PRIVACYREGLEMENT CliëntenzorgStichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid

Document kenmerken

Naam document: privacyreglement Stichting Jeugdteams Zuid-Holland ZuidReikwijdte: Cliëntenzorg Opdrachtgever: BestuurderAuteur: Afdeling Kwaliteit en ontwikkeling (Helpdesk)

Versie Opgesteld door

Herzien door Status Vastgesteld op

1 Y. Mantintveld definitief december 20142 Y. Mantintveld definitief juni 20153 M. Weterings definitief december 20183.1 J. v.d. Ven concept augustus 20193.2 J.v.d. Ven Tegengelezen

door werkgroep

concept oktober 2019

3.3 J.v.d. Ven Cliëntenraad concept Maart 20203.4 J v.d. Ven Besproken in

B.Odefinitief 21 April 2020

Inhoudsopgave

1. Inleiding............................................................................................................................42. Relatie met andere wetten.....................................................................................................52.1 Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)...........................................................52.2 Relatie met Wgbo................................................................................................................52.3 Relatie met Wmo2015..........................................................................................................52.4 Jeugdwet............................................................................................................................52.5 Relatie met Wet Burgerservicenummer in de zorg (Wbsn-z)...................................................63. Toepassingsgebied Privacyreglement Cliëntenzorg.............................................................73.1 Definities............................................................................................................................74. Doel van de verwerking van persoonsgegevens...................................................................95. Grondslagen voor de gegevensverwerking..........................................................................96. Zorgvuldigheidseisen bij gegevensverwerking binnen Stichting Jeugdteams......................107. Geheimhouding...............................................................................................................108. Toegang tot het cliëntdossier...........................................................................................109. Cliëntdossier...................................................................................................................1110. Persoonlijke werkaantekeningen/ (digitale) gegevensuitwisseling...................................1211. Geluids- en/of beeldopnames.......................................................................................1212. Uitoefenen van rechten door de jeugdige en zijn wettelijk vertegenwoordiger(s)..............1313. De cliënt informeren over de verwerking van diens persoonsgegevens...........................1314. Het verstrekken of opvragen van cliëntgegevens aan een ander mét toestemming...........1415. Toestemming voor het vragen van advies, onderzoek en/of bij diagnostiek t.b.v de jeugdhulp als daarbij persoonsgegevens van de cliënt worden verwerkt...................................1416. Informatieverstrekking voor wetenschappelijk onderzoek..............................................1517. Verstrekken van persoonsgegevens aan de wettelijk gezagdragende ouder(s) en aan de ouder(s) zonder gezag (recht op informatie).............................................................................1518. Meldrecht Veilig Thuis en Raad voor de Kinderbescherming..........................................1519. Meldrecht verwijsindex.................................................................................................1620. Meldrecht en informatieplicht gezinsvoogd...................................................................1621. Verstrekken van persoonsgegevens met een beroep op een conflict van plichten (overmacht)...........................................................................................................................1722. (Dossier)rechten op grond van de AVG.........................................................................1823. Recht van bezwaar/Klachtrecht.....................................................................................2024. Bewaartermijn.............................................................................................................2125. Beveiliging en bewaring...............................................................................................2126. Functionaris gegevensbescherming (FG)......................................................................2127. Meldplicht datalekken...................................................................................................22

2

28. Wijzigingen en inzage van dit reglement........................................................................22Bronnen:...............................................................................................................................23

3

Privacyreglement cliëntgegevens Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid

1. Inleiding

Dit privacyreglement is een praktische en toegankelijke uitwerking van de vanaf 25 mei 2018 geldende privacyregels uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna AVG) en sectorspecifieke wetten, zoals de Jeugdwet (Jw).De AVG stelt het opstellen van privacybeleid (gegevensbeschermingsbeleid) verplicht, als onderdeel van de verantwoordingsplicht, als dat in verhouding staat tot de verwerkingsactiviteiten die een jeugdhulpaanbieder verricht. Dit is afhankelijk van de concrete omstandigheden zoals de aard, de omvang, de context en het doel van de gegevensverwerking. Jeugdhulpaanbieders verwerken bijzondere persoonsgegevens (gegevens over de ontwikkeling en de situatie van jeugdigen en hun gezin). En zijn daarom in principe verplicht dergelijk beleid op te steellen.

Met dit regelement voldoet Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid1 aan de verplichting privacybeleid op te stellen. Dit reglement richt zich op de gegevensverwerking in de (zorg)relatie tussen jeugdhulpaanbieder en cliënt(en). De werkgeversrelatie wordt hier buiten beschouwing gelaten. Hiervoor geldt een apart privacyreglement.

Registreren van bijzondere persoonsgegevens, zoals godsdienst, levensovertuiging, ras, gezondheid, strafrechtelijke gegevens of biometrische kenmerken, mag alleen op grond van een wettelijke grondslag en voor zover deze informatie nodig is ter ondersteuning van de begeleiding/behandeling. Te denken valt hierbij aan: vragen naar geloof in verband met gedragsvoorschriften tijdens de Ramadan, etensvoorschriften, speciale feestdagen en dergelijke, of vragen naar gezondheid in verband met medicijngebruik. De cliënten van Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid worden bij aanmelding op de hoogte gebracht van de gegevensverwerking en van hun rechten op het gebied van privacy (zoals inzage, verbetering, aanvulling en verwijdering). Informatie hierover is ook te vinden op de website van Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid (www.jeugdteams.nl).

1 Hierna ook te noemen Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid en in een enkel geval SJT ZHZ.4

2. Relatie met andere wetten

2.1 Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)De AVG is een Europese verordening die regels stelt voor gegevensverwerkingen en heeft als doel persoonsgegevens te beschermen. Uit de AVG volgt dat het verboden is om bijzondere categorieën persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, te verwerken tenzij aan bijzondere regels uit de AVG wordt voldaan.2 De bepalingen uit de AVG gelden voor alle Europese landen gelijk en hebben als doel de privacy van personen binnen de EU te beschermen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en het vrije verkeer van die gegevens te waarborgen. Anders dan bij een richtlijn behoeft een verordening niet te worden omgezet in een nationale regeling. De verordening werkt dus rechtstreeks. De verordening laat op een aantal plaatsen ruimte aan de nationale wetgever om eigen regels in nationale wetgeving verder te regelen. Onder meer wat de verwerking van bijzondere persoonsgegevenscategorieën (“gevoelige gegevens”) betreft. De AVG biedt de lidstaten ook ruimte om eigen regels voor de toepassing vast te stellen in sectorspecifieke wetten zoals met betrekking tot geneeskundige gezondheidszorg (Wgbo) en met betrekking tot het sociaal domein (Wmo 2015 en Jw).3

Voor de gezondheidzorg belangrijkste wetten wordt hieronder aangegeven hoe zij zich verhouden tot de AVG en tot elkaar.

2.2 Relatie met WgboDe Wgbo is een sectorspecifieke wet die de toepassing van de AVG met betrekking tot de verwerking van gezondheidsgegevens regelt; dit betekent dat specifieke privacybepalingen in de Wgbo naast die van de algemene bepalingen van de AVG gelden. Voorbeeld: Een jeugdhulpaanbieder mag bijvoorbeeld alléén gegevens aan een derde verstrekken als dat mag op grond van de AVG én als er een grond is om het beroepsgeheim te doorbreken.

2.3 Relatie met Wmo2015De Wmo 2015 geeft bepalingen over privacy van de cliënt die een algemene- of maatwerkvoorziening krijgt, bijvoorbeeld begeleiding of beschermd wonen. Een voorbeeld is de gegevensverstrekking, zonder toestemming van de betrokkene, aan Veilig Thuis.4 Binnen het domein van de Wmo 2015 wordt er veel in wijkteams gewerkt. Hulpverleners die geneeskundige behandeling verlenen in een dergelijk wijkteam of jeugdprofessionals binnen Stichting Jeugdteams, zijn gebonden aan het beroepsgeheim (het regime van de WGBO, Wet BIG of de Jeugdwet). Zij mogen persoonsgegevens dus niet zonder toestemming delen met medewerkers uit het team die maatschappelijke ondersteuning verlenen.

2.4 JeugdwetDe Jeugdwet geeft bepalingen over privacy van een jeugdige en ouders bij preventie, ondersteuning, hulp en zorg bij opgroei- en opvoedingsproblemen, psychische problemen en stoornissen.5 Een voorbeeld is de gegevensverstrekking aan derden waarin de gezinsvoogd ingeval van een ondertoezichtstelling van de jeugdige vergaande bevoegdheden is toegekend; aan de gezinsvoogd moet op zijn verzoek gezondheidsgegevens over de jeugdige en ouders worden verstrekt.6 Het gaat daarbij om de informatie die voor de gezinsvoogd noodzakelijk is om de bedreigingen in de ontwikkeling weg te nemen. De hulpverlener geeft antwoord voor zover hij daartoe, binnen zijn deskundigheidsterrein, in staat is.

