Transitie in het kwadraat: nieuwe selfservices, nieuwe werkwijzen in een veranderende organisatie -...

TRANSITIE IN HET KWARDRAAT

VRIJE UNIVERSITEIT AMSTERDAM

HOLINK – 19 JUNI 2014

CONTEXT TRANSITIE

2 Ondersteunen Studeren en Doceren

Onderwijsagenda:• Bijdrage aan studiesucces

• Vernieuwing van Bachelor en Master onderwijs

• Verbetering kwaliteitszorg

• Stijging op ranking NSE

• Prestatieafspraken

Beoogde veranderingen en bezuiningen:• Professionalisering studentgerichte ondersteuning

• Reorganisatie Studentgerichte Ondersteuning

REALISATIE


Maatregelen om dit te realiseren:

• Nieuw dienstverleningsmodel- Van decentraal naar centraal

- Van fysiek naar digitaal

• Programma Ondersteunen studeren en docenten (OSD)

• .....

PROGRAMMA OPZET


Administratieve

processen

Studie

ondersteuning en

informatie

ICT & Onderwijs

(ICTO)

Studie

voorzieningen

Kwaliteitszorg

Transitiemanagement

Student & Docent Centraal

Optimalisatie:

studievolg

Digitaal resultaat

registratie

Studeren met een

functiebeperking

Matching &

Studievoortgang

Pro

jectu

itvoerin

g

Digitaal

informatieloket

studenten

Digitaal

Studentdossier

Nieuwe DLO IVO+Digitaal evalueren

Digitale

ondersteuning

kwaliteitszorg

Bewaken / borgen samenhang en programmadoel

Ondersteuning

(financiële)

regelingen

Optimalisatie

aanmelden en

toelaten

Datakwaliteit

Weblectures

Programmamanagement

PROGRAMMADOELEN OSD


1. Studenten- en medewerkers tevredenheid verhogeninformatie up to date, altijd vindbaar en beschikbaar

2. Kwaliteit van onderwijs verhogenminder tijd van docenten nodig voor secundaire processen, vollediger

informatie voortgang en hulp voor studenten

3. Verhogen efficiency bedrijfsvoeringzelf regelen makkelijker maken

4. Verhogen studierendementinzicht en transparantie studiesituatie en -voortgang

GEBRUIKER CENTRAAL


GEBRUIKER CENTRAAL - AANPAK


Studievertraging Afspraak studie-

adviseur maken

Gesprek

voorbereidenAfspraken

vastleggen

Charlotte

constateert dit

achteraf obv

resultaten-

overzicht

Charlotte belt

tijdens spreekuur

om afspraak te

maken

Inge raadpleegt

SIS en papieren

dossier om

gesprek voor te

bereiden

Afspraken

worden gemaakt

en door Charlotte

en Inge apart

vastgelegd

Charlotte

ontvangt

notificatie over

dreigende

studievertraging

plus link om

digitaal afspraak

te maken

Charlotte maakt

digitaal een

afspraak

Inge raadpleegt

digitaal

studenten-

dossier

Afspraken

worden door Inge

in digitaal

studentendossier

vastgelegd;

Charlotte kan

deze inzien

IMPACT OP SYSTEEM – PROCES - ORGANISATIE

- mogelijkheden SIS uitbouwen

- nieuwe producten

- nieuwe systemen


SYSTEEM

ORGANISATIE

PROCES

- nieuwe werkwijzen

- nieuwe gebruikers

- uniformering processen

- transitie gedrag en cultuur

PROCES & ORGANISATIE

Hoe komen we tot nieuwe, gestandaardiseerde processen die aansluiten

bij de doelgroep? Investeren in:

- Samenwerking en betrokkenheid > aanpak

- Instemming en draagvlak > traject besluitvorming en ronde faculteiten

Randvoorwaarden mbt transitie:

- Alle niveaus betrokken: verrichten – inrichten – richten

- Afspraken mandatering


SAMENWERKING EN BETROKKENHEID : INTEGRALE AANPAK


ONTWERPFASE REALISATIEFASEIMPLEMENTATIE

& NAZORG

- Ambassadeurs

- Extra inzet op

nazorg door IT en

business

- Samenstelling

projectteams

- Workshops met

gebruikers

- Realisatie door IT

- Acceptatie testen door

gebruikers

- Pilots met faculteiten /

diensten

UNIFORMERINGSTRAJECT

Doelstellingen:

- Niet uniformeren om te uniformeren

- Transparantie voor studenten, docenten, medewerkers

- Digitaliseren van processen mogelijk maken

Focus:

- Gericht op nieuwe product en werkwijze

- Onder handen nemen van huidige processen tbv digitale dienstverlening

Aanpak:

- Uniformeringsteams


INSTEMMING EN DRAAGVLAK : STAKEHOLDERS


BESLUIT-

VORMING:

STUURGROEP

Besluitvormingstraject instellingsbreed- Product- en procesinrichting

- Uniformeringsvoorstellen

Ronde faculteiten- Frequent overleg met stakeholders

- Verantwoordelijken in lijn voor implementatie nieuwe producten en

werkwijzen

ADVIES:

HOOFDEN

ONDERWIJS-

BUREAUS

INSTEMMING:

DIRECTEUREN /

PORTEFEUILLE

-HOUDERS

TAAKGROEPEN

FACULTEITEN

EN DIENST

COMMUNICATIETRAJECT


ONTWERPFASE REALISATIEFASE IMPLEMENTATIE

COMMUNICATIETRAJECT

- Informeren – enthousiasmeren – stimuleren

- Doelgroepgericht

- Programmaniveau: kaders nieuwe ontwikkelingen aangeven

- Productniveau: voor – tijdens – na implementatie

- Communicatiescrum: samenwerking met stakeholders en

doelgroepen

AANDACHTSPUNTEN ORGANISATIE

Nieuwe aanpak IT realisatie

- Van waterval naar semi-scrum

Aansluiting Communicatie en Marketing

- Continue afstemming

Afstemming andere programma`s

- Procesmatig

- Communicatie


Transitie in het kwadraat: nieuwe selfservices, nieuwe werkwijzen in een veranderende organisatie -...

Education

Transcript of Transitie in het kwadraat: nieuwe selfservices, nieuwe werkwijzen in een veranderende organisatie -...