USER GUIDE GMMS

USER GUIDE GMMS ( Gomed Material Management System )

V20191010 by Rudyanto

Date : Oktober 10, 2019

Prepare by : Rudyanto

TIM

TI: Agus Ramdhani, Daniel Kurniawan, Heru Margowiyono, Wiwik Dyah, Imanuel Saragih.

Muchlis Wicaksono, Noviana Indah, Rohimam

Daftar Isi : 1 PENDAHULUAN ............................................................................................................................ 5

2 MASTER DATA ............................................................................................................................... 5

Area ........................................................................................................................................ 7

Area Groups ........................................................................................................................... 7

Business Parters Roles .......................................................................................................... 9

Business Partners Types ..................................................................................................... 10

Business Partners Status .................................................................................................... 10

Business Partners Relation Roles ...................................................................................... 11

Business Partners ................................................................................................................ 11

BUDGET ................................................................................................................................ 13

2.8.1 Budget Type ................................................................................................................ 13

2.8.2 Budget .......................................................................................................................... 14

2.8.3 Budget Approval ......................................................................................................... 15

COUNTER ............................................................................................................................. 15

2.9.1 Counter Code .............................................................................................................. 15

2.9.2 Counter ........................................................................................................................ 16

Commission Tax Types ....................................................................................................... 18

CURENCY ............................................................................................................................. 19

Currency Conversion .......................................................................................................... 20

Document ............................................................................................................................ 20

2.13.1 Document Format ....................................................................................................... 20

2.13.2 Document Type ........................................................................................................... 21

Error ...................................................................................................................................... 21

Hierarchy .............................................................................................................................. 21

2.15.1 Approvals List .............................................................................................................. 22

Organization ........................................................................................................................ 22

Prices .................................................................................................................................... 24

Product ................................................................................................................................. 25

Product Type ....................................................................................................................... 26

Product Category ................................................................................................................ 27

Product Vendors ................................................................................................................. 27

Purchasing Organization ....................................................................................................... 28

Vendor .................................................................................................................................. 29

2.23.1 Vendor .......................................................................................................................... 29

2.23.2 Purchasing Organization Mapping ......................................................................... 30

UOM ..................................................................................................................................... 31

2.24.1 UOM ............................................................................................................................. 31

2.24.2 UOM Conversion ........................................................................................................ 31

Worstate............................................................................................................................... 31

2.25.1 Worstate Type ............................................................................................................. 31

2.25.2 Workstate ..................................................................................................................... 31

Warehouse ........................................................................................................................... 32

3 USER MANAGEMENT .................................................................................................................... 32

Action .................................................................................................................................... 32

User Group ............................................................................................................................ 33

User ....................................................................................................................................... 33

4 REQUEST ...................................................................................................................................... 33

Request listing (Daftar Request) ....................................................................................... 35

Request Add ........................................................................................................................ 35

Request Edit......................................................................................................................... 35

Delete Request .................................................................................................................... 36

Request Item Add ............................................................................................................... 36

Request Item Edit ............................................................................................................... 36

Request Action .................................................................................................................... 36

Request Worstate ............................................................................................................... 37

5 REQUEST MAPPING .................................................................................................................... 37

6 Purchase Requisition .................................................................................................................. 38

SET to PO or to RFO ........................................................................................................... 39

7 RFQ – Request For Quotation ................................................................................................... 40

RFQ Listing ........................................................................................................................... 41

RFQ ADD .............................................................................................................................. 41

RFQ Edit ............................................................................................................................... 41

RFQ Delete ........................................................................................................................... 42

RFQ Item Add ...................................................................................................................... 42

RFQ Item Edit ...................................................................................................................... 42

RFQ Item Delete .................................................................................................................. 43

RFQ Send ............................................................................................................................. 43

8 Quotation ..................................................................................................................................... 44

Quotation Add .................................................................................................................... 46

Quotation Edit ..................................................................................................................... 47

Quotation Delete ................................................................................................................ 47

Quotation Send, Approve or Decline ............................................................................... 48

9 Purchase Order ........................................................................................................................... 48

PO Listing ............................................................................................................................. 50

PO Process (Send) ............................................................................................................... 50

PO approval ......................................................................................................................... 50

PO Edit ................................................................................................................................. 50

PO Closing ........................................................................................................................... 51

10 Good Receipt ........................................................................................................................... 51

GR Listing ............................................................................................................................. 52

GR Add ................................................................................................................................. 53

GR Edit .................................................................................................................................. 54

GR Approval ........................................................................................................................ 54

11 Shipping Note (SN) ................................................................................................................ 55

SN List .................................................................................................................................... 56

SN Add ................................................................................................................................... 56

SN Edit ................................................................................................................................... 57

SN Delete............................................................................................................................... 58

SN Approval ........................................................................................................................... 58

12 RAB (Rencana Anggaran Biaya) ............................................................................................ 58

RAB List ................................................................................................................................ 60

RAB Add ............................................................................................................................... 60

RAB Edit ............................................................................................................................... 61

RAB Delete ........................................................................................................................... 61

Rab Approval ....................................................................................................................... 62

RAB save as template ......................................................................................................... 62

13 Report ....................................................................................................................................... 62

Outstanding Request ............................................................................................................ 62

Outstanding PO ..................................................................................................................... 62

1 PENDAHULUAN

2 MASTER DATA MASTER DATA I MASTER DATA 2 MASTER DATA 3 MASTER DATA

4

MASTER

DATA 5

1 Area Area Group

2 BP Role, BP

Relation, BP

Status

Business

Partners

3 Budget Type Budgets

4 Counter Codes Counter

5 Commission Tax

Types

6 Currency Currency

Conversions

7 Document

Formats

8 Document

Types

9 Hierarchy Approvals List

10 Organization

11 Product Type Product

Category

Product Product

Vendors

12 Purchasing

Org

13 Vendor & PO

Mapping

14 UOM UOM

Conversion

15 Workstate Type Workstate

16 Warehouse

17 Action User Group User

Tabel 2.0 : Master Data

Master adalah data utama yang harus dibuat dengan benar supaya transaksi bisa

dilakukan . Master data berisi objek objek bisnis yang berisi informasi paling berharga

yang sudah disepakati bersama dan dibagikan di seluruh organisasi. Master data

mencakup data referensi yang saling terkait dan terstruktur.

