Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en...

62
Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers

Transcript of Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en...

Page 1: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers

Page 2: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

2

InhoudBelanghebbenden

Bewustwording

Training

Plannen, implementeren en beheren

7. Projectsponsors uitnodigen

9. Verantwoordelijke voor succes aanwijzen

10. Pleitbezorgers stimuleren

Scenario's15. Scenario's identificeren

20. Prioriteiten stellen voor uw scenario's

22. Succescriteria definiëren

26. Successen delen

29. Een communicatieplan maken

35. Blijvend gebruik stimuleren

38. Een trainingsplan maken

40. Toegang tot trainingsmateriaal

43. Uw adoptieactiviteiten plannen

46. Early adopters-programma in gang zetten

51. Een succesplan maken

53. Toezien op blijvend succes

54. Verandering voorbereiden en in goede banen leiden

Page 3: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

VoorwoordHet zakelijk landschap verandert en daarmee het verwachtingspatroon bij medewerkers en klanten. Hierdoor ontstaat een nieuwe bedrijfscultuur met een andere manier van werken. Een cultuur waarin medewerkers op zoek zijn naar meer zingeving in hun werk, terwijl werkgevers op hun beurt meer willen profiteren van de inventiviteit van diezelfde medewerkers. Tegelijkertijd groeit de diversiteit van het mondiale personeelsbestand, omdat we voor het eerst in de geschiedenis te maken hebben met vijf actieve generaties op de werkvloer.

Omdat onze dagelijkse activiteiten om onderlinge samenwerking en teamwork draaien, is het van groot belang dat we op verschillende locaties en met verschillende apparaten kunnen werken. Werkgevers zijn niet langer gebonden aan fysieke en geografische grenzen en kunnen overal ter wereld vakkundig personeel werven.

Met de komst van een nieuwe manier van werken moeten we ook op zoek naar tools die passen bij die nieuwe cultuur. Microsoft 365 stelt uw organisatie in staat deze nieuwe cultuur vorm te geven door de creativiteit van medewerkers aan te sporen en ze op een veilige manier te laten samenwerken. Microsoft 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security zijn samengebracht.

Deze Adoptiehandleiding voor eindgebruikers is bestemd voor organisaties die de meest

doeltreffende manieren zoeken om zo veel mogelijk uit hun investering in Microsoft 365 te halen. Het is een reeks stapsgewijze instructies voor het identificeren en uitvoeren van specifieke taken die uw organisatie in staat stellen deze nieuwe werkcultuur te omarmen.

De best practices in deze handleiding zijn gebaseerd op ervaringen van succesvolle klanten die in de loop der jaren hebben gewerkt met verschillende technologieën die nu deel uitmaken van Microsoft 365 – Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security.

Wij hopen dat u inspiratie put uit de mogelijkheden die u hierin aantreft, en dat u de handleiding gebruikt en deelt met mensen in uw organisatie. Wij stellen prijs op uw feedback via de Drive Adoption-community op:

http://aka.ms/driveadoption

En onthoud: u staat er niet alleen voor. De Microsoft 365-technologieën worden momenteel ingevoerd door een groot aantal organisaties die u via onze community kunt bereiken.

We zijn steeds meer onderling verbonden in het werk, laten we ook verbonden zijn in onze manier van werken.

Microsoft 365 stelt uw organisatie in staat deze nieuwe cultuur vorm te geven door de creativiteit van medewerkers aan te sporen en ze op een veilige manier te laten samenwerken.

3

Page 4: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

4

Als u succes wilt hebben met Microsoft 365, dient u ervoor te zorgen dat iedereen in uw organisatie er doelmatig mee kan werken.

Voordat u Microsoft 365 gaat uitrollen, maakt u eerst een pas op de plaats en gaat u bij uzelf na waarom uw organisatie Microsoft 365 in de eerste plaats hebt aangeschaft. Waren het bepaalde technische vereisten als onderdeel van de IT-upgradecyclus of hebt u gemerkt dat er specifieke behoeften binnen het bedrijf zijn?

Een geslaagde adoptie is het resultaat van inzicht in de zakelijke uitdagingen die u wilt oplossen met Microsoft 365. En natuurlijk moeten ook de mensen in uw organisatie inzien welke voordelen de aangedragen oplossingen bieden. Mensen verzetten zich vaak tegen verandering, dus moeten ze weten wat ze eraan hebben.

Bij Microsoft willen wij dat u optimaal rendement hebt van uw investeringen in Microsoft 365. Daarvoor is een goede planning cruciaal. Het enige doel van deze Adoptiehandleiding voor eindgebruikers is u te helpen bij het adoptieproces.

Uit ervaringen van klanten is gebleken dat een goede adoptie van Microsoft 365 afhankelijk is van deze vier succesfactoren: belanghebbenden, scenario's, bewustwording en training.

Meer informatie over factoren die bepalend zijn voor een geslaagde adoptie van Microsoft 365:

https://aka.ms/successfactors

Belanghebbenden

Projectsponsors uitnodigen

Pleitbezorgers stimuleren

Scenario's

Prioriteiten stellen voor uw scenario's

Succescriteria definiëren

Bewustwording

Communicatiecampagne opzetten

Lanceringsevenementen starten

Training

Eindgebruikers trainen

Helpdesk voorbereiden

LEREN EN BEVORDEREN

Succesfactoren voor adoptie van eindgebruikers bij Microsoft 365

Meld u aan bij de Driving Adoption-community

http://aka.ms/driveadoption

Page 5: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

5

BelanghebbendenRegel één voor een geslaagde adoptie van Microsoft 365 is dat u een dynamisch team vormt van de primaire belanghebbenden en mensen die in staat zijn anderen te bewegen tot verandering.

In dit gedeelte bespreken we de functie van de verschillende rollen in uw organisatie in de uitrolfase en welke belanghebbenden in dit verband speciale aandacht verdienen.

U leert ook hoe u voor de uitrol in uw organisatie de juiste mensen aanwijst als projectsponsors, verantwoordelijken voor succes en pleitbezorgers, en hoe u pleitbezorgers stimuleert via een pleitbezorgersprogramma.

IN EEN OOGOPSLAG

• Wat zijn projectsponsors, verantwoordelijken voor succes en pleitbezorgers? En waarom zijn ze belangrijk?

• Wat is het ABC van projectsponsors?

• Wat is een pleitbezorgersprogramma en hoe zet ik dit in om pleitbezorgers te stimuleren?

Page 6: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

Rol Verantwoordelijkheden Afdeling

Projectsponsor Op hoog niveau de visie en waarden van Microsoft 365 binnen het bedrijf uitdragen Leidinggevende

Verantwoordelijke voor succes Zorgen dat de zakelijke doelen worden gerealiseerd bij de uitrol van Microsoft 365 Alle afdelingen

Pleitbezorgers Microsoft 365 aanprijzen en ingaan op bezwaren van gebruikers Alle afdelingen (personeel)

Projectmanager Toezicht houden op de gehele lancering en uitrol van Microsoft 365 Projectmanagement

Trainingsmanager Het trainingsprogramma en/of -resources voor de uitrol van Microsoft 365 beheren IT en/of Personeelszaken

Afdelingsmanagers Aangeven hoe bepaalde afdelingen Microsoft 365 gaan gebruiken en betrokkenheid aanmoedigen Alle afdelingen (management)

IT-specialist Toezicht houden op alle technische aspecten van de uitrol IT

HR-manager Microsoft 365 integreren in de HR-processen en HR-inhoud beheren in Microsoft 365 Human Resources (management)

Communicatiemanager Toezicht houden op de communicatie over Microsoft 365 binnen het gehele bedrijf

IT-communicatie en/of zakelijke communicatie

Communitymanager De dagelijkse netwerkactiviteiten van Yammer beheren; zorgen voor richtlijnen en best practices

IT-communicatie en/of zakelijke communicatie

SharePoint-sitemanager Helpen met het beheer van de SharePoint-sitestrategie voor de organisatie en fungeren als schakel tussen het bedrijf en IT IT en/of personeel

Bela

ngrij

kste

rolle

n

Rollen van belangheb-benden

Een succesvolle adoptiestrategie begint met een team van gedreven personen die een dwarsdoorsnede van uw organisatie zijn. In de tabel hiernaast vindt u de diverse belanghebbenden, hun rol en hun verantwoordelijkheden bij een geslaagde uitrol van Microsoft 365. Uw aandacht moet met name uitgaan naar de belangrijkste belanghebbenden: projectsponsors, verantwoordelijken voor succes en pleitbezorgers.

6Belanghebbenden: Rollen van belanghebbenden

Waarschuwing

Vergeet niet dat elk van deze rollen richtlijnen zijn. Afhankelijk van de grootte en het karakter van uw organisatie,

kunnen deze rollen elkaar overlappen of overbodig zijn.

Meer informatie over belangrijke rollen, wat uw team nodig heeft en waarom, vindt u op:

http://aka.ms/stakeholders

Page 7: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

7

Project-sponsors uitnodigen

Projectsponsors hebben veel invloed op de bedrijfscultuur. Hun steun is essentieel voor de acceptatie van nieuwe technologieën door werknemers. Ze kunnen actief de waarde en voordelen van nieuwe technologieën en werkwijzen binnen de gehele organisatie uitdragen. Bovendien hebben ze inzicht in de belangrijkste bedrijfsdoelen en de algemene problemen die moeten worden overwonnen, en dat is het moment waarop Microsoft 365 ten tonele verschijnt.

Projectsponsors bepalen de bredere doelen voor de onderneming.

Tips en trucs

Denk bij het zoeken naar projectsponsors ook aan primaire belanghebbenden in verschillende

bedrijfsonderdelen die met deze verandering te maken krijgen.

