Stage dossier Hoofdfase 1 -...

Haagse Hogeschool, Academie voor Sportstudies

Stage dossier Hoofdfase 1

Student Yannick van LeeuwenStudentnummer 11004401Klas S2BSchooljaar 2012-2013Blok 4

Instantie Haagse HogeschoolOpleiding SportmanagementStage-docent Leo van der KroftStage-Coordinator Ton Roovers

Stage-bedrijf A-Way Events & WellnessStage-mentor Petra Vennegoor

Stage dossier Hoofdfase 12012-2013

Inhoudsopgave

Inleiding……………………………………………………………………………………………………………………………………...3

1. Stage-organisatie………………………………………………………………………………………………………….. 41.1 Beschrijving organisatie……………………………………………………………………………… 41.2 Aanvraagformulier……………………………………………………………………………………… 4

2. Start- formulier………………………………………………………………………………………………………………5

3. Stage Voortgang……………………………………………………………………………………………………………. 73.1 (Tussentijdse) evaluaties………………………………………………………………………………7

4. Beoordeling……………………………………………………………………………………………………………………84.1 Zelfbeoordeling…………………………………………………………………………………………… 84.2 Beoordeling vanuit stage bedrijf…………………………………………………………………..12

5. Reflectieverslag…………………………………………………………………………………………………………….. 145.1 Kennismaking……………………………………………………………………………………………… 145.2 De eerste weken…………………………………………………………………………………………. 145.3 De weken daarop………………………………………………………………………………………… 145.4 De laatste weken…………………………………………………………………………………………..15

6. Conclusie stageperiode…………………………………………………………………………………………………..16

Bijlage I Opdracht kwaliteitsbeleid…………………………………………………………………………………. 17 Bijlage II Opdracht organisatiekunde………………………………………………………………………………. 29Bijlage III Offerte champagnereis ………………………………………………………………………………………30Bijlage IV GPS-tocht Amsterdam………………………………………………………………………………………..35

2


InleidingVan 22 april 2013 tot en met 7 juli 2013 heb ik stage gelopen bij A-Way Events & Wellness. Drie maanden lang ben ik vier dagen per week ben ik actief geweest op het kantoor van de onderneming en op evenementen die in heel Nederland worden gehouden. In dit stage dossier kunt u lezen wat mijn ervaringen zijn geweest tijdens deze fulltime stage, waar ik een kijkje heb kunnen nemen een mogelijke toekomst na mijn opleiding.

3


1. Stage-organisatie1.1 Beschrijving OrganisatieA-way Events & Wellness is een commercieel sportevenementenbureau die, met name voorbedrijven, sportieve evenementen en gezondheidstrainingen verzorgt. Naast evenementen voor bedrijven, verzorgt A-way Events & Wellness ook evenementen voor particulieren, zoals verjaardagen, vrijgezellenfeestjes etc. In z’n totaliteit heeft het bedrijf de materialen en het personeel om in heel Nederland ruim 60 verschillende soorten evenementen te draaien. Hierbij valt te denken aan onder andere powerkiten, diverse zeskampen, beachvolleybal, boogschieten, raften en gps-tochten. Sinds kort richt het bedrijf zich ook op de organisatie van grote sportevenementen, zoals het NK Beachvolleybal For Young Professionals, en sportreizen naar het buitenland, zoals de champagne/fietsreizen naar Frankrijk of wintersportvakanties.

Tevens organiseert A-way Events & Wellness onder de naam ‘Fit en fun’ sportieve evenementen en clinics voor medewerkers van de overkoepelende instantie van alle Albert Heijn, Gall en Gall en Etos filialen in Nederland (AHOLD). Deze evenementen of clinics krijgen zij gratis aangeboden van AHOLD en Agis zorgverzekering. Het voornaamste doel van deze evenementen is om op een sportieve (fit) en leuke (fun) wijze het teamgevoel tussen de collega’s te verhogen.

1.2 AanvraagformulierDEEL A StudentgegevensNaam student: Yannick van LeeuwenStudentnummer: 11004401Mail adres: [email protected] minor (indien van toepassing):-

DEEL B Stage organisatie (via Sport-bureau: Nee)Naam stage organisatie: A-Way Events & WellnessAdres (postcode en plaats): 2583 HP Den HaagBezoek adres(postcode en plaats): 2583 HP Den HaagWebsite en e-mail: www.a-wayevents.nl, [email protected]: Petra VennegoorNaam: Petra VennegoorMail en telefoon gegevens: [email protected] T.+31 (0)70-3596786 M. +31 (0)6-41856812 Functie in bedrijf: Organiseren van eventsOpleidingsniveau: HBO

DEEL C Kenmerken Stage-organisatieA-Way Events & Wellness is een klein sportevenementenbureau in Den Haag. Nationaal door heel Nederland, maar ook internationaal organiseert A-way Events & Wellness evenementen en verzorgt trainingen en programma’s voor bedrijven en hun werknemers.

DEEL D Omschrijving stage werkzaamhedenAls stagiair van A-way Events & Wellness ben ik mede-verantwoordelijk voor het organiseren, uitzetten en begeleiden van evenementen. Daarnaast hebben mijn taken binnen het bedrijf betrekking op kantoor-technische aspecten zoals het opmaken van offertes en contact leggen met bedrijven.

DEEL E MotivatieVoor het eerst dit jaar heb ik als student sportmanagement kennis gemaakt met eventmanagement. Het heeft heel erg mijn interesse getrokken en wil daarom ook graag kijken hoe het organiseren van evenementen in de praktijk gaat

4

mailto:[email protected]




2. Startformulier Stagebezoek datum 22 April t/m 7 Juli

Naam student: Yannick van Leeuwen GSM: 06-52332976Loopt stage met: -Stageorganisatie:Adres:PC Woonplaats:Tel:

A-Way Events & Wellness2583 HP Den Haag2583 HP Den HaagT.+31 (0)70-3596786 M. +31 (0)6-41856812

Naam Stagementor: Petra VennegoorNaam Stagedocent SPM: Leo van der Kroft/Tom Roovers

Situatiebeschrijving

Taken

Activiteiten

Resultaten

Resultaten

5

A-Way Events & Wellness is een klein sportevenementenbureau in Den Haag en bestaat 5 jaar Nationaal door heel Nederland, maar ook internationaal organiseert A-way Events & Wellness evenementen en verzorgt trainingen en programma’s voor bedrijven en hun werknemers.

Als stagiair van A-way Events & Wellness ben ik mede-verantwoordelijk voor het organiseren, uitzetten en begeleiden van evenementen. Daarnaast hebben mijn taken binnen het bedrijf betrekking op kantoor-technische aspecten.

Een evenement organiseren heeft betrekking op veel activiteiten. Als voorbeeld gebruik ik de organisatie van een GPS-tocht: Allereerst moet er contact gelegd worden met het bedrijf dat een GPS-tocht georganiseerd wilt hebben. Het moet voor mij duidelijk zijn over hoeveel personen het gaat, wat ze als begin en eindpunt willen en wat voor opdrachten ze in gedachten hebben. Vervolgens moet ik (afhankelijk van het budget) een zo leuk mogelijke GPS-tocht uit zetten. Op de dag van de tocht zelf ga ik mee, leg de GPS-tocht uit en houdt toezicht. Op het einde vraag ik aan de mensen hoe ze het gevonden hebben en probeer ik zoveel mogelijk feedback te ontvangen. Dit is maar één voorbeeld van vele soorten evenementen die ik mede-organiseer.

Goed georganiseerde evenementen.


Transfer naar beroepscompetentie

6

1. Ontwikkelen, implementeren, verantwoorden, evalueren en bijstellen van strategie en beleid.Om evenementen binnen te slepen, moet ik plannen en strategie ontwikkelen en deze invoeren, verantwoorden etc.

2. Ontwerpen en organiseren, zorgen voor kwaliteitIk ben verantwoordelijk voor het ontwerpen en organiseren van nieuwe evenementen die aan bepaalde kwaliteitsaspecten moeten voldoen.

