการจดระบบการทำางานของผบรหารใหมประสทธภาพ ชวยสงเสรมใหงานของหนวยงานและผบรหารประสบความสำาเรจอยางราบรน

ง. เลขานการเปรยบเสมอนตวแทนของผบรหารทคอยบรหารจดการงานทกอยางของหนวยงานโดยไมตองรบคำาสงจากใคร สามารถปฏบตงานไดโดยใชวจารณญาณของตนเอง

3. เลขานการทมตำาแหนงและเงนเดอนประจำาแนนอนในหนวยงาน หากมการเปลยนแปลงผบรหาร เลขานการประเภทนไมตองลาออก จดเปนเลขานการประเภทใดก. เลขานการพเศษ (Special Secretary)ข.เลขานการกตตมศกด (Honorable Secretary)ค. เลขานการประจำาตำาแหนง (Position Secretary)ง.เลขานการประจำาตวบคคล (Personal Secretary)

4. สโรชนเปนประชาสมพนธของบรษทเอกชนแหงหนง และในเดอนนบรษทไดจดการประชมประจำาปขน และไดมอบหมายหนาทให

สโรชนทำาหนาทเปนเลขานการคอยจดบนทกการประชม เมองานเสรจสน การปฏบตหนาทเลขานการของสโรชนถอวาสนสดลง สโรชนจดเปนเลขานการประเภทใดก. เลขานการพเศษ (Special Secretary)ข.เลขานการกตตมศกด (Honorable Secretary)ค. เลขานการประจำาตำาแหนง (Position Secretary)ง.เลขานการประจำาตวบคคล (Personal Secretary)

5. เลขานการทมความร ความสามารถสง สามารถปฏบตงานดานบรหารขององคการได สามารถชวยผบรหารในการตดสนใจดำาเนนงานตาง ๆ ซงอาจมเลขานการระดบตนมาชวยปฏบตงานได จดเปนเลขานการประเภทใดก. เลขานการระดบตน (Junior Secretary)ข. เลขานการบรหาร (Excutive Secretary) ค. เลขานการกตตมศกด (Honorable Secretary)ง. เลขานการอาวโส หรอเลขานการชนสง (Senior

Secretary)

6. ขอใดแสดงลำาดบขนของความกาวหนาในงานอาชพเลขานการไดถกตอง

ก. เลขานการระดบตน – เลขานการอาวโส – เลขานการบรหารข. เลขานการระดบตน – เลขานการบรหาร – เลขานการอาวโสค. พนกงานพมพดด, ชวเลข – เลขานการระดบตน – เลขานการ

อาวโสง. พนกงานพมพดด, ชวเลข – เลขานการอาวโส – เลขานการ

ระดบตน

7. บคคลใดตอไปน ไมม คณสมบตของการเปนเลขานการทด

ก. ปนดดา มบคลกลกษณะและอปนสยทด เปนทยอมรบของบคคลทวไป

ข. ไปรยา เปนคนจรงใจ พดจาตรง แตงกายนำาสมย เชอมนในการตดสนใจของตนเอง

ค. อารยา มความรดานภาษาไทยและตางประเทศเปนอยางด และใฝเรยน ใฝร อยตลอดเวลา

ง. เจน มความรและทกษะในงานเลขานการเปนอยางด และผานการฝกงานเปนทเรยบรอยแลว

8. ขอใด ไมใช หนาทหลกของเลขานการก. งานสรางภาพลกษณข.งานสวนตวของผบรหารค. งานในหนาทหรองานประจำาง.งานบรหาร วางแผน งานเกยวกบนโยบาย

9. บคคลใดตอไปนปฏบตตามจรรยาบรรณในงานอาชพเลขานการก. สมสมร ขยนทำางาน อดทน อดกลน ทำางานลวงเวลาทกวน เพอ

เพมรายไดใหกบตนเองข. สโรชา ปฏบตตนตามระเบยบของหนวยงานดวยความจงรก

ภกด ไมทำาลายชอเสยงของหนวยงานค. สราณ มกพดคยกบเพอนรวมงานเกยวกบความลบของบรษท

อยเสมอ เพอสรางมนษยสมพนธกบเพอนรวมงานง. สมหญง รกและศรทธาในอาชพเลขานการ และมทศนคตทไมด

กบอาชพขายตรง และธรกจเครอขาย เพราะไมชอบเปนการสวนตว

10. เลขานการสามารถนำาเทคโนโลยมาประยกตใชในงานอาชพเลขานการไดอยางไรจงจะเกดประโยชนตอผบรหารและหนวยงานสงสดก. จดทำาหรอเขยนโปรแกรมสำาเรจรปใหม ๆ เพอนำามาใชใน

การทำางานข.ใชชองทางการตดตอสอสารทางดานเทคโนโลยการสอสารเพอ

เออประโยชนใหกบงานผบรหาร เชน การรบ – สง ขอมลผานระบบเครอขายอนเทอรเนต

ค. สรางกลมสนทนาในกลม Line และ Facebook เพอจะไดตดตอสอสารพดคยกบเพอนรวมงานตลอดเวลา เมอเกดปญหาในงานขน จะไดชวยกนแกไขปญหา

ง.จดเกบเอกสารในแฟมขอมลคอมพวเตอรหรอไฟลอเลกทรอนกส

ผงมโนภาพ

หนวยท 1 เอกสารประกอบการเรยน วชาการเลขานการ (2203-2001)

หนวยท 1 ความรพนฐาน งานเลขานการ

ความหมายของคำาวา เลขานการ“ ”

1.2 ความสำาคญและความจำาเปน

ของงานเลขานการ

1.3 ประเภทของเลขานการ

1.4 ความกาวหนาในงานอาชพเลขานการ

1.5 คณสมบตของเลขานการ

1.6 บทบาทและหนาทของเลขานการ

1.7 จรรยาบรรณในงานอาชพเลขานการ

1.8 การนำาเทคโนโลยมาประยกตใช ในงาน

เลขานการ

แบงตามหลกวชาการ แบงตามคณสมบต

การใชเทคโนโลยของหนวยงาน

ความรดานเทคโนโลยสำาหรบงานเลขานการ

ทมา : www.facebook.com/nantapornti

ความรพนฐานงานเลขานการ

1.1ความหมายของคำาวา เลขานการ“ ”ความหมายของคำาวา เลขานการ ตามความคดของบคคลโดย

ทวไป มกจะนกถงภาพของ หญงสาวหรอชายหนมทมบคลกด หนาตาด แตงกายทนสมย ทำางานคลองแคลว นงอยหนาหองผบรหาร และตดตามผบรหารตลอดเวลา ไดทำางานอยในสถานททสวยงาม งานสบาย รายไดสง ไดพบปะผคนมากมายในสงคม เปนอาชพทผหญงสวนใหญใฝฝน เนองจากเปนอาชพทมความสำาคญรองลงมาจากผบรหาร แตในความเปนจรงแลว เลขานการมความหมายมากกวานน และอาจจะไมตรงตามความคดของบคคลทวไปทมองอาชพเลขานการมากนก โดยเฉพาะอยางยงในเรองของภาระงาน และบทบาทหนาท

คำาวา เลขานการ เปนคำาสนธทมาจากคำาวา เลขา “ ” + อนการ ซงมความหมายตามพจนานกรมฉบบราชบณฑตยสถาน พ.ศ. 2554 ดงน

เลขา แปลวา ลาย รอยเขยน ตวอกษร การเขยน งามดงเขยน

อนการ แปลวา การทำาตาม การเอาอยางและไดใหความหมายของคำาวา เลขานการ ไววา ผมหนาท“ ”

เกยวของกบหนงสอหรออน ๆ ตามทผบงคบบญชาสง ในภาษาองกฤษ คำาวาเลขานการ คอ Secretary ทมรากศพท

มาจากภาษาลาตน วา “Secretum” หรอ “Secret” ซงแปลวาความลบ ดงนน ผทประกอบอาชพเลขานการจงเปน ผทร ความลบ และควรรกษาความลบไวเปนอยางด นอกจากนคำาวา Secretary ยงมความหมาย ตามตวพยญชนะดงน (ปรารมภ นพคณ, 2540 : 2 – 3)

