Hoofdlijn ontwerp Intake, Plaatsing en Zorg

Hoofdlijn ontwerp Intake, Plaatsing en Zorg

Versie 0.8, 14 maart 2013Arjan Jonker/Jan Floris

1

De opdracht voor vanmiddag

• Komen tot een hoofdlijn procesontwerp voor:• Intake & plaatsing• Zorg

•Waarbij…• We niet kijken hoe het nu exact werkt in A’dam en Flevoland

• Komen tot een standaardisatie en uniformering (conform de project-opdracht)

• Komen tot een ontwerp dat kan worden ondersteund door EduArte

2

Uitgangspunten (1)

Intake-processen:• Focus op trefzeker plaatsen, succesfactoren zijn: motivatie en beroepsbeeld student• Passend onderwijs• Conform het rode boekje heeft elke student altijd een intakegesprek• Intakeprocessen kunnen doorlopen tot in de eerste onderwijs periode (eerste 10

weken)

3

Uitgangspunten (2)

Zorg-processen:• De focus ligt op het realiseren van extra zorgbegeleiding van de studenten• De uitvoering van Zorgtrajecten start pas als de bekostiging geregeld is (subsidie gemeente

dan wel BRON-inschrijving)

Overige uitgangspunten:• Registratie van verantwoording (uren,gelden) vallen buiten scope EduArte• Verantwoordelijkheid voor processen ligt bij functionarissen, niet bij teams• Processen moeten passen in EduArte

4

Hoofdlijn proces-ontwerp: twee hoofdstromen

5

Intake & plaatsing

Aanmelding door

student

Uitvoeren en rapporteren

Aanmelden toetsen

Van aanmelding tot plaatsing

Testen & assesments

Verlenen Zorg

Zorg coördinatie

MBO-college

Loop Baan Begeleiding

Verlenen Zorg


6

3B.SpeciaIistische intake

1.Aan-melding

4.Plaatsing


Aanmeldingen

Plaatsing op opleidingAfwijzing

5.LBB

3A.Intake door team

2. Plannen intake

1. Aanmelden

Wat Verant Werk Omschrijving

Melden belangstelling

Student Student Student meldt zich aan via bestaande formulieren of één van de websites

Registratie aanmelding en bevestiging

BSZ BSZ Alle aanmeldingen worden gecontroleerd (historie en BSN-check) en geregistreerd. De student ontvangt een bevestiging en een formulier voor aanvullende info (obv checklist): generieke + opleidingsspecifieke info.

Verwerken aanmeldings-formulier

BSZ BSZ De aanvullende informatie wordt geregistreerd.

Plaatsing op wachtlijst

Opleidings-manager

BSZ Eventueel wordt de student op een wachtlijst geplaatst. BSZ communiceert dit.

Voorlichting (optioneel)

Opleidings-manager

Team Groepsgewijze voorlichting waarbij eventueel ook een motivatiecheck plaats vindt. Deze processtap verschilt per opleiding

7

2. Plannen IntakeWat Verant Werk Omschrijving

Beoordelen aanmeldingen, maken indeling naar rood en groen

Opleidings manager

Team Maken indeling (obv beschikbare info): Groen = intake door teamRood = specialistische intake (Entree, Zorg,…). In geval van Beperkingen en Topsport wordt altijd een specialistische intake gedaan.

Bepalen af te nemen testen

Opleidings manager

Intakers Bepalen welke testen afgenomen moeten worden, dit kan verschillen per opleiding.

Beschikbaarheid aangeven

Intakers Intakers Via de email/agenda geven intakers hun beschikbaarheid aan bij BSZ

Inplannen gesprekken en testen voor Team en specialisten

Opleidings manager

BSZ Op basis van aanmeldgegevens, soort intake, benodigde testen en beschikbaarheid intakers wordt een planning gemaakt en wordt de student uitgenodigd voor een intakegesprek en eventuele testen

Uitnodigen student voor intakegesprek en eventueel tests/ assessment

Opleidings manager

BSZ Brief aan student (met begeleidende info en intake-fml en afspraak voor eventuele toets)Email aan intakers 8

3A. Intake door Team


Maken intake-mapje BSZ BSZ Voor elke intake wordt een intake-mapje gemaakt met aanwezige documenten en checklist voor het gesprek

Doorspreken intake-formulier en aanvullen gegevens

Opleidings manager

Student + intaker

Intaker loopt aan de hand van het intake-formulier door alle gegevens van de student, vraagt door en vult gegevens aan.

