Selectielijst · 2.4 Onderwijs – Toetsing en beoordeling 31 2.5 Onderzoek 38 3....

werlprocessen van Nderopenbaar gezagtaken

Goed bestuur in Sele neerslagSelectielijst

voor de administratieve neerslag van de openbaar gezagtaken en niet-publiekrechtelijke werkprocessen van Nederlandse hogescholen

2

I. Inleiding 3

II. De processen 12

1.Hetbesturenvandehogeschool 12

2.Beleidsontwikkelingenuitvoeringvanonderwijsenonderzoek 18

2.1Beleidsontwikkelingonderwijsenonderzoek 18

2.2Onderwijs–Onderwijsontwikkeling 21

2.3Onderwijs–Onderwijsuitvoer 29

2.4Onderwijs–Toetsingenbeoordeling 31

2.5Onderzoek 38

3.Beleidsontwikkelingenuitvoeringvandebedrijfsvoering 42

3.1Beleid 42

3.2Studentenadministratie 45

3.3Personeel 50

3.4Organisatie 55

3.5Financiën 59

3.6Communicatie 64

3.7Huisvesting 65

III. Toelichting en verantwoording 69

1.Beoogdedoeleindenengebruikers 69

2.Gebruikvandetermen‘archief’en‘processen 69

3.Permanentebewaring 70

4.Bewaartermijnenendossiervormingvooronderwijsentoetsing 7 1

4.1Bewaartermijnententamensenafstudeerwerken 71

4.2Dossiervormingtentamens 73

4.3Examensengetuigschriften 74

4.4Langerebewaringvanafstudeerwerkstukken 75

5.Overigetoelichtingbijspecifiekeprocessenenarchiefbescheiden 75

5.1Onderzoek 75

5.2Huisvesting 76

5.3Overleggen 76

5.4Kwaliteitszorg 76

5.5Internestages 77

5.6Digitalefinanciëlebescheiden 77

6.Gebruikteafkortingen 78

Inhoudsopgave

3

1. De Selectielijst hogescholen

EenselectielijstwordtbijdeNederlandseoverheidopbasisvandeArchiefwet1995ingezet

omtebepalenhoelangeenoverheidsorgaanzijnarchiefbescheidenmoetbewaren.Een

bewaarstrategieverzekertorganisatiesvanhunmogelijkheidomaanspraaktedoenop

rechten,ofomrecht-enbewijszoekendeburgersteondersteunen.Daarnaastgeefteen

selectielijstinzichtindearchiefbescheidendieeenorganisatievanuithaarmaatschappelijke

functiewilbewarenomtoekomstighistorischonderzoeknaarhaarhandelenmogelijkte

maken.Eenselectielijstisdaaromnietalleentoepasbaarvooroverheidsorganisaties:ook

semioverheidendeprivatesectorhebbenbaatbijoverzichten,waarinstaathoelangzijhun

bedrijfsinformatiemoetenofwillenbewaren.

Voororganisatiesmetdezelfdetaakstellingenfunctieskaneengemeenschappelijkeselectie-

lijstwordenontwikkeld.InhetoogspringendevoorbeeldenhiervanzijndeSelectielijstvoor

gemeentelijkeenintergemeentelijkeorganen,enhetBasisselectiedocumentwetenschappelijk

onderwijs.VoorhogescholendiebijdeHBO-raadzijnaangeslotenisdeSelectielijsthoge-

scholenopgesteld.DeSelectielijsthogescholenbevateenopsommingentoelichtingvande

belangrijksteprocessenvaneenhogeschool.Bijdezeprocessenzijndevoornaamste

archiefbescheidengeïnventariseerdenvoorzienvaneenonderbouwdebewaartermijn,voor

overnamedoordedeelnemendehogescholen.Alseendeelnemendehogeschoolervoor

kiestomspecifieketermijnennietovertenemen,danzaleenonderbouwingnodigzijnin

hetkadervantransparantieoverhetinformatie-enarchiefbeheer.Deselectielijstbevat

tevenseennaderetoelichtingenverantwoordingoverdesamenstellingvandebelangrijkste

primaireprocessenenhunbewaartermijnen.Daarnaastgeeftdeselectielijstaandachtspunten

voorhetbeheervanarchiefbescheidendievoortkomenuitdekerntaakvanhogescholen:

hetopleidenvanstudententotprofessionalsenhetverstrekkenvangradenopbasisvanhet

metgoedgevolgafnemenvandeopleidingen.

2. Toepassingsgebied

DeSelectielijsthogescholenisvastgestelddoorenvantoepassingopdevolgendehogescholen:

AmsterdamseHogeschoolvoordeKunsten,ArtEZ,AvansHogeschool,ChristelijkeAgrarische

Hogeschool,ChristelijkeHogeschoolEde,ChristelijkeHogeschoolWindesheim,Codarts

HogeschoolvoordeKunsten,deHaagseHogeschool,DesignAcademyEindhoven,Driestar

Hogeschool,FontysHogescholen,deGereformeerdeHogeschool,deGerritRietveldAcademie,

HanzehogeschoolGroningen,HASDenBosch,HogeschoolderKunstenDenHaag(inclusief

hetKoninklijkConservatorium),HogeschoolInholland,HogeschoolIPABOAmsterdam

Alkmaar,HogeschoolLeiden,HogeschoolRotterdam,HogeschoolUtrecht,Hogeschoolvan

I. Inleiding

4

Amsterdam,HogeschoolvanArnhemenNijmegen,HogeschoolVanHallLarenstein,Hoge-

schoolvoordeKunstenUtrecht,HogeschoolZuyd,HotelschoolDenHaag,HZUniversityof

AppliedSciences,IselingeHogeschool,KatholiekePaboZwolle,NHLHogeschool,NHTVin-

ternationaalhogeronderwijsBreda,deMarnixAcademie(P.C.HogeschoolLerarenopleiding

Basisonderwijs),PedagogischeHogeschoolDeKempel,Saxion(inclusiefHogeschoolEdith

Stein),StendenHogeschool,Stoas

Hogeschool.

3. Aanpak en verantwoording

DeSelectielijsthogescholenisontwikkelddooreenwerkgroepondervoorzitterschapvande

HBO-raad,metdeelnamevandehogescholenSaxion,Windesheim,deGerritRietveldAcademie

endeHogeschoolvanArnhemenNijmegen.Dedeelnemersbinnendewerkgroepbeschikten

overexpertiseopjuridischofarchivistischvlak,ofvertegenwoordigdendeprofessionele

documentaireinformatieverzorgingbijdedeelnemendehogescholen.Hetprojectsecretariaat

werdgevoerddooradviesbureauVHIC.VertegenwoordigersvanhetNationaalArchiefende

Erfgoedinspectievervuldeneenklankbordfunctie.Voordeontwikkelingvandezeselectie-

lijstisdeselectielijstvanSaxion(vastgesteldop16augustusen13december2011)als

vertrekpuntgenomen.Dezeselectielijstbevattenaastdetoenmaligonderkendeopenbaar

gezagtaken,ookdeanderewettelijkeenoverigetakendieSaxionalsorganisatieuitvoert.

Eenherstructureringenuitbreidingvanprocessenindezelijstisuitgevoerdaandehand

vanliteratuuronderzoeknaardefunctiesentakenvanhogescholen,onderandereinbronnen

vandeHBO-raad.Ditliteratuuronderzoekisaangevuldmeteeninventarisatievantaken,

archiefbescheidenenbewaarvoorschriftenindeWetophethogeronderwijsenweten-

schappelijkonderzoek(WHW)enandererelevantewetgeving,waaronderdeWetophet

onderwijstoezicht.HetwetsvoorstelVersterkingkwaliteitswaarborgenhogeronderwijsis

onderzocht,maaropdemeestepuntennietverwerktvanwegedereactiesdieditvoorstel

totophedenheeftopgeroepen,dieleiddentotuitstelvanhetwetsvoorstel.Welverwerkt

zijndevoornemensdiedeministervanOCWheeftgeuitvoorbestuurlijkeafsprakenmet

hogescholen,naaraanleidingvanhetuitstel,inhaarKamerbriefvan5februari2013(OCW-

referentienummer482604).Bijdetermijnstellingvanondermeerexamensenafstudeer-

werkenindezeselectielijstisrekeninggehoudenmetdezebestuurlijkeafspraken.Voordat

tottoevoegingvanprocessenvananderehogescholen(zieonder)isovergegaan,iseen

redactieuitgevoerdopdeprocessendieindeselectielijstvanSaxionzijnbeschreven.

Hierbijisondermeernaderonderzoekuitgevoerdopdegrondslagen,zijnopmerkingen

geplaatstentermijnenwaarnodigaangepast.

Hetbronnenonderzoekisaangevuldmetdebestuderingvanselectielijstenvanoverheids-

ketenpartnersvanhogescholenenanderebeschikbarebronnenindeHandelingenbankvan

hetagentschapDoc-DirektvanhetMinisterievanBinnenlandseZaken.Tevenszijnrecente

voorschriftenenonderzoekenvandeNederlands-VlaamseAccreditatieorganisatie(NVAO)

5

endeInspectievanhetOnderwijsbestudeerd,waaronderdeBeoordelingskadersvoorhet

accreditatiestelselvandeNVAO(november2011)enhetrapportvandeInspectievanhet

Onderwijsoveralternatieveafstudeertrajecteninhethogeronderwijs(maart2012).

DebevindingenuitdeselectielijstvanSaxionvoordeopenbaargezagtakenzijnaangevuld

metuitsprakenvandeRaadvanStatemetbetrekkingtotdeopenbaargezagtakenvan

hogescholen,waarineenaanscherpingvandezetakenwordtgegeven.Dezeuitsprakenzijn

ondermeertevindenindezaken200502560/1(uitspraak21december2005)en

200507749/1(uitspraak19juli2006)vandeRaadvanState.Indeprocessenendetoelichting

wordtnaderingegaanopdeconsequentiesvandezeuitspraken.

Bijdeinventarisatievanprocessen,bewaartermijnen,grondslagenenarchiefbescheidenis

eenaanvullingopdeprocessenindeSaxionselectielijstgevondenindebeschikbaargestelde

bewaartermijnenlijstenenarchiveringsvoorschriftenvandeHogeschoolvanArnhemen

Nijmegen,ChristelijkeHogeschoolWindesheim,CodartsHogeschoolvoordeKunsten,

ChristelijkeHogeschoolEde,HogeschoolInholland,IselingeHogeschool,Hogeschoolvan

Amsterdam,FontysHogescholen,HogeschoolUtrecht,HogeschoolvoordeKunstenUtrecht,

DriestarHogeschoolenHASDenBosch.Tenslottezijnbevindingenopgedaanuitdiscussies

oponlineforavoorhogescholen.

Deonderzoeksresultatenzijnverwerkteneenaantalkeerbecommentarieerddoordeleden

vandewerkgroep.Aansluitendhieropiseenreviewuitgevoerddoordr.Geert-Janvan

Bussel,bijzonderlectorDigitalArchiving&CompliancevandeHogeschoolvanAmsterdam.

Deresultatenuitdezereviewenhieropaanvullendonderzoekzijnverwerkt.Uitdebrede

selectielijstvooralletakenvanhogescholenisvervolgenseenextractiegemaaktineen

afzonderlijkeselectielijstvoordeopenbaargezagtaken.Hierbijzijndetoelichtingenbehouden,

dievoordeopenbaargezagtakenvantoepassingzijn.Dezeselectielijstisnamensdedeel-

nemendehogescholenvoorgelegdaanhetNationaalArchiefvoorvaststelling,voorzienvan

dereviewvandeheerVanBusselalsexternedeskundige.

4. Korte geschiedenis en taken van hogescholen

EenNederlandsehogeschoolisindehuidigedefinitieeenonderwijsinstellingvoorniet-

universitairhogeronderwijs,ofwelhogerberoepsonderwijs(hbo).Ditonderwijsstrektzich

uitoverdegebiedeneconomie,gedragenmaatschappij,gezondheidszorg,kunst,landbouw,

techniekenlerarenopleidingen.Inhetverledenbestondeenoverlapindeaanduidingen

voormiddelbarescholen,hogescholenenuniversiteiten:deUniversiteitLeidenwerdtotin

denegentiendeeeuwbijvoorbeelddeHogeschoolteLeidengenoemd.Tothalverwegedejaren

tachtigvandetwintigsteeeuwwasdehogeschoolalstermooknietingebruikzoalswijdeze

nukennen.Hogescholenwarentotdietijdinstellingenvooronderwijsopacademischniveau,

zonderhetbredepaletvanopleidingenvandegrotereuniversiteiten.Dezehogescholenwaren

institutenmeteenduidelijkafgebakendspecialisme.

6

DeeerstewettelijkebasisvoorwatwijnukennenalshogescholenvolgtuitdeWetophet

nijverheidsonderwijsvan1919,waarmeedeNederlandseoverheidzichgingtoeleggenophet

regulerenenondersteunenvan(toennog)middelbaarvervolgonderwijs.Dezewetkende

eenonderverdelinginlagerenmiddelbaarnijverheidsonderwijs.MetdeWetophetvoortgezet

onderwijsvan1963werddezeonderverdelingverbreednaardriecategorieënenishethoger

beroepsonderwijsontstaan.

Halverwegedejarentachtigwerdhethboafgescheidenvanhetvoortgezetonderwijsen

geformaliseerdindeWetophethbo(WHBO)van1986.DeWHBOzorgdevooreenaanzienlijke

verminderingvanoverheidsbemoeieniseneensterkerevrijheidvoordehogescholenvoor

deinvullingvanhuncurricula.Dezeemancipatoirebewegingvoorhogescholenwerdin1993

nogverderversterktdoordeWetophethogeronderwijsenwetenschappelijkonderzoek

(WHW),waarinhetwettelijkstelselmetbetrekkingtotuniversiteitenenhogescholenwerd

verenigd.

DenotaHogeronderwijs:autonomieenkwaliteit(HOAK)van1985gafdaarnaastdevoorzet

voordevervangingvanhetsysteemvandirecteoverheidsbemoeienisdooreensysteemvan

onderwijsvisitaties,waarmeedekwaliteitsborgingvanhogescholenwerdgecontroleerd.De

inperkingvandedirecteoverheidsbemoeienisleiddeooktoteenafnamevandevoormalige

rijkshogescholeneneenovergangnaareensysteemvanprivatehogescholen.Ditsysteem

gingin2003overinhethuidigeaccreditatiestelselmettoetsingdoordeNVAO.Hettoezicht

opdehogescholenisvoortdurendondergebrachtbijdeInspectievanhetOnderwijs,vastgelegd

indeWetophetonderwijstoezicht.Tegelijkertijd,voornamelijkindetweedehelftvandejaren

tachtigendejarennegentig,ondergingendeinstellingenbinnenhethboeensterkefusie-

golf,inganggezetdoortoenmaligonderwijsministerDeetman.Bijdezefusieszijndearchieven

veelalsamengevoegdofnaastelkaarbinnendenieuwgevormdefusie-instellingenbeheerd.

Gedurendedehierbovenbeschreventijdsspanneisdeomvangenmaatschappelijkerolvan

hogescholensterkvergroot.Kendehethboin1975nogongeveer187duizendstudenten,in

2005warenditerongeveer360duizendenin2011kwamhetCBSuitopongeveer417duizend

studenten.

Dehuidigetaken,bevoegdhedenenverantwoordelijkhedenvanhogescholenzijnbeschreven

indeWHW,dievoorschriftengeeftvoorhetpersoneelsbeheer(hoofdstuk4),inschrijvingen

verzorgingvanhetonderwijs(hoofdstuk6en7),toezichtenaccreditatie(hoofdstuk5),

samenwerking(hoofdstuk8)endeinrichtingvanbestuurenmedezeggenschap(hoofdstuk

10).Debevoegdheidvanhogeschoolbesturenvoorhetverlenenvangradenopbasisvanart.

