whitepaper

Cost Controlless is more

Cost Control

Quick-wins voor meer rendementSoms is de weg van de minste weerstand dé manier om het rendement in uw organisatie te vergroten. In iedere grote organisatie zijn namelijk kosten verstopt die zonder pijn kunnen worden aangepakt. We hebben het over persoonsgebonden middelen. Cost Control brengt ze aan het licht. No cure, no pay.

Softwarelicenties, desktops, laptops, pda’s, telefonie, toegangspassen en leaseauto’s. Persoons-gebonden middelen zijn er in alle soorten en maten. Ze hebben één ding gemeen: ze kosten geld, zelfs wanneer de eigenaar ervan allang uit dienst is, of een andere functie heeft gekregen. Cost Control van Migration Match biedt een doeltreffende methode om deze kosten te inventariseren, te adresseren tot op medewerkerniveau en tot de essentie terug te brengen.

Anders dan bij een traditionele kostenoptimalisatie gaat Migration Match pijnloos te werk. Niet door in te grijpen en processen om te gooien, niet door te snijden in het personeelsbestand, maar door intelligent te kijken naar welke middelen nog nodig zijn en daarin te optimaliseren. Dat betekent: grondig inventariseren en met dit inzicht aan de slag gaan om ongebruikte persoonsgebonden middelen te verwijderen of te laten hergebruiken.

Ongehinderd en kostenneutraalBij Migration Match werken we volgens het motto ‘tijdens de verbouwing gaat de verkoop ongehinderd door’. Dat geldt voor onze migratieprojecten, dat geldt ook voor Cost Control-trajecten. Bestaande systemen en bestanden blijven onaangeroerd, en al onze activiteiten vinden plaats buiten de primaire processen om. Uw organisatie hoeft niets te merken van onze inspanningen. Ook kunnen we zodanig te werk gaan, dat onze inzet kostenneutraal wordt uitgevoerd. Bijvoorbeeld op basis van no cure, no pay.

Directe resultaatverbeteringCost Control heeft al meer dan 8 jaar ervaring voor grote opdrachtgevers, zoals KPN,Universiteit Wageningen, Stichting LSV/Kadaster, Randstad HR Solutions, KLM, VolkerWessels en BV Elspec (Onderdeel TKH Group). Gemiddeld konden we daarbij een directe resultaatverbetering laten zien van 8 tot 15%.

Cost Control

Quick-win: softwarelicenties Medewerkers gebruiken software. Daarvoor koopt u licenties aan. Maar als medewerkers uit dienst gaan, blijven deze licenties ongebruikt achter. Terwijl voor iedere nieuwe medewerker - vanuit routine - weer licenties worden aangeschaft. Onze inventarisatie kan aan het licht brengen dat er voor talloze licenties wordt betaald zonder dat ze worden gebruikt. We bieden ook een oplossing: een recyclepro-gramma voor ongebruikte licenties.

Pijnloos toewerken naar een gezonde kostenstructuur

1 Pragmatisch inventariserenMigration Match Cost Control gaat pragmatisch en grondig te werk. Allereerst willen we exact weten welke persoonsgebonden middelen zijn aangeschaft. Daartoe voeren we een analyse uit van alle ontvangen facturen. Tegelijkertijd matchen we de kosten met de medewerkers in uw organisatie: we houden de facturen naast het organigram en inventariseren, wie welke persoonsgebonden middelen in gebruik heeft. Onze interactieve rapportage verschaft u inzicht in het besparingspotentieel: er komen middelen aan het licht die niet tot medewerkers zijn te herleiden. Of we ontdekken dat sommige medewerkers geen recht hebben op het gebruik van bepaalde middelen, bijvoorbeeld vanwege nieuwe werkzaamheden. Deze eerste stap biedt vooral inzicht. Daarmee kunt u een gefundeerd besluit nemen over de vervolgaanpak.

2 Beheerst besparen Veel bedrijven die wij adviseren, kiezen na onze inventarisatie voor een eenmalige kostenoptimali-satie. In dat geval dalen we met onze rapportage af naar de laagste echelons in uw organisatie: het niveau van budgetverantwoordelijken. Het is aan hen om te bepalen welke kosten ook daadwerkelijk

KLM, KPN, VolkerWessels: directe resultaatverbetering van 8% tot 15%

Cost Control

stopgezet kunnen worden. Deze verwerking gebeurt geheel online. U maakt gebruik van ons systeem ‘CC Optimizer’, waarmee budgetverantwoordelijken gestructureerd en stapsgewijs de kosten per medewerker kunnen beoordelen en met één muisklik vervolgacties kunnen ondernemen.

3 Online optimaliseren De optimalisatiefase sluiten we af met een review waarin het succes wordt geëvalueerd. Daaruit komen voorstellen om ook voor de toekomst de kosten te blijven optimaliseren. Dat kan meteen, met de implementatie van Cost Control Online: een ‘portaal’, waarmee uw organisatie voortaan structureel grip houdt op de kosten van persoonsgebonden middelen. Ook biedt het portaal de mogelijkheid om in het orderproces het cleanorderpercentage naar bijna 100% te laten stijgen. Dit bereiken we door de juiste informatie en productafhankelijkheden in het aanvraagproces te hanteren. Dit systeem is zo ontworpen dat het uw bestaande financiële informatiesystemen verrijkt, en tegelijkertijd ongemoeid laat.

