Naam Studentnummer Datum Hogeschool NCOI HBO Bachelor MER, eindopdracht fase 1 1 Begeleider: naam

TransitieXXX;

vansnippersnaarbitsEenadviesoverhetstreven naardigitaalwerkenendedaarvoorbenodigdewijziging

vandefunctieprofielen vandeArchiefmedewerkers

BEOORDELING BIJ 7,5:

Probeer uw probleemstelling kort en krachtig te formuleren. Uw doestelling is goed meetbaar en realistisch! Uw hoofdvraag sluit goed aan bij probleem- en doelstelling. Logische deelvragen! Beschrijf uw onderzoeksmethoden niet alleen, maar verantwoord deze ook. Verantwoord ook uw literatuurkeuze beter! Uw resultaten en analyses zijn helder weergegeven. Uw conclusies en aanbevelingen volgen logisch op de analyses en zijn volledig. Goed implementatieplan. Succes verder!

Naam Studentnummer Datum Hogeschool NCOI HBO Bachelor MER, eindopdracht fase 1 2 Begeleider: naam

Voorwoord

Voor u ligt het Eindrapport Fase 1, als afronding van het eerste studiejaar van de driejarige HBO bachelor Management Economie en Recht aan het NCOI, gericht op de afdeling XXX van de XXX en de op handen zijnde wijziging van de functieprofielen van de Archiefmedewerkers aldaar. De nieuwe technologieën faciliteren werken zonder papier, of beter: faciliteren het digitaal werken. De XXX en in dit geval de XXX staan met het programma Digitaal Werken aan de vooravond van een grote verandering in werken, zowel op inXXXidueel als op organisatieniveau. In dit eindrapport beperk ik mij tot een advies over de wijziging van de functieprofielen van de Archiefmedewerkers.

De kennis die ik tot nu toe heb opgedaan via de gevolgde modules heb ik goed toe kunnen passen in dit eindrapport. Vanwege het onderwerp kon ik de juridische, organisatorische, gedragsmatige en bedrijfseconomische deelgebieden -in meer of mindere mate- aandacht geven.

Binnen de XXX, mijn werkgever, heb ik verschillende gesprekken gevoerd met experts op de genoemde deelgebieden. Op het gebied van toegepast onderzoek mocht ik mij verheugen in de kennis van mijn naaste collega’s en mijn portfoliobegeleider, Francien Zeggelt. Ik dank hen zeer voor de verhelderende blikken.

Ook dank ik XXX, Secretaris van de XXX en mijn coach, voor haar hulp, steun en wijze woorden. Niet in de laatste plaats bedank ik XXX, het hoofd van de XXX. Ze heeft mij gevoed met nuttige informatie en tips.

Zonder goede docenten had dit plan er inhoudelijk heel anders uit gezien. Ik ben Thijs Akkerman, Ronald van de Munt, Johan Radder, Bruno van Hooijdonk en Audrey Breijman dan ook zeer erkentelijk voor hun inspirerende lessen.

Het maken van dit plan was een plezierige exercitie; ik hoop dat u het stuk ook met veel genoegen zult lezen.

Naam Studentnummer Datum Hogeschool NCOI HBO Bachelor MER, eindopdracht fase 1 3 Begeleider: naam

Samenvatting

Het College van Bestuur XXX moedigt het digitaal en papierloos werken aan. Op het moment wordt er al veel digitaal gewerkt, maar niet overal en helemaal. In 2014 wordt gestart met het programma Digitaal Werken. De streefdoelen die hierbij horen, zoals omschreven in het rapport ‘Programma Digitaal Werken, digitaal werken in een kennisintensieve omgeving’ d.d. 24 mei 2013 zijn: alle content is digitaal en enkelvoudig opgeslagen, alle medewerkers hebben begrip voor nut en noodzaak van het digitale werken én iedereen is zich bewust van zijn eigen verantwoordelijkheid hierin. De processen zijn zoveel mogelijk geharmoniseerd, digitaal werken wordt ondersteund met gebruikersvriendelijke technologie en de beveiliging van de informatiestromen is goed georganiseerd.

Een behoorlijke opgave voor de komende jaren. Een grote rol is hier weggelegd voor de afdeling Documentaire Informatievoorziening (hierna XXX) en in het bijzonder voor de Archiefmedewerkers. Om de streefdoelen te bereiken, zal de afdeling een reorganisatie/transitie moeten doormaken; de werkzaamheden zullen verschuiven van beheren naar regisseren. Om dit te bewerkstelligen zal het functieprofiel Archiefmedewerker aangepast moeten worden, waarbij rekening gehouden wordt met juridische, financiële, gedragsmatige en organisatorische kaders.

Dit kwalitatieve onderzoek is gedaan met behulp van bestaande literatuur, intern onderzoek en informatie van het internet. Ook zijn er semigestructureerde interviews gehouden met experts binnen de XXX: het hoofd Personeel en Organisatie/strategie, het hoofd Personeel en Organisatie/advies en de hoofden Financiën en Control en XXX.

Hoe moet het nieuwe functieprofiel Archiefmedewerker met de daarbij behorende competenties in het kader van digitaal werken ingevuld worden, met in acht name van de juridische, financiële, gedragsmatige en organisatorische aspecten? Na onderzoek van deze vraag zijn de aanbevelingen:

Een gecombineerd functieprofiel: het takenpakket en de competenties zullen ingrijpend wijzigen, waardoor het karakter van de functie sterk verschuift van ‘binnen’ naar ‘buiten’. De functienaam Archiefmedewerker dekt de lading niet meer. Aanbevolen wordt om met behulp van het XXX Functieordeningssysteem een combinatieprofiel met een andere functienaam op te stellen. Er wordt dan een functie gecreëerd waarbinnen elementen van twee of meer functieprofielen worden gecombineerd. Het profiel van Archiefmedewerker kan (deels) gecombineerd worden met een ander profiel, zodat de taken tegemoetkomen aan het gewenste takenpakket. Deze aanbeveling vereist een nadere analyse op basis van een apart onderzoek.

Betrek de medewerkers: een ingrijpende wijziging van werkzaamheden zal gedragen moeten worden door de medewerkers. Betrek ze in het proces van het opstellen van het nieuwe combinatieprofiel en de reorganisatie; maak het een gezamenlijke inspanning. Van belang hierbij is dat nut en noodzaak kristalhelder uiteengezet worden. Het betrekken van de werknemers heeft meerdere voordelen: het lerend vermogen, gericht op vakkennis en doelgedrag, zal groter worden en het risico op juridische procedures zal verminderen. Er zal minder weerstand zijn vanwege het gezamenlijke karakter van de exercitie.

Investeer in de groei van de medewerkers: de medewerkers zullen in de komende jaren een groei doormaken van ‘beheerder’ naar ‘regisseur’. Er zal een groot beroep worden gedaan op hun aanpassingsvermogen, nog naast hun uit te breiden vakkennis. Aanbevolen wordt om te investeren in trainingen, opleidingen en coachingstrajecten, op inXXXidueel en op afdelingsniveau. Voorafgaand aan het leertraject kan een ontwikkelassesment aangeboden worden om de mogelijke discrepantie tussen de huidige en gewenste capaciteiten te onderzoeken. Op afdelingsniveau wordt aangeraden om regelmatig bijeen te komen om de gezamenlijke voortgang te bespreken.

Reserveer de benodigde middelen: aangeraden wordt om in overleg met de controller van de afdeling XXX een aan de hand van het Reorganisatieplan en het daarbij behorende personeelsplan een meerjarenbegroting 2014 – 2018 op te stellen. Investeringen voor opleiding en training moeten daarin een prominente plaats krijgen.

Naam Studentnummer Datum Hogeschool NCOI HBO Bachelor MER, eindopdracht fase 1 4 Begeleider: naam

Inhoudsopgave

Voorwoord ............................................................................................................................................... 2 

Samenvatting ........................................................................................................................................... 3 

Hoofdstuk 1 Inleiding ............................................................................................................................... 6 

§ 1.1 Inleiding .......................................................................................................................................... 6 

§ 1.2 Doelstelling, hoofdvraag en deelvragen ......................................................................................... 6 

§ 1.3 Insteek van het onderzoek ............................................................................................................. 6 

§ 1.4 Leeswijzer ....................................................................................................................................... 7 

Hoofdstuk 2 De functieprofielen en de benodigde competenties ............................................................ 8 

§ 2.1 Inleiding .......................................................................................................................................... 8 

§ 2.2 Het huidige functieprofiel ................................................................................................................ 8 

§ 2.3 De competenties bij het huidige functieprofiel ................................................................................ 8 

§ 2.4 Het toekomstige functieprofiel ........................................................................................................ 9 

§ 2.5 De competenties bij het toekomstige functieprofiel ........................................................................ 9 

§ 2.6 Conclusie ........................................................................................................................................ 9 

Hoofdstuk 3 Relevante juridische aspecten en mogelijkheden binnen de organisatie ......................... 10 

§ 3.1 Inleiding ........................................................................................................................................ 10 

§ 3.2 Juridisch kader.............................................................................................................................. 10 

§ 3.3 Mogelijkheden binnen de XXX ..................................................................................................... 10 

§ 3.4 Conclusie ...................................................................................................................................... 11 

Hoofdstuk 4 Gewenst gedrag passend bij het toekomstig functieprofiel ............................................... 12 

§ 4.1 Inleiding ........................................................................................................................................ 12 

§ 4.2 Gewenst gedrag ........................................................................................................................... 12 

§ 4.3 Conclusie ...................................................................................................................................... 13 

Hoofdstuk 5 Financiële implicaties ........................................................................................................ 14 

§ 5.1 Inleiding ........................................................................................................................................ 14 

§ 5.2 Wijziging functieprofielen en gevolgen voor de beloning ............................................................. 14 

§ 5.3 Te verwachten financiële gevolgen per deelvraag ....................................................................... 14 

§ 5.4 Financiële implicaties in relatie tot programma Digitaal Werken .................................................. 15 

§ 5.5 Conclusie ...................................................................................................................................... 15 