S = Sense คอ ความมสามญสำานก รจกรบผดชอบวาสงใดควรทำาและไมควรทำา

มการตดสนใจอยางเดดขาด อกทงยงไมเปนผททำางานโดย

ปราศจากความยบยงชงใจE = Efficiency คอ ความสามารถในการปฏบตงานใน

หนาทอยางมประสทธภาพและจะแสดงใหเหนถงสมรรถภาพของงาน

ดวยC = Curageคอ ความมมานะ ความกลา และกลาทจะทำางาน

โดยไมกลววาจะเกดความผด ซงขนอยกบจตใจของบคคลนน

แลวงานกจะสำาเรจ

สมความมงหมายR = Responsibility คอ ความรบผดชอบในการทำางาน

กลาวคอ ตองเปนผททำางานนน ๆ เองและตองรบผดชอบดวย

E = Energy คอ การมกำาลงใจและสขภาพดในการทำางาน โดยปกตแลวในการ

ทำางานอาจตองพบกบความเหนดเหนอยบาง แตเลขานการตอง

รจกการผอนสนผอนยาวในการทำางาน รจกแบงเวลาใหถกตอง

เพอรางกายจะไดรบการพกผอนบางตามสมควร

T = Techniqueคอ การมเทคนคในการทำางาน รจกดดแปลงใหเหมาะสม ซงเทคนค

นนเปนเทคนคเฉพาะของแตละบคคล อาจลอกเลยนแบบจาก

ผอนไดแตควรพฒนาใหดขน ดงนนเทคนคจงเปนเรองทบอก

หรอสอนกนไมไดA = Active คอ ความวองไว ไมเฉอยชา มการตนตวอยเสมอ

เลขานการตองมความตนตวและกระตอรอรนอยตลอดเวลา

แมวางานททำาจะมมากหรอเหนดเหนอยเพยงใดกตาม

R = Rich คอ ความเปนผมศลธรรม มความสมบรณในดานจตใจ มไดหมายถง

ความรำารวยแตอยางใด หากเลขานการเปนคนดมคณธรรมดวย

กจะนำาความเจรญมาสเลขานการและองคการททำางานอย

Y = Youth คอ อยในวยหนมวยสาว เพราะงานของเลขานการนนจะตองตดตอ

กบคนทว ๆ ไปนอกจากนยงมผเชยวชาญไดใหนยามความหมายของคำาวา

เลขานการ ไวดงตอไปนภรณ วนจฉยกล (2537 : 1) กลาววา เลขานการ คอผ“ ”

ชวยทสำาคญทจะชวยประสานงานทงภายในและภายนอกบรษท ใหงานดำาเนนไปโดยรวดเรวและประสบผลด เปนผสรางสมพนธภาพ อนดภายในบรษทและเปนสอกลางระหวางบรษทและผมาตดตอ เปนภาพลกษณของผบรหารและบรษท ชวยรบเรองตาง ๆ ทจะเขาไปถงผบรหาร ชวยแกปญหาเฉพาะหนาแทน และรบผดชอบ ในหลาย ๆ เรอง พรอมทงใหขอมลและคำาปรกษาแกผบรหาร

วลย สพฒนธ (ม.ป.ป. : 1) กลาววา เลขานการ คอ ผแบง“ ”เบาภาระของผบรหารทสำาคญ ชวยผบรหารปฏบตงานตาง ๆ ตามทผบรหารมอบหมาย เพอใหผบรหารมเวลาทำางานดานบรหาร ไดอยางเตมท เชน การวางแผนงาน การกำาหนดนโยบาย การควบคมและตรวจสอบโครงการตาง ๆ เปนตน

เวบไซต งานวนน.com ไดใหนยมความหมายของอาชพเลขานการไววา ผปฏบตเลขานการ-Secretary เปนผทำาหนาทอำานวยความสะดวกใหแกผบรหารขององคกรในการบรหารจดการงานขององคกรใหบรรลผลสำาเรจตามนโยบาย และเปาหมายขององคกร ตลอดจนชวยแกไขปญหาอปสรรค ในการบรหารจดการใหเปนไปดวยความราบรน และรวดเรว

(เขาถงไดจาก http://www.xn--72c0baa2eyce3a4p.com สบคนเมอ 27 กรกฎาคม 2559)

จากคำาจำากดความดงกลาว สรปไดวา เลขานการ“ ” คอ ผชวยผบรหารททำาหนาทอำานวยความสะดวก แบงเบาภาระ คดกรองงาน และปฏบตงานตามทผบงคบบญชามอบหมาย โดยตองเปนผทมความสามารถหลากหลาย สามารถจดระบบการทำางานได มความเชยวชาญในงานเอกสาร มทกษะในการสอสาร สามารถตดตอประสานงานทงในและนอกหนวยงานไดอยางราบรน กาวทนเทคโนโลยใหม ๆ ใชภาษาไทยและภาษาตางประเทศไดอยางถกตอง มความรบผดชอบ ในงานทไดรบมอบหมาย มการตดสนใจทด สามารถปฏบตงานไดโดยไมตองมการสงการ รวมถง มบคลกภาพและมนษยสมพนธทด อนจะชวยขบเคลอนงานของผบงคบบญชาและหนวยงาน ใหสำาเรจลลวงดวยดและเกดประสทธภาพสงสด

นอกจากนยงมลกษณะงานทมตำาแหนงหนาทใกลเคยงกบเลขานการ คอ เลขาธการ และ อกษรเลข ซงมความหมายตาม“ ” “ ”พจนานกรมฉบบราชบณฑตยสถาน พ.ศ. 2554 ดงน

เลขาธการ หมายถง ผดำารงตำาแหนงบรหารระดบสงตำาแหนงหนง เชน

เลขาธการสหประชาชาต เลขาธการราชบณฑตยสถาน

เลขาธการรฐสภา เลขาธการสมาคม เปนตน

อกษรเลข หมายถง ตำาแหนงในคณะกรมการปกครองทองท มมาแตโบราณ

ตอมาใชเรยกผทำาหนาทเลขานการของผวาราชการ

จงหวด

1.2 ความสำาคญและความจำาเปนของเลขานการในการทำางานของผบรหารยอมมภาระงานมากมาย ภายใตระยะ

เวลาทจำากด โดยหลกของ การทำางานของผบรหารนนจะเนนในสวนของงานนโยบาย งานบรหาร งานวางแผน งานตรวจสอบเปนหลก ซงมความจำาเปนทจะตองมเลขานการ มาชวยในการจดระบบการทำางานใหมประสทธภาพและเกดความกาวหนา ตงแตการตดตอประสานงานทงภายในและภายนอกหนวยงาน โดยการพบปะดวยตนเองหรอทางโทรศพท และทางสอเทคโนโลยสารสนเทศ (IT) ตอนรบและใหบรการผมาตดตอใหเกดความประทบใจเพอสรางภาพลกษณทดแกหนวยงาน จดการนดหมายและจดการเดนทางใหกบผบรหารไดอยางเหมาะสม รางและโตตอบจดหมายทงภาษาไทยและภาษาตางประเทศไดอยางถกตอง จดเกบเอกสารตามระบบการจดเกบเอกสาร เพอใหงายตอการคนหาและนำามาใชอางอง และจดประชมตามขนตอนการประชมเพออำานวยความสะดวกใหกบทกฝาย รวมถงการเปนทพหลง ทคอยสงเสรมงานใหกบผบรหาร ซงในบางครงผบรหารอาจตองใชขอมลตาง ๆ จงเปนหนาท ของเลขานการทจะตองเปนผทมความรอบร สามารถหาขอมลทเกยวของไดอยางถกตอง แมนยำา และรวดเรว โดยหากเปรยบรางกายของคนแลว ผบรหารเปรยบเสมอนหว ทคอยใชความคดในการบรหารจดการงานทกอยาง และมเลขานการเปรยบเสมอนมอ ทคอยปฏบตงาน สนบสนนงาน อำานวยความสะดวก คดกรองและตรวจสอบงาน กจะทำาใหงานของผบรหารประสบความสำาเรจไดอยางราบรน หากมแตผบรหารหรอมแตหว แตขาดเลขานการหรอมอ งานนนกยอมจะไมประสบความสำาเรจอยางแนนอน ดงนนในสวนของงานจงตองมทงสองสวนเพอใหงานเกดความสมดล และกาวหนา