4 Geïntegreerd verbeteren Nog verdere optimalisatie is mogelijk wanneer Cost Control Online wordt geïntegreerd in de processen van inkoop en factuurbeheer. Daarbij wordt niet alleen een koppeling gelegd tussen proces en systeem, ook het stroomlijnen van de processen is hierin een belangrijke stap. Bijvoorbeeld door de overzichten van Cost Control Online in te vlechten in de bestaande financiële systemen, krijgt uw organisatie altijd een zuiver inzicht in de kosten van persoonsgebonden middelen. In hetzelfde systeem kan daarna de status van elke vervolgactie van begin tot eind worden gevolgd. Het systeem aggregeert een dashboard op organisatieniveau, waarmee de voortgang en het succes van de optimalisatie kan worden gevolgd. Cost Control biedt een geïntegreerde aanpak, die de organisatie lean en mean houdt.

Ontdek het verborgen rendement in uw organisatie

Cost Control

CC Optimizer: geen omkijken naar

Budgetverantwoordelijken (managers, teamleiders) ontvangen een elektronisch rapport waarin medewerkers en hun persoonsgebonden middelen worden weergegeven. Het is aan hen om per medewerker te beoordelen of er moet worden ingegrepen. Dat werkt interactief: in het rapport kan bij elk item worden aangeklikt of er actie moet worden ondernomen. De rapportage geeft ook uit zichzelf signalen af die de gebruiker attenderen op mogelijke besparingen. Dat kan een opdracht zijn om de kostenpost te verwijderen, aan een andere afdeling toe te kennen, of om te zetten naar een nieuwe situatie.

Méér dan ICT alleenCost Control is ontwikkeld vanuit de behoefte om persoonsgebonden hard- en software eenvoudig te kunnen beheren. Een beproefde methodiek , die in de praktijk ook uitstekend te werken voor andere persoonsgebonden middelen. Bijvoorbeeld voor telefonie, toegangspassen, bedrijfs- en leaseauto’s en meetinstrumenten.

Ervaren rendementsverbeteraars Cost Control van Migration Match is een beproefde methode om te sturen op de kosten van persoons-gebonden middelen. In de afgelopen acht jaar hebben wij grote organisaties geholpen op de volgende terreinen:

Door toepassing van Cost Control kon een klant 30% besparen bij een sourcingspartij. Ondanks de •omzetdaling was de sourcingspartij blij met de verandering. Er werd minder vanuit routine besteld en meer vanuit maatwerk. Bij de resourcer steeg het gevoel een nuttige bijdrage te leveren in de klant-leverancier relatie.

Een klant had bij een potentieel outsourcingstraject onvoldoende grip op de omvang ervan. Onze •inventarisatie gold als nulmeting en gaf een zuiver inzicht bij de start van het traject: het gevoel dat je eindelijk weet waar je over praat.

Cost Control

Ondersteunen van insourcingspartij, door op voorhand een basis meting vast te stellen. •

Een helder systeem voor het beheer van persoonsgebonden middelen gaf de HR bij een van onze •klanten een instrument om in-, door- en uitstroom te verbeteren. Medewerkers weten waar ze aan toe zijn bij nieuwe stappen in hun loopbaan.

Aan de vooravond van een grote werkplekmigratie werd eerst CC Optimizer ingezet. Dit leverde •niet alleen een kleiner aantal te migreren middelen op, het genereerde dankzij de kostenbesparing ook de funding voor de migratieslag. Een kostenneutrale tweetrapsraket: eerst persoonsgebonden middelen aanpakken, daarna migreren naar een beter georganiseerde ICT-huishouding.

Door het optimaliseren van persoonsgebonden middelen bij een klant werden de kosten van •instandhouding en beheer navenant gereduceerd. SLA’s zijn immers gebaseerd op aantallen onderhoudseenheden en service calls.

Vrijblijvend kennismaken: no cure, no payNieuwsgierig naar verborgen kosten? We gaan niet over één nacht ijs en werken van grof naar fijn. Onze eerste kennismaking zal dan ook puur in het teken staan van onze aanpak en de mogelijkheden van Cost Control voor uw organisatie. Graag geven we u in een kennismakingsgesprek op hoofdlijnen inzicht in wat we kunnen betekenen. Maak een vrijblijvende afspraak met Migration Match info@migrationmatch.nl, 071-5601270.

”Ondernemingen die systematisch de levenscyclus van IT-assets managen, reduceren de kosten per

asset tot wel 30% tijdens het eerste jaar. Gedurende de volgende 5 jaren realiseren zij jaarlijks tussen

de 5% en 10% aan besparingen.” (bron: Gartner)

Migration Match: aandacht, slagkrachtOrde op zaken in ICT. Een belangrijke voorwaarde om goed te kunnen werken. Toch is de praktijk weerbarstig. Vooral in grote organisaties valt de ICT-huishouding vaak ten prooi aan verrommeling. De situatie wordt onoverzichtelijk, de kosten van het beheer onnodig hoog en de business voelt zich meer en meer beperkt in zijn productiviteit.

Migration Match zet een punt achter de verrommeling. Door met aandacht voor de business te inventariseren, te ontdubbelen, beheerst te migreren wordt een nieuwe, zuivere ICT-situatie overgedragen aan de beheersorganisatie.

We voeren de regie over het traject, betrekken de klantorganisatie bij elke fase, en delen het geheel op in beheersbare, hapklare brokken. Zo brengen we de complexiteit terug naar de menselijke maat. Een beproefde methode, die zorgt voor een uiterst efficiënte doorstroming. Het resultaat: directe besparingen, een overzichtelijk ICT-landschap, lagere beheerskosten en tevreden medewerkers.

Rouboslaan 34Postbus 2062250 AE Voorschoten

T 071 - 560 1270F 071 - 560 1280

www.migrationmatch.nlinfo@migrationmatch.nl