7.10aWHW,isvandezetakendebelangrijksteopenbaargezagtaak.Dezeverleninggeeft

studentenhetrechtomdetitelsbachelorofmastertevoeren.Hetverzorgenvankwalitatief

hoogwaardigonderwijsdatopleidttoteenniveauvanvakbekwaamheidvan

studentendieblijktuitdegraadverstrekking,kangezienwordenalsdebelangrijkstefunctie

vanhogescholen.

7

Vanafdevroegejarentachtiggingenhogescholennaasthetonderwijs,inbeperktemate

toepassingsgerichtonderzoekverrichten.Dittoepassingsgerichtonderzoekstaatsinds2001

veelalondercoördinatievanlectoren,diebijdehogescholenzijnaangesteld.Hetonderzoek

vandedoorlectorengeleiddelectoratenwordtuitgevoerdinwisselwerkingmetdeberoeps-

praktijk,hetberoepsonderwijsenkennisinstituten.Ditonderzoekkangezienwordenalsde

belangrijkstetaakvanhogescholen,naasthetindeWHWverankerdeonderwijs.

5. Structuur en beschrijving van de processen

DeprocessenindeSelectielijsthogescholenzijnondergebrachtineenhoofdstructuur,

waarbijophoofdlijnenwordenonderscheiden:

• hetbesturenvandehogeschool;

• beleidsontwikkelingenuitvoeringvanonderwijsenonderzoek;

• beleidsontwikkelingenuitvoeringvandebedrijfsvoering.

Dezestructuurisvastgesteldopbasisvanonderzoeknaaronderanderedehoofdtakenvan

hogescholenendeprocesmodellenvaneenaantalindividuelehogescholen.DeSelectielijst

hogescholenmoetidealitertoepasbaarzijnbinnendebestaandemodellenvanallebekostigde

hogescholen.Percategoriegeeftdeselectielijsteenkorteinleidingopdeinhoudendevolgorde

vandeprocessen.

Hogescholenkunnensterkverschilleningrootteenorganisatiestructuur.Daaromkanhet

zijndatnietalleprocessendieindezeselectielijstzijnopgenomenopdetailniveauherkenbaar

zullenzijnvoorelkehogeschooldiedeselectielijstgebruikt.Omdatdeselectielijsttoepasbaar

moetzijnvoorallebekostigdehogescholen,wordtgeenonderscheidgemaakttussengrote

enkleinschaligehogescholen.

5.1 De beschrijvingseenheden

Bijdebeschrijvingvandeprocessenindeselectielijstwordteenstandaardverzamelingvan

beschrijvingseenhedengebruikt:

• Nummer:Eenvolgnummervoorhetproces.

• Kernomschrijving:Eenbondigenaamgevingvoorhetproces,tegebruikenalsciteertitel.

• Proces:Eeninhoudelijkebeschrijvingenafbakeningvanhetproces.

• Actor:Deactordiehoofdverantwoordelijkisvoordeuitvoeringvanhetproces.Omdat

eenprocesgerichtebenaderingwordtnagestreefd,komthetvoordateenprocesmeerdere

actorenbeslaat.Indergelijkegevallenwordtdeactorweergegevendieindepraktijkals

hoofdverantwoordelijkekanwordengezien,onderdebestuurlijkeverantwoordelijkheidvan

hethogeschoolbestuur.

Denaamgevingvandeactorenzalperhogeschoolverschillen.Degenoemdeactorenbij

deprocessenkunnendaaromanderszijndanindepraktijkbijeenspecifiekehogeschool

gebruikelijkis.Ookzullenactorennietbijallehogescholenvoorkomen:kleinschaligerhoge-

scholenhebbeninderegelgeendirecteurenvanopleidingsinstituten(ofacademies),

waardoordebetreffendeprocessendooropleidingscoördinatorenofhetbestuurwordenuit-

8

gevoerd.Deselectielijstdoetgeenuitspraakoverdetoewijzingvanverantwoordelijkheden

binnenhogescholen.Deactorenmoetendaaromgezienwordenalsgrootstegemenedeler

voorhetgeheelvandeNederlandsehogescholen.

• Grondslag:Degrondslagopbasiswaarvanhetproceswordtuitgevoerd,tevindenin

wetgevingofinternebeleidsregels,ofsectoralekwaliteitsstandaarden.

• Archiefbescheiden:Dearchiefbescheiden(beschrevennaarfunctie,ongeachtdevorm)

diebijdeuitvoervanhetprocesdooreenhogeschoolwordenontvangenofopgemaakt.

Dezearchiefbescheidenzullennaardeaardenpraktijkvandehogescholenverschillen.

Evenalsbijdeactorenzoudendearchiefbescheidenhiergezienmoetenwordenalsgrootste

gemenedelervoorallehogescholen.Bijhetproceswordenwaarschijnlijkookandere

soortenarchiefbescheidengemaakt,dieinandereselectielijstenwordenaangeduidals

‘correspondentie’of‘overig’.Ditwordtindezeselectielijstvermeden.

• Waardering:Deuitdrukkingvandebewaartermijnvoordearchiefbescheidenbinnenhet

proces.Met‘B’wordthierpermanentbewarenbedoeld,zieparagraaf5.3voordecriteria.

Met‘V’wordtoptermijnvernietigenbedoeld,meteentoegevoegdebewaartermijn.

• Anderewaardering:Dezebeschrijvingseenheidwordtalleengegevenalsenkelearchief-

bescheidenbinnenhetproceseenwaarderinghebbendieafwijktvandeanderearchief-

bescheiden.Deafwijkendewaarderingwordtbijdezearchiefbescheidenaangegeven.

Dearchiefbescheidenmeteenafwijkendebewaartermijnwordenookopgenomenbijde

beschrijvingseenheid“Archiefbescheiden”,omdaareenvolledigbeeldtegevenvande

bescheidendierelevantzijnvoorhetproces.

• Soortwaardering:Dezeselectielijstbevatveelprocessendienietonderopenbaargezag-

takenvallen,endaarmeenietonderdewerkingssfeervandeArchiefwet1995.Eris

daaromvaakgeensprakevanabsolutebewaartermijnen.Desoortgeefteenaanduiding

ofdetermijnabsoluut(nietlanger,nietkorter),minimaal(nietkorter)ofindicatief(advies

termijn)is.

Deabsolutetermijnisafgeleidvanhetfeitdathetproceseenopenbaargezagtaakbevat,

ofgebondenisaanbepalingenindeWetbeschermingpersoonsgegevensenhetVrijstel-

lingsbesluitWbp.Deminimaletermijnisafgeleidvanwettelijkeeisenvoorhetenigetijd

bewarenvanarchiefbescheiden,ofhoudthierverbandmee.Deprocessenmetbetrekking

totinschrijvingentoetsingvanstudentenishiereenvoorbeeldvan.Bijdezeprocessen

bestaatvoorhetgrootstedeelgeenwettelijkeeis,maardetermijnkanwelworden

afgeleidvandetermijnkeuzevoorgerelateerdeprocessen.Bijdezeprocessenmoetde

termijnookgelezenwordenalseenonderbouwdadviesomdearchiefbescheidenniet

langerdannoodzakelijktebewaren.

Deindicatievetermijnisvoornamelijkverbondenaanpermanenttebewarenprocessen,

diegeenopenbaargezagtaakinzichdragen.Inparagraaf5.3endetoelichtingopde

selectielijstwordtnaderingegaanopdewenselijkheidvanhetpermanentbewarenvan

archiefbescheidenvanhogescholen.Deindicatievetermijnisookverbondenaanvernietig-

bareprocessen,waarbijgeenduidelijkebewaartermijnisaangetroffenofkonworden

9

afgeleidvanandereprocessen.Overleggenvancommissieszijnhiereenvoorbeeldvan.

• Opmerkingen:Hierwordenbelangwekkendeopmerkingenbijhetprocesgeplaatst,zoals

eennadereverantwoordingvandebewaartermijn,mogelijkafwijkendebewaartermijnen

vanarchiefbescheiden,ofaandachtspuntenmetbetrekkingtotdedossiervorming.

5.2 Openbaar gezagtaken

Bijdeuitvoeringvanhunwerkzaamheden,vervullenhogescholenvooreenbeperktaantal

processeneenopenbaargezagtaak.Openbaargezagtakenvormenvolgensartikel5vande

Archiefwet1995debasisvooreenselectielijst.Dezetakenhebbenvoordeonderliggende

selectielijstgrotendeelstemakenmethetwelofnietbehalenvaneengraaddooreen

student.Ditzijndetakenwaarvoordearchiefbescheidenvallenonderdewerkingvande

Archiefwet1995.

Dezetakenzijn:

• hetafnemenvanexamensenhetverstrekkenvangradenengetuigschriften(zieonder);

• eengeschil(bezwaar)gerichtaanhetbestuur,betreffendegraadverstrekking;

• eenberoepschriftbetreffendegraadverstrekking,gerichtaanhetCollegevanBeroep

voorhethogeronderwijs(CBHO).

Bijdeeerstetaakmoetwordenopgemerktdatalleenhetbesluitvanhethogeschoolbestuur

voorverstrekkingvandegraadgezienkanwordenalseenopenbaargezagtaak,ingevolge

deuitsprakenvandeRaadvanState,beschreveninparagraaf3vandezeinleiding.

Voordeopenbaargezagtakengeldtdatdeselectielijstmoetwordenvastgestelddoorde

besturenvandehogescholenenopbasisvanartikel5vandeArchiefwet1995,tevensdoor

deministervanOCW.Bijdebetreffendeprocessenwordtaangegevendatzijeenopenbaar

gezagtaakinzichdragenendaarmeevallenonderdewerkingssfeervandeArchiefwet1995.

BetrokkenenkunnenrechtenontlenenaandeSelectielijsthogescholenperhogeschool,vanaf

devaststellingvandelijstbijdiehogeschool.Alsingangsdatumvoordeopenbaargezagtaken

wordtdeinwerkingtredingvandeWHWgehanteerd,teweten8oktober1992.Archief-

bescheidenvanvóórdezedatumdieblijkgevenvandeverstrekkingvanwettelijkbeschermde

titels(graden),dienenovereenkomstigtewordenbehandeld.

5.3 Criteria voor waardering en uitzondering

Hogescholenvoorzienmethunkerntakenineenbelangrijkemaatschappelijkebehoefte.

Dearchiefbescheidenwaarmeeverslagvandezekerntakenophoofdlijnenwordtgedaanzijn

daaromvanhistorischeentoegepast-wetenschappelijkewaarde.Deprocessenwaardeze

bescheidenuitvoortkomenzijnbinnendezeselectielijstgewaardeerdalsblijvendtebewaren,

opbasisvanzesalgemeneselectiecriteria:

• hetprocesvoorzietindevoorbereidingenbepalingvaninstellingsbeleidop

hoofdlijnen(1);

• hetprocesresulteertindeevaluatievanbeleidophoofdlijnen(2);

10

• binnenhetproceswordtverantwoordingvan(uitvoeringvan)beleidaanandereorganisaties

gegeven(3);

• hetprocesisgerichtopde(her)inrichtingvanorganisatiesoforganendieophoofdlijnen

invullinggevenaanhetbeleid(4);

• hetprocesvoorzietindebepalingvandeuitvoeringsmethodevoorbeleid(5);

• hetproceswordtuitgevoerdineenbijzonderetijdofbijeenbijzonderincidentenisnodig

omuitvoeringophoofdlijnentereconstrueren(6).

Voordeoverigebewaartermijnenkunnenopgrotelijnendevolgendeonderbouwingenwor-

denonderscheiden:

• 1of2jaarvoorbeperktbewijsbelangofbepalingeninhetVrijstellingsbesluitWbp;

• 5jaaringevalvanarchiefbescheidendiegrondgevenvoorrechtsvorderingen;

• 7,9of10jaarvoorarchiefbescheidenuitfinanciëleverslaglegging;

• 10jaarvoorarchiefbescheidenmeteenzwaarderejuridischegrondslag,waarvoorde

hogescholeneenbewaarplichthebben;

• 50jaarvoorarchiefbescheidendiegedurendehetwerkzamelevenvandeafgestudeerde

rechtgevenopdiensgraadofpropedeuse.

Indieneenanderetermijnofonderbouwingdandebovenstaandewordtgebruikt,wordthier

indeopmerkingenvanhetbetreffendeproceseentoelichtingopgegeven.

Watdefinanciëleverslagleggingbetreftwordteenonderscheidgemaakttussenfinanciële

gegevensdiebetrekkinghebbenopbedrijfsmatigvastgoed(negenjaaringevolgeart.34a

Wetopdeomzetbelasting1968),engegevenswaarbijditniethetgevalis(zevenjaaringevolge

art.52lid4Algemenewetinzakerijksbelastingen).Indienmeteenreeksvanfacturengewerkt

wordt,vloeitdebewaarplichtvoorfinanciëlevastgoedbescheidenoveropdeoverigefinanciële

administratie,waardoorindeselectielijsteenalgemenetermijnvannegenjaarmoetworden

gehanteerd.Hetisechtertoegestaanmetmeerderereeksentewerken,waardooreen

onderscheidgemaaktzoukunnenwordentussenalgemenefinanciëlebescheidenen

financiëlevastgoedbescheiden.Indatgevalkanopdeeerstereekseenbewaartermijnvan

zevenjaarwordentoegepastenopdetweedereekseenbewaartermijnvannegenjaar.

(Zieookparagraaf5.6vandetoelichtingenverantwoordingvooreendergelijkeoplossing

bijdigitalearchiefbescheiden.)Indiengebruikgemaaktwordtvandeaftrekvoorbelasting

onroerendezakenvandeWetopdeomzetbelasting1968,dientinverbandmetdebestaande

herzieningstermijnvandezeaftrekvoorbelastingeenbewaartermijnvantienjaarteworden

gehanteerd.Dezelaatstebepalingvloeitvoortuitparagraaf5.1vanhetBesluitaftrekvan

omzetbelasting(gepubliceerdindeStaatscourantop6december2011,nr.21834).

Deselectielijstbevattermijnendiealsminimaalofindicatiefwordenaangemerkt.Eentoe-

lichtingopdezeclassificatiesisinparagraaf5.1tevinden.Hetbetrefthieronderbouwde

adviezenvanuitdewerkgroepvandeHBO-raad.Bijprocessenmeteenminimaletermijnis

hetvanbelangdatdearchiefbescheidenminimaalvoordegesteldetermijningoedestaat

11

wordengehouden,omwillevanhunbewijswaardevoordehogescholenenhunstudenten.

Deindicatievetermijnenbetreffeneveneenseenonderbouwdadvies.Voordeindicatieve

termijnenvanvernietigbareprocessenishetdaaromaanbevolenomeveneensdeminimale

termijnstellingaantehouden.DeselectielijstwordtdoordeCollegesvanBestuurvande

hogescholenvooringebruiknamevastgesteld.Alseenhogeschoolafwijktvandetermijnen

indelijstdanishetnodigomdezeafwijkingenvastteleggenenteonderbouwen,wileen

hogeschooltransparantiebereikenmetbetrekkingtothaarinformatiehuishouding.

Hogescholenwordenookaangespoordombijgevallendieleidentoteenwijzigingvande

beleidsvoorschriftenvandehogeschool,ofgevallendieanderszinsvanbelangzijnvoor

toekomstighistorischofwetenschappelijkonderzoek,archiefbescheidendievolgensde

selectielijstvernietigbaarzijnvoorlangereofpermanentebewaringuittezonderen.

Hierbijmoetwordengedachtaandevolgendecriteria:

• degevallenofhunomstandighedenhebbeneenuniekkaraktervoordehogeschool;

• dearchiefbescheidenzijnrepresentatiefvoorbijzonderetijdsomstandighedenwaarinzij

zijnontstaan;

• dearchiefbescheidenzijnafkomstigvaneenpersoondieeenbijzonderemaatschappelijke

rolheeftvervuld,ofnogsteedsvervultenstudentofmedewerkerwasaandehogeschool;

• dearchiefbescheidenkunnenanderetebewarenbescheidenvervangen,alsdezeverloren

zijngegaan;

• dearchiefbescheidenzijnnoodzakelijkvoordecontextvanandere,tebewarenbescheiden.