3. Ondernemen en ontwikkelen activiteitenEr zijn veel activiteiten nodig bij het organiseren van een evenement.

4. Leidinggeven en managen personeelSoms moet ik mee om een clinic te geven aan mensen, bijvoorbeeld een clinic powerkiten. Op dat moment geef ik als het ware leiding aan de mensen die de clinic volgen.

5. Hanteren marketing & PR.Eén van de stage taken die ik doe hebben te maken met het werven van bedrijven en sponsoren voor het NK Beachvolleybal For Young Professionals.

6. Samenwerken, netwerken, communiceren.Zoals eerder gezegd, is één van de stage taken die ik doe hebben te maken met het werven van bedrijven en sponsoren voor het NK Beachvolleybal For Young Professionals.

7. Reflecteren en managen eigen functioneren Ik vraag regelmatig feedback om te kijken waar eventuele verbeterpunten liggen.

8. Managen financiënOnder de kantoor technische taken vallen ook het maken van offertes. Daarnaast krijg ik voor sommige evenemten een budget.

9. SportbewustzijnHet stage bedrijf is een sportevenementenbureau waardoor er veel nadruk wordt gelegd op sport.


3. Stage voortgang3.1 Tussentijdse evaluaties- Je kan je goed op een taak concentreren en uitwerken, daarbij vraag je veel. Dus liever al je vragen verzamelen en vervolgens een momentje met mij prikken. Wij kunnen dan alles gezamenlijk bespreken zodat je weer aan de slag kan. Op deze manier stoor je iemand één keer i.p.v. meerdere keren.A-Way Events en Wellness heeft een klein kantoor, waar de medewerkers dicht op elkaar zitten. Wanneer je op die manier iets vraagt zijn in één keer meerdere medewerkers afgeleid van hun werk. Ik vroeg veel omdat ik graag bevestiging wilde hebben, maar dit werkte dus averechts.

- Uitvoerend ben je sterk, je maakt plezier met de klant en kan een goede uitleg geven. De opbouw kan sneller dus sneller doorpakken.Volgens Petra was ik een goede instructeur, maar kon ik soms nog wat te dromerig zijn bij het opbouwen.

- Acquisitie, sterk. Je bent duidelijk, klantgericht en je maakt de mensen enthousiast via de telefoon.Acquisitie was volgens Petra een erg sterk punt. Ze wilde mij daarom ook graag inzetten als aanspreekpunt aan de telefoon.

7


4. Beoordeling4.1 Zelfbeoordeling

8


Overzicht beroepscompetenties

Kenn

is

Begr

ip

Toep

asse

n

Anal

yser

en

Synt

heti

sere

n

Eval

uere

n

BC 1 Ontwikkelen, implementeren, verantwoorden, evalueren en bijstellen van strategie en beleid

NVT

a. Signaleert en interpreteert relevante ontwikkelingen (lokaal tot en met internationaal) X X X

b. Draagt de missie en visie van de organisatie helder en inspirerend uit X X X

c. Levert input en geeft advies over de ontwikkeling van strategie, beleid en plannen X X X

d. Gebruikt visie als leidraad en referentiekader bij het maken van keuzes X X

e. Maakt keuze voor een systeem van managementinformatie X X X

f. Formuleert relevante onderzoeksvragen X X

g. Geeft cijfermatig en kwalitatief inzicht in de resultaten van het primaire proces X X X

h. Evalueert het beleid/ strategie en doet suggesties ter verbetering X X X

Overzicht beroepscompetenties

Kenn

is

Begr

ip

Toep

asse

n

Anal

yser

en

Synt

heti

sere

n

Eval

uere

n

BC 2 Ontwerpen en organiseren, zorgen voor kwaliteit NVT

a. Ontwerpt de inrichting van de primaire en ondersteunende bedrijfsprocessen X X X

b. Houdt rekening met cultuur van een organisatie X X

c. Maakt overzichtelijke jaar-, werken projectplannen en procedurebeschrijvingen X X

d. Zorgt voor draagvlak voor plannen en activiteiten X X X

e.Bewaakt de tijd, middelen en menskracht bij activiteiten en grijpt waar nodig in X X

f. Controleert onderhoud, netheid en uitstraling van de accommodatie en faciliteiten X X X

g. Relateert de resultaten van de kwaliteitsmeting aan de geformuleerde streefresultaten X X X

h. Stimuleert op planmatige en creatieve wijze voortdurende verbetering X X

9


4.2 Beoordeling stage-organisatie

Toelichting op de begrippen

Onvoldoende Student is, ook na feedback door stagementor op dit punt, niet in staat te voldoen aan de verwachting van de stagementor

Voldoende Student voldoet, consequent, aan de verwachting van de stagementor

Persoonlijke kenmerken

Onv

oldo

ende

Vold

oend

e

opm

erki

ngen

a. Ambitieus x Is leergierig

b. Belangstellend x

c. Betrouwbaar x

d. Daadkrachtig xKan iets meer inspelen door goed te kijken wat ook anderen zou kunnen helpen. Dit ging na feedback beter gedurende de stage.

e. Doelgericht xYannick is doelgericht en wil het zo goed mogelijk doen. Dit zorgt voor een goed eindresultaat maar heeft daarnaast veel sturing nodig.

f. Energiek x Yannick is een vrolijke en energieke jongen.

g. Initiatiefrijk x Yannick vraagt veel of hij het goed doet, dit zorgt voor minder eigen initiatief.

h. Verantwoordelijk x Heeft een groot verantwoordelijkheidsgevoel

Persoonlijke kenmerken

Onv

oldo

ende

Vold

oend

e

opm

erki

ngen

i. Behulpzaam x

Blijf goed letten op je team, niet alleen je eigen taak/project is belangrijk. Dit is na feedback een stuk beter geworden. Yannick kan goed tegen feedback en doet hier meteen wat mee.

j. Gedisciplineerd x Zeer goed.

k. Flexibel x

l. Ondernemend xYannick is in het ontwerpen van zijn reis in Frankrijk ondernemend aan de slag geweest door ideeën te opperen en alle facetten goed uit te werken.

m. Vriendelijk x Yannick is erg klantvriendelijk, ook aan de telefoon.

n. Zelfverzekerd x

10


o. Respectvol x

p. Communicatief xYannick kan heel goed acquisitie doen aan de telefoon. Hij is rustig, duidelijk in zijn taalgebruik en erg vriendelijk. Kan mensen enthousiasmeren aan de telefoon.

De stage is1: Voldoende

Het aantal gewerkte uren voor de stage is door de student behaald en verantwoord: Voldoende

Tips voor verdere ontwikkeling van de student

- Blijf goed om je heen kijken of je anderen kan helpen wanneer je met een team bent. Dit maak je niet alleen geliefd maar ook een betere teamplayer. Iedereen streeft hetzelfde doel na.- Je hebt nog te veel tekens nodig dat je het goed doet. Soms moet je het gewoon doen zoals jij denkt dat het het beste is. Je mag namelijk wel fouten maken. Het nadeel hiervan is namelijk dat je veel aandacht nodig hebt. Dit heeft als consequentie dat je collega’s vaak gestoord worden in hun eigen werk. Het lijkt dan net alsof jouw taak het belangrijkste is.

Yannick bedankt voor je stagetijd hier bij A-Way Events & Wellness. Je bent organiserend, acquirerend en uitvoerend bezig geweest. Je gaf zelf al aan dat je de uitvoering minder leuk vindt maar ook daar had ik je nodig op bepaalde momenten en dat heb je goed gedaan. Je leert snel doordat je alles snel oppikt. Heel veel succes en vooral plezier in de toekomst. Blijf je hart volgen.Bedankt voor je mooie Win it to minute spel

Ondertekening

Naam stagiair: Yannick van Leeuwen

Plaats en datum:8-7-2013

Handtekening stagementor:

Handtekening stagedocent:

1

11


Reflectieverslag

4.3 KennismakingNadat ik een aanvraag voor een sollicitatie had gestuurd naar A-Way Events & Wellness, werd ik op zeer korte termijn teruggebeld met het bericht dat ze me graag op bezoek wilde hebben om kennis te maken door middel van een sollicitatiegesprek. Dit gesprek verliep goed en voor mij gevoel was er een klik tussen het bedrijf en mijzelf. Dit kwam omdat A-Way Events & Wellness gebruik maakte van dezelfde werkmethode als ik: oog voor detail en altijd professionaliteit willen uitstralen. Ik zag deze stage dus als een mogelijkheid om te kijken hoe mijn werkmethode werkt in de praktijk. Ik was ook meteen aangenomen en mocht korte tijd later meteen beginnen. Omdat er niet genoeg werk was om tien weken lang, vijf dagen in de week stage te lopen, hadden we afgesproken dat ik twaalf tot dertien weken lang, vier dagen in de week stage zou lopen.