สรปไดวา งานอาชพเลขานการ มความสำาคญและมความจำาเปนตอผบรหารและหนวยงานเปนอยางยง หากหนวยงานหรอผบรหารมเลขานการ ทปฏบตหนาทอำานวยความสะดวก ในทก ๆ ดาน มความเชยวชาญในงานและมทกษะในวชาชพเลขานการ มความรอบร รบผดชอบ ในงานทไดรบมอบหมาย ประพฤตปฏบตตนเหมาะสม จนเปนทไววางใจของผบรหารกยอมทจะ ทำาใหผบรหารเกดความไวเนอเชอใจ เกดความไววางใจในการทำางาน งานทกงานกจะประสบความสำาเรจ ไดอยางมประสทธภาพ ซงสงเหลานจะชวยสงเสรมใหงานของหนวยงานและผบรหารประสบความสำาเรจอยางราบรน

1.3 ประเภทของเลขานการแบงเปน 2 ประเภท ดงน1. แบงตามหลกวชาการ

เลขานการประจำาตำาแหนง (Position Secretary) หรอเลขานการสำานกงาน (Office Secretary) คอ เลขานการทมตำาแหนงและเงนเดอนประจำาแนนอนในหนวยงาน หากมการเปลยนแปลงผบรหาร เลขานการประเภทนไมตองลาออก ยงคงปฏบตหนาทในตำาแหนงเดมกบผบรหารคนใหม เชน เลขานการกรม เลขานการบรษท เลขานการของแผนกงานตาง ๆ

เลขานการประจำาตวบคคล (Personal Secretary) หรอเลขานการสวนตว (Private Secretary) คอ เลขานการทปฏบตงานใหแกผบรหารเพยงคนเดยวเทานน เนองจากภาระงานของผบรหารอาจมมากจนไมสามารถดำาเนนการ ไดดวย

ตนเอง จงตองมเลขานการมาชวยแบงเบาภาระงาน เชน เลขานการรฐมนตร เลขานการนกธรกจ เลขานการของนกแสดง

เลขานการกตตมศกด (Honorable Secretary) คอ ผทมชอเสยงในวงสงคมและไดรบเชญใหเปนเลขานการ ในงานทมเกยรต โดยมไดรบคาตอบแทนหรอเงนเดอนแตอยางใด เชน เลขานการงานการกศลตาง ๆ

เลขานการพเศษ (Special Secretary) คอ ผทมตำาแหนงหนาทอนประจำาอยแลว และไดรบเชญใหเปนเลขานการเฉพาะกจในคราวใดคราวหนงเทานน เมองานเสรจสน การปฏบตหนาทเลขานการกถอวาสนสดลง เชน เลขานการ ในทประชม

2. แบงตามคณสมบตหรอตามวงการธรกจ เลขานการระดบตน (Junior Secretary) หรอ

เลขานการสามญ (Routine Secretary) คอ เลขานการทพงสำาเรจการศกษามาใหม ยงไมมประสบการณในการทำางาน สวนใหญปฏบตงานในสำานกงาน เชน งานเอกสารทวไป พมพ ราง โตตอบ จดหมาย รบโทรศพท จดชวเลข ซงจดเปนลกษณะของงานประจำา (Routine)

เลขานการอาวโส หรอเลขานการชนสง (Senior Secretary) คอ เลขานการทมประสบการณในการทำางาน มความร ความสามารถเปนทยอมรบ และสามารถตดสนใจในการปฏบตงานบางอยางได

เลขานการบรหาร (Executive Secretary) หรอ เลขานการองคการ (Organization

Secretary) คอ เลขานการทมความร ความสามารถสง สามารถปฏบตงานดานบรหารขององคการได สามารถชวยผบรหารในการตดสนใจดำาเนนงานตาง ๆ ซงอาจมเลขานการระดบตนมาชวยปฏบตงานได

1.4 ความกาวหนาในงานอาชพเลขานการ อาชพเลขานการถอไดวาเปนอาชพทใกลชดผบรหารมากทสด มโอกาสไดแสดงออกซงความร ความสามารถ และทกษะในดานตาง ๆ ใหกบบคคลทวไปทงในและนอกหนวยงานไดเหนเปน เชงประจกษ หากปฏบตงานดวยความตงใจ หมนเรยนรสงใหม ๆ และพฒนาตนเองอยเสมอ กจะไดรบการสนบสนนผลกดนจากผบรหาร ใหมกาวหนาในงานอาชพไดอยางไมยากนก โดยเรมจากการเปนเลขานการระดบตน (Junior Secretary) หรอพนกงานพมพดด (Typist) และพนกงานชวเลข (Stenographer) ซงยงไมมประสบการณในการทำางาน หากปฏบตงานประจำา (Routine) ในสำานกงานจนคลองแคลวและชำานาญในงานเลขานการ สามารถชวยเหลองานผบรหารไดเปนอยางด กจะไดเลอนระดบเปนเลขานการอาวโส หรอเลขานการชนสง (Senior Secretary) ซงจะมอำานาจ ในการตดสนใจไดมากกวาเลขานการระดบตน รวมถงผลตอบแทนในเรองของเงนเดอน และขอบเขตอำานาจหนาททมากขนอกดวย หากมประสบการณในการทำางานมากขน เปนทไววางใจของผบรหาร กสามารถเลอนตำาแหนงเปนเลขานการบรหาร (Executive Secretary) หรอเลขานการองคการ (Organization Secretary) ซงจดไดวาเปนตำาแหนงสงสดของตำาแหนงเลขานการ ทสามารถปฏบตงานดานบรหารขององคการ รวมถงมผชวยทเปนเลขานการระดบตนมาชวยในการปฏบตงานในสวนของงานประจำา

(Routine) ไดอกดวย และนอกจากตำาแหนงสงสดของเลขานการแลว หากเลขานการเปนผทมความร ความสามารถมาก มประสบการณในการทำางานสง มใจรกในงานบรหาร มวสยทศนกวางไกล เมอมโอกาสทเหมาะสมกยอมทจะไดรบการสนบสนน ใหดำารงตำาแหนงผบรหาร (Executive) หรอผจดการ (Manager) ของหนวยงานได ดงรปภาพตอไปน

ภาพท 1.1 แสดงความกาวหนาในงานอาชพเลขานการทมา : นนทภรณ ธวงคเวยง, 2559.

เลขานการระดบตน (Junior Secretary)พนกงานพมพดด (Typist)/พนกงานชวเลข

(Stenographer)

เลขานการอาวโส หรอเลขานการชนสง (Senior Secretary)

เลขานการบรหาร (Executive Secretary) หรอเลขานการองคการ (Organization Secretary)

ผบรหาร (Executive) หรอผจดการ (Manager)

เกรดความร การทเลขานการจะไดรบคาตอบแทนทมากหรอนอยยอมขนอยกบประสบการณในการทำางานและตำาแหนงแตละระดบของเลขานการ รวมถงหนวยงานทปฏบตงาน เชน หากเปนหนวยงานราชการกจะไดรบเงนเดอนตามวฒการศกษา แตหากเปนหนวยงานของเอกชน ตำาแหนงเลขานการอาจไดรบเงนเดอนนอยหรอมากกวาทกำาหนดในวฒการศกษากได ขนอยกบขนาดและการกำาหนดอตราเงนเดอนของแตละบรษท แตหากเปนบรษทขามชาต เชนบรษทนำามน บรษทอตสาหกรรมขนาดใหญ เลขานการกจะไดรบคาจางทคอนขางสง ซงถอเปนทางเลอกทนาสนใจ แตทงนเลขานการกจะตองมความสามารถทางดานการสอสารภาษาองกฤษและภาษาท 3 เปนอยางดอกดวย เนองจากประเทศไทยจดอยในกลมประเทศอาเซยน ความสามารถทางดานภาษาตางประเทศจงมความสำาคญอยางมาก

