Voorstellingsfolder Departement Bestuurszaken

Het departement Bestuurszaken voorgesteld

i n h o u d

Deugdelijk beheer in het eigen departement en bij de andere spelers in het beleidsdomein .................................................... 7

Diversiteit zorgt voor meer competentie ........................................................ 8

Architectuur die kwaliteit belichaamt ............................................................. 9

Administratieve overlast krachtdadig bestrijden ........................................10

Een krachtige overheid steunt op een coherent en integer beleid...................................................................................................12

Meer-waarde halen uit onze processen en informatie ..............................13

Zich goed voelen op het werk: de basisvoorwaarde voor goede prestaties .........................................................................................15

Een efficiënte overheid heeft behoefte aan modern personeelsmanagement ....................................................................16

Bestuurlijke kwaliteit komt tot uiting via gedegen overheidsopdrachten .......................................................................................... 17

Meer focus op de eigen kerntaken dankzij goede praktische ondersteuning .................................................................................18

3

|

Beste collega-ambtenaar,

Wie werkt bij de overheid, werkt uiteindelijk vóór de burger. Precies dat maakt onze job zo waardevol. Om die burger een degelijke dienstverlening te garande-ren, is goed en efficiënt bestuur noodzakelijk. Dat betekent onder andere: mee zijn met maatschap-pelijke en technologische ontwikkelingen en continu bedacht zijn op verbetering en vernieuwing. Geen vernieuwing om de vernieuwing, wel anders gaan werken als dat een wezenlijke vooruitgang betekent.

Het departement Bestuurszaken is begin 2006 opgericht om u bij die bestuurlijke vernieuwing te begeleiden en te adviseren. De medewerkers van het departement zetten zich elk op hun domein in om een vernieuwende bestuurlijke aanpak concreet mogelijk te maken. Op sommige gebieden beschik-ken we al over een pak knowhow. Andere gebieden exploreren we vol enthousiasme en gedrevenheid.

In onze oplossingen streven we kwaliteit na. Dat is geen loze kreet. Het betekent concreet dat het departement alle beschikbare kennis en ervaring inzet. Tussen de medewerkers is dus voortdurend

interactie en in de diverse projecten wordt steevast intens samengewerkt.

De klant centraal stellen en een antwoord formuleren op zijn maat is een ander kenmerk van kwaliteitsvolle dienstverlening. Bij onze opdrachten en projecten werken wij met andere woorden ook samen met u, onze opdrachtgever. Door naar u te luisteren, oplos-singen af te toetsen en zo nodig bij te stellen.

In deze brochure stel ik graag het departement aan u voor aan de hand van onze tien ploegen. U leest over welke expertise onze medewerkers beschik-ken en verneemt ook meer over enkele belangrijke realisaties.

Bij Bestuurszaken kijken we met z’n allen ernaar uit om met u samen te werken en zo mee te bouwen aan een Vlaamse overheid die garant staat voor kwaliteit en efficiëntie.

Luc LathouwersSecretaris-generaal departement Bestuurszaken

K o r t p o r t r e t

Waarvoor staat het departement Bestuurszaken en op welke

terreinen is het actief? Dat leest u in dit korte portret. Op de volgende

pagina’s kunt u uitgebreider kennismaken met het departement.

Deze brochure is bestemd voor iedereen die bij de Vlaamse overheid werkt. Wij, de medewerkers van het departement Bestuurszaken, vinden het name-lijk belangrijk dat u de weg naar onze expertise en diensten gemakkelijk kunt vinden. We willen samen werken aan realistische afspraken en kwaliteitsvolle dienstverlening binnen de afgesproken termijn. Onze adviezen en oplossingen zijn betrouwbaar en correct. Hierbij gaan we vernieuwing niet uit de weg. Inte-gendeel, vragen onderzoeken we vanuit diverse perspectieven. Samenwerking binnen en buiten het departement neemt een belangrijke plaats in bij onze strategie om tot de best mogelijke oplossingen te komen.