Juli 2017, McKinsey Quarterly, www.mckinsey.com Copyright© 2017 McKinsey & Company. Alle rechten voorbehouden. Nadruk met toestemming.

Uit onderzoek blijkt dat transformatieprojecten meer succes hebben als er zichtbare ondersteuning van een projectsponsor uit de directie is. Ruim 85% van de respondenten gaf te kennen dat hun transformatieproject zeer tot extreem succesvol was, indien hun CEO redelijk tot zeer zichtbaar was.

Taken van projectsponsors:

Het projectteam ondersteunen bij het toekennen van prioriteiten aan scenario's

Andere leidinggevenden binnen de gehele organisatie duidelijk maken hoe ze met de plannen voor Microsoft 365 zakelijke doelen kunnen realiseren

Actief deelnemen en de voorzieningen van Microsoft 365 zelf ook gebruiken om de adoptie onder eindgebruikers te stimuleren en het gewenste gedrag te versterken.

Meer informatie over manieren waarop projectsponsors kunnen bijdragen aan een geslaagde uitrol van Microsoft 365 is te vinden op https://aka.ms/execsponsor

Belanghebbenden: Projectsponsors uitnodigen

Page 8: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

8

Zorg dat projectsponsors het onboardings-ABC begrijpen

A ctieve en zichtbare deelname

B ouwen aan een coalitie met de andere leidinggevenden

C ommunicatie direct met werknemers

Copyright Prosci®. Alle rechten voorbehouden.

Belanghebbenden: Een goed begrip van het ABC

Page 9: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

9

Verantwoordelijke voor succes aanwijzenAls u de zakelijke doelen van uw organisatie voor Microsoft 365 wilt realiseren, is het een goed idee om verantwoordelijken voor succes aan te wijzen. Zij zorgen er immers voor dat mensen de service gaan gebruiken en er productief mee zijn.

Taken van verantwoordelijken voor succes:

Ervoor zorgen dat mensen Microsoft 365 gebruiken en er productief mee zijn

Zorgen voor betrokkenheid van de juiste belanghebbenden

De zakelijke doelen van uw organisatie voor Microsoft 365 vertalen naar relevante scenario's

Zorgen dat de communicatie en trainingen goed worden geïmplementeerd

Belanghebbenden: Verantwoordelijke voor succes aanwijzen

Page 10: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

10

Pleitbezorgers stimuleren Het creëren en inzetten van Microsoft 365-pleitbezorgers in uw organisatie is een andere manier om de adoptie van Microsoft 365 te bevorderen.

Het is een flinke uitdaging om alle gebruikers in een organisatie mee te krijgen. Pleitbezorgers kunnen hierbij helpen. Ze spelen een belangrijke rol omdat ze goed zijn geïnformeerd, gedreven zijn om hun kennis te vergroten en bereid zijn om collega's te coachen en te ondersteunen. Ze helpen u Microsoft 365 te vertalen in de realiteit van hun afdeling of team.

Taken van pleitbezorgers:

Zelf een pleitbezorgersprogramma opzetten

Voor meer informatie over het creëren van uw eigen Microsoft 365-pleitbezorgers, kunt u deze handleiding downloaden:

https://aka.ms/office365champions

Microsoft 365 en de waarde ervan aanprijzen in alle teams.

Aan hun teams duidelijk maken wat zij eraan hebben

Kennis over Microsoft 365 vergroten via informele communicatiekanalen.

Nieuwe gebruikers op weg helpen, begeleiding bieden en best practices delen

Aan het projectteam feedback geven over de betrokkenheid van en de adoptie onder gebruikers

Belanghebbenden: Pleitbezorgers stimuleren

Page 11: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

11

Een pleitbezorgers- programma opzettenPleitbezorgers zijn gedreven en enthousiast om iedereen te overtuigen en hun collega's te helpen bij het leren werken met oplossingen die veel effectiever zijn. Ze kunnen de druk op de resources van het kernprojectteam grotendeels wegnemen en via de community de betrokkenheid stimuleren.

Ze zorgen voor de steun en het enthousiasme waardoor de acceptatie van de nieuwe manieren van werken groter wordt

Zij bouwen een invloedscirkel tussen hun teams

Ze zijn de voedingsbodem voor de nieuwe manieren van werken in de teams

Ze herkennen zakelijke problemen en zien mogelijke oplossingen

Ze geven feedback aan het projectteam en de verantwoordelijken

Ik ben een veelgebruiker. Ik probeer het goede voorbeeld te geven, zodat anderen dit volgen. Het gaat om uitwisseling van informatie.– Paul

Het is een kwestie van mensen vinden die gemotiveerd zijn. Ik beschouw dit als een kans. Een deel van mijn werk bestaat uit het creëren van een community en het bevorderen van kennisoverdracht.– Darren

Waarom zijn pleitbezorgers belangrijk?

Belanghebbenden: Een pleitbezorgersprogramma opzetten

Page 12: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

Wij houden contact met een pleitbezorger voor adoptie per businessunit, die elke week e-mails over Office 365 verstuurt. Elke Office 365-tool biedt een aantal belangrijke voordelen; wij laten in een rondleiding zien wat gebruikers eraan hebben.

– Nick Lamshed, Change Manager bij Qantas

12

Een community van pleitbezorgers opzetten

Zoek enthousiastelingen die hier tijd en moeite in kunnen steken

Zet een Yammer-groep voor pleitbezorgers op om updates en successen te delen

Geef een training-light over de belangrijkste onderdelen van Microsoft 365.

Zorg voor de materialen die hen kunnen ondersteunen bij het praktische werk met teams en individuen, bijvoorbeeld tijdens lunchsessies

Bespreek regelmatig met de pleitbezorgers wat wel werkt en wat niet werkt

Ontwerp een programma om hun inspanningen te waarderen en te onderkennen, zoals het verlenen van VIP-toegang tot relevante evenementen of evenementen met een gastspreker

Spreek met werknemers afzonderlijk over de rol van de pleitbezorgers en waar zij zich bevinden. Houd er wel rekening mee dat een pleitbezorger geen IT-functie heeft maar het bedrijf vertegenwoordigt

Tips en trucs

Maak het pleitbezorgersprogramma tot een onmisbaar onderdeel van uw adoptieplan. Onze ervaring is dat leren

van collega's de meest algemene en effectieve oplossing is. Bepaal wie binnen uw organisatie een natuurlijk leider

is of educatieve kwaliteiten heeft en vraag of zij de basis willen zijn voor uw community in ontwikkeling.

http://aka.ms/championsguide

Belanghebbenden: Een community van pleitbezorgers opzetten

Page 13: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

13

Inzicht verwerven in de diverse rollen en verantwoordelijkheden in uw organisatie en hoe deze bijdragen aan de lancering van Microsoft 365.

Begrijpen wat de grondslag voor het succes van de projectsponsor inhoudt

Een pleitbezorgersprogramma opzetten

Een projectteam opzetten en stimuleren om collega's te helpen productiever te werken met Microsoft 365

Checklist voor belanghebbenden

Checklist voor belanghebbenden

Page 14: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

14

Scenario'sHet identificeren en bepalen van scenario's in uw organisatie is een belangrijke stap op weg naar een soepele adoptie en een maximaal rendement op uw investering in Microsoft 365. In de scenario's wordt beschreven hoe uw medewerkers Microsoft 365 gaan gebruiken om zakelijke uitdagingen aan te gaan of gestelde doelen te bereiken.

Als u duidelijke scenario's met succescriteria hebt, kunt u gericht meten of de lancering doeltreffend verloopt en tastbare resultaten oplevert. Scenario's geven teams inzicht in de manier waarop Microsoft 365 hun dagelijks werk efficiënter maakt doordat duidelijk wordt in welke context de producten worden gebruikt en hoe en waarom iets wordt toegepast.

IN EEN OOGOPSLAG

• Hoe stel ik prioriteiten voor de scenario's?

• Hoe definieer ik succescriteria om tastbare resultaten te kunnen meten?

• Wat kan ik doen om de adoptie in mijn organisatie te volgen?

Page 15: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

15

Scenario's identificeren

Bij het vaststellen van de juiste scenario's kunt u niet om de mensen heen die de verandering in de organisatie gaan leiden en ondersteunen. U zou een paar workshops kunnen houden met de afdelingsmanagers, projectmanagers, IT- en andere belanghebbenden die willen meedenken over manieren om Microsoft 365 in uw organisatie in te zetten. Bij het afbakenen van uw scenario's neemt u de volgende vragen als uitgangspunt:

Waar liggen problemen op het gebied van samenwerking en communicatie binnen de organisatie?

Op welke gebieden wil uw organisatie graag verbeteringen doorvoeren?

Welke strategische initiatieven of lopende transformatieprojecten binnen de organisatie kan Microsoft 365 ondersteunen?

Welke communicatie- en samenwerkingsmethoden worden doorgaans door de mensen binnen uw organisatie beter ontvangen dan andere communicatie- en samenwerkingsmethoden?

Hoe ziet het proces van het opstellen, verspreiden en delen van informatie eruit?

Scenario's: Scenario's identificeren

Office 365 levert technologie voor betere internationale communicatie en samenwerking. We gebruiken videovergaderingen, presentaties en delen ons bureaublad met onze partners.

– Klaus Huelsewiesche, hoofd IT Systems voor R&D, Laundry and Home Care bij Henkel

Page 16: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

16

Scenario's zoeken in de productiviteitsbibliotheek

We hebben in onze productiviteitsbibliotheek tal van scenario's verzameld, waaruit

u kunt leren op welke manieren Microsoft 365 profijt oplevert voor uw organisatie.

http://aka.ms/productivitylibrary

Scenario's: Scenario's zoeken in de productiviteitsbibliotheek

Page 17: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

17

Om gebruikers op weg te helpen met Microsoft 365, hebben we zes kernscenario's gemaakt die grofweg overeenkomen met de taken die werknemers elke dag uitvoeren, zoals communiceren via e-mail en agenda's, bestanden opslaan en delen, virtuele vergaderingen houden en in real time samenwerken.