4.4 De eerste wekenIk kreeg in de eerste weken vier soorten opdrachten vanuit het bedrijf:

1. Helpen in de organisatie van de World Games- De World Games is een evenement, mede georganiseerd door A-Way Events &

Wellness, dat twee á drie keer per jaar georganiseerd wordt. Het betreft een sportdag met het doel om meer interactie te verzorgen tussen (young) expats en de lokale bevolking van Den Haag/young professionas. Tijdens elke editie van de World Games staat er een land centraal zodat deelnemers ook kennis konden maken met een vreemd land/cultuur. Ik zag dit als een leuke uitdaging en ik hoopte ook om via deze opdracht mijn netwerk uit te kunnen breiden. Dit komt omdat young professionals (‘young’ houdt in tot en met 35 jaar) aan het begin staan van hun carrière en graag hun netwerk willen uitbreiden om ook zo te kunnen groeien binnen hun loopbaan. Helaas moest A-Way Events & Wellness dit project draaien op informatie van externe bedrijven (zoals het aantal aanmeldingen) en is er vanwege foutieve doorgespeelde informatie sprake geweest van veel onduidelijkheden. In de laatste weken voor het evenement kregen wij als medeorganisator pas te horen dat er zeer weinig aanmeldingen waren en moesten wij het evenement afzeggen. Hiervan heb ik geleerd dat communicatie de basis is van elk project en zal ik hier in de toekomst beter op letten.

2. Helpen in de organisatie van het NK Beachvolleybal Young Professionals - Om meer naamsbekendheid voor A-way Events & Wellness te creëren, heeft het

bedrijf zich aangesloten bij de organisatie van het NK Beach Volleybal For Young Professionals. Dit is een beachvolleybaltoernooi, speciaal voor bedrijven die werken met young professionals, met het doel om het netwerk van young professionals op een leuke en sportieve manier uit te breiden. Het was mijn taak om bedrijven te werven die mee wilden doen aan dit toernooi. Dit deed ik door middel van mailen en telefoneren. Het gaf een erg goed gevoel wanneer ik een groot bedrijf wist te werven voor het toernooi en ik heb geleerd hoe ik netjes en op een efficiënte en effectieve wijze een klant te woord kan staan.

3. Het organiseren van GPS-tochten - Een erg populair evenement van A-Way Events & Wellness zijn de GPS-tochten. Een

klant doet een aanvraag voor dit evenement en vertelt vervolgens waar hij/zij graag een gps-tocht wilt houden. Het was dan mijn taak om daar een leuke en informatieve speurtocht te organiseren, die ongeveer anderhalf uur duurde (zie bijlage IV voor een voorbeeld van een uitwerkte GPS-tocht). Het organiseren van de eerste paar GPS-tochten was wennen en koste veel tijd, maar uiteindelijk wist ik op een snellere een complete GPS-tocht uit te zetten.

12


4. Meedraaien als instructeur tijdens evenementen en clinics- Om meer kennis te maken met de diensten van A-Way Events & Wellness, moest ik

meedraaien op evenementen en clinics als instructeur. Hierdoor kwam ik voor groepen mensen te staan en heb ik veel geleerd op het gebied van presentatie. Ik zag het als een doel om de mensen de motiveren en enthousiasmeren maar ook om professioneel over te komen voor een groep mensen die ik niet kende. Hetgeen waar ik hier tegen aan liep, had te maken met het feit dat ik het als stagiair met één van de werkmethodes van A-Way Events & Wellness niet eens was. Dit was namelijk dat A-Way Events & Wellness wilt dat alle instructeurs de klanten met ‘je’ en ‘jij’ aanspreekt om een meer vrije en vriendschappelijkere sfeer te creëren, terwijl ik van mening ben dat je mensen die je niet kent, helemaal zakelijke klanten, met ‘u’ zou moeten aanspreken tenzij de klant aangeeft dit niet te willen. Deze visie heb ik een paar geprobeerd aan Petra uit te leggen, maar helaas deelde zij deze mening niet. Hierdoor was ik toch gedwongen de mensen aan te spreken met ‘je’ en ‘jij’. Ik heb hier veel geleerd in hoe ik hoor te handelen in het team en dat iedereen in een team naar hetzelfde doel streeft, wat mij sterker maakte in de beroepencompetentie ‘samenwerken, netwerken en communiceren.’

4.5 De weken daarop Nadat de eerste weken erop zaten, kreeg ik een wat grotere opdracht waar ik aan moest werken, namelijk een champagne-reis. Een groep diëtisten uit België deed een aanvraag voor een busreis naar Frankrijk, waar ze graag wilden fietsten en op bezoek wilden gaan bij champagnehuizen. Enkele dagen ben ik bezig geweest met het opmaken van een offerte. Dit bestond uit het vinden van een busmaatschappij waar we een touringcar konden huren, het regelen van een hotel voor de overnachtingen, het regelen van eetmogelijkheden bij diverse restaurants etc. Onze eerste offerte werd afgewezen, omdat de klant toch meerdere sportieve elementen in hun reis wilden hebben. Wederom ben ik toen een paar dagen bezig geweest met het maken van een nieuwe offerte. Hiervoor moest ik op zoek gaan naar een nieuw gebied in Frankrijk (en daarbij nieuwe hotels, champangehuizen etc.) omdat er in het oude gebied geen mogelijkheden lagen voor andere sporten dan fietsen. Ik vond dit een erg leuke opdracht omdat ik veel vrijheid kreeg en gebruik mocht maken van mijn eigen creativiteit. Daarbij heb ik in de stages hiervoor nog echt te maken gehad met het financiële aspect van management. Dit gaf mij dus een extra prikkel omdat ik hier graag meer van wilde leren. Op deze manier werd ik ook sterker in de beroepencompententie ‘managen financiën’. Ik had als doel gesteld een zo goed mogelijke offerte te maken, met leuke activiteiten en een eerlijke prijs-kwaliteit verhouding om zo de klant binnen te slepen. Helaas koos de klant voor een andere partij, maar wilde niet kwijt waarom dit zo was. Hierdoor werd ik beperkt om mijzelf feedback te geven over de offerte en moest ik het doen met de feedback die ik van Petra had gekregen. Deze was erg positief en ik ben zelf ook erg tevreden over het uiteindelijke resultaat (zie bijalge III). In het vervolg zal ik op dezelfde manier een offerte maken. Ik heb met dit project ook veel geleerd op het gebied van de beroepencompetenties ‘ontwerpen en organiseren, zorgen voor kwaliteit’ en ‘ondernemen en ontwikkelen activiteiten’. Het is namelijk onder andere gebleken dat ik meer zelfstandig moet leren zijn en minder moet vragen naar tekens of ik het goed doe.

4.6 De laatste wekenDe laatste weken vielen in eind juni/begin augustus. In deze periode heeft A-Way Events & Wellness het altijd heel druk met de oragnisatie van evenementen en clinics, omdat veel bedrijven een leuk evenement willen ter afsluiting van het jaar. Van de vier dagen waarin ik werkzaam was, moest ik ongeveer twee á drie dagen mee als instructeur op een evenement. Op kantoor waren mijn taken nog steeds voornamelijk het helpen in de organisatie van het NK Beachvolleybal Young Professionals en het organiseren van GPS-tochten.

13


5. Conclusie stageperiodeMijn stage is een nuttige stage geweest, omdat ik erachter wilde komen of ik het werken binnen de evenementenorganisatie een mogelijke toekomst voor mij zou zijn en of mijn werkmethode (oog voor detail en professionaliteit uitstralen) werkt in de praktijk.