Hetverdientaanbevelingombijeendergelijkuitzonderingsgeval,deredenenvooruitzondering

bijdebetreffendebescheidenaantegeven.Inhetgevalvanbescheidendievoortkomenuit

eenopenbaargezagtaakisdezeverantwoordingeenvoorwaardevooruitzondering.

Ingevolgeart.5ondereArchiefbesluit1995kunnenarchiefbescheidenuitopenbaargezag-

takenookalleenuitgezonderdwordenvoorpermanentebewaring;nietvoorvernietigingop

eenlatertijdstip.

12

1. Het besturen van de hogeschool

Debestuurlijkeprocessenbetreffenhoofdzakelijkdetakengerichtopdeoprichting,instand-

houdingenuiteindelijkeopheffingvandehogeschoolalsgeheel.Devolgordevandeprocessen

volgtdeinstelling,algemeenbeleid,samenwerkingenmedezeggenschap,toezicht,strategisch

overlegenopheffing.

Nummer 1

Kernomschrijving Besturen aanstellingen

Proces Hetin-/aanstellenvaneenbestuur

Actor RaadvanToezicht

Grondslag WHWart.10.2-10.3

Archiefbescheiden Benoeming

Waardering B(4)

Soortwaardering Indicatief

Nummer 2

Kernomschrijving Bestuurs- en beheersreglementen

Proces HetopstellenvaneenBestuurs-enbeheersreglement

Actor CollegevanBestuur

Grondslag WHWart.10.3b-10.3c

Archiefbescheiden Bestuurs-enbeheersreglement

Waardering B(1)


Nummer 3

Kernomschrijving Instellingsplannen

Proces Hetopstellenvaneeninstellingsplan


Grondslag WHWart.2.2

Archiefbescheiden Instellingsplan

Waardering B(1)


Opmerkingen IngevolgedeWHWwordteendergelijkplaneensindezesjaarvastgesteld.

II. De processen

13

Nummer 4

Kernomschrijving Meerjarenbeleidsplannen

Proces Hetopstellenvanhetbusinessplanof(meerjaren)beleidsplanvandeacademies/diensten

Actor Directeuren

Grondslag Internbeleid

Archiefbescheiden Businessplan;Meerjarenbeleidsplan

Waardering B(1)


Nummer 5

Kernomschrijving Ethische richtlijnen

Proces Hetopstellenvanrichtlijnenmetbetrekkingtotdeethischeaspectenverbondenaandewerk-zaamhedenvandeinstelling



Archiefbescheiden Richtlijnen

Waardering B(1)


Nummer 6

Kernomschrijving Samenwerkingsinstituten

Proces Hetoprichtenvaneenonderwijsinstellinginsamenwerkingsverband



Archiefbescheiden Stichtingsakte;Statuten;UittrekselKamervanKoophandel

Waardering B(4)


Nummer 7

Kernomschrijving Medezeggenschapsstelsels

Proces Hetkiezenuitmedezeggenschapsstelsels


Grondslag WHWart.10.16a

Archiefbescheiden Besluit

Waardering B(5)

14


Opmerkingen HetCollegevanBestuurbesluitdatdeWetopdeondernemingsraden(metuitzonderingvanhoofdstukVIIB)welofnietvantoepassingisopdehogeschool.Eendergelijkbesluitkanherhaaldelijkwordengenomen,maarnietvakerdaneensindevijfjaar.

Nummer 8

Kernomschrijving Medezeggenschapsreglementen

Proces Hetopstellenvaneenmedezeggenschaps-reglement



Archiefbescheiden Medezeggenschapsreglement

Waardering B(1)


Nummer 9

Kernomschrijving Medezeggenschapsraad instelling

Proces Hetinstellenvaneenmedezeggenschapsraad



Archiefbescheiden Besluitinstelling;Ledenlijst;Oprichtings-verslag;Reglement

Waardering B(4)

Soortwaardering Minimaal

Nummer 10

Kernomschrijving Medezeggenschapsraad overleg

Proces Hetvoerenvanoverlegmetdemedezeggen-schapsraad


Grondslag WHWart.10.16a-10.39

Archiefbescheiden Voorstel/standpuntraad;VoorstelCollegevanBestuur;Agenda;Verslag

Waardering V5jaarnavaststelling


Opmerkingen Debeleidsbeslissingenblijkenuitdebesluitenvanhetbestuurendejaarverslagenvandemedezeggenschapsraad.

15

Nummer 11

Kernomschrijving Medezeggenschapsraad verkiezingen

Proces Hetorganiserenvanverkiezingenvooreenmedezeggenschapsraad



Archiefbescheiden Kiesregister;Stemgegevens;Stembiljetten;Uitslagverkiezingen;Bekendmakinguitslag


Anderewaardering Uitslagverkiezingen:B(4)


Opmerkingen Inhetbetreffendewetsartikelwordtnietvermeldhoevaakdeverkiezingenplaatsdienentevinden.Debewaartermijnbetreftdetermijnwaaropdearchiefbescheidenomwillevanhunbewijs-waardegebruiktkunnenwordenomhetprocesverloopteverantwoorden.

Nummer 12

Kernomschrijving Medezeggenschapsraad jaarverslagen

Proces Hetopstellenvaneenjaarlijksverslagoverdewerkzaamhedenvandemedezeggenschaps-raad

Actor Medezeggenschapsraad

Grondslag WHWart.10.19lid8

Archiefbescheiden Jaarverslag

Waardering B(2)


Nummer 13

Kernomschrijving Toezicht bestuur beheer

Proces Hethoudenvantoezichtophetbestuurenhetbeheervandeorganisatie

Actor RaadvanToezicht

Grondslag WHWart.10.3d

Archiefbescheiden Besluitenlijst;Verslag

Waardering B(3)


Opmerkingen DitprocesbetreftdebesprekingenvandeRaadvanToezichtbinnenheteigengremium,methetCollegevanBestuurenmetdemedezeggen-schapsraad.

16

Nummer 14

Kernomschrijving Jaarverslagen

Proces Hetvaststellenvaneenjaarrekeningenjaar-verslag


Grondslag WHWartt.1.12,2.9,2.14

Archiefbescheiden Jaarrekening;Jaarverslag;Besluitvaststelling;Opdrachtbevestigingaccountant;Rapportaccountantscontrole;Aanbiedingsbriefministerie

Waardering B(3)

Anderewaardering Opdrachtbevestigingaccountant;Rapportaccountantscontrole:20jaar


Opmerkingen HetCollegevanBestuurdientjaarlijksvoor1julihetverslaginbijdeminister.Vanuithetoogpuntvancompliancewordtdewaarderingvanrap-portenvanaccountantscontrolegesteldop20jaar,methetadviesomdezealsnogbijdejaar-rekeningtebewaren.

Nummer 15

Kernomschrijving College van Bestuur overleggen

Proces Hetvoerenvanperiodiekoverlegalsinstel-lingsbestuur


Grondslag Bestuurs-enbeheersreglement

Archiefbescheiden Agenda;Notulen;Besluitenlijst

Waardering B(1)


Nummer 16

Kernomschrijving Directie overleggen

Proces Hetvoerenvanperiodiekoverlegtusseninstel-lingsbestuurendirecteurenvanacademies/diensten



Archiefbescheiden Verslag



17

Opmerkingen Debeleidsbeslissingenvolgenuitbesluitenvanhetbestuur,waardoordewaarderingvoorditprocesnietblijvendhoefttezijn.Kleinschaligehogescholenzullengeendirecteurenvanaca-demiesofdienstenhebben.Inditgevalkanhetproceswordentoegepastopoverleggenvanhetbestuurmethoofdenofcoördinatorenvanopleidingen.

Nummer 17

Kernomschrijving Opheffing eindafrekeningen

Proces Hetvaststellenvaneeneindafrekeningbijopheffingvandeinstelling



Archiefbescheiden Eindafrekening;Verslagaccountantscontrole;Aanbiedingsbriefministerie

Waardering B(3)


Opmerkingen Deeindafrekeningwordtaandeministergezonden.

Nummer 17

Kernomschrijving Opheffing eindafrekeningen

Proces Hetvaststellenvaneeneindafrekeningbijopheffingvandeinstelling



Archiefbescheiden Eindafrekening;Verslagaccountantscontrole;Aanbiedingsbriefministerie

Waardering B(3)


Opmerkingen Deeindafrekeningwordtaandeministergezonden.

Nummer 18

Kernomschrijving Opheffing herplaatsing studenten

Proces Hetbekendmakenwelkemaatregelendeinstel-lingheeftgenomenaangaandeherplaatsingvanstudentenbijbeëindigingofopheffingvandeinstelling




18

Waardering V10jaarnabekendmaking


2. Beleidsontwikkeling en uitvoering van onderwijs en onderzoek

Indezeparagraafwordenallereerstdeprocessenvoordeontwikkelingvanbeleidmet

betrekkingtotonderwijsenonderzoekbeschreven,gevolgddoordeontwikkelingenuitvoer

vanopleidingen,onderwijseenheden,toetsingenonderzoek.

2.1 Beleidsontwikkeling onderwijs en onderzoek

Ditonderdeelbevatdebeleidsmatigeprocessenvoorhetonderwijsenonderzoek,zoalsde

voorzieningendiegetroffenmoetenwordenenproceduresdiedienentewordenopgesteld.

Deaangehoudenvolgordehierbijisbeleidtenaanzienvantoetsingenondersteuningvan

studenten,oprichtingenreglementenvancommissiesenkwaliteitszorg.Dezelijstblijft

beperkttotbeleidsvormingsprocessendieeenspecifiekegrondinwet-enregelgevinghebben,

ofanderszinsvanaanzienlijkbelangzijn.Voordeoverigegevallengeldendelaatstetwee

processenuitdezeparagraaf.

Nummer 19

Kernomschrijving Studentenstatuten

Proces Hetopstellenvaneenstudentenstatuut



Archiefbescheiden Studentenstatuut

Waardering V5jaarnawerkingsduur


Nummer 20

Kernomschrijving Regeling bindend studieadvies

Proces HetopstellenvandeRegelingbindendstudieadvies



Archiefbescheiden Regelingbindendstudieadvies;Inhoudscriteriabindendstudieadvies

Waardering B(5)


Nummer 21

19

Kernomschrijving EVC-procedures

Proces Hetopstellenvanproceduresencriteriavoordeerkenningvaneldersverworvencompetenties



Archiefbescheiden EVC-procedure

Waardering V5jaarnavervallen


Nummer 22

Kernomschrijving Profileringsfondsen

Proces Hetoprichtenvaneenprofileringsfondsenhetvastleggenvandeprocedures


Grondslag WHWart.7.51,lid1-4

Archiefbescheiden Besluit;Regelingprofileringsfonds

Waardering B(5)


Opmerkingen Hetverzorgenvanverstrekkingenuithetprofile-ringsfondsisondergebrachtineenafzonderlijkprocesvoordestudentenadministratie.

Nummer 23

Kernomschrijving Tariefstellingen

Proces Hetvaststellenvancollegegelden,examengeldvoorextraneienoverigebijdragen



Archiefbescheiden Regelingcollegegelden

Waardering V7jaarnaaanpassing


Opmerkingen Dewaarderingisafgeleidvangevolgenvoordefinanciëleadministratie,zonderbetrekkingopbedrijfsmatigvastgoed.

Nummer 24

Kernomschrijving Cobex instelling

Proces HetinstellenvaneenCollegevanberoepvoordeexamens(Cobex)


20


Archiefbescheiden Benoeming;Reglement

Waardering B(4)


Opmerkingen Dewaarderingisafgeleidvangevolgenvoordefinanciëleadministratie,zonderbetrekkingopbedrijfsmatigvastgoed.

Nummer 25

Kernomschrijving Onderwijs kwaliteitszorgsysteem

Proces Hetontwikkelenvaneenkwaliteitszorgsysteemvooronderwijs



Archiefbescheiden NotaKwaliteitsbeleid

Waardering V7jaarnawijziging


Opmerkingen Ditprocesbetreftalleenhetgeformaliseerdekwaliteitszorgsysteemzelf.Deuitgevoerdeau-ditsmakengeendeeluitvandezewaardering.Hetkwaliteitszorgsysteemkannawijzigingnogvanbelangzijnvooraccreditatiesvanopleidin-gen.Ingevolgedezeoverwegingheeftditpro-ceseenwaarderingvoorzevenjaar.Hetsys-teemzelfisinprincipenietvanbelangvoorpermanentebewaring.

Nummer 26

Kernomschrijving Instellingstoetsen kwaliteitszorg

Proces HetaanvragenvaneenInstellingstoetskwali-teitszorgbijdeNVAO


Grondslag WHWart.5a.13a-g

Archiefbescheiden Aanvraag;Verslaginstellingstoets;Besluitinstel-lingstoets

Waardering V7jaarnainwerkingtreding


Opmerkingen DitprocesstaatindeselectielijstvandeNVAObeschrevenals"Instellingstoetsenkwaliteits-zorg"(handeling01),meteenwaarderingvan18jaarvoordevoornaamstearchiefbeschei-den.

Nummer 27

21

Kernomschrijving Beleidsontwikkeling onderwijs

Proces Hetontwikkelenenvaststellenvanbeleidtenaanzienvanonderwijs



Archiefbescheiden Beleidsstuk;Vaststellingsbesluit

Waardering B(1)


Opmerkingen Hetbetrefthierdeontwikkelingvanbeleiddatnietspecifiekisvoorgeschreveninwet-enregelgeving,maardatwelbepalendisvoordewijzewaaropdewerkzaamhedenwordenuit-gevoerd.

Nummer 28

Kernomschrijving Beleidsontwikkeling onderzoek

Proces Hetontwikkelenenvaststellenvanbeleidtenaanzienvanonderzoek



Archiefbescheiden Beleidsstuk;Vaststellingsbesluit

Waardering B(1)


Opmerkingen Hetbetrefthierdeontwikkelingvanbeleiddatnietspecifiekisvoorgeschreveninwet-enre-gelgeving,maardatwelbepalendisvoordewijzewaaropdewerkzaamhedenwordenuitge-voerd.

2.2 Onderwijs – Onderwijsontwikkeling

Ditonderdeelbevatprocessendiewordenuitgevoerdbijdeontwikkeling,instandhoudingen

opheffingvanopleidingen.Kwaliteitszorgwordtinditonderdeelonderdeinstandhouding

vanonderwijsgeschaard.Deaangehoudenvolgordeisdeontwikkelingenopheffingvan

opleidingen,gevolgddooraccreditatieenkwaliteitszorg.

Nummer 29

Kernomschrijving Opleidingsprofielen

Proces Hetopstellenvandeopleidingsprofielen

Actor Directeuren


22

Archiefbescheiden Opleidingsprofiel

Waardering B(1)


Opmerkingen Bijkleinschaligehogescholenzijnmogelijkgeenopleidingsdirecteurenwerkzaam.Indatgevalwordthetopleidingsprofielaannemelijkerwijsopgestelddoorhethoofdofdecoördinatorvandeopleiding.

Nummer 30

Kernomschrijving Opleidingen ontwikkeling

Proces Hetontwikkelenvaneennieuweopleiding


Grondslag WHWartt.6.2,7.8a

Archiefbescheiden Macrodoelmatigheidstoetsing;AdviesOpleidings-commissie;Instemmings-enadviesbesluit;Afstu-deerhandleiding;Eindkwalificaties;Opleidingspro-gramma;Curriculum;Overzichtdocenten;Stagehandleiding;Studiegids;Voorzieningenplan;Aanvraag;CROHO-registratie

Waardering B(5)


Opmerkingen Hetbetrefthierzowelbachelor-alsmasterop-leidingen,entrajectenvoorassociatedegrees.Naeenmacrodoelmatigheidstoetsing(MDT)doordeCommissiedoelmatigheidhogeronder-wijs(CDHO),overgenomendoorhetministerie,legthetCollegevanBestuurdezebesluitenvoorterregistratieaanhetCROHO.Destudie-gidsenwordeneveneenspermanentbewaard.Voordetoetsnieuweopleiding(tno)doordeNVAOiseenafzonderlijkprocesbenoemd.