Mari kita bahas mengenai Tabel 1.

1. Kolom Master Data 1,2,3 sampai 5 menjelaskan urutan dari proses input data

master. Data master 1 akan digunakan di data Master 2 atau selanjutnya

a. Contoh No 2.

BP Role, BP Relation, BP Status harus di input terlebih dahulu sebelum kita input

data Business Partners. Business Partners harus di input dahulu sebelum kita input

Vendor .Begitu juga berlaku dengan master data yang lain.

Dari proses diatas semua master data saling terkait . Untuk master data yang

berwarna merah adalah sebuah tetapan yang tidak bisa diubah ubah atau

dihapus. Biasanya di dalam menu tidak ada tombol new

Area

Area adalah master yang mengelola wilayah Negara, Provinsi, Kota Kabupaten,

Kecamatan sampai dengan Kelurahan . Selain data diatas juga dilengkapi kode

pos dan kode wilayah . Salah satu kegunaan dari AREA adalah untuk

menentukan BP, Vendor dll termasuk dalam area dimana.

Area Information Keterangan

Name Nama dari area

Code Kode area

Zip Code Kode Pos

Alias Nama Alias

Decription Keterangan

Tabel 2.1 : Area

Area disusun secara hirarki Contoh :

Name Code Zip Code Alias Decription

Indonesia D, IDN, 360,

ISO 3166-2:ID The Republic

of Indonesia

Nangroe

Aceh

Darussalam

11 NAD

Aceh Selatan 11.01

Bakongan 11.01.01

Keude

Bakongan

11.01.01.2001 23773

Area Groups

Area Groups adalah master data yang mengelola wilayah atau jangkauan yang

akan di layani oleh vendor.

Area Group Information Keterangan

Name Nama area grup

Code Kode area grup

Decription Diskripsi / Keterangan

Area Include Area yang termasuk dalam grup

Area Exclude Area yang tidak termasuk dalam grup

Tabel 2.2 : Area Group

Contoh diatas adalah Menambah Area Groups dengan nama Jawa – Bali dimana area tersebut

melingkupi wilayah Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur, DIY , BALI terkecuai Banten. Kenapa

Banten tidak termasuk dikarenakan tidak di pilih.

Tombol Edit Data

Tombol Hapus Data

Business Parters Roles

Business Partners Roles adalah aturan yang diterapkan ke masing masing BP terhadap

fungsi yang melekat dalam proses dalam GMMS. Fungsi fungsi tersebut bisa

digabungkan dalam BP Role yang dikonfigurasi sbb :

Business Partners Roles Information Keterangan

Employee Karyawan

Specialist BP yang mempunyai fungsi Employee

yang bertugas memberikan spesifikasi

terhadap barang yang diminta

Purchasing BP yang mempunyai fungsi Employee

dan bertugas melakukan proses

purchasing

Warehouse Staff BP yang mempunyai fungsi Employee

dan bertugas sebagai petugas gudang

Vendor BP yang mempunyai fungsi sebagai

vendor atau pensuplai barang.

Bank BP yang mempunyai fungsi sebagai bank

Center BP yang berfungsi sebagai cost center

Contact BP yang mencadi contact center dari

sebuah organisasi vendor etc

Org / Dept BP yang berfungsi sebagai organisasi

didalam peruhasaan mis : TI, SMU dll

Contoh Mengisi BP Role

Name BP Role

Purchasing Staff Employee

Purchasing Staff

Cara menambah, mencari, mengedit BP Role

Inputan mencari BP Role

Detail BP Role (Edit/Delete)

Menambah role

Business Partners Types

Business Partners Type adalah jenis jenis BP yang menggambarkan keberadaan BP

apakah ada dialam organisasi (Intern) atau diluar organisasi (Eksternal)

Tabel BP Types

BP Type Information Keterangan

Name Nama type BP

Description Keterangan

Contoh

BP Type Information Keterangan

Name External

Description Type BP diluar organisasi contoh :Vendor

BP Type saat ini tidak bisa ditambah dan didelete dari menu hanya bisa di edit.

Business Partners Status

Business Partners Status adalah status dari BP apakah masih bisa bertransaksi atau

tidak (Normal, Bannned) .

BP Status Information Keterangan

Name Nama BP Status

Detail , Edit BP Types


Banned Yes or NO

Tabel 2.5 : BP Status

Jika banned = YES maka BP tersebut tidak bisa melakukan transaksi

BP Status Add, Edit, Delete

Business Partners Relation Roles

Business Partners Relation Roles adalah keterkaitan antara BP dengan BP yang lain.