Het gaat om deze zes kernscenario's:

De zes kernscenario's

Werk met e-mail, alleen of in groepsverband

Met Microsoft Exchange Online als ruggengraat voor uw e-mail en agendabeheer kunt u optimaal samenwerken via dezelfde vertrouwde Outlook-omgeving. Exchange Online maakt uw werk sneller en doelmatiger, met steeds dezelfde prettige Outlook-beleving, ongeacht op welk apparaat u werkt.

Bied een werkplek met chatfunctie

Microsoft Teams brengt alle gegevens bij elkaar die teams nodig hebben om effectief samen te werken en hun beste prestaties te leveren. Deze mobiele werkplek op basis van chatfunctionaliteit biedt een veilige toegang tot zowel chatten, documenten, personen als tools.

Verbind uw organisatie onderling

Yammer laat mensen in de hele organisatie naadloos met elkaar communiceren en opent deuren naar informatie waarvan u het bestaan waarschijnlijk niet eens wist. Bespreek ideeën, deel updates en vraag collega's om antwoorden.

Gemakkelijk contact maken en samenwerken

Als u realtime in verbinding staat, loopt het werk vlotter. Of het nu gaat om een korte vraag of het op schema houden van projecten, Skype voor Bedrijven biedt een complete vergaderoplossing met één platform voor chatberichten, audio- en videogesprekken, vergaderingen en live delen.

Deel sites en content

SharePoint maakt delen en samenwerken via het intranet makkelijk. Bouw sites en portals die mensen aanspreken en direct in contact brengen met de juiste expertise, content, werkbare inzichten en collectieve kennis.

Scenario's: De zes kernscenario's

Maak samen effectieve content

Met Office kunt u vanaf vrijwel elke plek sneller werken. U kunt profiteren van de Office-integratie met OneDrive en SharePoint en Dropbox om documenten te openen, te delen en samen te bewerken.

Page 18: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

Als lid van...[Team]

Wil ik...[Beschrijving van wat ik wil doen]

Met behulp van[Specifieke toepassing van de technologie]

Ik weet dat ik hiermee

succes heb als...[Maatstaf voor succes

van de oplossing]

18

Als lid van Salesmanagement

Ik wil één versie van het voorstel hebben, die door iedereen

kan worden geopend en bewerkt, in plaats

van verschillende versies die via e-mail circuleren

in het team

Met behulp van een SharePoint-site één versie van een

verkoopvoorstel centraal opslaan en met mijn team delen en bewerken met de

functie voor cocreatie in Word en PowerPoint

Ik weet dat ik hiermee succes heb als

mijn verkoopteam eenvoudiger voorstellen kan maken en daardoor meer tijd overhoudt om

deals te sluiten

Maak uw eigen scenario's aan de hand van deze structuur:

Als lid van [TEAM]

Wil ik [BESCHRIJVING VAN WAT IK WIL DOEN]

Met behulp van [SPECIFIEKE TOEPASSING VAN DE TECHNOLOGIE]

Ik weet dat ik hiermee succes heb als [MAATSTAF VOOR SUCCES VAN DE OPLOSSING]

Wilt u weten hoe u moet beginnen?

Scenario's: Wilt u weten hoe u moet beginnen?

Page 19: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

Leer van de ervaring van anderen. Sluit u aan bij de community! Als lid van de Driving Adoption-community, een onderdeel van de Microsoft Technology-community, kunt

u met duizenden andere klanten van Microsoft praten en leren welke scenario's voor hen hebben gewerkt.

Wat heb ik eraan?

Productupdates

Contact met Engineering

Samenwerken met collega´s

Praat vandaag nog met collega's, sluit u aan bij de Driving Adoption-community

http://aka.ms/driveadoption

Relaties opbouwen

Aanvullende informatie voor gebruikers

Leer van de ervaring van anderen

19

De pagina van de Driving Adoption-community

Ruimte voor discussies en het delen van best practices

De laatste discussies

Lees waar de community het over heeft

Deelnemen aan Spaces

Discussies over specifieke onderwerpen uit de community

Aankondigingen van Driving Adoption

Zie de laatste aankondigingen

CommunityKijk wie er bij de

community is aangesloten

Scenario's: Leer van de ervaring van anderen. Sluit u aan bij de community!

Page 20: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

20

Prioriteiten stellen voor uw scenario'sMicrosoft 365 kan in alle onderdelen van uw onderneming positieve effecten hebben. Daarom is het van belang dat u de prioriteit van uw scenario's bepaalt, zodat u weet waarop u zich het eerst moet concentreren.

Als u nu de juiste scenario's met de juiste prioriteiten maakt, wordt het voor u tijdens de lancering makkelijker om uw communicatieplan over te brengen. Zorg dat u uw scenario's bij de hand hebt wanneer u uw communicatieplan opstelt.

Scenario's: Prioriteiten stellen voor uw scenario's

Page 21: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

Laag

Gemiddeld

Hoog

Impa

ct

Moeilijkheid

Laag Gemiddeld Hoog

Samenwerken met collega's op een werkplek met chatfunctie

Traditionele telefooncentrale vervangen door Cloud PBX

Betrokkenheid van medewerkers bevorderen via een sociaal netwerk

Verkooptraining houden voor personeel wereldwijd

Medewerkers vanaf elke plek slimmer laten werken met gehoste e-mail

Snelle onboarding van nieuwe medewerkers ondersteunen

Veilige eenmalige aanmelding implementeren met Azure Active Directory

Dataclassificatie en -beveiliging implementeren met Azure Information Protection

21

Prioriteiten stellen voor uw scenario's

Teken uw scenario's in het onderstaande diagram in op basis van de verwachte impact op de organisatie en de moeite die het zal kosten om het scenario in praktijk te brengen. Hierdoor begrijpt u welke scenario's het snelst maximaal effect hebben en welke projecten moeilijker zijn en dus meer voorbereiding vereisen.

Tips en trucs

Soms helpt het te bedenken wat het snelst maximale waarde oplevert voor uw mensen. Bepaalde dingen die u misschien

meteen wilt doen (zoals het migreren van e-mail), hebben wellicht niet direct zichtbaar resultaat. Daarom kunt u zich

misschien beter eerst richten op dingen die snel zichtbare winst opleveren (zoals toegang tot chatfuncties voor iedereen).

Scenario's: Prioriteiten stellen voor uw scenario's

Page 22: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

22

Succescriteria definiërenWanneer u uw ideale scenario's uitwerkt, is het belangrijk ook een formele set succescriteria op te stellen waarmee u de effecten van de uitrol van Microsoft 365 kunt meten. U dient te bepalen wat er moet worden gemeten en hoe u het verzamelen van zowel kwantitatieve als kwalitatieve gegevens gaat aanpakken. U definieert uw succescriteria aan de hand van de volgende stappen:

Bepaal welke KPI's (Key Performance Indicators) kunnen verbeteren als in uw organisatie bepaalde scenario's worden geïmplementeerd (zoals lagere kosten, meer klanttevredenheid, meer betrokkenheid onder werknemers of een snellere orderafhandeling)

Beoordeel waar u staat vóór de implementatie van Microsoft 365. Stel uw KPI-benchmarks vast en meet de huidige kennis over Microsoft 365 onder gebruikers

Kies criteria waarmee u de impact van Microsoft 365 op uw organisatie kunt aantonen aan de bedrijfsleiding

Scenario's: Succescriteria definiëren

Sjablonen voor enquêtes onder eindgebruikers

Gebruik de enquêtesjabloon om de tevredenheid en de voortgang te vergelijken met uw benchmark.

http://aka.ms/usersurveys

Tips en trucs

Gebruik de Handleiding voor het meten van succes om het effect van uw Microsoft 365-lancering te beoordelen en het succes ervan vast te leggen.

http://aka.ms/measuringsuccess

Page 23: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

23

SMART gebruiken als geheu-gensteuntje

Gebruik SMART als geheugensteuntje bij het stellen van doelen die werkelijk iets opleveren:

Duidelijk en ondubbelzinnig; beantwoordt de vragen Wat? Waarom? Wie? en Waar?

Specifiek:

Concreet; laat duidelijk vooruitgang zien.

Meetbaar:

Haalbaar; niet extreem.

Acceptabel:

Is relevant voor belanghebbenden.

Relevant:

Gekoppeld aan een specifieke doeldatum; beantwoordt de vraag Wanneer?

Tijdig:

Scenario's: SMART gebruiken als geheugensteuntje

Page 24: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

Succescriteria Methode/bron Cijfers Voorbeeld van doelstelling

Toegenomen adoptieMeer gebruik houdt verband met de gebruikersadoptie van de technologie

KwantitatiefOffice 365-gebruiksrapporten

Postvakgebruik SharePoint-gebruik Chatgesprekken en vergaderingen via Skype voor Bedrijven Minuten audio in Skype voor Bedrijven

Vergelijking van gebruiksrapporten van voor en na de uitrol zullen een toenemende adoptie van 10% per maand laten zien.

