SMARTdoc integratie in DBFACTw
3
1 Maart 2010. DBFACTw en SMARTdoc kondigen de integratie van hun oplossingen aan. Commercieel beheer, Boekhouding en een digitaal archief verenigd voor iedere KMO! DBFACTw en SMARTdoc hebben hun oplossing gecombineerd in een oplossing die het document management systeem naar de KMO brengt als een geïntegreerde toepassing. Volgens het principe van de Single Point of Entry kunnen organisaties nu de 2 soorten informatie samenbrengen en beheren, vertrekkende vanuit één toepassing: DBFACTw. In de KMO hebben we typisch 2 soorten informatie: de gestructureerde en niet‐gestructureerde informatie. De eerste vinden we in de vorm van productlijsten, boekhoudgegevens en klantenlijsten terug. De tweede ongestructureerde informatie is moeilijker te beheren omdat het hier gaat om papieren documenten en verschillende vormen en inhoud. Door de integratie wordt het nu mogelijk de papieren documenten op een geautomatiseerde manier te koppelen aan de gestructureerde informatie binnen DBFACTw. Documenten die worden aangemaakt in DBFACTw worden voorzien van een unieke barcode die bij scanning van het blad wordt herkend als het beeld van een ingeboekte factuur. Op die manier kan je dus gewijzigde documenten (bijv. afgetekende leveringsbonnen of ingevulde servicerapporten) automatisch koppelen aan de gestructureerde informatie binnen DBFACTw. Ook ingeboekte aankoopfacturen kunnen zonder de traditionele poespas bij digitaal archiveren van documenten, in de achtergrond worden gekoppeld. Anderzijds kan het digitaal archief van SMARTdoc eveneens worden gebruikt om documenten die niet rechtsreeks met DBFACTw te maken hebben, te archiveren en terug op te vragen. Elk digitaal document kan je automatisch of manueel archiveren. Het opvragen van de verschillende documenten kan via het louter ingeven van een zoeksleutel. Het systeem doorzoekt het archief en geeft u de verschillende gezochte documenten terug. SMARTdoc laat tevens toe om e‐mails, Word, Excel en PDF documenten manueel te archiveren door ze de archiefknop te slepen. Documenten kunnen worden beveiligd en een rechtensysteem gekoppeld aan dat van Windows wordt gebruikt om een beperkt aantal personen toegang te geven tot gevoelige documenten. SMARTdoc is geschikt voor iedere grootte van KMO: u gebruikt de toepassing zowel lokaal als in een serveromgeving en dit steeds in combinatie met DBFACTw.
description
DBFACTw en SMARTdoc hebben hun oplossing gecombineerd in een oplossing die het document management systeem naar de KMO brengt als een geïntegreerde toepassing. Volgens het principe van de Single Point of Entry kunnen organisaties nu de 2 soorten informatie samenbrengen en beheren, vertrekkende vanuit één toepassing: DBFACTw.
Transcript of SMARTdoc integratie in DBFACTw
1Maart2010.