Hoofdstuk 6 Methoden en technieken van onderzoeken ...................................................................... 16 

§ 6.1 Inleiding ........................................................................................................................................ 16 

§ 6.2 Methoden en technieken .............................................................................................................. 16 

§ 6.3 Betrouwbaarheid, validiteit en representativiteit ........................................................................... 17 

Hoofdstuk 7 Conclusies en aanbevelingen ........................................................................................... 18 

§ 7.1 Conclusie ...................................................................................................................................... 18 

§ 7.2 Aanbevelingen .............................................................................................................................. 18 

Naam Studentnummer Datum Hogeschool NCOI HBO Bachelor MER, eindopdracht fase 1 5 Begeleider: naam

§ 7.3 Implementatieplan ........................................................................................................................ 20 

Literatuurlijst .......................................................................................................................................... 21 

Bijlage I: Organogrammen XXX en Bestuursstaf en Diensten .............................................................. 22 

Bijlage II: Overzicht huidige en toekomstige taken en bijbehorende competenties .............................. 23 

Bijlage III: Wet op de Ondernemingsraad, artikel 25 ............................................................................. 25 

Naam Studentnummer Datum Hogeschool NCOI HBO Bachelor MER, eindopdracht fase 1 6 Begeleider: naam

Hoofdstuk 1 Inleiding

§ 1.1 Inleiding

De XXX stamt uit xxx, het jaar waarin de voorloper XXX in Amsterdam is opgericht door de XXX en XXX . De XXX heeft anno 2013 ruim XXX studenten en XXX medewerkers, ondergebracht in XXX en ondersteunende en gemeenschappelijke diensten.

Het College van Bestuur XXX moedigt het digitaal en papierloos werken aan. Op het moment wordt er al veel digitaal gewerkt, maar niet geheel. Digitaal werken zorgt ervoor dat medewerkers efficiënt(er) met elkaar samenwerken en kennis kunnen delen. De streefdoelen die hierbij horen, zoals omschreven in het rapport ‘Programma Digitaal Werken, digitaal werken in een kennisintensieve omgeving’ d.d. 24 mei 2013 zijn als volgt gesteld: alle content is digitaal en zoveel mogelijk enkelvoudig opgeslagen, alle medewerkers hebben begrip voor nut en noodzaak van het digitale werken en iedereen is zich bewust van zijn eigen verantwoordelijkheid hierin, de processen zijn zoveel mogelijk geharmoniseerd naar vorm, digitaal werken wordt ondersteund met gebruikersvriendelijke technologie en de beveiliging van de informatiestromen is goed georganiseerd.

Een speciale rol is weggelegd voor de afdeling XXX en in het bijzonder voor de Archiefmedewerkers. Zij zullen mede de voorwaarden scheppen die nodig zijn om de streefdoelen te behalen. De XXX valt in het organigram XXX (bijlage I) onder de Bestuursstaf, aangestuurd door de Secretaris van de XXX. De XXX beheert de semistatische archieven voor de XXX, en voert het dynamische archiefbeheer en postbehandeling uit voor het College van Bestuur XXX en de Bestuursstaf. De medewerkers mogen gevraagd en ongevraagd advies geven en op elk niveau binnen de organisatie de archieven inspecteren. Om de streefdoelen te bereiken, zal de afdeling een transitie moeten doormaken. Een onderdeel van deze transitie is het aanpassen van de functieprofielen en de competenties van de Archiefmedewerkers van de XXX.

§ 1.2 Doelstelling, hoofdvraag en deelvragen

Het doel van het onderzoek is om voor 15 januari 2014 een advies uit te brengen aan het hoofd van de XXX over de invulling van de functieprofielen ‘nieuwe stijl’ met de daarbij behorende competenties van haar Archiefmedewerkers, hierbij rekening houdend met de juridische, financiële, gedragsmatige en organisatorische gevolgen teneinde de streefdoelen in het kader van het digitaal werken te kunnen behalen. De hoofdvraag die hieruit gedestilleerd kan worden luidt als volgt:

Hoe moet in het kader van digitaal werken het nieuwe functieprofiel Archiefmedewerker met de daarbij behorende competenties ingevuld worden, met in acht name van de juridische, financiële, gedragsmatige en organisatorische aspecten?

De deelvragen, die verder in dit advies worden uitgewerkt, zijn:

Waar bestaat het huidige functieprofiel en takenpakket van de Archiefmedewerker uit en welke competenties horen de medewerkers te hebben?

Waaruit bestaat het gewijzigde functieprofiel en takenpakket dat bij de Archiefmedewerker ‘nieuwe stijl’ hoort en welke competenties hebben zij nodig?

Welke juridische aspecten zijn relevant voor het wijzigen van het functieprofiel van een medewerker en welke mogelijkheden zijn er binnen de XXX?

Welk streefgedrag zal de Archiefmedewerker moeten vertonen in relatie tot het gewijzigde functieprofiel?

Heeft de wijziging van de functieprofielen gevolgen voor de beloning van de Archiefmedewerker? Zijn er financiële kosten/meevallers te verwachten?

§ 1.3 Insteek van het onderzoek

Dit kwalitatieve onderzoek richt zich op het in beeld krijgen van hoe het functieprofiel van de Archiefmedewerker ‘nieuwe stijl’ er uit moet zien en wat de juridische, financiële, organisatorische en gedragsmatige kaders zijn. De onderzoeksmethoden die hierbij zijn gebruikt zijn deskresearch, waaronder literatuuronderzoek en intern onderzoek, het bezoeken van internetpagina’s en het afnemen van semigestructureerde interviews met experts binnen de XXX: het hoofd van de XXX, het hoofd Personeel en Organisatie/advies, het hoofd Personeel en Organisatie/strategie en het hoofd Financiën & Control. Met de

Naam Studentnummer Datum Hogeschool NCOI HBO Bachelor MER, eindopdracht fase 1 7 Begeleider: naam

Archiefmedewerkers is geen contact gezocht gezien de gevoeligheid van het onderwerp. In hoofdstuk 6 wordt nader ingegaan op de methoden en technieken van dit onderzoek.

De medewerkers XXX en hun functieprofielen zijn geselecteerd op basis van een selecte steekproef. De geselecteerde functie is die van ‘Archiefmedewerker’, van niveau 1 – 4. De medewerkers met leidinggevende taken en/of specialistische taken zijn niet opgenomen in de steekproef. Deze functieprofielen zijn zo verschillend van de profielen van, heel gechargeerd gesteld, de algemene XXX’er, dat dit een apart onderzoek rechtvaardigt. De doelgroep bestaat uit 13 personen, op een totale populatie van 22 personen. De 13 personen zijn onder te verdelen in 6 mannen en 7 vrouwen. De gemiddelde leeftijd van de doelgroep is 46 jaar.

§ 1.4 Leeswijzer

In hoofdstuk 2 wordt onderzocht hoe het huidige functieprofiel er uit ziet en welke competenties daarbij horen. In de navolgende paragrafen wordt uiteengezet waar het gewijzigde takenpakket van de Archiefmedewerker ‘nieuwe stijl’ uit bestaat en welke competenties zij dan nodig hebben. In het volgende hoofdstuk 3 worden de relevante juridische aspecten en het juridisch kader onder de loep genomen. Dan wordt in hoofdstuk 4 uiteengezet welk gedrag gewenst is en waar dat op gestoeld is. Hoofdstuk 5 onderzoekt of de medewerker er op vooruit of achteruit zal gaan. Tevens wordt daar per deelvraag bekeken wat de financiële gevolgen zijn van de wijziging, ook in relatie tot het programma Digitaal Werken. In hoofdstuk 6 wordt ingegaan op de reden van de keuze voor kwalitatief onderzoek en de gevolgde methoden en technieken. Ook wordt daar aandacht besteedt aan een aantal vereiste voorwaarden van goed onderzoek, te weten betrouwbaarheid en validiteit. Het laatste hoofdstuk 7 bevat de conclusies en aanbevelingen.

Naam Studentnummer Datum Hogeschool NCOI HBO Bachelor MER, eindopdracht fase 1 8 Begeleider: naam

Hoofdstuk 2 De functieprofielen en de benodigde competenties

§ 2.1 Inleiding

De beantwoording van de vraag ‘hoe moeten de functieprofielen ingevuld worden’ begint met een beschrijving van het startpunt en een blik in de toekomst. Dit hoofdstuk wordt daarom aan de beschrijving van de functieprofielen gewijd. In paragraaf 2.2 en 2.3 wordt onderzocht hoe het huidige functieprofiel er uit ziet en welke competenties daarbij horen. In paragraaf 2.4 en 2.5 wordt uiteengezet waaruit het gewijzigde takenpakket van de Archiefmedewerker ‘nieuwe stijl’ bestaat en welke competenties zij dan nodig hebben.

De XXX maakt gebruik van het traditionele beloningsstelsel (tijdloon), met een interne vergelijkbaarheid; de rechtvaardiging is de waarde van de taak voor de organisatie (Robbins, 2012, p.153). De functies zijn ingedeeld in vaste schalen en bij een goede beoordeling krijgt de medewerker er een trede bij.

§ 2.2 Het huidige functieprofiel

De XXX maken gebruik van een gesloten functieordeningssysteem, als resultaat van overleggen tussen de XXX (hierna; XXX) en de werkgevers- en werknemersorganisaties. Gesloten betekent in deze dat binnen deze functieordeningen functieprofielen opgesteld mogen worden; er mag geen gebruik gemaakt worden nieuwe beschrijvingen.

