Whitepaper 9 - Salarisadministratie

download Whitepaper 9 - Salarisadministratie

of 5

  • date post

    04-Apr-2016
  • Category

    Documents

  • view

    214
  • download

    0

Embed Size (px)

description

 

Transcript of Whitepaper 9 - Salarisadministratie

  • WHITEPAPER#9 Salarisadministratie

    HLB Van Daal & Partners is a member of HLB International. A world-wide network of independant accounting firms and business advisors.

    What s in the name, zou men kunnen zeggen of denken. In de visie van HLB Van Daal & Partners is er wel dege-lijk een verschil. In het huidige tijdsgewricht waarin de arbeidsmarkt een aantal essentile ontwikkelingen kent, moet er meer gedaan worden dan alleen de verwerking van de salarissen.

    Door ontwikkelingen als flexibilisering van ar-beid, de inzet van steeds meer zzpers, scho-ling van medewerkers, globalisering van de arbeidsmarkt, langer doorwerken na 65-ste levensjaar, wijzigingen in het ontslagrecht, de verdergaande digitalisering en ga zo maar door, is er een verandering gaande waar de werkge-ver ook in zijn personeels- en salarisadministra-tie rekening mee dient te houden.

    Waar voorheen de focus sterk lag op het pe-riodiek verwerken van de loonstroken, komt er vandaag de dag veel meer bij kijken.

    Zaken die horen bij goed en zorgvuldig werk-geverschap en de mogelijkheden die er zijn door het benutten van de informatie gerela-teerd en gekoppeld aan de salarisadministratie. Enerzijds kan dat door het inzetten van de be-schikbare informatie uit de bestaande salaris- administratie, anderzijds door het verder aan-vullen van de salarisadministratie met zaken als competentiemanagement, functionering en beoordeling, scholing en opleiding, uniforme vastlegging en verlofregistratie en alle data op

    elk gewenst moment (tijd- en plaats onafhan-kelijk) beschikbaar.

    Deze aanvullende gegevens zijn meer Human Resource (HR) gerichte zaken en geven door de uniforme vastlegging de mogelijkheid om struc-tuur aan te brengen in het complete personeels-dossier. Door de structuur en de beschikbare gegevens in de database kan men gemakkelijk zoeken en selecteren in de gegevens, maar ver-volgens ook rapporteren en signaleren.

    De managementrapportage is een belangrijk sturingsmiddel geworden voor de werkgever bij personeelszaken. Tijdigheid en volledigheid, maar ook up-to-date informatie, vormen de ba-sis. Niet alleen voor de financile administra-tie, maar ook voor de personeelsadministratie en het personeelsmanagement. Dit wordt lang niet altijd als zodanig erkend, maar het biedt de werkgever wel de mogelijkheid tijdig bij te sturen op basis van beschikbare management-informatie die periodiek beschikbaar is binnen de salarisadministratie.

    September 2014

    Deze whitepaper is verrijkt met Layar.

    1. Download de gratis Layar-app voor Android of iPhone. 2. Vindt de paginas met het Layar logo.3. Open Layar, houd de telefoon boven de pagina en Tap to view om de actie te starten.4. Houd de telefoon boven de pagina, luister, bekijk en zie meer!

    In dit nummer

    1-2. Salarisadministratie of HR & Payroll?

    3. Uitbesteden of eigen beheer?

    4. Administratieve vereen- voudiging?

    5. Contactgegevens

    Salarisadministratie of HR & Payroll?

    1

  • 2De nieuwste ontwikkelingen en technieken bieden die moge-lijkheden, waarvan HLB Van Daal & Partners een groot voor-stander is en die functionaliteit ook graag onder de aandacht wil brengen van al haar relaties. Recentelijk hebben enkele HLB-relaties al kennis gemaakt met deze mogelijkheden. Zij zijn er erg enthousiast over. Het scheelt hen een aanzienlijke hoeveelheid handlingstijd en men krijgt er zeer waardevolle extra informatie voor terug. Kortom, het is iets waar we veel eerder de beschikking over hadden willen hebben, aldus de betrokken personen.

    De volgende casus wordt u voorgelegd: Het bedrijf is een bakkerij met 23 personeelsleden, waaronder bakkers, win-kelverkoopsters - zowel ervaren als leerlingen - gevestigd in Midden-Brabant. Tot enkele maanden geleden werden de maandelijkse urenmutaties per mail aangeleverd, waarbij de ondernemer in kwestie zelf deze maandelijkse mutaties in een Exceloverzicht zette en die per mail aan ons doorgaf. Ver-volgens werden de lonen op de gebruikelijke wijze verwerkt en gecontroleerd op onjuistheden, ongebruikelijkheden en op (on)logische verbanden alsmede aannemelijkheid. Daarna werden deze stroken ter beoordeling aan de werkgever ter beschikking gesteld die daarop zijn akkoord gaf. Na dit ak-koord wilde de werkgever graag de stroken per post ontvan-gen voor zijn eigen administratie en de exemplaren voor de medewerkers werden naar de priv adressen van de mede-werkers verstuurd.