BP Relation Roles Information Keterangan

Name Nama BP Relation Role


BP Retation Roles Add, Edit , Delete

Business Partners

Tabel BP

BP Information Keterangan

Name Nama

Alias Nama Panggilan

IN/NIK/Passport NO Identitas

Number No ref (Gate, SAP, ETC)

Logo Logo

Parrent Ref dari BP yang lain

Detail , Edit BP Status

Detail , Edit , Delete

Status

Type Jenis BP internal atau eksternal

Roles Jenis fungsi dari BP


ADDRESS

Street Nama jalan

City Nama kota

Zip Code Kode Pos

Phone No tel bisa lebih dari satu

Fax No fax

Email Alamat Email

Locked (Yes or NO) Fasilitas mengunci data Address (

FINANCE

Tax Type Tipe pajak

Tax Free Bebas pajak

Commission Tax Pajak Komisi

NPWP No NPWP

Credit Limit Batas

Term Of Payment Jadwal penbayaran dalam

BP Add, Edit, Delete Karena cukup banyak data yang harus diisi maka akan kita bahas

yang akan di gunakan di GMMS.

BUDGET

2.8.1 Budget Type

Budget Type Information Keterangan

Name Nama tipe anggaran


Contoh

Name Description

Biaya (OPEX) Anggaran Biaya

Modal (CAPEX) Anggaran Modal

Order Event atau Project

Persedian Anggaran Persedian

Budget Type Add,Edit,Delete

Budget Type Detail

2.8.2 Budget

Anggaran adalah suatu rencana yang disusun secara sistematis dalam bentuk

angka dan dinyatakan dalam unit moneter yang meliputi semua

aktivitas perusahaan untuk jangka waktu ( periode) tertentu di masa yang akan

datang

Tabel Budget

Budget Information Keterangan

Name Nama


Organization BP yang mempunyai role organization

Parent BP dgn role organization yg akan

dijadikan induk

Budget Type Jenis Anggaran

RefenceID No referensi (RAB / PROJECT)

Amount Jumlah nominal anggaran

Validity Masa berlaku anggaran

SAP Code Kode SAP

Wokstate Workstate dari anggaran

New = Baru blm bisa dibuat transaksi

Open = Bisa dilakukan transaksi

Rejected = Ditolak oleh pimpinan

Closed = Masa berlaku sudah habis

Budget Add,Edit,Delete,Open, Close Suspend

Workstate

Detail

2.8.3 Budget Approval

Budget Approval adalah sebuah fungsi yang mengatur proses persetujuan sebuah

budget dengan batasan jumlah nominal .

Tabel

Budget Approval Information Keterangan

Hierarchy Kelompok hierarchy

Amount Min Jumlah Min budget

Amount Mx Jumlah Max budget

Currentcy Mata uang

COUNTER

2.9.1 Counter Code

Counter Code adalah tipe dari penomeran yang dibuat untuk mengatur bagaimana

counter berlaku termasuk jangka waktu pemakaiannya .

Tabel

Counter Code Information Keterangan

Name Nama counter code

Code Kode counter code

Counter Type Type counter yang dipakai

Use Mont (yes or no) Berlaku 1 bulan harus membuat ulang

counter code

Use Year (yes or no) Berlaku 1 tahun harus membuat ulat

counter code

Contoh

Name Request

Code Request

Counter Type Kosong

Use Mont (yes or no) Yes (berlaku 1 bulan )

Use Year (yes or no) Yes (berlaku 1 bulan )

Counter code Add, Edit, Delete

2.9.2 Counter

Counter adalah suatu fungsi yang digunakan untuk memberikan penomeran secara

otomatis terhadap dokumen dokumen yang ada didalam sistem GMMS.

Tabel

Counter Information Keterangan

Name

Code Nama counter code yg sudah

didefinisikan

Counter Posisi counter saat ini jika awal definisi

dibuat 0

Format Format penuliasn counter

Base Base jumlah digit couter

Length Panjang digit yang akan di terapkan

Sequence Urutan counter

UpperLimit Limit atas

Company Perusahaan pemakai counter

Sales Organization Sales organisasi pemakai counter

Purchaing Organization PO pemakai counter

Contoh

Counter Information Keterangan

Name Request Nama Request

Code Request

Request092019

Nama counter code yg

dipake Request jika

Memakai month dan year

penulisannya

Request092019

Counter 0000197 Jumlah counter yg terpakai

197

Format R-${MM}.${YY}.${Counter} Hasil counter

R.09.19.0000197

Base Base 10:0123456789 Dasar angka 0 sampai 9

Length 7 Panjang counter 7 digit

Sequence 0 Urutan dimulai

UpperLimit 0000000 Tak terhingga atau 999999

Company (all) Semua company

Sales Organization (all) Semua sales organization

Purchasing Organization (all) Semua Purchasing

Organization

Commission Tax Types

Commission Tax Type adalah jenis jenis pajak bagi bukan pegawai atau penerima komisi

Commission Tax Type Information Keterangan

Name Nama

Individual Badan atau Individual

Tax Number Required Nomer diwajibkan


Contoh :

Name Individual Tax Number

Required

Keterangan

PPH21 Orang ber-NPWP √ √ Perorangan punya

NPWP

PPH21 Orang Non-

NPWP

√ Perorangan tidak

punya NPWP

PPH23 Badan ber-NPWP √ Badan punya

NPWP

PPH23 Badan Non NPWP Badan tidak punya

NPWP

Commision Tax Type Add, Edit & Delete

CURENCY

Curency adalah berbagai bentuk uang yang diterbitkan oleh pemerintah suatu

negara dan beredar dalam perekonomiannya, digunakan sebagai alat pertukaran

barang dan jasa, sekaligus merupakan landasan terjadinya perdagangan.