In 2003 is er in overleg tussen de XXX, de werknemersorganisaties en de werknemersorganisaties een functieordeningssysteem opgesteld, te weten XXX (hierna: XXX). Deze is op 1 april 2003 in werking getreden. Dit gesloten systeem is gebaseerd op de Hay-methode die weer stoelt op 3 factoren: de input (kennis en kunde), de throughput (probleembehandeling) en output (verantwoordelijkheid), die gezamenlijk de zwaarte van de functie bepalen. Eppink (2013, p. 282) geeft in Bouwstenen van Management en Organisatie aan dat de Hay-methode het meest toegepast wordt voor functieclassificatie in Nederland en noemt het de ‘puntenmethode’: per kenmerk worden er punten vastgesteld en vergeleken met een voorafgaand schema. In het geval van de XXX zijn de genoemde factoren vertaald in ‘indelingscriteria’. Elke functie in het XXX systeem heeft een vastgestelde set van indelingscriteria als hulpmiddel om de zwaarte (van 1 tot en met 4) van de functie te bepalen. De reden waarom hiervoor gekozen is, is omdat er gestreefd werd naar duidelijke en heldere ankerpunten om een functie in te delen. Hiervoor was dan geen specifieke kennis van de Hay-systematiek benodigd. De Archiefmedewerker heeft bijvoorbeeld als indelingscriteria: ‘functioneel (gebruikers-)beheer, dienstverlening aan gebruikers en/of klanten en inrichting archieven’, ‘registratie, archivering en overdracht’ en ‘coördinatie werkuitvoering’. Per niveau wordt beschreven welke taken en verantwoordelijkheden hierbij horen. Archiefmedewerker 1 is het zwaarste niveau en heeft meer verantwoordelijkheden binnen de genoemde criteria. De Archiefmedewerker 4 met de daaraan verbonden verantwoordelijkheden is qua niveau het lichtst. Het functieprofiel binnen de XXX ziet er als resultante als volgt uit: een functietitel, het doel van de functie, de context (plaats in de hiërarchie), beschrijving van de resultaatgebieden (kernactiviteiten, het kader, resultaat en activiteiten) en daarna de indelingscriteria.

De huidige archiefmedewerkers van de XXX behandelen, beheren en archiveren allerhande documenten en dossiers in het documentmanagementsysteem XXX. Ze moeten handelen volgens interne richtlijnen en wettelijke richtlijnen (zoals de archiefwetgeving) en voorzien zo in een adequate informatievoorziening voor de XXX. Ze rapporteren direct aan het hoofd van de XXX. Hun taken zijn het registeren van post, documenten en dossiers, het vormen en archiveren van dossiers voor alle zaken op het gebied van beleid, beheer en bestuur binnen de XXX, het zorgen voor het overdragen van afgeronde dossiers naar (semi-)statische archieven en/of het doen vernietigen daarvan, informatie en instructie aan klanten en/of gebruikers geven over de aanwezigheid en uitleen van documenten en dossiers, en het monitoren, bewaken en analyseren van de werking en functionaliteit van document management-producten, alsmede uitvoeren van de nodige preventieve en correctieve maatregelen.

§ 2.3 De competenties bij het huidige functieprofiel

In de in 2002 uitgebrachte studie van de XXX worden verschillende definities van competenties uitgewerkt, vanuit verschillende invalshoeken. Een van de definities van de competenties die zij noemen is die van Spencer en Spencer (1993). Zij definiëren competentie als ‘de onderliggende karakteristieken van een persoon die causaal verband houden met performance in een (werk)situatie’. Die karakteristieken zijn motieven en intenties, stabiele persoonlijkheidseigenschappen, zelfconcept, kennis en vaardigheid. In dit verband is het nuttig om op te merken dat de methoden van o.a. het consultancybureau Hay stoelen op het

Naam Studentnummer Datum Hogeschool NCOI HBO Bachelor MER, eindopdracht fase 1 9 Begeleider: naam

werk van deze auteurs, dat weer gestoeld is op de ideeën van de grondlegger van het competentiedenken: McClelland.

Binnen de XXX wordt gebruikt gemaakt van het aan XXX gekoppelde competentie instrument van de XXX (XXX). Daar wordt een competentie als volgt gedefinieerd: ‘Een competentie is een unieke combinatie van kennis, vaardigheden en houding, die tot uiting komt in zichtbaar gedrag, waardoor de persoon succesvol is in zijn of haar functie of loopbaan’. De competenties die voor de functie Archiefmedewerker van belang zijn, zijn volgens het instrument: integriteit, accuratesse, klantbetrokkenheid en resultaatgerichtheid.

In paragraaf 4.2 zijn alle benodigde competenties van het toekomstig functieprofiel, met beschrijving, in een tabel samengevat.

§ 2.4 Het toekomstige functieprofiel

Het zwaartepunt van de werkzaamheden van de Archiefmedewerker zal door invoering van het Programma Digitaal Werken gaan verschuiven, stelt het hoofd van de XXX vast. De rol zal van ‘beheerder/reactief’ naar ‘regisseur/proactief’ gaan. Dit is een niet te onderschatten verandering; het intrinsieke karakter zal ingrijpend wijzigen. Het hoofd van de XXX geeft als redenen voor de verschuiving van het zwaartepunt aan dat de fysieke stroom inkomende en uitgaande post nog verder zal afnemen, en dus ook het scannen van de documenten. Fysieke dossiers zullen in aantal slinken en op termijn verdwijnen. Digitale dossiers zullen op termijn zelf worden gevormd door de XXX-medewerkers evenals het (goede) archiefbeheer. Nagenoeg alle leidinggevenden zullen integraal verantwoordelijk worden voor de inrichting, compleetheid en kwaliteit van de informatievoorziening van hun afdeling. Dit heeft gevolgen voor de invulling van het toekomstige functieprofiel, stelt zij.

Het hoofd XXX geeft aan welke aanvulling volgens haar op het nieuwe functieprofiel van toepassing is: de begeleiding en ondersteuning van XXX-medewerkers bij digitaal werken met behulp van de daartoe aangewezen informatiesystemen, het verzorgen van cursussen op dit gebied, het maken en onderhouden van gebruikersinstructies van de XXXerse applicaties, zorgen voor bewustwording van regels, richtlijnen en kaders over hoe om te gaan met (vertrouwelijke) informatie en informatiebeveiliging, het opstellen van rapportages, toezicht houden en controls/audits uitvoeren die inzicht bieden in het functioneren van de informatievoorziening, risico’s signaleren en gevraagd/ongevraagd adviezen geven aan het management hierover, deelname aan afdelingsoverleggen en MT-vergaderingen bij faculteiten en diensten.

§ 2.5 De competenties bij het toekomstige functieprofiel

De competenties die bij het huidige profiel horen, zijn hier nog steeds van kracht. De Archiefmedewerker wordt geacht integer, resultaatgericht, klantbetrokken en accuraat te zijn. Maar met de wijziging die ophanden is, lijken er meer competenties nodig te zijn. In het eerder genoemde Competentie Instrument voor de Nederlandse XXXen zijn er competentiebeschrijvingen. Het hoofd van de XXX verwacht dat de volgende competenties moeten worden opgenomen in het toekomstige profiel: overtuigingskracht, samenwerken, mondelinge communicatie en initiatief.

In paragraaf 4.2 zijn alle benodigde competenties van het toekomstig functieprofiel, met beschrijving, in een tabel samengevat.

Voor het overzicht is het gestelde in dit hoofdstuk samengevat in bijlage II.

§ 2.6 Conclusie

De huidige Archiefmedewerker is sterk op beheer gericht: de werkzaamheden behelzen registratie van post, documenten en dossiers, vorming van archieven, afhandeling van archieven en monitoring van de ter zake doende ICT-producten. Contact met de klanten is er middels het informeren over de aanwezigheid en uitleen van documenten. De competenties zijn daar dan ook naar: integriteit, accuratesse, resultaatgerichtheid en klantbetrokkenheid. Het toekomstige functieprofiel gaat over de afdelingsgrenzen heen; van beheerder wordt men geacht een proactieve regisseur te worden, met sterke (verbale) competenties. Deze intrinsieke verandering van de functie moet niet onderschat worden.

Het volgende hoofdstuk gaat in op de juridische consequenties die volgen uit het wijzigen van een functieprofiel en de juridische basis die daaraan ten grondslag ligt.

Naam Studentnummer Datum Hogeschool NCOI HBO Bachelor MER, eindopdracht fase 1 10 Begeleider: naam

Hoofdstuk 3 Relevante juridische aspecten en mogelijkheden binnen de organisatie

§ 3.1 Inleiding

Na het opstellen van het nieuwe functieprofiel is het van belang te weten hoe dit juridisch onderbouwd moet worden. Het wijzigen van een functieprofiel heeft een directe weerslag op de werknemer en moet daarom zorgvuldig gebeuren. In dit hoofdstuk wordt in paragraaf 3.2 onderzocht welk juridisch kader ten grondslag ligt aan het wijzigen van een functieprofiel en vervolgens wordt in paragraaf 3.3 bekeken wat de mogelijkheden binnen de XXX zijn.

§ 3.2 Juridisch kader

De medewerkers van de XXX, en dus ook de Archiefmedewerkers, vallen onder de CAO XXX, deze is door de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid algemeen verbindend verklaard en geldt dus voor alle landelijke XXX. Hoofdstuk 9 van de cao behandelt ‘Reorganisaties’, waarop het door het College van Bestuur XXX vastgestelde ‘Sociaal Statuut bij Reorganisaties 2008’ (hierna: Sociaal Statuut) is gestoeld. Ook is hierbij de Wet op de Ondernemingsraad (WOR) betrokken; in de cao wordt voor de omschrijving van het begrip reorganisatie verwezen naar het artikel 25 waarin het adviesrecht van medezeggenschapsraden uiteengezet wordt. Artikel 9.1 van de cao leest:

‘onder reorganisatie bij een XXX of een onderdeel daarvan wordt verstaan een verandering in de organisatie, zoals bedoeld in artikel 25 eerste lid, onderdeel a tot en met f van de Wet op de ondernemingsraden, die betrekking heeft op de XXX of een belangrijk onderdeel daarvan, met direct en ingrijpende rechtspositionele gevolgen voor werknemers’.

In bijlage III is het gehele artikel 25 te lezen.

