december 2017 Lokaal28

Werken uitbesteden gaat goed, opvolging kan beterLokale besturen zijn over het algemeen goed georganiseerd om de risico’s bij het uitbesteden van werken te beheersen, zo blijkt uit het globale rapport ‘Aankoop en opvolging van werken’ van Audit Vlaanderen. De opvolging van de uitvoering kan echter beter: bij negentien van de twintig bezochte besturen werden hierover belangrijke verbeterpunten geformuleerd.

tekSt yOke van hOve, gunter schryvers en eddy guilliaMs beeld daniel geeraerts

De uitbesteding van openbare wer-ken zoals de bouw of renovatie van verkeersinfrastructuur of gebou-

wen kost lokale besturen veel geld. Toch verloopt dit niet altijd zoals het hoort. Zo hanteren de geauditeerde besturen zel-den een degelijke werkwijze om werken op te volgen. Hierdoor zijn dossiers dik-wijls onvolledig of niet transparant ge-noeg waardoor het onduidelijk is of de principes van de wetgeving overheids-

opdrachten (mededinging en gelijke be-han deling) gerespecteerd worden. An-derzijds kan dit ook de continuïteit in het gedrang brengen, omdat het voor andere medewerkers moeilijk is dossiers over te nemen.De dossieropbouw en -behandeling is in grote mate afhankelijk van de dossier-beheerders zelf. Omdat ze vaak onvol-doende kunnen terugvallen op algemene richtlijnen of minimale vereisten, moe-

ten ze zelf uitmaken hoe ze ondersteu-nende instrumenten zoals de software inzetten, de werkzaamheden op het ter-rein opvolgen, de opvolging documente-ren en hoe ze optreden als de uitvoering niet volgens plan verloopt.

Voor de goede verstandhoudingInstrumenten zoals de software bieden enig houvast, maar volstaan dikwijls niet, omdat ze onvoldoende doordacht

bestuurskracht openbare werken

Risico’s gerelateerd aan het uitbestedingsproces van werken

worden veel beter beheerst in besturen waar er richtlijnen bestaan over de

manier waarop de opvolging van de werken moet gebeuren.

december 2017 Lokaal 29

gebruikt worden. Daarnaast is er zelden periodiek overleg binnen en tussen dien-sten om bijvoorbeeld de uniformiteit te bewaken of om kennis en praktijkerva-ringen te delen met het oog op een cor-rect procesverloop.Lokale besturen treden op verschillende manieren op wanneer werken niet uitge-voerd worden zoals afgesproken. Om een goede verstandhouding met de aanne-mer en de ontwerper te behouden probe-ren ze in eerste instantie informeel bij te sturen. Wanneer dat niet helpt, verschilt de werkwijze van bestuur tot bestuur, dikwijls niet met het verhoopte resultaat. Sommige besturen treden zelfs niet for-meel op als er diverse bemerkingen in werfverslagen terugkomen of als er dui-delijk tekortkomingen van de leverancier of de ontwerper vastgesteld zijn. Hier-door riskeert de organisatie zelf voor bij-komende kosten op te moeten draaien. Als de samenwerking in een latere fase verslechtert, beperkt dit bovendien de mogelijkheid om slechte leveranciers te weren bij toekomstige procedures.Dossiers kennen zelden een gestructu-

reerde opbouw. Documenten zitten ver-spreid bij verschillende medewerkers of diensten. Ze zitten ook vaak op verschil-lende dragers: fysiek of digitaal, in soft-

ware, op een gedeelde schijf, op persoon-lijke schijven en in dito mailboxen. Het is bovendien niet altijd duidelijk welke de definitieve, goedgekeurde versie is van

OK OKZEG

“ “

voor een accurate en effi ciënte bedeling

Uw ongeadresseerd drukwerk accuraat, betaalbaar én ecologisch vriendelijk bedeeld? Met of zonder opmaak en drukken? Dat kan voortaan ook voor uw gemeente!

Persoonlijke service dragen wij hoog in het vaandel. Neem vrijblijvend contact met ons op, u merkt dadelijk het verschil.

Uw partner voor kwaliteitsvolle bedelingen!

Turnhoutsebaan 185 bus 1B-2970 Schilde0800 64 400 info@vlaamsepost.bewww.vlaamsepost.be

Goede praktijken

Tijdens een audit stellen auditoren regelmatig goede werkmethoden vast die andere gemeenten kunnen inspireren. Zij krijgen het label goede praktijken wanneer Audit Vlaanderen ze geëvalueerd en goedgekeurd heeft. Op voorwaarde dat de gemeente akkoord gaat, stelt Audit Vlaanderen deze goede praktijken online ter beschikking op https://www.bestuurszaken.be/goede‑praktijken‑leidraad‑organisatiebeheersing.Een voorbeeld hiervan is het eenvoudige Excelbestand om de financiële planning en uitvoering van uitbestede werken zoals erelonen en vorderingsstaten op te volgen. Dit overzicht gebruikt een bestuur om de uitgaven van individuele (grote) projecten op te volgen. Met het boekhoudsysteem is het immers zonder doorgedreven analyti‑sche toewijzing van gerelateerde kosten – vaak ook in de loop der jaren – niet moge‑lijk eenvoudig een overzicht te maken van de uitgaven (en openstaande facturen) per individueel werk. Om zeker te zijn dat de cijfers kloppen, zit de administratief medewerker elk kwartaal samen met de boekhouder om de cijfers uit de tabellen met die in de boekhouding te vergelijken. Een ander bestuur houdt een overzicht bij waarin voor elke vorderingsstaat de datum van de ontvangst, de goedkeuring en de verwerking staat. Dit is een controlemiddel voor het bijhouden van de verificatietermijn van dertig dagen, waarna de aannemer de factuur kan opmaken en de betalingstermijn van dertig dagen begint te lopen.

december 2017 Lokaal30

bijvoorbeeld het bestek. Tot slot wordt de (uitgevoerde) opvolging vaak niet genoeg gedocumenteerd.