Nummer 31

Kernomschrijving Opleidingen vestiging

Proces Hetbesluitenomeenopleidingofeengedeeltedaarvanineenofmeeranderegemeententevestigen


Grondslag WHWart.7.17lid2-5

Archiefbescheiden Besluit;Verzoekinstemmingministerie;Instem-mingministerie

Waardering B(5)


23

Opmerkingen HetCollegevanBestuurkanbesluiteneenop-leidingofeengedeeltedaarvanineenofmeeranderegemeententevestigen.HetCollegevanBestuurlegtditvoornementerinstemmingvooraandeMinistervanOCW.

Nummer 32

Kernomschrijving Opleidingen samenwerking

Proces Hetgezamenlijkverzorgenvaneenopleidingofafstudeerrichting


Grondslag WHWart.7.3c

Archiefbescheiden Overeenkomst

Waardering V7jaarnabeëindiging


Opmerkingen Dewaarderingisafgeleidvaneventuelefinan-ciëlegevolgenvandeovereenkomst,zonderbetrekkingopexploitatievanbedrijfsmatigvastgoed.Zieparagraaf5.3vandeinleidingvoornaderetoelichting.

Nummer 33

Kernomschrijving Onderwijs- en examenregelingen

Proces Hetopstellenofactualiserenvaneenonder-wijs-enexamenregeling(OER)


Grondslag WHWartt.7.13,10.3clid1

Archiefbescheiden Onderwijs-enexamenregeling(OER);AdviesOpleidingscommissie



Opmerkingen DewaarderingisafgeleidvandewerkingsduurvaneenOER(ditkancollegejarenoverstijgen)endenominaleduurvaneenstudie.Archief-bescheidendievanbelangzijnvoordeaccredi-tatiewordeninhetaccreditatiedossierbewaard.

Nummer 34

Kernomschrijving Opleidingscommissies instelling

Proces Hetinstellenvaneenopleidingscommissie


Grondslag WHWart.10.3c

Archiefbescheiden Besluitinstelling;Ledenlijst;Oprichtingsverslag;Reglement

24



Opmerkingen Dewaardevanarchiefbescheidenisafgeleidvandebesluitenvandecommissie,nietprimairvanhaarsamenstelling.Dewaarderingvanditpro-cesisafgeleidvanmogelijkewaardevooraccre-ditatievanopleidingen.

Nummer 35

Kernomschrijving Examencommissies instelling

Proces Hetinstellenvaneenexamencommissie

Actor Directeuren


Archiefbescheiden Besluitinstelling;Huishoudelijkreglement;Leden-lijst;Benoeming;Oprichtingsverslag



Opmerkingen Dewaardevanarchiefbescheidenisafgeleidvandebesluitenvandecommissie,nietprimairvanhaarsamenstelling.Dewaarderingvanditprocesisafgeleidvanmogelijkewaardevooraccreditatievanopleidingen.

Nummer 36

Kernomschrijving Opleidingen aanvullende toelatingsvoorwaar-den

Proces Hetvaststellenvanaanvullendetoelatingsvoor-waardenvoorbachelor-enmasteropleidingen



Archiefbescheiden Aanvullendetoelatingsvoorwaarden

Waardering B(5)


Opmerkingen VolgensdeWHWmoeteendergelijkbesluitdoordeministerwordengenomen.Dehoge-schoolneemthiertoehetinitiatiefenisgebaatbijdebewaringvanhetbesluit.

Nummer 37

Kernomschrijving Graden toevoegingen

Proces Hetvaststellenvandetoevoegingaaneengraad


25

Grondslag WHWart.7.10a-7.10b


Waardering B(5)


Nummer 38

Kernomschrijving Toetsen nieuwe opleiding

Proces Hetaanvragenvaneentoetsnieuweopleiding(tno)bijdeNVAO


Grondslag WHWart.5a.10-11

Archiefbescheiden Aanvraag;Informatiedossier;Paneladvies;BesluitNVAO;IndieningDUO;BevestigingDUO



Opmerkingen Dearchiefbescheidenverliezenhunwaardenavervallenvanhetaccreditatiebesluit.DitprocesisindeselectielijstvandeNVAObeschrevenalshet‘Toetsenvannieuweopleiding’(hande-ling04),meteenbewaartermijnvan18jaarvoordevoornaamstearchiefbescheiden.

Nummer 39

Kernomschrijving Opleidingen accreditatie

Proces Hetaanvragenvanaccreditatievooreenoplei-dingbijdeNVAO


Grondslag WHWart.5a.8-10

Archiefbescheiden Aanvraag;Kritischereflectie;Accreditatiedossier;Managementreview;Visitatierapport(VBI);Be-sluitNVAO;IndieningDUO;BevestigingDUO


Anderewaardering Kritischereflectie:B(5)


Opmerkingen Debewaartermijnisgebaseerdopdevervalter-mijnvanzesjaarnainwerkingtredingvanhetaccreditatiebesluitingevolgeart.5a.9lid7WHW.Bijditprocesheeftalleendekritischere-flectieeenblijvendewaarde.Deoverigear-chiefbescheidenverliezenhunwaardenaver-vallenvanhetaccreditatiebesluit.DitprocesisindeselectielijstvandeNVAObeschrevenalshet‘Accrediterenvanopleidingen’(handeling03),meteenbewaartermijnvan18jaarvoordevoornaamstearchiefbescheiden.

26

Nummer 40

Kernomschrijving Opleidingen accreditatie intrekkingen

Proces Hetverwerkenvaneenvoorgenomenintrekkingvanaccreditatieopeenopleiding


Grondslag WHWartt.5a.12b,5a.11lid3

Archiefbescheiden Aanzeggingintrekking;Horingsverslag;Annuleringintrekking;Intrekking

Waardering V4jaarnaintrekking


Opmerkingen Debewaartermijnisgebaseerdophetfeitdatingevolgeart.5a.11lid3WHWeenonderwijs-instellingbijhetaccreditatieorgaangedurendedriejaargeentoetsnieuweopleidingkanaan-vragenvooreen(soort)gelijkeopleidingnaintrekkingvandeaccreditatie.

Nummer 41

Kernomschrijving Opleidingen opheffing

Proces Hetopheffenvaneenopleiding



Archiefbescheiden Besluitopheffing;Mededelingministerie;CROHO-registratie

Waardering B(5)


Nummer 42

Kernomschrijving Speciale studietrajecten

Proces Hetvaststellenvanstudieroutesenspecialestudietrajecten


Grondslag WHWart.7.9b

Archiefbescheiden Studieroute/studietraject

Waardering B(5)


Opmerkingen Hetbetrefthierhetvaststellenvanhettrajectzelf,nietdeselectievandestudentenenhetvervolgensuitvoerenvanhettraject.

27

Nummer 43

Kernomschrijving Examencommissies jaarverslagen

Proces Hetopstellenvaneenjaarlijksverslagoverdewerkzaamhedenvaneenexamencommissie

Actor Examencommissie

Grondslag WHWart.7.12b.lid5

Archiefbescheiden Jaarverslag

Waardering B(3)


Nummer 44

Kernomschrijving Studenttevredenheidsonderzoeken

Proces Hetuitvoerenvaneenstudenttevredenheidson-derzoek

Actor Ondersteunendediensten

Grondslag WHWart.1.18lid1,3

Archiefbescheiden Voorstel;Opzet;Onderzoekresultaten;Verslagon-derzoek

Waardering B(2)

Anderewaardering Voorstel;Opzet:V5jaarnaafrondingOnderzoekresultaten:V1jaarnaafronding


Opmerkingen Deanderewaarderingvanvijfjaarnaafrondingvoordevoorbereidendearchiefbescheidengaatuitvanmogelijkhergebruikvandeonder-zoeksopzetineenvolgendonderzoek.Uiteinde-lijktebewarenishetverslagvanhetonder-zoek.

Nummer 45

Kernomschrijving Werkveldtevredenheidsonderzoeken

Proces Hetuitvoerenvanhetwerkveldtevredenheids-onderzoek



Archiefbescheiden Voorstel;Opzet;Onderzoekresultaten;Verslagonderzoek

Waardering B(2)

Anderewaardering Voorstel;Opzet:V5jaarnaafrondingOnderzoekresultaten:V1jaarnaafronding


28

Opmerkingen Deanderewaarderingvanvijfjaarnaafrondingvoordevoorbereidendearchiefbescheidengaatuitvanmogelijkhergebruikvandeonder-zoeksopzetineenvolgendonderzoek.Uiteinde-lijktebewarenishetverslagvanhetonder-zoek.

Nummer 46

Kernomschrijving Onderwijsinspectie audits

Proces HetfaciliterenvanauditsdoordeInspectievanhetOnderwijs


Grondslag Wetophetonderwijstoezichtart.12alid1

Archiefbescheiden Aankondigingaudit;Auditrapport;Reactieopauditrapport

Waardering V5jaarnaafronding


Opmerkingen DeauditsvandeInspectievanhetOnderwijswordeneenspervierjaarafgenomenenmini-maaltienjaarbijdeInspectiezelfbewaard.DeauditswordenindeselectielijstvandeInspectieaangeduidals‘Toezichthogeronderwijs’.DezeselectielijstistentijdevandeopstellingvandeSelectielijsthogescholeninontwikkeling.

Nummer 47

Kernomschrijving Onderwijsinspectie klachten

Proces HetindienenvaneenklachtbijdeInspectievanhetOnderwijs


Grondslag Wetophetonderwijstoezichtart.23

Archiefbescheiden Klacht;Adviesklachtadviescommissie;BesluitOnderwijsinspectie

Waardering V5jaarnaafwikkeling


Opmerkingen DitprocesisopgesteldnaaraanleidingdeprocessenindeselectielijstvandeInspectievanhetOnderwijs.HetbetrefthierdehandelingmetRIO-nummer395vandeselectielijstvoordeperiode1945-2002.

29

2.3 Onderwijs – Onderwijsuitvoer

Ditonderdeelbetreftdeprocessenwaarinheteigenlijkeonderwijswordtgepland,ingeroosterd

enverzorgd.Deaangehoudenvolgordevolgtdetoelatingstoetsenvanstudenten,deprope-

deutischefase,dehoofdfase,enberoepszaken.Voordetoetsingenbeoordelingvanstudenten

iseenafzonderlijkeparagraafbenoemd.

Nummer 48

Kernomschrijving Jaarindelingen

Proces Hetvaststellenvandejaarindeling



Archiefbescheiden Jaarindeling



Opmerkingen Jaarindelingenenonderwijsjaarplanningenwordenonderscheidenlijkbeschreven.Dejaar-indelingenwordeninstellingsbreedvastgesteld.

Nummer 49

Kernomschrijving Onderwijsjaarplanningen

Proces Hetvaststellenvandeonderwijsjaarplanning

Actor Directeuren


Archiefbescheiden Onderwijsjaarplanning



Opmerkingen Jaarindelingenvanonderwijsjaarplanningenwordenonderscheidenlijkbeschreven.Deonderwijsjaarplanningenwordenperopleidingvastgesteld.

Nummer 50

Kernomschrijving Onderwijseenheden

Proces Hetverzorgenvanonderwijseenheden(cursus-sen)

Actor Docenten


30

Archiefbescheiden Cursushandleiding;Reader;Artikel;Dictaat;Presentatie;Evaluatie



Opmerkingen Dossiersvanonderwijseenhedenkunnenvanbelangzijnvooraccreditatie.Omdezeredeniseenwaarderingvanminimaalzevenjaaraan-gehouden,inaansluitingopdebewaartermijnvoorarchiefbescheidenvoortkomenduitdevoorbereidingenevaluatievantentamens.

Nummer 51

Kernomschrijving Stages

Proces Hetaangaanenbegeleidenvaneenstage-ofafstudeertraject

Actor Directeuren


Archiefbescheiden Stagewerkplan;Stageovereenkomst;Afstu-deerovereenkomst;Voortgangsverslag;Onder-zoeksrapport;Stageverslag;Urenverantwoording


Anderewaardering Urenverantwoording:V1jaarnaafronding


Opmerkingen Stageskunnenwordengeorganiseerdalsdeelvanhetafstudeertrajectvaneenstudent.Indergelijkegevallenmoeteenstagewordengezienalseenmethetoogopexamenvervaar-digdwerk.Determijnwordtomdezeredengesteldop7jaarnaafrondingvandestage.

Nummer 52

Kernomschrijving Onderwijsovereenkomsten

Proces Hetopstellenenaangaanvaneenonderwijs-overeenkomstvooreendualeopleiding

Actor Directeuren


Archiefbescheiden Overeenkomst



Opmerkingen Determijnisbepaaldopvijfjaarnaafronding,omwillevanmogelijkerechtendieaandeovereenkomstkunnenwordenontleend.

31

Nummer 53

Kernomschrijving Studenten informatieverstrekking

Proces Hetpublicerenvaninformatietenbehoevevanstudenteninhetkadervanhunopleiding

Actor Directeuren


Archiefbescheiden Studiegids;Brochure

Waardering V5jaarnapublicatie


Opmerkingen Deverstrekkingvaninformatiekanzowelinpapierenalsdigitalevormplaatsvinden.Depublicatievaneentekstofbrochureophetintranetkandaaromookgezienwordenalsinformatieverstrekkingrichtingstudenten.

2.4 Onderwijs – Toetsing en beoordeling

Ditonderdeelbevatdeprocessenwaarmeedetoetsingenbeoordelingvanstudentenwordt

verantwoord.Deaangehoudenvolgordevolgtdetoetsingbijinschrijvingvanstudenten,de

tentamensenwerkstukken,examineringenberoepszaken.

Nummer 54

Kernomschrijving Toelatingsonderzoeken

Proces Hetuitvoerenvaneentoelatingsonderzoekvooreenkunstopleiding


Grondslag WHWArtikel7.26alid4

Archiefbescheiden Werkstudent;Adviestoelatingscommissie;Mededelingstudent;Toelatingsbesluit;Bewijsvantoelating

Waardering V2jaarnabeoordeling


Opmerkingen Omdathethiergeentoetsbetreftvoorheteindniveaueneenstudentalsnogbinnendegesteldestudieduureennegatiefbindendadvieszalkrijgenalshetniveautelaagblijkttezijn,isaangeslotenbijdetermijnenvoortentamenwerken.

Nummer 55

Kernomschrijving Vrijstellingen

Proces Hetverlenenvanvrijstellingaaneenkandidaatvoorexamenonderdelen


32

Grondslag WHWartt.7.12lid1onderd,7.28-7.30

Archiefbescheiden Verzoekvrijstelling;Diplomavooropleiding;Diplomasupplementvooropleiding;Bewijsstukeldersverworvencompetenties(EVC);Ervarings-certificaat(EVC);Vrijstellingmetonderbouwing



Opmerkingen Hetonderzoekvoorvrijstellingenbetrefteven-eensvrijstellingenopbasisvaneldersverwordencompetenties(EVC).DitonderzoekkandooreenEVC-commissiewordenuitgevoerd.Aan-sluitendopdewaarderingvoorontwikkelingvantentamensenafstudeerwerkenwordtvoorditproceseenwaarderingvanzevenjaarnabeoordelingaangehouden.

Nummer 56

Kernomschrijving Tentamens

Proces Hetafnemenvantentamens

Actor Examinator


Archiefbescheiden Tentamenprotocol;Toetssleutel;Cesuur;Presentielijst;Toets/opdracht;Productstudent;Beoordeling;Tweedebeoordeling;Evaluatie


Anderewaardering Productstudent;Beoordeling;Tweedebeoordeling:V2jaarnabeoordeling


Opmerkingen Ditprocesbetreftzowelschriftelijkealsniet-schriftelijketentamens.Deonderbouwingvoordegesteldetermijnenisdatdetentamenpro-ductenvoorverantwoordingbijinspectienogtweejaarnodigzijn,terwijldedeugdelijkheidvandetoetsingvooraccreditatielangermoetkunnenblijken.Determijnwordtdaaromafgeleidvandebenodigdebeschikbaarheidvanbronnenvooronderzoekenvanaccreditatie-panels,metuitzonderingvandeproductenenbeoordelingenzelf,dieeenzwarebelastingleggenopdecapaciteitvanhogescholen.Hierbijdientooktewordengeletopdeduurwaaroptentamenresultatenalsrepresentatiefvoorhetvereistekennisniveaukunnenwordengezien.Iseententamenproductendebeoorde-linghiervanomdezeredenlangernodig,dandientdezeooklangertewordenbewaard.Zieookparagrafen4.1en4.2indetoelichtingenverantwoordingopdeselectielijstvooreenonderbouwingvanbewaartermijnenendossier-vorming.

