Studiedag digitale handtekening – Leuven

10/02/2014

Afschaffen handtekeningen en digitaal tekenen bij de

stad Antwerpen

- vanaf 2007 - : digitaal werken en digitaal archiveren

- 2012: opdracht stadssecretaris- digitaal werken digitaal tekenen - wat kan/moet er juridisch? - waar mogelijk: afschaffen

aanleiding

– juridisch:• geen vormvereisten: functie van de handtekening staat centraal• digitaal tekenen kan:

– gewone handtekening– geavanceerde handtekening– gekwalificeerde handtekening

• weinig (overkoepelende en eenduidige) rechtspraak en rechtsleer

– archivistisch:• handtekenen is geen vereiste voor authenticiteit• analyse functie van document in het proces (context)• digitale alternatieven met zelfde finaliteit beschikbaar

analyse

– comply or explain:• afschaffen• enkel tekenen indien juridisch vereist

– voortaan digitaal tekenen

– technische oplossing• stadsbreed zelfde technologie• eID = principe:

– gratis (kostenbewust)– generiek– ondertekenen van word, email, excel, …

uitrol - principes

beslissingsmodel

– fase 1: voorbereiding• handleidingen• opleiding (helpdesk, gebruikers)• communicatie: nieuwsbrieven, infosessies en Yammer• intranet:

– beslissingsmodel met voorbeelden– realisaties – praktische en technische FAQs

• pc’s tekenklaar maken: verspreiden middleware, registry settings, certificaten, enz.

uitrol - aanpak

– fase 2:• technisch: keuze tekenplatform DSS van Fedict

– afsluiten SLA– piloot: eBesluitvorming

• toepassing van de principes– diensten toetsen zelf hun processen aan het beslissingsmodel– rol projectteam: adviesverlening + focus bewaken– eerst intern, dan pas extern

• uittekenen digitale tekenflow

– fase 3:• technische implementatie tekenflow• overdracht naar reguliere werking

uitrol - aanpak

– bulktekenen– tekenen op tablet– aangetekend verzenden, ontvangstbewijzen– weerstand bij externe instanties

openstaande kwesties

– draagvlak bij management– aanjagen door voorbeelden– functie van het document en van de

handtekening staat centraal– geen ‘big bang’: aanbieden– bestaande werking permanent in vraag stellen– aankweken van reflex bij iedere medewerker

succesfactoren

meer info