แนวทางการพฒนาตนเองเพอความกาวหนาในงานอาชพเลขานการ

1. มองการณไกลและมความคดรเรมสรางสรรค (Creative Thinking) เลขานการตอง มวจารณญาณทด สามารถแกไขปญหาเฉพาะหนาทเกดขนได คาดการณลวงหนา ถงสงทจะเกดขน ในอนาคตไดอยางเหมาะสม เพอวางแผนรองรบสงทจะเปลยนแปลงได รวมถงมความคดรเรมสรางสรรคในสงใหม ๆ กลาทจะคดนอกกรอบ กลาปรบปรง เปลยนแปลง งานทตนเองรบผดชอบ ใหดขน โดยคนหาวธการทำางานใหม ๆ อยเสมอ เพอผลงานทดทสด

2. มความรบผดชอบในงานทไดรบมอบหมาย (Responsibility) เลขานการตองมความรบผดชอบในทกงานทไดรบมอบหมาย เพอแบงเบาภาระของผบงคบบญชาไมตองคอยตดตาม การทำางานทกขนตอนของเลขานการ และงานใดทยงทำาไมเสรจกตองทำาใหแลวเสรจถงแมจะตองทำา ชวงนอกเวลาทำางานกตาม เนองจากผลสำาเรจของงานอาจสงผลกระทบตองานอน ๆ ตอไปได

3. ใฝหาความร (Pursuing Knowledge) เลขานการในยคปจจบนตองใฝหาความร อยเสมอ ไมหยดอยกบท สงใดทมประโยชนตอการทำางาน กตองหมนศกษา และนำามาปรบใชในการ

ทำางาน อาจจะศกษาดวยตนเอง สอบถามผร หรอเขารวม อบรม สมมนา รวมถงเขารวมเปนสมาชกของชมรม สมาคมตาง ๆ เพอพฒนาตนเองอยเสมอ รวมถงอาจเขาเรยนเสรมความรในคอรสสน ๆ ตามสถาบนตาง ๆ เชน ลงเรยนภาษาตางประเทศ หรอลงเรยนคอมพวเตอรโปรแกรมตาง ๆ ทตนเองสนใจ เปนตน

4. มความรอบร (Omniscience) และทนตอเหตการณ เลขานการจะตองเปนผทมความรอบรในทกดาน ทงงานในหนาทของตน งานของหนวยงาน งานนอกหนวยงาน งานของผบรหาร รวมถงเหตการณปจจบน ทงภาวะเศรษฐกจ สงคม การเมอง และเทคโนโลยทเปลยนแปลง และความรอบรทสำาคญทสด คอ รจกลกษณะนสยการทำางานและนสยสวนตวของผบรหาร และสามารถปฏบตงานใหสอดคลองตรงตามความตองการของผบรหาร รวมถงรจกบคคลทงในและนอกหนวยงานทตองตดตอประสานงานกบผบรหาร เพอจะไดทำาการตอนรบและตดตอ ไดอยางถกตองและเหมาะสม

5. มความจงรกภกด (Royalty) เลขานการตองตงใจทำางานอยางเตมความสามารถ มทศนคตทดตอผบรหาร เพอนรวมงาน และตอหนวยงานของตนเอง ชวยเหลอเกอกลงานของ ทกภาคสวนในหนวยงาน มความซอสตยตอผบรหาร ไมเปดเผยความลบของหนวยงานและของผบรหาร หากมความจงรกภกดตอหนวยงานแลว เลขานการยอมจะไดรบความเมตตา และความไววางใจผบรหาร ซงจะนำาไปสความกาวหนาในงาน เนองจากมองเหนถงความทมเท เสยสละ ในการปฏบตงานใหกบหนวยงาน

1.5 คณสมบตของเลขานการบคคลทจะมาทำาหนาทเลขานการ ตองมคณสมบต ดงน

1.มความรและทกษะในงานเลขานการ (Mastery of Secretarial Skills)

ปฏบตงานดานเอกสารได เชน การรางและโตตอบจดหมาย งานพมพและพสจนอกษร จดเกบเอกสาร ทงในรปแบบของเอกสารทเปนกระดาษและเอกสารทเปนแฟมขอมลคอมพวเตอรหรอไฟลอเลกทรอนกส

จดชวเลขและถอดขอความ ไดอยางถกตองรวดเรว พมพดดภาษาไทยและภาษาองกฤษไดดดวย

ความเรว 35 คำา/นาท ขนไป ใชอปกรณสำานกงาน และใชเทคโนโลยใหม ๆ ในการ

เพมประสทธภาพในการทำางานของระบบสำานกงานอตโนมต (Office Automation) ได เชน เครองคอมพวเตอร เครองโทรสาร โทรศพท เครองถายเอกสาร เครองบนทกเทปแบบ MP3 เครองสแกนเนอร เครองทำาลายเอกสาร แทบเลต และ สมารทโฟน

จดเตรยมการประชม บนทกการประชม และจดทำารายงานการประชมได

ตอนรบและใหบรการผมาตดตอไดอยางเหมาะสมและสรางความประทบใจแกผมาตดตอทงภายในและภายนอกหนวยงาน

จดการนดหมายทด เพอเออใหการสนทนาในเรองธรกจหรองานเปนไปอยางราบรน

เตรยมการเดนทางและอำานวยความสะดวกในเรองตาง ๆ ทเกยวของกบการเดนทางของผบรหารไดอยางถกตองเหมาะสม เปนทพงพอใจของผบรหาร

ตดตอสอสารทางโทรศพท โทรสาร โทรคมนาคม ไปรษณยภณฑ และเครอขายอนเทอรเนตได เชน จดหมายอเลกทรอนกส (E-mail) และสอโซเชยลตาง ๆ เชน Line, Facebook, Twitter และ Instragram เปนตน

2.มบคลกลกษณะและอปนสยทด (Good Character and Personality)2.1 บคลกลกษณะด (Good Appearance)

เลขานการตองมบคลกลกษณะทด ซงจะชวยสรางความประทบใจและความนยมชมชอบ ความนบถอศรทธา จากผทพบเหน โดยบคลกภาพภายนอกสามารถสงเกตหรอมองเหนไดงาย และสามารถพฒนา ปรบปรง แกไขไดงาย ประกอบไปดวย

รปรางหนาตาด (Good Looking) มรปรางสมสวน ไมอวนหรอผอมจนเกนไป ควบคมนำาหนกใหอยในเกณฑมาตรฐานทเหมาะสมและมหนาตาด สะอาดสะอาน แตงหนาพองาม ดแลวสบายตา

แตงกายด (Good Grooming) โดยเนนในเรองของความสภาพ สะอาด ประหยด ตดเยบประณต และทสำาคญคอสวมใสไดถกตองตามกาลเทศะ และตรงกบบคลกภาพของตนเอง รวมถงการใชเครองประดบ กระเปา รองเทา ควรเขาชดกน และเลอกใชวสดทมคณภาพ

สะอาด เรยบรอย (Cleanliness) คอ ความสะอาดของรางกายตงแตหวจรดเทา เลขานการทดตองไมมกลนตวและกลนปาก และตองรจกรกษาความสะอาดของรางกายเปนประจำา รวมถงการ

ทำาความสะอาดเสอผา เครองประดบ รองเทา กระเปา ใหแลดสะอาดเหมอนใหมอยเสมอ

มสขภาพด (Good Health) การมสขภาพทดทงรางกายและจตใจ ยอมสงผลใหเลขานการมความสดชน กระปรกระเปรา ผวพรรณผองใส มความพรอมทจะทำางานในแตละวนอยางมความสข ซงจดไดวาการมสขภาพดเปนพนฐานของผทมบคลกภาพทด

มการวางทาทางทด (Good Poise and Posture) กรยาแนบเนยน ทกทาทางไมวาจะเปนการนง การยน การเดน ตองสงางามทกการเคลอนไหว ซงจะทำาใหผทพบเหนเกดความประทบใจ