2 Artikel 9 AVG.3 Overweging (10) AVG.4 Voorheen: het Advies- en Meldpunt Huiselijk Geweld en Kindermishandeling (AMHK). Hoofdstuk 4 Wmo 2015.5 Jeugdwet, hoofdstuk 7.6 Artikel 7.3.11, vierde lid, Jeugdwet, voor meer informatie zie ook artikel 20 van dit reglement.

5

Verder is in de Jeugdwet het volgende geregeld: meldingsbevoegdheid aan de verwijsindex risicojongeren, verplicht gebruik van het BSN van de jeugdige, dossierplicht van de jeugdhulpverlener en bepaalde gegevensverstrekking aan het CBS ten behoeve van de beleidsinformatie.7

De Jeugdwet verplicht tot het vaststellen en gebruiken van een meldcode kindermishandeling.

De Jeugdwet bepaalt8 dat de nadere regels over toestemming, dossier en privacy in paragraaf 7.3 niet van toepassing zijn als de Wgbo van toepassing is. De regels voor toestemming, dossier en privacy in de Wgbo zijn van toepassing als er bij de verlening van jeugdhulp geneeskundige handelingen op basis van een behandelingsovereenkomst worden verricht of als er in dat kader door een Wgbo-hulpverlener of een BIG-professional handelingen worden verricht.

2.5 Relatie met Wet Burgerservicenummer in de zorg (Wbsn-z)Het gebruik van het burgerservicenummer (BSN) in de zorg is geregeld in de Wet gebruik Burgerservicenummer in de zorg (Wbsn-z). Deze wet heeft tot doel de kwaliteit van de zorg te verbeteren door betrouwbare gegevensuitwisseling.Jeugdhulpaanbieders zijn, mede op grond van de Jeugdwet verplicht tot het registreren van het BSN van de jeugdige in zorg. Het gebruik van het BSN betreft geen uitbreiding van de uitwisseling van persoonsgegevens en evenmin uitbreiding van de mogelijkheden tot inzage in medische gegevens en dossiergegevens.

7 Deze opsomming is niet uitputtend. 8 Artikel 7.3.1, derde lid, Jeugdwet.

6

3. Toepassingsgebied Privacyreglement Cliëntenzorg

Dit reglement is van toepassing binnen Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid, gevestigd te Dordrecht en heeft betrekking op alle verwerkingen van gegevens van cliënten in het kader van integrale jeugdhulp-ondersteuning door Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid.

Deze regeling betreft alle vormen van verwerking (en vastlegging) van persoonsgegevens: op papier en in digitale bestanden zoals in het cliëntendossier, e-mail, app, foto, video of audio.

Daar waar dit reglement spreekt van ouder(s) kan, daar waar het gezag over een jeugdige bij een ander ligt, in die gevallen waar het gezag van belang is voor het verlenen van toestemming ook de voogd(en) worden gelezen.

Daar waar dit reglement spreekt van cliënt(e) wordt de jeugdige dan wel de ouder(s) bedoeld die jeugdhulp-ondersteuning ontvangt van een of meer medewerkers van Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid. Daar waar (een) ouder(s) of (een) voogd(en) een zelfstandig recht hebben met betrekking tot de registratie en verwerking van persoonsgegevens worden de ouder(s) apart geduid in dit reglement.

3.1 Definities

Autoriteit Persoonsgegevens (AP): de toezichthoudende autoriteit, de onafhankelijke instantie die erover waakt dat persoonsgegevens zorgvuldig en veilig worden verwerkt en zo nodig sancties kan opleggen als dat niet gebeurt.

Bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens die volgens bepaalde criteria toegankelijk zijn.

Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft, meestal de cliënt, of zijn (wettelijk) vertegenwoordiger.

Bijzondere categorieën persoonsgegevens: persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.

Derde: elke persoon of instantie die geen betrokkene, verwerkingsverantwoordelijke, verwerker, of een persoon is die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker gemachtigd is persoonsgegevens te verwerken.

Functionaris voor gegevensbescherming (FG): functionaris die door de jeugdhulpaanbieder moet of kan worden aangesteld voor het informeren en adviseren over en het toezicht houden op de toepassing en naleving van de AVG en andere gegevensbeschermingsbepalingen.

Gezondheidsgegevens: gegevens over de lichamelijke of geestelijke gezondheid van een persoon, waaronder gegevens over verleende gezondheidsdiensten waarmee informatie over zijn gezondheidstoestand wordt gegeven;

Inbreuk in verband met persoonsgegevens: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens. Onder een ‘datalek’ valt dus niet alleen het vrijkomen (lekken) van gegevens, maar ook onrechtmatige verwerking van gegevens.

Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon („de betrokkene”); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer,

7

locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

Pseudonimisering: het verwerken van persoonsgegevens op zodanige wijze dat de persoonsgegevens niet meer aan een specifieke betrokkenen kunnen worden gekoppeld zonder dat aanvullende gegevens worden gebruikt, mits deze aanvullende gegevens apart worden bewaard en technische en organisatorische maatregelen worden genomen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens niet aan een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon worden gekoppeld.

Toestemming van de betrokkene: door betrokkene, op goede informatie berustende, specifieke, in vrijheid en ondubbelzinnig gegeven toestemming waarbij betrokkene hem betreffende verwerking van persoonsgegevens aanvaardt. Dat kan door middel van een schriftelijke of mondelinge verklaring of een ondubbelzinnige actieve handeling (zoals het elektronisch aanvinken van een hokje).

Verwerker: degene die in opdracht van en voor de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt (bijvoorbeeld een externe hostingsfirma, kwaliteitsauditor of een extern salarisadministratiekantoor).

Verwerking van persoonsgegevens: alle handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of in een andere vorm beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

Verwerkingsverantwoordelijke: degene die, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt; meestal de bestuurder van de jeugdhulpaanbieder.

Jeugdhulpaanbieder: Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid

8

4. Doel van de verwerking van persoonsgegevens9

Het verwerken van cliëntgegevens en andere persoonsgegevens door Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid bij het toeleidingsproces naar (specialistische) jeugdhulp. In het kader daarvan doet Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid onderzoek om op basis daarvan advies te kunnen geven aan het college van Burgemeester en Wethouders of en zo ja welke jeugdhulp dient te worden toegekend aan de betrokken jeugdige en indien van toepassing diens ouder(s).10

Het verwerken van cliëntgegevens en andere persoonsgegevens door Stichting Jeugdteams Zuid- Holland Zuid heeft tot doel de hulpvraag, de geboden jeugdhulp en de resultaten vast te leggen. Het gaat hierbij om vrij toegankelijke jeugdhulp (ambulante ondersteuning/jeugdhulp) en/of casusregie door Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid11. Door het vastleggen van deze persoonsgegevens:

- cliënt(e) en de bij hem of haar betrokken medewerkers van Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid inzicht hebben in de geboden jeugdhulp en de voortgang ervan;

- de voortgang van de jeugdhulp kan worden bewaakt;- de jeugdhulp van verschillende medewerkers, binnen Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid

en met samenwerkende organisaties op elkaar kan worden afgestemd; - Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid verantwoording kan afleggen aan de cliënt, de

ouder(s), aan Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid en ermee samenwerkende instellingen en aan functionarissen die tot taak hebben de verleende jeugdhulp te volgen vanwege financieringskaders en/of het naleven van wettelijke bepalingen.

Daarnaast heeft het verwerken van persoonsgegevens tot doel: - om een verantwoorde beleidsvoering en een zorgvuldige kwaliteitsbewaking mogelijk te

maken; - de ontwikkeling van beleid en wetenschappelijk onderzoek mogelijk te maken; - om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en subsidievoorwaarden.

Er worden niet meer gegevens in de registratie opgenomen dan voor de doeleinden van de cliëntregistratie noodzakelijk zijn.

5. Grondslagen voor de gegevensverwerkingDe verwerking is alleen rechtmatig indien en voor zover aan ten minste één van de onderstaande voorwaarden ( rechtsgrond)12 voor de verwerking, is voldaan:

Toestemming van de betrokkene13: bijvoorbeeld voor het uitwisselen en/of opvragen van gegevens bij derden.

Uitvoeren van een overeenkomst: bijvoorbeeld een behandelovereenkomst in het kader van diagnostiek op grond van de Wet Geneeskundige Behandelovereenkomst (WGBO).

Wettelijke verplichting: op grond van de Jeugdwet heeft de jeugdhulpaanbieder dossierplicht14.

