SISLink12 - Vrije Universiteit: overtreffende trap van dynamiek - José van Schie, Richard Oerlemans...

VRIJE UNIVERSITEITOVERTREFFENDE TRAPVAN DYNAMIEK

VRIJE UNIVERSITEITOVERTREFFENDE TRAPVAN DYNAMIEK

SISLINK14 JUNI 2012SISLINK14 JUNI 2012José van SchieRichard Oerlemans

VU University Amsterdam

PROGRAMMAPROGRAMMA

SISlink 14 juni 20122

Terugblik• Implementatie SAP/SLM• IT landschap

Stand van zaken• Bevindingen eerste jaar• Gebruikers- en beheerorganisatie

Blik op de toekomst• Toekomstige ontwikkelingen VU• Governance en beheer


TERUGBLIKTERUGBLIK

• 2008 / 2009 : na 20 jaar ISIS schaft de VU SAP/SLM als nieuw SIS aan• Vertrekpunt:

• 12 faculteiten met eigen bedrijfsvoering, eigen manier van werken• 12 faculteiten met verschillende regels en richtlijnen voor studenten• 12 faculteiten met eigen IT-afdeling

• Functioneel beheer verdeeld over verschillende afdelingen• 2007 / 2008: nieuwe i-strategie en informatie architectuur

• Vernieuwd perspectief voor digitaliseren van processen• Gebruikersgroepen ipv systeem staat centraal• Bedrijfsproces geörienteerd



PROCESMODELPROCESMODEL

4 SISlink 14 juni 2012

uitschrijvenstudieplaning afstuderen

Onderwijs-

……...

……...

Financiën

Externerelaties

managementinformatie

Facilities

informatie

werving

registratie

toelating

Ontwikkelingcurricula

//

Onderwijs-evaluatie

in scopegerelateerd

logistiek

studieadvisering

VU University Amsterdam5 SISlink 14 juni 2012

Doelstellingen• Harmonisatie van processen• Selfservices studenten en

docenten

Aanpak• Van en voor faculteiten en Dienst

Studentzaken (DSZ), samen metUniversitair Centrum IT (UC-IT)

• Betrokkenheid op alle niveaus

Projectteam• Projectmanagement• Implementatiepartner

IMPLEMENTATIE SAP/SLMIMPLEMENTATIE SAP/SLM


IT-LANDSCAPE: INTEGRATIE EN INNOVATIEIT-LANDSCAPE: INTEGRATIE EN INNOVATIE

Programma Nieuw SIS• Harmonisatie processen• Implementatie SAP/SLM• Dataconversie• Interface UvA / ACTAGerelateerde projecten• Identity Management• Broker (Enterprise Service Bus)• Portaal: VUnet voor studentenProject Management Informatie VU (MIVU)• Implementatie data warehouse• Management en operationele rapportages

6

VUnet portal

PCC

Selligent

ACTA / UvA

VUmc

Studielink

BlackBoard

Tridion

Syllabus+

MIVU

Fico HR SLcM PISAP

IdentityManagement

webMethods

BasicData base

Integration



PLANNING IMPLEMENTATIE SAP/SLMPLANNING IMPLEMENTATIE SAP/SLM


2008 2009 2010 2011

Initiatie + Software selectie

Besluitvorming

Live

Kernfunctionaliteit

Stabilisatie en Optimalisatie

2012

Uitbreiding en verankering

Decharge


STAND VAN ZAKEN ÉÉN JAAR LIVE : BEVINDINGENSTAND VAN ZAKEN ÉÉN JAAR LIVE : BEVINDINGEN

• Jaar van stabilisatie en optimalisatie SAP/SLM• Optimalisatie en uitbreiding self services studenten• Gebruikersorganisatie: rol bewezen• Uniformering: een eind op weg• Versterking samenwerking VUMC• Integratie van SAP en .Net self services• Verbeterde business logica



GEBRUIKERS-BEHEERORGANISATIEGEBRUIKERS-BEHEERORGANISATIE


GebruikersEigenaarIT

Richten

Inrichten

Verrichten(gebruiken)

EigenarenoverlegDirecteur

Dienst(eigenaar)

DirecteurDienst/fac(gebruiker)


Hoofd OC(adviseur)

Functioneeloverleg

Hoofd OC

Hoofd OBfac

Hoofd OBfac

Functioneelbeheer

Functioneeloverleg

Functioneelbeheer

Key usersfac

Key usersfac

Key usersfac

DirecteurUC-IT

Hoofd EC

TechnischBeheer

GebruikersEigenaarIT

Richten

Inrichten

Verrichten(gebruiken)

EigenarenoverlegDirecteur

DSZ(eigenaar)



Hoofd OC(adviseur)