มนำาเสยงและคำาพดทด (Good Voice and Speech) ตองมนำาเสยง ทนมนวล ใชคำาพดเหมาะสม ชดเจน เปนธรรมชาต ซงจะชวยสรางความรสกเปนมตรไดเปนอยางด

2.2 อปนสยทด (Good Attitude) คอบคลกภาพภายใน เปนสงทมองไมเหน แตสามารถสมผสและรบรไดหากไดพบปะ พดคย หรอรวมงานกน สามารถเสรมสรางและพฒนาได เชนเดยวกบบคลกภาพภายนอก ประกอบไปดวย

มนสยในการทำางานทด มทศนคตและความพงพอใจตอการทำางาน (Attitude and Job Satisfaction) ทำางานดวยความมงมน ทมเทในการทำางานทงทางรางกายและจตใจ มใจรกในงาน ทำางานรวดเรวถกตอง มทกษะในการทำางาน

สามารถจดลำาดบความสำาคญกอนหลงของงานได เนนคณภาพของงานมากกวาปรมาณททำาได

มนสยสวนตวทด (Good personal habits) มความรบผดชอบในงาน ทไดรบมอบหมาย มการตดสนใจด มความมงมน กระตอรอรนในการทำางาน มศลธรรมด ควบคมอารมณได ซอสตยสจรต ยอมรบฟงความคดเหนของ คนอน มมนษยสมพนธทด ขยน อดทน ไมยอมแพตออปสรรค

3. มพนความรทวไปด (General Background) คอ มความรพนฐานทเกยวของกบการปฏบตงาน และมความรในทางธรกจ (Business Knowledge) เชนความร ทางการตลาด ทางเศรษฐศาสตร การบญช การเงน การธนาคาร กฎหมาย เศรษฐกจ สงคม การเมอง เหตการณปจจบน ความรทวไปทางดานภาษาตางประเทศ และมความรเกยวกบการดำาเนนงานของหนวยงาน เปนตน

4. การผานการฝกงาน (Apprenticeship) คอ การเขาฝกประสบการณในสถานประกอบการกอนสำาเรจการศกษา รวมถง การผานการฝกอบรมหลกสตรระยะสนทเกยวของกบงานในหนาทเลขานการ เพอสรางประสบการณในการทำางานจรง เนองจากในการเรยนรภาคทฤษฎ ในหองเรยนอาจไมเพยงพอสำาหรบการปฏบตงานจรง แตหากเลขานการไดผานการฝกงานจากบรษท หางราน หรอหนวยงานราชการแลว ยอมเปนการฝกฝน และเตรยมพรอมสำาหรบการทำางานไดมากกวาผทไมเคยผานการฝกงานมาเลย ขอผดพลาดในการทำางานกจะลดนอยลง โดยสามารถ นำาประสบการณทไดรบจากการฝกงานมาประยกตใชในการทำางานใหเกดประโยชนสงสดได

5. มทกษะดาน การฟง การพด การอาน การเขยน ทงภาษาไทยและภาษาตางประเทศในระดบทด สามารถสนทนา ตดตอสอสาร และรบคำาสงของผบงคบบญชาไดอยางถกตอง เมอสงงานใด ๆ แลว สามารถนำาไปดำาเนนการไดทนท มวธการจบประเดน ยอ และสรปความ ซงคณสมบตขอนจะไดใชงานมากในสวนของการจดบนทกการประชมตาง ๆ ทงภายในและนอกสำานกงาน

ภาพท 1.2 แสดงบคลกลกษณะทดของเลขานการทมา : นนทภรณ ธวงคเวยง, 2559.

1.6 บทบาทและหนาทของเลขานการ

(Role of Professional Secretary)1.6.1 บทบาทของเลขานการ

พจนานกรม ฉบบราชบณฑตยสถาน พ.ศ. 2554 ไดใหความหมาย ของคำาวา บทบาท หมายถง การทำาตามหนาททกำาหนดไว และคำาวา หนาท หมายถง กจทจะตองทำาดวยความรบผดชอบ เมอนำามารวมกน จงหมายความวา การทำาตามหนาททกำาหนดไวดวยความรบผดชอบ

ซงบทบาทของเลขานการจะมากหรอนอยในหนวยงานยอมขนอยกบ นโยบายของหนวยงาน ลกษณะงาน ตำาแหนงของผบรหาร ความไววางใจของผบรหาร และความรความสามารถของเลขานการ โดยมผเปรยบเทยบบทบาทของเลขานการไวอยางหลากหลาย เชน เปรยบเสมอนเพอนคคดของผของผบรหาร เปนฟนเฟองทขบเคลอนงานของหนวยงาน เปนกองหนนทพรอมรบ เปนคลงสมองทมประสทธภาพ เปนคอมพวเตอรทเกบขอมล เปนกระจกสองความพรอม เปนกนชนคอยกรองบคคลและงานทจะเขามาตดตอกบผบงคบบญชา เปนผเชอมโยงประสานงานในหนวยงาน เปนกระโถนหรอสวมทรองรบทกสงทกอยาง เปนตเซฟ ทคอยเกบความลบของผบรหารและหนวยงาน เปนตน

สรปไดวา บทบาทของเลขานการ คอ การทำางานตามทกำาหนดดวยความรบผดชอบ รอบคอบ รอบร ทงงานในหนาทของตนเองและงานของหนวยงาน โดยงานทกำาหนดของงานเลขานการคอ อำานวยความสะดวก แบงเบาภาระหนาท และสงเสรมงานของผบงคบบญชา ซงเลขานการจะตองทราบบทบาทหนาทของตน เพอทจะปฏบตงานตามบทบาททไดรบอยางเหมาะสมจงจะเปนการสงเสรมการทำางานของผบงคบบญชา ซงไมวาจะเปนหนวยงาน องคกรขนาดใหญ หรอขนาดเลก เลขานการจงเปนตวหลกสำาคญทจะทำาใหงานของหนวยงานดำาเนนไปได อยางราบรน

1.6.2 หนาทของเลขานการโดยทวไปเลขานการ มหนาทหลกทตองปฏบต 4 ดาน

ดงน1. งานในหนาทหรองานประจำา (Routine

Operation) เปนงานทเปนหนาทหลกของเลขานการ จะตองปฏบตเปนประจำาสมำาเสมอ

ดแลรบผดชอบหนงสอเขา-ออก จดลำาดบความสำาคญ ตรวจสอบความ ถกตองของตวอกษร และรปแบบหนงสอกอนนำาเสนอใหผบรหารลงนาม

รบคำาสงจากผบงคบบญชา ในรปแบบตาง ๆ ทงคำาสงโดยตรง จากบนทกสงงาน จากทางโทรศพท โทรสาร จดหมายอเลกทรอนกส (E-mail) หรอการสอสารผานอนเทอรเนต และสอออนไลนตาง ๆ พรอมทงปฏบตตามคำาสงอยางถกตองและรวดเรว

ราง เขยน จดหมายโตตอบ หนงสอภายใน หนงสอภายนอก เขยนรายงาน คำาปราศรย และเอกสารอนทไดรบมอบหมาย

จดเกบและรกษาเอกสาร ทงแบบจดเกบเขาแฟมและเกบในไฟลคอมพวเตอรหรอไฟลอเลกทรอนกส

ใหขอมลประกอบการตดสนใจของผบรหาร ตดตอสอสารทางโทรศพท โทรคมนาคม โทรสาร

ไปรษณยภณฑ และเครอขายอนเทอรเนต เชน จดหมายอเลกทรอนกส (E-mail) และสอออนไลน ๆ เชน Line, Facebook, Twitter และ Instragram เพอตดตอประสานงานในการทำางานและใชเปนสอประชาสมพนธหนวยงาน

จดซอ ดแล บำารง รกษา เครองใชสำานกงาน และวสดอปกรณในสำานกงานใหอยในสภาพทสมบรณและเพยงพอตอการใชงาน

จดการประชม ทงกอนการประชม (จดทำาจดหมายเชญประชม ระเบยบวาระการประชม เอกสารทใชในการประชม เตรยมวสด อปกรณ สอ โสต สถานทในการประชม) ขณะประชม (บนทกการประชม) และหลงประชม (จดทำารายงานการประชมสงใหผทเกยวของ)

ตอนรบและใหบรการผมาตดตอดวยอธยาศยไมตรทด

จดตกแตงสถานททำางานใหสะอาด รมรน สวยงาม เพอสรางบรรยากาศทดใหคนในหนวยงานมความสบายใจอยากทำางาน และสรางความประทบใจแกผมาตดตอ

ปฏบตงานประจำาวนโดยไมตองมผสง และดแลความเรยบรอยของหนวยงานขณะทผบรหารไมอย

ภาพท 1.3 งานในหนาทหรองานประจำาของเลขานการ (Routine Operation)

ทมา : นนทภรณ ธวงคเวยง, 2559.

