whitepaper: Microsoft Office 365 – 5 redenen voor de cloud

Met de komst van Office 365 laat Microsoft zien dat zij de toekomst van het moderne bedrijfsleven verstaat: meer bereiken met minder inspanning. Office 365 past ook geheel binnen de visie op het werken in de eenentwintigste eeuw; 24 uur per dag, 7 dagen per week en overal ter wereld met elkaar te communiceren en kennisdelen.

Er is een groot aantal redenen denkbaar om voor de nieuwe variant van effectief vergaderen, samenwerken, kennisdelen en communiceren te kiezen. In deze paper zullen we ons beperken tot, de volgens ons, 5 belangrijkste redenen. En aan het einde noemen we er stiekem nog wel een of twee. De conclusie geven we nu al. Aan de slag gaan met Office 365 loont. U zult als een van de eerste organisaties gebruik kunnen maken van deze nieuwe technologie.

Voor we dieper ingaan op de redenen eerst nog even kort wat achtergrondinformatie over Office 365. Office 365 is de opvolger van BPOS (Business Productivity Online Suite). Onderdelen van Office 365 zijn: Office 2010 professional+ en online versies van Exchange 2010, SharePoint 2010 en Lync 2010.

I Office 365 maakt het echt mogelijk om flexibel te kunnen werken, overal en op elk tijdstip

De nieuwe generatie, maar ook steeds vaker de huidige generatie medewerkers wil zelf kunnen bepalen waar en wanneer zij werken. Doordat mensen gewoontedieren zijn, is het wel zo prettig dat je gebruik kunt blijven maken van je vertrouwde Office omgeving. Office 365 stelt je nu in staat je taken naar keuze op kantoor of onderweg uit te voeren, en vanaf ‘any device’.

II Office 365 maakt effectief communiceren, samenwerken en vergaderen mogelijk Door de inzet van Office 365 kun je eenvoudig samenwerken, kennis vinden en delen. Met de Outlook Social Connector verbind je jouw social media voorkeuren met offline producten zoals Office 2010 en Outlook. Bij een e-mail bijvoorbeeld zie je direct de foto van die persoon afzender en zijn laatste activiteiten op Facebook. Ook worden automatisch jouw ‘social media contacten’ in Outlook geplaatst. En met Lync 2010 kun je elkaars aanwezigheid zien, online communiceren of video vergaderen op afstand, met z’n tweeën..., of met meerdere mensen tegelijk. Het grote voordeel van

deze cloudvariant is de mogelijkheid van interactie met mensen van binnen en buiten je organisatie.

III Met Office 365 werk je veilig in de Cloud Het veiligheidsvraagstuk is goed doordacht. De client-based structuur* leent zich uitstekend voor de verwachte toekomstige hybride omgeving. Enerzijds zullen er steeds meer applicaties gevirtualiseerd worden in de cloud, maar aan de andere kant is er vraag naar offline mogelijkheden voor het werk aan zogenaamde ‘confidentials’. Office 365 sluit hier naadloos op aan. Het wordt waarschijnlijk ook mogelijk zelf je datacenter te kiezen. Dat houdt dan in dat wanneer je het liefste wilt dat je datacenter in Europa staat, dat kan. Wel zo prettig in verband met regelgevingen, aansprakelijkheden, wetgevingen en de bescherming van persoonsgegevens die per continent kunnen verschillen. De veiligheid van je informatie op de datacenters is bovendien gewaarborgd doordat Microsoft zichzelf aan bepaalde ‘veiligheidscertificeringen’ heeft onderworpen. Bovendien garandeert Microsoft de online beschikbaarheid en compensatie wanneer er onverhoopt toch downtime ontstaat.

e-office bv T +31(0)88-00 18 300

Duwboot 20 F +31(0)88-00 18 399

3991 CD Houten www.e-office.com

The Netherlands info@e-office.com

IV Met Office 365 heb je minimaal beheer waardoor je je als bedrijf kunt concentreren op je core business

De rol van de ICT afdeling verschuift van beslisser naar een meer ondersteunende rol. De eindgebruiker wil zelf meer en meer bepalen hoe zijn gebruikersinterface eruit komt te zien; van welke functionaliteiten hij gebruik wil maken. Office 365 drukt de kosten en maakt software weer beheersbaar. Waar je voorheen nog een heel serverpark nodig had om je Office producten te laten draaien, is dat met Office 365 nu grotendeels naar de Cloud verplaatst.

V Office 365 geef je meer grip op je ICT budget Met de Office 365 producten bespaar je op hardware, op beheer en onderhoud en hoef je zelf geen backup meer te maken. Je hebt ook geen last meer van verouderde en dus update behoevende software. De online Office 365 edities updaten zichzelf, dus je werkt altijd met de laatste versies. Met Office 365 ben je goedkoper uit dan waar je voorheen alles los moest aanschaffen. Daarnaast kun je Office 365 per gebruiker aanschaffen. De prijs per gebruiker is afhankelijk van hoe uitgebreid je het pakket wilt hebben en afhankelijk van de grote van je organisatie (zelfstandigen, klein zakelijk, enterprise, …)

tot slot Office 365 is en blijft client-based*, waar veruit de meeste andere allemaal online-based zijn. Het voordeel van client-based is dat je zowel online als offline kunt werken. Je werkt in de omgeving die je gewend bent vanaf je eigen pc of laptop, zonder dat je je overal online voor hoeft aan te melden.

Microsoft partners kunnen naar eigen inzicht en wensen aanpassingen en uitbreidingen doen binnen Office 365. Zelfs geheel nieuwe producten gebaseerd op Office 365 kunnen worden geïntegreerd en uitgevoerd op het nieuwe Microsoft platform. Uiteraard blijft het van groot belang dat uw organisatie en ook uw mensen klaar zijn om het optimale resultaat te kunnen halen uit de mogelijkheden van Office365. Dat houdt in niet alleen een training hoe alles werkt, maar vooral ook aandacht voor het gedrag en de processen. Informatie en kennis niet rond gaan mailen, documenten centraal opslaan, discussies in een online omgeving opstarten en voeren, voorbereidingen voor een vergadering centraal delen, kortom, de medewerkers helpen oude patronen los te laten en op een moderne wijze invulling geven aan de werkzaamheden die past bij het werken in de 21e eeuw. Pas dan zal de kracht van het ondersteunende gereedschap van Office365 echt tot zijn recht kunnen komen.