Tabel

Currency Information

Name Nama mata uang

Description Diskripsi mata uang

Code Kode mata uang

Symbol Symbol mata uang

SAP Code Referensi code SAP jika ada

Currency Add, Edit & Delete

Detail

Detail

Currency Conversion

Currency Conversion adalah pertukaran dari satu mata uang ke mata uang lain

secara fisik. Pertukaran mata uang berlaku sesuai dengan masa berlakunya. Jika ada

perubahan maka harus dilakukan penambahan data untuk mengganti nilai konversi

sebelumnya.

Tabel

Currency Conversion Information Keterangan

Source Quantity Nilai dari sumber

Currency Mata uang sumber

Target Quantity Nilai target

Currency Target Mata uang target

Description Diskripsi

Currency Conversion Convert and Add

Document

2.13.1 Document Format

Jenis jenis pengeloaan berkas / ducument yang akan bisa diupload pada sistem ini .

Tabel

Document Format Information Keterangan

Name Nama format dokumen (Adobe PDF, MS

Word

Extension PDF, DOC, XLS

Logo Logo dari format dokumen

Decription Diskripsi

Document Format Add, Edit & Delete

2.13.2 Document Type

Dokumen Type adalah penamaan dari dokumen dokumen yang ada didalam sistem

GMMS

Tabel

Document Type Information Keterangan

Name Nama jenis dokumen


Document Type Listing

Error

Hierarchy

Hierarchy adalah salah satu fungsi yang digunakan untuk menyusun urutan dalam satu

proses kedalam satu kelompok tertentu

Tabel

Hierarchy Information Keterangan

Name Nama kelompok hierarchy


Hierarchies Add, Edit & Delete

Detail

2.15.1 Approvals List

Approvals List adalah kumpulan data BP yang dihubungkan dengan Hierarchy.

Penerapannya biasanya mirip dengan struktur organisasi atau struktur sebuah project .

Penerpannya untuk proses persetujuan dari atasan jika ada dokumen yang diajukan.

Tabel

Name (Hierarchy) Nama hierarchy

BP List (nama) Nama BP role Employee

BP Parent (nama) Nama Atasan dari employee

Approval List Add, Edit Delete

Organization

Organization adalah kerangka kerja suatu perusahaan yang disesuaikan dengan bentuk

bisnis yang dijalankan. Struktur organisasi terdiri dari banyak tingkatan yang memiliki

hubungan langsung atau tidak langsung satu sama lainnya. Didalam organisasi bisa

terdiri dari banyak unit yang memiliki hubungan satu sama lain.

Tabel :

Organization Information Keterangan

Name Nama


Associated BP BP dgn role organization

Role Organization

- Legal Entity

- Cost Center

- Company Code

- Plant

- Profit Center

SAP Code SAP Code

Parent Organization BO dgn role organization

Legal Entity : Asosiasi, korporasi, kemitraan, kepemilikan, kepercayaan, atau individu yang

memiliki kedudukan hukum di mata hukum. Suatu badan hukum memiliki kapasitas hukum

untuk mengadakan perjanjian atau kontrak, memikul kewajiban, menanggung dan

membayar hutang, menuntut dan dituntut dengan haknya sendiri, dan bertanggung jawab

atas tindakannya.

Cost Center : Departemen, divisi, atau unit organisasi yang dapat diidentifikasi secara jelas,

yang manajernya bertanggung jawab atas semua biaya yang terkait dan untuk memastikan

kepatuhan terhadap anggarannya. Juga disebut kumpulan biaya atau pusat pengeluaran.

Plant : unit organisasi independen, fisik dan tertinggi dalam GMMS. Ini dapat berupa unit

operasional atau unit manufaktur atau cabang penjualan suatu organisasi. Dari tampilan

manajemen material, pabrik dapat didefinisikan sebagai lokasi yang memiliki stok bernilai.

Plant bertanggung jawab atas perencanaan, pengadaan, distribusi barang & jasa kepada

pelanggan atau sumber daya lain dari suatu organisasi di bawah satu kode perusahaan.

Profit Center : Departemen atau unit yang dapat diidentifikasi secara nyata yang

berkontribusi terhadap keseluruhan hasil keuangan perusahaan. Jika ada sistem akuntansi

biaya yang memadai, pusat laba diberi tanggung jawab untuk menargetkan persentase

tertentu dari total pendapatan dan diberikan wewenang yang memadai untuk

mengendalikan biaya mereka untuk mencapai target tersebut.

Company Code : Unit organisasi dalam perangkat lunak akuntansi SAP yang digunakan

untuk mengidentifikasi bisnis. Kode tersebut harus dikembangkan sesuai dengan undang-

undang perpajakan, undang-undang komersial, dan kriteria keuangan lainnya. Kode

perusahaan dalam sistem SAP menunjukkan perusahaan yang independen secara hukum

dan juga dapat mewakili sistem operasi yang tergantung secara hukum untuk mengawasi

jika diperlukan pelaporan eksternal.Lihat juga pusat biaya dan pusat pendapatan.

Organizations Add, Edit & Delete

Prices

Prices adalah daftar harga barang atau jasa yang di umumkan. Harga adalah nilai uang yang

harus dibayarkan oleh konsumen kepada penjual atas barang atau jasa yang dibelinya.

Dengan kata lain, harga adalah nilai suatu barang yang ditentukan oleh penjual

Fungsi Price

Menjadi acuan dalam memperhitungkan nilai jual suatu barang atau jasa.

Untuk membantu aktivitas transaksi, dimana harga yang sudah terbentuk

akan mempermudah proses jual-beli.

Penetapan harga yang tepat akan memberikan keuntungan bagi penjual

atau produsen.

Menjadi salah satu acuan bagi konsumen dalam menilai kualitas suatu

barang atau jasa.