Effectiviteit van trainingenMeer gebruik houdt verband met de effectiviteit van trainingen

KwantitatiefOffice 365-gebruiksrapporten

KwalitatiefEnquêtes onder eindgebruikers Yammer-groepen en -feedback Online compliancetraining

Postvakgebruik SharePoint-gebruik Chatgesprekken en vergaderingen via Skype voor Bedrijven Minuten audio in Skype voor Bedrijven Tevredenheid van werknemers Percentage afgeronde trainingen

Vergelijking van gebruiksrapporten van voor en na de training zullen een toenemende adoptie per maand laten zien. De score voor de nettotevredenheid van werknemers is meer dan 130 op basis van de afrondende trainingsenquête 100% voltooiing online trainingen voor naleving bedrijfsbeveiliging

Lagere operationele kostenToegenomen adoptie houdt verband met een reductie van het gebruik van telefoonvergaderingen van derden, reistijden en de toewijzing van resources

KwantitatiefOffice 365 -gebruiksrapporten Finance/Accounting-rapporten Helpdesk-rapporten Rapporten van reis- en telefoonkosten Outputmetingen

Postvakgebruik SharePoint-gebruik Facturering en gebruik van audiovergaderingen Reis- en telefoonkosten Helpdesk-gesprekken

Het gebruik van telefoonvergaderingen van derden zal na de uitrol een afname van 10% per maand laten zien

Betere beveiligingVerbeterde adoptie houdt verband met een betere beveiliging en naleving.

KwalitatiefEnquêtes onder eindgebruikers Toegankelijkheid/herstel voor eindgebruikers

Tevredenheid van werknemers Helpdesk-gesprekken

Een vergelijking van tevredenheid onder gebruikers voor en na

Minder telefoontjes naar de helpdesk, minder tijdverlies door gegevensherstel

Hogere productiviteitVerbeterde adoptie houdt verband met snellere communicatie en besluitvorming en een kortere tijd om taken te voltooien.

KwalitatiefEnquêtes onder eindgebruikers Gebruik van gegevensrubricering

De tijd die nodig is om projecten te voltooien

Aantal gelabelde documents

De tijd voor het voltooien van klantorders moet na 6 maanden met 15% zijn afgenomen.

Verbeterde samenwerkingVerbeterde communicatie tussen verschillende teams en locaties

KwalitatiefEnquêtes onder eindgebruikers Yammer-groepen en -feedback

Tevredenheid van werknemers Bespaarde tijd

Teams die vanuit meerdere locaties werken, zullen binnen drie maanden na de uitrol van Skype voor Bedrijven meer verbondenheid met teamgenoten rapporteren

Verbeterde tevredenheid van werknemersFlexibele werkopties verbeteren de tevredenheid van werknemers dankzij meer betrokkenheid, minderstress en een beter evenwicht tussen werk en privé

KwalitatiefEnquêtes onder eindgebruikers Yammer-groepen en -feedback

Tevredenheid van werknemers De tevredenheid van werknemers verbetert binnen 6 maanden met 15%

24

Voorbeelden van succescriteria

Om u op gang te helpen met het opstellen van succescriteria, geven we hieronder een aantal voorbeelden:

Scenario's: Voorbeelden van succescriteria

Page 25: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

Clients die Skype voor Bedrijven gebruikenRapport 'Actieve gebruikers'

Office 365-groepsactiviteit Inhoudspakket voor adoptie van Office 365

https://aka.ms/o365adoptioncontentpack

25

Volg de adoptie van Office 365 in uw organisatie

In het Office 365-beheerportal vindt u rapporten over het huidige betrokkenheidsniveau van gebruikers voor de verschillende workloads.

Noteer de gebruikscijfers voordat u begint, zodat u later de effectiviteit van uw adoptieactiviteiten kunt meten.

Raadpleeg deze rapporten om uw succescriteria te toetsen en te bepalen op welke gebieden de adoptie kan worden verbeterd.

Scenario's: Volg de adoptie van Office 365 in uw organisatie

Page 26: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

26

Succesverhalen zijn bij het demonstreren van het nut van Microsoft 365 vaak net zo waardevol als kwantitatieve metingen. Laat tijdens de uitrol leden van uw projectteam en pleitbezorgers voorbeelden aandragen van samenwerking en teamwork tussen diverse functies. Vraag of ze deze voorbeelden willen delen via Yammer.

Wanneer u een verhaal over uw ervaring met Microsoft 365 deelt, moet uw verhaal de volgende elementen bevatten:

Verhalen over de waarde voor uw bedrijf kunnen eenvoudig intern worden gedeeld via een Microsoft 365-groep voor succesverhalen in uw Yammer-netwerk. U kunt succesverhalen ook extern delen met de uitgebreide Microsoft 365-community via de Driving Adoption-community.

http://aka.ms/driveadoption

Tips en trucs

Maak het leuk! Een wedstrijd houden en een positieve sfeer creëren rond Microsoft 365 is voor iedereen leuk en interessant.

Probeer een vervolg te bedenken.

Tijd. Het verhaal moet beginnen met een tijdsaanduiding, zodat de lezers weten wanneer het heeft plaatsgevonden.

Personages. Het verhaal moet namen bevatten, zodat de lezers weten wie erbij betrokken waren.

Gebeurtenissen. Het verhaal moet een weergave zijn van de gebeurtenissen die hebben plaatsgevonden.

Beelden. De lezer moet zich kunnen voorstellen wat er is gebeurd.

Successen delen

Scenario's: Successen delen

Page 27: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

27

Checklist voor scenario's

Scenario's bepalen waarin uw bedrijf Microsoft 365 ten volle kan benutten

De zes kernscenario's gebruiken als leidraad bij het bepalen van de scenario's voor uw bedrijf

De prioriteiten stellen voor uw scenario's en inzien welke onderdelen voorrang hebben

Succescriteria definiëren om de impact van de uitrol van Microsoft 365 te meten

Office 365-analyses gebruiken om de adoptie in uw organisatie te volgen

Uw team tijdens de uitrol aanmoedigen om succesverhalen te delen

Checklist voor scenario's

Page 28: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

28

BewustwordingEen goed geplande communicatie voor, tijdens en na afloop van de uitrol van Microsoft 365 is van groot belang. Zo houdt u uw organisatie scherp en betrokken.

Vraag aandacht via een combinatie van activiteiten in de vorm van e-mail, posters, wedstrijden en evenementen passend bij de cultuur van uw bedrijf. Door op deze manier bewustwording te creëren zal de steun in de organisatie groeien en een duurzame adoptie van Microsoft 365 mogelijk worden.

IN EEN OOGOPSLAG

• Waaruit moet mijn Microsoft 365-communicatieplan bestaan?

• Hoe passen mijn scenario's in mijn communicatieplan?

• Hoe kan ik een duurzame betrokkenheid en adoptie voor Microsoft 365 bevorderen?

Page 29: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

29

Gebruik een communicatiestrategie om bewustwording en enthousiasme te genereren. Voordat de service beschikbaar is, kunt u er al enthousiasme voor kweken onder uw mensen. En ook na de introductie kunt u hun belangstelling blijven wekken.

Denk bij het opstellen van berichten aan uw medewerkers, want zij moeten immers kunnen zien wat ze eraan hebben

Kies verschillende acties, zoals e-mails, posters en evenementen (misschien zelfs iets met cup cakes), en spreid ze over de tijdlijn van uw project

Plan evenementen waarop mensen het product kunnen uitproberen en vragen kunnen stellen

Stem uw voorlichtingsactiviteiten af op uw bedrijf en bedrijfscultuur

Als een leidinggevende een aankondiging van Microsoft 365 verstuurt, een introductiedag opent of de voordelen uiteenzet tijdens een praktijksessie, bent u goed op weg om het belang ervan te onderstrepen en iedereen mee te krijgen voor de nieuwe technologie

Een communicatie-plan maken

We hoeven niet te innoveren voor Office 365. Dat laten we over aan Microsoft. Wij hoeven alleen de technologie zo snel mogelijk in te voeren en ervoor te zorgen dat we het gebruiken om waarde te creëren voor onze klanten.

– Darren Russell, Digital, Transformation

Meer informatie:http://aka.ms/officeblogs/adoption

Directeur, Mott MacDonald

Bewustwording: Een communicatieplan maken

Page 30: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

30

Gebruik de kernscenario's als uitgangspunt voor het opzetten van uw communicatie- en trainingsstrategie.

Werk de kernscenario's uit tot scenario's waarmee u zakelijke problemen kunt oplossen

Bepaal welke scenario's bruikbaar zijn om de lancering van Microsoft 365 in uw bedrijf te promoten.

Gebruik de materialen bij de scenario's om activiteiten zoals e-mailaankondigingen en trainingen uit te voeren.

Neem de tijd om uw scenario's te beoordelen en te bepalen welke het meest geschikt zijn voor de lancering in uw organisatie. Scenario's zijn van belang om uw communicatieplan goed over te brengen.

Scenario's beoordelen

Bewustwording: Scenario's beoordelen

Page 31: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

http://aka.ms/FastTrackProductivityLibrary

Materialen zoeken op basis van scenario

31

Elk kernscenario op de website van FastTrack bevat sjablonen voor e-mail, posters en flyers plus video's en trainingsmateriaal. U kunt de sjablonen aanpassen aan uw eigen communicatieplan.

Bewustwording: Materialen zoeken op basis van scenario

Page 32: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

32

Elk scenario bevat aanpasbare e-mailsjablonen voor specifieke communicatietaken in de verschillende fasen van de lancering en adoptie van Microsoft 365. In elke e-mail staan directe koppelingen naar trainingen en materialen waarmee u gebruikers wegwijs maakt in de mogelijkheden van Microsoft 365. Deze koppelingen zijn specifiek voor elk scenario. De beschikbare e-mailsjablonen zijn:

E-mailsjablonen

De e-mails zijn beschikbaar als Word-documenten (.docx) en als Outlook-sjablonen. U kunt de gewenste sjablonen selecteren en ze naar eigen inzicht aan uw communicatiebehoeften aanpassen door de kopie van een sjabloon in lijn te brengen met de stijl van uw bedrijf, bijvoorbeeld door uw bedrijfslogo toe te voegen, en vervolgens uw boodschap te schrijven. Zorg ervoor dat u e-mailberichten vanaf een vooraf gedefinieerd gebruikersaccount (bijvoorbeeld van een ondersteunend directielid) naar een specifieke doelgroep verstuurt.