33

Nummer 57

Kernomschrijving Fraude

Proces Hetconstaterenvangepleegdefraudevaneenstudentenhethieruitnemenvanmaatregelen


Grondslag WHWart.7.12blid2,VrijstellingsbesluitWbpart.19

Archiefbescheiden Constateringfraude;Aanschrijvingstudent;Ver-weerschriftstudent;Ontzeggingdeelnametenta-men

Waardering V2jaarnauitschrijving

Soortwaardering Absoluut

Opmerkingen Bijconstateringvanernstigefraudekanhetinstellingsbestuurinhetuiterstegevalover-gaantotverwijderingvandestudentuitdeopleiding.VoordezehandelingwordtgebruikgemaaktvanhetprocesStudentenweigeringverwijdering.

Nummer 58

Kernomschrijving Studieadviezen

Proces Hetuitbrengenvanadviesoverdevoortzettingvandestudiebinnenofbuitendeopleiding(BSA)

Actor Directeuren

Grondslag WHWartt.7.8b,7.9

Archiefbescheiden Waarschuwingstudieadvies;Studieadvies

Waardering V5jaarnaverstrekking


Opmerkingen Bijkleinschaligehogescholenofingevalvanlageremandateringzalhetbindendstudieadviesdoorhethoofdofdecoördinatorvandeopleidingwordenverstrekt.

Nummer 59

Kernomschrijving Examens propedeutische fase

Proces Hetafnemenvanexamensvoordepropedeutischefase



Archiefbescheiden Aanvraag;Examenverslag;Propedeutischgetuigschrift;Supplement


Anderewaardering Aanvraag;Examenverslag:V5jaarnaverstrekking

34


Opmerkingen Hetverstrekkenvaneenpropedeutischgetuig-schriftisgeenopenbaargezagtaak,ditisalleenhetgevalbijverstrekkingvaneengraad;ziedeverwijzingnaardeuitsprakenvandeRaadvanStateinparagraaf3vandeinleiding.Hetgetuigschriftgeeftechterweleenlevenlangrechtomeenberoeptedoenopdebehaaldetentamensuitdepropedeuse.Derechtheb-bendemoetdaarominstaatzijnomgewaar-merkteafschriftenvandehogeschoolteontvangentenbehoevevaninschrijvingvoorvervolgonderwijs.Hetgetuigschriftvoordeeindfasetreedtbijverstrekkingooknietindeplaatsvanhetgetuigschriftvoordeprope-deuse.Dewaarderingisomdezeredengelijk-gesteldaandewaarderingvanexamensvoordeeindfase.Determijnvanzevenjaarvolgenduithetwetsvoorstelversterkingkwaliteitswaar-borgenhogeronderwijsheeftbetrekkingopafsluitendeexamens.Ziedeverantwoordingvandeverwerkingaldaar.

Nummer 60

Kernomschrijving Afstudeerwerken

Proces Hetbeoordelenvanafstudeerwerken(scriptiesendergelijke)

Actor Examinator


Archiefbescheiden Werkplan;Afstudeerwerk;Afstudeerverslag;Beoordeling



Opmerkingen Inhetwetsvoorstelversterkingkwaliteitswaar-borgenhogeronderwijswordtdebewaarter-mijnvanexamensenmethetoogdaaropver-vaardigdewerkstukkengesteldopzevenjaar(art.IonderO).Hoeweldeoverigebepalingenuitditvoorstelnietzijnovergenomen,wordtdezetermijnstellingwelaangehoudenvoordebetreffendeprocessen.DetermijnvolgtalsnoguitdeKamerbriefvandeministervanOCWvan5februari2013,waarinzijaangeeftondermeerhieroverbestuurlijkeafsprakentemakenmetonderwijsinstellingen.Zieookdetoelichtingopdeselectielijstvooreventuelelangerebewaringvanscripties.

Nummer 61

Kernomschrijving Afstudeertoetsen

Proces Hetafnemenvaneenafstudeertoetsdooreenexamencommissie

35



Archiefbescheiden Afstudeertoets;Productstudent;Beoordeling



Opmerkingen Deafstudeertoetsbetrefteenaanvullendetoetsvandeexamencommissieopdevaardig-hedenvandestudent,naastdeafgelegdeten-tamens,voordathetexamenwordtafgenomen.Aansluitendopdewaarderingvoorafstudeer-werkenwordtvoorditproceseenwaarderingvanzevenjaarnabeoordelingaangehouden.

Nummer 62

Kernomschrijving Examens

Proces Hetafnemenvanexamensenhetverstrekkenvangetuigschriften



Archiefbescheiden Aanvraag;BeoordelingExamencommissie;BesluitenlijstExamencommissie;Verklaringgraad;Getuigschrift;Supplement;Certificaataanvullendonderwijs;Certificaatminor;Verklaringvanontvangst


Anderewaardering Aanvraag;BeoordelingExamencommissie;BesluitenlijstExamencommissie;Verklaringvanontvangst:V7jaarnaverstrekking


36

Opmerkingen DitprocesbetreftzoweldeindieningvandeexamenaanvraagendebeoordelinghiervandoordeExamencommissie,alshetbesluitvanhetbestuurdatdegraadkanwordenverstrektendeverstrekkingvanhetgetuigschrift.Inge-volgedeuitspraakvandeRaadvanStateop19juli2006inzaak200507749/1,kanalleendeverklaringvanhetinstellingsbestuurdatdestudentdegraadheeftverworvenalseenopenbaargezagtaakwordenbeschouwd.DezeverklaringvaltdanookonderdewerkingssfeervandeArchiefwet1995.Voordearchiefbescheidenuitdeeerstefase(beoordeling)kaneenanderebewaartermijnwordenaangehoudendandearchiefbeschei-denvandetweedefase(verstrekkinggraadengetuigschrift).Inhetwetsvoorstelversterkingkwaliteitswaarborgenhogeronderwijswordtdebewaartermijnvanexamensenmethetoogdaaropvervaardigdewerkstukkengesteldopzevenjaar(art.IonderO).Hoeweldeoverigebepalingenuitditvoorstelnietzijnovergeno-men,wordtdezetermijnstellingwelaangehou-denvoordebetreffendeprocessen.DegrondhiervoorligtindeKamerbriefvandeministervanOCWvan5februari2013,waarinzijaan-geeftbijuitstelvanhetwetsvoorstelbestuur-lijkeafsprakentezullenmakenover(ondermeer)dezevenjarigebewaartermijn.

Nummer 63

Kernomschrijving Beroepschriften Cobex

Proces HetbehandelenvaneenberoepsschriftbijhetCollegevanberoepvoordeexamens

Actor Collegevanberoep

Grondslag WHWart.7.61,i.r.m.artt.7.50,7.62-7.63

Archiefbescheiden Beroepschrift;Ontvangstbevestiging;Verslag;Advies;Besluit

Waardering B(5)

Anderewaardering Ontvangstbevestiging:V1jaarnaverzending


37

Opmerkingen HetCollegevanberoepvoordeexamens(Cobex)isingevolgeart.7.61WHWnietbevoegdomuitsprakentedoeninberoepenvoorgraad-verstrekkingen.DearchiefbescheidenvanhetCobexvallendaarmeenietonderdewerkings-sfeervandeArchiefwet1995.BeroepsschriftenbijhetCollegevanBeroepvoorhethogeronderwijs(CBHO)zijntoegevoegdalsafzonder-lijkproces.Bijdatproceswordtgestelddatarchiefbescheidenbijberoepsschriftenvoorgraadverstrekkingenalsvoortkomenduiteenopenbaargezagtaakdienentewordenbehandeld.Deindicatievewaarderingvoorhetpermanentbewarenvandezearchiefbescheiden(metnamedeverslagenvanvergaderingen)isingegevendoordeinvloedhiervanophetonderwijsbeleidvandehogeschool.

Nummer 64

Kernomschrijving Beroepschriften CBHO

Proces HetbehandelenvaneenberoepsschriftbijhetCollegevanBeroepvoorhethogeronderwijs

Actor Directeuren


Archiefbescheiden Beroepschrift;Verweerschrift;Verslag;Uitspraak

Waardering V5jaarnauitspraak


Opmerkingen Alseeningediendberoepsschriftdeverstrek-kingvaneengraadbetreft,danvaltdeuit-spraakopditberoeponderopenbaargezagta-kenvanhetCBHO,waarmeeditonderdewerkingssfeervandeArchiefwet1995valt.Ar-chiefbescheidenuiteendergelijkeberoepszaakdienendooreenhogeschooldienovereenkom-stigtewordenbehandeld,aangezienhetbe-roepwordtingesteldopeenbesluitdateenho-geschoolalsoverheidsorgaanheeftgenomen.

Opmerkingen Hetverstrekkenvaneenpropedeutischgetuig-schriftisgeenopenbaargezagtaak,ditisalleenhetgevalbijverstrekkingvaneengraad;ziedeverwijzingnaardeuitsprakenvandeRaadvanStateinparagraaf3vandeinleiding.Hetgetuigschriftgeeftechterweleenlevenlangrechtomeenberoeptedoenopdebehaaldetentamensuitdepropedeuse.Derechtheb-bendemoetdaarominstaatzijnomgewaar-merkteafschriftenvandehogeschoolteontvangentenbehoevevaninschrijvingvoorvervolgonderwijs.Hetgetuigschriftvoordeeindfasetreedtbijverstrekkingooknietindeplaatsvanhetgetuigschriftvoordeprope-deuse.Dewaarderingisomdezeredengelijk-gesteldaandewaarderingvanexamensvoordeeindfase.Determijnvanzevenjaarvolgenduithetwetsvoorstelversterkingkwaliteitswaar-borgenhogeronderwijsheeftbetrekkingopafsluitendeexamens.Ziedeverantwoordingvandeverwerkingaldaar.

38

2.5 Onderzoek

Ditonderdeelbehandeltdeprocessenvoorpraktijkgerichtonderzoekbijhogescholen.

Deaangehoudenvolgordeiseersthetscheppenvandebasisvoorwaarden,vervolgensde

uitvoeringenbekostigingvanonderzoek,omteeindigenmetkwaliteitszorgenvalidatie.

Zieparagraaf3.5voordealgemenesubsidies.

Nummer 65

Kernomschrijving Lectoraten

Proces Hetinstellenvaneenlectoraatenhetbenoemenvaneenlector


Grondslag Kwaliteitszorgstelselonderzoekhogescholen,Onderzoeksbeleidsplan

Archiefbescheiden Voorstellectoraat;Instellinglectoraat;Benoeminglector;Ontbindinglectoraat

Waardering B(4)


Opmerkingen Eenlectoraatiseenkenniskringvanonderzoe-kers(waaronderdocenten)binneneenhoge-school,diezichrichtophetdoenvanonder-zoekopeenthemabinnenhetwerkgebiedvandebetreffendehogeschool.Vanwegedespeci-fiekebenamingentaakstellingvaneenlecto-raat,wordtdezeafzonderlijkgenoemdnaasthetalgemeneprocesvoorcommissiesenwerk-groepen.

Nummer 66

Kernomschrijving Onderzoeksprogramma’s

Proces Hetontwikkelenvaneenonderzoekspro-gramma

Actor Lector

Grondslag Kwaliteitszorgstelselonderzoekhogescholen,Onderzoeksbeleidsplan

Archiefbescheiden Rapportonderzoeksprogramma;Evaluatierapport

Waardering B(5)


Nummer 67

Kernomschrijving Onderzoek acquisitie

Proces Hetplegenvanacquisitievooronderzoekendienstverlening

Actor Geenspecifiekeactor

39

Grondslag Onderzoeksbeleidsplan

Archiefbescheiden Klantcontact;Bevestiging;Overeenkomst;Afwij-zing



Opmerkingen Debewaartermijnisafhankelijkvanhetwelslagenvandeacquisitie,metnamealsditfinanciëlegevolgenheeftdievoortkomenuitdeovereenkomstenklantcontacten.Hierbijwordtervanuitgegaandatdefinanciëlegevolgengeenbetrekkinghebbenop(exploitatievan)bedrijfsmatigvastgoed.Niet-geslaagdeonderzoeksvoorstellenkunnenzolangwordenbewaardalszijinformatiewaardehebbenvoordehogeschool.

Nummer 68

Kernomschrijving Onderzoeksprojecten

Proces Hetopzettenenuitvoerenvaneenonderzoeks-project

Actor Directeuren

Grondslag Onderzoeksbeleidsplan

Archiefbescheiden Projectplan;Bronmateriaal;Eindrapport/onderzoeksresultaten;Evaluatierapport

Waardering B(5)

Anderewaardering Bronmateriaal:Vdirectnavervallenbelang


Opmerkingen Voortoegepastonderzoekdoorhogescholenisgeengrondslagvoorwaarderingaangetroffen.Dewaarderingbetreftdetoegepast-weten-schappelijkewaardevandeonderzoeksresultatenenverantwoordingvoortoekomstigonderzoek.Dekeuzevoorpermanentebewaringvanbron-materiaalisafhankelijkvanhetsoortonder-zoek,denoodzaakvanhetbronmateriaalvooronderbouwingvanderesultatenendefacilitei-tenbijdehogeschoolendearchiefdienstvooropslagvandegegevens.

Nummer 69

Kernomschrijving Onderzoekssubsidies RAAK

Proces HetaanvragenvanonderzoekssubsidiesRAAK


Grondslag Algemenewetbestuursrecht,titel4.2

Archiefbescheiden Aanvraag;Beoordeling;Beschikking;Verantwoor-ding

Waardering V7jaarnaafwikkeling

40


Opmerkingen HetbetrefthieruitsluitendsubsidiesdiezijnverstrektinhetkadervanhetprogrammaRegi-onaleactieenaandachtvoorkenniscirculatie(RAAK),doordeStichtingInnovatieAlliantie(SIA)envanaf2014doorNWO.Erisgeenspeci-fiekegrondslagaangetroffen,waardoorverwe-zenwordtnaarderegelsindeAwb.VoorEuro-peseenoverigesubsidieszijnafzonderlijkeprocessenbeschreven.

Nummer 70

Kernomschrijving Onderzoekssubsidies Europees

Proces HetaanvragenvanEuropeseonderzoeks-subsidies


Grondslag SubsidieregelingESF(voor2007–2013,art.16lid6)

Archiefbescheiden Aanvraag;Beoordeling;Beschikking;Verantwoording

Waardering V7jaarnaafloopsubsidieprogramma


Opmerkingen HetbetrefthieruitsluitendEuropesesubsidies.VoorRAAK-subsidiesenoverigesubsidieszijnafzonderlijkeprocessenbeschreven.Volgensderegelgevingtentijdevandevaststellingvandeselectielijst,dienendebescheidenbijEuropesesubsidiesbewaardtewordentotzevenjaarnaafloopvandelopendesubsidieregeling.Devoorgaanderegelingstrektoverdejaren2000-2006,resulterendineenminimalevernietigings-datumvan1januari2014voorsubsidiesuitdieperiode.Delopenderegelingtentijdevanvast-stellingvandeselectielijstisderegelingvan2007-2013,waarbijeenminimalebewaartermijntotenmet31december2020gehanteerddientteworden.Logischerwijszalvoorderegelingvan2014-2020eenbewaartermijntot2028wordengehanteerd.