Membantu konsumen dalam pengambilan keputusan berkaitan dengan

manfaat produk dan daya beli konsumen.

Prices Information Keterangan

Vendor Nama Vendor

Product Vendor Nama produk / material

Quanty

Min

Max

UOM

Jumlah minimal

Jumlah maksimal

Satuan

Lead Time

Min

Max

Min hari kedatangan

Maksimal hari kedatangan

Currency Mata uang

Price

Quantity

UOM

Harga terhadap jumlah barang

Satuan barang

Valid

Pattern

Form

To

Masa berlaku harga dan pola pengiriman

Pola pengiriman

Tanggal mulai berlaku harga

Tanggal berakhirnya harga

Area Harga berlaku di area

Reference

Number

Date

Dokumen referensi

No Quotation /dll

Tanggal

Document Type Tipe dokumen dari harga

Prices Add, Edit

Product

Product adalah Barang, ide, metode, informasi, objek atau layanan yang dibuat sebagai

hasil dari suatu proses dan melayani. Dalam GMMS produk diartikan adalah alias dari

penyebutan nama sebuah produk tanpa dilengkapi spesifikasi yang detail .

Tabel

Product Information Keterangan

Name Nama produk versi GMMS atau user

CODE Kode produk


Product Category Kategori produk

Product Type Tipe produk berdasarkan output

Default UOM Satuan ukuran dari produk

SAP Code Kode produk di SAP jika ada

Product Add, Edit & Delete

Product Type

Product type dalam hal ini untuk membedakan produk berdasarkan bentuk ouputnya.

Barang didefinisikan sebagai suatu produk fisik (berwujud, tangible) yang dapat

diberikan pada seorang pembeli dan melibatkan perpindahan kepemilikan dari penjual

ke pelanggan. jasa (tak berwujud, intangible)

Tabel

Product Type Information Keterangan

Name Nama type produk


Product Type Add, Edit & Delete

Product Category

Product Category adalah Pengelompokan barang atau jasa sejenis yang sejenis. Jenis

produk dapat digunakan oleh tim pemasaran bisnis untuk menyusun strategi

pemasaran keseluruhan dan mengarahkannya ke konsumen supaya tertarik secara

optimal. Product

Tabel

Product Category Information Keterangan

Name Nama kategori

Parent Induk dari kategori

Code Kode kategori


Specialist Name BP yang role specialist

Procuct Category Add, Edit & Delete

Product Vendors

Product Vendors di GMMS adalah penyebutan sebuah produk sesuai dengan vendor

atau spesifikasi tipe produk

Tabel

Product vendor Information Keterangan

Name Nama produk dari vendor

Code Kode produk dari vendor

Product Name Nama produk menurut user/bag

pembelian


UOM Nilai satuan dari produk

SAP Code Kode SAP jika ada

Product Vendor Add, Edit & Delete

Purchasing Organization

Purchasing Organization adalah sebuah unit logistik yang merupakan bagian dari

perusahaan yang bertanggung jawab untuk melakukan kegiatan pembelian atas permintaan

material/jasa/asset.

Purcahasing Organization Information Keterangan

Name Nama organisasi pembelian


Associated BP Nama BP role Oranization

Default Currency Default mata uang

Default Warehouse Default gudang

Warehouse Gudang yang bisa dipilih

Product Category Kategori produk

Logo Path logo

Purchasing Organization Add, Edit , Delete

Add Purcashing Organization Approval

Hirarki ini pemakainnya untuk proses approval

jika nilai PO berubah dari master harga.

Hirarki merujuk pada hirarki organisasi .

Vendor

2.23.1 Vendor

Vendor atau penjual. Rekanan perusahaan yang diperuntukan untuk memenuhi

kebutuhan item barang (Raw Material / Work In Process (WIP) / Finish Goods ) atau

jasa.

Tabel

Vendor Information Keterangan

Name Nama vendor


Associated BP BP role Organization

Rating Peringkat vendor

Area Group Wilayah pelayanan vendor

SAP Code Kode vendor di SAP

Vendor Add, Edit & Delete

2.23.2 Purchasing Organization Mapping

PO Mapping digunakan untuk menghubungkan antara Vendor dan Purchasing

Organization supaya bisa melakukan transaksi.

Tabel

Purchasing Organization Mapping Keterangan

Purchasing Organization Nama PO

Term Of Payment Jadwal pembayaran

Credit Limit Batas transaksi vendor thd PO

Currency Mata uang

Purchasing Organization Mapping Add, Edit & Delete

UOM

2.24.1 UOM

UOM (unit of mearsurement) adalah Satuan pengukuran adalah besaran yang pasti

dari suatu kuantitas, didefinisikan dan diadopsi oleh konvensi atau oleh hukum, yang

digunakan sebagai standar untuk pengukuran jenis kuantitas yang sama.

UOM Add,Edit & Delete

2.24.2 UOM Conversion

UOM Conversion digunakan untuk menentukan bagaimana satuan unit ukuran akan

dikonversi ke unit ukuran yang lain. Konversi yang ditetapkan akan digunakan untuk

mengonversi satu UOM ke UOM yang lain untuk ditampilkan.

Worstate

2.25.1 Worstate Type

Worstate Type adalah jenis jenis workstate yang di bangun di GMMS untuk dijadikan

dalam satu kelompok .

Worstate Type Add, Edit

2.25.2 Workstate

Worksate adalah status suatu aliran data atau dokumen yang di gunakan untuk

melakukan monitor terhadap suatu flow pekerjaan

.