Tips en trucs

Verspreid het nieuws niet alleen per e-mail.

U kunt verwachtingen scheppen rondom de lancering van Microsoft 365 door afdrukbare posters,

flyers en teaservideo's in uw bedrijf te tonen in het kader van uw voorlichtingscampagne.

http://aka.ms/drivevalue

Type e-mail Fase Functie

'Aftellen' Vóór de lancering Gebruik dit bericht om werknemers enthousiast te maken en te informeren over de mogelijkheden van Microsoft 365. Eén e-mailbericht per scenario.

'Aankondiging' Lancering Gebruik dit bericht om de lancering te starten en nieuwe gebruikers te laten zien hoe zij aan de slag kunnen gaan met Microsoft 365. Eén e-mailbericht per scenario.

'Tips en trucs' Na de lancering Gebruik deze tips en trucs om gebruikers op nog meer mogelijkheden van Microsoft 365 te wijzen, zodat hun productiviteit kan toenemen. Drie e-mailberichten per scenario.

Bewustwording: E-mailsjablonen

Page 33: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

Introductiekit voor Windows 10 Business

https://aka.ms/win10businesskit

E-mails voor aftellen en aankondigen

http://aka.ms/productivitylibrary

Posters, brochures en drukwerk

http://aka.ms/productivitylibrary

Aanvullende materialen voor uw communicatieplan

E-mailserie met tips en trucs

http://aka.ms/productivitylibrary

33Bewustwording: Aanvullende materialen voor uw communicatieplan

Page 34: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

34

Lancerings- evene-menten Vraag u af welke doelen u met het gebruik van Microsoft

365 nastreeft. Hoe kan uw lanceringsevenement een bijdrage leveren aan deze doelen en deze specifieke bedrijfsactiviteiten?

Denk na over uw bedrijfscultuur. Wat voor activiteiten zullen uw leidinggevenden en werknemers aanspreken?

Denk na over uw tijd en mensen. Kunt u verschillende evenementgebonden activiteiten zodanig plannen dat ze aan uw behoeften voldoen en in uw schema passen?

Denk na over bestaande bedrijfsevenementen. Is er omstreeks de geplande uitrol van Microsoft 365 een bedrijfsevenement waarmee u de lancering kunt combineren?

Een lanceringsevenement kiezen

Informatiebronnen en tactieken voor een effectieve lanceringWe hebben hieronder een aantal informatiebronnen, ideeën en tactieken verzameld die u kunt gebruiken voor een effectieve lancering van Microsoft 365.

Office 365-T-shirts voor planningsteams en pleitbezorgers, te bestellen op https://www.co-store.com/iw (alleen voor klanten in de VS)

Banners, posters en folders die u in uw bedrijf kunt ophangen

Demonstratiecabines voor in de kantines/lobby om de verschillende tools en functies van Microsoft 365 te demonstreren en mensen praktische ervaring te laten opdoen

Online-evenementen met Skype Meeting Broadcast voor teamleden in verder gelegen vestigingen

Neem een lanceringsevenement op in uw communicatieplan om uw organisatie enthousiast te maken over Microsoft 365.

Bewustwording: Lanceringsevenementen

Page 35: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

35

Blijvend gebruik stimuleren

U kunt de adoptie van Microsoft 365 in de loop der tijd versterken met permanente voorlichting en trainingen.

Gebruik e-mails met tips en trucs om vaardigheden te versterken: https://productivitylibrary.fasttrack.microsoft.com

Maak een Yammer-groep om het gesprek over de best practices en nieuwe functies voort te zetten

Deel succesverhalen over werknemers die Microsoft 365 op innovatieve en productieve manieren gebruiken

Houd regelmatig evenementen, zoals informele bijeenkomsten of lunch- en leersessies, om de betrokkenheid onder eindgebruikers te verhogen.

Daag werknemers uit en organiseer wedstrijden om degenen die Microsoft 365 optimaal benutten om hun werk anders te doen, te kunnen onderscheiden

Tips en trucs

Het delen van succesverhalen van uw projectteam tijdens de uitrol is een goede manier om verdere betrokkenheid

aan te moedigen. Op pagina 26 leest u in de paragraaf Scenario's wat van belang is voor een goed succesverhaal.

Bewustwording: Blijvend gebruik stimuleren

Speel de teaservideo over Office 365 af tijdens uw lanceringsevenement of gedurende een langere periode in uw bedrijfskantine of bij liften.

http://aka.ms/teaservideo

Teaservideo over Office 365

Meer video's zijn te vinden op http://aka.ms/officevideo

Page 36: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

36

Een communicatieplan maken met een mix van e-mails, posters en evenementen om enthousiasme over de lancering op te wekken

Houd uw scenario's bij de hand wanneer u uw communicatieplannen opstelt

Beschikbare sjablonen en materialen aanpassen ter ondersteuning van de lancering

Neem in uw communicatieplannen activiteiten op voor na de lancering om een duurzame betrokkenheid te bevorderen

Checklist voor bewustwording

Checklist voor bewustwording

Page 37: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

37

TrainingTraining is essentieel als u wilt dat nieuwe gebruikers over de noodzakelijke kennis en informatie beschikken om het meeste uit Microsoft 365 te halen. Het ontwikkelen van een uitgebreid trainingsprogramma voorafgaand aan de lancering is een belangrijke voorwaarde voor succes.

Laat uw training niet alleen bestaan uit procedures voor het uitvoeren van taken. Laat de eindgebruikers het nut van de verandering zien en welke voordelen die voor hen heeft. Door eindgebruikers op deze manier te informeren zal een duurzame adoptie van Microsoft 365 mogelijk worden.

IN EEN OOGOPSLAG

• Aan welke organisatorische factoren moet ik denken bij het samenstellen van een trainingsprogramma?

• Welke belangrijke mijlpalen moet ik opnemen in mijn trainingsprogramma?

• Welke trainingsmaterialen zijn er beschikbaar voor de lancering van Microsoft 365?

Page 38: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

Training: Een trainingsplan maken 38

Een trai-ningsplan maken

Denk bij het samenstellen van een trainingsplan aan het volgende:

Het productiviteitssysteem dat u momenteel gebruikt Als u momenteel een productiviteitssysteem gebruikt, moet u misschien meer tijd in de trainingsfase steken omdat er ook een gedragsverandering nodig is.

De technische knowhow van werknemers U dient te weten hoe goed uw personeel technisch onderlegd is voordat u een trainingsprogramma gaat plannen. Als u dat weet, kunt u inschatten hoe snel ze nieuwe werkwijzen aanleren.

Andere initiatieven die in de onderneming worden ontplooid. Het is belangrijk dat u weet welke andere programma's er in uw onderneming worden gebruikt, zodat u kunt voorkomen dat medewerkers niet met informatie worden overvoerd en in de war raken wanneer u hen nieuwe werkwijzen aanleert.

De beste leermethode Vraag u af wat de beste methode is om specifieke trainingen te geven in uw organisatie, of het nu met kleine, behapbare modules, persoonlijke onderwijs of online zelfstudie met of zonder begeleiding is.

Houd rekening met de bedrijfscultuur Geen enkel bedrijf is hetzelfde, dus breng uw trainingsprogramma over op een manier die past bij de omgang in uw organisatie

Page 39: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

Training: Belangrijke mijlpalen voor uw trainingsprogramma 39

Cursuskalender voor opfrissessies

Afdelingssessies om te delen aan welke onderdelen mensen veel hebben

Drop-in clinics voor mensen met uitdagingen

Zorg ervoor dat uw helpdesk 'hoe moet ik?'-vragen kan beantwoorden.

De keuze voor het juiste trainingsprogramma is zeer belangrijk, omdat elk team en elke persoon in een ander tempo kennis opdoet over Microsoft 365. U kunt bijvoorbeeld de volgende mijlpalen opnemen in uw trainingsplan:

Helpdesk voorbereidenZorg dat uw helpdesk is uitgerust met alle benodigde informatie om uw training te ondersteunen.

Met deze handleiding kunt u uw helpdesk voorbereiden op het ondersteunen van eindgebruikers bij eventuele vragen of problemen met Office 365.

http://aka.ms/helpdeskready

Belangrijke mijlpalen voor uw trainingsprogramma

Page 40: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

Producttraining

Productgerichte training om uw mensen voor te bereiden op doelmatig werken met de services en apps.

Online beschikbaar

In de vorm van artikelen

http://aka.ms/o365producttraining

Makkelijk behapbaar

Gedetailleerd van opzet

Snelstartgidsen voor Windows 10Zoek handleidingen en tutorials die eindgebruikers op basis- en geavanceerd niveau kennis laten maken met de functies en mogelijkheden van Windows 10 in een zakelijke omgeving.

https://aka.ms/win10quickstartguides

Windows 10-procedures: 5 tips voor productiviteit

Pas de Windows 10-ervaring aan met behulp van apps, het startmenu en meer. Gebruik deze vijf tips om meer te doen met Windows 10.

https://aka.ms/windows10productivitytips

Productiviteitstraining

Op scenario's gebaseerde training om uw mensen in te werken voor maximale productiviteit met Microsoft 365.

