Workflow Restauratie

• Aanleiding

• Eisen workflow

• Workflow restauratie in de praktijk

• Ervaringen met de workflow

• Vragen

Eisen en wensen voor de workflow

• Proces

• Webformulier

• Basisregistratie compleet

• Emailalerts

• Wapenbeheer

• Geschikt voor het nieuwe museum

Proceduremodule Restauratieprocedure met taken verantwoordelijke document

voortgangsbewaking per

object

start

aanvraag behandelingsaanvraag conservator

digitaal behandelingsplan

invoerscherm via web melding bij coordinator

aanvraagnummer toekennen

ophalen van objecten uit Adlib

invullen extra informatie via velden (kan naar

Adlib worden weggeschreven via API)

datumveld

gewenste startdatum ivm verplichte

einddatum akkoord

status objecten wapens melding wapenbeheerder akkoord

aanmelden document voor overleg Hes melding Hes

behandelingsplan overleg Hes restaurator

aanpassingen coordinator akkoord

in behandeling ja / nee

nee einde

procedure

bericht betrokkenen aanname of afwijzing

melding voor alle objecten of

deel

digitale handtekening

start volgende fase definitief behandelingsplan coordinator

definitief behandelingsplan

invoerscherm via web akkoord

overeenkomst opmaak bruikleenovereenkomst bruikleenovereenkomst melding collectiebeheerder akkoord

digitaal formulier

digitale handtekening melding

start volgende fase definitief bruikleenovereenkomst

transport Transport regelen

aanvraag transport

datumveld datum bepalen akkoord

coordinator meldt datum vervoer als het

wapens betreft

vervoersbewijs regelen wapenbeheerder akkoord

vervoersbewijs aan Adlib koppelen wapenbeheerder

melding aan

coordinator

transport regelen collectieheerder transportbrief collectieheerder akkoord

standplaatsen aanpassen registrator akkoord

datumtransport + start

projectdatum

melding aan

betrokkenen

start volgende fase transportbrief

informatie van externen restauratie

aankomst objecten bij Hes restaurator akkoord

einddatum voortgangsbewaking einddatum coordinator melding

restauratie

aanvullen informatie in aanvraag /

behandelingsplan

foto's toevoegen

restauratie voltooid HES akkoord

controle coordinator akkoord

gegevens in Adlib aanvullen

datumveld einddatum retour bepalen melding

start volgende fase definitief restauratieplan registrator melding

transport Transport regelen

aanvraag transport

datumveld datum bepalen akkoord

coordinator meldt datum vervoer als het

wapens betreft

vervoersbewijs regelen wapenbeheerder akkoord

vervoersbewijs aan Adlib koppelen wapenbeheerder

melding aan

coordinator

transport regelen collectieheerder transportbrief collectieheerder akkoord

standplaatsen aanpassen registrator akkoord

einddatum datum retour

melding aan

betrokkenen

eind transportbrief

Het proces in kaart gebracht

Implementatieplan Adlib

Implementatieplan

Verantwoorde-lijke person

Proces Berichten (e-mail) Velden Rechten Systeem

Conservator

Nn

Velden in webformulier: Workflow velden: 1. Registratienummer van behandeling

(automatisch aangemaakt, structuur: objectnummer – oplopend nummer )

2. Reden voor aanvraag (enumeratieve l i jst: ‘tentoonstelling’, ‘nieuw museum’, ‘bruikleen’, ‘publicatie’, ‘vaste expo’, ‘toestand’, ‘s lechte conditie’, ‘calamiteit’, ‘andere’)

3. Datum aanvraag (automatisch) – behandeling_-aanvraag_datum (X1)

4. Toel ichting aanvraag – behandeling_aanvraag_reden (X3)

5. Begindatum 6. Gewenst einddatum / Deadline 7. Gewenste behandeling –

behandeling_aanvraag (X9) 8. Naam aanvragende conservator

(automatisch) – behandeling_aanvrager (X2)

9. Koppeling van object(en) (Adl ib Museum velden)

- Objectnummer (IN) - Objectti tel (TI) - Afbeelding (FN) - Standplaats (2A) - Verlofplichtig (aq)

Bevat object

bas is -

regis tratie?

Behandelingsaanvraag

(via Web) Webformulier

Nee

Ja

Info aan

registrator

Aan

vraa

g

Het webformulier

http://workflow.legermuseum.nl/AdlibWFAIS5/

Het webformulier

Het webformulier

Het webformulier

De workflow

Opvolgende activiteiten in de workflow

Bij alle activiteit hoort een invulformulier

Koppelen van objecten

Formulier basisregistratie

Formulier keuring objecten

Emailalerts

conservatorregistrator

Inspectie /

coordinator collectiebeheerder

wapenbeheerexterne

partij

Formulier uitgaande bruikleen en restauratie

koppeling met de database

Koppeling in de Adlibdatabase

Definitieve standplaats

Ervaringen met de workflow

• Externe partij vindt het prettig werken

• De registrator heeft meer zicht op de objecten

• Verantwoordelijkheden zijn beter zichtbaar

• Betrokkenen worden automatisch geïnformeerd

• Ervaringen uitgewisseld met Imperial War museum

• Medewerkers vinden de flow ingewikkeld

• Oplossen van problemen niet op korte termijn

• Geen tussentijdse evaluatie met Adlib

• Afhankelijk van ICT

• Afsluitende externe cursus nodig

Workflow restauratie

Vragen?

Annet Ruseler

a.ruseler@legermuseum.nl