Warehouse

Warehouse atau pergudangan berfungsi menyimpan barang untuk produksi atau hasil

produksi dalam jumlah dan rentang waktu tertentu yang kemudian didistribusikan ke lokasi

yang dituju berdasarkan permintaan

Warehouse Add, Edit ,Delete

3 USER MANAGEMENT

Action Action adalah fungsi pengelompokan object yang bisa di lakukan oleh kelompok tersebut.

Actions Information Keteranngan

Name Nama pengelompokan object

SECURE ACCESS TO OBJECTS Fungsi atau nama hak akses yang akan diberikan kepada kelompok action


User Group

User

4 REQUEST

Gambar 1.1 : Proses Request

Add / Edit Request

Add / Edit Items

Save ItemSave

RequestSend

RequestApproval Request

REQUEST adalah memo internal berisi daftar permintaan barang dan jasa yang ditujukan

kepada PURCHASING ORG agar dipenuhi menggunakan BUDGET tertentu. REQUEST diproses

dalam suatu alur kerja untuk diformalkan, diperiksa, disetujui sampai pada akhirnya dipenuhi.

Tabel

Request Information Keterangan

Purchasing org Organisasi pembelian

Budget Pembiayaan

Request Date Tanggal permintaan

Request by Nama peminta

Ship to Dikirim ke mana

Expected Receipt Date Ekspetasi penerimaan

Currency Mata uang


Item Request

Product Nama product versi pemakai

Product Vendor Nama produk versi vendor (spek)

Quantity Jumlah

UOM Ukuran

Ship to Dikirim ke ?

Expected Recipt Date Perkiraan datang

Estimated Cost Perkiraan harga


Request listing (Daftar Request)

Field Pencarian dan Tombol Search :

Berfungsi untuk mencari dartar request bedasarkan no request , request by , ship to, product

dan product vendor .

Reset : berfungsi untuk membersihkan filed search.

New : ( Menambah Request ) .

Filter : untuk menfilter data sesuai pilihan field (PO dan Budget)

Request Add

Menambah Request

1. Pilih menu Request

2. Pilih menu New

3. Isi field

4. Pilih tombol save

Request Edit

Request Edit


2. Pilih detail Request

3. Pilih tombol Edit

Workstate

Menambah

Request

Menggeser Halaman

Jumlah Baris Data

Melihat Detail

Filter

Data

2 1

3

5 4

1 2

3

4

4. Isi field

5. Pilih tombol save

Delete Request


2. Pilih detail request

3. Pilih tombol delete

4. Pilih OK

Request Item Add

1. Pilih menu Add

2. Isi field

3. Pilih menu save

Request Item Edit

1. Pilih menu Add

2. Isi field

3. Pilih menu save

Request Action

Action Kirim ke Request ke Atasan

Action Koreksi dari Atasan

Action Persetujuan dr Atasan

Action ditolak oleh Atasan

2 1

3

4

1

2

3

1

2

3

Request Worstate

5 REQUEST MAPPING

Request Mapping di adalah fungsi yang dilakukan oleh Purchasing organisasi untuk

melengkapi data (produk & produk vendor) dan memilah request yang masuk apakah

mau dilakukan pembelian , pengalihan aset atau pengambilan dari stock.

Edit Requirement & Process

1. Clik request detail

2. Set product

3. Set product vendor

4. Set action

5. Save

6. Process

CHECK / SET PRODUCT & PRODUCT VENDOR

SET ACTIONSAVE ITEM & ACTION

REQUESTPROCESS

Set product & product vendor

Set

action

Merubah workstate request items :

Asset Planning to Asset Request

Purchase Planning to Purchase

Request Stock Planning to Stock

Name Product

Product Vendor

Diskripsi

Budget

3

1

2

4

5

6

6 Purchase Requisition PR (Purchase Requisition) adalah memo internal berisi daftar permintaan barang dan jasa

untuk dibeli dari vendor. PR dihasilkan (generate) dari pemrosesan pada REQUEST ITEM yang

ditandai to PR.

Grouping for PR

Saat diproses, REQUEST ITEM yang ditandai to PR yang berarti "akan dibeli" diproses menjadi PR

ITEM. Beberapa REQUEST ITEM akan dikelompokkan (merge/group) menjadi satu PR ITEM jika:

Ditujukan ke PURCHASING ORG yang sama

Merujuk BUDGET yang sama

Menggunakan CURRENCY yang sama

Memesan PRODUCT VENDOR yang sama

Jumlah barang yang dipesan diakumulasikan (dijumlahkan). UOM yang digunakan

adalah UOM default PRODUCT VENDOR.

Vendor Selection

Fungsi utama PR untuk merencanakan pembelian, memilih vendor(s) yang tepat. Ada 2 opsi yang

bisa dipilih, yaitu:

Mengalirkan PR ITEM menjadi PO dengan melekatkan tanda to PO dilanjutkan dengan

memilih 1 VENDOR. Opsi ini bisa dipilih jika informasi harga sudah diperoleh dan sudah

terekam di GMMS melalui proses QUOTATION.

SET To PO / To RFQ SET VENDOR SAVE PR PROCESS

Mengalirkan PR ITEM menjadi RFQ dengan melekatkan tanda to RFQ dilanjutkan dengan

memilih beberapa kandidat VENDOR. Opsi ini dipilih jika vendor dan informasi harga masih

harus dicari.

Generate PO & RFQ

Semua PR ITEM yang sudah ditandai to PO atau to RFQ akan diproses sekaligus menghasilkan

satu atau beberapa dokumen PO atau RFQ sesuai dengan pilihan VENDORnya.