Videotraining

Op basis van scenario's

http://aka.ms/productivitytraining

Ongecompliceerd

Gewone spreektaal

Training: Toegang tot trainingsmateriaal 40

Toegang tot trainingsmateriaal

Benut het gratis online trainingsmateriaal voor de lancering van Microsoft 365. U kunt ook trainingsmateriaal voor Microsoft 365 op uw interne trainingsite plaatsen.

Page 41: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

Een trainingsprogramma samenstellen met oog voor de organisatiecultuur, technische knowhow van werknemers, bestaande systemen en andere initiatieven

Een trainingsprogramma maken met belangrijke mijlpalen

Uw helpdesk voorbereiden op de beantwoording van vragen die eindgebruikers hebben voor, tijdens en na de lancering

Bekijken welke materialen er beschikbaar zijn om uw organisatie snel op weg te helpen

Checklist voor training

Checklist voor training 41

Page 42: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

42

Plannen, implementeren en beherenIn deze sectie begeleiden we u door de verdere planning van uw adoptieactiviteiten, het early adopters-programma, de uitvoering van het succesplan en de vervolgacties om een blijvend resultaat te bereiken. U ziet onder meer tijdlijnen voor de planning van activiteiten voor, tijdens en na de lancering van Microsoft 365.

Want zoals u weet is bij succesvolle implementaties meestal 80% van de inspanningen gericht op mensen en 20% op de technologie. Als u uw eindgebruikers steeds bij de les houdt, zal de uitrol vlotter verlopen.

IN EEN OOGOPSLAG

• Waarom moet ik activiteiten voor de adoptie inplannen?

• Wat is een early adopters-programma en hoe kan ik het mijne succesvol maken?

• Met welke vervolgacties voor Microsoft 365 kan ik het succes verder vergroten?

Page 43: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

Algemene aanpakPas in laatste instantie wordt aan de eindgebruiker gedacht. Bijvoorbeeld met een mailtje met een koppeling naar een training.

Ideale aanpakDe adoptie onder eindgebruikers is een parallelle, in de implementatie geïntegreerde werkstroom

Tijdlijn voor de uitrol Tijdlijn voor de uitrol

Reso

urce

s voo

r de

uitro

l

Reso

urce

s voo

r de

uitro

l

Planning en activiteiten voor gebruikers

AdoptietrajectPlanning en uitvoering technische implementatie

43

Uw adoptie-activiteiten plannen Wanneer u adoptieactiviteiten gaat plannen, hebt u behoefte aan een overzicht dat verder reikt dan de lancering zelf. Veel organisaties denken pas in laatste instantie aan de adoptie onder eindgebruikers, omdat ze ervan uitgaan dat nieuwe technologie gewoon gebruikt wordt als ze beschikbaar is. Gebruikersadoptie kan echter het fundament zijn waarop u voortbouwt. Mensen kunnen zich ook tegen verandering verzetten. Daarom dient deze stap tegelijk met de planning van de technische implementatie te worden gepland en gezet. Geen moment later!

Plannen, implementeren en beheren: Uw adoptieactiviteiten plannen

Page 44: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

44

Office 365-groepen gebruiken om uw project te plannen en samen te werken aan documenten over de implementatie van Microsoft 365

Microsoft Planner gebruiken voor het dagelijkse beheer van uw Microsoft 365-implementatieproject

Met Yammer een community van Microsoft 365-pleitbezorgers creëren, voorbereiden en ondersteunen

Met Skype voor Bedrijven online vergaderen met uw projectteam en de notulen vastleggen in Microsoft OneNote

De verschillende apps en services van Microsoft 365 kunnen tijdens de planning en uitvoering van de uitrol bijdragen aan succes. Nog een reden om er gebruik van te maken, is dat het team de service zo beter leert kennen en effectiever kan aanprijzen onder collega's. Voorbeelden zijn:

Ik ben bijzonder tevreden met de manier waarop de gehele organisatie zich achter deze globale transformatie heeft geschaard.

We hadden speciale teams voor de planning vooraf. Yammer bleek een perfect instrument voor verandering aan de basis; de teams vormden zich al doende en werkten zij aan zij met de implementatiegroepen in de verschillende landen. Overal kwam het gesprek op gang, en het bleek ook een uitstekend kanaal voor de ondersteuning aan eindgebruikers.

Tegen de tijd dat de implementatie van Office 365 een feit was, vroeg ik me af hoe we dat hadden kunnen doen zonder deze tool.

– Andy Tidd, CIO bij ABB

Microsoft 365 gebruiken voor het plannen en uitvoeren van de uitrol

Plannen, implementeren en beheren: Microsoft 365 gebruiken voor uitrol

Page 45: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

45

Vóór de lanceringNeem in de vijf weken vóór de lancering tijd om de gehele organisatie achter de uitrol van Microsoft 365 te krijgen door een communicatieplan te ontwikkelen, trainingen voor te bereiden en een early adopters-programma uit te voeren. De onderstaande tijdlijn leidt u door de weken voorafgaand aan de lancering. In de volgende sectie leest u stapsgewijs hoe u een early adopters-programma uitvoert.

Tijdlijn Werkstroom Beschrijving

Week 1Communicaties Een communicatieplan en een strategie voor een evenement uitwerken. Materiaal voorbereiden.

Training Plan een trainingsprogramma voor de eindgebruikers.

Week 2

Communicaties Stuur een 'aftel-e-mail' om uw doelgroep te laten weten wat eraan zit te komen, om verwachtingen te wekken en om de interesse aan te wakkeren en de focus te leggen bij de vraag 'Wat heb ik eraan?

Early adopters-programma Start uw early adopters-programma door deelnemers uit te nodigen en te trainen, en door een Yammer-groep voor hen op te zetten. Meer informatie vindt u in de handleiding voor het early adopters-programma: https://aka.ms/earlyadoptionprogramguide

Houd een verkennende enquête kort voordat gebruikers die gaan deelnemen aan het pilotproject geactiveerde accounts en apparaten ontvangen, om een beeld te krijgen van hun kennis over Microsoft 365.

Ondersteuning Bereid de helpdesk voor op het ondersteunen van eindgebruikers en zorg ervoor dat zij de Handleiding met probleemoplossingen voor de helpdesk (http://aka.ms/helpdeskready) kennen.

Week 3

Communicaties Zorg dat Microsoft 365 in al uw vestigingen visueel onder de aandacht wordt gebracht met posters, flyers en teaservideo's.

Training Zet een interne teamsite op voor het opslaan van trainingsmateriaal, zoals introductiehandleidingen en tips & trucs. U kunt gebruikers ook doorverwijzen naar het openbare trainingscentrum van Microsoft. Zie het Office 365 Learning Center op http://aka.ms/O365learning (Engelstalig)

Early adopters-programma Contact opnemen met deelnemers voor het early adopters-programma.

Stuur halverwege uw pilotproject een enquête rond om gegevens in te zamelen over hun ervaringen met Microsoft 365 en gebruik de resultaten om voorafgaand aan een algemene uitrol eventuele aanpassingen aan te brengen.

Week 4-5

Communicaties Werk samen met de afdeling voor interne communicatie om aankondigingen te doen op uw bedrijfsportal, IT-portal en andere interne sites.

Stuur vlak voordat gebruikers geactiveerde accounts en apparaten ontvangen de enquêtes rond zoals u dat bij elke pilotgroep zou doen. Lanceringsevenement voorbereiden voor meer betrokkenheid.

Early adopters-programma Gebruik onmiddellijk na het pilotproject een afrondende enquête om te bepalen of u nog verdere aanpassingen moet aanbrengen in uw algemene trainings- en voorbereidingsmateriaal.

Plannen, implementeren en beheren: Vóór de lancering

VÓÓR DE LANCERING LANCERING NA DE LANCERING

Page 46: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

46

Early adopters-programma in gang zetten

Een geslaagde lancering van Microsoft 365 begint met een early adopters-programma, waarmee u de eerste feedback verzamelt en enthousiasme genereert. Vervolgens rolt u het programma uit in de gehele organisatie.

Het verdient aanbeveling tijdens de technische onboarding van Microsoft 365 alvast na te denken over een early adopters-programma onder belangrijke operationele gebruikers en IT'ers die later eindgebruikers gaan ondersteunen. Met dit programma kunt u feedback in de vorm van gebruikerservaringen en succesverhalen verzamelen, die van pas komen bij de lancering van Microsoft 365 in de gehele organisatie.

De gebruikers die aan het early adopters-programma deelnemen, kunnen bovendien pleitbezorgers worden en de bedrijfsbrede lancering ondersteunen. Het programma biedt de mogelijkheid proef te draaien met een kleine groep vertrouwelingen, die flexibeler is indien er iets misloopt.

Tips en trucs

Over het algemeen kunt u bij de selectie van deelnemers aan uw early adopters-programma het best mensen kiezen

die willen dat het project slaagt.

De deelnemers worden belangrijke pleitbezorgers die opgedane ervaringen met collega's delen tijdens de rollout.

Gebruik het early adopters-programma om serieuze problemen op te lossen; laat het niet bij snuffelen aan de technologie.

Laat deelnemers aan het programma Microsoft 365 gebruiken voor scenario's met een hoge prioriteit. Kijk of u iets aan

de scenario's moet veranderen om de resultaten te bereiken die u voor uw organisatie als belangrijk hebt aangemerkt bij

de invoering van Microsoft 365.

