Verslag studiedag Door de bomen terug het bos Bibliotheek Tweebronnen Leuven – 26/10/2010

Werksessie 2 Ken je partners en doe er iets mee.

Moderator Hugo Verdurmen

Over het belang van partners zoeken om competenties te delen, samen te werken met volwassenenonderwijs en met verschillende gemeentediensten . Als voorzet lichten collega’s van HaBoBIB, Hamme, Rupelbib, Zwevegem, Balen, Roeselare enkele aandachtspunten toe die in hun analyse en aanpak essentieel blijken.

HaBoBIBLiesbet Vandeheyning,educatief medewerkerCBE Leuven/Hageland

Vanaf 2011 wonen en werken de bibliotheek van Haacht/Boortmeerbeek en het Centrum voor Basiseducatie geïntegreerd samen. Het gemeenschappelijk open leercentrum staat centraal in de toekomstige samenwerking.

1. Het belang je partner te kennenDe samenwerking tussen Open School Haacht en de HaBoBIB is organisch gegroeid. Er waren al jarenlang contacten tussen de twee organisaties.

Open School maakt al lang gebruik van de uitleendiensten en bibliotheekruimte

De twee organisaties huizen samen in één van de vestigingsplaatsen

Rondleidingen met de cursisten worden jaarlijks georganiseerd

Open School zetelt in de raad van advies van de bibliotheek

Open School biedt ICT cursussen aan in de bibliotheekHet is belangrijk om te weten dat je dezelfde visie hebt, dat je neus in dezelfde richting wijst.

2. Degelijke voorbereidingZelfs als de eerste voorwaarde vervuld is, blijft een zeer degelijke, intensieve voorbereiding nodig. Het is niet evident dat twee verschillende organisaties met eigen doelstellingen, visie, bedrijfscultuur, personeel met andere competenties, financiële middelen met daarin prioriteiten … gaan samenwerken.Op voorhand is het nodig om bij al deze elementen stil te staan en de eventuele knelpunten in te schatten en te bespreken. Wij hebben dat gedaan tijdens verschillende visieworkshops onder deskundige begeleiding.

3. Knelpunten bespreekbaar makenIn dit proces zijn we begeleid door LOCUS en Stef Steyaert. Het proces vroeg een serieuze tijdsinvestering, maar leidde wel tot een aantal knelpunten naar de toekomst toe.

Hoe omgaan met het verschil in tijdsinvestering en middelen?

Hoe bewaak je dat de samenwerking voor beide

1

organisaties een meerwaarde biedt? Hoe betrek je de andere collega’s in het project dat

vooral door een kerngroep wordt opgevolgd? Welke ‘andere partners heb je nodig voor de

vooropgestelde doelen? Hoe communiceer je de samenwerking naar de

bevolking? Opvolging bouw, infrastructuur, gemeenschappelijke

ruimten Hoe regel je de samenwerking op juridisch vlak?

4. Competenties op elkaar afstemmenHet project kan slechts zijn doel bereiken als alle collega’s erachter staan, als het door het ganse team van beide organisaties gedragen wordt.Veranderingen brengen onzekerheden mee. Het is belangrijk om de nodige competenties in kaart te brengen, een analyse te maken van de reeds aanwezige competenties en te werken aan de competenties die we nog niet beheersenVoorbeeldEen bibliotheekwerker moet aan informatiebemiddeling doen. Hiervoor moet hij o.a. vragen kunnen triëren. Wil de bibliotheekgebruiker een onmiddellijk antwoord? Wil hij de volgende keer zelf de weg vinden naar het antwoord via boek of internet? Heeft hij eerder een vraag naar het volgen van een cursus? Om dit adequaat te doen, moet de bibliotheekmedewerker opgeleid worden. Aan de andere kant zijn de educatieve medewerkers van Open School niet opgeleid om een ruimere doelgroep te bedienen. Als er in een openleercentrum ook mensen terecht kunnen met een hoger opleidingsniveau, zullen de vragen ook complexer zijn. De afbakening ” tot hoever je wil gaan” in de begeleiding moet uitgeklaard worden.

5. Coördinatie van het randgebeurenIdealiter blijft de samenwerking niet beperkt tot de samenwerking tussen de HaBoBIB en Open School. De nieuwe bib moet een bruisend centrum worden waar mensen naast de klassieke uitleen terecht kunnen met heel wat vragen, kunnen werken in een OCR (Open Computerruimte) met of zonder begeleiding, kunnen doorverwezen worden naar cursussen in het zelfde gebouw (bij Open School) of elders. Ook andere partners moeten op termijn aangesproken worden. We denken aan de gemeente, seniorenorganisaties, vormingsinstellingen, centra voor volwassenenonderwijs... Ook zij kunnen een taak vervullen in dit geheel. Voor de coördinatie hiervan moeten er middelen en tijd vrijgemaakt worden.