5

|

© T

im D

irve

n

ontwikkelt en integreert expertise omtrent

persOneel en OrgAnisAtieOntWikkeling

WelziJn

prOces- en inFOrMAtieBeHeer

inFOrMAtie- en cOMMunicAtietecHnOlOgie

reguleringsMAnAgeMent

regelgeVing BestuurszAken

OVerHeiDsOpDrAcHten

FAcilitAire DienstVerlening en VAstgOeDBeHeer

ArcHitecturAle en ruiMteliJke kWAliteit

Het departement Bestuurszaken

zorgt voor beleidsvoorbereiding en

-ondersteuning van het beleidsdomein

Bestuurszaken.

Voor de beleidsuitvoering

tekenen de Agentschappen voor

Overheidspersoneel, Facilitair

Management en Binnenlands Bestuur,

Jobpunt Vlaanderen.

© T

im D

irve

n

7

|

S t a f d i e n S t

Deugdelijk beheer in het eigen departement en bij de andere spelers in het beleidsdomein

De stafdienst werkt in eerste instantie voor het eigen departement. Typische taken zijn onder meer de ondersteu-ning van de secretaris-generaal, interne controle en com-municatie. Ook de agentschappen van het beleidsdomein Bestuurszaken krijgen van de stafdienst ondersteuning, onder andere via methodologische wenken en procedures voor begrotingsopmaak en risicobeheer. Verder begeleidt en controleert de dienst de beheersovereenkomsten met de agentschappen.Daarnaast heeft de stafdienst projectspecialisten in dienst. De diverse ploegen van het departement en het beleidsdo-mein kunnen rekenen op hun professionele ondersteuning bij de uittekening en het beheer van hun projecten.

Van gunning tot betaling:

e-procurement begeleidt en informeert

De stafdienst heeft zijn knowhow inzake project-

beheer ingezet voor e-procurement, de tool die

het hele aankoopproces digitaliseert. De gebrui-

ker wordt in elke fase van de aankoop begeleid

en geïnformeerd. Tegelijk stelt e-procurement

modeldocumenten en vereiste formulieren ter

beschikking. Niet alleen de Vlaamse ambtenaar

heeft toegang tot de tool. Ook lokale besturen

en derden, zoals bedrijven die intekenen op een

overheidsopdracht, kunnen hun voordeel doen

met e-procurement. Het project past perfect in

de missie van de Vlaamse overheid: het is een

innovatief project dat duurzame kwaliteitsverbe-

tering nastreeft. Dit project is een realisatie van

experten van zowel de Stafdienst als de afdeling

Overheidsopdrachten.

www.vlaanderen.be/kanoo

Boudewijngebouw Boudewijnlaan 30 bus 30 1000 Brussel t 02 553 72 02 F 02 553 72 05 [email protected] www.vlaanderen.be/bestuurszaken

d i e n S t e m a n c i p a t i e z a K e n

Diversiteit zorgt voor meer competentie

De Vlaamse overheid vindt het belangrijk dat het perso-neelsbestand een spiegel is van de samenleving. De dienst Emancipatiezaken spant zich daarom in voor meer gelijke kansen, op alle niveaus en in alle functies, voor vrouwen, kortgeschoolden, 45-plussers, personen van allochtone afkomst en personen met een arbeidshandicap.Iedereen die bij de Vlaamse overheid bezig is met diversiteit en gelijke kansen, kan bij Emancipatiezaken terecht voor ondersteuning op maat, in de vorm van informatie, advies en begeleiding. De dienst evalueert ook het beleid van de Vlaamse overheid en sensibiliseert ministers en topkaders. Daarnaast geeft de dienst zichtbaarheid aan dit thema op het publieke domein, onder meer via campagnes en standpuntbepaling.

Wervend Werven: een instrument voor

betere instroming

Goede bedoelingen volstaan niet om diversiteit te

realiseren. Wie bijvoorbeeld kansen wil geven aan

personen van allochtone afkomst, moet weten

via welke kanalen deze groep te bereiken is, en

welke boodschappen aanspreken of net afschrik-

ken. Wervend Werven is een project dat precies

aan deze behoeftes tegemoet wil komen. Het

project is opgebouwd rond een dertigtal concrete

maatregelen en hulpinstrumenten die allemaal

één doel hebben: de instroom van allochtonen en

mensen met een handicap gevoelig verhogen.