Plannen, implementeren en beheren: Early adopters-programma in gang zetten

Page 47: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

47

Gebruikers uit verschillende bedrijfsonderdelen en afdelingen, bij voorkeur mensen die aan hetzelfde project of bedrijfsproces werken

Natuurlijke leiders en potentiële pleitbezorgers die de bedrijfsbrede lancering verder kunnen promoten

Gebruikers die vaak worstelen met technologie. Het is belangrijk dat u hun behoeften kent en hier tijdens de lancering een antwoord op geeft

Leden van IT- of helpdeskteams die gebruikers bij de introductie ondersteunen

Laat de CEO en de hoogste leidinggevenden buiten beschouwing. Het kan verleidelijk zijn de CEO erbij te betrekken, maar als u dat tijdens het early adopters-programma niet doet, kunt u eventuele plooien gladstrijken voordat ze aan het licht komen tijdens de uitrol

De juiste belanghebbenden opnemen in het early adopters-programma

Een goede samenstelling van de pilotgroep van het early adopters-programma is belangrijk zodat u een representatief beeld krijgt voor de feitelijke lancering. Gebruik deze lijst kunt om te bepalen wie u het beste in deze groep kunt opnemen:

Plannen, implementeren en beheren: De juiste belanghebbenden opnemen in het EAP

Tips en trucs

Zie de paragraaf Belanghebbenden op pagina

10 voor de vereiste kwaliteiten van een pleitbezorger.

Page 48: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

48

Geef deelnemers aan het early adopters-programma training over de geselecteerde scenario's, met inbegrip van de kernscenario's. Materiaal voor de communicatie over de beschikbare scenario's en trainingsmaterialen is te vinden op FastTrack: http://aka.ms/productivitylibrary

Start uw Microsoft-365-pleitbezorgersprogramma. Informeer de beoogde pleitbezorgers over het programma, nodig hen uit voor deelname en bereid hen voor op hun rol

Vraag in realtime feedback van deelnemers aan het early adopters-programma en stel uw adoptieplan eventueel bij. Zet een Yammer-groep op voor deelnemers aan het programma, zodat iedereen die meedoet kan zien dat er feedback is gegeven en zich daardoor laat aanmoedigen om ook zijn of haar mening te geven

Wees tijdens kantooruren bereikbaar op Skype voor Bedrijven en Yammer om feedback te ontvangen, vragen te beantwoorden en tips te geven

Neem proactief contact op met deelnemers aan het programma voor feedback Ga even langs bij hun bureau, stuur een chatbericht of bel. En bedenk: als niemand feedback geeft, benut u het potentieel van uw programma maar ten dele

Raadpleeg de handleiding voor het early adopters-programmaDe handleiding voor het early adopters-programma bevat nog meer tips en trucs voor een geslaagd early adopters-programma.

https://aka.ms/earlyadoptionprogramguide

Vergeet de deelnemers niet te bedanken en om feedback te vragen via de standaard-bedankmail.

https://aka.ms/eapthankyouemail

Plannen, implementeren en beheren: Belangrijke acties voor een succesvol EAP

Belangrijke acties voor een succesvol early adopters-programma

Page 49: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

49

LanceringDe implementatie van Microsoft 365 in uw gehele organisatie is een belangrijk moment. U voert eindelijk uw plannen uit en ziet of uw inspanningen het gewenste resultaat hebben.

Tijdlijn Werkstroom Beschrijving

Week 6

Communicaties Voer uw lanceringsevenement voor Microsoft 365 uit om enthousiasme te kweken onder eindgebruikers. Verstuur een 'aankondigings-e-mail' om gebruikers te vertellen waarover ze kunnen beschikken, hoe ze aan de slag kunnen en waar ze hulp en informatiebronnen kunnen vinden

Training Houd trainingssessies voor eindgebruikers

Plannen, implementeren en beheren: Lancering

VÓÓR DE LANCERING LANCERING NA DE LANCERING

Page 50: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

50

Na de lanceringNu u Microsoft 365 met succes hebt geïntroduceerd in uw organisatie, is het belangrijk dat u met gebruikers in contact blijft over hun ervaringen met Microsoft 365. Laat regelmatig iets van u horen, bijvoorbeeld met tips & trucs of zo nodig met aanvullende trainingen. In deze sectie wordt uitgelegd hoe u de adoptie in uw organisatie verder kunt bevorderen en op de hoogte blijft van service-updates en nieuwe functies.

Tijdlijn Werkstroom Beschrijving

Week 8-12

Communicaties Deel regelmatig tips met eindgebruikers door de e-mailsjablonen voor 'tips & trucs' te gebruiken en zo de vaart erin te houden en het gebruik van Microsoft 365 te verbreden.

Na de uitrol in de hele organisatie gebruikt u een afrondende enquête om de ervaringen van gebruikers te peilen.

Training Laat indien van toepassing eindgebruikers steeds weer trainingen volgen

Plannen, implementeren en beheren: Na de lancering

VÓÓR DE LANCERING LANCERING NA DE LANCERING

Page 51: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

51

Een succesplan maken

Een succesplan is essentieel voor de uitrol, omdat het een roadmap bevat voor het realiseren van uw doelen met Microsoft 365.

Hoe maakt u een succesplan

Plannen, implementeren en beheren: Een succesplan maken

01. Meld u met de organisatie-id voor Microsoft 365 aan bij de FastTrack-site

https://fasttrack.microsoft.com

04. Selecteer de scenario's van het succesplan en klik op Opslaan en doorgaan

02. Klik op 'Een nieuw plan starten'

03. Klik op 'Voltooien' om de wizard te voltooien

05. Voer de tijdlijndetails van elk scenario in en klik op Opslaan en doorgaan

06. Voer de belanghebbenden in bij de contactpersonen en klik op Opslaan en voltooien

Page 52: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

Het tempo van veranderingen bijhouden zonder de bedrijfsvoering te onderbreken, was voor ons zeer belangrijk. Onze samenwerking met het FastTrack-team was perfect. Ze hielpen ons met verschillende onboarding-uitdaging en met strategische aspecten van het opzetten van bedrijfsprocessen en verandermanagement.– Omar Bhatti, leidinggevende bij CSC

52

U komt er via FastTrackFastTrack is een team van honderden technici dat zich inzet om IT-professionals en partners wereldwijd te voorzien van een geslaagde Microsoft 365-ervaring.

Klanten die in aanmerking komen voor Microsoft FastTrack, krijgen persoonlijke hulp op afstand bij verschillende onboarding-activiteiten. Onze FastTrack-technici helpen u met het plannen van uw Microsoft 365-project en het inventariseren van uw IT-omgeving, en bieden begeleiding bij probleemoplossing, de migratie van data naar Office 365* en hulp bij adoptie door gebruikers.

Meteen aan de slag

http://fasttrack.microsoft.com

U komt er via FastTrack

* Migratieservices zijn beschikbaar voor klanten met minimaal 500 in aanmerking komende licenties.

Plannen, implementeren en beheren: U komt er via FastTrack

Page 53: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

53

Toezien op blijvend succes

Het stimuleren van adoptie is een continu proces dat niet stopt na het moment van de lancering of nadat de impact ervan is gemeten. Houd de veranderende behoeften van gebruikers en uw organisatie in de gaten en zoek voortdurend naar nieuwe manieren om nog meer waarde te genereren met Microsoft 365.

Gebruik de inzichten uit uw evaluatieproces voor het geven van extra trainingen aan uw gebruikers over best practices en veelbelovende oplossingen van Microsoft 365.

Plan voor meer afdelingen binnen uw organisatie sessies over aanvullende bedrijfsscenario's en het ontwikkelen van oplossingen. Geef naderhand per afdeling trainingen waarin u uitlegt op welke manier Microsoft 365 elk bedrijfsonderdeel succesvoller kan maken

In de productiviteitsbibliotheek vindt u nieuwe scenario's om nog meer te doen met Microsoft 365

http://aka.ms/productivitylibrary

Spoor gebruikers en pleitbezorgers aan om ideeën te ontwikkelen voor het verbeteren van bedrijfsprocessen met Microsoft 365. Deel de ideeën met anderen via betrokkenheidsevenementen, community-activiteiten en een Yammer-groep. Gebruik deze ideeën om aanvullende oplossingen te genereren en aanvullende trainingen te geven.

Voor ons is het belangrijk dat ze het echt leuk vinden om met deze tool te werken. En daarvoor moet je niet alleen naar je werknemers luisteren, maar ook laten zien dat je daadwerkelijk iets met hun feedback doet.

– Jeff Schuman, Nationwide

Plannen, implementeren en beheren: Toezien op blijvend succes

Page 54: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

54

Verandering voorbereiden en in goede banen leiden

https://aka.ms/managingchangeO365

Omgaan met verandering in Office 365

Uw bedrijf en de cloud zijn voortdurend in beweging. Mensen zijn altijd op zoek naar nieuwe kansen om doelmatiger te werken, en dankzij de aanhoudende stroom van nieuwe functies in de cloud is dat ook mogelijk.

U doet er goed aan de algemene roadmap en de blogs in de gaten te houden voor nieuwe servicefuncties en updates waarmee u uw voordeel kunt doen.

Plannen, implementeren en beheren: Verandering voorbereiden en in goede banen leiden

Page 55: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

http://aka.ms/win10roadmap

Filter functies op app, service of platform om te ontdekken aan welke functies en updates u het meest hebt.

55

Algemene roadmap

Plannen, implementeren en beheren: Algemene roadmap

Functies worden gegroepeerd op ontwikkelingsfase zodat u direct ziet wanneer er updates komen, wat er momenteel wordt uitgerold en wat er al beschikbaar is voor uw klanten.

https://roadmap.office.com

Houd de roadmap van Windows 10 en van Office 365 in de gaten voor service-updates zodat uw organisatie Microsoft 365 ook in de toekomst ten volle kan blijven benutten.