2. งานสรางภาพลกษณ (Image Development) เปนหนาทของเลขานการทจะชวยเสรมสรางภาพลกษณใหกบหนวยงานและผบรหาร อนจะนำามาซงความเชอถอ ความประทบใจใหผมาตดตอ หรอบคคลภายนอก สงผลใหเกดการยอมรบ การสนบสนน การใหความชวยเหลอและรวมมอทด โดยเลขานการพงปฏบต ดงน

มบคลกภาพทด (Good Personality) ทงบคลกภาพภายในและภายนอก เพอสรางความประทบใจและสรางความนาเชอถอศรทธาจากผพบเหน

มมนษยสมพนธทด (Good Relationship) กบผใตบงคบบญชา เพอนรวมงาน ผบงคบบญชา และผมาตดตอ เพอสรางความรวมมอ

รวมใจ ในการทำางานและประสานสมพนธอนดระหวางหนวยงาน

มการตดตอสอสารทด (Good Communication) ทงดานการฟง พด อาน เขยน ตองใชภาษาถกตองทงภาษาไทยและตางประเทศ ซงเลขานการทด ควรเปนนกประชาสมพนธทดของหนวยงานดวย

มการปฏบตงานทด (Good Practice) ดวยความขยน อดทน มใจรกในงานเลขานการ และมงมน ปฏบตงานไดหลากหลาย ดวยความรอบร ผลงานสำาเรจเรยบรอย

3. งานอำานวยความสะดวก (Personal Convenience) เพอสงเสรมการทำางานของผบรหารใหเปนไปอยางมประสทธภาพ และราบรน เลขานการควรปฏบต ดงน

กลนกรองงาน และจดลำาดบความสำาคญของงาน พจารณางานใหผบรหารปฏบตงานไดงายและสะดวกขน

จดเตรยมขอมล ประกอบการตดสนใจหรอการทำางานของผบรหาร

เตรยมการนดหมาย และแจงเตอนการนดหมายใหกบผบรหาร

เตรยมเอกสาร ออกแบบ จดทำาแบบฟอรมตาง ๆ ทเกยวของในการปฏบตงาน เพอใหการปฏบตงานสะดวกและรวดเรวมากขน เชน แบบฟอรมการขอใชรถของบรษท แบบฟอรมการรบโทรศพท แบบฟอรมการขอใชหองประชม เปนตน

ตดตอประสานงาน ระหวางผบรหารกบบคคลภายในและภายนอกหนวยงาน พรอมทงตดตามเรอง และรายงานผลใหกบผบรหารทราบอยเสมอ

เตรยมการเดนทางและอำานวยความสะดวกเกยวกบการเดนทางใหผบรหาร

จดเตรยมและดแล สงของ อปกรณ เครองใช ในการปฏบตงานของผบรหาร ใหเพยงพอและอยในสภาพทพรอมใชงานอยเสมอ

เสนอความคดเหนทเปนประโยชนตองาน และแกไขปญหา ใหกบผบรหาร เมอผบรหารตองการ

ใหความรวมมอในการทำางานของหนวยงาน เพอสงเสรมใหงานของหนวยงานบรรลเปาหมายทวางไว

ปฏบตงานอนทผบรหารมอบหมาย เชน ชำาระคาสาธารณปโภคตาง ๆ ของหนวยงาน การเสยภาษ การทำาธรกรรมเกยวกบการเงนการธนาคาร เปนตน

4. งานสวนตวของผบรหาร (Private Liaison) นอกเหนอจากงานในหนาทแลว เลขานการยงตองดแลชวยเหลอผบรหารในเรองสวนตวตามสมควร ดงน

สงเสรมการทำางานของผบรหาร เชน ตดตามขาวสาร ขอมลตาง ๆ ทเปนประโยชน จากสอตาง ๆ โดยใหขอมลผบรหารใหมากทสด

เตอนความจำาเนองในโอกาสตาง ๆ ของผบรหารทไดรบเชญเขารวมงาน เชน งานสงคม งานการกศล งานเลยง งานบญ งานศพ งานแตงงาน ฯลฯ

พรอมทงจดเตรยมของขวญ การด ชอดอกไม ซองปจจยตาง ๆ ใหเหมาะสมกบงานทจะเขารวม

ดแลทกขสขของผบรหารตามสมควร เชน หากผบรหารหรอคนในครอบครวของผบรหารเจบปวยหรอไมสบาย เลขานการควรไปเยยมเยยนพรอมทง ใหกำาลงใจ

ชวยเหลอบคคลในครอบครวของผบรหารตามสมควร เชน ดแลรบสงบตร หรอภรรยา หากผบรหารรองขอเนองจากตดภารกจในงาน เปนตน

ดแล ตอนรบ อำานวยความสะดวกแกเพอนสนทของผบรหารดวยความเตมใจและเอาใจใสเปนพเศษ

รกษาผลประโยชนของผบรหารและหนวยงาน ดวยความซอสตย

สรปไดวา หนาทของงานเลขานการ มทงสน 4 ดานทตองปฏบต คองานในหนาท หรองานประจำา งานสรางภาพลกษณ งานอำานวยความสะดวก และงานสวนตวของผบรหาร ซงภาระงานจะมากหรอนอยนนยอมขนอยกบขนาดและลกษณะของหนวยงาน ตำาแหนงงานของผบรหาร และความไววางใจของผบรหารทมตอเลขานการ รวมถงความร ความสามารถของตวเลขานการเองดวยวามมากนอยเพยงใด

1.7 จรรยาบรรณในงานอาชพเลขานการ (Code of Ethics)

พจนานกรม ฉบบราชบณฑตยสถาน พ.ศ. 2554 ไดใหความหมาย ของคำาวา จรรยาบรรณ หมายถง ประมวลความประพฤตทผประกอบอาชพการงานแตละอยางกำาหนดขน เพอรกษาและสงเสรม

เกยรตคณชอเสยงและฐานะของสมาชก อาจเขยนเปนลายลกษณอกษรหรอไมกได

ดงนนในทกงานอาชพจงตองมจรรยาบรรณเพอใชเปนหลกในการประกอบอาชพ เปนเครองชนำาแนวทางความประพฤตใหอยในกรอบของคณธรรม จรยธรรมอนด เพอสงเสรมและธำารงไวซงชอเสยงและเกยรตของอาชพ เชน จรรยาบรรณแพทย จรรยาบรรณคร จรรยาบรรณนกธรกจ จรรยาบรรณนกกฎหมาย เปนตน อาชพ เลขานการ กเชนกน ในการประกอบอาชพจงตองมจรรยา“ ”บรรณ มาใชในการปฏบตงานในหนาทของตน เนองจากอาชพเลขานการเปนอาชพทใกลชดกบผบรหาร และเปนอาชพทตองไดรบความไววางใจเปนพเศษ เปนผรความลบทกอยางของหนวยงานและผบรหาร เลขานการจงตองยดหลกจรรยาบรรณมาใชในการปฏบตงาน เพอความศรทธาและความเชอมนจากผทเกยวของ ดงน

1. ปฏบตตนตามกฎระเบยบของหนวยงานดวยความจงรกภกด ไมทำาลายชอเสยง ของหนวยงาน

2. ซอสตยสจรตตอตนเองและงานในหนาท3. มความรบผดชอบตองานทไดรบมอบหมาย4. ตดตามและเรยนรความกาวหนาทางดานวทยาการใหม ๆ