Bib HammeLutgard Van den Bogaert,

Leerpunt in de bib

2

bibliothecaris In Hamme stelt de bib haar infrastructuur ter beschikking voor cursussen van het Centrum voor basiseducatie. Geïnteresseerden kunnen in de bib terecht voor info over alle Leerpuntcursussen. Een aparte ruimte in de bib werd hiervoor omgevormd tot Leerpuntloket, waar in alle rust cursussen overlopen kunnen worden en persoonsgegevens van kandidaten genoteerd. Tijdens de cursussen wordt regelmatig gewerkt met documentatiemateriaal uit de bibliotheekcollectie, zodat de cursisten nieuwsgierig worden naar wat een bib te bieden heeft.

Aandachtspunten

1. Doelpubliek vinden.2. Mensen haken gemakkelijk af.3. Tijd vrijmaken voor een cursus is niet gemakkelijk voor

werkende mensen.4. Communicatie tussen basiseducatie en andere instellingen.5. Geschikte infrastructuur en technische middelen.

Rupelbib(Niel-Rumst-Boom-Hemiksem/Schelle)Pascal Spur,Bibliotheek Niel

Samenwerking Rupelbibliotheken met Vormingplus en CBE

1. Zin en nut van samenwerking ‘Rupelbib’1. Spontaan tot stand gekomen informeel onder collega’s;

dan in officieel samenwerkingsverband gegoten2. Meerwaarde voor alle 4 bibliotheken3. Vergroot draagvlak voor kleine bibliotheken4. Gemeenschappelijke noden in de Rupelbib- gemeenten5. Directe link naar beleid: Rupelcomité,

vertegenwoordiging van de schepenen van cultuur van de Rupelbib- gemeenten

2. Vrijwilligerswerking (Computerestafette)1. Laagdrempeligheid van het project2. Burgerparticipatie3. Vrijwilligers vormen sleutelrol in het succes van het

project

3. Opleiding en begeleiding1. Voor de vrijwilligers worden niet aan hun lot

overgelaten, goed draagvlak creëren2. Ontwikkelen cursusmateriaal3. Ondersteuning door Vormingplus voor vrijwilligers en

bibliotheken

4. Bovenlokale ondersteuning1. Rol van LOCUS om partners te helpen zoeken2. Openen van deuren op hoger (beleids)niveau

contactpersonen die men anders niet/moeilijk bereikt: wie spreek je aan, welke partners hebben complementaire competenties in huis

5. Evenwichtige taakverdeling : win-win situatie

3

1. Rond de tafel zitten en elkaars werking leren kennen2. Bekijken wie voor welke meerwaarde kan zorgen binnen

het project3. Rol en taakverdeling van iedere partner omschrijven

(bib – Vormingplus – Basiseducatie)4. Iedere partner vindt zich terug in de taakverdeling.

Samenwerking CBE/RupelbibKatrien Heylen,stafmedewerker CBE- Open school Mechelen

De samenwerking heeft geleerd dat het cruciaal is rekening te houden met elkaars functioneren en elkaars agenda.

1/ een werk van investeren : vooraf, tijdens en na

interne investering stafmedewerker(s)

interne investering vanuit de lesgever

iedere partner moet beseffen dat dit een grote tijdsinvestering

vraagt

het is goed om dan een voortrekker als LOCUS te hebben

2/ de grootsheid van de vraag inschatten

hoeveel uren worden er gevraagd – welke spreiding – welke

tijdsspanne vooraleer er uitgevoerd moet worden

wie is er bij betrokken – in welk groter geheel kadert de vraag

iedere partner heeft een eigen timing en agenda, de vraag moet

dus tijdig gesteld worden

vaak discrepantie tussen de uren die de partner vraagt en de

uren die CBE relevant vindt

3/ hoe meer zielen hoe meer vreugd ?

de partners hun eigenheid kennen, hun doelstelling kennen om

tot een consistent aanbod te komen. Dit ook durven vragen aan

de partners die samen rond de tafel zitten

ervaring van alle partners aan tafel is vereist

4/ de weg van de financiering kennen

welke mogelijkheden zijn er om aanbod te laten financieren

waar kan je daarvoor terecht ?