Uitvoeren cq doorverwijzen naar test en/of assessment

Opleidings manager

Intaker Indien afgesproken cq nodig wordt een student doorverwezen voor een test of assessment

Schrijven samenvatting en advies

Opleidings manager

Intaker De intaker schrijft een samenvatting (zie fml samenvatting intake) en schrijft een advies. Eventueel wordt doorverwezen naar specialistische intake.

Registreren gegevens BSZ BSZ Het intakedossier gaat naar BSZ. BSZ vult in EduArte de gegevens aan.

9

3B. Specialistische intake


Maken intake-mapje BSZ BSZ Voor elke intake wordt een intake-mapje gemaakt met aanwezige documenten en checklist

Doorspreken intake-fml en aanvullen gegevens

Opleidings manager

Student + specialist

Specialist loopt aan de hand van het fml door alle gegevens van de student.De specialist legt gegevens tijdens intakegesprek vast op het fml.

Uitvoeren ca doorverwijzen naar test en/of assessment

Opleidings manager

specialist Indien afgesproken cq nodig wordt een student doorverwezen voor een test of assessment

Schrijven samenvatting , advies en begeleidingsplan

Opleidings manager

specialist De specialist schrijft een samenvatting, een advies en begeleidingsplan over plaatsing en zorg.

Registreren gegevens BSZ BSZ Het intakedossier gaat naar BSZ. BSZ vult in EduArte de gegevens aan.

10

4. Plaatsing


Nemen besluit bij “groene” kandidaten

Opleidings-manager

Team of plaatsings-commissie

Obv dossier (inclusief testen) en advies wordt een besluit tot plaatsing genomen, cq doorverwijzing (terug naar intake !) of een afmelding.

Nemen besluit bij “rode” kandidaten

Opleidings-manager

Specialist of plaatsings-commissie

Obv dossier (inclusief testen) en advies wordt een besluit tot plaatsing genomen, cq doorverwijzing (terug naar intake !) of een afmelding.

Informeren student Opl Mngr BSZ De student wordt geïnformeerd over besluit

Afronden plaatsing BSZ BSZ Nadat aan alle administratieve vereisten is voldaan, is de student definitief ingeschreven

Toewijzen aan groep en LBB

Opl Mngr BSZ en team Student wordt gekoppeld aan een groep en een LBB

Maken OOK BSZ BSZ Voor geplaatste studenten wordt een OOK gemaakt, status student wordt door BSZ op Definitief gezet (na tekening OOK)

11

5. LoopBaan Begeleiding (“groene” kandidaten)

Wat Verantw Wie Omschrijving

LoopBaanBegeleiding LBB Student en LBB

De LBB spreekt de aan hem/haar toegewezen studenten

Eventuele doorverwijzing naar zorgcoördinator

LBB LBB Als de LBB constateert dat een student aanvullende Zorg nodig heeft, dan meldt de LBB dit aan de zorgcoördinator van het team.

12

Testen & assesments

13

3.Rapporteren uitslag

2. Uitvoeren1.Aanmelden

toetsen

Testen en Assesment

1. Aanmelden voor test (periode-nul testen)


Bepalen af te nemen test

Opleidings manager

Team Bepalen dat een potentiële student een toets of assesment moet afleggen (zie bijlage voor lijstje).

Inplannen en uitnodigen test

Opleidings manager

BSZ Inplannen test en melden aan de student en de testbegeleider

14

Soort Voorbeelden Opmerking

Generieke intake testen Taal/rekenen, Educatie meter,….

In OC als onderwijsproduct onder Periode-Nul

Opleidings specifieke intake testen

Fitness (defensie), … In OC als onderwijsproduct onder Periode-Nul

Specialistische intake testen In OC als onderwijsproduct

2. Uitvoeren test


Uitvoeren test Tester Student De student voert de geplande test conform afspraken uit.

