Transparantie in de samenwerking tussen marketeer en ICT’er

- Tips & tricks voor online project begeleiding -

Rutger van der Lee

Wie?

Rutger van der Lee• Bedrijfskunde Rijks Universiteit Groningen, 8 jaar marketing en

management ervaring bij Sara Lee/Douwe Egberts (o.a. Sanex, Zwitsal, Kiwi, Koffie)

• 6 jaar mede eigenaar en directeur marketing en services bij internet projectbureau Amgate

• Sinds eind 2005: Plan 11 – advies, training, (online)business development, Marketing Warfare

Microsoft Corporation 1978Would you have invested?

Als NextMarketeer

heb je de

verplichting om

een aanjagende en

initiërende rol te

vervullen

Dat kan pas als je affiniteit hebt met de techniek en (technische) ontwikkelingen!

Visie moet gestoeld zijn op gedrag & technologische ontwikkelingen

• Hoe ziet de wereld er straks uit?– "Over enkele jaren heeft elke werknemer een computer op zijn

bureau" – jaren 80

VISIE!

• Mobiele ontwikkeling– Mobiel = computer in de binnenzak– iPhone introductie

• Internet op je mobiel• Muziek, foto’s, video, agenda, e-mail• Routeplanner standaard• Aanbiedingen op maat• Er is interesse: 47.000 registraties op

de nieuwsbrief iPhone van Apple in 1 week!

Internet trends

Sheet uit begin 2008 (… slechts 2 jaar geleden…):

??

??

??

Raeliseer & begrijp wat gaande is!http://www.youtube.com/watch?v=lFZ0z5Fm-Ng

Online projecten1. Definitiefase

A. StrategieB. Interne organisatieC. Briefing en offerteaanvraag

2. RealisatiefaseA. BureauselectieB. OntwerpfaseC. Implementatie fase

3. AcceptatiefaseA. TestenB. Oplevering

4. Operationalisatiefase

• Is de belangrijkste fase van het project– Voorkomt problemen in het vervolg traject– Eenmaal onderweg, ‘moeilijk’ wijzigingen meer

mogelijk; meestal geen dynamisch proces maar opvolgend (wijziging = back to the drawing board)

– Functioneel ontwerp komt voor grafisch ontwerp

– Besluiten nemen!– Grote projecten: actief betrekken van meerdere

organisatieonderdelen bij de definitie

DefinitiefaseValkuil(en):- ff doen; bij nieuwe applicaties geen goede definitie- Onvoldoende tijd ingeruimd (zeker bij grote projecten: 3 – 6 maanden)

• Strategie is een discussie en beslisproces (Witteveen, hoofdredacteur Nijenrode Management Review)

• Strategisch proces bestaat uit: dromen (visie en missie) denken (analyse – interne & externe analyse, SWOT) durven (keuze – wat wel/niet, fasering) doen (implementatie - projectplan)

Zorg voor input & commitment vanuit verschillende disciplines

Interne organisatie• Stuurgroep & projectteam

– Mandaat management is essentieel– Projectteam:

• Vertegenwoordigers kritische onderdelen van de organisatie

• IT als adviseur (wel afbakenen + ownership!)

• Interne Projectmanager is liason• Web care manager (vervolg traject)

• Bepalen resources & tijd– Input vanuit de organisatie– Vastleggen resources (mensen + financieel)

• ‘Aftekenen’ besluiten

Valkuil(en):- Geen harde besluiten- IT gestuurd- Gezien als ‘Marketing’ speeltje- Men doet het erbij

Succesfactoren in een project (Standish Group)

Betrokkenheid van gebruikers Steun van het management Duidelijke eigenaar van het project Duidelijke visie en doelstellingen (onderweg vinger ad pols) Duidelijk aangegeven eisenpakket (kwal.normen, budget…) Realistische verwachtingen (prioritering, essentiedenken) Goede planning Kleinere ijkpunten in het project (opsplitsen en separaat managen) Geschikte mensen Hardwerkende, doelgerichte medewerkers

Marketeer – IT’er• Omgaan met IT-ers

– ‘Ze’ denken anders; ‘hij doet het toch?’• Hun uitdaging: correcte code; 1 foutje en de hele applicatie

werkt niet• Spelfouten? Logo op de verkeerde plaats? Nou en....

– Een goede IT-er heeft geen oog voor design, een goede designer kan niet programmeren

– Een goede programmeur is 5x sneller dan een slechte..– ‘software is niet organisch...’ – Leer begrijpen wat moeilijk is en wat niet; doorvragen,

meekijken, meedenken• Doorbreek ‘If you can’t convince them, confuse them’…

A

B

Interne organisatie• ‘Krommunicatie’ is grootste probleem bij

IT/Internet projecten– Wat versta je onder ......– Wat is voor jou ‘veel tijd’......

