UvA FGw Intake UvA Breed

94
Programma Pontifex Context Intake Organisatie Demonstratie Admission Organisatie Demonstratie Pontifex Architectuur Voor- en nadelen Alternatieven Nabespreking

Transcript of UvA FGw Intake UvA Breed

Programma Pontifex Context Intake

Organisatie Demonstratie

Admission Organisatie Demonstratie

Pontifex Architectuur Voor- en nadelen Alternatieven

Nabespreking

Know your Hippo…

Informatie asymmetrie Nijlpaarden

Nederlandse toeristen genieten in Zimbabwe – 5 feb 2003 – 13:00 uur

Informatie asymmetrie Nijlpaarden

Nederlandse toeristen ontsnappen aan levensgevaarlijk nijlpaard

– 5 feb 2003 – 13:01 uur

Very

Informatie asymmetrie

Theo knows the Hippo

Niet zo,Maar zo!

Zambezi BoozCruise

Informatie asymmetrie

Geestes- wetenschappen

Collega’s binnen en buiten de UvA

Bachelor

KansenRisico’s

KansenRisico’s

KansenRisico’s

Bestanden E-mailsTelefoonControles …Stress

Voorlichting

BrievenE-mail…Herhaling

Studielink

Uw activiteiten om externe asymmetrie te verlagen Voorlichtingen op locatie Open dagen Meeloopdagen Alumni-netwerk Websites / brochures Brieven na aanmelding / Formulieren / Heel veel e-mail

… Intake & admission

Pontifex Intake & Pontifex Masterapplication

Uw activiteiten om interne asymmetrie te verlagen Bestandsuitwisselingen / Interfaces E-mail / Telefoon Overleg Formulieren

… Intake & admission

Pontifex Intake & Pontifex Masterapplication

Pontifex Intake

Informatie asymmetrie

Geestes- wetenschappen

Collega’s binnen en buiten de UvA

Bachelor

KansenRisico’s

KansenRisico’s

KansenRisico’s

Pontifex Intake

Pontifex Intake

Studielink

Doelstellingen“Wegen voor talent” – Ministerie OC&W - dec 2007

Ambitie: verhoging kwaliteit (topopleiding) Selectie op excellentie

Ambitie: verhoging rendement Selectie op motivatie Afstemming student en studie

Zelfselectie door studenten is niet voldoende

MatchingMatching student opleiding Diploma’s leiden tot een optie op een opleiding Persoonlijke voorkeur leidt tot een keuze

Matching opleiding student Sluit de student aan bij de opleiding? Kan de opleiding in een vroeg stadium de excellente

student vinden en verdere matching stimuleren?

Matchingsmomenten Bij toelating (voor de poort)

Examen / Colloquium doctum Numerus fixus / decentrale selectie Op basis van ingangseisen

Tijdens en na het eerste jaar (na de poort) Tutoraat Negatief bindend studieadvies Differentiatie binnen het onderwijs Op basis van het volgen van de student

Intakeprocessen

Selectie aan de poort

Bij toelating (voor de poort) Examen / Colloquium doctum Numerus fixus Decentrale selectie

Op basis van ingangseisen

Vooropleiding BachelorProp

Bach

elor

Selectie na de poort

Tijdens en na het eerste jaar (na de poort) Tutoraat Negatief bindend studieadvies Differentiatie binnen het onderwijs

(bijv. Werkgroepdifferentiatie, honoursprogramma’s)

Op basis van studieresultaten van de student

Vooropleiding BachelorProp

Bach

elor

Matching na de poort wordt aan de poort

Intakeprocedure Herhaling voorlichting over inhoud, vorm en intensiteit van de

opleiding Motivatie vooraf meten Informatie die niet kan worden afgeleid uit de

standaard aanmeldprocedures zoals Studielink Op basis van het zelfbeeld van de student

Vooropleiding BachelorProp

Bach

elor

Mogelijke doelen IntakeInhoudelijk Motivatie meten en beoordelen Zelf-assessment Informatievoorziening aan de student Basisgegevens ten behoeve van tutoraat