Nummer 71

Kernomschrijving Onderzoek evaluatie validatie

Proces Hetevaluerenenlatenvaliderenvanhetkwali-teitszorgsysteemvooronderzoek


Grondslag Kwaliteitszorgstelselonderzoekhogescholen,ValidatiekaderVKO

Archiefbescheiden Onderzoeksevaluatiehogeschool;Bevindingen-rapportageVKO;Validatie-uitspraak;Aanvullendebeoordeling;Mededelingminister

Waardering B(3)

41


Opmerkingen IndetaakbeschrijvingvandeValidatiecommis-siekwaliteitszorgonderzoek(VKO)wordteenonderscheidgemaakttussenevaluatieenvali-datievaneenkwaliteitszorgsysteem.Decate-gorievoorbewaringwordtdaaromgesteldopdeverantwoordingvangevoerdbeleid.

42

3. Beleidsontwikkeling en uitvoering van de bedrijfsvoering

Ditonderdeelbeschrijftdeprocessendieondersteunendzijnaanhetbesturenvandeinstel-

lingenhetuitvoerenvanonderwijsenonderzoek.Dezeondersteunendeprocessenzijnon-

dergebrachtonderdenoemer‘Bedrijfsvoering’.Hierondervallendestudentenadministratie,

personeelenorganisatie,financiën,communicatieenhuisvesting.

3.1 Beleid

Ditonderdeelbeschrijftdebeleidsmatigeprocessendieeenhogeschooluitvoertvoordein-

richtingvandebedrijfsvoering,zoalshettreffenvanvoorzieningenenhetvaststellenvan

procedures.Deaangehoudenvolgordehierbijiseerstdeaansturingvandebedrijfsvoering,

daarnadepersoneleinvullinghiervan.

Nummer 72

Kernomschrijving Planning- en controlcycli vaststelling

Proces Hetvaststellenvandeplanningencontrolcyclus



Archiefbescheiden Cyclusdocument



Nummer 73

Kernomschrijving Mandaatregelingen

Proces Hetopstellenvaneenmandaatregeling



Archiefbescheiden Mandaatregeling



Opmerkingen Dewaarderingisafgeleidvanmogelijkebesluiteninmandaatmetzwaarrechtsgevolg,bijvoor-beeldschorsingenvanstudenten.

Nummer 74

Kernomschrijving Management overleggen

Proces Hetvoerenvanperiodiekoverlegtussenmanagersvanacademies/diensten

43

Actor Managers


Archiefbescheiden Agenda;Verslag



Nummer 75

Kernomschrijving Personeelsbeleid

Proces Hetopstellenvanhetpersoneelsbeleid



Archiefbescheiden Beleidsstuk;Besluit

Waardering B(1)


Nummer 76

Kernomschrijving Arbobeleid

Proces Hetopstellenvanhetarbobeleid


Grondslag Arbowet,art.3-4


Waardering B(1)


Nummer 77

Kernomschrijving CAO-overleg

Proces HetvoerenvanlokaalCAO-overleg



Archiefbescheiden Reglement;Agenda;Verslag


Anderewaardering Reglement:V5jaarnawijziging


Opmerkingen Dewaarderingisafgeleidvanhetnemenvanbeleidsbeslissingendoorhetbestuur,afzonder-lijkvanhetCAO-overleg.

44

Nummer 78

Kernomschrijving Personeelsmutaties

Proces Hetnemenvanbesluitenophetgebiedvanpersoneelsmutatiesc.q.personeelsuitbreiding




Waardering V3jaarnabesluit


Nummer 79

Kernomschrijving Evenredige vertegenwoordiging

Proces Hetopstellenvaneendocumentinzakeevenre-digevertegenwoordigingvanvrouweninlei-dinggevendefuncties


Grondslag WHWart.4.2lid2-4

Archiefbescheiden Beleidsstuk

Waardering V5jaarnaafhandeling


Opmerkingen Eendergelijkdocumentwordteensindevierjaarvastgesteldenbetreftvoorgenomenuit-voeringvanbeleid.

Nummer 80

Kernomschrijving Medewerkerstevredenheidsonderzoeken

Proces Hetuitvoerenvaneenmedewerkerstevreden-heidsonderzoek(MTO)



Archiefbescheiden Voorstel;Opzet;Onderzoekresultaten;Verslagonderzoek

Waardering B(2)

Anderewaardering Voorstel;Opzet:V5jaarnaafronding

Onderzoekresultaten:V1jaarnaafron-ding

Eendergelijkdocumentwordteensindevierjaarvastgesteldenbetreftvoorgenomenuitvoeringvanbeleid.


Opmerkingen Deanderewaarderingvanvijfjaarnaafrondingvoordevoorbereidendearchiefbescheidengaatuitvanmogelijkhergebruikvandeonder-zoeksopzetineenvolgendonderzoek.

45

Nummer 81

Kernomschrijving Beleidsontwikkeling bedrijfsvoering

Proces Hetontwikkelenenvaststellenvanbeleidtenaanzienvandebedrijfsvoering




Waardering B(1)


Opmerkingen Hetbetrefthierdeontwikkelingvanbeleiddatnietspecifiekisvoorgeschreveninwet-enregelgeving,maardatwelbepalendisvoordewijzewaaropdewerkzaamhedenwordenuitgevoerd.Voorbeeldenhiervanzijnhetopstellenvaneenalgemeencommunicatieplan,vaststellingvanbevoegdhedenvoorexternevertegenwoordigingvanhetCollegevanBestuur,benoemingsproceduresvoorhetmanagementenklachtenregelingen.

3.2 Studentenadministratie

Ditonderdeelbetreftdeadministratieveondersteuningvanhetonderwijsproces.Hierbijzijn

tevensinbegrependemaatregelentenopzichtevandestudentinbijzonderegevallen.De

aangehoudenvolgordeisdeprocessenmetbetrekkingtotdeinschrijving,voortgangenfi-

nanciëleondersteuning,disciplinairemaatregelen,uitschrijvingenadministratievehandelin-

gennauitschrijving.Vooreenaantalvandezeprocessenwordteenabsolutetermijngehan-

teerd,inverbandmetdevoorschriftenindeWetbeschermingpersoonsgegevensenhet

VrijstellingsbesluitWbp.

Nummer 82

Kernomschrijving Inschrijfprocedures

Proces Hetopstellenvanregelsvanprocedureleaardtenaanzienvandeinschrijving


Grondslag WHWartt.7.33

Archiefbescheiden Toelatingsreglement;Protocolaanmelding,toelating,inschrijvingenbekostiging(ATIB)



46

Nummer 83

Kernomschrijving Studenten eerste inschrijving

Proces Hetverzorgenvaneersteinschrijvingenvanstudenten,cursisten,extraneientoehoorders

Actor Studentenadministratie

Grondslag WHWart.7.32-7.42,VrijstellingsbesluitWbpart.19

Archiefbescheiden Inschrijvingsformulieren;AanmeldingCBAP;Mel-dingvooropleidingDUO;Diplomavooropleiding;Cijferlijstvooropleiding;Formulierwijzigingoplei-ding;Behaaldcertificaat;Waarderingbuitenlandsdiploma;Bewijswegwerkingdeficiëntiesvoorop-leiding;BesluittoelatingColloquiaDocta;Bewijsvrijstellingen;Bewijsbehaaldetaal-ofintelligen-tietoets;Bewijsvantoelatingloting;Identiteitsbe-wijs;UittrekselGBA;Verblijfsvergunning;Pasfoto;Curriculumvitae;Kopie-arbeidsovereenkomst;Bewijsbetalingcollegegeldandereinstelling;Be-wijsvantoelating;Toezendingcollegekaart;Vast-leggingCRI-HO


Anderewaardering Inschrijvingsformulieren;Bewijsbetalingcollegegeldandereinstelling;Bewijsvantoelating:V7jaarnainschrijving


Opmerkingen Voordeinschrijvingsstukkenkaninprincipedenominalestudieduurwordenaangehouden,waarbijart.19vanhetVrijstellingsbesluitWbphetvoorschriftgeeftvoorverwijderingvanper-soonsgegevenstweejaarnabeëindigingvandestudie.Deanderewaarderingisbepaaldopdefinanciëlebescheidendiezijnopgenomenbijdeinschrijving.Omdatdezebescheidengeenbe-trekkinghebbenopbedrijfsmatigvastgoed,iseentermijnvanzevenjaargehanteerd.

Nummer 84

Kernomschrijving Studenten inschrijving collegejaar

Proces Hetverzorgenvandejaarlijkseinschrijvingvanstudentenvooreenopleiding


Grondslag WHWart.7.32-7.33,7.43,VrijstellingsbesluitWbpart.19

Archiefbescheiden Verzoekherinschrijving;Herinnering;Inschrijvingstudent;Machtigingcollegegeld;Bewijsvanin-schrijving

Waardering V7jaarnainschrijving

Anderewaardering Verzoekherinschrijving;Herinnering:V1jaarnainschrijving


47

Opmerkingen Determijnisafgeleidvanfinanciëlegevolgenvandeinschrijving,metnamedemachtiging,waarbijdeinschrijvinggeeninvloedheeftop(exploitatievan)bedrijfsmatigvastgoed.

Nummer 85

Kernomschrijving Numerus fixus

Proces Hetbeperkenvaninschrijvingenopgrondvanbeschikbareonderwijscapaciteit



Archiefbescheiden Vastgesteldefixus;Mededelingministerie

Waardering V7jaarnaaanpassing


Nummer 86

Kernomschrijving Buitenlandse studenten toelating

Proces Hettoetsenvandetoelatingvanbuitenlandsestudentenencursisten



Archiefbescheiden Aanvraag;Bijlage;Toelatingsbesluit;Toetsverslag



Nummer 87

Kernomschrijving Studievoortgang bewaking

Proces Hetvaststellenvandestudievoortgangvanie-dereaandeinstellingingeschrevenstudent


Grondslag WHWart.7.9a,VrijstellingsbesluitWbpart.19

Archiefbescheiden Vaststellingvoortgang;Verstrekkingministerie

Waardering V1jaarnaaccountantscontrole


Opmerkingen DevoortgangwordtvastgesteldteruitvoeringvandebepalingenindeWetstudiefinanciering2000.Demaximaletermijnvoorverwijderingvandepersoonsgegevensistweejaarnabeëin-digingvandestudie,ingevolgeart.19vanhetVrijstellingsbesluitWbp.

48

Nummer 88

Kernomschrijving Studenten financiële ondersteuning

Proces Hetfinancieelondersteunenvanstudenten(FOS)


Grondslag WHWart.7.51,lid1-3,8,Algemenewetrijks-belastingenart.52lid4,VrijstellingsbesluitWbpart.19

Archiefbescheiden Aanvraagstudent;Mededelingondersteuning



Opmerkingen Voordefinanciëleondersteuningwordteenberoepgedaanophetprofileringsfonds,zieprocesnummer22voordeoprichtingvanditfonds.Bijdezetermijnstellingwordtuitgegaanvangevolgenvoordefinanciëleadministratie,zonderbetrekkingopbedrijfsmatigvastgoed.

Nummer 89

Kernomschrijving Studenten bijzondere voorzieningen

Proces Hettreffenvanbijzonderevoorzieningenvoorstudentenmeteen(fysieke)beperking


Grondslag WHWartt.7.13lid2,10.19lid4,Vrijstellingsbe-sluitWbpart.19

Archiefbescheiden Beperkingsverklaring;Toekenningbijzonderevoorziening



Opmerkingen Hetbetrefthierhettreffenvanvoorzieningenvoorindividuelestudenten.Dewaarderingisgekoppeldaandeeersteinschrijvingvandestudent,aangezieneenwaarderingvanvijfjaarminderovereenzalkomenmetdenominalestudieduurvoordezestudenten.HetVrijstel-lingsbesluitWbpgeeftinart.19eenmaximaletermijnvoorverwijderingvanpersoonsgege-vens,tweejaarnabeëindigingvandestudie.

Nummer 90

Kernomschrijving Studenten schorsing

Proces Hetschorsenvaneenstudent


Grondslag WHWart.7.57h

49

Archiefbescheiden Vermaning;Besluit;Aanzegging

Waardering V10jaarnaontzegging


Opmerkingen Hetbetrefthierontzeggingvantoegangtotdegebouwenenterreinenvandeinstelling,geheelofgedeeltelijkvoordetijdvantenhoogsteeenjaar.Omdatditeenbesluitbetreftmetmogelijkzwaarrechtsgevolg,isdewaarderingvastgesteldoptienjaar.

Nummer 91

Kernomschrijving Studenten weigering verwijdering

Proces Hetweigerenofverwijderenvaneenstudentvooreenopleiding


Grondslag WHWart.7.37lid5-6,alsmedeartt.7.25-7.29,7.30b,art.7.42alid1

Archiefbescheiden Aanzegging;Adviesexamencommissieofdecaan;Besluit

Waardering V5jaarnaweigeringofverwijdering


Opmerkingen Eenstudentwordtgeweigerdofverwijderdindiengegrondevreesbestaatdatdestudentdeinschrijvingendaaraanverbondenrechtenzalmisbruikenofheeftmisbruikt,ofzichschuldigmaaktaangedragingendieonverenigbaarzijnmetdeberoepspraktijkvandeopleiding(judi-ciumabeundi).Deactiviteitmaakthiermeedeeluitvantweeonderscheidenlijkehoofdpro-cessen.

Nummer 92

Kernomschrijving Studenten uitschrijving

Proces Hetuitschrijvenvanstudenten,cursisten,extraneientoehoorders


Grondslag WHWart.7.42,lid1-3,5,VrijstellingsbesluitWbpart.19

Archiefbescheiden Verzoek;VastleggingCRI-HO



Opmerkingen HoewelhetVrijstellingsbesluitWbpinart.19eenmaximaletermijnvantweejaarvoorschrijftvoorhetverwijderenvanpersoonsgegevens,wordthiervoordeverantwoordingsfunctieeentermijnvanvijfjaargehanteerd.

50

Nummer 93

Kernomschrijving Verklaringen behaalde tentamens

Proces Hetafgevenvaneenverklaringvoorbehaaldetentamens



Archiefbescheiden Verzoek;Verklaring

Waardering V10jaarnaafgifte

Anderewaardering Verzoek:V1jaarnaafgifte


Opmerkingen Nahetuitstromenuiteenopleidingzondergetuigschrift,moeteenstudentaanspraakkun-nendoenopbehaaldetentamensvoorvrijstel-lingenbijandereopleidingen.Omeenstudenthiertoeinstaattestellenmoeteenhogeschoolvaneenafgegevenverklaringeengewaarmerktafschriftkunnenverstrekken.Hierbijwordteenredelijketermijnvantienjaargehanteerd.Eennaderetoelichtinghieropistevindeninpara-graaf4.1vandetoelichtingenverantwoording.

3.3 Personeel

Ditonderdeelbehandeltdeprocessenvoorpersoneelsbeheer(personeelszaken).Deaange-

houdenvolgordeisdeprocessenvooradministratiefbeheer,ziekteverzuimenuitkeringen,

bezwaar-enberoepszakenenstages.

Nummer 94

Kernomschrijving Sollicitaties

Proces Hetverwerkenvansollicitatiesopeenvacature

Actor Personeelszaken

Grondslag VrijstellingsbesluitWbpart.5

Archiefbescheiden Sollicitatie;Curriculumvitae;Diploma;Afwijzing



51

Opmerkingen Hetbetreftbijditprocesdesollicitatiestukkenvanafgewezensollicitanten.Desollicitatievandeaangenomenwerknemerwordtopgenomeninhetpersoneelsdossier.Deafgewezensollici-tatieskunneneenjaarwordenbewaard,mitsdegoedkeuringvandesollicitanthiervoorisver-kregen.Isditniethetgeval,danschrijfthetVrijstellingsbesluitWbpinart.5eenbewaarter-mijnvanvierwekenvoor.Ditgeldtookvoortij-densdesollicitatieafgenomenassessmentsenpsychologischeonderzoeken.