• Wees expliciet in je communicatie, probeer omschrijving te vermijden, visualiseer zoveel mogelijk

Transparantie = kwetsbaarheid

Bespreek met je buurman/buurvrouw je grootste

valkuil(en) met online projecten/werken met ICT’ers

Briefing• Functionele beschrijving

– Beschrijven van de inhoudelijke opzet– Beschrijven welke functies de site moet hebben, wat

het moet kunnen (zie ook eisen CMS in de checklist)– Jip & Janneke taal; webbureau komt met uitwerking

in een Functioneel Ontwerp (FO)• 80/20 regel

– 80% van het concept = 20% van de techniek– Wees bereid om ingewikkelde technologie uit te

stellen

Valkuil(en):- Onvoldoende doorgedacht- Onvoldoende doorvragen- Te ingewikkeld in de start

80% 20%Concept

Techniek 80%20%

Functionele beschrijving• Voorbeeld webformulier

– Niet: Op de site moet een webformulier komen

– Wel: Op de site moet een formulier komen met invulvelden naast NAW, ook interessegebieden. Reacties moeten later gebruikt kunnen worden om op aangegeven interesses te segmenteren en communiceren (email en brieven)

Het gaat om het verder doordenken wat je ermee wilt Er ligt hierin ook een rol bij het internetbureau. Besef

alleen wel dat het 1 of 0 moet zijn. Mijn ervaring: leer zoveel mogelijk zelf te definiëren

Functionele beschrijving• Voorbeeld 80/20 regel

– Webwinkel moet besteleenheden bevatten in losse eenheden, zakjes en dozen

– Zakjes bleek achteraf voor het concept eigenlijk minder belangrijk (20%) maar bleek wel dusdanig ingewikkeld dat daar qua techniek heel veel tijd in was gaan zitten (80%)

Onvoldoende doorgevraagd!

Briefing• Modules/funtionaliteiten

– 80% = bestaande software

• Koppelingen– Intranet, CRM, ERP?– Korte of langere termijn?– NB: koppelingen zijn ingewikkeld!

• Maatwerk– Bedrijfsspecifieke toepassingen– Vaak rekenmodellen, queries, output vanuit interne

systemen

Offertes• Kosten worden doorgaans ingedeeld naar:

Vaste & variabele kosten jaarlijks Jaarlijkse licenties Hosting Onderhoud Updates Helpdesk Evaluaties/rapportages Email adressen Domeinregistratie

Vaste & variabele kosten eenmalig Inventarisatie Functioneel ontwerp Design Implementatie Testen & opleveren Training Eenmalige licenties Project Management

Wat kost….?

Offertes• Beoordelen: kan pas op basis van het functioneel ontwerp• Uitsplitsen naar fases

– Inventarisatie, functioneel ontwerp, grafisch ontwerp, bouw naar onderdelen (standaard software/maatwerk - fixed price, nacalculatie)

– Met uurtarief en geschatte doorlooptijd• Eenmalige kosten, jaarlijkse kosten

– Waarvoor de jaarlijkse kosten, wat krijg je ervoor– Kosten bij opschalen, meerdere gebruikers (licentie structuren)

• Risico onderdelen, waarom?– Doorvragen, uitdagen– Planning, garanties

• Specialist betrekken...

Ontwerpfase• Functioneel ontwerp (FO)

– Essentieel: bepaalt wat je krijgt • Doorvragen & begrijpen! • Vergelijken met briefing• Moet door opdrachtgever worden

afgetekend!• Veranderingen = geld!

Het accoord op het FO = een contract! Op basis van het FO = definitieve begroting Op basis van FO = keuze moment leverancier

Valkuil(en):- Geen FO- Onvoldoende aandacht voor FO- Hiaten tov de briefing - Naderhand veranderingen

Ontwerpfase• Grafisch ontwerp

– Bij de briefing:• Gebruik voorbeelden, bestaande

uitingen, zit met de designers aan tafel, leg functie van de website voor de doelgroep uit

– Verschil offline• Veelal volgt design huisstijl andere

media• Gaat om design richting (uitwerking

volgt daarna)• Creativiteit vs Onderhoudbaarheid?• Site structuur leidend voor design

Valkuil(en):- Onvoldoende goede briefing met designers- Terugkoppeling naar doelgroep (te ver doorschieten)- Begrip beperkingen CMS

Acceptatiefase• Testen

– Intern door bureau– Daarna op testomgeving door de klant– Maak content opvoeren onderdeel van

testtraject– Bij gebruikerstesten opnemen in timing

• Tip: wie als eerste 7 fouten uit de site haalt, krijgt een prijs = direct interne lancering

• Controle, controle en nog eens controle

Valkuil(en):- Onvoldoende tijd voor testen- Zelf niet getest- Geen terugkoppeling naar FO

Oplevering• Timen van testomgeving naar

werkomgeving– Inclusief weer testen (bv foutieve links)

• Nooit vlak voor of in het weekend!– Neem het liefst een week de tijd....

• Stand by zijn; what if-scenario• Oplevering is voldaan als de site

zonder problemen draait op de uiteindelijke server

Valkuil(en):- Denken vanuit ‘big bang’ principe; is bij internet niet nodig- Een site is pas gelanceerd als er wordt gecommuniceerd- Te krap op andere campagne onderdelen

Samenwerking Marketing - ICT• Affiniteit met wisselwerking gedrag <-> technische

ontwikkelingen • Leer samenwerken; luisteren, begrijpen• Betrek bij conceptontwikkeling• Maak visie, strategie en doelen duidelijk

Dank voor jullie aandacht!

@RutgerPlan11