Vitaal belang van de betrokkene: in uitzonderlijke situaties waarbij de veiligheid van cliënten

9 Zie ook artikel 7.4.1 en 7.4.3 Jeugdwet.10 Artikel 7.4.4.1 sub a Jeugdwet.11 Artikel 7.4.4.1 sub b en c Jeugdwet.12 In de AVG wordt de rechtmatig van de verwerking van persoonsgegevens geregeld in artikel 6. Als er geen grondslag is voor rechtmatige gegevensverwerking mag er niet verwerkt worden. 13 Voor de voorwaarden die aan de toestemming zijn verbonden, zie definities 3.1. Wat betreft jeugdigen gelden de leeftijdsregimes uit de Wgbo en Jeugdwet. 14 Artikel 7.3.8 lid 1 Jeugdwet. Daarnaast regelt het Burgerlijk Wetboek het recht op informatie door (gezagdragende) ouders/wettelijk vertegenwoordiger (zie artikel 14 van dit reglement). Daarnaast gelden er wettelijke meldrechten en een wettelijke meldplicht (artikel 18 t/m 20 van dit reglement). Op grond van artikel 7.4.2 en 7.4.4 Jeugdwet geldt de wettelijke verplichting om persoons gegevens te verstrekken aan de ministers van VWS en van Justitie en veiligheid.

9

in het geding komt, kan het zijn dat de hulpverlener een beroep doet op een conflict van plichten, waarbij het belang om informatie wel te delen met het oog op het vitaal belang van de betrokkene groter is dan het recht op privacy.15

Een taak van algemeen belang of uitoefening van openbaar gezag: dit is het geval bij het onderzoek in het kader van toeleiding. De gemeente heeft de Service Organisatie Jeugd gemandateerd om dit te doen. Die op haar beurt deze taak heeft gedelegeerd aan Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid om dit onderzoek te doen, waarna de stichting de gemeente adviseert of en zo ja welke jeugdhulp moet worden ingezet.

Gerechtvaardigd belang van de organisatie; bijvoorbeeld als er een rechtszaak dreigt tegen de Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid.

6. Zorgvuldigheidseisen bij gegevensverwerking binnen Stichting JeugdteamsDit reglement is van toepassing op alle medewerkers van de Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid, of deze nu in loondienst, als zelfstandig, als stagiaire, vrijwilliger of op andere wijze aan Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid verbonden zijn of er werkzaamheden voor verrichten.Elke medewerker, die bevoegd is om persoonsgegevens te verwerken, zorgt hierbij voor een zorgvuldige verwerking hiervan. Dit houdt in dat dat hij of zij: - niet meer persoonsgegevens verwerkt dan nodig is voor het toeleidingsproces, de ambulante

jeugdhulp of de casus/gezinsregie.- feiten en interpretaties van feiten scheidt en weergeeft; - de bron beschrijft, ook bij het vermelden van feiten of interpretaties van feiten afkomstig van

derden; - in geval van een interpretatie, de feiten beschrijft waarop de interpretatie is gebaseerd; - en de bepalingen van dit reglement naleeft. - de bepalingen van deze regeling worden nageleefd, in het bijzonder de geheimhoudingsplicht

zoals omschreven in artikel 7 van dit reglement, evenals de instructies van de verantwoordelijke, o.a. over dossierbeheer, veilig e-mailverkeer en veilig gebruik van laptops, tablets en smartphones;

- datalekken onmiddellijk worden gemeld bij leidinggevende of diens vervanger. Bij afwezigheid kan contact opgenomen worden met de Helpdesk van Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid of de Functionaris voor de Gegevensbescherming.16

7. Geheimhouding1. Elke medewerker van Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid die kennis neemt van

cliëntgegevens of andere persoonsgegevens, is verplicht tot geheimhouding daarvan, tenzij uit de wet of uit dit reglement verstrekking van cliëntgegevens of andere persoonsgegevens voortvloeit.

2. Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid zorgt voor contractering van medewerkers (in loondienst dan wel op welke wijze dan ook) dat daarbij een adequate geheimhoudingsclausule wordt overeengekomen.

8. Toegang tot het cliëntdossier a) Medewerkers van Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid hebben slechts toegang tot het

dossier voor zover het noodzakelijk is voor een adequate uitvoering van hun functie. De volgende medewerkers hebben inzage in het dossier:

- de medewerker(s), die rechtstreeks betrokken zijn bij dezelfde ondersteuning van de cliënt;

- de vervanger(s) van deze medewerkers, wanneer ze rechtstreek zijn betrokken bij de ondersteuning;

- de medewerkers, die technische en organisatorische taken verrichten; - de leidinggevende, indien dit noodzakelijk is voor zover noodzakelijk voor zijn of haar

taakuitoefening. Dit kan ter advisering in een dossier waarbij de informatie zo veel als mogelijk geanonimiseerd wordt gedeeld. In het geval van behandelen van klachten krijgt de leidinggevende inzage in het dossier voor zover nodig voor het beoordelen en behandelen van de klacht.

15 Zie artikel 21 van dit reglement.16 Zie in het Handboek voor meer informatie over hoe te handelen bij een datalek: Meldplicht Beveiligingsincidenten en Datalekken Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid”.

10

- de bij het dossier benodigde (gespecialiseerde) medewerkers van Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid die om advies wordt gevraagd over de zaak, zoals gedragswetenschappers, psychologen, juristen en medewerkers van expertteams en de Helpdesk.

- Stagiaires voeren werkzaamheden uit onder verantwoordelijkheid van een medewerker van Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid. Van Stagiaires wordt geheimhouding gevraagd volgens de bepalingen in artikel 7.

- Vrijwilligers voeren werkzaamheden uit onder verantwoordelijkheid van een medewerker van Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid. Alleen na toestemming van betrokkene(n) heeft een vrijwilliger toegang tot (bijzondere) persoonsgegevens. Ook van vrijwilligers wordt geheimhouding gevraagd volgens artikel 7 van dit reglement.

- De instelling kan delen van de verwerking (extern) uitbesteden aan een verwerker zoals een ICT-leverancier. In dat geval is er een verwerkersovereenkomst opgesteld, waarin de privacy is geregeld.

- De toegang tot het dossier wordt gelogd. Zo is duidelijk wie welke cliëntgegevens heeft ingezien en gemuteerd.

b) Op grond van de Jeugdwet17 heeft de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd de bevoegdheid om cliëntdossiers in te zien op momenten dat dit noodzakelijk is voor de invulling/uitoefening van de toezichthoudende taak. Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid heeft op grond hiervan als jeugdhulpaanbieder de verplichting om de inspectie inzage te verlenen in cliëntendossiers als hierom gevraagd wordt.18

c) Bij gebruik van gegevens voor een ander doel dan de hulpverlening (bijvoorbeeld wetenschappelijk onderzoek) zorgt Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid dat enkel wordt gewerkt met geanonimiseerde gegevens en waarborgt Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid dat de persoonlijke levenssfeer van cliënten niet geschaad wordt.

d) In het kader van beleidsontwikkeling kan het voorkomen dat een gemeente of de Service Organisatie Jeugd algemene informatie vraagt over de ingezette hulp door Stichting Jeugdteams. Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid deelt deze informatie in voorkomende gevallen geanonimiseerd.

9. Cliëntdossier a. Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid, die jeugd- en opvoedhulp verleent aan een cliënt, legt de

gegevens in verband met deze jeugd- en opvoedhulp vast in een cliëntdossier. b. Per cliënt(systeem) is ten minste één digitaal dossier aangemaakt. Het dossier beperkt zich tot

informatie rond personalia, technische gegevens (inschrijvingen, verwijzingen, uitschrijvingen) en hulpverleningsgegevens, zoals hieronder aangegeven.

c. Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid registreert en verwerkt geen gegevens die niet voor de jeugdhulp noodzakelijk zijn.

d. Inhoud cliëntdossier: In het cliëntdossier worden tenminste de volgende gegevens vastgelegd: - burgerservicenummer, naam, adres, geboortedatum, geboorteplaats en –land van de cliënt,

van zijn of haar ouder(s), en de personen die het gezag over hem of haar uitoefenen; - voor de hulpverlening noodzakelijke achtergrondinformatie van het sociaal netwerk van de

cliënt; - voor de hulpverlening noodzakelijke informatie over de medische situatie van cliënt(e) en/of

de ouders; - Indien noodzakelijk voor de hulpverlening de toepassing van dwangbehandeling en middelen

en maatregelen; - gegevens over het verloop van de zorgverlening, berichten van en aan en over cliënt(e) en de

ouders;- verslagen van besprekingen over cliënt(en) en/of de ouders

17 Artikel 9.2.3 Jeugdwet.18 Deze bevoegdheid komt opsporingsambtenaren toe van zowel de IGZ de IJZ en de IVen J (artikel 9.2.3 Jeugdwet).

11

- voor de hulpverlening noodzakelijke gegevens van andere instellingen die jeugdhulp bieden of hebben geboden, of onderzoek doen of hebben gedaan;

- eventuele beschikkingen die door de gemeente worden verleend op indicatie van de medewerker van Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid medewerker; het actieplan; voortgang en waardering door de cliënt;

- aantekening van de verstrekking van cliëntgegevens uit het dossier aan iemand van buiten de eigen instelling

- toestemmingsverklaring van de cliënt(e) en de ouders gericht op de jeugdhulpverlening en het opvragen/verstrekken van cliëntgegevens aan derden;

- gegevens die dienen ter verantwoording van de geleverde jeugdhulp; - eventuele overige persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om te kunnen voldoen aan

wettelijke registratieverplichtingen, mits op voorhand duidelijk is op grond van welke wettelijke verplichting registratie noodzakelijk is.