5/ de cursist is het uitgangspunt

BICIna Van den Broeck,coördinator BIC

Het bibliotheekfiliaal van Mariekerke kreeg vorig jaar een nieuwe bestemming als Buurtinformatiecentrum (BIC). Deze heroriëntering ging samen met de beslissing van het gemeentebestuur van Bornem om het gemeentehuis in Mariekerke te sluiten, maar tegelijkertijd ook het tanende bibliotheekfiliaal een nieuwe invulling te geven. Met een lokaal informatie- en ontmoetingscentrum wil het bestuur de gemeentelijke

4

dienstverlening bundelen en het sociaal weefsel in de deelgemeente te versterken. Een testcase voor andere deelgemeenten van Bornem.

Het Buurtinformatiecentrum wil een plek zijn waar de bewoners van Mariekerke elkaar kunnen ontmoeten bij een kop koffie of één of andere activiteit. Ze kunnen er terecht voor administratieve vragen en sociale zaken. Kranten en tijdschriften lezen of boeken lenen. Of een cursus volgen om mee te zijn met nieuwe digitale media. Op woensdagnamiddag wordt het internetcafé, the place to be voor de Mariekerkse jeugd.

Aandachtspunten

1. sleutelfiguren2. digitaal 3. vrijwilligers4. vuilzakken5. eieren

bbus ZwevegemIne D’Haene,coordinator bus

De bbus van Zwevegem is een voorbeeld van ‘geïntegreerde dienstverlening’. De bus brengt zowel de bibliotheek als de gemeentelijke dienstverlening naar de inwoners van de Zwevegemse deelgemeenten. Ze heeft een zelfuitleensysteem aan boord en een online verbinding met de gemeentediensten, zodat de inwoners er naast bibliotheekmaterialen ook documenten, tickets, grabbelpassen, vuilniszakken kunnen afhalen. De bbus rijdt sinds april 2010 met halteplaatsen op dorpspleinen, aan scholen en rust –en verzorgingstehuizen www.zwevegem.be/over-zwevegem/Bibus Leerpunten en aanbevelingen:

1. Naar mensen toe (flexibiliteit in locatie & moment)Gemeente & bib aanwezig in alle dorpskernen, bij alle scholen & instellingenVast rittenschema – fysieke toegankelijkheiddoelgroepgericht aanbod (afspraken met scholen & instellingen)

2. 1 aanspreekpunt (gemeente- OCMW – bib- cultuur- jeugd- milieu …) bus = minimaal 1 stap verderkom je beloftes na! Start klein en groei!

3. Ontmoeting & spontaan persoonlijk contact

4. Mogelijke valkuil = techniek (online verbinding / voertuig pannes)

5. Multifunctioneel personeel, met verankering in de “thuis”diensten

Balen 1 + 1 = 3. In Balen werden bibliotheek en gemeenschapscentrum samen

5

Igor Geubbelmans,cultuurbeleidscoördinator

het Vrijetijdscentrum De Kruierie, dat zich wil profileren als hét informatiecentrum zijn in Balen. De gemeenschappelijke balie is het kloppend hart van het vrijetijdscentrum. Aan de balie wordt de eerstelijnsinfo gegeven, de back office kan ingeroepen worden voor meer gedetailleerde informatie. Leerpunten en aanbevelingen

1. Geduld & bewust van blijvende inspanning (= aandachtspunt)a. Voortdurend opvolgen is noodzakelijkb. Het up-to-date houden van de achterliggende database

is niet eenvoudigc. Controle (steekproeven) + bijsturen waar nodigd. Voortdurend herinneren aan afspraken, … + mensen

blijven warm houden voor het informatiepunt

2. Het warm water is (meestal) al uitgevondena. Vlaamse infolijnb. Systeem wordt verder uitgedacht en ontwikkeld op

Vlaams niveau: dieper uitgewerkt + letten op “compatibel zijn” (geen dingen doen waar je achteraf spijt van krijgt en die mogelijk meer werk opleveren dan nodig zou zijn)

c. Indien nodig: temporiseren van project

3. Voldoende tijd nemena. Iedereen moet op zelfde golflengte gerakenb. Vormingen organiserenc. Testfasesd. ICT ontwikkelingen (nieuwe site, nieuwe systemen, …)

4. Werken met een projectbeheerdera. Iemand moet het overzicht bewarenb. Iemand moet ervoor zorgen dat de neuzen van de

verschillende partners in dezelfde richting staanc. Iemand moet de diensten bij elkaar roepen indien nodigd. Iemand moet ‘op de vingers kunnen tikken’ = mandaat!

