Zaakgericht Werken: maak uw onderwijslogistiek flexibel!

Richard Verbrugge – Business ArchitectGerrit Lauwers – Account Manager

2

Flexibele link naar uw SIS

SIS

Verzoek vrijstellingBuitenlandse resultaten

Klacht

Verzoek afstudeersteunGeven bindend studieadvies

Beoordelingafstudeeropdracht

3

Introductie & Agenda

1. CACI

2. Wat is Zaakgericht werken (ZGW)

3. EDU-Zaak: plaats in onderwijs

4. Demonstratie “Aanvraag vrijstelling

5. Samenvatting & afsluiten

4

Dienstverlening

1. CACI Nederland

Markten: Onderwijs, (semi)overheid, Dienstverlening

Systemen

IntegratieBI / RapportageEDU Zaak

Proces- en dossiersysteem

Applicatie Services ISO20000

SIS

Ketenintegratie

Consultancy & training

5

2. Wat is Zaakgericht werken

6

Manier / hulpmiddel………

+

7

Waarom ZGW? Geef de informatiewerker gereedschap

IDC “De kosten van een informatie- werker per week”

Note: *Based on average salary of $60,000 per year plus benefits ($28.85 per hour in a 40-hour week).Source: IDC

8

Definitie “Zaak”?

Een zaak = Een hoeveelheid werk - met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat -, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden.

Of….”Een logische combinatie van stappen (proces) op basis van een gebeurtenis.

Het digitale “zaakdossier” bundelt alle informatie over:

Inhoud: betrokkenen, documenten, besluit (email, en andere communicatie

Proces: medewerker, status, doorlooptijd

pro ces ……

9

Hoe werkt het? Kenniswerker of Robot?

Status 1 Status 2 Status 3 Status 4

ZGW = Resultaatgericht = grote stappen + vrijheid binnen kaders

Checklist’s + documenten

Micro management = kleine + vaste stappen (workflow)

10

Voordelen zaakgericht werkenDienstverlening verbeteren

Transparant & inzichtelijk (intern/extern)

Multi channel: web, post, gesprek, mail, balie…

Optimalisatiebedrijfsvoering efficiënt & flexibel

Proces ontdoen van ballast (lean management)

Organisatie breed standaardiseren:

Controle: doorlooptijd + Overzicht

Flexibiliteit

Bewijsvoering rechtmatige bedrijfsvoering (compliency):

Traceerbaar

Zaak genereert automatisch het dossier

11

3. EDU-Zaak: Plaats in het onderwijs

12

All-in-One pakket

Portaal / forms engine

Zaak-systeem

Proces engine

Dossier engine

Tijdelijk

Integratie engine

KlantcontactcentrumKCC

SIS

Finance

HR

Etc.

EDU-Zaak

“Eeuwig”

13

Plaats in organisatie

SISBackoffice

ERP, HRFinancieel

Telefoon emailsocialmediaportaal

Efficiënte & Flexibele bedrijfsvoering

EDU-ZaakProcesgericht werken in de cloud

Flexibele processenVaste processen

KlantcontactSamenwerken & communiceren met dossiersVerwerken

14

Flexibele link naar uw SISEDU-Zaak

SIS

Verzoek vrijstellingBuitenlandse resultaten

Klacht

Verzoek afstudeersteunGeven bindend studieadvies

Beoordelingafstudeeropdracht

15

4. Demonstratie “Aanvraag vrijstelling”

16

MutatieSIS

Demonstratie “Aanvraag vrijstelling”

MariekeStudent

Evelien secretariaatExamen commissie

Iris lid Examen commissie

Registrerenverzoek

Controleren BeslissenVrijstelling

Afhandelen

Brief

17

Student Self Service (SIS): onlasten balie

Verzoek vrijstelling – Marieke van Houten

18

5. Samenvatting en vervolg

19

Samenvatting : wat biedt zaak gericht werken

Flexibele aanvulling op SIS

Digitaliseer zelf uw werkprocessen & dossiers

Stroomlijn communicatie tussen studenten & medewerkers

Zicht op voortgang & kwaliteit dienstverlening

Transparantie & verantwoording

20

PoC: The proof of the pudding is ………

1. Proces keuze2. Plan van aanpak3. Basis training 4. Procesanalyse5. Implementeren6. Evaluatie en uitrol

EDU-ZaakSamen in 3 weken uw eerste

Proces operationeel

21

Kom naar ons Digitaal loket: doe mee en win!