Alle info over Wervend Werven op

www.vlaanderen.be/emancipatiezaken via

‘Wat doen wij?’.Boudewijngebouw Boudewijnlaan 30 bus 33 1000 Brussel t 02 553 49 65 F 02 553 51 06 [email protected] www.vlaanderen.be/emancipatiezaken

9

|

t e a m V l a a m S B o u w m e e S t e r

Architectuur die kwaliteit belichaamt

De bouwwerken die de Vlaamse overheid realiseert, moeten uitdrukking geven aan een van haar basismissies, namelijk kwaliteit. Die architecturale kwaliteit garanderen en stimu-leren zijn de basisopdrachten van de Vlaams Bouwmeester en zijn team. Daartoe verricht de Bouwmeester onderzoeks-werk omtrent kwaliteitsarchitectuur vandaag en morgen. De inzichten die hieruit voortkomen, geven vorm aan het advies en de begeleiding waarvoor de publieke bouwheren bij de Bouwmeester terechtkunnen. Om kwaliteit te stimuleren zetelen de Bouwmeester en zijn medewerkers in wedstrijdjury’s, volgen diverse ontwerpopdrachten op en selecteren via de procedure van de open oproep ontwerpers voor diverse publieke bouwopdrachten.

De Kazerne Dossin in Mechelen:

een monument tegen het vergeten

Via de Mechelse Dossin-Kazerne zijn tijdens

de Tweede Wereldoorlog meer dan 25.000

mensen, voornamelijk Joden, naar Auschwitz

gedeporteerd. Nu herbergt het monument het

stadsarchief en het Joods Museum en is er ook

woongelegenheid. Voor de Vlaamse overheid

heeft het team Vlaams Bouwmeester een pro-

ject ontwikkeld om van de kazerne ‘een monu-

ment tegen het vergeten’ te maken: de kazerne

wordt een memoriaal, toonaangevend museum

en documentatiecentrum over Holocaust en

mensenrechten. Een ambitieus project waar de

gebundelde knowhow van het team Vlaams

Bouwmeester voluit is ingezet. Tegen 2011 zal

het project afgerond zijn.

Boudewijngebouw Boudewijnlaan 30 bus 45 1000 Brussel t 02 553 74 00 F 02 553 75 00 [email protected] www.vlaamsbouwmeester.be

d i e n S t w e t S m a t i g i n g

Administratieve overlast krachtdadig bestrijden

De Vlaamse overheid streeft naar goede wetten en eenvoudige procedures. Dat bevordert de economische slagkracht en de rechtszekerheid van burgers en bedrijven. In samenwerking met de cellen Wetskwaliteit zorgt Wetsmatiging voor coördinatie en ondersteuning van alle initiatieven die de beleidsdomeinen op dit vlak ondernemen. De dienst sensibiliseert ook de Vlaamse overheid. Tegen 2012 moet de administratieve vereenvoudiging flink gevorderd zijn. Daartoe meet Wetsmatiging samen met de beleidsdomeinen de administratieve last van de Vlaamse wetten.Om de kwaliteit van de wetten te verbeteren, heeft Wetsma-tiging instrumenten ontwikkeld. Met de reguleringsimpactana-lyse (RIA) kan een wet vooraf geanalyseerd worden. De regelge-vingsagenda biedt een overzicht van geplande wetten.

Minder administratie voor landbouwers

De dienst Wetsmatiging begeleidt ook spe-

cifieke projecten gericht op concrete doel-

groepen. De eenmalige perceelsregistratie

voor landbouwers is een treffend voorbeeld.

Uitwisseling van informatie tussen de admi-

nistraties zorgt ervoor dat een landbouwer

zijn percelen slechts één keer hoeft te regis-

treren. Hij doet dit via het e-loket, waarmee

hij ook fotomateriaal kan opsturen dankzij

de integratie met het GIS-systeem. Met het

e-loket kunnen ook steunaanvragen worden

ingediend. Jaar na jaar vinden meer landbou-

wers de weg naar het loket en wie het loket

ontdekt heeft, blijft een overtuigd gebruiker.