10. Persoonlijke werkaantekeningen/ (digitale) gegevensuitwisseling Werkaantekeningen

De persoonlijke werkaantekeningen van een medewerker van Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid over een cliënt(e) zijn puur voor persoonlijk gebruik en bedoeld als geheugensteuntje. Deze aantekeningen maken geen onderdeel uit van het cliëntdossier. Zodra deze aantekeningen mondeling, schriftelijk of digitaal worden uitgewisseld tussen collega’s en/of derden en /of in het dossier genoteerd, gelden zij als onderdeel van het dossier. In dat geval zijn de dossierrechten uit artikel 22 van dit reglement van toepassing.

E-mail De correspondentie over cliënten vindt alleen via e-mail plaats: - met medewerkers van Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid via de beveiligde

mailomgeving van Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid; - met andere jeugdhulpaanbieders die werken met naar het oordeel van Stichting Jeugdteams

Zuid-Holland Zuid adequaat beveiligde verbinding via Zorgned; - met derden indien een cliënt hier toestemming voor heeft gegeven.De correspondentie aan cliënten vindt via e-mail plaats indien cliënt(e) hiermee instemt of er om vraagt. De medewerker legt de verstuurde en verzonden berichten vast in het dossier.

Whatsapp en sms De correspondentie over cliënten vindt plaats via tekstberichtjes met een telefoon als- de berichten geen persoonsgegevens of persoonlijke informatie bevatten. - Dit betekent dat Whatt’s App gebruikt kan worden voor het maken van afspraken, maar dat

hulpverleners Whatt’s App zelf niet zullen gebruiken voor het versturen van privacygevoelige gegevens, noch om die op te vragen bij de cliënt.

- Een veiliger alternatief is de app Signal. Voor het uitwisselen van berichten via Signal is het nodig dat zowel de jeugdhulpverlener als de cliënt deze app download.

De medewerker legt de verstuurde en verzonden berichten vast in het dossier.

11. Geluids- en/of beeldopnamesa) Door medewerker(s)

In overleg met de cliënt(e) en indien de cliënt(e) nog geen 16 jaar oud is in overleg met zijn of haar ouder(s) kan gebruik gemaakt worden van audiovisuele middelen. De cliënt(e) wordt hiervoor vooraf expliciet en schriftelijk toestemming gevraagd. Voordat deze toestemming wordt gevraagd, wordt de cliënt uitgelegd wat het doel is van het gebruik van deze middelen en wordt hij geïnformeerd over het over het bewaren van de opnamen. De gegeven toestemming wordt vastgelegd in het dossier.

Indien de opnamen met de audiovisuele middelen relevant zijn voor de ondersteuning/jeugdhulp, behoren deze opnamen tot het dossier en gelden de bepalingen over het dossier in deze regeling. Technisch is dit momenteel nog niet mogelijk binnen het registratiesysteem van Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid. Er kan ook gekozen worden om op basis van de beeld- en geluidsopnamen een schriftelijk verslag te maken en dat op te nemen in het dossier. In dat geval worden de opnamen na de schriftelijke

12

uitwerking ervan vernietigd, tenzij de hulpverlener en de cliënt of, ingeval van jeugdigen tot 12 jaar diens wettelijk vertegenwoordiger, anders zijn overeengekomen.

Zijn de opnamen gemaakt voor een ander doel, zoals opleiding en coaching van medewerkers, dan worden deze opnamen niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel van de opnamen. De opnamen worden in dit laatste geval niet in het dossier van de cliënt bewaard.

b) Door cliënt(en) Indien een cliënt(e) zelf geluidsopnames wil maken van wat besproken wordt met een medewerker van Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid, dan meldt cliënt(e) dit voorafgaand aan het gesprek. Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid houdt zich bij het beleid aan de spelregels hierover zoals opgesteld door de nationale ombudsman. Beeldopnames van medewerkers zijn uitdrukkelijk niet toegestaan. Bij het maken van geluidsopnames dient rekening te worden gehouden met de privacy van mogelijke derden. Op verzoek geeft cliënt(e) deze opnames aan de medewerker van Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid. De opnames mogen door cliënt(e) voor gebruik in kleine kring worden beluisterd en niet gedeeld met derden. Stichting Jeugdteams zal de cliënt voorafgaand aan de opnames vragen om een verklaring te ondertekenen met deze afspraken19.

12. Uitoefenen van rechten door de jeugdige en zijn wettelijk vertegenwoordiger(s) a) De rechten die een cliënt ten aanzien van zijn dossier kan uitoefenen worden uitgeoefend

door: - de gezagdragende ouder(s)/wettelijk vertegenwoordiger als de cliënt nog geen 12 jaar

oud is; - de cliënt en de gezagdragende ouder(s)/wettelijk vertegenwoordiger als de cliënt al wel 12

jaar maar nog geen 16 jaar oud is;- de cliënt als hij 16 jaar of ouder is.

b) De leeftijdsgrenzen zoals beschreven in lid 1 gelden ook op het moment dat Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid verplicht is de cliënt te informeren zoals bedoeld in artikel 8 en artikel 13 lid 6.

c) Indien Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid op grond van deze regeling toestemming moeten vragen voor de gegevensverstrekking aan derden, vraagt de medewerker deze toestemming aan: - de gezagdragende ouder(s)/wettelijk vertegenwoordiger als de cliënt nog geen 12 jaar

oud is;- de cliënt en de gezagdragende ouder(s)/wettelijk vertegenwoordiger als de cliënt al wel

12 jaar maar nog geen 16 jaar oud is- de cliënt als hij 16 jaar of ouder is

d) Op het moment dat een minderjarige/meerderjarige zich tot een medewerker wendt en de betreffende minderjarige/meerderjarige wilsonbekwaam ter zake is verklaard, dan wendt deze medewerker zich tot degene(n) die het gezag over deze minderjarige uitoefent of uitoefenen.

e) Op het moment dat een meerderjarige in het kader van jeugdhulp op grond van de Jeugdwet zich tot een medewerker wendt en de betreffende minderjarige/meerderjarige wilsonbekwaamheid is verklaard, dan deze medewerker zich tot: - de door de rechter benoemde mentor of curator en indien deze er niet is, tot; - de echtgenoot of levensgezel van de cliënt, tenzij deze dit niet wenst of niet aanwezig is,

in dat geval wendt de Convenantpartijen zich tot; - een ouder, een meerderjarig kind of een meerderjarige broer of zus van de cliënt.- Een schriftelijke door de cliënt gemachtigde.

f) Pleegouders hebben recht op inzage in de persoonsgegevens die over henzelf zijn vastgelegd door Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid in het cliëntdossier.

- Inzage in de overige gegevens van het cliëntdossier van het pleegkind en het delen van informatie over de jeugdige met de pleegouder is in principe alleen mogelijk indien Stichting Jeugdteams ZHZ hiervoor toestemming heeft van de cliënt en/of diens gezaghebbende ouder(s)/voogd, conform artikel 13 en 14 van dit reglement.

19 Zie hiervoor de website van Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid (informatie voor cliënten).

13

- Pleegouders die zijn aangemerkt als belanghebbende in civiele procedures, hebben recht op het verzoekschrift aan de kinderrechter en de bijlagen (rapportage en het plan van aanpak van de Gecertificeerde Instelling). Pleegouders die (nog) geen belanghebbende zijn, worden geïnformeerd over (basis-)informatie, die nodig is om de problematiek van hun pleegkind in verband met de opvoeding en verzorging in te kunnen schatten.

- Bij een verzoek tot inzage weegt de hulpverlener af welke informatie er nodig is voor de pleegouders om het pleegkind goed op te kunnen vangen. Verstrekking van informatie over het pleegkind zal sneller noodzakelijk zijn dan verstrekking van informatie over de ouders van het kind.

- Op het moment dat een pleegouder pleegoudervoogd is gelden voor de pleegouder dezelfde rechten als voor de gezaghebbende ouder/wettelijk vertegenwoordiger.

13. De cliënt informeren over de verwerking van diens persoonsgegevens a) In het eerste contact informeert de medewerker van Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid

medewerker de cliënt(e) en, indien de cliënt nog geen 16 jaar oud is, zijn of haar ouder(s) dat door de Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid cliëntgegevens over de cliënt(e) worden verwerkt. Hierbij wordt in ieder geval informatie gegeven over het doel van de gegevensverwerking, de aard van de gegevens die verwerkt worden, de bewaartermijn van de gegevens en de rechten die de cliënt kan uitoefenen ten aanzien van zijn gegevens: inzage, afschrift, correctie, eigen verklaring en vernietiging zoals beschreven in artikel 22.

b) Deze informatie ontvangt cliënt(e) in elk geval schriftelijk dan wel digitaal.c) Op het moment dat het niet mogelijk is om in het eerste contact te voldoen aan de informatieplicht

(bijvoorbeeld in geval van crisishulp) worden de cliënt en indien van toepassing diens ouder(s) over de verwerking van cliëntgegevens door Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid zo spoedig mogelijk geïnformeerd.

d) Van het (nog niet) informeren van de cliënt zoals beschreven in lid 1 en 2 wordt een aantekening gemaakt in het dossier.

e) Bij het infomeren van de cliënt gelden de leeftijdsgrenzen die in artikel 12 worden genoemd.

