Whitepaper Voor Standbemanning

voor standbemanning

INHOUDSOPGAVE

Inleiding

1. Voorbereiding

2. Tijdens de beurs

3. De stand

4. Afspraken

5. Follow up

2 WHITEPAPER |Checklist voor standbemanning

INLEIDING Een beursbezoeker beslist in een fractie van enkele seconden of hij stopt bij jouw stand of niet.

Door hier goed op in te spelen kun je met de juiste mensen in gesprek komen en ze de juiste boodschap

vertellen. Dit geeft direct het grote belang van een goede standbemanning aan.

Een beurs is een uitgelezen kans om in korte tijd je doelgroep live te ontmoeten. Hoe vaak krijgt een ac-

countmanager de kans om op 1 dag 20 klanten te ontmoeten? Dat lukt ze echt niet op een gemiddelde

werkdag. Belangrijk dus, om dit goed aan te pakken en je standbemanning met een duidelijke bood-

schap op pad te sturen tijdens de beurs. Met een goede aanpak kun je hier veel succes mee hebben.

Vaak wordt er door organisaties veel geld aan een beursdeelname besteedt. Toch zijn er veel bedrijven

die het rendement te laag vinden. Hiervoor zijn verschillende oorzaken te noemen; er zijn te weinig

bezoekers of de stand is niet uitnodigend genoeg om binnen te komen. Eén van de problemen die het

meest voorkomt is een slecht functionerende standbemanning. Gelukkig is dit een probleem dat je zelf

in de hand hebt. Meestal zijn het sales- en accountmanagers die op een beursstand staan. Zij zijn toch

bedreven in het presenteren van de producten en/of diensten van een bedrijf? Dit is nog geen garantie

voor een succesvolle beurs. Het presenteren op een beurs vraagt namelijk hele andere vaardigheden

dan in een 1-op-1 verkoopgesprek. Op een beurs heb je te maken met tijdsdruk en veel mensen die je

stand bezoeken. Het werken op een beursstand is dan ook zeer intensief.

Op een beurs heb je dé kans om live interactie te hebben met je doelgroep. Geen ander medium kan

dit bieden. Als je je plan goed voor elkaar hebt en je standbemanning staat paraat, ben je in staat je

doelstellingen te bereiken en een succesvol event te hebben.

In deze checklist hebben wij diverse tips op een rijtje gezet om jouw beursdeelname tot een groot

succes te maken.

Met vriendelijke groet,

Anton Slager

Laarhoven design publiceert regelmatig whitepapers met handige

adviezen en informatie voor Marcom professionals en exposanten.

Interesse? Meld je dan nu aan voor de digitale nieuwsbrief van

Laarhoven design op www.laarhovendesign.nl of direct via

[email protected]


http://www.laarhovendesign.nl

1VOORBEREIDING De voorbereiding begint al enkele maanden voor de beurs.

De doelstellingen, het concept, de uitnodigingen, een campagne, catering, etc. Ook het inplannen van

de standbemanning is belangrijk om ruim van tevoren te doen. Voor een maximaal succes is het ver-

standig om enkele bijeenkomsten te organiseren ter voorbereiding op de beurs, met de standbeman-

ning. Bovendien is het essentieel om alle betrokkenen gedetailleerd te voorzien van een briefing met

daarin doelstellingen, tijden, rooster, kleding, afspraken, etc.

Zorg dus dat je je goed voorbereid. Zo kun je bijvoorbeeld een beurstraining volgen waarin

je getraind wordt om goede gesprekken te houden, die voldoen aan de specifieke wensen en

eisen van een eventomgeving.

Zorg dat je een vervanger aanstelt voor als je onverwachts niet aanwezig kan zijn.

Zorg dat je voldoende uitgerust en fit bent, zodat je beter presteert en succesvoller bent.

Persoonlijke hygiëne is erg belangrijk. Zorg dat je er representatief uitziet en probeer zaken als

roos, slechte adem en transpiratie te vermijden.