Ik ben er achter gekomen dat ik geen toekomst zie in werken binnen de evenementenorganisatie, zo lang het gaat om kleine evenementen, zoals de meeste tijdens mijn stage. De evenementen waren in het algemeen voor groepen bestaand uit enkele tientallen klanten en waren in mijn ogen met name clinics of evenementen waar niet heel veel tijd qua organisatie in zat. Het was meer een kwestie van naar de locatie reizen, een evenement zoals een zeskamp uitzetten en vervolgens als instructeur bij de evenement staan en hier zie ik niet genoeg uitdaging in. Wel heb ik tijdens mijn stage aan een groot evenement gewerkt wat ik wel heel leuk vond, namelijk de reis naar Frankrijk (zie hoofdstuk 5, reflectieverslag). Dit was een wat groter evenement en tevens ook nieuw binnen A-Way Events & Wellness waardoor ik geen richtlijnen kreeg om in te werken, maar juist veel vrijheid.

Daarnaast ben ik erachter gekomen hoe mijn werkmethode valt in de praktijk, omdat ik te maken had met een leidinggevende (Petra) met dezelfde methode. Ik heb geleerd dat als je als leidinggevende professionaliteit wilt uitstralen en je oog voor detail hebt, je moet zorgen voor een goede communicatie tussen jou en je werknemers. Het is namelijk een paar keer voorgekomen dat ik een opdracht van Petra kreeg, maar hierbij een ander beeld had over de uitkomst dan Petra. Dit had als gevolg dat ik heel hard mijn best deed voor iets, wat uiteindelijk niet was waar Petra naar op zoek was. Dit kon nogal eens demotiverend overkomen omdat, hoewel ik mijn best deed en het eindproduct in mijn ogen goed was, het niet goedgekeurd werd door Petra.

Pluspunten:- Ik heb een duidelijker beeld over wat ik in de toekomst wil doen- De champagnereis was erg leuk om te organiseren- Ondanks ik het uitvoerende gedeelte minder leuk vond, heb ik toch vaak voor een groep

mensen gestaan waardoor ik meer leerde in het gebied van presentatie- Ik heb geleerd dat ik moet zorgen voor een goede communicatie tussen mij en mijn

medewerkers

Minpunten:- De nadruk lag (met name in de laatste weken van de stage) op het uitvoerende gedeelte

terwijl ik graag meer wilde leren op het gebied van organisatie. Wanneer ik taken kreeg in het organisatie gedeelte, kon dit nog wel eens eentonig werk zijn. Zo heb ik in de 10 weken dat ik actief was binnen A-Way Events & Wellness, zeven GPS-tochten georganiseerd.

- De evenementen werden overal in Nederland gehouden. Dit had als gevolg dat ik soms vijf uur lang onderweg was, voor een evenement wat maar van twee uur duurde

14


Bijlage I Opdracht kwaliteitsbeleid

Inhoudsopgave

7. Samenvatting………………………………………………………………………………………………………………….2

8. Inleiding………………………………………………………………………………………………………………………….32.1 Aanleiding en belang opdracht……………………………………………………………………. 32.2 Gevolgde werkwijze……………………………………………………………………………………..3

9. Stage Organisatie………………………………………………………………………………………………………….. 43.1 Type organisatie…………………………………………………………………………………………..43.2 Kernproducten van de organisatie………………………………………………………………. 43.3 Beschrijving van de processen…………………………………………………………………….. 43.4 Beschrijving klantenkring en omgeving……………………………………………………….. 4

10. Kwaliteitsadvies4.1 Analyse huidige situatie………………………………………………………………………………. 5

4.1.1 Kwaliteit Sportaanbod…………………………………………………………………. 54.1.2 Belangrijke kwaliteitsaspecten…………………………………………………….. 54.1.3 Kwaliteitsbeleid en kwaliteitsinstrumenten…………………………………. 5

4.2 Gewenste situatie……………………………………………………………………………………….. 54.2.1 Kwaliteitstevredenheid werknemers…………………………………………… 54.2.2 Kwaliteitstevredenheid klanten…………………………………………………… 54.2.3 Verbetering kwaliteitsaspecten…………………………………………………….64.2.4 Meest waardevolle kwaliteitsaspecten………………………………………… 64.2.5 Toekomst A-way Events & Wellness……………………………………………. 6

4.3 Advies…………………………………………………………………………………………………………. 74.3.1 De kwaliteitsaspecten…………………………………………………………………..74.3.2 Advies maatregelen………………………………………………………………………74.3.3 Advies implementatie maatregelen…………………………………………….. 84.3.4 Advies evaluatie maatregelen……………………………………………………… 8

11. Bronnenlijst……………………………………………………………………………………………………………………9

Bijlage I

15


1. Samenvatting

A-way Events & Wellness is een commercieel sportevenementenbureau die, met name voor bedrijven, sportieve evenementen en gezondheidstrainingen verzorgt. In deze rapportage komen de aanbevelingen naar voren, die bedacht zijn naar aanleiding van een onderzoek binnen deze evenementenorganisatie, om de kwaliteit (en daarmee de continuïteit) van de onderneming te verbeteren. Uit dit onderzoek is gebleken dat het bedrijf kampt met enkele kwaliteitsproblemen in het proces van de dienstverlening, waarvan de onderneming zelf niet op de hoogte was. Zo zijn werknemers niet volledig op de hoogte van de kwaliteitseisen en de juiste werkwijze van het bedrijf en hebben ze meer behoefte aan feedback. Hierom wordt A-way Events & Wellness geadviseerd meer aandacht te geven aan de werknemers, door ze onder andere te laten inwerken door bekwame medewerkers en ze vaker feedback te geven. Daarnaast zal er beter en meer gecommuniceerd moeten worden. Klanten zijn over het algemeen zeer tevreden over de geleverde diensten, al zouden sommige klanten meer inspraak willen. Hierin zal A-way Events & Wellness meer ruimte moeten geven.

16


2. Inleiding2.1 Aanleiding en belang opdrachtIn het tweede jaar van de opleiding Sportmanagement aan de Haagse Hogeschool, Academie voor Sportstudies, moeten studenten gedurende 10 weken een fulltime stage lopen bij een onderneming in de commerciële-, gemeentelijke- of sportsector. Omdat zij met een neutrale blik in het bedrijf stromen, zijn zij de ideale personen om via een onderzoek erachter te komen waar er ruimte ligt voor verbetering voor de interne kwaliteit (het proces of product) of de externe kwaliteit (de gebruiker of maatschappij). Zodoende kunnen zij het bedrijf informatie en zekerheid verschaffen, die gebruikt kan worden om de continuïteit van het bedrijf te verbeteren.

2.2 Gevolgde werkwijzeEr is eerst een planning gemaakt. Op basis van deze planning zijn er interviews gehouden met actoren binnen en buiten de onderneming. Denk hierbij aan de oprichter/eigenaar van het bedrijf, werknemers of klanten. De informatie die hieruit voortkwam is gebruikt om adviezen te geven om de kwaliteit te verbeteren.

17


3. Stage organisatie3.1 Type stage organisatie en kernproductenA-way Events & Wellness is een commercieel sportevenementenbureau die, met name voorbedrijven, sportieve evenementen en gezondheidstrainingen verzorgt. Naast evenementen voor bedrijven, verzorgt A-way Events & Wellness ook evenementen voor particulieren, zoals verjaardagen, vrijgezellenfeestjes etc. In z’n totaliteit heeft het bedrijf de materialen en het personeel om in heel Nederland ruim 60 verschillende soorten evenementen te draaien. Hierbij valt te denken aan onder andere powerkiten, diverse zeskampen, beachvolleybal, boogschieten, raften en gps-tochten. Sinds kort richt het bedrijf zich ook op de organisatie van grote sportevenementen, zoals het NK Beachvolleybal For Young Professionals, en sportreizen naar het buitenland, zoals de champagne/fietsreizen in Frankrijk of wintersportvakanties.

