Faculteit Politieke & Sociale WetenschappenFaculteit Politieke & Sociale Wetenschappen Departement CommunicatiewetenschappenDepartement Communicatiewetenschappen Onderzoeksgroep Strategische CommunicatieOnderzoeksgroep Strategische Communicatie

Prof. dr. Michel WalraveProf. dr. Michel Walrave

Starten met ewerken: een stappenplan

duurzaam ewerken =

projectplan

Stappenplan

I. InitiatiefI. Initiatief

II. DefinitieII. Definitie

III. VoorbereidingIII. Voorbereiding

IV. ImplementatieIV. Implementatie

V. EvaluatieV. Evaluatie

I. INITIATIEF: motieven voor vraagI. INITIATIEF: motieven voor vraag

Oorsprong vraag?Oorsprong vraag?

Top-down:Top-down: mobiliteitmobiliteit decentraliseringdecentralisering productiviteitproductiviteit flexibiliteitflexibiliteit retentiebeleidretentiebeleid kansenbeleid kansenbeleid … …

Bottom-up:Bottom-up: mobiliteitmobiliteit evenwicht werk/privéevenwicht werk/privé productiviteit (storing)productiviteit (storing) … …

Multidisciplinair projectteamMultidisciplinair projectteam

II. DEFINITIE: projectcontractII. DEFINITIE: projectcontract

Stuurgroep ewerken: Stuurgroep ewerken: multidisciplinair teammultidisciplinair team

KerntakenKerntaken::

1. Formuleren1. Formuleren ewerk(piloot)ewerk(piloot)projectplanprojectplan

2. Uitvoeren2. Uitvoeren (piloot)project(piloot)project: : activiteitenclustersactiviteitenclusters

3. Rapporteren3. Rapporteren over over vorderingen/evaluatiesvorderingen/evaluaties aan top aan top

II. DEFINITIE: ActiviteitenclustersII. DEFINITIE: Activiteitenclusters

• HardwareHardware• Bestaande situatieBestaande situatie• Bijkomende hardware?Bijkomende hardware?

• SoftwareSoftware• Op pc of op server?Op pc of op server?• Toegang tot bronnenToegang tot bronnen

• VerbindingenVerbindingen• Kabel/ADSLKabel/ADSL• VPNVPN• BeveiligingBeveiliging

• Helpdesk/adviesHelpdesk/advies• Site/telefoonSite/telefoon• Cursus Cursus

• ArbeidscontractArbeidscontract• Bestaande situatieBestaande situatie• Addendum (voor-Addendum (voor- waarden, kosten)waarden, kosten)

• ArbeidsreglementArbeidsreglement• Bestaande situatieBestaande situatie• AanpassingenAanpassingen

• VerzekeringenVerzekeringen• Uitbreiding?Uitbreiding?• VoorwaardenVoorwaarden

• eWork policyeWork policy• Afspraken Afspraken

• veiligheidveiligheid• bereikbaarheidbereikbaarheid• controlecontrole• gebruik ICTgebruik ICT

• TelewerkbaarheidTelewerkbaarheid• CriteriaCriteria• MethodeMethode

• CommunicatieplanCommunicatieplan • ManagementManagement• EwerkersEwerkers• Niet-ewerkersNiet-ewerkers

• SelectieSelectie• IntakegesprekIntakegesprek• Aanvraag-Aanvraag- procedure procedure • TestTest

• TrainingenTrainingen• MBOMBO• TimemanagementTimemanagement• SoftwareSoftware

• EvaluatiesEvaluaties• SurveySurvey• Interviews Interviews

• FacilitymanagementFacilitymanagement• Kantoorinnovatie…Kantoorinnovatie…

ICTICT LEGALLEGAL HRHR

III. VOORBEREIDING: III. VOORBEREIDING: ewerkbaarheidewerkbaarheid

Aandachtspunt: Aandachtspunt: objectiveren selectie objectiveren selectie

1. Geschiktheid functie1. Geschiktheid functie Job hoofdzakelijk Job hoofdzakelijk informatieverwerkinginformatieverwerking

alle nodige data online?alle nodige data online?

Job met voldoende Job met voldoende zelfstandigheidzelfstandigheid

weinig supervisie, face-to-face interactie nodig?weinig supervisie, face-to-face interactie nodig?

Job met Job met meetbare outputmeetbare output

kwantitatieve en/of kwalitatieve meting mogelijk?kwantitatieve en/of kwalitatieve meting mogelijk?

Job vereist Job vereist mobiliteitmobiliteit en/of is en/of is lokatie-onafhankelijklokatie-onafhankelijk

mobiel off-site werk of werk in thuiskantoor mogelijk?mobiel off-site werk of werk in thuiskantoor mogelijk?

2. Geschiktheid kandidaat: 2. Geschiktheid kandidaat: competentiescompetenties

Hard skillsHard skills:: omgaan met ICT en softwareomgaan met ICT en software

Soft skillsSoft skills:: e-communicatie, werkattitude, time- e-communicatie, werkattitude, time-

management, remote management, …management, remote management, …

3. Geschiktheid kandidaat: 3. Geschiktheid kandidaat: karaktertrekkenkaraktertrekken

Autonoom & resultaatgerichtAutonoom & resultaatgericht

Zelfdiscipline & motivatieZelfdiscipline & motivatie

Betrouwbaar & stiptBetrouwbaar & stipt

III. VOORBEREIDING: III. VOORBEREIDING: ewerkbaarheidewerkbaarheid

www.tijdvoortelewerk.be – www.anderswerken.org www.tijdvoortelewerk.be – www.anderswerken.org

Selectiemethode ewerkersSelectiemethode ewerkers::

