Het moeras van de conversie

Liesbeth Langenhuysen

Projectmanager Epic implementatie

Converteren en koppelen met Epic

Bestaande systemen

Bestaande systemen Bestaande systemen

Epic

Epic

Lichtfoto’s, Röntgenfoto's, MRI, Echo, PDF, scans worden alleen

getoond in de viewer

Resultaten in tekst en getal, codes, afkortingen, tekstblokken Ca. 100.000.000 records

3 Regels

16 Groepen

75+ Objecten

1. Maximale historie bewaren 2. Kwaliteit gegevens zinvol 3. Kosten / baten verhouding

1. Patiënt en allergieën 2. Afspraak 3. Opname Overplaatsing Ontslag 4. OK / IC / SEH 5. Labresultaat en verslag 6. Medicatie 7. Beelden 8. DBC, Zorgactiviteiten 9. Transcripties 10. Klinische Notities 11. Afdeling Dossiers 12. Eigen Lijsten 13. Overdracht 14. Formulieren 15. Tekeningen 16. Dossierbeheer

NB: Facturen out of scope

Conversie • Planning

• Conversie is het meest verrassende onderdeel, hoge volumes aan data, verschillende hardware, applicaties, databases, licenties, structuren, eigenbouw, onwillige leveranciers

• Heeft last van scope wijzigingen indien applicaties toch uitgefaseerd worden • Is qua planning hoog afhankelijk van andere teams • Conversie duurt lang, veel langer dan je ooit dacht of had gepland

• Conversie gaat door na Go Live

• Storage voor conversie

• Zorg voor snelle hardware en ruim voldoende TB, dit gaat je redden indien extracties en mappings overnieuw uitgevoerd moeten worden.

• Zorg voor een tussenplatform vanwaar uit de conversie bestanden voor Epic

gemaakt worden.

Conversie • Omgeving management

• Zorg voor extra CNV (minimaal 4) en een eigen 1 REL omgeving (refresh van PRD)

• Uitgekiende CNV strategie ontwikkelen: welke omgeving is wanneer en

waarvoor beschikbaar • Data Courier werkwijze goed doorzien:

de migratie van POC – TST – PRD en CNV levert problemen

Een test levert dan 0 fouten op in POC, echter 10.000 in SUP

• Conversie criteria

• Oude codestelsels (afdeling, dokter, personeelsnummer, labcode, …) vroegtijdig identificeren en bepalen wie de mapping tabellen oplevert.

• Documenteer conversie beslissingen t.b.v. audit en jaarrekening

Conversie • Algemene aanpak en risico’s

• Bij de aanloop naar Go Live neemt het aantal iteraties snel toe en daarmee de kans op fouten

• Converteer backwards: actuele zaken eerst, oudere zaken daarna.

• Definieer Buckets per gegevenstype, bepaal of je ze voor of na Go Live gaat laden

• Belangrijke conversie mijlpalen:

• PRD beschikbaar, Masterfiles geladen (let op: vaak is dit niet de finale versie) • Patiënten en allergieën geladen in PRD • Early Go Live: actuele labresultaten iteratief gaan laden, let op het iteratief

bijladen van patiënt mutaties of via Micro ADT • Soft Go Live: reeds geplande afspraken na Go Live met de hand converteren;

Micro ADT koppeling is dan nodig.

• DBC/Zorgactiviteiten conversie gereed (is kritisch voor Go Live)

Epic en conversie

• Conversie en koppelingen in een team • Epic kijkt naar de toekomst, niet naar het verleden • Meer ervaring met papier naar digitaal • Conversie niet geïntegreerd in WBW planning van applicatie teams

• Conversie niet geïntegreerd in planning Integrated areas • 8 iteraties DBC en zorgactiviteiten

• Conversie noodzakelijk kwaad, niet kijkend vanuit patiënt of arts • Voorbeelden: Patiënten Radboudumc maakten al gebruik van patiëntenportaal

• Brieven • Afspraken in verleden

• Geconverteerde data staan onder een ander tabblad in dossier

Conversie en testen

• Detailtestplan conversie • Per entiteit vastgesteld

• Tellingen • Uitvallijsten

• Steekproeven • Checklist

• Conversie is ICT, dus valideren met beroepsgroep • Van plan naar uitvoering • Van uitvoering naar vastlegging

Een volgende keer

• Mooiste project ooit