และสามารถนำามาใชประโยชน ในงานไดอยางเหมาะสม

5. ตดตอสอสารทงภายในและภายนอกหนวยงานอยางมประสทธภาพ เพอเสรมสราง

ภาพลกษณทดของหนวยงาน6. รกษาความลบของหนวยงานและผบรหาร7. มความขยน อดทน อดกลน ไมยอทอตอความยากลำาบาก

8. กระทำาตนเปนแบบอยางทด ไมทำาตนใหเสอมเสยชอเสยงของตนเองและหนวยงาน

9. รกและศรทธาในอาชพเลขานการ ปฏบตงานดวยความมงมน ตงใจ เพอสงเสรม ภาพลกษณทดในอาชพ

10. มทศนคตทดตอทกอาชพ 11. นอมนำาหลกปรชญาของเศรษฐกจพอเพยงมาใชในการ

ปฏบตงานเลขานการสภาพร ออนทรพย (2549 : 11) กลาววา การมจรรยา

บรรณเปนนสยขนพนฐานทเกดขนสำาหรบการปฏบตงานในหนาทของตนเอง อนไดแก การมคณธรรม จรยธรรม การมความซอสตย ความตรงตอเวลา ความอตสาหะ ความเสยสละ การใหเกยรตผอน และมความรบผดชอบตองานในหนาท

สรปไดวา เลขานการควรมจรรยาบรรณในอาชพ เพอใชเปนแนวทางในการปฏบตงาน ใหเกดความกาวหนาและประสบความสำาเรจในงานอาชพ และหากเลขานการประพฤตปฏบตตนตามจรรยาบรรณจนเปนทยอมรบของบคคลทวไปกจะเปนการสงเสรมภาพลกษณทดตองานอาชพเลขานการอกดวย

1.8 การนำาเทคโนโลยมาประยกตใชในงานอาชพเลขานการ

ในยคปจจบนเทคโนโลยไดเขามามบทบาทในชวตประจำาวนของมนษยมากขน และในโลกของการทำางานกเชนกน เทคโนโลยไดเขามาเปนสวนหนงทจะชวยขบเคลอนงานของหนวยงานใหมประสทธภาพดวยความรวดเรว ถกตอง แมนยำา และลดคาใชจาย จนเรยกไดวา เปนยคของสำานกงานอตโนมต ทนำาเทคโนโลยตาง ๆ มาใชในการทำางาน ซงแบงได 3 ประเภท ดงน

1. เทคโนโลยสำานกงาน ไดแก อปกรณเครองใชสำานกงานททนสมย เชน เครองอดสำาเนา

เครองถายเอกสาร เครองทำาลายเอกสาร โทรศพท โทรสาร อปกรณสอโสตฯ ตาง ๆ

2. เทคโนโลยคอมพวเตอร ไดแก อปกรณคอมพวเตอร ทงคอมพวเตอรสวนบคคล

คอมพวเตอรโนตบค แทบเลต สมารทโฟน และโปรแกรมสำาเรจรปตาง ๆ ทใชในงานเลขานการ

3. เทคโนโลยการสอสาร ไดแก การสอสารโทรคมนาคม การสอสารผานดาวเทยม

การสอสารผานเครอขายเฉพาะพนท (LAN) และเครอขายอนเทอรเนต

1.8.1 การใชเทคโนโลยของหนวยงาน ปรบปรงรปแบบการทำางาน ใหการทำางานงาย รวดเรว

ทนสมยและถกตองแมนยำายงขน เชน การนำาเทคโนโลยไปรษณยอเลกทรอนกส (E-mail) ระบบ สารบรรณอเลกทรอนกส ชองทางการตดตอสอสารผานสอออนไลน ผานเครอขายอนเทอรเนต แทนการใชพนกงานเดนหนงสอ ตลอดจนลดปรมาณกระดาษ ในสำานกงาน จนกลายเปนสำานกงานไรกระดาษ (Paperless) ซงสงผล ใหหนวยงานประหยดทรพยากร เวลา และงบประมาณ

อำานวยความสะดวกในการทำางาน โดยการนำาเครองใชสำานกงานตาง ๆ มาใช ในงาน เพอประหยดแรงงาน และปรบปรงคณภาพการทำางานใหดขน เชน เครองถาย

เอกสาร เครองคอมพวเตอร เครองพมพ เครองสแกนเนอร เครองทำาลายเอกสาร เปนตน

ตดตอสอสาร แลกเปลยนขอมลขาวสารซงกนและกน เชนการประชมทางไกล (Video Conference) การประชมสายผานเครอขายโทรศพท การประชมผานเครอขายอนเทอรเนต หรอแมกระทง ทางสอออนไลน อาท การประชมผานกลมไลนและเฟสบค เปนตน

ภาพท 1.4 การใชเทคโนโลยของหนวยงาน ในการปรบปรงรปแบบการทำางาน

จนกลายเปนสำานกงานไรกระดาษ (Paperless)ทมา : นนทภรณ ธวงคเวยง, 2559.

ภาพท 1.5 การใชเทคโนโลยของหนวยงาน โดยนำาเอาเครองใชสำานกงานตาง ๆ

มาใชอำานวยความสะดวกในการทำางานทมา : นนทภรณ ธวงคเวยง, 2559.

ภาพท 1.6 การใชเทคโนโลยของหนวยงานในการตดตอสอสาร โดยการจดประชมทางไกล (Video Conference)

ภาพท 1.7 การใชเทคโนโลยของหนวยงานในการตดตอสอสาร โดยการประชมผานโปรแกรมไลน

1.8.2 ความรดานเทคโนโลยสำาหรบงานเลขานการ เลขานการนบไดวาเปนผทเกยวของโดยตรงกบการปฏบต

งานในสำานกงาน ซงในปจจบนสวนใหญไดปรบเปลยนเปนสำานกงานอตโนมต ดงนน เลขานการจงตองมความร และพรอมทจะพฒนาดานเทคโนโลย ดงน

มทกษะในการใชโปรแกรมสำาเรจรปในงานเลขานการ เชน Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Access, Microsoft Publisher, Microsoft Powerpoint, Microsoft Outlook, SPSS และโปรแกรมการเขยนเวบเพจ

ใชเทคโนโลยสารสนเทศในการปฏบตงานดานเลขานการไดอยางคลองแคลว รวดเรว เชน การคนหาขอมลทางอนเทอรเนต เพอประกอบการตดสนใจ

จดระบบสำานกงานอตโนมต และประยกตใชอปกรณทเปนเทคโนโลยสำานกงาน ไดอยางเหมาะสม เพมเพมประสทธภาพในการทำางานของหนวยงานและผบรหาร

ประยกตใชชองทางการตดตอสอสารทางดานเทคโนโลยการสอสารเพอเออ ประโยชนใหกบงานของผบรหาร เชนการสงขอมลทางระบบเครอขายอนเทอรเนต

ภาพท 1.8 ความรดานเทคโนโลยกบงานเลขานการทมา : นนทภรณ ธวงคเวยง, 2559.