Het Sociaal Statuut is een uitwerking van de bepalingen uit hoofdstuk 9, ‘Reorganisaties’, uit de XXX en de WOR. De reden voor het bestaan van het Sociaal Statuut is dat de XXX de ingrijpende consequenties voor werknemers bij reorganisaties en organisatieveranderingen zoveel mogelijk wil opvangen en de procedure er omheen zorgvuldig wil regelen. Het Sociaal Statuut bestaat uit twee onderdelen: de regeling Overdracht van Werk, waarin de rechtsbescherming van de werknemer wordt geregeld, en het Kader voor Sociaal Beleid bij Reorganisaties aan de XXX. Dit kader biedt de voorzieningen en mogelijkheden voor de betrokken werknemers zoals een passende functie of herplaatsing. Hierin is opgenomen dat de XXX het kader ook kan toepassen bij organisatieveranderingen die geen reorganisaties zijn in de zin van artikel 25 van de WOR, maar wel voor één of meer werknemers ingrijpende rechtspositionele gevolgen inhouden. Dit is van toepassing op de functiewijziging van de Archiefmedewerkers, gezien de intrinsieke aard van de verschuiving van de taken van ‘beheerder’ naar ‘regisseur’. Er kan hier dus gesproken worden van een reorganisatie.

§ 3.3 Mogelijkheden binnen de XXX

Hoofdstuk 9 van de cao, ‘Reorganisaties’, stelt in artikel 9.5 dat in geval van een voornemen tot reorganisatie de XXX het medezeggenschapsorgaan en de betrokken vakbonden (het zogenoemde Lokaal Overleg) hiervan schriftelijk op de hoogte moet stellen. In dat schrijven moet uitgebreid ingegaan worden op de aanleiding en het doel, de aard en omvang, de financiële en/of formatieve randvoorwaarden, de uitgangspunten en randvoorwaarden met betrekking tot de consequenties voor het personeel, de procedure die zal worden gevolgd bij de voorbereiding en uitvoering (inclusief een globale planning in de tijd) en de verwachte rechtspositionele gevolgen in algemene zin. Na bespreking van het voornemen door de XXX met de medezeggenschap en het Lokaal Overleg wordt een Reorganisatieplan en op basis daarvan een Personeelsplan opgesteld. In het Reorganisatieplan wordt nauwkeurig ingegaan op de kwantitatieve en kwalitatieve elementen van de reorganisatie en in het Personeelsplan wordt aandacht besteed aan de individuele werknemer en de te verwachten rechtspositionele gevolgen.

Het medezeggenschapsorgaan dat in deze van toepassing is, is de XXX. Deze vertegenwoordigt de werknemers van de Bestuursstaf (waaronder de XXX) en de gemeenschappelijke eenheden zoals de ondersteunende diensten. Het Organisatieplan moet door het College van Bestuur XXX aan hen ter advisering worden voorgelegd, zo stelt artikel 25 van de Wet op de Ondernemingsraad. Het Personeelsplan moet tevens worden vastgesteld door het College van Bestuur XXX, maar wordt niet aan de XXX ter advisering voorgelegd. De XXX heeft namelijk geen adviesrecht met betrekking tot inXXXiduele werknemers. Nadat elke werknemer die in het plan voorkomt zijn of haar reactie heeft kunnen geven, kan het pas ter vaststelling aangeboden worden aan het College van Bestuur XXX. Zodra de XXX positief heeft geadviseerd

Naam Studentnummer Datum Hogeschool NCOI HBO Bachelor MER, eindopdracht fase 1 11 Begeleider: naam

over het Reorganisatieplan kan het College van Bestuur XXX het vaststellen, waarna het ten uitvoer gesteld kan worden.

§ 3.4 Conclusie

Voor het wijzigen van het functieprofiel is een Reorganisatieplan en een Personeelsplan vereist, zo stelt de cao, het Sociaal Statuut bij Reorganisaties 2008 en in het bijzonder het Kader voor Sociaal Beleid bij Reorganisaties aan de XXX. Dit kader is ook van toepassing als er geen reorganisatie is in de zin van de WOR, maar wel als er voor één of meer werknemers ingrijpende rechtspositionele gevolgen zijn. Dit is van toepassing op de functiewijziging van de Archiefmedewerkers, gezien de intrinsieke aard van de verschuiving van de taken van ‘beheerder’ naar ‘regisseur’. Er kan hier dus gesproken worden van een reorganisatie. De medezeggenschap, in deze de XXX, zal nauw betrokken moet worden gezien artikel 25 van de Wet op de ondernemingsraden. Ook het Lokaal Overleg speelt een grote rol, gezien het gestelde in hoofdstuk 9 van de cao, ‘Reorganisaties’. De XXX is gerechtigd advies uit te brengen op het Reorganisatieplan. Als dit positief is kan de reorganisatie ten uitvoer gebracht worden.

In het gewijzigde functieprofiel, dat ook in het Reorganisatieplan opgenomen en verantwoord zal worden, staan ook de competenties vermeld. Bij deze competenties hoort streefgedrag, waaraan in het volgende hoofdstuk aandacht zal worden besteed.

Naam Studentnummer Datum Hogeschool NCOI HBO Bachelor MER, eindopdracht fase 1 12 Begeleider: naam

Hoofdstuk 4 Gewenst gedrag passend bij het toekomstig functieprofiel

§ 4.1 Inleiding

Nu het nieuwe functieprofiel en het juridisch kader is onderzocht, is het aan de orde om te bezien wat dit betekent voor het gedrag van de Archiefmedewerkers. Bij de wijziging van het functieprofiel zijn ook de competenties gewijzigd. In hun nieuwe rol zullen de Archiefmedewerkers ander gedrag moeten vertonen. In paragraaf 4.2 wordt uiteengezet welk gedrag gewenst is en waar dat op gestoeld is.

§ 4.2 Gewenst gedrag

Het streefgedrag dat een Archiefmedewerker ‘nieuwe stijl’ zou moeten vertonen, is af te leiden uit de competenties die bij het gewijzigde functieprofiel horen. Het Competentie Instrument voor de Nederlandse XXXen stelt dat een competentiebeschrijving uit een aantal onderdelen is opgebouwd (XXX- 2010, p3 en p4): een definitie, een opsomming van gedragsindicatoren, competentiegerichte vragen en ontwikkeltips. Omdat de XXX 2010 zich direct richt op XXXen worden hun geformuleerde gedragsindicatoren gebruikt om het streefgedrag te beschrijven.

Aan het gewijzigde functieprofiel kan een aantal aanvullende competenties ten opzichte van het huidige profiel gehaakt worden (naast integer, resultaatgericht, klantbetrokkenheid en accuraat): overtuigingskracht, samenwerken, mondelinge communicatie en initiatief (zie ook § 2.5). Hieronder wordt in het kort geschetst welk gedrag bij welke competentie hoort, volgens de XXX- 2010.

Competentie Gedragsindicatoren

Integer Zorgvuldigheid met vertrouwelijke informatie, doet wat hij belooft, maakt geen misbruik van kennis of positie, houdt geen informatie achter, blijft ook onder druk eerlijk en betrouwbaar handelen

Resultaatgericht Vertaalt doelen in concrete resultaten, verifieert afspraken, durft anderen aan te spreken op resultaten, maakt zich sterk voor het resultaat, maakt efficiënt gebruik van de middelen, houdt zich aan de planning

Klantbetrokkenheid Is dienstverlenend, geeft extra service, vraagt door, levert maatwerk, denkt in mogelijkheden, verifieert of aan de wensen van de klant is voldaan

Accuraat Nauwkeurig, controleert op fouten, werkt volgens procedures en richtlijnen, levert foutloos werk af

Overtuigingskracht Enthousiast, relevante argumenten, vraagt door, zet argumenten, netwerk en gedrag in om anderen mee te krijgen, constructieve houding, ook bij negatieve reacties

Samenwerken Deelt informatie, biedt hulp, levert bijdragen gericht op groepsresultaten, actieve houding in groep, past zich aan als het moet, streeft naar synergie in groep

Mondelinge communicatie Spreekt begrijpelijke taal, verifieert en koppelt terug, kan standpunt helder en kort uiteenzetten, vraagt door, gebruikt intonatie en non-verbale communicatie

Initiatief Vraagt om nadere informatie, neemt initiatieven, komt zelf met ideeën, neemt het voortouw, doorbreekt lastige situaties als eerste, ziet kansen en problemen en neemt daar actie op

Naam Studentnummer Datum Hogeschool NCOI HBO Bachelor MER, eindopdracht fase 1 13 Begeleider: naam

De aanvullende gedragsindicatoren vragen ook om wijziging van gedrag. Robbins (2012, p48-p49) zet twee leertheorieën uiteen: operante conditionering en social learning.

Operante conditionering is door B.F. Skinner, psycholoog aan Harvard, ontwikkeld. Hij toonde aan dat het in de lijn der verwachting ligt dat mensen gewenst gedrag gaan vertonen als ze daarin positief worden gestimuleerd; dat beloningen het effectiefst zijn als ze onmiddellijk volgen op de gewenste response; en dat gedrag dat niet wordt beloond of juist wordt bestraft, waarschijnlijk niet wordt herhaald (Robbins 2012, p. 48).

Social learning gaat verder. Bij deze theorie gaat men er ook vanuit dat gedrag een functie is van consequenties, maar hierbij tellen ook de observaties en perceptie van de mens zelf. De sociaal-cognitieve leertheorie van Albert Bandura (1977) ziet leren als een wisselwerking tussen de omgeving, persoonlijke factoren en het gedrag. De taak van het hoofd XXX is, volgens het hoofd Personeel en Organisatie/strategie, om er voor te zorgen dat de Archiefmedewerkers het nieuwe functionele gedrag aanleren, waardoor zij beter kunnen bijdragen aan het slagen van het programma Digitaal Werken. In de aanbevelingen wordt hier verder op ingegaan.

§ 4.3 Conclusie

Bij de beschrijving van het gewenste gedrag zijn de huidige en nieuwe gewenste competenties van de Archiefmedewerkers samengevoegd. Deze competenties zijn overgenomen uit het Competentie Instrument voor de Nederlandse XXXen (2010). Bij deze competenties horen gedragsindicatoren en opnieuw wordt duidelijk dat het zwaartepunt van de functie gaat liggen op het regisseren en in mindere mate op het beheren. Als Archiefmedewerkers nieuw gedrag moeten aanleren zal het management zich actief moeten richten op methoden van gedragsvorming.