DBFACTwenSMARTdockondigendeintegratievanhunoplossingenaan.Commercieelbeheer,BoekhoudingeneendigitaalarchiefverenigdvooriedereKMO!DBFACTwenSMARTdochebbenhunoplossinggecombineerdineenoplossingdiehetdocumentmanagementsysteemnaardeKMObrengtalseengeïntegreerdetoepassing.VolgenshetprincipevandeSinglePointofEntrykunnenorganisatiesnude2soorteninformatiesamenbrengenenbeheren,vertrekkendevanuitééntoepassing:DBFACTw.IndeKMOhebbenwetypisch2soorteninformatie:degestructureerdeenniet‐gestructureerdeinformatie.Deeerstevindenweindevormvanproductlijsten,boekhoudgegevensenklantenlijstenterug.Detweedeongestructureerdeinformatieismoeilijkertebeherenomdathethiergaatompapierendocumentenenverschillendevormeneninhoud.DoordeintegratiewordthetnumogelijkdepapierendocumentenopeengeautomatiseerdemaniertekoppelenaandegestructureerdeinformatiebinnenDBFACTw.DocumentendiewordenaangemaaktinDBFACTwwordenvoorzienvaneenuniekebarcodediebijscanningvanhetbladwordtherkendalshetbeeldvaneeningeboektefactuur.Opdiemanierkanjedusgewijzigdedocumenten(bijv.afgetekendeleveringsbonnenofingevuldeservicerapporten)automatischkoppelenaandegestructureerdeinformatiebinnenDBFACTw.Ookingeboekteaankoopfacturenkunnenzonderdetraditionelepoespasbijdigitaalarchiverenvandocumenten,indeachtergrondwordengekoppeld.AnderzijdskanhetdigitaalarchiefvanSMARTdoceveneenswordengebruiktomdocumentendienietrechtsreeksmetDBFACTwtemakenhebben,tearchiverenenterugoptevragen.Elkdigitaaldocumentkanjeautomatischofmanueelarchiveren.Hetopvragenvandeverschillendedocumentenkanviahetlouteringevenvaneenzoeksleutel.Hetsysteemdoorzoekthetarchiefengeeftudeverschillendegezochtedocumententerug.SMARTdoclaattevenstoeome‐mails,Word,ExcelenPDFdocumentenmanueeltearchiverendoorzedearchiefknopteslepen.DocumentenkunnenwordenbeveiligdeneenrechtensysteemgekoppeldaandatvanWindowswordtgebruiktomeenbeperktaantalpersonentoegangtegeventotgevoeligedocumenten.SMARTdocisgeschiktvooriederegroottevanKMO:ugebruiktdetoepassingzowellokaalalsineenserveromgevingenditsteedsincombinatiemetDBFACTw.
OverDBFACTw
DevisieDBFACTwiseensoftwarepakketvooralgemeencommercieelbeheerenboekhouding.VanuiteenduidelijkevisieophetadministratiefbeheerbinneneenKMOendooreennauwesamenwerkingmetonzeklantenisDBFACTwuitgegroeidtoteenstandaardpakketopmaatmeteenaanpakvaneenKMOvooreenKMO.DebasisHetpakketlegtdenadrukophetcommercieelbeheer.IndefilosofievanDBFACTwisdeboekhoudingeenlogischgevolgvaneendoorgedrevenengeïntegreerdecommerciëleadministratie.DoorheenuwvolledigeorganisatiespeeltDBFACTweencrucialerolbijdeadministratieveafhandeling.Ofhetnugaatomaankoop,verkoop,logistiek,marketing,...overalheeftDBFACTwgezorgdvoortoolswaardooruinformatievanuiteenbepaaldeafdelingonmiddellijkkanaanwendenvooreennieuwestapinhetadministratiefproces.Gerichtopsnelheid(gebruikvandemuistothetuiterstebeperkt),eenvoud(zelfdeintuïtieveschermenvoorallefuncties)enkrachtigezoeksystemen,isDBFACTwhetinstrumentbijuitstekgewordenvoormeerdan2.500jongeendynamischebedrijven.DeoplossingDebasismodulesvanDBFACTwbevattendebasisfunctieszoalsbeheervanrelaties,artikelen,documentenzoalsbestellingen,leveringenenfacturen.Uvindtertevensallehistoriekenenlijsteninterug.Indemodulesvooruitbreidingopcommercieelbeheervindtudefunctiesterugdiespecifiekhandelenoverhetaan‐enverkoopbeheer,detoonbankverkopenenoverbeheervanartikelen.Bijdemodulesuitbreidingopboekhoudingvindtudemodulesvoorgeavanceerdboekhoudkundigbeheer.Wezienhierfunctiesalsanalytischeboekhouding,multi‐dossierenmeer…Demodulesuitbreidingopvoorraadbeheerbehandelenspecifiekalleswateenuitgekiendvoorraadbeheeraangaat:lotnummerbeheer,samengesteldeartikelenendynamischevoorraadlocatieszijnhiernietvreemd.DatDBFACTwverdergaatdandestandaardoplossingen,bewijzenwemetdeCRM‐functiesenspecifiekeoplossingvoorbepaaldesectorenzoalsservices,evenementen,enz.ContactDBFACTw‐TheMissingLinkbvba–AlexDosscheBosstraat103‐B1742Ternat‐Tel.:+3253645864http://www.dbfact.be/mail:[email protected]
OverSMARTdoc
DevisieSMARTdocisveelméérdanhetdigitaalarchiverenvandocumenten.Informatieopzichisweinigrelevantenmistbewijskrachtalsdienietgedocumenteerdis.SMARTdocdocumenteertalleactiviteitenenprocessenbinnenuwbedrijf,doordelinkteleggenentebeherentussenalledocumenten,verspreidinuwbedrijf,endeinformatieinuwIT‐toepassingen.GebruiksvriendelijkeninnovatiefDocumentmanagementoplossingenzijnnietnieuw,maaruitmarktonderzoekisgeblekendatslechts10%vanallekleinetotmiddelgroteondernemingengebruikmakenvaneendergelijkeoplossing.Debelangrijksteredenvoordezelagescoreisdatmendeterm‘documentmanagement’vaakassocieertmetdureenvooralcomplexesystemen.DitgegevenlagaandebasisbijdeontwikkelingvandeSMARTdocproductsuite.KoenMeganck,zaakvoerdervanSMARTdoclegtuit:“Gebruikerswenseninhun‘comfortzone’teblijvenenmoetenzichgoedvoelenbijdetoepassing.NeemnuGoogle:hetsucceshiervanisvoornamelijktedankenaandeongelooflijkeenvoudigeuserinterface.SMARTdochanteertdezelfdeinnovatievefilosofieenheeftslechtstweeicoontjesopdedesktop.Eénomdocumententearchiverenenhetandereomdocumententezoeken.”KrachtigefeaturesAchterdeeenvoudigeuserinterface,schuiltechtereenkrachtigeserverapplicatiedieallekerneigenschappeninzichheeftwaaraaneenmoderndocumentmanagementsysteemmoetvoldoen.AllegangbarebestandformatenzoalsPDF,Officedocumenten,afbeeldingen,videoengescandedocumenten,wordendoorSMARTdocautomatischverwerkt,geïndexeerdenopgeslageninééncentraalarchief.VoorbepaaldedocumentengebeurtditaandehandvanvoorafgedefinieerdetemplatesenwordengegevenszoalsBTW‐ofrekeningnummersopcorrectheidgecontroleerd.SMARTflow,deworkflowmodulebinnenSMARTdocserver,zorgtvooreendoeltreffendedistributievane‐mails,faxenenanderedocumentenbinnenhetbedrijf.KoenMeganck:“Bestaande‘manuele’werkwijzen,zoalshetontvangen,openenendoorsturenvandocumenten,digitaliserenwijvolgenshetzelfdestramienindeworkflow.Ookvoordebeveiligingvanbedrijfskritischeinformatie,nemenwijmetSMARTsecurityeenvoudigdebestaandeuser‐ofgroepsbeveiligingover.Wijwijzigengeenbestaandeenbewezenproceduresenditversneltdeacceptatiemeteenaanzienlijkefactor.”Dankzijeenongekendgebruiksgemakeneenaantrekkelijkprijskaartje,isSMARTdocServerdeidealeoplossingvoorkleinetotmiddelgroteondernemingen.KoenMeganckbesluit:“Demeestebedrijvenbegrijpendenoodzaakvangoeddocumentenbeheer,maarhebbendestapnognietgezetvanwegeteduuroftecomplex.MetSMARTdochebbenweeenpasklaarantwoordopbeideargumenten.”Contact:SMARTdocbvba‐Schipstraat2‐B9550Herzele‐Tel.:+3254515253http://www.SMARTdoc.be/‐mail:[email protected]