15

3. Rapporteren

Wat Verantw Werk Omschrijving

Rapporteren resultaten

Opleidings- manager

Intaker De intaker zorgt voor verdere verwerking van de resultaten

Terugkoppelen resultaat aan opdrachtgever

Opleidings- manager

Intaker De intaker koppelt het resultaat terug aan de opdrachtgever.

Toevoegen aan het dossier

Opleidings- manager

Intaker Toevoegen toetsresultaten aan het dossier van de student

16

Van zorgcoordinatie tot zorguitvoering

17

1.Zorg coordinatie

Van aanmelding

tot uitvoering

3A.Specialistische Zorg

door ROC2.Bepalen Zorg inzet door ROC

3B.Zorg door

externen

4.Afronding traject

Aanmelding voor Zorg

Verleende Zorg

1. Zorgcoördinatie


Inzetten pluscoach

Opleidings- manager

Plus-coördinator

De Pluscoördinator wijst pluscoach toe om het schoolsucces te vergroten.

UItvoeren pluscoaching

Plus-coördinator

Pluscoach De Pluscoach geeft extra onderwijsondersteuning aan de student ter verbetering van de leerprestaties.

Zorgaanvraag Opleidings- manager

LBB Een LBB constateert dat er Zorg nodig is voor een student en vraagt dit aan bij de zorgcoördinator van het team

Beoordelen zorgaanvraag

Opleidings- manager

Zorg- coördinator

De zorgcoördinator beoordeelt de zorgvraag van de LBB. Als er extra Zorg nodig is dan verwijst de zorgcoördinator door naar het ZorgPunt (LEC/MP). 18

2. Bepalen zorg inzet


Doorverwijzing uit het intakeproces

Opleidings- manager

Intaker cq Specialist

Vanuit de intake kan een student worden aangemeld voor Zorg

Doorverwijzing vanuit het onderwijsproces

Opleidings- manager

Zorg coördinator

Elk onderwijsteam heeft een zorg coördinator. Deze kan een student doorverwijzen naar het ZorgPunt

Beoordeling zorgaanvraag

Manager ZorgPunt

MedewerkerZorgPunt

Op basis van de (digitale) aanmelding en het dossier van de student beoordeelt de manager ZorgPunt de vervolgstappen

Koppelen aan zorgtraject

Manager ZorgPunt

MedewerkerZorgPunt

De student wordt aan een behandeltraject gekoppeld. Ook de uitvoerend specialist wordt gekoppeld.

19

3A. Uitvoeren Specialistische Zorg


Uitvoeren specialistische Zorg

Manager ZorgPunt

Specialisten ROC

Bijhouden voortgang per traject

Afronden specialistische Zorg

Manager ZorgPunt

Specialisten ROC

Afronden van een traject

Doorverwijzen Opleidings- manager

Manager ZorgPunt

Eventueel doorverwijzen naar een volgend zorgtraject dan wel externe zorginstantie

20

3B. Uitvoeren Zorg door Externen


Afspreken Externe Zorg

Manager ZorgPunt

Medewerker ZorgPunt

Afspreken/contracteren van een extern zorgtraject, briefen van de zorgverlener.

Uitvoeren Externe Zorg

Medewerker ZorgPunt

Externe instanties

Uitvoeren extern zorgtraject en bijhouden en bewaken voortgang per traject

Afronden Externe Zorg

Medewerker ZorgPunt

Externe instanties

Afsluiten van een traject, rapporteren aan de medewerker ZorgPunt en, indien nodig, aan het ZAT-team

21

4. Afronding traject


Opmaken balans Manager ZorgPunt

Zorg-coördinator

Op basis van de resultaten van het zorgtraject de balans opmaken en een advies uitbrengen.

Besluitvorming Opleidings-manager

Opleidings-manager en het team

Besluiten tot afronden van het zorgtraject, starten van een nieuw Zorgtraject of het beëindiging van de studieloopbaan.

Terugkoppelen keuze

Opleidings-manager

Manager ZorgPunt

Terugkoppelen over besluitvorming

22

Hoofdlijn ontwerp Intake, Plaatsing en Zorg

Documents

Transcript of Hoofdlijn ontwerp Intake, Plaatsing en Zorg