Naast het in kaart brengen van de nieuwe rol van de Archiefmedewerker, het juridisch kader en het doelgedrag zal er gekeken moeten worden naar de financiële consequenties die dit alles met zich meebrengt. De XXX is een publiekrechtelijke instelling en zal zich moeten verantwoorden voor de keuzes die ze maakt. Op de financiële consequenties wordt in het volgende hoofdstuk ingegaan.

Naam Studentnummer Datum Hogeschool NCOI HBO Bachelor MER, eindopdracht fase 1 14 Begeleider: naam

Hoofdstuk 5 Financiële implicaties

§ 5.1 Inleiding

Als een takenpakket gewijzigd wordt rijst, naast of dit juridisch verantwoord is, meteen de vraag: heeft dit gevolgen voor de beloning? In paragraaf 5.2 wordt onderzocht of de medewerker er op vooruit of achteruit zal gaan. In paragraaf 5.3 wordt er per deelvraag bekeken wat de financiële gevolgen zijn van de wijziging, ook in relatie tot het programma Digitaal Werken. De invoering van dit programma ligt ten grondslag aan de wijziging van de profielen en die financiële implicaties worden hier ook genoemd.

§ 5.2 Wijziging functieprofielen en gevolgen voor de beloning

In XXX staan alle 115 functieprofielen, met de functiebeschrijving, het functieniveau (bijv. Archiefmedewerker 1, 2, 3 of 4) en de bijbehorende salarisschalen. De ‘XXX , 1 januari 2011 – 31 december 2013’ maakt in het artikel 3.6 lid 1 duidelijk dat ‘zonder voorafgaand ontslag voor een werknemer van een openbare XXX voor een werknemer geen salarisschaal kan gaan gelden met een lager maximumsalaris dan dat van de reeds voor hem geldende salarisschaal’.

Hieruit volgt dat de huidige Archiefmedewerker geen beloning zal inleveren vanwege een ander functieprofiel waarin hij of zij wordt geplaatst. Maar gezien de verzwaring van de aard en het niveau van de werkzaamheden zal de Archiefmedewerker er wel op vooruit gaan, schat het hoofd van de XXX. De wijziging zou voor de Archiefmedewerker dus een positief gevolg kunnen hebben. Indien de medewerker een ander functieprofiel krijgt zou na de reorganisatie een beoordelingstraject kunnen plaatsvinden. Als dit traject positief wordt doorlopen zou een loonsverhoging aan de orde kunnen zijn.

§ 5.3 Te verwachten financiële gevolgen per deelvraag

In hoofdstuk 1 zijn de deelvragen uiteengezet, volgend uit de hoofdvraag. In deze paragraaf wordt per deelvraag onderzocht welke financiële implicaties hieraan verbonden zijn. De informatie in deze paragraaf is afkomstig uit de interviews met het hoofd Financiën en Control van de XXX, het hoofd XXX en het hoofd Personeel en Organisatie/advies.

Deelvragen 1 en 2: waar bestaat het huidige functieprofiel en takenpakket uit en welke competenties horen de medewerkers te hebben? Waaruit bestaat het gewijzigde takenpakket dat bij de Archiefmedewerker ‘nieuwe stijl’ hoort en welke competenties hebben zij nodig? Het functieprofiel is uitgebreid evenals de competenties. Om van het huidige functieprofiel naar het profiel medewerker XXX nieuwe stijl te gaan zal tijdsinzet gevraagd moeten worden van het hoofd Personeel en Organisatie/advies en het hoofd XXX. Ook de Archiefmedewerkers zullen hierbij betrokken worden. Geraamd wordt een gezamenlijke tijdsinzet van 150 uren, bestaande uit overleg en gerichte opzet van het functieprofiel. De kosten van deze tijdsinzet worden toegerekend aan het afdelingsbudget XXX.

Deelvraag 3: welke juridische aspecten zijn relevant voor het wijzigen van de werkzaamheden en het daarbij passend functieprofiel van een medewerker en is dit mogelijk binnen de XXX? Mits er zorgvuldig wordt gehandeld naar de medewerkers en in het besluitvormingsproces met het College van Bestuur en de XXX worden er geen financiële gevolgen verwacht. In het slechtste geval kunnen er juridische procedures aangespannen worden door ontevreden medewerkers.

Deelvraag 4: welk streefgedrag zal de Archiefmedewerker moeten vertonen in relatie tot het gewijzigde functieprofiel? Het komen tot het gewenste gedrag kan ondersteund worden door het op individueel niveau aanbieden van (competentiegerichte) cursussen, coachingstrajecten, gerichte opleidingen en trainingen. Op afdelingsniveau kan gedacht worden aan teambuilding. De tijdspanne waarin ingezet wordt op het veranderen van gedrag zal tenminste vijf jaar bedragen; de implementatietijd van het programma Digitaal Werken. Het jaarlijkse opleidingsbudget voor de afdeling XXX is in deze periode geraamd op Euro 5.000,-- p.p. en gecumuleerd na vijf jaar is dat Euro 25.000,-- p.p..

Naam Studentnummer Datum Hogeschool NCOI HBO Bachelor MER, eindopdracht fase 1 15 Begeleider: naam

Deelvraag 5: heeft de wijziging van de functieprofielen gevolgen voor de beloning van de Archiefmedewerkers? De Archiefmedewerkers gaan er op vooruit, verwacht het hoofd XXX. Dit zou, afhankelijk van het Personeelsplan dat bij een Reorganisatieplan hoort, een structurele verhoging van de loonkosten met zich mee kunnen brengen met bijkomstige verhoging van pensioen- en sociale (verzekerings)premies. Omdat het Reorganisatieplan en het Personeelsplan nog niet opgesteld zijn, is niet duidelijk in hoeverre Archiefmedewerkers beïnvloed gaan worden en/of hoeveel de hogere beloning bedraagt en waar dit uit bestaat. In de beantwoording van deze deelvraag kan in deze fase derhalve alleen voorzien worden in verwachtingen.

§ 5.4 Financiële implicaties in relatie tot programma Digitaal Werken

Op afdelingsniveau zijn de verwachte kosten te vinden in de structurele verhoging van de loonsom, het opleidingsbudget op individueel en afdelingsniveau, tijdsinzet van adviseurs en het hoofd XXX en mogelijke juridische procedures. De baten worden verwacht op organisatieniveau en zullen pas duidelijk worden tijdens en na de 5-jarige implementatie van het programma Digitaal Werken. De transitie van de afdeling XXX, en in deze de wijziging van de functieprofielen Archiefmedewerkers is hieraan ondersteunend. De kwalitatieve baten van het programma zijn volgens het rapport Digitaal Werken:

de transparantie in de wijze waarop kennisprocessen zijn georganiseerd; de ondersteuning van grenzeloos samenwerken; de eenmalige opslag en meervoudig gebruik van kennis; de mogelijkheden voor het Nieuwe Werken; de reductie van archiefruimten; het voldoen aan wet- en regelgeving; de uniformiteit in processen.

In kwantitatieve zin zal, volgens het rapport, na afloop van de implementatie van het programma Digitaal Werken tientallen fte bespaard kunnen worden door efficiënter zoekgedrag en snellere afhandeling. Deze besparing kan weer worden uitgegeven aan het primaire proces van de XXX, namelijk onderwijs en onderzoek. Per jaar kan elke medewerker ongeveer 20 uur besparen op zoektijd. Voorzichtig geraamd kan er uitgekomen worden op een besparing van 78 fte structureel. 60 fte kan worden bespaard door het zoeken en vinden van informatie, 18 fte wordt voorzien door efficiencywinst. De gemiddelde zoektijd per medewerker is een half uur per week. Jaarlijks omgeslagen kom je dan op een totale zoektijd van: 5.000 medewerkers x 40 weken x 0,5 uur = 100.000 uur = 60 fte.

Het rapport Digitaal Werken benadrukt dat de genoemde besparing betekent dat de tijdwinst besteed kan worden aan het primaire proces, en dat er géén reductie van arbeidsplaatsen beoogd wordt.

§ 5.5 Conclusie

Verwacht wordt dat de Archiefmedewerker in zijn nieuwe rol er financieel op vooruit zal gaan omdat de waardering van de functie hoger is. Volgens art. 3.6 van de CAO-XXX kan geen sprake zijn van een lagere beloning. Op afdelingsniveau zijn, afhankelijk van het Reorganisatieplan en het Personeelsplan, de verwachte kosten te vinden in de mogelijke structurele verhoging van de loonsom (afhankelijk van het gestelde in het Reorganisatieplan en het Personeelsplan), het opleidingsbudget op inXXXidueel en afdelingsniveau, tijdsinzet van adviseurs en het hoofd en mogelijke juridische procedures. De baten zijn vooralsnog enkel op organisatieniveau en zullen pas duidelijk worden tijdens en na de 5-jarige implementatie van het programma Digitaal Werken, op kwalitatief en kwantitatief niveau. Op kwantitatief niveau wordt een jaarlijkse besparing van 78 fte verwacht, die bestaat uit reductie van zoektijd en de toename van efficiency.

Naam Studentnummer Datum Hogeschool NCOI HBO Bachelor MER, eindopdracht fase 1 16 Begeleider: naam

Hoofdstuk 6 Methoden en technieken van onderzoeken

§ 6.1 Inleiding

In dit hoofdstuk vindt u de verantwoording voor de gehanteerde methoden en technieken van onderzoeken. In paragraaf 6.2 wordt ingegaan op de reden van de keuze voor kwalitatief onderzoek en de gevolgde methoden en technieken. In paragraaf 6.3 wordt aandacht besteed aan de betrouwbaarheid en validiteit, evenals de representativiteit.