E-loket voor landbouwers via

www.landbouwvlaanderen.be.

Boudewijngebouw Boudewijnlaan 30 bus 34 1000 Brussel t 02 553 17 11 F 02 553 17 12 [email protected] www.vlaanderen.be/wetsmatiging

11

|

© T

im D

irve

n

a f d e l i n g B e l e i d

Een krachtige overheid steunt op een coherent en integer beleidDe beleidsondersteuning wordt gecoördineerd door de afdeling Beleid. De medewerkers nemen daarnaast de opvolging van het gevoerde beleid ter harte. Bovendien werken zij mee aan initiatieven om beleidsinformatie ter beschikking te stellen en houden ze de vinger aan de pols omtrent beleidsinzichten en -tendensen.Voor enkele concrete beleidsthema’s levert de afdeling ook inhoudelijke ondersteuning. Dat is bijvoorbeeld het geval voor het integriteitsbeleid en het beleid inzake personeel en organisatie bij de Vlaamse overheid. Door verder nog de beheersovereenkomsten van de agentschappen op te volgen, bouwt de afdeling mee aan een overheid die haar voornaamste standaarden, coherentie, efficiëntie en deug-delijkheid, kan naleven.

De arbeidsvoorwaarden van de Vlaamse

overheid mogen gezien worden

Begin 2008 is een publieke website gelanceerd over

de arbeidsvoorwaarden bij de Vlaamse overheid.

Een belangrijke troef hierbij is de salarissimulator,

waarmee een snelle en nauwkeurige berekening

van salaris, vakantiegeld en eindejaarstoelage

mogelijk is.

De website is het resultaat van intense samenwer-

king: de afdeling Beleid tekende voor de coördina-

tie, maar daarnaast hebben de communicatiecel

van de Stafdienst en de afdelingen Regelgeving

en Proces- en Informatiebeheer inhoudelijke en

technische bijdragen geleverd. De website is in alle

opzichten een succes: ze wordt druk bezocht én ze

vat uitstekend samen wat de Vlaamse overheid

nastreeft: openbaarheid, helderheid en kwaliteit.

www.vlaanderen.be/arbeidsvoorwaarden

Boudewijngebouw Boudewijnlaan 30 bus 37 1000 Brussel t 02 553 02 38 F 02 553 72 05 [email protected]

13

|

a f d e l i n g p r o c e S - e n i n f o r m a t i e B e h e e r

Meer-waarde halen uit onze processen en informatieDe afdeling Proces- en Informatiebeheer (PIB) vertrekt van de opvatting dat processen en informatie samenhangen: door processen stroomt informatie en informatie heeft alleen betekenis binnen processen. Allebei zijn ze de grond-stoffen waarmee de medewerkers van PIB de organisatie in kaart brengen en inzicht bieden in de werking van de Vlaamse overheid. Hierbij zetten ze technieken en tools in voor onder meer trendanalyse, monitoring, planning en simulatie. Tegelijk stellen zij alles in het werk om de processen en informatie bij de Vlaamse overheid optimaal te beheren. De afdeling gebruikt verschillende kanalen om de opgebouwde know-how en expertise te verspreiden. Samenwerken is immers cruciaal voor een succesvol proces- en informatiebeheer!

Accurate rapportering van en voor

de hele Vlaamse overheid

Een efficiënte overheid moet zich kunnen verge-

lijken met andere, gelijksoortige organisaties en

moet in staat zijn om op lange termijn te denken

en te sturen. Een geïntegreerd rapporteringsap-

paraat is hierbij onontbeerlijk. Om dit te realise-

ren heeft de afdeling Proces- en Informatiebeheer

een ambitieus meerjarenproject opgestart. Al op

korte termijn komt zij samen met de afdeling

Beleid naar buiten met een managementdash-

board, een website waarmee leidinggevenden in

één oogopslag de status van beleidsindicatoren

kunnen zien.

Binnen het project worden alle acties afgestemd

met de diverse beleidsdomeinen. Samenwerking

en overleg staan sowieso centraal in dit project

van de toekomst.