Functioneeloverleg

Hoofd OC

Hoofd OBfac

Hoofd OBfac

Functioneelbeheer

Gebruikersoverleg

Key usersfac

Key usersfac

DirecteurUC-IT

Hoofd EC

TechnischBeheer

Functioneelbeheer

Hoofd OC


WAT BETEKENT DIT VOOR GOVERNANCE EN BEHEERWAT BETEKENT DIT VOOR GOVERNANCE EN BEHEER

• Gebruiker en bedrijfsproces centraal• Complexiteit verschuift naar integratielaag• Businesslogica in bronsysteem en rapportagelogica in representatielaag• Gemeenschappelijk gebruik voorzieningen• Taken en verantwoordelijkheden veranderen

in gebruiksorganisatie enbinnen beheerorganisatie

= SAMENWERKEN !

10

VUnet portal

PCC

Selligent

ACTA / UvA

VUmc

Studielink

BlackBoard

Tridion

Syllabus+

MIVU

Fico HR SLcM PISAP

IdentityManagement

webMethods

BasicData base

Integration



VAN AUTOMATISEREN NAAR INFORMATISERENVAN AUTOMATISEREN NAAR INFORMATISEREN


Servers en netwerkServers en netwerk

SAPHRM

SAPHRM

BlackBoard

BlackBoard SelligentSelligent SyllabusSyllabus SAP

FicoSAPFicoISISISIS SAP

SLcMSAP

SLcMBiblio-theek

PORTAAL

PORTAAL

Enterprise Service Bus (broker)

Proces: “inschrijven en studeren”


SAP GEBRUIKERSORGANISATIE EN AGENDASAP GEBRUIKERSORGANISATIE EN AGENDA


EigenarengroepSAP

Financiën

Onderwijs

Huisvesting

Facility Mgt

Tijdschrijven

E-Finance

E-HRM

Webwinkel

Uitbreidingsfunc

ProjectadmOptimalisatie Catering

MIVU

Gebruikersoverleggen

Projecten met relatie SAPProjecten in voorbereiding met relatieSAP

Roostering

HRM

Inkoop

Docentenportaal


SAP PORTEFEUILLE ONTWIKKELINGENSAP PORTEFEUILLE ONTWIKKELINGEN

13

FCOCustomer Services

Project Systems

InvestmentMgt

FP&CFinance FI

Control CO

Consolidatie

Cash Mgt

Basisadmin.

Personeel &Prognose(non- SAP)

HRMPersoneels-administratie

Time Mgt

Organ.Mgt

CATS

Payroll

DSZSLM

Organ.Mgt

FP&C

SRM Webwinkel

SAP portefeuille 2012

Projecten 2012-2014

Digitaal Loket Webwinkel

Beheer en ontwikkeling volgens jaarkalender



(NABIJE) TOEKOMST VU(NABIJE) TOEKOMST VU


• Realisatie baten programmaNieuw SIS

• Instellingsplan: nieuweontwikkelingen onderwijs enonderwijsondersteuning

• Governance: nieuwesamenwerkingsverbanden


REALISATIE BATEN PROGRAMMA NIEUW SISREALISATIE BATEN PROGRAMMA NIEUW SIS


Optimalisatie• Eerste fase januari 2012• Tweede fase september 2012

Uitbreidingsfunctionaliteit Nieuw SIS• Selfservices cijferregistratie

Realisatie vernieuwingen• Digitaal studentendossier• Onderwijslogistiek

Verdergaande standaardisatie enharmonisatie


UITVOERINGSTOETS ALS INSTRUMENTUITVOERINGSTOETS ALS INSTRUMENT


Instellingsplan en wettelijkeregelingen

Introductie uitvoeringstoets:• Toetsing van mate van

uitvoerbaarheid voorgesteldemaatregelen

• Toetsing op gevolgen voororganisatie, proces en systeem

• Eerste resultaten zeer positief:gevolgen betrekken bijbesluitvorming


TOEKOMST VU : GOVERNANCE EN SAMENWERKINGTOEKOMST VU : GOVERNANCE EN SAMENWERKING


Samenwerkingsverbanden:• Intern: fusies faculteiten• Extern: collega-instellingen

Breder perspectief:• Student mobiliteit• Docent mobiliteit• Gezamenlijke services

Governance:• Inrichting (gezamenlijk) onderwijs

en procesharmonisatie• Samenwerking in de

dienstverlening

VRAGENVRAGEN

SISLink12 - Vrije Universiteit: overtreffende trap van dynamiek - José van Schie, Richard Oerlemans...

Education

Transcript of SISLink12 - Vrije Universiteit: overtreffende trap van dynamiek - José van Schie, Richard Oerlemans...