§ 6.2 Methoden en technieken

De onderzoeksvraag is exploratief en adviserend: er wordt gevraagd om een beeld te schetsen en een advies te geven hoe het functieprofiel van de Archiefmedewerker ‘nieuwe stijl’ er uit moet zien en wat de juridische, financiële, organisatorische en gedragsmatige kaders zijn. Bij een exploratieve onderzoeksvraag is het passend onderzoeksontwerp kwalitatief onderzoek (Van der Velde, 2013, p. 45). De onderzoeksmethoden die gebruikt zijn:

Deskresearch, waaronder literatuuronderzoek, het raadplegen van interne rapportages en het bezoeken van internetpagina’s;

Semigestructureerde interviews met experts binnen de XXX: Met het hoofd van de XXX is gesproken over de huidige en gewenste functieprofielen en

competenties, over het gewijzigde takenpakket, en welke competenties zij vanuit haar rol als hoofd nodig acht om tot een Archiefmedewerker ‘nieuwe stijl’ te komen;

Met het hoofd Personeel en Organisatie/advies is gesproken over de juridische mogelijkheden inzake het wijzigen van een functieprofiel binnen de XXX, en over de beloning van de Archiefmedewerkers in deze;

Met het hoofd Personeel en Organisatie/strategie is gesproken over haar zienswijze op het streefgedrag van de Archiefmedewerker ‘nieuwe stijl’;

En met het hoofd Financiën & Control is gesproken over zijn verwachtingen rond de kosten en/of de baten die de Archiefmedewerker ‘nieuwe stijl’ zou kunnen brengen of opleveren.

Gezien de gevoeligheid van het onderwerp is geen contact opgenomen met de Archiefmedewerkers zelf.

Bij de deskresearch zijn primaire publicaties geraadpleegd zoals interne en externe rapportages, die vallen onder de literatuursoort Organisatiekennis (Van der Velde, 2013, p51). Ook is gezocht naar tertiaire publicaties op het internet die verwezen naar secundaire publicaties in de vorm van theorieën die in dit kader van toepassing waren. Deze methode is gebruikt omdat er intern en extern veel informatie toegankelijk is over dit onderwerp.

De opzet van het semigestructureerde interview is van toepassing op elk gevoerd gesprek. Hiervoor is de opbouw gebruikt zoals uiteengezet in het boek Toegepast onderzoek: opzetten, uitvoeren en rapporteren (Van der Velde, 2013, p105). Er is gestart met een introductie op het onderzoek en gesprek en een uiteenzetting van de onderzoeksvraag. De algemene achtergrondvragen waren zeer algemeen van aard, teneinde een basis te leggen voor het gesprek. Hierna is vervolgd met de kernvragen die direct afgeleid waren van de hoofd- en de desbetreffende deelvraag. In de afsluiting kwamen er dikwijls vanuit de expert nog adviezen en tips betreffende het onderzoek. Er is geen gebruik gemaakt van opnames tijdens de interviews en alvorens het gesprek te starten is duidelijk gemaakt dat het onderwerp vertrouwelijk behandeld moest worden. Er is voor een interviewmethode gekozen omdat de bevraagde personen experts zijn op het gebied van de deelvragen en zij dus licht konden werpen op de oplossing van de hoofdvraag. De semi-gestructureerde aanpak is gekozen om enerzijds de rode draad van het gesprek vast te kunnen houden, maar ook nog ruimte te kunnen bieden aan de expertise van de bevraagde. Op deze manier kon er tijdens het gesprek nog extra informatie naar boven komen waar de opzet niet in had voorzien.

De Archiefmedewerkers en hun functieprofielen zijn geselecteerd op basis van een selecte steekproef. De geselecteerde functie en het gezamenlijke kenmerk is die van ‘Archiefmedewerker’, niveau 1 – 4. De medewerkers met leidinggevende taken en/of specialistische taken zijn niet opgenomen in de steekproef. Deze functieprofielen zijn zo verschillend van de profielen van de Archiefmedewerkers dat dit een apart onderzoek rechtvaardigt. De doelgroep bestaat uit 13 personen, op een totale populatie van 22 personen. De 13 personen zijn onder te verdelen in 6 mannen en 7 vrouwen. De gemiddelde leeftijd van de doelgroep is 46 jaar.

Naam Studentnummer Datum Hogeschool NCOI HBO Bachelor MER, eindopdracht fase 1 17 Begeleider: naam

§ 6.3 Betrouwbaarheid, validiteit en representativiteit

Van der Velde (2013, p. 13-p. 14) zet uiteen dat er aan vijf voorwaarden moet zijn voldaan moet er sprake zijn van (goed) onderzoek: betrouwbaarheid, validiteit, repliceerbaarheid, objectiviteit en ethische verantwoording. Naar de specifieke opdracht in de exameninformatie wordt in deze paragraaf aandacht besteed aan de eerste twee voorwaarden, maar ook aan de representativiteit.

Betrouwbaarheid: hoe preciezer er in een studie gemeten wordt en hoe minder meetfouten er zijn, des te betrouwbaarder de studie is (Van der Velde, 2013, p. 13). Zoals gezegd is de interviewmethode bij kwalitatief onderzoek opportuun. Er zijn medewerkers geselecteerd op basis van hun expertise op het deelonderwerp en er is naast de opgestelde gespreksopzet ruimte geboden voor extra informatie. De resultaten van de interviews geven een getrouw beeld van de aspecten die samenhangen met het wijzigen van een functieprofiel, die je op basis van de status van de experts mag verwachten. Mogelijke meetfouten zijn voorkomen door beknopte aantekeningen te maken tijdens het interview. Sociaal wenselijke antwoorden kwamen gezien het praktijkgerichte karakter niet voor. Verkleuring van de resultaten van het onderzoek is voorkomen omdat er alleen experts werden geïnterviewd die een objectieve blik hadden op het onderwerp. Op basis van bovenstaande is in het gedane onderzoek voldaan aan de vereisten/voorwaarden voor betrouwbaarheid.

Validiteit: zijn de resultaten van de studie geldig en is er daadwerkelijk gemeten wat men wilde weten? (Van der Velde, 2013, p. 14) Betrouwbaarheid is een voorwaarde voor validiteit, zo zegt Van der Velde. Zoals hierboven gesteld is dit onderzoek betrouwbaar. Daar kan aan toegevoegd worden dat er gemeten is wat er gemeten moest worden; op alle deelvragen is getrouw antwoord gegeven met behulp van deskresearch en interviews, waardoor er een valide advies ligt dat alle facetten van de hoofdvraag bedient.

Representativiteit: de populatie die is onderzocht is representatief met betrekking tot het kenmerk dat ze allen onder het functieprofiel Archiefmedewerker vallen. Gezien de uniformiteit in functieprofielen en –waardering binnen de Nederlandse XXXen kunnen de uitkomsten van dit onderzoek tevens gebruikt worden binnen de XXX-afdelingen van andere openbare XXXen.

Naam Studentnummer Datum Hogeschool NCOI HBO Bachelor MER, eindopdracht fase 1 18 Begeleider: naam

Hoofdstuk 7 Conclusies en aanbevelingen

§ 7.1 Conclusie

De vraag waarop een antwoord gezocht moest worden was: hoe moet het nieuwe functieprofiel Archiefmedewerker met de daarbij behorende competenties in het kader van digitaal werken ingevuld worden, met in acht name van de juridische, financiële, gedragsmatige en organisatorische aspecten? Hieronder worden de resultaten beknopt weergegeven.

De Archiefmedewerker wordt door het digitaal werken geacht te verschuiven van ‘beheerder’ naar een ‘proactieve informatieregisseur’, met bijbehorende competenties;

Omdat de wijziging een reorganisatie betreft, is een Reorganisatieplan en een Personeelsplan vereist en zullen het Lokaal Overleg alsmede het bevoegde medezeggenschapschapsorgaan, in deze de XXX, nauw betrokken moeten worden gezien hoofdstuk 9 ‘Reorganisaties’ uit de cao en artikel 25 van de Wet op de ondernemingsraden;

De Archiefmedewerker zal nieuw gedrag moeten aanleren, overeenkomstig de gedragsindicatoren die horen bij de toegevoegde competenties. Van het management wordt verwacht dat gestuurd wordt op methoden van gedragsvorming;

De Archiefmedewerker gaat er niet op achteruit, maar verwacht wordt een loonsverhoging: deze is afhankelijk van de tegemoetkoming aan de vereisten van het gewijzigde functieprofiel en wordt na afloop van het reorganisatietraject getoetst door een beoordeling door het hoofd XXX.

Een uitgebreid antwoord op de vraag treft u hieronder aan.

De huidige Archiefmedewerker is sterk op beheer gericht en contact met de klanten is er door het informeren van klanten over de aanwezigheid en uitleen van documenten. Het toekomstige functieprofiel gaat over de afdelingsgrenzen heen; van beheerder wordt men geacht een proactieve informatieregisseur te worden, met sterke (verbale) competenties.

Voor het wijzigen van het functieprofiel is een Reorganisatieplan en een Personeelsplan vereist, zo stelt het Sociaal Statuut bij Reorganisaties 2008 en in het bijzonder het Kader voor Sociaal Beleid bij Reorganisaties aan de XXX. Dit kader is ook van toepassing als er geen reorganisatie is in de zin van de WOR, maar wel voor één of meer werknemers ingrijpende rechtspositionele gevolgen. Dit is van toepassing op de functiewijziging van de Archiefmedewerkers, gezien de intrinsieke aard van de verschuiving van de taken. Er kan hier dus gesproken worden van een reorganisatie. Het Lokaal Overleg (de vakbonden) en de medezeggenschap, in deze de XXX, zal nauw betrokken moet worden gezien artikel 25 van de Wet op de ondernemingsraden en het hoofdstuk 9 ‘Reorganisaties’ uit de cao. De XXX is gerechtigd advies uit te brengen op het Reorganisatieplan. Als dit positief is kan de reorganisatie ten uitvoer gebracht worden.

Bij de beschrijving van het gewenste gedrag zijn de huidige en gewenste competenties van de Archiefmedewerkers samengevoegd. Bij deze competenties horen nieuwe gedragsindicatoren. Als Archiefmedewerkers nieuw gedrag moeten aanleren zal het management zich actief moeten richten op methoden van gedragsvorming.