15

|

a f d e l i n g p r e V e n t i e e n B e S c h e r m i n g

Zich goed voelen op het werk: de basisvoorwaarde voor goede prestatiesDe afdeling Preventie en Bescherming, ook wel bekend als GDPB (Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming op het werk) ondersteunt managers bij hun preventiebeleid. Bij de preventieadviseurs kunnen afdelings-hoofden terecht met concrete vragen over arbeidsgenees-kunde, arbeidsveiligheid, ergonomie, psychosociaal welzijn en arbeidshygiëne. Voorts verzorgt de afdeling opleidingen voor de vertrouwenspersonen.Onder meer door aanbevelingen te formuleren waakt GDPB er voorts over dat alle werknemers van de Vlaamse overheid in een aangename en veilige omgeving kunnen werken.GDPB streeft tot slot in ieder contact naar kwaliteit en stelt daarom dialoog, langetermijndenken en efficiëntie centraal.

Zit u goed? Het belang van ergonomie

Onderzoek wijst uit dat in de top tien van fysieke

en psychische klachten bot- en gewrichtsklachten

op nummer één staat. Aandacht voor ergonomie

is dus zeker geen overbodige luxe. GDPB heeft

een toegankelijk informatiepakket ontwikkeld

dat medewerkers bewustmaakt van het belang

van een goede werkhouding en van voldoende

lichaamsbeweging. Wie een wervende informa-

tiecampagne over het onderwerp op het touw wil

zetten, kan rekenen op de steun van GDPB. Ook in

verband met goede hef- en tiltechnieken of ergo-

nomisch ingerichte kantoor- en werkhuisruimtes

heeft GDPB heel wat expertise in huis voor bege-

leiding, opleiding en gedegen advies.

Voor het aanbod omtrent ergonomie:

koepel.vonet.be/gdpb


a f d e l i n g r e g e l g e V i n g

Een efficiënte overheid heeft behoefte aan modern personeelsmanagementDe taken van de afdeling Regelgeving situeren zich op het vlak van voorbereiding, opmaak en evaluatie van de regelgeving in het domein Bestuurszaken. Het Vlaams personeelsstatuut, dat de arbeidsvoorwaarden regelt van de meeste Vlaamse ambtenaren, is een van de belangrijkste speerpunten.Om een correcte toepassing van de regelgeving te garande-ren, investeert de afdeling in advies en informatie voor de diverse personeelsdiensten van de Vlaamse overheid. Ook via aanpasbare modeldocumenten wil Regelgeving bijdragen tot kwaliteitsvol personeelsbeheer.Daarnaast participeren de medewerkers in diverse overlegor-ganen inzake personeel en organisatie.Als cel Wetskwaliteit binnen het beleidsdomein Bestuursza-ken biedt de afdeling ook ondersteuning bij het schrijven van regelgeving.

De website: onmisbaar werkinstrument

voor de personeelsdienst

De diverse personeelsdiensten vinden in de

website van Regelgeving een krachtig werk-

instrument voor hun werkzaamheden. Zo

biedt de rubriek Personeelsstatuten op een

toegankelijke manier de gecoördineerde versie

en bijbehorende toelichting van het Vlaams

personeelsstatuut. Het is mogelijk om snel en

gemakkelijk te navigeren tussen een statuut

enerzijds en de corresponderende uitleg ander-

zijds. Ook de interpretaties, waarin de concrete

vragen van de personeelsdiensten worden ver-

werkt, krijgen een plaats in de rubriek.

Ook de subsite Vademecum DVO is het vermel-

den waard, dat door de opbouw de bezoeker

altijd een geconsolideerde en actuele versie van

de regelgeving garandeert.

www.vlaanderen.be/personeel


17

|

a f d e l i n g o V e r h e i d S o p d r a c h t e n

Bestuurlijke kwaliteit komt tot uiting via gedegen overheidsopdrachtenDe afdeling Overheidsopdrachten drukt haar stempel op de Vlaamse regelgeving omtrent overheidsopdrachten. Ook de rechtszaken over overheidsopdrachten volgt de afdeling op. Voorts kunnen alle beleidsdomeinen aankloppen voor advies over complexe materies waar de eigen juridische dienst geen antwoord op weet.De beleidsdomeinen kunnen met de afdeling een samen-werkingsprotocol aangaan om overheidsopdrachten beter te beheren. Verder stellen de medewerkers hun knowhow ter beschikking door te participeren in diverse stuur- en pro-jectgroepen. Ook werken ze opleidingstrajecten uit, geven ze ondersteuning bij workshops en stellen ze modeldocumen-ten ter beschikking. Dat is onder meer het geval voor bestek-ken, gunningsbeslissingen en dadingsovereenkomsten.