Tevens organiseert A-way Events & Wellness onder de naam ‘Fit en fun’ sportieve evenementen en clinics voor medewerkers van de overkoepelende instantie van alle Albert Heijn, Gall en Gall en Etos filialen in Nederland (AHOLD). Deze evenementen of clinics krijgen zij gratis aangeboden van AHOLD en Agis zorgverzekering. Het voornaamste doel van deze evenementen is om op een sportieve (fit) en leuke (fun) wijze het teamgevoel tussen de collega’s te verhogen.

3.2 Beschrijving van de processenVia een e-mail krijg A-way Events & Wellness een aanvraag voor een evenement, clinic of training. Zodra deze e-mail binnen is, krijgt de klant een bevestiging en wordt er per mail of op telefonische wijze om meer informatie gevraagd. Hierbij komen zaken als het aantal personen, wat voor doel de klant voor ogen heeft, de locatie en de tijd te sprake. Wanneer A-way Events & Wellness over genoeg informatie beschikt, gaan ze aan de slag en doen ze een aanbeveling voor een evenement dat het beste bij de klant zou passen. Wanneer de klant akkoord gaat, wordt er binnen A-way Event & Wellness gezocht naar instructeurs die kunnen werken. Al deze instructeurs hebben een 0-uren contract en werken op oproepbasis. De gekozen instructeurs krijgen een draaiboek van het evenement opgestuurd en moeten op de dag van het evenement ruim van ten voren aanwezig zijn om alles op tijd klaar te zetten. Wanneer alles klaar staat, wordt er aan de klant een korte introductie gegeven en kan de dag beginnen. Na afloop van het evenement of clinic wordt alles opgeruimd en wordt er dezelfde dag (of telefonisch de dag erna) gevraagd of alles naar wens is geweest.

3.3 OmgevingHet kantoor van A-way Events & Wellness bevindt zich in Scheveningen, Duindorp. Omdat het kantoor vlak aan het strand en de duinen ligt, is de mogelijkheid er om diverse ‘outdoor-events’ zoals powerkiten, blokarten, beachvolleybal etc. hier te houden. Veel evenementen worden echter, dankzij de mogelijkheid tot mobilisatie met behulp van één van de bedrijfsauto’s, door heel Nederland gehouden.

3.4 KlantenkringA-way Events & Wellness heeft, met name dankzij de mogelijkheid zich om overal in Nederland actief te zijn, een brede klantenkring. De focus ligt op bedrijven die hun medewerkers fit en gezond willen hebben, maar ook particulieren laten vaak weten dat ze een evenement willen laten organiseren door A-way Events & Wellness.

Naast bedrijven en particulieren, is AHOLD (zie paragraaf 3.1) een grote klant van A-way Events en Wellness.

4. Kwaliteitsadvies

18


4.1 Analyse huidige situatie4.1.1 Kwaliteit SportaanbodOmdat A-way Events & Wellness in een concurrerende markt zit, is het belangrijk dat zij kwalitatief hoogstaande diensten levert om zich te kunnen onderscheiden van de concurrentie. Kwaliteit is dan ook iets waar A-way Events & Wellness veel aandacht voor besteedt. Zo wordt er gecommuniceerd met de klanten, waardoor er een band ontstaat en er een duidelijk beeld wordt geschept wat de twee partijen van elkaar kunnen verwachten. Daarnaast is het de taak van de eventmanager om te zorgen dat de dag van het evenement goed verloopt. Te denken valt hierbij aan op tijd arriveren, de materialen op orde hebben, goed verloop van de dag, etc.

4.1.2 Belangrijke kwaliteitsaspectenWat de klanten op een dag van een te leveren dienst meemaken is hetgeen waar A-way Events & Wellness het meeste aandacht aan schenkt. Zo moeten bijvoorbeeld tijdens een evenement alle materialen in orde zijn. De meeste aandacht gaat echter nog naar de werknemers (instructeurs op evenementen). Medewerkers moeten enthousiast en sociaal vaardig zijn, zodat ze de mensen op een plezierige wijze kunnen entertainen. Daarnaast moeten ze zich tijdens het evenement aan bepaalde kledingvoorschriften houden waardoor ze er netjes en verzorgd uitzien.

4.1.3 Kwaliteitsbeleid en kwaliteitsinstrumentenOm het meest belangrijke kwaliteitsaspect (intern, de werknemers) juist te organiseren, probeert A-way Events en Wellness gebruik te maken van een bedrijfscultuur waarin veel gedaan wordt aan communicatie en begeleiding van de werknemers. Nieuwe werknemers krijgen tijdens het inwerken een beeld van wat de organisatie van hen verwacht (normeren) en er wordt jaarlijks een personeelsdag georganiseerd waarin dit nogmaals toegelicht wordt. Daarnaast zijn er regelmatig feedbackmomenten waarin in wordt overlegd hoe de werknemer zijn werk doet en wat eventueel anders of beter zou moeten. Over het algemeen krijgen de werknemers, nadat zij zijn ingewerkt en een duidelijk beeld van de werkwijze van A-way Events & Wellness hebben, het vertrouwen om zelfstandiger en met minder sturing te werk te gaan.

4.2 Gewenste Situatie4.2.1 Kwaliteitstevredenheid werknemersEen intern onderzoek heeft uitgewezen dat de werknemers wel volledig op de hoogte zijn van wat er op de dag van een evenement moet gebeuren (zoals bestemming, tijd, soort evenement etc), maar niet van wat er van hen verwacht wordt met betrekking tot het leveren van kwaliteit. Dit is in tegenstrijd tot hetgeen wat A-way Events & Wellness wil bereiken. Tijdens het inwerken zou er aandacht zijn besteedt aan de werkwijze, maar na twee jaar kan een medewerker niet opnoemen wat hij of zij zou moeten doen om aan de kwaliteitseisen van A-way Events & Wellness te voldoen. Daarnaast zijn ze niet optimaal te spreken over de kwaliteit van de materialen en wordt er ervaren dat er niet genoeg wordt gedaan aan feedbackmomenten.

4.2.2 Kwaliteitstevredenheid klantenDe klanten zijn, in tegenstelling tot de werknemers, wel tevreden over de aandacht voor de kwaliteit van de geleverde diensten. De duidelijke communicatie vooraf, het op tijd aanwezig zijn, het enthousiasme van de medewerkers en het goede verloop van de evenementen is iets waar de mensen zeer over te spreken zijn.

19


4.2.3 Verbetering kwaliteitsaspectenOnderzoek heeft uitgewezen dat klanten tevreden zijn over het proces van A-way Events & Wellness. Dankzij de duidelijke communicatie waar de onderneming gebruik van maakt, komt het bijna niet voor dat de klanten niet weten waar ze aan toe zijn. Desalniettemin zijn werknemers niet volledig op de hoogte van de kwaliteitseisen van A-way Events & Wellness. Omdat kwaliteit belangrijk is voor de continuïteit van de onderneming, ligt er daarom toch ruimte voor verbetering in het proces. Ook vinden werknemers het belangrijk dat er meer wordt gedaan aan feedbackmomenten waardoor er ook de mogelijkheid ontstaat om ontevredenheid met betrekking tot materialen te vermelden. Klanten zijn positief over de diensten, waardoor de gebruikerskwaliteit in orde lijkt. Toch zouden ze zelf wat meer inspraak willen hebben in het soort evenement.

4.2.4 Meest waardevolle kwaliteitsaspectenZoals eerder vermeld, zijn de werknemers van het bedrijf de belangrijkste kwaliteitsaspecten in de organisatie, omdat zij het gezicht van A-way Events & Wellness zijn.

4.2.5 Toekomst A-way Events & WellnessIn de toekomst wil A-way Events & Wellness uitbreiding op de gezondheidstrainingen voor bedrijven. Daarnaast wil de onderneming graag beschikken over een eigen vaste locatie, met mogelijkheden voor klanten om indoor op locatie te kunnen sporten en grotere evenementen (zoals het NK Beach Volleybal For Young Professionals) gaan organiseren.