Risico’s gerelateerd aan het uitbeste-dingsproces van werken worden veel beter beheerst in besturen waar er richt-lijnen bestaan over de inzet van de ondersteunende software en de manier waarop de opvolging van de werken moet gebeuren. Ook in besturen waar de diensten onderling en intern struc-

tureel communiceren en waar iedereen in de organisatie weet waar het op staat, is dat het geval.

Aanvullende of meerwerken Zelfs als voor aanvullende of meerwer-ken decretaal en/of volgens de eigen interne richtlijnen een visum vereist is, wordt dit zelden gevraagd. Hierdoor bestaat het risico dat dergelijke aanko-pen gebeuren zonder de nodige finan-

ciële middelen of zonder een wetmatig-heidscontrole.Voor onderhandelingsprocedures mag een meerwerk maximaal de helft van het oorspronkelijke bedrag kosten, terwijl de grens bij openbare procedures op maxi-maal vijftien procent ligt. Bij meerdere besturen werd het maximumbedrag van meerwerken overschreden als gevolg van een fundamentele, voorzienbare wijzi-ging aan de oorspronkelijke opdracht zoals de aanleg van een parkeerterrein

ter hoogte van een heraangelegde straat, dat niet voorzien was in de oorspronke-lijke opdracht. Hiervoor moeten bestu-ren een nieuwe procedure opstarten. Soms is hierbij een verkorte procedure mogelijk. Vaak krijgt de aannemer van het oorspronkelijke werk evenwel dit aanvullende werk zonder enige markt-raadpleging, toegewezen. Meerwerken worden niet altijd goedge-keurd door het bevoegde orgaan. Lokale

besturen leggen zelf vast wanneer het college of de raad bevoegd is voor de goedkeuring van meerwerken. Maar in de praktijk passen ze deze richtlijnen zelf niet toe. Meermaals bleek het meer-werk wel goedgekeurd door het college – al dan niet ex-post –, maar ontbrak de goedkeuring door de gemeenteraad.Het rapport formuleert uiteraard nog andere vaststellingen. Zo worden kleine werken via aanvaarde factuur niet altijd correct uitbesteed en zijn de verantwoor-delijkheden binnen het uitbestedings-proces onduidelijk. Welke risico’s dit inhoudt staat in het rapport ‘Aankoop en opvolging van werken’ op www.audit-vlaanderen.be. ■

Yoke Van Hove is auditor, Gunter Schryvers

is manager-auditor en Eddy Guilliams is

administrateur-generaal bij Audit Vlaanderen

Sommige besturen treden zelfs niet formeel op bij duidelijke tekortkomingen van de leverancier of de ontwerper.

VOOR HET

MEEST VERBINDENDE BUURTINITIATIEF

Buurtontwikkelaar Matexi wil de vele Belgen die zich met hart en ziel inzetten voor hun buurt bekronen. Daarom hebben wij de Matexi Award in het leven geroepen. De award wordt uitgereikt aan het meest verbindende buurtinitiatief en vindt in 2018 al voor de 3e keer plaats.

Herman Van Rompuy, voormalig voorzitter van de Europese Raad, zegt het zo: “Het contact met onze naaste buur is het laatste decennium veel minder vanzelfsprekend geworden. Projecten als de Matexi Award brengen het buurtgevoel weer tot leven en daar is duidelijk ook nood aan.’’

Kent u een project dat buren dichter bij elkaar brengt of maakt u er zelf deel van uit? Wij kijken al uit naar uw inschrijving vanaf februari 2018. Details daarover maken we bekend in de volgende Lokaal.

Alvast tot dan!Matexi

Bekijk de vorige editie op www.matexi.be/matexi-award-2017

171115_ADV_Lokaal_Matexi Award_210x297.indd 1 16/11/2017 11:00:01

IS DEZE ADVERTENTIE WEL LEGAAL?

U staat er misschien niet bij stil, maar deze advertentie is onderhevig aan een pak wetgeving. Beeldmerken,

auteursrecht, plaatsing, nanciën... Meer dan u op het eerste gezicht zou vermoeden. Dat geldt eigenlijk

voor de wet in het algemeen. Alles hangt met elkaar samen, zeker bij steden en gemeenten. Dus kunt u maar

beter samenwerken met een partner die alle kennis in één huis heeft. Zelfs als het gaat om een advertentie.

Mechelsesteenweg 27 - 2018 Antwerpen - T +32 3 232 50 60 - E info@gsj.be - www.gsj.be

Speci ek voor overheden: ruimtelijke ordening - overheidsopdrachten en ppspersoneelsbeleid - overheidsaansprakelijkheid - administratief recht - grondgebiedszaken - milieu