Nummer 95

Kernomschrijving Personeelsbeheer

Proces Hetuitvoerenvanhetpersoneelsbeheer


Grondslag WHWart.4.2lid1,VrijstellingsbesluitWbpart.5-10

Archiefbescheiden Personeelsdossier,waaronder:sollicitatie,curricu-lumvitae,identiteitsbewijs,indiensttredingenontslag,beoordelingeninschaling,functiewijzi-gingenen(her)plaatsing,vastgelegdeafsprakenenovereenkomsten,verlof

Waardering V2jaarnabeëindigingdienstverband

Anderewaardering Identiteitsbewijs;Formulierpersoonsgegevens;Loonbelastingverklaring:

V5jaarnabeëindigingdienstverband Minimaal


52

Opmerkingen Depersoonsgegevensopdearchiefbescheidenmetbetrekkingtotdeaanstellingmoeteninge-volgedebepalingenvanart.5-10Vrijstellings-besluitWbp,tweejaarnauitdiensttredingwordenverwijderduitdelopendeadministratie.HetCollegebeschermingpersoonsgegevens(Cbp)verstaathiereveneenshetverwijderenvandearchiefbescheidenonder,maarmetmeldingaanhetCbpislangerebewaringwelmogelijk.Uitzonderingenhieropvormenhetafschriftidentiteitsbewijs,persoonsgegevensvandewerknemerendeloonbelastingverklaring.Dezearchiefbescheidenmoeteningevolgeartt.7.5lid4,7.9lid2en12.1lid5Uitvoeringsrege-lingloonbelasting,totvijfjaarnaeindedienst-betrekkingwordenbewaard.Devoornaamsteandereuitzonderinggeldtvoorprocessendienietvoordegeheledienstbetrekkingvanbelangzijn,ofmogenwordenbewaard.Hierbijvalttedenkenaandeelnameaanvoorzieningen(zoalseenfietsenplan),hetcafetariamodel,ofontwikkelplannen.Hiervoorkaneentermijnvantweejaarnaafhandelingwordengehanteerd.Voorhetonderscheidtussendezebewaar-termijnenkunnendoordepersoneelsfunctionarisvoorschriftenwordenopgesteld,rekeninghou-dendmetdebepalingeninparagraaf2vanhetVrijstellingsbesluitWbpenactuelevoorschriftenvanhetCbp.Alsuitarchiefbescheidenblijktdatmedewerkersincontactzijngekomenmetgevaarlijkestoffen,danmoetendezeingevolgeart.4.10.cArbeids-omstandighedenbesluit(endaaruitvolgendartt.4.15,4.53)vooreenperiodevanveertigjaarnaopstellingwordenbewaard.

Nummer 96

Kernomschrijving Salarisadministratie

Proces Hetverzorgenvandesalarisadministratie


Grondslag VrijstellingsbesluitWbpart.8,Algemenewetrijksbelastingenart.52lid4

Archiefbescheiden Salarisadministratie,waaronder:spaarloonrege-lingen,declaraties,voorschotten,beslagenenin-houdingen,vakbondscontributie

Waardering V7jaarnacontrole


Opmerkingen Deabsolutewaarderingvanzevenjaarisafgeleiduithetfeitdatdesalarisadministratiepersoonsgegevensbevat,maarwelgebruiktwordtvoorfinanciëleverantwoording.Dezeadministratieheeftgeenbetrekkingop(exploitatievan)bedrijfsmatigvastgoed.

53

Nummer 97

Kernomschrijving Personeel rechtsposities

Proces Hetzorgdragenvoorderechtspositievanhetpersoneel



Archiefbescheiden Bescheident.b.v.hetABPofLoyalis

Waardering V10jaarnauitdiensttreding


Opmerkingen DewaarderingisafgeleidvandeberustingvandebewaarplichtvoorpensioenrechtenbijhetABP.Determijnisbepaaldopbasisvaneenmogelijkzwaarrechtsgevolgvandeadministratie,voortkomenduitderelatietussenhogeschoolenmedewerker.

Nummer 98

Kernomschrijving Ziekteverzuimadministratie

Proces Hetbijhoudenvaneenadministratieinzakeziekteverzuimenre-integratievaneenpersoneelslid


Grondslag Wetverbeteringpoortwachter

Archiefbescheiden Ziekmelding;Betermelding;Verslagwerkplek-onderzoek;Verlofberekening

Waardering V2jaarnabeëindigingdienstverband


Opmerkingen Ziektemeldingenkunneninprincipetweejaarnaafmeldingwordenvernietigd.Bijhetbestaanvaneenaanzienlijkekansopherhalingvanhetziektebeeldkanomwillevanadministratiefbe-langovergegaanwordentothethanterenvaneenlangerebewaartermijnvanbijvoorbeeldvierjaar.Eenmaximaletermijndiepermede-werkerkanwordengesteldistweejaarnauit-diensttredingopbasisvanart.7vanhetVrij-stellingsbesluitWbp,tenzijeenanderewettelijkeverplichtinglangerebewaringvoor-schrijft.

Nummer 99

Kernomschrijving Bwoo-uitkeringen

Proces HetzorgdragenvooreenaanvullendwettelijkdeelBwoo-uitkeringenvooruitkeringsgerech-tigden


54

Grondslag Besluitwerkloosheidonderwijs-enonderzoeks-personeel(Bwoo)art.36-50

Archiefbescheiden Berekeningaanstellingsduur;Verklaringrechtopuitkering;Beëindigingrechtopuitkering

Waardering V7navervallenrecht


Opmerkingen Dewaarderingisafgeleidvangevolgenvandebescheidenvoordefinanciëleadministratie,hetbetrefthiergeenadministratievanbedrijfs-matigvastgoed.

Nummer 100

Kernomschrijving Bezwaarschriften personeelsleden

Proces Hetdoenvaneenuitspraakovereenbezwaartegeneenbeslissingbetreffendeeenpersoneels-lid


Grondslag Bezwarenprocedurepersoneel,Vrijstellings-besluitWbpart.39

Archiefbescheiden Bezwaarschrift;Uitspraak



Opmerkingen Dewaarderingisafgeleidvanmogelijkzwaarrechtsgevolgvaneenuitspraakvoorhetper-soneelslid.IngevolgedebepalingenindeWetbeschermingpersoonsgegevensenhetVrijstel-lingsbesluitWbp,iservoordehogescholenwelsprakevaneenabsolutewaardering.

Nummer 101

Kernomschrijving Beroepschriften personeelsleden

Proces HetbehandelenvaneenberoepszaakvaneenpersoneelslidbijdeCommissievanberoep


Grondslag WHWart.4.7,VrijstellingsbesluitWbpart.39

Archiefbescheiden Beroepschrift;Verstrektegegevens;Verweer-schrift;Uitspraak



Opmerkingen Dewaarderingvoorditprocesisafgeleidvanmogelijkrechtsgevolgvoortkomenduitdeuit-komstenvandeberoepszaak.IngevolgedebepalingenindeWetbeschermingpersoons-gegevensenhetVrijstellingsbesluitWbp,iserwelsprakevaneenabsolutewaardering.

55

Nummer 102

Kernomschrijving Stages intern

Proces Hethebbenvaninternestagiairesenafstudeerders


Grondslag VrijstellingsbesluitWbpart.7

Archiefbescheiden Stageovereenkomst;Legitimatiebewijs;Stagevergoeding

Waardering V2jaarnabeëindigingstageofafstuderen


Opmerkingen Hetbetrefthierdepersoneelsstukkenmetbetrekkingtotdeinternestage.Voordearchiefbescheidenmetbetrekkingtotdeinhoudelijkeuitvoervandestageiseenafzonderlijkprocesopgenomen.

3.4 Organisatie

Ditdeelbehandeltdeprocessenmetbetrekkingtotondersteuningvandeorganisatiebij

onderandereinkoopenjuridischezaken,oprichtingvancommissiesenwerkgroepenende

vaststellingvanbevoegdheden.Deaangehoudenvolgordeisdeorganisatiealsgeheel,

commissiesen(project)werkgroepen,bevoegdheden,inkoop,klachtenenjuridischezaken.

Nummer 103

Kernomschrijving Organisatiestructuur vaststellingen

Proces Hetvaststellenvandeorganisatiestructuur



Archiefbescheiden Organisatiestructuur

Waardering B(4)


Nummer 104

Kernomschrijving Lidmaatschappen

Proces Hethebbenvaneenlidmaatschapineenvereniging,coöperatieofwaarborgmaatschappij


Grondslag BurgerlijkWetboek,boek2titel2-3

Archiefbescheiden Samenwerkingsovereenkomst;Convenant;Intentieverklaring

56

Waardering V7,9of10jaarnawerkingsduur


Opmerkingen Dewaarderingengaanuitvanfinanciëlegevolgenvanhetlidmaatschap,aldannietvoor(exploi-tatievan)bedrijfsmatigvastgoed.Zieparagraaf5.3vandeinleidingvoornaderetoelichting.

Nummer 105

Kernomschrijving Commissies werkgroepen secretariaat

Proces Hethoudenvanhetsecretariaatbinnenwerkgroepenencommissies

Actor Bestuurlijkewerkgroep


Archiefbescheiden Uitnodiging;Agenda;Vergaderstuk;Verslag



Opmerkingen Hetbetrefthiercommissiesenwerkgroepenwaarbijeenvertegenwoordigervandehoge-schooldesecretarisfunctievervult.Hetprocesbehelstdeverslagleggingvandewerkgroepen,nietprimairdeontwikkelingvandeproducten.Dewaarderingishiervanafgeleid.

Nummer 106

Kernomschrijving Commissies werkgroepen

Proces Hetinwerkingstellenenopheffenvaninternewerkgroepenencommissies



Archiefbescheiden Opdracht;Reglement;Ledenlijst;Eindverslag

Waardering V5naopheffing


Opmerkingen Debewaartermijnisafhankelijkvandeaardvandewerkzaamheden.Alsproductenvandebetreffendewerkgroepleidentotbeleidswijzi-gingen,danwordendezeopgenomeninbeleidsvormendeprocessen.

Nummer 107

Kernomschrijving Projecten uitvoering

Proces Hetuitvoerenvanprojectenenbijzondereregelingen


57


Archiefbescheiden Projectvoorstel;Projectopdracht/goedkeuring;Projectcontract;Managementrapportages;Interimrapportages;Eindrapportage/verslag

Waardering B(5)

Anderewaardering Projectcontract;Managementrapportages;Interimrapportages:V7,9of10jaarnaafronding


Opmerkingen Debewaartermijnisafhankelijkvandeaardvanhetprojectofdebijzondereregeling.Bijdege-kozenwaarderingisuitgegaanvanprojectenmetwezenlijkegevolgenvoordesamenstellingofwerkzaamhedenvandehogeschool.Ingevalvaneindigendbelang(pergevalaftewegen)kunnenarchiefbescheidenvanprojectenookkorterwordenbewaard.Deanderewaarderingheeftbetrekkingopdebescheidenmeteenmo-gelijkebetrekkingtotfinanciëleadministratie,aldannietmetbetrekkingtotbedrijfsmatigvastgoed.Zieparagraaf5.3vandeinleidingvoornaderetoelichting.

Nummer 108

Kernomschrijving Machtigingen

Proces Hetverlenenvanmachtigingenenvolmachten


Grondslag BurgerlijkWetboek,boek3titel3

Archiefbescheiden Machtigingofvolmacht



Opmerkingen Dewaarderingheeftbetrekkingopdefinanciëlegevolgenvandemachtiging,enofdezealdannietmetbetrekkingheeftop(exploitatievan)bedrijfsmatigvastgoed.Zieparagraaf5.3vandeinleidingvoornaderetoelichting.

Nummer 109

Kernomschrijving Inkoop producten en diensten

Proces Hetbehandelenvandeinkoopvanproductenendiensten



Archiefbescheiden Bestek;Aanbesteding;Beslisdocument;Motivatiekeuze;Overeenkomst


58

Anderewaardering Bestek;Aanbesteding;Beslisdocument;Motivatiekeuze:V5jaarnaafronding


Opmerkingen Hetprocesvoorinkoopvanproductenendien-stenbetrefttevensdeuitvoeringvanaanbeste-dingstrajecten.Dewaarderingisgebaseerdopdefinanciëleverplichtingenen(garantie)rech-tendievolgenuitdeovereenkomst,enofdezedirectebetrekkinghebbenop(exploitatievan)bedrijfsmatigvastgoed.Zieparagraaf5.3vandeinleidingvoornaderetoelichting.

Nummer 110

Kernomschrijving Klachten

Proces Hetbehandelenvanklachten


Grondslag WHWart.7.59b

Archiefbescheiden Klacht;Ontvangstbevestiging;Uitspraak


Anderewaardering Ontvangstbevestiging:1jaarnaverzending


Opmerkingen HetCollegevanBestuurendedirecteurenvanfaculteiten,dienstenofacademiesbehandelenklachtenvanstudentenenextranei.

Nummer 111

Kernomschrijving Geschillen

Proces Hetbehandelenvangeschillen

Actor Geschillenadviescommissie


Archiefbescheiden Bezwaarschrift;Beoordelingminnelijkeschikking;Advies;Uitspraak



Opmerkingen Dewaarderingvanvernietigingnavijfjaarisgebaseerdopeenmogelijkrechtsgevolgvanhetadviesofhetbesluit.Indieneenbezwaarschriftbetrekkingheeftopdeverstrekkingvaneengraad,watdeuitvoeringisvaneenopenbaargezagtaak,dientdeuitspraakophetbezwaareveneensalseenopenbaargezagtaaktewordengezien.HetprocesvaltindatgevalbinnendewerkingssfeervandeArchiefwet1995.Dewaarderingwordtdaarmeeabsoluut.

59

Nummer 112

Kernomschrijving Misdrijven aangifte

Proces Hetoverleggenendoenvanaangifteinzakezedenmisdrijven



Archiefbescheiden Aangifte;Verslagoverleg

Waardering V10jaarnaaangifte


Nummer 113

Kernomschrijving Aansprakelijkstellingen derden

Proces Hetindienenvanschadeclaims



Archiefbescheiden Aansprakelijkstelling;Bewijsstuk;Besluit



Opmerkingen Dewaarderingisafgeleidvanfinanciëleafhan-delingenadministratievandeaansprakelijk-stelling.Hierbijwordtervanuitgegaandatdezegeendirectebetrekkingheeftop(exploitatievan)bedrijfsmatigvastgoed.

3.5 Financiën

Ditdeelbehandeltdeprocessenomtrentfinanciëleverslagleggingenverantwoording.

Deaangehoudenvolgordeisadministratie,begroting,verantwoordingenrapportage,geno-

tenenverstrektefinanciëleondersteuningenverzekeringen.

Nummer 114

Kernomschrijving Financiële administratie

Proces Hetbeherenenuitvoerenvandefinanciëlead-ministratie


Grondslag WHWart.2.17,Algemenewetrijksbelastingenart.52lid4

Archiefbescheiden Factuur;Kasboek;Verlies-enwinstrekening;Bank-engiroafschriften;Grootboek

Waardering V7,9of10jaarnavaststellingjaarrekening


60

Opmerkingen Dewaarderingisafgeleidvanhetonderwerpvandefinanciëlebescheiden:hebbenzijwelofgeenbetrekkingopbedrijfsmatigvastgoed,enmaaktdeinstellinggebruikvanaftrekvoorbe-lasting?Zieparagraaf5.3vandeinleidingvoornaderetoelichting.

Nummer 115

Kernomschrijving Geldleningen

Proces Hetaangaan,wijzigenenaflossenvangeldleningen


Grondslag Algemenewetrijksbelastingenart.52lid4

Archiefbescheiden Overeenkomst;Aflossing;Beëindiging

Waardering V7,9of10jaarnajaarnaaflossingofbeëindiging


Opmerkingen Dewaarderingisafgeleidvandevraagofdeleningbetrekkingheeftopbedrijfsmatigvast-goed.Zieparagraaf5.3vandeinleidingvoornaderetoelichting.

