Vereenvoudiging van administratieve processen...

Click to add title

Click to add subtitle

Vereenvoudiging van

administratieve processen

Ziekenhuis Oost-Limburg

Elke Panis

Jos Vanoppen

De Haan 2-9-2014

Genk 16-9-2014

1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratieve processen’?

2. Opleiding lean

3. Praktische aanpak

1. Project facturatie

2. Project patiëntenadministratie

3. Andere projecten

Pre-lean

- Rommelige bureaus

- Hopeloze zoektochten

- Fouten / onduidelijkheden in processen

Pre-lean

- Papierloos werken

- ‘besparingen’ in administratie (10-punten plan)

- Aandacht voor efficiëntiewinst

Maar

Geen kader voor aangeboden

Geen integratie

Geen goed proces

Top-down aanpak

En dan?

1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’

2. Opleiding lean




3. Andere projecten

business consulting. profoundly different.

Wat valt er op aan deze figuur?


Aan wat denken jullie spontaan bij het woord ‘lean’?

LEAN

= waarde creëren voor de patiënt,

en daarop focussen


7 + 1 categorieën van verspilling: pas toe op jullie project

LEAN =

(h)erkennen

welke taken

waarde toevoegen

voor de patiënt

en welke niet

7+1 vormen van verspilling


Lean is (in beginsel) een kwaliteitssysteem

“We take the 1 million dollar hit now,

in stead of the 10 million dollar hit later…

- Mr. Sakichi Toyoda, Founding father of Jidoko

p. 15

LEAN

= verwonderd

naar onze

processen en

werking kijken

LEAN=

voor en door medewerkers

LEAN=

de kunst van het klein maken


Lean werken de productieve werkplek


Basisprincipe 1: Lean kan je enkel leren door het te doen

Tijdlijn

Stap Define Measure Analyse Improve Control

Training

Coaching


Basisprincipe 2: Lean lukt enkel wanneer volledige steun van de directie en langetermijn focus


Basisprincipe 3: spelenderwijs leren

Lean asteria spel: bewustwording en lean principes (2 hour)

5S spel: principes van een productieve werkomgeving

De Kunst van het klein maken(18 min)

business consulting. profoundly different. p. 22

Aanpak binnen ZOL: een gezonde mix aan initiatieven

Zorgt voor doorbraken

Creëert verbeter- cultuur

business consulting. profoundly different. p. 23

Aanpak binnen ZOL: een gezonde mix aan initiatieven

Oncologisch dagtraject

Optimalisatie spoed

Efficiënte werkplek Getting things done

Verbeterbord

Optimalisatie admin proces

Efficiënt vergaderen


2. Opleiding lean




3. Andere projecten

Leanproject facturatie

facturatie

ambulante

prestaties

dagklinische

prestaties

gehospitaliseerde

prestaties

revalidatie

prestaties

operatie-

kwartier

Welke verbetertrajecten mogelijk?

Veel manueel werk via papieren ereloonstaten

Gedeeltelijke ‘automatisatie’

Leanproject facturatie

verschillende stappen

-> analyseren huidige processen;

-> ‘mee lopen’ door de leidinggevende

-> werkgroepjes

-> eventuele externe begeleiding

1. Deelprocessen in kaart brengen

2. Bepalen van knelpunten Eigen werkwijze

kritisch bekijken

3. Actiepunten n.a.v. knelpunten

Actie 1 = Automatisering

• Waar is al een gedeeltelijke automatisering?

• Kan dit uitgebreid worden?

• Wat zijn de blinde vlekken?

• Welke mogelijkheden bestaan?

concrete actie:

Facturatie operatiekwartier via Orline

Automatisering: Plan van aanpak Omschrijving apr mei jun jul aug sept okt nov dec

Automatisering

Facturatie via Orbis

Demo Agfa registratiemogelijkheden prestaties in Orbis 25/jun

Mogelijkheden onderzoeken

Piloot-medische diensten

Uitrol naar alle medische diensten

Facturatie via Orline

Demo registratiemogelijkheden prestaties + materiaalforfait in Orline 05/09 of 07/09


Piloot-medische diensten

In overleg met apotheek mogelijkheden van facturatie materialen vanuit

Orline implementeren

In afwachting van implementatie Orline: in overleg met apotheek

aanpassen van papieren ereloonstaten t.b.v. facturatie materialen

Facturatie via software momenteel in gebruik door medische diensten (ambulante ereloonstaten)

Overzicht software per medische dienst 24/jun

Overzicht input aantal ambulante ereloonstaten door UFK per medische dienst/geneesheer 24/jun


Overleg medische diensten

Mogelijke alternatieven automatisering ereloonstaten?

Contact opnemen met IBM

Andere alternatieven?