Administratief Voorkeuren meten voor onderwijsindeling Mogelijkheden voor speciale faciliteiten (ivm topsport,

dyslexie, 2 studies) Contactgegevens (gedurende de pre-student fase)

Pontifex Intake In gebruik sinds 2005 Doelgroepen: propedeusestudenten, minor studenten,

schakelstudenten en masterstudenten Bij UvA (FGw, FNWI, FdR) en AHK voor intake

Formulieren generator Ook ingezet voor andere doelgroepen en werkprocedures:

Bureau Internationale Studenten (uitwisselingsstudenten) en Contractonderwijs

BURN AFTER READING

Pontifex Intake - Kengetallen

Meetdatum 16-10-2008

7.714

5.1272008-2009

2.3172007-2008

2702006-2007

Intakes/Surveys

Bijzonderheden Aanmelding

Layout aanpasbaar aan faculteit / instelling Formulieren kunnen zelf worden aangemaakt Vragen kunnen hergebruikt worden Vragen zijn instelbaar en contextgevoelig

Beheer Automatische beoordeling Persoonlijke beoordeling door een coördinator Brieven Gelegenheid om gegevens te exporteren naar Excel ISIS

Organisatie intakeprocedure (1)Voorbereiding2. Stel iemand verantwoordelijk3. Benoem doelen & doelgroepen

Doelen bepalen in relatie tot onderwijsbeleid

Doelgroepen vaststellen Vragen per doelgroep opstellen Communicatie per type student opstellen (brieven/e-mail)

4. Stel een planning op Reken van achteren naar voren Houd rekening met de zomerperiode Stem tijdig af met overige instanties

– communicatie, inschrijvingsbesluit, etc. Wat te doen met (te) late aanmeldingen?

Organisatie intakeprocedure (2)Uitvoering2. Informeer de student3. Stel een algemene informatiepagina op

binnen de website van de eigen onderwijsinstelling4. Beoordeel de antwoorden5. Informeer de student over de uitslag6. Voer eventueel gesprekken7. Stel een afrondend document samen8. Speciale behandeling van studenten

die niet of te laat hebben deelgenomen

Stap 1 - Persoonsgegevens

Stap 2 - Vooropleiding

Stap 3 – Opleidingen en tijdsbesteding

Stap 4 - Voorlichting

Stap 5 - Motivatie

Stap 6 - Controle

Stap 7 - Bevestiging

Bevestiging per e-mail

Inloggen

Zoeken

Details

Beoordeling

Inhoudelijke knelpunten Wat zijn goede vragen? Wat zijn de beste indicatoren? Welk effect heeft het studiekeuzegesprek? Tijdsinvestering Studenten zijn niet verplicht deel te nemen aan de intake Studenten melden zich zeer laat aan (1 dag voor start

academisch jaar)

Aanvraag SURF Tender Studiekeuzegesprekken

Pontifex Masterapplication

Informatie asymmetrie

Geestes- wetenschappen

Collega’s binnen en buiten de UvA

KansenRisico’s

KansenRisico’s

KansenRisico’s

Pontifex Admission

Pontifex Admission

Studielink

Master

Uitgangspunten Eenmalige invoer van informatie door de inhoudelijk

eigenaar Beslisregels leiden tot op maat service Tracking & tracing Informatiedeling met de student èn collega’s

Versnelt de procedure en biedt een hoger serviceniveau Maakt de UvA aantrekkelijker

Master

Master

Admissions Office FGw

Online inschrijfformulier

Student meldt zich aan Krijgt inschrijfpagina op maat

Master

Master

Voordelen (voor studenten)

Informatie op maat Snellere doorlooptijden Minder fouten bij invoer (problemen met leesbaarheid

van formulieren) Minder vragen per telefoon/brieven/faxen Alternatieve route voor informatievoorziening (naast

post)

Master

Master

Voordelen (voor medewerkers)

Dezelfde voordelen als voor de student+

Koppeling met Back-Office voorkomt dubbel werk Tijd- en kostenbesparing Tevredener studenten