14. Het verstrekken of opvragen van cliëntgegevens aan een ander mét toestemminga) Voor het verstrekken of het opvragen van cliëntgegevens bij/aan (medewerkers van) een

andere instantie dan Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid, vraagt de medewerker van Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid om toestemming aan de cliënt(e), en indien de cliënt(e) nog geen 16 jaar oud is, zijn of haar gezagdragende ouder(s) en/of voogd. Bij cliënten jonger dan 12 jaar oud vragen de medewerkers van Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid om toestemming van de ouder(s) en of voogd.

b) Toestemming voor het verstrekken van gegevens aan een derde is niet vereist op het moment dat er sprake is een wettelijke informatierecht of meldrecht/meldplicht zoals genoemd in artikel 18, 19 of 20. Dit geldt ook op het moment dat er sprake is van een beroep op een conflict van plichten, zoals in artikel 21.

c) Bij een cliënt(e) van 12 jaar of ouder die naar het oordeel van de medewerker van Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid niet in staat is tot een redelijke waardering van zijn of haar belangen in de kwestie, vraagt de medewerker aan de gezagdragende ouder(s) en of voogd om toestemming voor het opvragen of verstrekking van gegevens.

d) De toestemming wordt gericht gevraagd. Dit wil zeggen dat pas toestemming wordt gevraagd nadat een medewerker aan de cliënt heeft uitgelegd waarom gegevensverstrekking noodzakelijk is, welke gegevens worden verstrekt en aan wie deze worden verstrekt. Ook wordt de cliënt er op gewezen dat hij ten allen tijde zijn toestemming weer in kan trekken.

e) De toestemming kan mondeling, schriftelijk, telefonisch of digitaal worden gegeven. f) De toestemming voor verrichtingen van ingrijpende aard wordt schriftelijk vastgelegd in het

dossier op het moment dat de betrokkene hierom verzoekt.20 g) De medewerker draagt er zorg voor dat de gegeven toestemming wordt vastgelegd in het

dossier. Ook een eventuele intrekking van de gegeven toestemming wordt vastgelegd in het dossier.

20 Op grond van artikel 7.3.6 Jeugdwet.

14

h) De toestemming is eveneens vereist indien binnen een sociaal wijkteam persoonsgegevens die zijn vastgelegd in verband met een melding en aanvraag in een bepaalde sector van het sociaal domein worden ingezien, gebruikt of verstrekt ten behoeve van een melding of aanvraag van dezelfde cliënt in een andere sector van het sociaal domein.

i) Geanonimiseerde cliëntgegevens kunnen zonder toestemming van de cliënt worden verstrekt aan derden ten behoeve van statistiek, kwaliteitscertificering of wetenschappelijk onderzoek op het gebied van welzijn en jeugdhulp, mits het onderzoek het algemeen belang dient en niet zonder de betreffende gegevens kan worden uitgevoerd.

15. Toestemming voor het vragen van advies, onderzoek en/of bij diagnostiek t.b.v de jeugdhulp als daarbij persoonsgegevens van de cliënt worden verwerkt.

a) Indien een medewerker meent dat het voor een zorgvuldige taakuitoefening noodzakelijk is om advies te vragen aan een expert(team), wordt dit advies zo mogelijk gevraagd zonder dat daarbij de identiteit van de cliënt bekend wordt gemaakt. Hiervoor vraagt de medewerker toestemming aan de cliënt. Hiervoor gelden de algemene bepalingen over toestemming hierover uit artikel 14.

b) Acht Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid het noodzakelijk dat onderzoek wordt gedaan of dat een diagnose wordt gesteld dan vraagt de medewerker voor dit onderzoek en/of de diagnostiek én voor de verstrekking van persoonsgegevens in verband hiermee vooraf de toestemming van de cliënt. Voorafgaand aan diagnostiek worden informeert de medewerker de cliënt (conform artikel 13) en legt de onderzoeksvragen aan de cliënt voor, waarbij de cliënt hierbij om toestemming wordt gevraagd conform de bepalingen in artikel 14.

c) De uitkomsten van het gevraagde advies, van het onderzoek of de diagnostiek legt de medewerker vast in het dossier.

16. Informatieverstrekking voor wetenschappelijk onderzoek In afwijking van artikel 14 van dit reglement kunnen zonder toestemming van de betrokkene ten behoeve van statistiek of wetenschappelijk onderzoek op het gebied van de volksgezondheid, opgroei- en opvoedingsproblemen, psychische problemen en stoornissen, kinderbescherming of jeugdreclassering aan een ander desgevraagd inlichtingen over de betrokkene of inzage in het dossier worden verstrekt indien:

a) het vragen van toestemming in redelijkheid niet mogelijk is en met betrekking tot de uitvoering van het onderzoek is voorzien in zodanige waarborgen, dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet onevenredig wordt geschaad, of

b) het vragen van toestemming, gelet op de aard en het doel van het onderzoek, in redelijkheid niet kan worden verlangd en de gegevens in zodanige vorm worden verstrekt dat herleiding tot individuele natuurlijke personen redelijkerwijs wordt voorkomen.

Verstrekking is slechts mogelijk indien: a) het onderzoek een algemeen belang dientb) het onderzoek niet zonder de desbetreffende gegevens kan worden uitgevoerd, en c) voor zover de betrokkene tegen een verstrekking niet uitdrukkelijk bezwaar heeft gemaakt. Op het moment dat op basis van dit artikel gegevens worden verstrekt, wordt daarvan een aantekening gemaakt in het cliëntdossier.

17. Verstrekken van persoonsgegevens aan de wettelijk gezagdragende ouder(s) en aan de ouder(s) zonder gezag (recht op informatie)

a) Ouder(s) met gezag/voogd De medewerker informeert de gezagdragende ouder(s)/wettelijk vertegenwoordiger van de

cliënt die nog geen 16 jaar oud is, over de jeugdhulp, tenzij verstrekking van deze gegevens naar het oordeel van de medewerker het belang van de cliënt in gevaar brengt, dat alleen kan worden beperkt als:

- die informatieverstrekking kennelijk strijdig is met de belangen van het kind; of- het kind van 12 jaar of ouder nadrukkelijk bezwaar heeft gemaakt tegen

informatieverstrekking aan een ouder én wilsbekwaam ter zake is. Indien een minderjarige ouder is dan 12 en er is vastgesteld is dat de minderjarige niet in staat

is tot een redelijke waardering van zijn of haar belangen in kwestie21, dan oefent (oefenen) de 21 In dat geval is er sprake van wilsonbekwaamheid ter zake. Voor meer informatie zie de Richtlijn Toestemming Jeugdhulp en

15

gezagdragende ouder(s) en/of voogd de rechten van de minderjarige uit ten aanzien van de jeugdhulp.

b) Ouder(s) zonder gezag De medewerker informeert, indien de ouder zonder gezag daarom verzoekt, op hoofdlijnen

over de ondersteuning aan zijn kind voor zover het kind nog geen 16 jaar oud is en het belang van het kind zich daartegen niet verzet. Het enkele feit dat het kind geen toestemming hiervoor geeft, is onvoldoende om aan te nemen dat het belang van het kind zich tegen deze informatieverstrekking verzet.

De informatie blijft achterwege voor zover deze naar het oordeel van Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid in strijd is met artikel 1: 377c van het Burgerlijk Wetboek: de medewerker weigert de gevraagde informatie als hij of zij de informatie ook niet zou hebben gegeven aan de ouder die gezag uitoefent, of indien het belang van het kind zich verzet tegen het verstrekken van deze informatie.

Een ouder zonder gezag heeft geen recht op inzage in het cliëntdossier.