    Op zichzelf een vrij standaard en herkenbare situatie. Echter door het gebruik van slimme tools en een iets aangepaste werkwijze is in deze casus met behulp van nieuwe software-toepassing en rechtstreekse invoer, een aanzienlijke efficien-cy gerealiseerd. Deze is omgezet in toegevoegde waarde voor de ondernemer en zijn medewerkers door:

    het beschikbaar stellen van digitale perso-neelsdossiers. Zowel de werkgever als de werknemer kunnen documenten inzien zoals een arbeidsovereenkomst, loonstroken, jaarop-gaven, huishoudelijk reglement, verlofregistra-tie etc.;

    het beschikbaar stellen van Employee Self Ser-vice (ESS) faciliteiten, waardoor geen maande-lijkse handling meer nodig is aan de verzending van salarisstroken;

    het werken met een verlofregistratiesysteem door middel van digitale verlofaanvragen. Hierdoor is men altijd up-to-date, het geeft 7 dagen per week inzicht en is zowel door werkgever als werknemer via smartphone te raadplegen;

    uniforme vastlegging van verscheidene gegevens, ge-structureerd en gerubriceerd;

    snelle managementinformatie en diverse rapportages. Zie onderstaand enkele voorbeelden:

    signalering van afwijkingen en bijzonderheden, door slim-me controle tools en signaalcodes;

    tijdige waarschuwings-/signaallijsten bij vooraf ingestel-de data en tijdstippen, zodat tijdig vervolgacties kunnen worden ondernomen op noodzakelijke momenten;

    stuurinformatie en prognosemogelijkheden op personele kosten;

    vergelijkingen tussen en met voorgaande jaren. Zie on-derstaand enkele voorbeelden:

    Door de inzet van bovengenoemde tools vergt het bijhouden en onderhouden van gegevens en wijzigingen t.b.v. de perso-neels- en salarisadministratie voor de werkgever minder tijd, waardoor hij zich bezig kan houden met datgene waarvoor hij destijds ondernemer is geworden, namelijk ondernemen.

  • 3Uitbesteden of eigen beheer?Ondernemingen die werknemers in dienst nemen kunnen ervoor kiezen om de salarisadministratie in eigen beheer te gaan voeren.

    Werkgevers investeren in salarissoftware waarmee een sala-risadministratie gevoerd kan worden. Het verdient echter aan-beveling om verder te kijken dan alleen maar het kostenplaatje. Denk in dit geval ook aan de mogelijke kwetsbaarheid. Wat doet u als degene die binnen uw onderneming hiervoor verant-woordelijk is ziek wordt of met vakantie gaat? Is een overdracht geregeld? Worden de salarissen op tijd overgemaakt?

    Om die reden kiezen veel werkgevers ervoor om de salarisad-ministratie uit te besteden aan een externe partij. Naast het grote voordeel van continuteit hoeft een werkgever in principe niet meer wakker te liggen van het beheer en onderhoud van noodzakelijke updates van deze salarissoftware. Werkgevers besparen zowel licentiekosten van de software als ICT gerela-teerde kosten.

    Steeds vaker ziet u ook een variant tussen het in eigen beheer voeren en uitbesteden. De werkgever besteedt de salarisadmi-nistratie uit aan een externe partij, maar houdt zelf de regie in handen door via Online toepassingen zelf nieuwe medewerkers in te voeren, stamgegevens te wijzigen en variabele mutaties in te voeren. Na invoer kan de externe partij zorgen voor een juiste bruto-netto berekening. Het beste van 2 werelden zeg maar, ze-ker als de externe partij de al eerder genoemde toegevoegde waarde kan leveren voor signaleringen en managementinfor-matie.

    De externe partij fungeert als klankbord en adviseur en zal te-vens toekomstige technologische ontwikkelingen snel imple-menteren in de bestaande software.Onderstaand een greep aan diverse onderwerpen die leiden tot toegevoegde waarde: Het beschikbaar stellen van Employee Self Service waar-

    door de werknemer zijn salarisstrook digitaal kan opvragen. Geen handlingskosten meer voor u als werkgever;

    De signalering van verjaardagen, jubilea en afloop van con-tracten voor bepaalde tijd etc.;

    Het fungeren als sparringpartner of klankbord voor werk-gevers die vaak onvoldoende kennis in huis hebben op het gebied van arbeidsrecht, sociale verzekeringen en loonbe-lasting;

    Het meedenken van uw externe salarisverwerker op het ge-bied van subsidies en premiekortingen;

    Het signaleren van fouten en mogelijke risicos in uw salari-sadministratie, bijv. op het gebied van sectorindeling, CAO en/of verplichtstelling van een bedrijfstakpensioenfonds.

  • 4Op de achtergrond worden echter tal van processen berekend die met het salaris samenhangen, maar die voor de werknemer in beginsel niet zichtbaar zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de afdracht van de zogenaamde wettelijke sociale lasten, zoals WW en WIA premies voor werkloosheid en arbeidsongeschikt-heid. Maar ook de afdracht van premies Zorgverzekeringswet en bedrijfstak eigen premies, zoals pensioen en opleidingsfond-sen, maken hier vaak deel van uit.

    Los van deze premies is er ook nog een aantal subsidiemoge-lijkheden, premiekortingen en premievrijstellingen waar werk-gevers gebruik van kunnen maken. Het risico bestaat echter dat wanneer er onvoldoende kennis in huis is, deze premies niet geclaimd worden met als gevolg dat er veel geld misgelopen wordt. Hieronder een kleine casus van een dergelijke situatie.

    Begin dit jaar kreeg HLB Van Daal & Partners de op-dracht om een salarisadministratie op te starten van een werkgever met circa 50 werknemers die net een door