SET to PO or to RFO

1. Pilih menu Purchasing -> PR-Puchase Requisition

2. Pilih detail Request Item

3. Pilih PO, RFQ atau Waiting

4. Pilih vendor

5. Pilih save

1

2

3

4

5

7 RFQ – Request For Quotation

RFQ (Request for Quotation) adalah dokumen yang dikirimkan oleh PURCHASING ORG.

kepada VENDOR untuk memperoleh informasi harga barang atau jasa.

Tabel :

RFQ Information Keterangan

Purchasing Organization Nama dept bagian pembelian

RFQ Date Tanggal RFQ dibuat

Expected Receipt Date Tanggal barang datang

Vendor Nama vendor


Signer Pejabat terkait

RFQ Item

Product Vendor Nama produk dari vendor

Quantity Jumlah

UOM Satuan

Expected Receipt Date Tanggal item datang

CREATE SAVE SEND


RFQ Listing

RFQ ADD

1. Pilih menu Purchasing -> RFQ-Request For Quotation

2. Pilih menu New

3. Isi Field

4. Save

RFQ Edit


2. Pilih menu detail RFQ

3. Pilih menu edit

4. Edit Field

5. Save

1

2

3

4

Menu pencarian

Menu filter data

Detail Data

1

2 3

4

5

RFQ Delete



3. Pilih menu delete

4. Pilih OK

RFQ Item Add



3. Pilih menu edit

4. Pilih Add

5. Isi Field

6. Pilih Save

RFQ Item Edit



1

2

3

4

6

1

2

3

4

5

3. Pilih menu edit

4. Pilih detail item

5. Isi Field

6. Pilih save

RFQ Item Delete



3. Pilih menu edit

4. Pilih menu - del

5. Pilih OK

RFQ Send



1

2

3

4

6

5

1

2

3

4

5

3. Pilih Action - Send

8 Quotation QUOTATION adalah dokumen penawaran harga yang dikirimkan oleh VENDOR sebagai

balasan dokumen RFQ. Di GMMS fungsi QUOTATION diperluas menjadi fasilitas untuk

mengupdate informasi harga barang dan jasa, baik yang berasal dari surat penawaran

vendor maupun dari sumber-sumber lain seperti brosur, flyer, iklan, dan negosiasi via

telepon.

Tabel :

Quotation Information Keterangan

Number Nomor Quotation dari vendor

Vendor Nama Vendor

Purchasing Org Nama Purch Org

RFQ Number Nomer RFQ

Quotation Date Tanggal quotation di terima

Validity Tanggal validity dari quotation

create from RFQ

add item price

save send approve

1 2

3

Area Area distribusi produk

Pattern Pola pengiriman barang

Currency Nilai mata uang


Quotation Item Information

Product Vendor Nama produk vendor

Lead Time Min Min waktu yang diperlukan pemenuhan

produk

Lead Time Max Max waktu yang diperlukan pemenuhan

produk

Quantity Min Minimal jumlah pemesanan

Quantity Max Max jumlah pemesanan

Quantity UOM Satuan jumlah pemesanan

Price Harga

Quantity Satuan harga

Price UOM UOM dari harga


Quotation Add


2. Pilih detail RFQ

3. Pilih generate new quotation

4. Pilih detail Item Quotation

5. Edit field

6. Pilih Save item Quotation

7. Pilih save Quotation

1 2

3

4

5

6

4

7

Quotation Edit

1. Pilih menu Purchasing – Quotation

2. Pilih detail Quotation


4. Edit field

5. Pilih save

Quotation Delete




4. Pilih del

5. Pilih OK

2

3

5

1

1 2

3

4

Quotation Send, Approve or Decline



3. Pilih Action

9 Purchase Order Purchase Order adalah dokumen resmi yang dibuat oleh pembeli yang berisi rangkuman

barang atau jasa yang mereka beli dari penjual atau pemasok. Dokumen ini juga berperan

sebagai kontrak yang membentuk kesepakatan mengenai barang atau jasa yang ingin dibeli

oleh pembeli

Tabel PO

PO Information Keterangan

Purchasing Organization Bagian pembelian

1 2

3

SEND PO APPROVE / SENDBACK

CLOSING

Vendor Nama vendor/penjual

Currency Nilai mata uang

PO By Pembuat PO

Warehouse Gudang

Total before tax Total sebelum pajang

Budget Anggaran yang dipakai

Quotation Penawaran harga

Tax percentage Pajak dalam persentase

Tax Amount Nilai pajak

PO date Tanggal PO

Expected Receipt Date Perkiraan tanggal datang barang

Total After Tax Total setelah pajak

Bill To Tujuan penagihan

Signer Pejabat yang bertanggung jawab


PO Item


Quantity Jumlah

Quantity UOM Satuan dalam jumlah

Expected Receipt Date Perkiraan tanggal datang item PO

Ship To Pengiriman PO ke user

Price Harga

Per Jumlah item harga

Price UOM Nilai satuan harga


Item Sub Total Jumlah sub total item PO

Discount Jumlah diskon

Surcharge Jumlah tambahan biaya

Item Total Jumlah total item

PO Listing

PO Process (Send)

1. Pilih menu Purchasing - > PO –Purchase Order

2. Pilih detail PO

3. Pilih Action Send

PO approval


2. Pilih detail PO

3. Pilih Action Approve or SendBack

PO Edit


2. Pilih detail PO

Menu pencarian Menu filter data

Detail Data

1

2 3

1

2 3

3. Pilih Edit

4. Edit Field

5. Pilih save

PO Closing

10 Good Receipt GR adalah dokumen tanda terima barang atau jasa sebagai bentuk internal dari

dokumen Delivery Order (DO) yang disertakan oleh VENDOR pada saat ppengiriman

barang atau jasa.