Verwacht wordt dat de Archiefmedewerker er in zijn nieuwe rol financieel op vooruit zal gaan, maar over de vorm is geen uitspraak gedaan. Van minder beloning kan geen sprake zijn gezien art. 3.6 van de CAO-XXX. Duidelijk is geworden dat de Archiefmedewerker nieuwe stijl moet voldoen aan de vereisten van het gewijzigde functieprofiel; na een beoordeling door het hoofd XXX wordt bezien of een loonsverhoging aan de orde is. Op afdelingsniveau zijn de verwachte kosten te vinden in de mogelijke structurele verhoging van de loonsom, het opleidingsbudget op individueel en afdelingsniveau, tijdsinzet van adviseurs en het hoofd XXX en mogelijke juridische procedures. De baten zijn enkel op organisatieniveau en zullen pas duidelijk worden tijdens en na de implementatie van het programma Digitaal Werken, op kwalitatief en kwantitatief niveau. Op kwantitatief niveau wordt een jaarlijkse besparing van 78 fte verwacht, welke bestaat uit reductie van zoektijd en de toename van efficiency.

§ 7.2 Aanbevelingen

Naar aanleiding van de resultaten van dit onderzoek komen er verschillende aanbevelingen naar voren.

Wees duidelijk: een combinatiefunctie > Het takenpakket met bijbehorende competenties zal een dusdanig ingrijpende wijziging doormaken, dat het karakter van de functie sterk verschuift van ‘binnen’ naar ‘buiten’. De functienaam Archiefmedewerker dekt de lading niet meer. Een geheel nieuw profiel met nieuwe functienaam

Naam Studentnummer Datum Hogeschool NCOI HBO Bachelor MER, eindopdracht fase 1 19 Begeleider: naam

is niet zonder meer mogelijk omdat XXX een gesloten systeem is; er mag alleen gebruik gemaakt worden van de huidige profielen en hun omschrijvingen. Er is echter wel door XXX voorzien in een bepaalde speelruimte, door middel van de mogelijkheid tot het opstellen van ‘combinatieprofielen’. Er wordt dan een functie gecreëerd waarbinnen elementen van twee of meer functieprofielen worden gecombineerd. Aanbevolen wordt om hiervan gebruik te maken. Het profiel van Archiefmedewerker zou gecombineerd kunnen worden een ander profiel, zodat in gezamenlijkheid de taken tegemoetkomen aan het gewenste takenpakket, zoals in paragraaf 2.4 geformuleerd. De genoemde taken in het toekomstige functieprofiel kunnen aan indelings-criteria worden gekoppeld waardoor er een aantal ‘kandidaatsprofielen’ kan worden geselecteerd die in aanmerking komen om met het profiel Archiefmedewerker samengevoegd te worden. De functienaam zou kunnen wijzigen in bijvoorbeeld ‘Medewerker Bestuurlijke Informatievoorziening’ of ‘Medewerker Administratieve Processen en Systemen’, zolang die indelingscriteria aanvullend zijn op de criteria van de Archiefmedewerker, en deze tezamen het gewenste takenpakket kunnen representeren. Deze aanbeveling vereist een nadere analyse die een apart onderzoek rechtvaardigt; hierbij zal ook bekeken moeten worden in welke schaal de functie geplaatst zou moeten worden. Dit heeft immers gevolgen voor de beloning en de meerjarenplanning van de afdeling XXX.

Wees zorgvuldig: betrek de medewerkers > Een ingrijpende wijziging van werkzaamheden moet gedragen worden door de medewerkers. Betrek ze in het proces van het opstellen van het nieuwe functieprofiel en de reorganisatie; maak het een gezamenlijke inspanning. Van belang hierbij is dat nut en noodzaak kristalhelder uiteengezet worden. Het digitaal werken heeft immers een grote weerslag op hun werkzaamheden; en als zij zich niet aanpassen dreigt uitholling van hun werk. Het betrekken van de medewerkers heeft meerdere voordelen: het lerend vermogen zal groter worden en het risico op juridische procedures zal verminderen. De weerstand is minder vanwege het gezamenlijke karakter van de exercitie.

Geef ook aandacht aan de groepscohesie. Hoe hechter de groep, des te meer inzet van de leden. Als de prestatienormen hoog zijn (in deze de streefdoelen van het programma Digitaal Werken) zal een hechte groep productiever zijn dan een minder hechte (Robbins, 2012, p. 207). Het hoofd XXX kan de cohesie stimuleren door o.a. het nut en de noodzaak van digitaal werken te laten ‘landen’ bij de medewerkers en teamuitjes te organiseren. Door doelen goed te benoemen kan men de gezamenlijk behaalde successen vieren.

Wees betrokken: investeer in de groei van de medewerkers > De medewerkers zullen in de komende jaren een ingrijpende groei moeten doormaken. Er zal een groot beroep worden gedaan op hun aanpassingsvermogen, nog naast hun uit te breiden vakkennis. Aanbevolen wordt om op beide niveaus te investeren in trainingen, opleidingen en coachingstrajecten, op individueel en op afdelingsniveau. Volgens de theorie van social learning van Bandura (1977) leren mensen niet alleen van de consequenties die aan gedrag gekoppeld zijn (zoals Skinner in zijn theorie operante conditionering uiteenzet) maar ook door het gedrag van anderen. Robbins (2012, p. 49-p. 50) geeft aan dat gedrag kan worden gevormd door elke stap die de medewerker dichter bij het doelgedrag brengt, positief te bekrachtigen. Een onderbroken bekrachtigingsschema bestendigt doelgedrag het beste; het doelgedrag zal niet altijd bekrachtigd worden, maar wel zo vaak dat het de moeite waard is om gewenst gedrag te laten zien.

Een goede aansluiting van de vaardigheden en vermogens op de eisen van de functie is onontbeerlijk (Robbins, 2012, p. 27). Gezien de nieuwe taken en competenties worden opleidingen, trainingen en cursussen op de volgende gebieden aanbevolen: timemanagement, persoonlijke effectiviteit, mondelinge en schriftelijke communicatie, procesmanagement, projectmanagement, kwaliteitsmanagement en didactiek.

Op de vraag of de Archiefmedewerkers het vermogen hebben om de transitie te maken wordt aanbevolen om voorafgaand aan het leertraject een ontwikkelassesment aan te bieden om de mogelijke discrepantie tussen de huidige en gewenste capaciteiten te onderzoeken. Op afdelingsniveau wordt aangeraden om regelmatig bijeen te komen om de gezamenlijke voortgang te bespreken. Plan vooruit: reserveer de benodigde middelen > De wijze van budgettering binnen de XXX is de incrementele budgettering (Bakker, 2011, p. 352) waarbij het jaarlijkse uitgangspunt het bestaande budget is, verhoogd of verlaagd door de te verwachten kosten of baten. Aangeraden wordt om in overleg met de controller van de afdeling XXX een meerjarenbegroting en personeelsplanning 2014 – 2018 voor opleiding en training op te stellen en het huidige afdelingsbudget met betrekking tot loonkosten structureel te verhogen; dit is afhankelijk van het gestelde in het Reorganisatieplan en het Personeelsplan. Deze meerjarenplanning wordt besproken met de Secretaris van de XXX waarna de planning wordt toegelicht aan het hoofd Financiën en Control.

Naam Studentnummer Datum Hogeschool NCOI HBO Bachelor MER, eindopdracht fase 1 20 Begeleider: naam

§ 7.3 Implementatieplan

Om de aanbevelingen tot uitvoer te kunnen brengen is een implementatieplan opgesteld waarin aangegeven wordt wat er gerealiseerd moet worden, wie de betrokkenen en trekkers zijn, wat het concrete eindresultaat is en wat de tijdsspanne is.

Wat Betrokkenen Trekker Concreet eindresultaat Tijdsspanne

Opstellen combinatieprofiel Hoofden P&O/advies en XXX, medewerkers XXX

Hoofd XXX Door allen gedragen profiel 1/1/14 - 1/3/14

Opstellen/toelichten concept meerjarenbegroting en personeelsplanning XXX 2014-2018

Hoofden F&C en P&O/advies, controller XXX Secretaris van de XXX

Hoofd en controller XXX

Gefundeerde meerjarenbegroting 2014-2018 inzake opleidingskosten en loonkosten.

1/3/14 – 1/4/14

Opstellen voornemen tot reorganisatie

Hoofden XXX en P&O/advies, medewerker Juridische Zaken, controller XXX, Secretaris van de XXX

Hoofd en controller XXX

Lokaal Overleg (vakbonden) en medezeggenschapsorgaan XXX worden in kennis gesteld van het voornemen

1/3/14 - 1/5/14

Opstellen Reorganisatieplan en Personeelsplan

Hoofden XXX en P&O/advies, medewerker Juridische Zaken, controller XXX, Secretaris van de XXX

Hoofd en controller XXX

Plan dat kan worden voorgelegd aan Lokaal Overleg en ter advisering aan medezeggenschap

1/7/14 – 1/8/14

Vaststellen Reorganisatieplan en Personeelsplan

XXX, Lokaal Overleg, CvB XXX, Hoofd P&O/advies

Secretaris van de XXX

Door medezeggenschap, medewerkers en College van Bestuur XXX gedragen plan

1/8/14 – 1/12/14

Betrekken medewerkers bij proces

Hoofd en medewerkers XXX

Hoofd XXX Minder tot geen weerstand tegen verandering, groter leervermogen

1/1/14 – 1/1/19

Ontwikkelassesment op individueel niveau

Medewerkers XXX Hoofd XXX en Hoofd P&O/advies

Duidelijk uitgangspunt voor benodigd opleidingstraject op gebied van kennis en gedrag

1/12/14 – 1/2/15

Trainingen, opleidingen en coachingstrajecten op individueel niveau - kennis

Hoofd en medewerkers XXX

Hoofd XXX en Hoofd P&O/advies

Medewerker die tegemoet komt aan de taakvereisten in het functieprofiel

1/2/15 – 1/1/2019

Trainingen, opleidingen en coachingstrajecten op individueel niveau - gedrag

Hoofd en medewerkers XXX

Hoofd XXX en Hoofd P&O/advies

Medewerker die tegemoet komt aan de competentievereisten in het functieprofiel

1/2/2015 – 1/1/19

Verhogen cohesie op afdelingsniveau

Hoofd en medewerkers XXX

Hoofd XXX en Hoofd P&O/advies

Samenhangende en productieve afdeling die de streefdoelen Digitaal Werken ondersteunt en uitdraagt.