Zorg dat je reservekleding meeneemt (panty’s, colbert, stropdas, overhemd), bijvoorbeeld voor

het geval je morst of ergens achter blijft haken.

TipOrganiseer vlak voor aanvang beurs, op de stand, een kick-of training. Even een korte samenvatting

van de do’s and dont’s op een beurs. Even nog kort door de vaardigheden heen. Neem hier ook ruimte

om de doelstellingen (nogmaals) te communiceren. Ook een goed moment om even door de stand te

lopen met iedereen.

Voor een optimaal resultaat: nodig je directeur of manager ook uit voor deze kick-of. Dit heeft een

positief effect op de betrokkenheid van je standbemanning.



2TIJDENS DE BEURS

Tijdens de beurs moet het gebeuren. Het is erg belangrijk dat iedereen precies weet wat hij moet doen.

Zorg er dan ook voor dat iedereen doordrongen is van het belang van een succesvol resultaat. Een beurs

is niet een leuk uitje of een welkome onderbreking van de normale werkweek van sales! Nee, de beurs

is hét moment om jouw organisatie te presenteren aan je doelgroep. Dit betekent dat de beschikbare

tijd perfect benut moet worden.

Je houding- Zorg dat je toegankelijk en geïnteresseerd overkomt op bezoekers

- Vermijd de ‘bewakershouding’ (armen over elkaar) op de rand van je stand, dit schrikt bezoe-

kers af.

- Blijf niet bij je collega’s plakken. Je collega’s spreek je wel weer op kantoor.

- Zorg dat je herkenbaar bent als standbemanning. Kijk goed om je heen of je iemand kan hel-

pen. De herkenbaarheid is eventueel te vergroten door dezelfde kleding of badges te dragen.

- Ook al is het rustig op de beurs, ga niet zitten of de krant lezen. Zorg altijd voor een actieve

houding.

- Achtervolg of ‘bespring’ de bezoekers niet. Dit zal ze afschrikken.

- Zorg dat de stand altijd voldoende bemand is. Spreek met elkaar af wanneer je even een rondje

over de beurs gaat lopen of gaat lunchen.

- Probeer kort oogcontact te maken met bezoekers van de stand om hun interesse te achterhalen.

Je gesprekken- Vermijd de standaardzin “Kan ik u helpen?” Er zijn originelere manieren om met een bezoeker

in gesprek te komen. Kijk bijvoorbeeld of de persoon in kwestie een badge draagt zodat je hem

of haar persoonlijk kunt benaderen (op basis van naam of bedrijf).

- Stel open vragen. Op deze manier krijg je in korte tijd veel informatie en kun jeinschatten in

welke mate deze persoon zakelijk interessant is. Antwoord zelf ook kort en bondig.

- Probeer (langdurige) gesprekken met personen die uiteindelijk toch niets opleveren te vermij-

den, bijvoorbeeld met collega’s, leveranciers of concurrenten. Als het toch belangrijk is kunt je

het beste een vervolgafspraak maken met deze mensen. De beurs is hier niet voor bedoeld.

- Zorg dat je mobiele telefoon altijd uitstaat. Je kunt altijd tussendoor buiten beeld je voicemail

afluisteren of je e-mail checken. >>



2TIJDENS DE BEURS

- Laat de bezoeker zoveel mogelijk vertellen. Op basis van zijn of haar informatie kun je afwegen

in welke mate deze persoon interessant is. Daarnaast kun je op basis van zijn of haar verhaal

afwegen hoe je je verkoopgesprek gaat aanpakken. Wellicht kun je inspringen op bepaalde

concrete vragen die zich voordoen bij het bedrijf van de bezoeker.

TipHoud rekening met de doelstellingen van de standbemanning bij het ontwerpen van de stand. Is het

belangrijk dat de standbemanning veel, korte gesprekken moeten houden? Zorg dan voor een actieve

stand met bijvoorbeeld statafels. Vermijd in het standconcept fauteuils en zitbanken. Hiermee voor-

kom je het gevaar van bezoekers die “te lang” blijven plakken en je standbemanning “van het werk”

houden.