เกรดความร ระบบเครอขายเฉพาะพนท (Local Area Network : LAN) เปนระบบเครอขายทใชเชอมโยงคอมพวเตอรและอปกรณตาง ๆ ทอยในระยะใกลเขาดวยกน เชน ภายในหนวยงาน อาคาร หรอสถาบนเดยวกน เปนตน โดยมคอมพวเตอรสวนกลางตงอยทแหงหนงและมสถานทำางาน (Work Station) กระจายอยตามท ตาง ๆ ปจจบนระบบ LAN เปนทยอมรบและนยมนำามาใชงานในหลายองคการ เนองจากแตละหนวยงานสามารถใชสารสนเทศรวมกนไดอยางมประสทธภาพ โดยมตนทนการดำาเนนงานไมสงนก(รศ.ดร. ไพบลย เกยรตโกมน และ ผศ. ดร. ณฏฐพนธ เขจรนนทน, 2551 : 140)

เมอผเรยนไดศกษาหนวยท 1 ความรพนฐานงานเลขานการ จบเรยบรอยแลว สามารถสรปเนอหา ไดดงน

เลขานการ (Secretary) หมายถง ผชวยผบรหารททำาหนาทอำานวยความสะดวก แบงเบาภาระ คดกรองงาน และปฏบตงานตามทผบงคบบญชามอบหมาย โดยตองเปนผทมความสามารถหลากหลาย สามารถจดระบบการทำางานได มความเชยวชาญในงานเอกสาร มทกษะในการสอสาร สามารถตดตอประสานงานทงในและนอกหนวยงานไดอยางราบรน กาวทนเทคโนโลยใหม ๆ ใชภาษาไทยและภาษาตางประเทศไดอยางถกตอง มความรบผดชอบในงานทไดรบมอบหมาย มการตดสนใจทด สามารถปฏบตงานไดโดยไมตองมการสงการ รวมถงมบคลกภาพและมนษยสมพนธทด อนจะชวยขบเคลอนงานของผบงคบบญชาและหนวยงานใหสำาเรจลลวงดวยดและเกดประสทธภาพสงสด ซงเลขานการมความจำาเปนตอผบรหารและหนวยงานเปนอยางยง หากหนวยงานหรอผบรหารมเลขานการทปฏบตหนาทอำานวยความสะดวกในทก ๆ ดานแลว งานทกงานกจะประสบความสำาเรจไดอยางมประสทธภาพ

เลขานการแบงออกเปน 2 ประเภท คอ แบงตามวชาการ และแบงตามคณสมบตหรอวงการธรกจ ซงตำาแหนงเลขานการจะกาวหนาหรอไมนนยอมขนอยกบการสนบสนนจากผบรหาร เนองจากตำาแหนงเลขานการถอไดวาเปนอาชพทใกลชดกบผบรหารมากทสด มโอกาสไดแสดงออกซงความร ความสามารถ และทกษะในดานตาง ๆ ใหบคคลทวไปทงในและนอกหนวยงานไดเหนเชงประจกษ กจะสามารถพฒนาจากเลขานการระดบตน ขนมาเปนเลขานการอาวโส จนเปนเลขานการ

สรปเนอหา หนวยท 1

บรหาร และหากมความสามารถมากกอาจไดเลอนตำาแหนงเปนผบรหารไดในทสด

บคคลทจะมาทำาหนาทเลขานการตองมคณสมบต 5 ขอ คอ มความรและทกษะในงานเลขานการ มบคลกลกษณะและอปนสยทด มพนความรทวไปด การผานการฝกงาน และมทกษะดานการฟง การพด การอาน การเขยน ทงภาษาไทยและภาษาตางประเทศในระดบทด

เลขานการจะตองปฏบตงานตามบทบาทและหนาททไดรบมอบหมายดวยความรบผดชอบ รอบคอบ รอบร ทงงานในหนาทของตนเองและงานของหนวยงาน เพอสงเสรมงานของผบงคบบญชา ซงไมวาจะเปนหนวยงาน องคกรขนาดใหญ หรอขนาดเลก เลขานการจะเปนตวหลกสำาคญทจะทำาใหงานของหนวยงานดำาเนนไปไดอยางราบรน โดยทวไปเลขานการจะมหนาทหลกทตองปฏบต 4 ดาน คอ งานในหนาทหรองานประจำา งานสรางภาพลกษณ งานอำานวยความสะดวก และงานสวนตวของผบรหาร

นอกจากนเลขานการควรมจรรยาบรรณในอาชพ เพอใชเปนแนวทางในการปฏบตงานใหเกดความกาวหนาและประสบความสำาเรจในงานอาชพ และควรนำาเทคโนโลยมาประยกตใชในงานอาชพ เนองจากปจจบนเทคโนโลยเขามาเปนสวนหนงทจะขบเคลอนงานในหนวยงานใหมประสทธภาพ ดงนนเลขานการจงมความรดานเทคโนโลยสำาหรบงานเลขานการ โดยมทกษะในการใชโปรแกรมสำาเรจรป ในงานเลขานการ ปรบใชเทคโนโลยสารสนเทศในการปฏบตงาน จดระบบสำานกงานอตโนมต ประยกตใชอปกรณทเปนเทคโนโลยสำานกงานไดอยางเหมาะสม รวมถงประยกตใชชองทางการตดตอสอสารทางดานเทคโนโลยเพอเออประโยชนสงสดใหกบผบรหาร

คำาศพท ความหมาย

คำาศพท หนวยท 1

Active ความวองไว ไมเฉอยชา ตนตวอยเสมอ

Apprenticeship การผานการฝกงานAttitude and Job Satisfaction

นสยในการทำางานทด

Business Knowledge ความรในทางธรกจCleanliness สะอาด เรยบรอยCode of Ethics จรรยาบรรณในงานอาชพ

เลขานการCreative Thinking ความคดรเรมสรางสรรคCurage ความมมานะ กลาทำางานโดยไม

กลวความผดEfficiency ความสามารถในการทำางานอยาง

มประสทธภาพE-mail จดหมายอเลกทรอนกสEnergy การมกำาลงใจและสขภาพดในการ

ทำางานExecutive ผบรหารExecutive Secretary เลขานการบรหารGeneral Background พนความรทวไปดGood Appearance บคลกลกษณะดGood Attitude อปนสยทดGood Character and Personality

มบคลกลกษณะและอปนสยทด

Good Communication การตดตอสอสารทดGood Grooming แตงกายดGood Health สขภาพด

Good Looking รปรางหนาตาดGood Personal habits นสยสวนตวทดGood Personality บคลกภาพทดGood Poise and Posture การวางทาทางทดGood Practice การปฏบตงานทดGood Relationship มนษยสมพนธดGood Voice and Speech นำาเสยงและคำาพดทดHonorable Secretary เลขานการกตมศกดImage Development งานสรางภาพลกษณ

คำาศพท ความหมายJunior Secretary เลขานการระดบตนLocal Area Network : LAN

การสอสารผานเครอขายเฉพาะพนท

Manager ผจดการMastery of Secretarial Skills

มความรและทกษะในงานเลขานการ

Pursuing Knowledge ใฝหาความรOffice Automation ระบบสำานกงานอตโนมตOmniscience มความรอบรOrganization Secretary เลขานการองคการPaperless สำานกงานไรกระดาษPersonal Convenience งานอำานวยความสะดวกPrivate Liaison งานสวนตวของผบรหารPrivate Secretary เลขานการสวนตว

Role of Professional Secretary

บทบาทและหนาทของเลขานการ

Routine งานประจำาRoutine Operation งานในหนาทหรองานประจำาRoutine Secretary เลขานการสามญRoyalty มความจงรกภกดSenior Secretary เลขานการอาวโส หรอเลขานการ

ชนสงSpecial Secretary เลขานการพเศษStenographer พนกงานชวเลขTypist พนกงานพมพดดVideo Conference การประชมทางไกล

ตอนท 1 จงตอบคำาถามตอไปน

1. เลขานการมความหมายอยางไร (จดประสงคการเรยนรท 1).........................................................................................................................................................

แบบฝกหด หนวยท 1คำาศพท หนวยท 1

..............................................................................

...........................................................................

..............................................................................

...........................................................................

..............................................................................

...........................................................................

..............................................................................

...........................................................................

2. เลขานการมความสำาคญและมความจำาเปนตอผบรหารและหนวยงานอยางไร(จดประสงคการเรยนรท 2).............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

3. เลขานการแบงเปนกประเภท อะไรบาง จงอธบาย (จดประสงคการเรยนรท 3)....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

..............................................................................

...........................................................................

4. จงอธบายความกาวหนาในงานอาชพเลขานการ พรอมวาดรปภาพประกอบ (จดประสงคการเรยนรท 4)...............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

5. จงบอกคณสมบตของผทจะมาปฏบตงานเลขานการมาเปนขอ ๆ (จดประสงคการเรยนรท 5).............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

6. จงอธบายความหมายของคำาตอไปน (จดประสงคการเรยนรท 6)6.1 บทบาทของเลขานการ.............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................6.2 หนาทของเลขานการ .............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

6. จงบอกจรรยาบรรณในงานอาชพเลขานการวามปลกปฏบตอยางไร (จดประสงคการเรยนรท 7)...........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................