4.3 Advies4.3.1 De kwaliteitsaspectenHet interne aspect ‘proceskwaliteit’ en het externe aspect ‘gebruikerskwaliteit’ zijn gekozen als de richtlijnen van deze rapportage. Er is gekozen voor deze aspecten omdat het op het eerste gezicht de kwaliteitsaspecten productkwaliteit en maatschappelijke kwaliteit in orde en juist georganiseerd lijken. De klanten zijn namelijk zeer te spreken over de producten en diensten die A-way Events & Wellness leveren en omdat A-way Events & Wellness inspeelt op de gezondheid van groepen en individuen, voegt ze ook wat toe aan de maatschappij (betere gezondheid in de samenleving).

4.3.2 Advies maatregelenOm A-way Events & Wellness van de huidige situatie, waar er nog enigszins ontevredenheid of onvoldoende kennis heerst bij de werknemers en waar klanten wat meer inspraak willen hebben, naar een betere situatie te leiden, zijn de onderstaande adviezen voor de onderneming opgesteld.

Intern (proceskwaliteit)Deze adviezen hebben betrekking tot het proceskwaliteit, omdat ze te maken hebben met zaken die de te leveren producten en diensten tot stand brengen.1. Uit onderzoek is gebleken dat de werknemers niet volledig op de hoogte zijn van de

kwaliteitseisen en juiste werkwijze van de onderneming. A-way Events & Wellness moet ervoor zorgen dat de werknemers hier een duidelijker beeld van krijgen.

2. Uit onderzoek is gebleken dat werknemers meer behoefte hebben aan feedbackmomenten. A-way Events & Wellness moet ervoor zorgen ervoor dat werknemers meer momenten krijgen waar met behulp van feedback wordt besproken hoe de dag van een evenement verlopen is. Bespreek hier ook zaken als kapot materiaal en overige relevantie zaken die nodig zijn om de kwaliteit hoog te houden.

20


3. Uit onderzoek is gebleken dat een deel van de geïnterviewde klanten, meer inspraak willen hebben in het soort evenement. A-way Events & Wellness moet zorgen dat de onderneming hier aan voldoet.

Extern (gebruikerskwaliteit)Deze adviezen hebben betrekking tot de gebruikerskwaliteit, omdat ze te maken hebben met het de beleving van de klant.4. Uit onderzoek is gebleken dat de klanten over het algemeen positief zijn over de geleverde

diensten. De combinatie van teamgevoel en competitie worden als erg leuk ervaren. Als advies geldt dat de onderneming hieraan moet blijven voldoen. De noodzaak ligt bij A-way Events & Wellness dus bij de proceskwaliteit.

4.3.3 Advies implementatie maatregelenIntern (proceskwaliteit)1. Er zijn diverse manieren om ervoor te zorgen dat werknemers een duidelijk beeld krijgen van

de organisatie:a. Geef de werknemers nadat hij zijn contract getekend heeft, meteen een formulier

mee waar de visie en missie van het bedrijf instaan, en wat er van de werknemer verwacht wordt.

b. Laat de werknemer inwerken door iemand die goede kennis heeft met betrekking tot de werkwijze van de onderneming.

c. Organiseer één á twee keer per jaar een personeelsdag, waar er nogmaals kort verteld wordt wat er van de werknemers verwacht wordt.

2. Het moment van feedback is afhankelijk van het soort werknemer. Wanneer het gaat om een werknemer die actief als instructeur op een evenement of clinic, is het het beste om direct na het evenement met deze persoon (of personen) te praten over hoe het evenement is verlopen. Dit kan het beste meteen na het evenement gebeuren, omdat sommige werknemers maar een paar keer per maand werken. Leidinggevende moeten dan alle informatie een lange tijd bewaren. Daarbij is het verstandig om de instructeurs een lijst met nodige informatie in te laten vullen, zoals welke materialen aan vervanging toe zijn of wat er in hun ogen beter zou moeten kunnen. Dit kan het best opgeschreven worden, omdat de informatie die verbaal gecommuniceerd wordt eerder vergeten kan worden. Wanneer het gaat om een werknemer die actief is binnen het kantoor, is het het beste om één maal per maand een feedback gesprek te houden. Dit komt omdat de werknemer dicht opereert bij de werkgever en er op deze manier gekeken kan worden of er fouten vaker terug komen.

3. Omdat de klanten meer inspraak willen hebben in het soort evenement, is het verstandig om ze geen aanbeveling te geven maar om ze een keuzemogelijkheid te geven. Zo beschikt A-way Events & Wellness over ruim tien spelletjes, waar ze vervolgens zelf zes spelletjes uitkiest voor een zeskamp. Vraag aan de klanten of ze dat liever zelf zouden willen kiezen, en indien dat zo is geef de mogelijkheid hiertoe.

Extern (gebruikerskwaliteit)4. De gebruikerskwaliteit wordt als positief bevonden. Hier hoeft dus bijna niks aan veranderd

te worden, maar zorg wel dat de kwaliteit scherp in de gaten gehouden wordt. Vraag de klant niet meteen na de afloop of alles naar wens is geweest, maar geef hem of haar eerst de kans om terug te kijken en te overleggen met zijn of haar collega’s. Bel daarom de klant de volgende dag pas.

21


4.3.4 Advies evaluatie maatregelenIntern (proceskwaliteit)1. Controleer of de werknemers op de hoogte zijn van de juiste werkwijze, door ze dit

simpelweg te vragen op momenten als de personeelsdagen. Geef ze een situatieschets, vraag hoe ze zouden reageren en controleer of dit overeenkomt met de werkwijze waar A-way Events & Wellness mee werkt. Zo niet, vertel waarom niet en leg uit hoe ze wel zouden moeten reageren.

2. Controleer de werknemers of ze de formulieren daadwerkelijk invullen door ze te laten inleveren in een postvakje. Wanneer het feit zich voordoet, dat een werknemer ergens niet tevreden mee is en dit via het formulier laat weten, laat dan zien dat er geluisterd wordt door dit met die persoon te bespreken.

3. Stel, op het moment dat de klant gebeld wordt met de vraag of alles naar wens is geweest, ook de vraag of ze tevreden waren met de mogelijkheid met inspraak tot het evenement of clinic. Zo niet, vraag waarom niet.

Extern (gebruikerskwaliteit)4. Maak een lijst met aandachtspunten en vraag op het moment van bellen wat de klant op

deze punten als cijfer zou geven. Vraag ook of hij of zij dit kan toelichten. Vraag van ten voren wel of de klant bereidt is om deze lijst in te vullen.

22


5. Bronnenlijst

Er zijn in totaal vier interviews gehouden: twee interne interviews (Petra Vennegoor en Instructeur 1) en twee externe interviews (de klanten). Om de geïnterviewden zich zo gemakkelijk mogelijk te laten voelen, is er voor gekozen een anoniem interview waarbij de gegevens niet openbaar worden gemaakt. De enige waarbij er geen gebruik is gemaakt van een anoniem interview, is Petra Vennegoor.

5.1 Niet anoniem - Petra Vennegoor, oprichter/eigenaar A-way Events & Wellness

5.1 Anoniem- Instructeur 1, 2 jaar werkzaam als instructeur bij A-way Events & Wellness- Klant 1, klant van A-way Events & Wellness, waarvoor het evenement ‘Teamgames’ is

georganiseerd- Klant 2, klant van A-way Events & Wellness, waarvoor het evenement ‘Zeskamp’ en

‘volleybal’ georganiseerd is.

23


Bijlage I Interviews (samenvattend)

De onderstaande vragen, waren de hoofdvragen tijdens de interviews. Er is tijdens de interviews ook doorgevraagd, maar omdat de interviews in dit verslag samenvattend dienen te zijn, zijn deze vragen niet weergegeven. Om dezelfde reden, staan de antwoorden kort en bondig weergegeven.

Petra Vennegoor1. Wat is A-way Events voor onderneming?

A-way Events & Wellness is een sportevenementenbureau die sportieve evenementen verzorgt en gezondheidstrainingen geeft, met name voor bedrijven.

2. Als sportevenementenbureau lever je niet zomaar een dienst, hier gaat een heel proces aan vooraf. Kunt u kort uitleggen geven hoe dit proces in z’n werk gaat?Wij krijgen een aanvraag van een klant en wij gaan er dan proberen achter te komen een zo goed mogelijk beeld te hebben van wat de klant wil. Dit wordt telefonisch of per mail gedaan. Vervolgens doen wij aanbevelingen welk evenement ons het beste lijkt passen bij het bedrijf.