3DE STAND De stand is de vertaling van de communicatieboodschap.

Het concept, de inrichting, de plek, de uitstraling, de drankjes, de hapjes, give aways; het draagt alle-

maal bij aan het succes van je beursdeelname. Zorg er dus voor dat je stand zodanig is ontworpen dat

je doelstellingen er mee bereikt kunnen worden. Zorg er ook voor dat je standbemanning er goed in

kan werken.

- Zorg ervoor dat je stand in lijn is met de andere communicatie-uitingen van jouw organisatie

en een volwaardig onderdeel van je marketingmix is.

- Maak ook gebruik van andere media om meer succes uit je beurs te halen.

- De stand is een afspiegeling van je bedrijf. Houdt de stand dus altijd netjes, dus drinkglazen,

koffiekopjes, et cetera altijd uit het zicht bewaren.

- Zorg dat er geen persoonlijke eigendommen als tassen, vertrouwelijke papieren, laptops en jas-

sen in de stand slingeren. Zorg dus voor voldoende opbergruimte die afsluitbaar is en eventueel

een kapstok of kluisjes. Zo voorkom je ook diefstal.

- Plekken in de stand die zijn gereserveerd voor bezoekers, zoals stoelen en barkrukken, dienen

niet te worden gebruikt door de standbemanning.

- Zorg dat de beurstand toegankelijk en uitnodigend is. Ga dus niet als een bewaker voorin de

stand staan.

TipFaciliteer dat je standbemanning kan eten buiten de stand, bijvoorbeeld in het restaurant van de

beurshal. Hiermee voorkom je etende standbemanningsleden in je stand. Dan blijft je stand netjes en

representatief.



4AFSPRAKEN Verplaats je in de bezoeker bij het maken van een vervolgafspraak. Houd het initiatief altijd bij jezelf.

Een beursbezoeker spreekt op een dag veel mensen en zal aan het einde van de dag niet exact onthou-

den hebben wie hij allemaal gesproken heeft. Ook zit hij bijvoorbeeld niet te wachten om de hele dag

met jouw brochure rond te lopen. Spreek met hem af dat je deze na afloop van de beurs (of beter nog:

dezelfde dag) naar hem toestuurt. Heb je direct een goede reden om zijn visitekaartje te vragen en hem

in je registratiesysteem te zetten.

- Wanneer je een afspraak maakt met een bezoeker van je stand is het verstandig om te informe-

ren hoe de persoon in kwestie het liefst benaderd wil worden (per telefoon, e-mail, persoonlijk

bezoek, etcetera).

- Vraag altijd een visitekaartje van de prospects die je stand bezoeken. Geef ook meteen jouw

visitekaartje af. Het is je kapstok voor het vervolgcontact.

TipZorg dat je een goed werkend registratiesysteem heeft, waarin afspraken (centraal) kunnen worden

vastgelegd. Bij meerdaagse beurzen is het verstandig om tussendoor alle afspraken en informatie-

aanvragen al terug te koppelen naar kantoor zodat er op korte termijn actie kan worden ondernomen.

Bezoekers zijn vaak na een week al weer vergeten wie je bent en wat je kan bieden.



5FOLLOW UP Na afloop van de beurs komt de belangrijkste fase. Dan is het tijd voor de eva-luatie en de follow-up van de beurs, die in werkelijkheid het echte succes van de beurs bepalen.

Hieronder volgt een overzicht met tips om het beste rendement uit een beurs te halen en je beurs tot

een succes te maken.

Tijdens de beurs- Zorg dat er in je stand een goed registratiesysteem aanwezig is om alle contacten in vast te leg-

gen. Er zijn verschillende pakketten beschikbaar dus inventariseer welke gegevens je achteraf

nodig heeft voor een goede follow-up.