Windows 10-roadmap

Office 365-roadmap

Page 56: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

http://aka.ms/win10blog

56

Blogs

Blog Windows for your Business

Plannen, implementeren en beheren: Blogs

http://blogs.office.com

Office-blogs

Krijg als insider toegang tot extra bronnenMeld u aan voor het Windows Insider-programma of Windows IT Pro Insider en krijg als een van de eersten toegang tot nieuwe builds en de mogelijkheid om feedback te geven over de nieuwste functies en voorzieningen.

http://aka.ms/windowsinsider

http://aka.ms/windowsitproinsider

Volg het blog Windows for your Business en de Office-blogs om op de hoogte te blijven van nieuwe service-updates en -functies waarmee uw organisatie nog efficiënter kan werken.

Page 57: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

57

Uw updates beheren

In het Office 365-beheercentrum kunt u zich aanmelden voor een 'early release', zodat uw organisatie alle updates direct ontvangt. U kunt ook instellen dat alleen bepaalde personen de updates ontvangen of het standaard-releaseschema volgen, zodat u de updates iets later ontvangt. Meer informatie over de mogelijkheden:

http://aka.ms/releaseoptions

Plannen, implementeren en beheren: Uw Office 365-updates beheren

Windows 10 biedt een nieuw model waarmee organisaties continu functies en mogelijkheden van Windows kunnen implementeren en upgraden. Bij dit nieuwe model, Windows as a Service (WaaS) genaamd, moet u een omslag in het denken over het implementeren en upgraden van Windows maken.

Ter ondersteuning van de verschillende noodzakelijkheden en gebruiksscenario's binnen uw organisatie kunt u uit diverse Windows-servicebranches kiezen:

Office 365-updates:

Windows 10-updates:

Current Branch (CB) is bedoeld voor early adopters, IT-teams en andere grotere pilotgroepen. Deze branche wordt gebruikt om de verdere compatibiliteit van toepassingen en uitgebrachte functies te waarborgen.

Current Branch for Business (CBB) is bedoeld voor het merendeel van de mensen in een organisatie. Deze branche maakt een gefaseerde implementatie van nieuwe functies over een langere periode mogelijk.

Long-Term Servicing Branch (LTSB) is bedoeld voor kritieke of gespecialiseede apparatuur. Er worden geen nieuwe functies ontvangen, maar alleen beveiligings- en andere updates over een langere periode.

Met het Windows Insider-programma kunt u code voorafgaand aan de productie testen en implementeren, en al vroegtijdig inzicht krijgen in de werking van toekomstige Windows-updates.

https://insider.windows.com/en-us/

Page 58: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

Werkstroom Week 1 Week 2 Week 3 Week 4 Week 5 Week 6(geplande ntroductie) Week 7 Week 8 Week 9 Week 10 Week 11 Week 12

Primaire belanghebbenden identificeren en een team vormen

Een verantwoordelijke voor succes en een projectmanager kiezen en uitnodigen

Ondersteunende directieleden kiezen en uitnodigen, en overige rollen vervullen

Scenario's bepalen en prioriteiten stellen

Scenario's bepalen en uitwerken

Prioriteiten stellen voor scenario's

Succescriteria definiëren

Succescriteria/KPI´s definiëren en KPI-benchmarks formuleren

Succesplan maken

Leg allereerst uw projectgegevens vast in een succesplan op http://fasttrack.microsoft.com

Uw succesplan afronden

Een pleitbezorgerspro-gramma opzetten

Nieuwe pleitbezorgers zoeken en uitnodigen

Een Yammer-groep opzetten om pleitbezorgers te ondersteunen

Pleitbezorgers trainen en over activiteiten brainstormen

Vaste taken voor pleitbezorgers vaststellen

Introductieactiviteiten voor pleitbezorgers afronden

Pleitbezorgers om feedback en succesverhalen vragen voor de introductie

Pleitbezorgers om feedback vragen en het programma zo nodig herhalen

Early adopters-programma

Deelnemers aan programma uitnodigen. Een Yammer-groep opzetten om de communicatie en het verzamelen van feedback te vereenvoudigen

Een verkennende enquête verzenden naar de deelnemers. Deelnemers een geactiveerd account geven als officiële start van het early adopters-programma.

Contact opnemen met deelnemers voor informele feedback

Een afsluitende enquête verzenden en eventuele inzichten daaruit gebruiken om de introductie aan te passen.

Voorlichting en communicatie

Een communicatie-plan en een strategie voor een betrok-kenheidsevenement uitwerken. Communi-catiematerialen ontwikkelen op basis van de beschikbare sjablonen

Een aftel-e-mail verzenden aan werknemers

Zorgen dat Microsoft 365 in al uw vestigingen visueel onder de aandacht wordt gebracht

De geplande lan-cering van Microsoft 365 aankondigen op het intranet van uw onderneming. Lan-ceringsevenement voorbereiden voor meer betrokkenheid.

Een Yammer-groep opzetten waarin eindgebruikers hun succesverhalen over Office 365 kunnen delen. Een verkennende enquête verzenden naar eindgebruikers

Een aankondigings-e-mail versturen om gebruikers te vertellen waarover ze kunnen beschikken. Een lanceringsevenement houden voor meer betrokkenheid.

E-mail met tips en trucs verzenden aan eindgebruikers

E-mail met tips en trucs verzenden aan eindgebruikers. Een enquête na de introductie verzenden.

E-mail met tips en trucs verzenden aan eindgebruikers

Training

Een trainingsprogramma voor eindgebruikers opzetten

Een interne site voor trainingsmateriaal maken

Eindgebruikers trainen Eindgebruikers trainen

Doorlopende trainingen opzetten

OndersteuningHelpdesk voorbereiden op het ondersteunen van eindgebruikers

Betrokkenheid en adoptie bevorderen bij gebruikers

Wedstrijden organiseren en houden om de betrokkenheid van bij gebruikers hoog te houden Interne trainingssite bijwerken en onderhoudenSuccessen delenAf en toe aanvullende betrokkenheidsevenementen houden

Verandering voorbereiden en in goede banen leiden

De algemene roadmap en blogs volgen

Toekomstige nieuwe releases aankondigen en eindgebruikers inwerken

Succes meten, delen en herhalen

Gegevens verzamelen over succescriteria/KPI's voor rapportage over Microsoft 365 Succesverhalen optekenen en delenNieuwe scenario's implementeren

58

Uitrol-tijdlijn voor Microsoft 365

Page 59: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

Werkstroom Week 1 Week 2 Week 3 Week 4 Week 5 Week 6 (geplande introductie) Week 7 Week 8 Week 9 Week 10 Week 11 Week 12

Pleitbezorgers om feedback vragen en het programma zo nodig herhalen

Een aankondigings-e-mail versturen om gebruikers te vertellen waarover ze kunnen beschikken. Een lanceringsevenement houden voor meer betrokkenheid

E-mail met tips en trucs verzenden aan eindgebruikers

E-mail met tips en trucs verzenden aan eindgebruikers. Een enquête na de lancering verzenden

E-mail met tips en trucs verzenden aan eindgebruikers

Eindgebruikers trainen

Doorlopende trainingen opzetten

Wedstrijden organiseren en houden om de betrokkenheid van bij gebruikers hoog te houden

Interne trainingssite bijwerken en onderhouden

Successen delen

Af en toe aanvullende betrokkenheidsevenementen houden

De algemene roadmap en blogs volgen

Toekomstige nieuwe releases aankondigen en eindgebruikers inwerken

Gegevens verzamelen over succescriteria/KPI's voor rapportage over Microsoft 365

Succesverhalen optekenen en delen

Nieuwe scenario's implementeren

59Om op gang te komen met de planning voor de uitrol van Microsoft 365, kunt u uitgaan van de volgende tijdlijn. U kunt dit voorbeeld aanpassen aan uw eigen situatie.

Page 60: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

Lees hoe Henkel het succes met Office 365 plande

60

Toen de directie van Henkel inzag dat hun oude IT-systemen achterhaald waren, besloten ze de sprong naar de cloud te wagen. In deze video ziet u hoe Henkel de lancering van Office 365 succesvol wist te plannen.

http://aka.ms/adoptionexcellence

Henkel: Adoption Excellence

Succesverhaal van een klant

Plannen, implementeren en beheren: Succesverhaal van een klant

Page 61: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

61

FastTrack helpt u snel op weg bij de lancering van Microsoft 365

Maak een succesplan dat uw doelstellingen voor Microsoft 365 helpt te bereiken

Zet een early adopters-programma op dat u bruikbaar inzicht geeft voor de lancering

Gebruik de checklist met activiteiten voor, tijdens en na de lancering om de uitrol op schema te houden

Houd de algemene roadmap en blogs van Microsoft in de gaten om verdere veranderingen voor te bereiden en in goede banen te leiden

Checklist voor plannen, implementeren en beheren

Checklist voor plannen, implementeren en beheren

Page 62: Microsoft 365 Adoptiehandleiding voor eindgebruikers€¦ · 365 is een complete, intelligente en veilige oplossing waarin Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security

http://fasttrack.microsoft.com

Ga naar fasttrack.microsoft.com

http://aka.ms/win10blog

http://blogs.office.com

https://blogs.technet.microsoft.com/enterprisemobility

Volg het laatste nieuws

http://aka.ms/driveadoption

https://techcommunity.microsoft.com

Meld u aan bij de Tech Community

© 2017 Microsoft Corporation. Alle rechten voorbehouden. Dit document wordt 'in de huidige staat' verstrekt. Informatie en meningen die in dit document worden weergegeven, inclusief URL's en andere verwijzingen naar websites, kunnen zonder kennisgeving worden gewijzigd. Het risico van het gebruik berust geheel bij u.

Dit document verleent u geen wettelijk recht op enig intellectueel eigendom in welk Microsoft-product dan ook. U mag dit document kopiëren en gebruiken voor interne naslagdoelen. U mag dit document aanpassen voor interne naslagdoelen.