18. Meldrecht Veilig Thuis en Raad voor de Kinderbescherminga) In geval een medewerker een redelijk vermoeden heeft dat diens cliënt als getuige, als pleger

of als slachtoffer is betrokken bij kindermishandeling of huiselijk geweld, volgt de medewerker de stappen van de Meldcode Huiselijk geweld en Kindermishandeling.

b) Indien de medewerker zoals bedoeld in lid 1 tot het oordeel komt dat het voor het stoppen van de kindermishandeling of het huiselijk geweld en/of voor het beschermen van de personen die daarbij zijn betrokken, en/of voor het bieden van hulp aan de cliënt, noodzakelijk is, meldt de partij het vermoeden, op grond van artikel 5.2.6 WMO 2015, bij Veilig Thuis. Zo nodig doet de medewerker de melding zonder toestemming van de cliënt.

c) Vraagt Veilig Thuis, in het kader van een onderzoek naar aanleiding van een melding van een vermoeden van kindermishandeling of huiselijk geweld, aan Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid om informatie over een cliënt, dan is de Stichting grond van artikel 5.2.6 WMO 2015, bevoegd de gevraagde informatie te geven, zo nodig zonder toestemming van de cliënt.

d) De bepalingen van dit artikel zijn op grond van artikel 1:240 BW eveneens van toepassing op het doen van een melding bij de Raad voor de Kinderbescherming in een crisissituatie en bij verzoeken van de Raad om informatie over een cliënt in het kader van de wettelijke taken van de Raad.

e) Voordat een medewerker een besluit neemt over het doen van een melding op grond van dit artikel, raadpleegt de partij een deskundige collega (SKJ-geregistreerd) en een gedragswetenschapper binnen Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid.

f) de medewerker, die op grond van dit artikel besluit tot het doen van een melding of tot het desgevraagd verstrekken van informatie, informeert de cliënt zo spoedig mogelijk over dit besluit (en bij voorkeur voorafgaand aan de melding), tenzij de veiligheid van de cliënt, van zijn gezinsleden of die van de betreffende medewerker(s) dit (nog) niet toelaat.

g) De inhoud van de melding of van de verstrekking van gegevens wordt vastgelegd in het dossier. In geval van een melding worden de stappen van de meldcode in het dossier beschreven.

19. Meldrecht verwijsindex a) Indien een medewerker een risico signaleert op een bedreiging in de ontwikkeling naar

volwassenheid van een cliënt tot 23 jaar, kan hij, op grond van artikel 7.1.4.1 Jeugdwet, het Burgerservicenummer van deze cliënt opnemen in de verwijsindex risicojongeren.

b) Voordat een medewerker het Burgerservicenummer van de jeugdige opneemt in de verwijsindex bespreekt hij de risico’s met de jeugdige cliënt en zijn wettelijk vertegenwoordiger(s) en legt hij ook het doel van de melding in de verwijsindex uit. Is het, in verband met de veiligheid van de jeugdige cliënt, van gezinsleden of die van de beroepskracht, dan wel in verband met de onbereikbaarheid van de jeugdige cliënt en/of zijn wettelijk vertegenwoordigers(s), niet mogelijk om de risico’s te bespreken voordat het burger servicenummer wordt opgenomen in de verwijsindex, dan kan de beroepskracht dit nummer toch opnemen in de verwijsindex indien hij meent dat een melding noodzakelijk is voor het wegnemen van de bedreigingen in de ontwikkeling van de jeugdige.

wils(on)bekwaamheid in het Handboek.

16

c) In geval van een melding zoals worden naast het BSN van de jeugdige uitsluitend de volgende gegevens in de verwijsindex opgenomen:

de identiteit en de contactgegevens van het lid van het wijkteam dat de melding doet; de datum en het tijdstip van de melding; de datum en de tijd waarop op grond van artikel 7.1.4.6 van de Jeugdwet de gegevens over

de melding uit de verwijsindex zullen worden verwijderd. d) Over een melding en de zorgen die aanleiding vormen voor de melding, voert de medewerker

die de melding wil gaan doen, zo mogelijk vooraf, overleg met de jeugdige vanaf twaalf jaar en met zijn ouders, als de jeugdige nog geen zestien jaar oud is.

e) Op het voeren van overleg met, of het anderszins verstrekken van informatie aan een andere melder, is toestemming van de cliënt vereist volgens de regels van artikel 13 (vooraf informeren) en artikel 14 (toestemming). Zo nodig kan zonder toestemming overleg worden gevoerd vanwege zwaarwegende belangen van de cliënt zoals beschreven in artikel 21 (conflict van plichten).

20. Meldrecht en informatieplicht gezinsvoogd a) In geval zich naar het oordeel van een medewerker omstandigheden bij een cliënt voor

doen die van belang zijn voor de uitvoering van de ondertoezichtstelling van de cliënt of van een betrokkene van het cliëntsysteem, kan een medewerker deze omstandigheden aan de gezinsvoogd melden, zo nodig zonder toestemming van de cliënt. Voorafgaand hieraan raadpleegt de medewerker een collega hierover.

b) Vraagt de gezinsvoogd van een cliënt of van een betrokkene van het cliëntsysteem om informatie over de cliënt in verband met de uitvoering van de ondertoezichtstelling, dan verstrekt de jeugdhulpverlener, op grond van art. 7.3.4.11 Jeugdwet, de gevraagde informatie, zo nodig zonder toestemming van de cliënt22.

c) Waar mogelijk informeert de medewerker de cliënt hierover in het kader van een transparante werkwijze.

21. Verstrekken van persoonsgegevens met een beroep op een conflict van plichten (overmacht) a) Bieden de bepalingen van artikel 17 tot en met 20 geen mogelijkheid om

persoonsgegevens van een cliënt te verstrekken en meent een medewerker van Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid dat verstrekking toch dringend noodzakelijk is, dan is verstrekking van persoonsgegevens mogelijk als de cliënt zich in een ernstige situatie bevindt die alleen kan worden beperkt of opgeheven door het verstrekken van persoonsgegevens aan een ander. Er zijn twee situaties mogelijk:(i) De toestemming wordt geweigerd; de cliënt laat in een gesprek weten dat hij dat

niet wenst;(ii) Er kan (nog) geen contact worden gelegd; daarom kan er (nog) niet gesproken

worden over gegevensverstrekking.b) Voorwaarden voor deze verstrekking zijn:

- de betreffende medewerker kan, gelet op de ernstige situatie, niet om toestemming vragen en/of heeft alles in het werk gesteld om toestemming voor de verstrekking te krijgen maar heeft deze niet gekregen;

- de hulpverlener verkeert in gewetensnood door het handhaven van de geheimhoudingsplicht zoals beschreven in artikel 7.

- andere wegen dan verstrekking van persoonsgegeven, leiden zeer waarschijnlijk niet tot verbetering van de ernstige situatie waarin de cliënt of een ander zich bevindt; er is een dringende (medische) noodzaak;

22 Met de term ‘gezinsvoogd’ wordt gedoeld op de jeugdbeschermer/jeugdhulpverlener die in opdracht van de rechter een ondertoezichtstelling uitvoert (drangkader). Ten aanzien van de gezinsvoogd geldt een informatieplicht als de gezinsvoogd een medewerker van Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid vraagt en een meldrecht als de medewerker van Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid zelf meent dat het noodzakelijk is voor de uitvoering van de ondertoezichtstelling om de gezinsvoogd te informeren.

17

- als de hulpverlener de geheimhoudingsplicht niet doorbreekt, levert dat voor de cliёnt of een ander ernstige schade op.

- Het is vrijwel zeker dat die schade kan worden voorkomen of beperkt door de geheimhoudingsplicht te doorbreken;

- naar het oordeel van deze medewerker wegen de belangen die de cliënt of een ander heeft bij verstrekking van gegevens op tegen de belangen die de cliënt heeft bij geheimhouding;

- deze medewerker verstrekt de persoonsgegevens uitsluitend aan degene die een bijdrage kan leveren aan het verbeteren van de situatie van de cliënt en hij verstrekt niet meer gegevens dan daarvoor noodzakelijk is.

c) De medewerker overlegt voorafgaand aan een eventueel beroep op een conflict van plichten met een collega jeugdprofessional en een gedragswetenschapper. Op het moment dat de keuze gemaakt wordt om de persoonsgegevens te verstrekken wordt voorafgaand ook overwogen of de leidinggevende geïnformeerd dient te worden in deze situatie of dat diens advies nodig is.

d) Zo snel als mogelijk wordt de cliënt(e) achteraf alsnog geïnformeerd. Als dat niet mogelijk is om veiligheidsredenen wordt dit ook in het dossier opgenomen.

22. (Dossier)rechten op grond van de AVG

Achtereenvolgend worden de volgende privacyrechten besproken: recht op inzage en afschrift (a), recht op verbetering en beperking van persoonsgegevens (b), recht op gegevenswissing (c), recht op gegevensoverdraagbaarheid (d). Voor het recht op bezwaar wordt verwezen naar artikel 23 van dit reglement. In artikel 22 sub d wordt de procedure besproken die Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid hanteert t.a.v. deze privacyrechten.

a) Recht op inzage 23 De betrokkene van 12 jaar of ouder heeft recht op inzage en een kopie van zijn/haar dossier.

De inzage/afschrift vindt plaats voor zover daarbij de persoonlijke levenssfeer van een derde niet wordt geschaad. Zo wordt er geen informatie over familieleden zonder voorafgaande toestemming verstrekt.