1. Aanvraagprocedure:1. Aanvraagprocedure:

Schriftelijk formulier t.a.v. stuurgroep/ leidinggevende Schriftelijk formulier t.a.v. stuurgroep/ leidinggevende

Self-assessment instrumentSelf-assessment instrument

2. Interview:2. Interview:

Manager/afdelingshoofd Manager/afdelingshoofd

Potentiële telewerker (intakegesprek)Potentiële telewerker (intakegesprek)

3. Survey:3. Survey:

Voor start telewerkproject: Voor start telewerkproject: attitudes/ervaringen/verwachtingenattitudes/ervaringen/verwachtingen

III. VOORBEREIDING: SelectieIII. VOORBEREIDING: Selectie

IV. IMPLEMENTATIE: kick-off & opvolgingIV. IMPLEMENTATIE: kick-off & opvolging

Invoering: startvergadering Invoering: startvergadering (kick-off meeting)(kick-off meeting) Communicatie over aanleiding en doelstellingenCommunicatie over aanleiding en doelstellingen

Uitleg over de basisaspecten, concrete richtlijnen: Uitleg over de basisaspecten, concrete richtlijnen:

« ework policy »« ework policy »

« ICT-users policy »« ICT-users policy »

Getuigenissen telewerkers/managers (intern/extern)Getuigenissen telewerkers/managers (intern/extern)

Bijkomende informatieBijkomende informatie

bronnen (intranet/brochures)bronnen (intranet/brochures)

trainingen (collaborative tools, timemanagement, MBO,...)trainingen (collaborative tools, timemanagement, MBO,...)

Interne mediaInterne media: informatie (niet-)ewerkers: informatie (niet-)ewerkers

V. EVALUATIE: meten resultatenV. EVALUATIE: meten resultaten

Tussentijdse evaluatiesTussentijdse evaluaties Survey (online) bij telewerkers/niet-telewerkers en managersSurvey (online) bij telewerkers/niet-telewerkers en managers

Diepte-interviews en/of focusgroep(en) Diepte-interviews en/of focusgroep(en)

Eindevaluatie pilootprojectEindevaluatie pilootproject Compilatie van de resultaten (diverse meetmomenten)Compilatie van de resultaten (diverse meetmomenten)

Laatste survey omtrent evaluatie project Laatste survey omtrent evaluatie project

Nagaan Nagaan drop-outdrop-out (exit-interview) (exit-interview)

Diepte-interviews en/of focusgroep(en)Diepte-interviews en/of focusgroep(en)

Conclusies omtrent kosten/baten Conclusies omtrent kosten/baten

RapporteringRapportering van projectteam aan topmanagement van projectteam aan topmanagement

Voortzetting/uitbreiding/stopzetting Voortzetting/uitbreiding/stopzetting ewerken?ewerken?

ValkuilenValkuilen

Weerstand (cultuur, controle)Weerstand (cultuur, controle)

Discrepantie verwachtingenDiscrepantie verwachtingen

Gebrek afspraken frequentie,Gebrek afspraken frequentie, doelen, bereikbaarheid &doelen, bereikbaarheid & aanwezigheid aanwezigheid

Vervagen grens werk/privéVervagen grens werk/privé

Kinderziektes project (ICT)Kinderziektes project (ICT)

Gebrek informatie aan niet-Gebrek informatie aan niet- ewerkers & werkbelastingewerkers & werkbelasting

Gebrek centrale online infoGebrek centrale online info

Onduidelijkheid gevolgen Onduidelijkheid gevolgen loopbaan & opleidingskansenloopbaan & opleidingskansen

ValkuilenValkuilen

Weerstand (cultuur, controle)Weerstand (cultuur, controle)

Discrepantie verwachtingenDiscrepantie verwachtingen

Gebrek afspraken frequentie,Gebrek afspraken frequentie, doelen, bereikbaarheid &doelen, bereikbaarheid & aanwezigheid aanwezigheid

Vervagen grens werk/privéVervagen grens werk/privé

Kinderziektes project (ICT)Kinderziektes project (ICT)

Gebrek informatie aan niet-Gebrek informatie aan niet- ewerkers & werkbelastingewerkers & werkbelasting

Gebrek centrale online infoGebrek centrale online info

Onduidelijkheid gevolgen Onduidelijkheid gevolgen loopbaan & opleidingskansenloopbaan & opleidingskansen

SuccesfactorenSuccesfactoren

Kosten/baten analyseKosten/baten analyse

Multidisciplinaire Multidisciplinaire voorbereidingvoorbereiding

Objectiveren telewerkbaarheidObjectiveren telewerkbaarheid

Objectieve selectiecriteriaObjectieve selectiecriteria

Opstellen « eworkpolicy »Opstellen « eworkpolicy »

Informeren, adviseren, trainenInformeren, adviseren, trainen

Vertrouwen & meten Vertrouwen & meten

Integreren in HR-beleidIntegreren in HR-beleid

SuccesfactorenSuccesfactoren

Kosten/baten analyseKosten/baten analyse

Multidisciplinaire Multidisciplinaire voorbereidingvoorbereiding

Objectiveren telewerkbaarheidObjectiveren telewerkbaarheid

Objectieve selectiecriteriaObjectieve selectiecriteria

Opstellen « eworkpolicy »Opstellen « eworkpolicy »

Informeren, adviseren, trainenInformeren, adviseren, trainen

Vertrouwen & meten Vertrouwen & meten

Integreren in HR-beleidIntegreren in HR-beleid

Meer info? Meer info?

www.bta.bewww.bta.be

www.tijdvoortelewerk.bewww.tijdvoortelewerk.be

Onderzoek>Onderzoek>

Handleiding> Handleiding>

Hyperlinks> Hyperlinks>