Pijnkliniek

Testfase

Opstart 25/jun

Wekelijks: Opvolging + feedback

Actie 2 = Optimalisering huidige werking papieren ereloonstaten

• Knelpunten registreren en onmiddellijk communiceren

• Papierverbruik verminderen

• Klassement dagklinische ereloonstaten herorganiseren

Ook hiervoor plan van aanpak

Actie 3 = Analyse van fouten:

• Correcties

• Tarificatiefoutenlijsten

• Lijst ontbrekende gegevens

Leren uit fouten en zo in de toekomst vermijden


Actie 4 = Attesten

• Verplichtingen versus hetgeen we vandaag doen?

levert 1 dag per maand tijdswinst op!


Actie 5 = Tarificatiefoutenlijst dagklinische prestaties

• Analyse huidige werkwijze

• Bepalen van actiepunten

• Implementatie nieuwe werkwijze

• Papierverbruik per maand: 2900 blz -> 445 blz

• Efficiëntiewinst per maand: 5d -> 3d


2. Opleiding lean




3. Andere projecten

Leanproject patiëntenadministratie

- Deel spoedgevallen

- Probleemdefiniëring:

voor personeel: te hoge werkdruk

voor leidinggevenden:

is werkdruk wel te hoog?

moeten alle taken ook effectief gebeuren?

Definieer

meet

analyseer verbeter

controleer

aanpak

Definieer

meet

analyseer verbeter

controleer

1 – definieer

• Uitzuiveren van het takenpakket.

• Het efficiënt laten verlopen van de telefonie.

Definieer

meet

analyseer verbeter

controleer

2 – meet

• Meetinstrument taken: Multi momentopname

2 – meet

• Analyse takenpakket:

– Totaal 27 uur (20 + 7drukke uren) gemeten aan de hand van de Multi Moment Opname-methode (door diensthoofd)

• Analyse van de telefonie:

– Meting door teamleden +/- 1000 lijnen

– Doel? Reden van telefonie achterhalen

Definieer

meet

analyseer verbeter

controleer

3 – analyseer

met de teamleden

– Toelichting over lean

– Resultaten meting visualiseren en bespreken

– Analyse adhv kader

TELEFONIE

10%

INSCHRIJVING

30%

ADMINISTRATIE

21%

ONTHAAL

10%

ANDERE

7%

0%

Pauze

21%

0%

Indeling taken 55% “1937” 31% algemene

65% front office 20% briefing VPK 5% Niet- spoed

38% Mini- forfaits 15% adm hulp VPK 24% MKG doc

84% tussen taken in 16% Eetpauze

Vb. spoedparking

36% veiligheidsdeur 32% extern 29/ wachtzaal 3

Bevindingen:

– Ondanks drukte +/- 30% inschrijvingen!

• Drukke periodes 10% meer onthaal en 10% minder pauzes

– Pieken en dalen- Pauze tussen taken in

• Wat kunnen we planbaar maken?

– Vaste lijn “1937” grote storing

• Waarom oproep?

– Miniforfaits, inschrijving baby

→ Procesanalyse

– Orde

Definieer

meet

analyseer verbeter

controleer

4 - verbeter

• 5 S- methode

4 - verbeter

• Checklist van taken en tijdsbesteding: opvang pieken en

dalen planbare taken

• Opkuis en indeling mailbox

• Aantal processen duidelijker in kaart brengen

• Onnodige taken afschaffen

Definieer

meet

analyseer verbeter

controleer

BLIJVENDE AANDACHT


2. Opleiding lean




3. Andere projecten

Documenten stroom kritisch bekijken

- Welke documenten zijn nog nodig?

- Welke documenten worden niet meer gebruikt?

Elk document met de betrokken leidinggevenden bekeken: doel, nut?

Heeft geleid tot effectieve afschaffing van een aantal documenten die al jaren in omloop waren

Papierloos werken

Zoveel mogelijk papier afschaffen wat niet noodzakelijk is of vervangen door electronische documenten (kunnen niet verloren gaan, papierbesparing, automatische verwerking in WISH, …)

Electronisch opnamevoorstel via mail

Documenten digitaal laten tekenen

verbeterborden

Optimalisaties in het volledig traject van de patiënt

- Voor de opname

‘mijn ZOL-site’

- Tijdens de opname/raadpleging

Taxivervoer

Online inschrijven

communicatie SMS / mail

- Na de opname

zorghotel

ontslag efficiënter / sneller maken

Zoeken

Rommel

inefficiëntie

Interne acties

Externe

firma

opleiding

Procesoptimalisatie binnen

en buiten de zorg

Met (wisselend)

resultaat

Vragen ?

Vereenvoudiging van administratieve processen...

Documents

Transcript of Vereenvoudiging van administratieve processen...