Een gezagdragende ouder/wettelijk vertegenwoordiger van een jeugdige onder de 16 jaar of van een wilsonbekwame jeugdige heeft in principe recht op inzage in of afschrift van het dossier.Uitzondering:

- Het recht op inzage geldt niet als verstrekking van deze informatie de persoonlijke levenssfeer van een derde schaadt. Bijvoorbeeld als een minderjarige van 12, 13, 14 of 15 jaar (mits wilsbekwaam ter zake) niet wil dat bepaalde informatie aan ouders wordt gegeven. Het enkele feit dat een minderjarige dit niet wil, is onvoldoende om inzage te weigeren. In dat geval dient de hulpverlener hier het belang van de minderjarige op privacy en de reden om geen toestemming te geven voor inzage en het recht van de wettelijk vertegenwoordiger op informatie over het kind zorgvuldig af te wegen. Deze afweging wordt vastgelegd in het dossier.Een ander voorbeeld is als ouders gescheiden zijn en een van de ouders inzage wenst in het dossier van het kind. Gegevens over de (gezinssituatie van de) andere ouder vallen buiten dit inzagerecht.

- Met het oog op de zorg van een goed hulpverlener, kan de hulpverlener

23 Artikel 7.3.10 en 7.2.11 Jeugdwet.

18

inzage/afschrift achterwege laten. Bijvoorbeeld bij een vermoeden van kindermishandeling.

- Deze afweging word vastgelegd in het dossier Wanneer de betrokkene zijn verzoek elektronisch indient, wordt de informatie indien mogelijk

elektronisch verstrekt, tenzij de betrokkene dit anders verzoekt. Voor een afschrift mogen geen kosten in rekening worden gebracht. Dit kan alleen wanneer er

sprake is van een verzoek dat kennelijk ongegrond is of buitensporig (als er bijvoorbeeld herhaaldelijk om gevraagd wordt). In dat geval is het aan Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid om aan te tonen dat er in die situatie sprake is van een dergelijk verzoek. De Stichting van kan in zo’n situatie ook besluiten om geen inzage te verlenen.

Voor inzage in de stukken van derden dient de cliënt zich te wenden tot de betreffende instelling/hulpverlener.

b) Recht op correctie of aanvulling van gegevens (rectificatie en beperking) 24

De betrokkene kan Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid om verbetering vragen van persoonsgegevens die de stichting over diegene heeft vastgelegd. Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid is verplicht hieraan gehoor geven op het moment dat:

- De gegevens zijn niet langer nodig voor het doel;- betrokkene trekt toestemming ervoor in;- de persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt;- op basis van een wettelijke verplichting (bijvoorbeeld bewaartermijn dossier is

verstreken).

Betrokkene kan het verzoek om gegevens te corrigeren indienen bij het secretariaat van Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid door een mail te sturen naar secretariaat@jeugdteamszhz.nl . Een verzoek om gegevens te verbeteren, dient de aan te brengen wijzigingen te bevatten.

Ook kan betrokkene de stichting verzoeken om gegevens aan te vullen over hem/haar. Daarbij dient het doel van de verwerking van persoonsgegevens in acht te worden genomen. Betrokkene kan verzoeken om een eigen verklaring toe te voegen aan het dossier.25

Een cliënt die het niet eens is met het advies of met een brief van Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid kan geen beroep doen op het recht van correctie van een dergelijk document. De visie van de jeugdhulpverleners blijft in dat geval staan. Wel kan de cliënt vragen om een eigen verklaring aan diens dossier toe te voegen, zodat diens visie ook uit het dossier blijkt. Als hier sprake van is, voegt de jeugdhulpverlener deze verklaring aan het dossier toe.

Betrokkene kan vragen om bepaalde gegevens voor bepaalde personen af te schermen en hen de toegang tot die gegevens de blokkeren.

Het verzoek tot correctie en de beslissing van Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid blijft bewaard in het dossier van de cliënt.

c) Recht op gegevenswissing (vergetelheid) 26

Het recht op vergetelheid houdt in dat Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid in een aantal gevallen persoonsgegevens van een cliënt wist op het moment dat de cliënt daarom vraagt. Dit is echter geen onbeperkt recht. In een verzoek om gegevens te vernietigen, dient specifiek te worden aangegeven van welke persoonsgegevens er gegevenswissing wordt gevraagd.

24 Artikel 12 AVG e.v., artikel 16 AVG.25 Artikel 7.3.8 lid 2 Jeugdwet.26Arikel 17 AVG in samenhang met artikel 12 lid 3 e.v. AVG (zie ook artikel 7.3.9 Jeugdwet bij een verzoek tot vernietiging van een cliëntdossier).

19

Een verzoek wordt door Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid gehonoreerd op het moment dat:

- de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt;

- de betrokkene trekt de toestemming waarop de verwerking berust in, zodat er geen geldige grondslag meer is voor gegevensverwerking. Dit geldt vooral op het moment dat de cliënt toestemming heeft gegeven om informatie op te vragen/delen bij derden zoals de huisarts en deze toestemming vervolgens intrekt;

- de persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt;- op basis van een wettelijke verplichting, die op de zorgaanbieder rust, de

persoonsgegevens moeten worden gewist27, bijvoorbeeld na het verstrijken van de bewaartermijn van het cliëntdossier.

Het is aan de betreffende jeugdhulpverlener om een zorgvuldige afweging te maken of deze de hulpverlening zonder deze gegevens op een verantwoorde wijze kan voortzetten.

Uitzonderingen; een verzoek tot gegevenswissing wordt geweigerd indien:- de wet zich tegen vernietiging verzet- een derde een aanmerkelijk belang heeft bij bewaring van die gegevens. Bijvoorbeeld:

een kind van een ouder die om gegevenswissing vraagt;- de cliënt heeft een procedure tegen de hulpverlener aangespannen of het is

waarschijnlijk dat hij dit zal doen;- in het dossier gegevens over (vermoedens van) kindermishandeling staan dan kunnen

deze gegevens op grond van de Meldcode Huiselijk Geweld en Kindermishandeling alleen op verzoek van het kind zelf worden vernietigd en uitsluitend als het kind de leeftijd van 16 jaar heeft bereikt en wilsbekwaam ter zake kan worden geacht;

- de zorgaanbieder de gegevens nodig heeft voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;

Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid stelt iedere ontvanger aan wie de persoonsgegevens zijn verstrekt, in kennis van de wissing (verwijdering) van persoonsgegevens, tenzij dit onmogelijk blijkt of onevenredig veel inspanning vergt. Op het moment dat de betrokkene hierom verzoekt, verstrekt de stichting informatie over deze ontvangers.

Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid bewaart een verzoek tot gegevenswissing en de reactie daarop. Dit geldt ook voor een eventuele motivering in geval van een afwijzing van het verzoek.

d) Recht op gevensoverdraagbaarheid (dataportabiliteit) Cliënten hebben het recht om van Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid hun persoonsgegevens in een standaardformaat te ontvangen, zodat die gegevens aan een andere partij kunnen worden overgedragen (het recht op dataportabiliteit). Als standaardformaat kan gedacht worden aan veel gebruikte formats zoals Word, PDF of Excel. Het recht op dataportabiliteit is beperkt tot gegevens die de cliënt zelf heeft aangeleverd.

e) Procedure privacyrechten - Betrokkene kan een verzoek t.a.v. een van bovenstaande privacyrechten aangaande de

verwerking van persoonsgegevens die hem of haar betreffen schriftelijk indienen bij het secretariaat van Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid via secretariaat@jeugdteamszhz.nl.

- Betrokkene dient hierbij zoveel mogelijk gebruik te maken van de formulieren zoals te vinden op de website van Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid: www.jeugdteams.nl.

- Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid heeft het recht om de identiteit van de verzoeker te

27 Zie ook artikel 24 van dit reglement over de bewaartermijn van het cliëntdossier.

20

verifiëren en hem of haar te vragen zich te legitimeren.28

- Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid informeert verzoeker zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen een maand na ontvangst van het verzoek of aan dit verzoek gehoor wordt gegeven of niet. In geval van een weigering motiveert Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid deze weigering.

- Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek heeft Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid de mogelijkheid om de termijn van een maand te verlengen met nog eens twee maanden. In dat geval wordt de betrokkene binnen een maand van die verlenging op de hoogte gebracht.

- Op het moment dat betrokkene verzoekt om een dossier te vernietigen, vernietigt Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid dit dossier binnen drie maanden.29 Dit geldt niet als er sprake is van een van de uitzonderingen uit artikel 22 lid c van dit reglement.

- Een verzoek m.b.t. tot een van de rechten uit dit artikel (22) wordt vastgelegd in het dossier. Op het moment dat een dergelijk verzoek niet wordt gehonoreerd wordt betrokkene hiervan op de hoogte gesteld met de bijgaande motivering. De gemaakte afweging, motivering en correspondentie hierover wordt vastgelegd in het dossier.