Het Gunningsdraaiboek, een praktische

wegwijzer bij overheidsopdrachten

De afdeling Overheidsopdrachten wil alle amb-

tenaren die een overheidsopdracht moeten

uitschrijven, helpen met een handig en over-

zichtelijk stappenplan. Het draaiboek maakt

duidelijk welke bepalingen uit de regelgeving op

de specifieke opdracht van toepassing zijn. Bij elke

stap geeft het draaiboek bijkomende toelichtin-

gen en verwijst het naar de initiatietekst over-

heidsopdrachten en de modeldocumenten. Het

draaiboek is met andere woorden een interessant

hulpmiddel voor de individuele ambtenaar én een

krachtig instrument om de kwaliteit van de over-

heidsopdrachten bij de hele Vlaamse overheid te

waarborgen. Het gunningsdraaiboek is terug te

vinden op de website van Overheidsopdrachten.

Boudewijngebouw Boudewijnlaan 30 bus 35 1000 Brussel t 02 553 76 57 F 02 553 76 55 [email protected] www.vlaanderen.be/overheidsopdrachten

a f d e l i n g m a n a g e m e n t o n d e r S t e u n e n d e d i e n S t e n

Meer focus op de eigen kerntaken dankzij goede praktische ondersteuning De afdeling Managementondersteunende Diensten helpt de beleidsdomeinen Bestuurszaken en Financiën & Begro-ting concreet bij verschillende operationele management-taken. Onder meer op het vlak van rapportering, logistiek, boekhouding, personeelsadministratie, ICT, juridische zaken en HR biedt de afdeling ondersteuning aan de agent-schappen en het departement.Deze ondersteuning wordt via samenwerkingscontrac-ten geformaliseerd. De klant staat in deze samenwerking centraal. De afdeling heeft ook provinciale antennes waar onder meer de afdelingen van het Agentschap voor Binnenlands Bestuur en de gouverneurs terechtkunnen.

Heldere communicatie over het

dienstenaanbod

De afdeling Managementondersteunende Dien-

sten heeft een ruim aanbod dat voortdurend

wordt uitgebreid en aangepast. Om alle initia-

tieven bekend te maken, investeert de afdeling

in goede communicatie met al haar (potentiële)

klanten. In samenwerking met de communicatie-

cel is een dienstencatalogus ontwikkeld. Daarin

vindt u een heldere presentatie van het aanbod

en een overzicht van de medewerkers met hun

taken en contactgegevens. Ook via het extranet

en de elektronische nieuwsbrief informeren we de

werknemers van het beleidsdomein Bestuurszaken

van alle ontwikkelingen, lopende projecten en suc-

cesvol afgesloten initiatieven.

Elektronische nieuwsbrief en dienstencatalo-

gus zijn terug te vinden via bz.vonet.be/mod.

Boudewijngebouw Boudewijnlaan 30 bus 38 1000 Brussel t 02 553 49 71 F 02 553 52 19 [email protected] bz.vonet.be/mod

19

|

c o l o f o n RealisatieDepartement Bestuurszaken van de Vlaamse overheid

Foto’sTim Dirven

D/2008/3241/276 november 2008

Verantwoordelijke uitgeverInge Lynen

bestuurszaken

Boudewijnlaan 30 bus 30

1000 Brussel

T 02 553 72 02

[email protected]

www.vlaanderen.be/bestuurszaken

Voorstellingsfolder Departement Bestuurszaken

Documents

Transcript of Voorstellingsfolder Departement Bestuurszaken