- Check bij de beursorganisator of je via hem of haar een registratiesysteem kunt huren of aan-

schaffen. Afhankelijk van je budget en doelstellingen kun je een simpel dan wel zeer uitgebreid

systeem aanschaffen of huren.

- Maak na ieder gesprek (indien mogelijk) een rapportage. Stel de rapportage op alsof je een

briefing maakt voor een collega. Iedereen binnen je bedrijf moet uit je rapportage kunnen op-

maken wat het gesprek inhield en welke vorm van follow-up (en met welke documentatie)

gewenst is. Maak hierbij zoveel mogelijk gebruik van multiple-choice vragen zodat je het niet

elke keer als hoeft uit te schrijven.

- Hang in de rapportage al een label aan je prospect (bijvoorbeeld lead, cold prospect, warm pros-

pect, et cetera). Door in deze fase al prioriteiten in te bouwen kun je in de follow-up makkelijker

keuzes maken.

- Zorg altijd voor een duplicaat of back-up van je rapportage, voor het geval er iets misgaat.

- Mocht je aan een meerdaagse beurs deelnemen, dan is het raadzaam om eventuele gegevens

tussentijds terug te koppelen aan je hoofdkantoor. Er kan eventueel al actie worden onderno-

men tijdens de beurs.

- Zorg dat er voorafgaand aan de beurs al standaardbrieven zijn gemaakt voor de follow-up.

Evaluatie- Probeer je evaluatie zowel objectief als subjectief uit te voeren. Natuurlijk wil je weten hoeveel

bezoekers er in je stand zijn geweest, maar in hoeverre zijn de vooraf gestelde doelstellingen

behaald? De standbemanning kan vaak een helder beeld schetsen van de beurs in het alge-

meen en een gevoel afgeven. >>



5FOLLOW UP - Evalueer de deelname na afloop van de beurs als het nog vers in het geheugen zit. Je kunt al

ruim van tevoren een afspraak plannen in je draaiboek. Evalueer na een aantal weken/maan-

den wat de contacten die je tijdens de beurs hebt gelegd hebben opgeleverd. Soms gaan er

enkele maanden overheen voordat een prospect ook daadwerkelijk klant wordt. Houdt in je re-

latiebeheerprogramma dus ook goed bij via welke weg (beurs) de prospect is binnen gekomen.

- Archiveer de evaluatie zorgvuldig, zodat je bij een volgende deelname het document erbij kunt

pakken. Veel organisaties evalueren wel, maar maken bij de volgende beursdeelname dezelfde

fouten.

Follow-up- Zorg dat je opvalt in de follow-up. Na afloop van een beurs ontvangt een bezoeker van het me-

rendeel van de bedrijven een mailing of documentatie.

- Je hebt tijdens de beursdagen al aan je nieuw gelegde contacten gevraagd hoe en wanneer

zij benaderd willen worden. Streef dit ook na en zorg dat hun NAW-gegevens niet in een alge-

mene database verdwijnen, zodat zij allerlei ongewenste informatie ontvangen.

- Benader indien mogelijk al de gelegde contacten zelf.

- Als je contact opneemt met je prospects, doe dat dan binnen twee weken. Onderzoek heeft

uitgewezen dat dit de maximale termijn is waarbinnen de prospect zich jou of je bedrijf nog

herinnert.

TipProbeer de follow-up een persoonlijk tintje te geven. Dit kun je bereiken door tijdens het gesprek op

de beurs notities te maken van opmerkelijke en kenmerkende zaken die je prospect aankaart. Bijvoor-

beeld: “Onze huidige leverancier neemt onze klachten niet serieus”, of meer op het persoonlijke vlak “Ik

ben een fanatiek zeiler”. Je kunt hier handig op inspelen in je follow-up brief of gesprek.



Whitepaper Voor Standbemanning

Documents

Transcript of Whitepaper Voor Standbemanning