5. Engagement van iedereen & interne communicatiea. Niet enkel van alle baliemedewerkers, maar ook van

ICT, informatie, schepencollege, back-office, …b. Iedereen moet zich bewust zijn van belang van goede en

juiste werking en hieraan continu willen meewerken voor verbetering

c. Wijzigingen consequent doorvoeren in systeemd. Voortdurend intern communiceren (bv. bij problemen,

aanpassingen, …)e. Hete patat niet doorschuiven naar andere balie

Bib en KenniscentrumRoeselare

Met de bouw van een nieuwe bib zal de focus nog meer liggen op een nauwe samenwerking met het onderwijs. Roeselare bouwt de netwerken

6

Gino Dehullu, directeur

en de projecten vanuit de bibliotheek uit op basis van de 5 kernwaarden uit de strategische beleidsnota van de stad: kwaliteit, openheid, engagement en enthousiasme, respect en samenwerking. Dit verwachten wij dan ook van de partners.

1. kwaliteit: als stad/bib staan wij voor een kwalitatieve aanpak en een kwalitatief product. Ook de dienstverlening moet kwalitatief uitgebouwd zijn. Dit houdt ook in dat medewerkers de nodige opleiding moeten krijgen.

2. openheid: alle betrokken partners uit het project/netwerk werken met de nodige openheid ten aanzien van elkaar. Dit betekent dat iedere partner ‘de kaarten op tafel gooit’ en de achterpoortjes gesloten houdt

3. engagement en enthousiasme: wie deel uitmaakt van het netwerk/project doet dit met het nodige engagement en enthousiasme en dit voor de volle 100%

4. respect: alle partners hebben respect voor elkaars eigenheid en werkwijzen. Het is belangrijk elkaars gevoeligheden te kennen en te respecteren.

5. samenwerking: het project/netwerk wordt samen gerealiseerd en uitgedragen met een gedeelde verantwoordelijkheid

De beginletters vormen het woord koers (dat de stad ook gebruikt om de beleidsplanning te communiceren).

Discussie Bij samenwerkingsverbanden botst je vaak op de grenzen van ‘territoria’. Het is zaak om op het kruispunt van verschillende samenwerkingsverbanden gemeenschappelijke projecten te zoeken en te realiseren.

Projecten of samenwerken is al te vaak een surplus, gebeurt wat in de marge van de reguliere werking. Kunnen we ons deze houding wel blijven permitteren in de huidige context van besparingen? Is samenwerken dan niet noodzakelijk?

De bibliotheek van Oostende werkt nauw samen met verschillende partners: VormingPlus, Basiseducatie, Open School, LINC, …. Dit resulteert in een duidelijke wisselwerking: iedere partner bereikt op die manier mensen die hij normaal niet zou bereiken.

Vaak wordt er voor de eigen brokken gevochten door organisaties die dezelfde ideeën hebben, terwijl we nog meer als partners zouden moeten handelen.

Vraag: Wie doet wat in een samenwerkingsverband? Hoe groot is de flexibiliteit in de taakafspraken?

BIC (Mariekerke): flexibiliteit is eigenlijk onbeperkt. Er werd een draaiboek opgesteld en een opsomming van een aantal veelvoorkomende vragen. Per permanentie is een persoon aanwezig die steeds probeert het begin van een antwoord te geven en doorverwijst naar een ‘specialist’.

Roeselare: is van plan om bibpunten samen te voegen met de dienst bevolking. De bib is uiteindelijk geen verzameling boeken

7

Besluit

meer, maar een basisvoorziening waar mensen terecht kunnen met hun vragen, de bib als een hybride informatiepunt.

Vraag: In een wereld van informatievoorzieningen zou de bib een voortrekker moeten zijn. Wat is nodig om deze omslag mogelijk te maken?

Bibliotheekfunctie koppelen aan de maatschappelijke doelstellingen van de gemeente. Je wagonnetje koppelen aan de projecten van partners.

Prioriteiten leggen, keuzes maken. Buiten de bibliotheekmuren treden. Medewerkers zijn een kritische succesfactor om een omslag

mogelijk te maken. Zij moeten betrokken worden bij het verhaal en de nodige vaardigheden kunnen ontwikkelen.

1. Denk goed na over de doelstellingen en wat je wil bereiken als je zaken opzet met andere partners.

2. Kies doelbewust je partners.3. Ga flexibel om met agenda’s.4. Duid iemand aan die verantwoordelijk is voor het project.5. Als je als bib een voortrekkersrol wil spelen moet je hier ook

expertise verwerven en je werking opentrekken naar partners. Een breed denkkader kan al een stap vooruit betekenen.

6. De medewerkers beschikken (nog) niet over de nodige deskundigheid.

7. Als je een rol als informatiebemiddelaar wil spelen, hang dan je karretje aan een bestaande trein en kies ook hier doelbewust (hang niet aan alles je karretje.

8