Masterapplication - Kengetallen

Meetdatum 16-10-2008

1.2052005-2006

4.548

1022008-2009

1.7052007-2008

1.5362006-2007

Admissions

Nederlandse masterstudenten

Buitenlandse masterstudenten

Graduate School UvA

Persoonlijk servicepagina

Kan op persoonlijke servicepagina status van de aanvraag volgen

Kan corresponderen via deze pagina Na aanname blijft dit het medium voor aanvullende

praktische informatie

Master

Master

Nederlandse masterstudenten

Buitenlandse masterstudenten

Collega’s: Mastercoördinatoren

Pontifex Architectuur

Historie1. Bruggenbouwer: verbinding tussen informatiesystemen

(23)2. Oorspronkelijke eigenaren van data beheren data (invoer

en mutatie)3. Toegepast waar de grootste winst in efficiency en

effectiviteit te behalen is of vanuit de behoefte in de reorganisatie

opstellen studieplan

intake studenten

werven / beheren relaties

uitvoeren onderwijs

studie begeleiding

afstuderen diplomeren

uitschrijven studie

Resultaatoutput

Resultaatoutput

Resultaatinput

Resultaatinput

(Geïnteresseerde) studenten

Alumni/ studiestakers/ -onderbrekers

MensenMensen MiddelenMiddelen

Besturing

Ondersteuning

faciliteren

roosteren

PlannenKaders

PlannenKaders

Rappor-tage

ontwikkelen onderhouden

onderwijs

bewaken studie

voortgang

verzorgen management

informatie

evalueren opleiding

evalueren onderwijs

onderdelen

evalueren docenten

Hoofdproces : ONDERWIJS

financiën

1.0 2.0 3.0 4.0 5.0

6.0

7.0

8.0

inschrijven

SIS-UvA v1.8

Functies (1) - Inschrijven Intake (FGw, FNWI, FdR, AHK)

Propedeusestudenten Minorstudenten Overige formulieren (bijv. OR, studentvragen aan balie, etc.)

Admission (FGw) Uitwisselstudenten Buitenlandse masterstudenten Masterstudenten Contractanten

Functies (2) – Onderwijs & BIV Uitvoeren onderwijs

Cijfer- & Cursusadministratie Selfservice docenten Tekenhistorie / Cijferhistorie Controle op juiste inschrijving van de student Presentielijsten Blackboard koppeling

Examencommissie Aanvraag vrijstellingen Tekenen voor docenten (bij ziekte of afwezigheid)

Managementinformatie Voorspelling rendementen Controle op Admissions

daadwerkelijke inschrijving in ISIS I&D, Masterinschrijvingen ipv Bachelorinschrijvingen

Kengetallen 880 gebruikers

Meetdatum 16-10-2008

133.9414.5487.714

171025.1272008-2009

47.6131.7052.3172007-2008

45.8041.5362702006-2007

40.5071.2052005-2006

StudieresultatenAdmissionsIntakes/Surveys

Projectopzet Beheer IC (server en Oracle databases) Methodiek

VMC-model Objectgeorienteerd Development / staging / productie Geautomatiseerde testscripts Testpool van keyusers Aansluiting bij UvA architectuur UvA huisstijl

FGw ontwikkeling Ontwikkelteam (Eric van der Steen 0,8 FTE, Theo Bakker)

Sommige delen extern ontwikkeld Ellipsis

Architectuur Beheer IC Oracle 10g database

ontwikkeling staging live

XML / XSLT Java

SSL + LDAP

Voor- & nadelenVoordelen Bewezen voordelen in de

werkpraktijk Meertaligheid Sluit aan bij UvA architectuur Potentie voor een portal

Nadelen Klein ontwikkelteam Geen corebusiness van de FGw Beperkte CRM functionaliteiten Niet UvA-breed Smalle gebruikersbasis Overlapt op onderdelen mogelijk

met CS functionaliteit

Mogelijke alternatievenIntake Niet bekend

Admission ARAS (?) Embark OLAAS

Toekomstperspectief UvA brede portal:

Doorgroei met functionaliteiten van ARAS,Embark, OLAAS, …

Koppeling aan brokers

Geen portal ?

Nabespreking