1

2 3

4

5

Tabel

Good Receipt Information Keterangan

Number Nomor GR

GR Date Tanggal penerimaan barang

PO Number Nomor PO

Courier Ekspesi / kurir

Vendor Nama vendor

Warehouse Gudang


Receipient Penerima barang

Item GR Keterangan


Quantity Jumlah barang

UOM Satuang barang


GR Listing

GR Add

1. Pilih menu Warehouse -> GR- Good receipt

2. Pilih New

3. Pilih NO PO

4. Pilih New GR

5. Input Number DO, Courier , Recepient

6. Pilih Item Good Receipt

7. Isi Quantity

8. Pilih tombol Add / Save (Item GR)

9. Pilih tombol Save (GR)

Menu pencarian Menu filter data

Detail Data

1

2

3

4

5

9

6

8

7

GR Edit


2. Pilih Detail GR

3. Edit Field

4. Pilih Item Good Receipt Detail

5. Edit Field

6. Pilih tombol Add / Save (Item GR)

7. Pilih tombol Save (GR)

GR Approval


2. Pilih Detail GR

3. Pilih Action – Confirm

1 2

3

4

4

6

5

3

7

11 Shipping Note (SN) SN (Shipping Note) adalah dokumen yang menyertai pengiriman barang dari WAREHOUSE

kepada peminta barang. Dokumen ini juga berfungsi sebagai tanda terima yang akan

memperbarui daftar REQUEST yang masing menunggu

SN dibuat oleh petugas gudang atau penerima barang dari Vendor dan ditujukan kepada

pengguna barang seperti tertera di dalam REQUEST.

Pembuatan SN> dilakukan secara manual (langsung). Prioritas barang yang akan dikirimkan ke

pengguna sbb:

1 2

3

Barang di WAREHOUSE penerimaan barang yang belum terkirim.

Barang di dalam daftar tunggu REQUEST.

Setelah selesai dibuat SN dapat dicetak untuk menjadi lampiran saat pengiriman barang ke

penggunanya.

Setelah barang diterima oleh pengguna, maka SN bisa di confirm untuk menandai

bahwa SN tersebut sudah tidak bisa diedit lagi. SN kemudian digunakan untuk memperbarui

daftar tunggu REQUEST.

SN List

SN Add 1. Pilih menu Warehouse ->SN-Shipping Note

2. Pilih New

3. Isi field SN

4. Pilih Add SN Item

5. Pilih No Request Item , Isi Quantity Item

6. Pilih Add SN Item

7. Pilih Save SN

Menu pencarian

Menu filter data

Detail Data

1

2

4

7

5

SN Edit 1. Pilih menu Warehouse ->SN-Shipping Note

2. Pilih detail data

3. Pilih menu edit

4. Edit field yang akan diupdate ,

5. Pilih save

6. Pilih detail Item SN , Edit field yang akan di update

7. Pilih save

6

1

23

7

5

4

SN Delete 1. Pilih menu Warehouse -> SN-Shipping Note


3. Pilih delete

4. Pilih OK

SN Approval 1. Pilih menu Warehouse -> SN-Shipping Note


3. Pilih Action ->Confirm

12 RAB (Rencana Anggaran Biaya)

3 2

4

1

3

1

2

RAB (Rencana Anggaran Biaya) berisi daftar kebutuhan barang dan jasa dan perkiraan

harganya untuk diajukan menjadi BUDGET. RAB adalah bagian dari proses perencanaan

biaya (cost plan )

Penyusunan

RAB disusun oleh pimpinan unit dalam proses perencanaan pengeluaran untuk akuisisi

aset dan biaya operasional unit di suatu periode waktu (tahunan, semester, bulanan, dll). RAB

juga bisa disusun oleh inisiator proyek atau event planner dalam proses perencanaan biaya

untuk proyek atau event.

Item-item barang dan atau jasa yang akan dibeli didaftarkan satu per satu ke dalam

RAB. GMMS dapat membantu proses ini dengan:

Menyediakan estimasi harga

Estimasi harga diambil dari PRICE (buku harga) yang dikelola di GMMS dan diperbarui

melalui proses QUOTATION

Menyediakan template isian RAB

RAB yang sudah jadi dapat disimpan menjadi template yang bisa dipanggil. Template

bisa mempercepat proses penyusunan karena sebagian (besar) item belanja sudah terdaftar,

tinggal menghapus yang tidak perlu atau menambahkan item baru. Template juga

mencegah ada item biaya yang terlewat (lupa) untuk dianggarkan.

Pengajuan

Setelah selesai disusun, RAB diajukan ke otorisator sesuai hirarki otorisasi di dalam

organisasi penyusun RAB. Otorisator memiliki opsi untuk meminta revisi, menolak, atau

meng approve RAB yang diajukan.

RAB yang telah di appprove kemudian dikirimkan ke unit budget controller untuk di

registrasi menjadi BUDGET

RAB List

RAB Add

1. Menu Request -> RAB

2. Pilih New

3. Pilih Template -> Create

4. Isi Field

5. Pilih Save

Menu pencarian

Menu filter data

Detail Data

RAB Edit


2. Pilih detail RAB

3. Pilih Edit

4. Edit Field RAB & Item RAB

5. Pilih Save

RAB Delete


2. Pilih detail RAB

3. Pilih delete

4. Pilih OK

Rab Approval


2. Pilih detail RAB

3. Pilih Action

RAB save as template


2. Pilih detail RAB

3. Pilih Save As Template

13 Report

Outstanding Request

Outstanding PO

USER GUIDE GMMS

Documents

Transcript of USER GUIDE GMMS