3. Hoe zorgt u ervoor dat de klant tevreden is met het evenement?/ Aan welke kwaliteitsaspecten tijdens het proces (het voorbereiden van een evenement) besteedt u aandacht?Eerst wil ik dus een duidelijk beeld krijgen van het evenement. Daarna maak ik de klant duidelijk wat ze van ons kunnen verwachten. Hetgeen waar ik het meeste aandacht aan besteedt, dat zijn mijn werknemers, omdat dit vooral is wat de klant te zien krijgt. Ik wil goede, enthousiaste werknemers die de klant met een goed gevoel naar huis kunnen laten gaan.

4. Zijn de klanten tevreden met de huidige aandacht voor kwaliteit?Ja, wij krijgen over het algemeen positieve reacties van de klanten.

5. Hoe belangrijk is het leveren van kwaliteit voor u?Heel belangrijk. We zitten in een concurrerende markt, dus we moeten ons met kwalitatief hoge diensten kunnen onderscheiden.

6. U organiseert niet zelf alle evenementen, hoe zorgt u er dan voor dat uw werknemers aan uw kwaliteitseisen voldoen? Met andere woorden, wat doet u momenteel aan kwaliteitsmanagement? Ik wil dat de medewerkers een duidelijk beeld krijgen van wat ze doen. Ik probeer ze dit vanaf het moment dat ze beginnen bij A-way Events & Wellness duidelijk te maken.

7. Welke kwaliteitssystemen of instrumenten gebruikt u hier voor?Eerst zorg dat ze weten wat er van mijn werknemers verwacht wordt. Kortom, ik normeer hun werk. Daarna wordt er gecontroleerd of ze hier aan voldoen. Is dat niet zo, dan wil ik er via een gesprek achter komen waarom ze dat niet doen en leg ik ze uit hoe het wel moet.

8. Er is altijd ruimte voor verbetering, want stilstand is achteruitgang. Wat kan er verbeterd worden om nog meer kwaliteit te leveren?Met de evenementen die we nu leveren over het algemeen denk ik niks.

24


Instructeur 11. Hoe wordt u betrokken in het proces van het evenement? Met andere woorden, hoe zorgt

A-way Events ervoor dat u hier nu staat als instructeur?Ik word gemaild of gebeld met de vraag of ik kan werken en zo ja dan krijg ik alle nodige informatie opgestuurd.

2. Weet u wat er van u verwacht wordt met betrekking tot de kwaliteit van het evenement? (Met name in de voorbereiding)Ik denk zo goed mogelijk het evenement draaien. Ik weet alle informatie met betrekking tot het evenement, maar niet met betrekking tot de kwaliteit of werkwijze. Ik ben één keer kort in één dag ingewerkt en die werkwijze heb ik aangehouden.

3. Zijn de klanten in uw ogen over het algemeen tevreden over de kwaliteit van de evenementen?Ja dat denk ik wel, soms zijn er klanten die iets wat minder vinden maar dan zijn daar zo de redenen voor.

4. Vind u dat er genoeg gedaan word aan de kwaliteit van de evenementen? Zo nee, waar ligt er ruimte voor verbeteringen?Het materiaal kan wat beter. Zowel in de kwaliteit als de uitstraling.

5. Wat doet u wanneer u ondergaat dat een klant niet tevreden is met de kwaliteit van het evenement? Erachter proberen te komen waarom dat zo is. Maar daarna is er niet echt iets van een feedbackgesprek na een evenement of zoiets, waar we dit soort dingen met onze leidinggevende kunnen bespreken. Dat zou wel erg handig zijn.

Klant 1 (Blauw) + Klant 2 (Rood)1. Wat voor evenement/clinic heeft u vandaag gedaan?

Teamgames.Zeskamp en volleybal.

2. Hoe heeft u het evenement/clinic ervaren?Leuk en gezellig.Leuk, goede afwisseling van gezelligheid en competitie.

3. Was het evenement/clinic zoals u het voor ogen had?/Voldeed het aan uw eisen? Waarom wel/niet?Ja, wij hebben als eens eerder gebruik gemaakt van de diensten van A-way Events en Wellness dus wisten we wat we konden verwachten. Hier was wederom aan voldaan.Nee, maar dat kwam omdat er vanaf onze kant teveel afmeldingen waren. A-way Events & Wellness heeft wel aan onze eisen voldaan.

4. Wat vond u van de uitleg en presentatie van de instructeurs A-way Events & Wellness?Goed, goede presentatie door bedrijfskleding en de instructeurs zijn enthousiast.Goed, A-way Events & Wellness beschikt over enthousiaste, duidelijke instructeurs.

5. Bent u tevreden over de gebruikte materialen?Ja, dat was allemaal in orde.Nee, sommige materialen waren een beetje verouderd.

6. Hoe was de communicatie tussen u en A-way Events en Wellness?Goed, het was voor beide partijen duidelijk waar iedereen aan toe was.Uitstekend, ruim van te voren was alles duidelijk voor ons.

25


7. Wat voor cijfer geeft u A-way Events & Wellness over het algemeen?Een 8Een 8

8. Wat had in uw ogen beter gekund/waar ligt eventueel de ruimte voor verbeteringen?Meer inspraak van de klanten voor het evenementWeinig, maar ik geef persoonlijk ook niet gauw een 10

26


Bijlage II Opdracht organisatiekunde

De opdracht vanuit het vak organisatiekunde was het maken van een video. Deze video kon niet worden toegevoegd aan het document en is daarom met de digitale versie meegestuurd.

27


Bijlage III Offerte Champagnereis

’s-Gravenhage, 13 mei 2013

OFFERTE

Beste Vicky,

Wat is er nou leuker om er als groep er op uit te gaan en als team in de open lucht te genieten van een heerlijk weekendje waarbij je kan genieten van de culinaire hoogtepunten uit de champagnestreek en vele leuke activiteiten in een prachtige omgeving?

Naar aanleiding van je aanvraag hebben wij het genoegen je dit concept aan te mogen bieden. Wanneer u dit concept ziet zitten, gaan wij graag aan de slag om het concept verder uit te werken.

Evenement: Bedrijfsuitje ’Champagnereis’ / 20-30 personen Datum/tijd: 11-12-13 OktoberPlaats: Saint-Dizier/Lac Du DerAantal personen: 20-30 personen Bijzonderheden: Deze offerte heeft een geldigheidsduur van 14 dagen

Programma (tijden onder voorbehoud):

28

A-Way Events & Wellness Tesselseplein 13

2583 HP 's-GravenhageT. +31 (0)70 - 3596786

[email protected] 494 25 78

KvK 27 27 0450BTW nr NL 1717.64.687.BO1

Champagne reis


4 oktober: 13:00 Vertrek Toeringbus17:30 Aankomst Hotel ibis Styles Saint Dizier (ex all seasons)17:30 – 19:00 Naar de kamers/opfrissen 19:30 – 21:30 Gezamenlijk diner

5 oktober: 08:00 – 09:00 Gezamenlijk ontbijt in het hotel09:00 – 14:00 Mooie fietstocht met bezoek aan een champagnehuis14:00 – 15:00 Gezamenlijke Franse lunch16:00 – 18:00 Kanotocht19:00 – 20:00 Terugkomst bij het hotel, kans om op te frissen20:30 – 22:30 Gezamenlijk diner

6 oktober: 08:00 – 09:00 Gezamenlijk ontbijt/uitchecken09:00 – 13:00 Paardrijden/wandeltocht/paintballen/andere activiteit (nog vrij voor invulling) 13:00 – 14:00 Vertrek richting de bus 18:30 Aankomst Antwerpen

29


Reizen met ADC Cars:

30


- Mercedes Tourismo- Openklapbare armleuningen, verstelbare rugleuningen en zijdelings verstelmogelijkheden- Toilet- Airconditioning - Mogelijkheid tot film kijken

Overnachting bij Hotel ibis Styles Saint Dizier (ex all seasons):

“Alles wat nodig is voor een goede nacht met ontbijt in hotel” – Booking.com

“Het beste hotel in de buurt!” – Tripadvisor.com

“Mooie kamer en behulpzaam personeel” – Hotel.info

Kostenoverzicht (uitgegaan wordt van een groep van 30 personen)*:

* De prijzen voor het hotel en de busreis zijn al uitgezocht. Wanneer u laat weten geïnteresseerd te zijn in ons concept, kunnen wij de prijzen van de overige activiteiten bepalen.