23. Recht van bezwaar/Klachtrechta) Elke geregistreerde kan schriftelijk een klacht indienen bij het secretariaat van Stichting

Jeugdteams Zuid-Holland Zuid als hij of zij meent dat door (een medewerker van) Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid cliëntgegevens worden verwerkt op een wijze die in strijd is met de wet of met dit reglement.

b) Wanneer tussen de (ex-)cliënt of de ouder(s) of wettelijk vertegenwoordiger en hulpverlener onoplosbare geschillen ontstaan met betrekking tot het gebruik van het dossier van de desbetreffende (ex-)cliënt, wordt dit geschil behandeld als een klacht in de zin van het klachtenreglement van Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid. De klachtencommissie houdt in overeenstemming met het klachtenreglement een registratie bij over de afhandeling van binnengekomen klachten.

c) Op grond van de AVG kan de geregistreerde zich wenden tot de Autoriteit Persoons-gegevens.

24. Bewaartermijn Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid bewaart op grond van der Jeugdwet de cliëntgegevens volgens de wettelijke bewaartermijn. Na afloop van de bewaartermijn, wordt het dossier in principe vernietigd:

- Tot 1 januari 2020 is de bewaartermijn van cliëntdossiers 15 jaar vanaf het moment dat de jeugd- en opvoedhulp beëindigd is of zoveel langer als redelijkerwijs voor een zorgvuldige hulpverlening noodzakelijk is.30

- Per 1 januari 2020 volgt Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid de nieuwe wettelijke bewaartermijn op grond van de Jeugdwet, te weten 20 jaar, te rekenen vanaf het tijdstip waarop de jeugdige meerderjarig wordt (18), of zoveel langer als redelijkerwijs voor een zorgvuldige hulpverlening noodzakelijk is.

- Tot 1 januari 2020 geldt een bewaartermijn van 15 jaar op grond van de WGBO of zoveel langer als redelijkerwijs voor een zorgvuldige hulpverlening noodzakelijk is.

- Per 1 januari 2020 geldt een bewaartermijn van 20 jaar voor dossier die vallen onder de WGBO of zoveel langer als redelijkerwijs voor een zorgvuldige hulpverlening noodzakelijk is.

28 Dit betreft alleen het recht om te vragen of iemand zich in persoon kan legitimeren. Het vragen van een kopie van een ID-bewijs is niet toegestaan.29 Artikel 7.3.9 lid 1 Jeugdwet.30 Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als er in het dossier sprake is van een (vermoeden) van kindermishandeling.

21

25. Beveiliging en bewaringa) Dossiergegevens zijn vastgelegd in een elektronisch systeem en zijn daarin zodanig

opgeslagen dat onbevoegden er geen toegang toe hebben. b) Dossiergegevens, welke om bepaalde redenen tijdens de hulpverlening buiten het dossier

worden bewaard, worden na afsluiting van de hulpverlening in het dossier opgenomen of bij doublures vernietigd.

c) Personeel dat dossiergegevens van de cliënt(en) in beheer heeft, draagt er zorg voor dat onbevoegden geen toegang tot deze gegevens krijgen.

d) Voor zover dit reglement geen uitzonderingen geeft, moeten dossiergegevens, die tot cliënt(en) herleidbaar zijn, te allen tijde binnen de instelling blijven.

e) De bestuurder en het management dragen zorg voor passende maatregelen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de cliëntregistratie tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.

f) Er wordt gewerkt volgens de ‘Richtsnoeren beveiliging persoonsgegevens' van de Autoriteit Persoonsgegevens.

g) De gegevens over cliënten die op digitale gegevensverwerker (zoals laptop, desktop computer, notebook, telefoon of iets dergelijks) verwerkt of gebruikt worden, zijn persoonlijk en worden beschermd. Als een medewerker het apparaat verlaat, zorgt hij of zij dat de persoonlijke gegevens niet zichtbaar of toegankelijk en/of bewerkbaar zijn voor anderen.

h) Iedere medewerker krijgt toegang tot de bestanden op een beveiligd netwerk via een persoonlijk wachtwoord. Dit persoonlijke wachtwoord maakt de medewerker niet bekend aan anderen.

i) Als een medewerker buiten een locatie van Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid werkt met privacygevoelige informatie van een cliënt(e), mag hij of zij dit alleen via het beveiligde netwerk van de Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid. Dit betekent dat de medewerker ingelogd moet zijn op het Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid netwerk en gegevens opgeslagen worden binnen het netwerk en niet daarbuiten.

26. Functionaris gegevensbescherming (FG) a) Binnen Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid is er een FG werkzaam.

Contactgegevens: Francine Pors f.pors@jeugdteamszhz.nl telefoonnummer: 06-8990317

b) De FG heeft kennis van de geldende privacywetgeving, de organisatie van de zorgaanbieder, de gegevensverwerkingen die de zorgaanbieder doet en de belangen die hierin spelen.

c) De FG maakt juist en zorgvuldig gebruik van de aan hem toegekende bevoegdheden.d) De FG houdt toezicht op een rechtmatige, goede en veilige verwerking van persoonsgegevens

door Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid. Hierbij toetst de FG aan geldende wet- en regelgeving.

e) De functionaris heeft een geheimhoudingsplicht over alles wat hem op grond van een klacht of een verzoek van betrokkene bekend is geworden, tenzij de betrokkene voor bekendmaking toestemming heeft gegeven.

f) De functionaris adviseert de zorgaanbieder en kan aanbevelingen doen voor een betere bescherming van de gegevens. In geval van twijfel overlegt hij met de Autoriteit Persoonsgegevens.

g) De FG houdt een registratie bij van verwerkingen van persoons- en gezondheidsgegevens binnen Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid. Deze registratie is op aanvraag in te zien voor iedereen van wie Stichting Jeugdteams Zuid Holland Zuid gegevens verwerkt31.

27. Meldplicht datalekkena) Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid is verplicht een datalek te melden aan de Autoriteit

Persoonsgegevens als het datalek leidt tot ernstige nadelige gevolgen voor de bescherming van persoonsgegevens of als een aanzienlijke kans bestaat dat dit gebeurt.

b) Deze melding wordt gedaan via het meldloket datalekken van de Autoriteit Persoonsgegevens.

31 Hierbij wordt rekening gehouden vanuit welke gemeente een verzoek wordt ingediend.

22

c) Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid is verplicht betrokken(n) zoals cliënten over een datalek te informeren als het datalek waarschijnlijk ongunstige gevolgen zal hebben voor hun persoonlijke levenssfeer.

d) Bij het bepalen of sprake is van ernstige nadelige gevolgen voor de betrokkenen(n) hanteert Stichting Jeugdteams haar Protocol datalekken32.

28. Wijzigingen en inzage van dit reglementWijzigingen van dit reglement worden aangebracht door de verwerkingsverantwoordelijke. Dit reglement treedt per 21 april 2020 in werking en vervangt daarmee het vorige privacyreglement. Het is beschikbaar op de website van Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid (www.jeugdteams.nl).

Bronnen: - Wet gebruik burgerservicenummer in de zorg-2008 - Algemene Verordening Gegevensbescherming- De Jeugdwet - De WGBO

32 Zie in het Handboek voor meer informatie over hoe te handelen bij een datalek: Meldplicht Beveiligingsincidenten en Datalekken Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid”.

23

BIJLAGE 1 Veilige omgeving Stichting Jeugdteams Zuid-Holland Zuid treft passende technische en organisatorische maatregelen om cliëntgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Dit betekent enerzijds dat de cliëntgegevens zorgvuldig opgeslagen worden, anderzijds dat de toegang tot cliëntgegevens door onbevoegden wordt tegengegaan.

Bescherming tegen verlies 1. Er is een registratiesysteem waaruit blijkt wie verantwoordelijk is voor het cliëntendossier dat niet

op de geëigende plaats aanwezig is. 2. Er zijn back-up en recovery procedures voor de digitale cliëntinformatie. Back-up media worden

bewaard op een andere locatie dan waar de computerapparatuur staat. 3. Er is back-up apparatuur die gebruikt kan worden bij uitval van de apparatuur van het

productiesysteem van digitale cliëntinformatie. 4. Het digitale cliëntinformatiesysteem is toegankelijk vanaf iedere werkplek binnen de

netwerkstructuur, mits geautoriseerd, en niet afhankelijk van een individueel werkstation.

Toegang tot persoonsgegevens 1. De toegang tot digitale cliëntinformatie is beveiligd door een persoonlijk wachtwoord, zowel op

netwerkniveau als op toepassingsniveau. Autorisaties worden verleend door het lijnmanagement, de verantwoordelijke voor de gegevens.

2. Er is een autorisatieschema voor de toegang tot digitale cliëntinformatie, waarin is vastgelegd wie beheerder(s) en gebruikers zijn. Op gebruikersniveau wordt toegang verleend op scherm -en veldniveau.

3. Om zich toegang te verschaffen tot gegevensbronnen (zowel intern als extern) mag alleen gebruik worden gemaakt van geautoriseerde verbindingen.

24