1/1/14 - ongoing

Naam Studentnummer Datum Hogeschool NCOI HBO Bachelor MER, eindopdracht fase 1 21 Begeleider: naam

Literatuurlijst

Geraadpleegde en gebruikte bronnen:

1. Bakker, J. & Houten, T. van. (2011). Bedrijfseconomie voor de manager. Hilversum: Concept uitgeefgroep

2. Bandura, A. (1977). Social learning theory. Englewood Cliffs, NJ: Prentice-Hall 3. Benge, E.J., Burk, S.L.H. & Hay, E.N. (1941). Manual of job evaluation: procedures of job analysis

and appraisal. New York: Harper & Brothers 4. Eppink, R., Melker, G.J. & Tack, P. (2013). Bouwstenen van Management en Organisatie. Hilversum:

Concept uitgeefgroep 5. GOpartners. (2013). Digitaal werken in SCC. [Online afbeelding]. Gedownload op 27 november 2013,

van http://www.gopartners.nl/blog/index.php/portfolio-gallery/digitaal-werken/# http://www.han.nl/gebied/sport-beweging/nieuws/nieuws/studenten-vragen-pieter-v/_images/hoogenband.jpg/large

6. Kluwer. (2012). Kluwer Collegebundel 2012 – 2013. Wet op de Ondernemingsraden, p 1127. Deventer: Kluwer BV

7. Mulder, M. (2001). Competentieontwikkeling in Organisaties: Perspectieven en Praktijk. Den Haag: Elsevier

8. Robbins, S.P., Judge, T.A. (2012). Gedrag in Organisaties. Amsterdam: Pearson Benelux 9. XXX (2008). Sociaal Statuut bij Reorganisaties 2008. Vastgesteld bij besluit van het College van

Bestuur 13 november 2008. Amsterdam: XXX. 10. Van der Velde, M., Jansen & P., Dikkers, J. (2013). Toegepast onderzoek: opzetten, uitvoeren en

rapporteren, Hilversum: Concept uitgeefgroep. 11. Verheugt, J.W.P. (2011). Inleiding in het Nederlandse Recht. Den Haag: Boom Juridische Uitgevers

Geraadpleegde websites:

1. http://www.or-online.nl/naslag/wetten-regelingen/wet-ondernemingsraden/bevoegdheden/art-25-adviesrecht

2. www.haygroup.com

Naam Studentnummer Datum Hogeschool NCOI HBO Bachelor MER, eindopdracht fase 1 22 Begeleider: naam

Bijlage I: Organogrammen XXX en Bestuursstaf en Diensten

Naam Studentnummer Datum Hogeschool NCOI HBO Bachelor MER, eindopdracht fase 1 23 Begeleider: naam

Bijlage II: Overzicht huidige en toekomstige taken en bijbehorende competenties

Huidig functieprofiel Huidige competenties

Toekomstig functieprofiel Toekomstige competenties

Registratie post, documenten en dossiers

Integriteit

Accuratesse

Klantbetrokkenheid

Resultaatgerichtheid

Registratie post, documenten en dossiers

Integriteit

Accuratesse,

Klantbetrokkenheid

Resultaat-gerichtheid

Overtuigingskracht

Samenwerken

Mondelinge Communicatie

Initiatief

Overdracht afgeronde dossiers naar (semi-)statische archieven of vernietiging.

Overdracht afgeronde dossiers naar (semi-)statische archieven of vernietiging.

Monitoring en beheer informatiesysteem

Monitoring en beheer informatiesysteem

Informatie/ instructie aan klanten/gebruikers over aanwezigheid en uitleen van documenten en dossiers.

Begeleiding/ ondersteuning collega’s bij procesgericht digitaal werken m.b.v. daartoe aangewezen informatiesystemen.*

Vormen/ archiveren van dossiers

Het verzorgen van cursussen.*

Maken/onderhouden van gebruikers-instructies diverse applicaties.*

Bewustwording regels, richtlijnen en kaders (vertrouwelijke) informatie en informatiebeveiliging.*

Opstellen rapportages, houden van toezicht, uitvoeren controles die inzicht bieden in het functioneren van de informatievoorziening. *

Signaleren risico’s, hierover gevraagd/ongevraagd adviezen geven aan management.*

Deelname aan afdelingsoverleggen en MT-vergaderingen bij faculteiten en diensten.*

* toegevoegd aan functieprofiel

Naam Studentnummer Datum Hogeschool NCOI HBO Bachelor MER, eindopdracht fase 1 24 Begeleider: naam

Naam Studentnummer Datum Hogeschool NCOI HBO Bachelor MER, eindopdracht fase 1 25 Begeleider: naam

Bijlage III: Wet op de Ondernemingsraad, artikel 25

1. De ondernemingsraad wordt door de ondernemer in de gelegenheid gesteld advies uit te brengen over elk door hem voorgenomen besluit tot:

a) overdracht van de zeggenschap over de onderneming of een onderdeel daarvan; b) het vestigen van, dan wel het overnemen of afstoten van de zeggenschap over, een andere

onderneming, alsmede het aangaan van, het aanbrengen van een belangrijke wijziging in of het verbreken van duurzame samenwerking met een andere onderneming, waaronder begrepen het aangaan, in belangrijke mate wijzigen of verbreken van een belangrijke financiële deelneming vanwege of ten behoeve van een dergelijke onderneming;

c) beëindiging van de werkzaamheden van de onderneming of van een belangrijk onderdeel daarvan; d) belangrijke inkrimping, uitbreiding of andere wijziging van de werkzaamheden van de onderneming; e) belangrijke wijziging in de organisatie van de onderneming, dan wel in de verdeling van

bevoegdheden binnen de onderneming. f) wijziging van de plaats waar de onderneming haar werkzaamheden uitoefent; g) het groepsgewijs werven of inlenen van arbeidskrachten; h) het doen van een belangrijke investering ten behoeve van de onderneming; i) het aantrekken van een belangrijk krediet ten behoeve van de onderneming; j) het verstrekken van een belangrijk krediet en het stellen van zekerheid voor belangrijke schulden van

een andere ondernemer, tenzij dit geschiedt in de normale uitoefening van werkzaamheden in de onderneming;

k) invoering of wijziging van een belangrijke technologische voorziening; l) het treffen van een belangrijke maatregel in verband met de zorg van de onderneming voor het

milieu, waaronder begrepen het treffen of wijzigen van een beleidsmatige, organisatorische en administratieve voorziening in verband met het milieu;

m) vaststelling van een regeling met betrekking tot het zelf dragen van het risico, bedoeld in artikel 40, aanhef en eerste lid, onderdeel a, artikel 40, aanhef een eerste onderdeel, onderdeel b, of artikel 40, aanhef en eerste lid, onderdeel c, van de Wet financiering Sociale verzekeringen;

n) het verstrekken en het formuleren van een adviesopdracht aan een deskundige buiten de onderneming betreffende een der hiervoor bedoelde aangelegenheden .Het onder b bepaalde, alsmede het onder n bepaalde, voor zover dit betrekking heeft op een aangelegenheid als bedoeld onder b, is niet van toepassing wanneer de andere onderneming in het buitenland gevestigd is of wordt en redelijkerwijze niet te verwachten is dat het voorgenomen besluit zal leiden tot een besluit als bedoeld onder c-f ten aanzien van een onderneming die door de ondernemer in Nederland in stand wordt gehouden.

2. De ondernemer legt het te nemen besluit schriftelijk aan de ondernemingsraad voor. Het advies moet op een zodanig tijdstip worden gevraagd, dat het van wezenlijke invloed kan zijn op het te nemen besluit.

3. Bij het vragen van advies wordt aan de ondernemingsraad een overzicht verstrekt van de beweegredenen van het besluit, alsmede van de gevolgen die het besluit naar te verwachten valt voor de in de onderneming werkzame personen zal hebben en van de naar aanleiding daarvan voorgenomen maatregelen.

4. De ondernemingsraad brengt met betrekking tot een voorgenomen besluit als bedoeld in het eerste lid geen advies uit dan nadat over de betrokken aangelegenheid ten minste éénmaal overleg is gepleegd in een overlegvergadering. Ten aanzien van de bespreking van het voorgenomen besluit in de overlegvergadering is artikel 24, tweede lid, van overeenkomstige toepassing.

5. Indien na het advies van de ondernemingsraad een besluit als in het eerste lid bedoeld wordt genomen, wordt de ondernemingsraad door de ondernemer zo spoedig mogelijk van het besluit schriftelijk in kennis gesteld. Indien het advies van de ondernemingsraad niet of niet geheel is gevolgd, wordt aan de ondernemingsraad tevens medegedeeld, waarom van dat advies is afgeweken. Voor zover de ondernemingsraad daarover nog niet heeft geadviseerd, wordt voorts het advies van de ondernemingsraad ingewonnen over de uitvoering van het besluit.

6. Tenzij het besluit van de ondernemer overeenstemt met het advies van de ondernemingsraad, is de ondernemer verplicht de uitvoering van zijn besluit op te schorten tot een maand na de dag waarop de ondernemingsraad van dat besluit in kennis is gesteld. De verplichting vervalt wanneer de ondernemingsraad zulks te kennen geeft.

Naam Studentnummer Datum Hogeschool NCOI HBO Bachelor MER, eindopdracht fase 1 26 Begeleider: naam

Gekopieerd van: http://www.or-online.nl/naslag/wetten-regelingen/wet-ondernemingsraden/bevoegdheden/art-25-adviesrecht