31


32


AnnuleringsvoorwaardenBij annulering van een door A-Way Events georganiseerde activiteit of evenement zijn door opdrachtgever naast de verschuldigde reserveringskosten tevens annuleringskosten verschuldigd. Annulering dient schriftelijk (bij voorkeur aangetekend) te geschieden; de datum van ontvangst van de annulering wordt gehanteerd voor de berekening van de annuleringstermijn.

De annuleringskosten bedragen:a. 100% bij annulering binnen 4 dagen voor aanvang van de activiteit;b. 75% bij annulering binnen 14 dagen voor aanvang van de activiteit;c. 50% bij annulering binnen 28 dagen voor aanvang van de activiteit;d. 25% bij annulering binnen 56 dagen voor aanvang van de activiteit.

Indien de werkelijke kosten veroorzaakt door de annulering de annuleringskosten overtreffen, behoudt A-Way Events & Wellness zich het recht voor de werkelijke kosten in rekening te brengen.Indien opdrachtgever door bemiddeling van A-Way Events & Wellness een groepsannuleringsverzekering heeft gesloten, komt de eventuele uitkering door de verzekeringsmaatschappij in mindering op de verschuldigde annuleringskosten.

BetalingsvoorwaardenA-Way Events & Wellness is gerechtigd aan de opdrachtgever c.q. deelnemer een voorschot van het totaalbedrag, dat in de bevestiging wordt vermeld, te vragen. Het voorschot zal overeenkomen met 50% van het totaalbedrag. 50% van het totaalbedrag bedraagt € ??? inclusief B.T.W. Dit bedrag dient binnen te zijn ter bevestiging. Zonder aanbetaling is er geen overeenkomst. Het totale bedrag dient uiterlijk de dag voor het evenement op rekening te staan van A-Way Events & Wellness op rekeningnummer: 49 425 78. Zonder betaling gaat het evenement niet door.

Met in achtneming van de Algemene Voorwaarden verzoek ik dit exemplaar voor akkoord te ondertekenen en retour te sturen naar:

A-Way Events & WellnessTesselseplein 132583 HP Den Haag

Ik vertrouw erop je hiermee van voldoende informatie te hebben voorzien en kijk ernaar uit om samen een geweldig weekend te mogen organiseren.

Voor akkoord,

A- Way Events & Wellness

Petra Vennegoor Tiest

33


Bijlage IV GPS Tocht Amsterdam

GPS Amsterdam

Ruil het voorwerp wat je hebt gekregen voor een zo origineel mogelijk ander voorwerp. Alleen ruilen, dus er mag niet betaald worden!

W.P. Start. Amsterdam die mooie stad, met hoeveel letters spel je dat?

W.P. 1. Rondom de grachten bevinden zich heel wat dieren die je daar niet zo snel verwacht. Zet minimaal 5 van deze dieren op de foto. Tip: Als je goed kijkt zie je een bruin paard.

W.P. 2. Welk wereldberoemd meisje woonde vroeger in de prinsengracht?

W.P. 3. Zet de juiste antwoorden op de juiste plaats (er zijn meer antwoorden dan plaatsen).

De vier geboeide mannen staan voor (1). De twee mannen met aan hun voeten huilende honden symboliseren (2). Het bebaarde figuur links beeldt (3) uit. De man die zijn handen ten hemel heft stelt (4) voor. De honden verbeelden (5) en (6). De vrouw met een kind op de arm en een krans om het hoofd, terwijl duiven om haar heen vliegen staan symbool voor (7), (8) en (9). De omhoogvliegende duiven op de achterzijde van de zuil verwijzen naar (10).

Gesloten vriendschappen – De slachtoffers in de oorlog – De ellende die de oorlog bracht – Het arbeidsverzet –Trouw – Het verzet van intellectuelen – Overwinning – Vrede – Nieuw leven – Bevrijding – Soldaten – Smart – Vreugde – Trots – Verdriet – Het verzet

W.P. 4. 6 September 1948 was de historische dag dat prinses Juliana de troon overnam van koningin Wilhelmina. Het gerucht gaat echter dat er tijdens de balkonscène op de dam iets mis ging met Wilhelmina. Wat was dit?

W.P.5. Zet het wapen van Amsterdam op 5 verschillende manieren op de foto.

W.P.6. Welke wapenspreuk hoort bij het wapen van Amsterdam?

W.P. 7. Amsterdam stond in de jaren 70 in teken van de flower-power. Maak met behulp van foto’s deze zin af: “If you are going to (1), make sure to wear some (2) in your hair. If you are going to (1), you’re gonna meet some (3) there. ”

W.P. 8. Wat bestel als je een Jajem besteld?

W.P. 9. Er bevindt zich hier een heel bijzonder der huis. Op welk nummer bevindt zich dit huis en wat is hier zo bijzonder aan?

34

Team


W.P. 10. Dit gebied is internationaal bekend om één ding, er is echter nog een historisch feit wat dit gebied heel speciaal maakt. Wat is dit?

W.P. Finish. Wat was de echte naam van de Nederlandse volkszanger Johnny Jordaan?

35


GPS AmsterdamAntwoordenvel

W.P. Start. …………………………….............................

W.P. 1.

W.P. 2. …………………………………………………………………………….

W.P. 3. (1)………………………………………………………………………..

(2) ………………………………………………………………………..

(3) ………………………………………………………………………..

(4) ………………………………………………………………………..

(5) ………………………………..……………………………………..

(6) ………………………………………………………………………..

(7) ………………………………………………………………………..

(8) ………………………………………………………………………..

(9) ………………………………………………………………………..

(10) ………………………………………………………………………...

W.P. 4……………………………………………………………………………………………………

W.P.5.

W.P.6……………………………………………………………………………………………………

W.P. 7.

W.P. 8………………………………………………………………………………………………………

W.P. 9…………………………………………………………………………………………………………

W.P. 10………………………………………………………………………………………………………

W.P. Finish…………………………………………………………………………………………………

36

Team


Bonusvragen

Amsterdam heeft meer grachten dan in Venetië Ja/Nee

Er zijn meer fietsen dan inwoners in Amsterdam Ja/Nee

Je mag legaal maximaal 10 gram wiet of hasj kopen in coffeeshops Ja/Nee

De Amsterdam Arena was het eerste stadium in Europa met een uitschuifbaar dak Ja/Nee

Amsterdam heeft wel 3 universiteiten Ja/Nee

De patroonheilige van Amsterdam is de heilige Christoffel Ja/Nee

Amsterdam behoort tot de top 25 veiligste steden ter wereld Ja/Nee

Amsterdam telt meer nationaliteiten dan New York Ja/Nee

De westertoren is ongeveer 56 meter hoog Ja/Nee

In Amsterdam is het tweede homo-huwelijk ter wereld gesloten, de eerste was in San-Francisco Ja/Nee

In het spel monopoly zijn de P.C. Hoofdstraat en de Kalverstraat de duurste straten in Amsterdam Ja/Nee

De Dam is het grootste plein in Amsterdam Ja/Nee

Per goed antwoord: 1 punt Per goede bonusvraag: 0,5 punt

Winnaar Tweede Derde

Ruil opdracht 3 punten 2 punten 1 puntHet team dat de kortste afstand heeft gelopen:: 3 punten 2 punten 1 punt

(Bovenstaande is ter beoordeling van instructeur en over de uitslag kan niet worden gecorrespondeerd )

SUCCES!

Telefoonnummer Niels: 06-23539949

37

Stage dossier Hoofdfase 1 -...

Documents

Transcript of Stage dossier Hoofdfase 1 -...