Strategische inzet sociaal intranet voor bevordering

kennisdeling en –benuttingEen praktische handleiding

Annebeth Wierengajuli 2013

Situatiebeschrijving

• Organisatie in transitie

Van directief geleid bedrijf naar moderne bedrijfsvoering– met ruimte voor het nemen van initiatief en

verantwoording, – resultaatgericht werken in plaats van inspanningsgericht, – openheid en transparantie.

• Gekozen organisatiebrede middel: Het Nieuwe Werken

• Beoogde resultaten– performance verbetering door productiviteitsstijging– verbetering kennisbenutting en samenwerking– meer bevlogenheid en plezier in het werk– versterken werkgeversimago

Opdracht

1. Ontwikkel interne communicatie aanpak die benodigde gedragsverandering stimuleert en ondersteunt

2. Bevorder kennisdelen en –benutten in het kader vanHet Nieuwe Werken

Uitgangspunt: tell me, show me, involve me

• Open communiatiekanalen

• Combinatie van persoonlijke en virtuele communicatie

• Facilitering van netwerk van kennisuitwisseling

• Mobilisatie lijn- en projectmanagers

• Combinatie communicatie- en gedragsinterventies

Wat is kennis en kennis delen/benutten?

Information is not knowlegde (Einstein)

• Mensen hebben expliciete kennis en impliciete kennis.Expliciete kennis is waarneembaar. Het is kennis die geuit is of is opgeslagen, waardoor het persoons-onafhankelijk is gemaakt. Impliciete kennis is persoonlijk en moeilijker met anderen te delen. 

• Kennisdelen in organisaties is de uitwisseling van relevante informatie, ideeën, en expertise tussen medewerkers.

(Onbewuste)houding over kennis uitwisseling• We weten niet wat we weten en hoe we het te weten

zijn gekomen

• We denken niet na over onze kennis, het is te complex

• We zien niet in dat onze kennis relevant en waardevol is

• We voelen ons (letterlijk) niet geroepen om onze kennis te ‘promoten’

• We zijn bang voor kritiek als we onze kennis delen

Het kost tijd en moeite om kennis te delen, het is niet een natuurlijk proces en het is gemakkelijk om af te haken

Positieve relatie tussen HNW en kennisdelen

Individuele werkautonomie leidt tot zoeken naar efficienter te werken. Een van die manieren is het uitwisselen van ideeën, ervaringen en kennis.

Een individu identificeert zichzelf meer bij de organisatie wanneer deze bij HNW gedragsinterventies, kantoorinrichting en IT-middelen integraal inzet. Dit (ver)leidt tot groter kennisdeling.

(Virtuele) communicatie en kennisdelen

Kennis Communicatie

Kennis delen

• Kennis krijgt pas betekenis en waarde wanneer die gedeeld wordt.

• Mate en kwaliteit van kennisuitwisseling mede afhankelijk van persoonlijke communicatieve vaardigheden ook bij virtuele communicatie

Sociaal intranet en kennis delen

Hoe richt je een sociaal intranet in?

• Het gaat over over mensen en hun interactie met hun omgeving! De techniek en het platform mogen nooit het doel zijn

• Het bieden van een centraal platform voor het vindenen vastleggen van de juiste documenten en informatie is niet voldoende

• Het gaat ook om het - vinden van de juiste personen om dit te delen- verbeteren (virtuele) communicatieve vaardigheid

leidinggevenden en medewerkers

• Hou rekening met de (onbewuste) weerstand tegen intranetten

Waarom gebruiken mensen intranet niet?

• Mensen zijn sociaal, technische omgevingen niet• Toegang, gebruiksgemak, gebroken links, langzaam• Vertrouwelijkheid en privacy• Vervuilde en oude informatie• Geen fatsoenlijke zoekmachines• Informatie hebben = macht

organisatiecultuur

persoonlijkeonzekerheid

technischondoorzichtig

sociale grenzen

Hoe gaat een sociaal intranet wél werken voor kennisuitwisseling

Expliciete kennis

geformaliseerdgedocumenteerdgestructureerd

data algemeen know-that

Onbewuste kennis

persoonlijkin hoofd

ongestructureerdervaringenspecifiek

know-how

Informatie Dialoogcorporate berichten sociale interactie documentatie observeren en luisterenwerkinstructies ervaringen delenapplicaties informele netwerkene-learnings

Uitgangspunten

• Groepen/communities zijn prinicpieel open en toegankelijk voor iedereen– een divergent intranet werkt immers silovorming in de

hand en kennisuitwisseling tegen

• Besloten groepen/communities verbieden is contraproductief– dan zoekt men alternatieven en duikt onder. Men moet

wel goede gronden hebben om een besloten groep/community te mogen aanmaken

• Inrichting en vormgeving van groepen/communities moet niet compleet vastliggen omdat iedere groep immers zijn eigen mores en methodes heeft– een bepaalde (lichte) mate van standaardisering is wel

noodzakelijk, voor de herkenbaarheid van (groeps)leden.

Adoptiestrategie en aanpak (1)

Gericht op tweede golf medewerkers, die weinig interesse in(voordelen van) produktkenmerken hebben.

Show-them-and-they-will-come - met extra’s!

Technische inrichting• (gedeeltelijk) variabele/persoonlijke homepage• eigen profielpagina, gemakkelijk aan te vullen/aan te passen• algemene tijdlijn (met gebruikelijke functies als delen, ‘liken’,

reageren, taggen, @-verwijzingen)• groepsites (communities) voor kennis maken, kennis delen

en kennis benutten met document management systeem, tijdlijn, nieuws- en blogfunctie

• Workshops voor alle groepsleden- uitleg software- belang van communities- toegevoegde waarde voor afdeling, team of project (KPI’s)- oefenen met maken berichten - trucs voor on- én off line aansluiten collega’s

• Communitymanagement - monitoren (relevantie) content- najagen nieuwe content binnen de community ( relevantie)

- zorgen dat vragen binnen de community beantwoord worden

• Voortgangsrapportages- analytics- sentiment, sleutelfiguren

Totale doorlooptijd: prepare, move forward, carry on: 10 weken

Adoptiestrategie en aanpak (2)

Toekomst: mobiliteit

Mobiliteit toevoegen kan een grote aanjager worden van sociale intranetten en slimmere en snellere kennisuitwisseling.

Ook hierbij mag dit nooit het doel zijn maar moet op effect ingezet worden, met interactie mensen en hun omgeving als vertrekpunt.

Bronnen (niet uitputtend)

• User Adoption Strategies (2nd Edition): Shifting Second Wave People to New Collaboration Technology (2012), Michael Kors

• Social Media and Tacit Knowledge Sharing:Developing a Conceptual Model, World Academy of Science, Engineering and Technology 64 2012, Sirous Panahi , Jason Watson , Helen Partridge

• Knowledge Sharing within Organizations. A situated and relational Perspective, Niels-Ingvar Boer, Erasmus Universiteit Rotterdam