Nummer 116

Kernomschrijving Uitzetting gelden

Proces Hetuitzettenvangeldeninspaar-ofbeleggingsvorm



Archiefbescheiden Overeenkomst;Fondsenstaat;Mutatienota;Dividendnota

Waardering V7jaarnabeëindiging

Anderewaardering Fondsenstaat;Mutatienota;Dividendnota:V7jaarnavaststellingjaarrekening


Opmerkingen Dewaarderingbetrefthierzevenjaarnaont-bindingvoordeovereenkomstenbijbehorendestukken.Voordefinanciëleverslagleggingwordteenwaarderingvanzevenjaarnavast-stellingvanderekeninggehanteerd,uitgaandevanhetfeitdatdezegeenbetrekkingheeftopbedrijfsmatigvastgoedvandeeigeninstelling.Mochtdeuitzettingvangeldenalsnogrelatiehoudenmetdefinanciëleadministratievanbe-drijfsmatigvastgoed,dandienteentermijnvannegenoftienjaartewordengehanteerd.Inpa-ragraaf5.3vandeinleidingvindtuhiereenna-deretoelichtingop.

61

Nummer 117

Kernomschrijving Begrotingen

Proces Hetvaststellenvandebegroting



Archiefbescheiden (Meerjaren)begroting



Opmerkingen Dewaarderingvoordebegrotingenisvoorvol-ledigheidvandeuitvoeringscontextgelijkge-steldaandewaarderingvoorfinanciëlever-slaglegging.Omdatdebegrotingookbetrekkingheeftopfinancieelbeheervanbe-drijfsmatigvastgoed,wordteenstandaardter-mijnvannegenjaaraangehoudenvoorinterneraadpleging.Inparagraaf5.3vandeinleidingvindtuhiereentoelichtingop.

Nummer 118

Kernomschrijving Voorjaars- en najaarsnota's

Proces Hetopstellenvaneenvoorjaars-ennajaars-nota



Archiefbescheiden Kaderbrief;Voorjaarsnota;Najaarsnota



Opmerkingen Omdatdenota’sookbetrekkinghebbenopfi-nancieelbeheervanbedrijfsmatigvastgoed,wordteenstandaardtermijnvannegenjaaraangehoudenvoorinterneraadpleging.Inpara-graaf5.3vandeinleidingvindtuhiereentoe-lichtingop.

Nummer 119

Kernomschrijving Ministeriële accountant inlichtingen

Proces Hetverstrekkenvaninlichtingenaandeminis-teriëleaccountant



Archiefbescheiden Inlichtingen

Waardering V7,9of10jaarnaverstrekking

62


Opmerkingen Vanwegedeverantwoordingsfunctieisdewaar-deringgelijkgesteldaandewaarderingvoorfi-nanciëleverslaglegging.Bijdeverantwoordingvanbeheervanbedrijfsmatigvastgoedwordteentermijnvannegenoftienjaargehanteerd.Zieparagraaf5.3vandeinleidingvoornaderetoelichting.

Nummer 120

Kernomschrijving Managementrapportages

Proces Hetvaststellenvandemanagementrapportage(marap)

Actor Directeuren


Archiefbescheiden Managementrapportage;Managementletter;Ma-nagementreview

Waardering V9navaststelling


Opmerkingen Vanwegedeinterneverantwoordingsfunctieisdewaarderinggelijkgesteldaandewaarderingvoorfinanciëleverslaglegging,inhetgevalderapportagesofreviewsbetrekkinghebbenopfinancieelbeheervanbedrijfsmatigvastgoed.

Nummer 121

Kernomschrijving Rijksbijdragen

Proces Hetontvangenvanderijksbijdrage


Grondslag WHWartt.1.19,2.5-2.9,Algemenewetrijksbelastingenart.52lid4

Archiefbescheiden Bekostigingsbrief;Toekenning;Accountants-verklaring

Waardering V7,9of10jaarnavaststelling


Opmerkingen Vanwegedeinterneverantwoordingsfunctieisdewaarderinggelijkgesteldaandewaarderingvoorfinanciëleverslaglegging,inhetgevalderapportagesofreviewsbetrekkinghebbenopfinancieelbeheervanbedrijfsmatigvastgoed.Zieparagraaf5.3vandeinleidingvoornaderetoelichting.

63

Nummer 122

Kernomschrijving Subsidieaanvragen

Proces Hetdoenvan(aanvullende)bekostigings-ensubsidieaanvragen


Grondslag Algemenewetbestuursrecht,titel4.2

Archiefbescheiden Aanvraag;Activiteitenplan;Begroting;Beoordeling;Verstrekking;Verantwoording

Waardering V7,9of10jaarnaafwikkeling


Opmerkingen HetbetrefthieruitsluitendsubsidiesdienietvallenonderdeRAAK-regeling,ofEuropesesubsidies.Voordiespecifiekesubsidieszijndeprocessenmetnummers69en70opgenomen.Dewaarderingisafgeleidvandevraagofdesubsidiesbetrekkinghebbenop(exploitatievan)bedrijfsmatigvastgoedenofdebescheidennodigzijnvoorfinanciëleadministratieenver-antwoording.Zieparagraaf5.3vandeinleidingvoornaderetoelichting.

Nummer 123

Kernomschrijving Sponsoring derden

Proces Hetverlenenvansponsoringaanderden



Archiefbescheiden Aanvraag;Overeenkomst



Opmerkingen Dewaarderingishierafgeleidvandewaardevandearchiefbescheidenvoorfinanciëleadministratie,zonderbetrekkingopbedrijfs-matigvastgoed.

Nummer 124

Kernomschrijving Verzekeringenbeheer

Proces Hetafsluitenvanverzekeringen



Archiefbescheiden Overeenkomst;Verzekeringspolis;Aanhangsels


64


Opmerkingen Dewaarderingishierafgeleidvandebetrek-kingvandeverzekeringopbedrijfsmatigvast-goedenmogelijkebewijswaardevoordefinan-ciëleadministratie.Zieparagraaf5.3vandeinleidingvoornaderetoelichting.

3.6 Communicatie

Ditdeelbetreftdeprocessenmetbetrekkingtot(voornamelijkexterne)communicatie-

uitingenvandehogeschool.Deaangehoudenvolgordeisvaststellingvandehuisstijl,het

plannenenuitvoerenvancommunicatie-uitingen.

Nummer 125

Kernomschrijving Huisstijl

Proces Hetvaststellenvandehuisstijl



Archiefbescheiden Besluithuisstijl;Huisstijlhandboek

Waardering B(5)


Nummer 126

Kernomschrijving Bekendmakingen

Proces Hetpublicerenvanbekendmakingen,waaronder(pers)berichten

Actor Directeuren


Archiefbescheiden Bekendmaking;Persbericht

Waardering B(3)


Opmerkingen Hetbetrefthierofficiëlebekendmakingenvandehogeschool,diemedehethandelenophoofdlijnenkunnenreconstrueren.Bijklein-schaligehogescholenwaardeopleidingengeendirecteurhebben,zaleenbekendmakinginderegeldoorhetbestuurzelfwordengedaan.

65

Nummer 127

Kernomschrijving Onderwijs informatieverstrekking

Proces Hetverstrekkenvaninformatieoverhetonderwijsaanbod



Archiefbescheiden Informatiebrochure;Internetpublicatie

Waardering V5jaarnapublicatie


Opmerkingen Ditprocesbetrefthetverstrekkenvanvoldoendeinformatieaanstudentenenaan-staandestudentenoverdeinstelling,hettevolgenonderwijsendeopleidingsnamen.Dearchiefbescheidenbewijzendatdehogeschoolhaarstudenteninstaatheeftgestelddeopleidingsmogelijkhedentevergelijken,eengoedoordeeltevormenoverdeinhoudendeinrichtingvanhetgevolgdeoftevolgenonder-wijsendetentamens.Determijnvanvijfjaarisbepaaldvanuitmogelijkerechtendieaandeverstrekteinformatiekunnenwordenontleend.

3.7 Huisvesting

Ditdeelbevatdeprocessengerichtopexploitatieenonderhoudvandehogeschoolgebouwen

enterreinen.Devolgordeishetbouwenenveranderenvangebouwen,onderhoudsplanning

enuitvoerenhetafstotenvangebouwen.

Nummer 128

Kernomschrijving Nieuwbouwprojecten

Proces Hetplegenvannieuwbouw



Archiefbescheiden Projectplan;Ontwerp;Bestek;Bestektekening;Technischebeschrijving;Besluit;Overeenkomst;Opzichtersrapport;Evaluatierapport

Waardering V5jaarnaexploitatie


Opmerkingen DitproceskenteenoverlapmetProjectenenVergunningen,waarbijvergunningenalsdeel-proceseenonderdeelvormenvannieuwbouw-projecten.ZieookhetprocesPersoneelsbeheer(nummer95)vooraandachtspuntenbijarchief-bescheidenmetbetrekkingtotgevaarlijke(bouw)stoffen.

66

Nummer 129

Kernomschrijving Verbouwingen

Proces Hetverbouwenvanbestaandegebouwen



Archiefbescheiden (Bestek)tekeningen;Technischebeschrijving;Overeenkomst;Voorwaarden



Opmerkingen ZieookhetprocesPersoneelsbeheer(nummer95)vooraandachtspuntenbijarchiefbescheidenmetbetrekkingtotgevaarlijke(bouw)stoffen.

Nummer 130

Kernomschrijving Vergunningen

Proces Hetaanvragenvanvergunningen


Grondslag Wetalgemenebepalingenomgevingsrechtart.2.7-9

Archiefbescheiden Aanvraag;Tekening;Technischegegevens;Vergunning;Weigering



Nummer 131

Kernomschrijving Lange termijn huisvestingsplannen

Proces Hetopstellenvaneenlangetermijnhuisvestingsplan(LTHP)



Archiefbescheiden Huisvestingsplan

Waardering B(5)


Opmerkingen Hetbetrefthierdekeuzesvoorlangetermijnhuisvestingvoordehogeschoolalsgeheel.

Nummer 132

Kernomschrijving Lange termijn onderhoudsplannen

67

Proces Hetopstellenvaneenlangetermijnonderhoudsplan(LTOP)



Archiefbescheiden Onderhoudsplan



Opmerkingen Hetbetrefthierdekeuzesvoorlangetermijnhuisvestingvoordehogeschoolalsgeheel.

Nummer 133

Kernomschrijving Planmatig onderhoud

Proces Hetonderhoudenvangebouwen,terreineneninstallaties



Archiefbescheiden Onderhoudsovereenkomst



Opmerkingen Hetbetrefthierdeplanningendeuitvoervanonderhoud.Hetonderhoudkanbijgrotereaan-passingeneengarantietermijninhoudenvantienjaar.Hierisdewaarderingopgebaseerd.

Nummer 134

Kernomschrijving Koop en verkoop onroerend goed

Proces Hetverkrijgenenverkopenvangebouwenenterreinen


Grondslag Wetopdeomzetbelastingart.34a

Archiefbescheiden Transportakte;Eigendomsakte

Waardering V9of10jaarnaexploitatie


Opmerkingen Zieparagraaf5.3vandeinleidingvoornaderetoelichtingopbewaartermijnenvoorfinanciëlebescheidenmetbetrekkingtotbedrijfsmatigvastgoed.

Nummer 135

Kernomschrijving Huur en verhuur

68

Proces Hethurenenverhurenvanpandenofonderde-lendaarvan


Grondslag Wetopdeomzetbelastingart.34a

Archiefbescheiden Huurovereenkomst

Waardering V9of10jaarnabeëindiging


Opmerkingen Zieparagraaf5.3vandeinleidingvoornaderetoelichtingopbewaartermijnenvoorfinanciëlebescheidenmetbetrekkingtotbedrijfsmatigvastgoed.

Nummer 136

Kernomschrijving Buitengebruikstelling gebouwen terreinen

Proces Hetbuitengebruikstellenvangebouwenenterreinen



Archiefbescheiden Besluitbuitengebruikstelling;Mededelingminis-terie;Meldingministergeengebruikbevoegdheid

Waardering Minimaal

Soortwaardering V5jaarnaexploitatie

Opmerkingen Hetbetrefthiereenverplichtingtotmeldingvandebuitengebruikstellingaanhetministerie,hiervanisdeminimaletermijnstellingafgeleid.

Nummer 137

Kernomschrijving Sloop

Proces Hetslopenvangebouwenenterreinen


Grondslag Wetmilieubeheer,Titel10.6

Archiefbescheiden Sloopplan;Milieurapportage;Stortbewijs


Anderewaardering Milieurapportage;Stortbewijs:V30jaarnaaf-ronding


Opmerkingen Hetverdientaanbevelingommilieu(effect)rap-portagesenstortbewijzentebewarentotdertigjaarnasloopvanhetgebouw,vanwegemoge-lijkeinformatieoverschadelijkestoffen.

69

Deonderstaandetoelichtingenverantwoordinggeefteenonderbouwingvoordebelangrijkste

redactionelekeuzesenaandachtspuntenbijdetoekenningvanbewaartermijneninde

Selectielijsthogescholen.Daarnaastwordenaandachtspuntengegevenvoorhetbeheervan

archiefinbrederezin.

1. Beoogde doeleinden en gebruikers

Eenselectielijstwordttotophedenvaakindepraktijkgebruiktvoorhetwegwerkenvan

archiefachterstanden.Steedsmeerwordenselectielijstenechterookingezetbijdeinrichting

vanbewaartermijnenininformatiesystemen.Ineersteopzetisdeselectielijstbedoeldom

dearchiefbescheidenvandeorganisatietevoorzienvaneenbewaartermijnendestrategie

voorinformatiebeheerhieropinterichten.Demogelijkeaanvullendetoepassingenzijnbreder.

DebedoeldeinzetvandeSelectielijsthogescholenisbreedenhierisdeopbouwookvoor

ingericht.Debeoogdegebruikerszijn,onderandere:

• documentairinformatieverzorgersenbedrijfsarchivarissen,voorhetselecterenvan

documentenendossiersenhetinrichtenvaneenorganisatiebredebewaarstrategie;

• informatiemanagerseninformatiearchitecten,voorhetinschattenvandehoeveelheid

procesgebondeninformatiediebinnendehogeschool‘incontrol’is;

• functioneelbeheerders,voorhetinrichtenvangeautomatiseerdebewaarvoorschriftenin

applicaties;

• bedrijfsjuristen,voorhetbeoordelenvandematevan‘legalcompliance’vande

organisatie,voorwatbetrefthetarchiefbeheer;

• kwaliteitsmedewerkersenauditors,voorhettoetsenvandekwaliteitvanhetinformatie-

beheerenhetuitbrengenvanonderbouwdeadviezen;

• administratiefmedewerkers,voorhetbepalenvandebewaartermijnenaandachtspunten

bijdedossiersdiezijvormen.

2. Gebruik van de termen ‘archief’ en ‘processen’

Eenselectielijstwordtopgesteldomdebetreffendeorganisatie(s)instaattestellenom

bewaartermijnenen-strategieënbepalenvoorarchiefbescheiden.Deachtergrondvoor

selectielijstenwordtgegevendoordeArchiefwet1995,waarookdevoordezeselectielijst

geldendedefinitievoorarchiefvandaankomt.Hetarchiefvaneenorganisatie(inditgeval

eenhogeschool)isdeinformatiedieontstaatbijdeuitvoervandetakenofprocessen,die

officieelonderdeverantwoordelijkheidvandeorganisatievallen,endiedaarmeedientals

bewijsdatdeprocessenhebbenplaatsgevonden.Devormvandieinformatieishierbijvan

ondergeschiktbelang.Eenarchiefkanbestaanuitpapierendocumenteninarchiefdozenof

ordners,digitalebestandenopeengedeeldeschijf,ofvastgelegderegistratiesineen

III. Toelichting en verantwoording

70

databank.Defunctieishiervanhetvoornaamstebelang:dearchiefbescheidengevenblijk

vanhetplaatsvindenvanprocessenendienenomhierinformatieoverteverschaffen,of

rechtenenplichtenvanbetrokkenenvastteleggen.Archiefmetbetrekkingtoteengraad-

verstrekkingbijeenhogeschoolkandaaromookineendatabankofregisterwordenvast-

gelegdinplaatsvanopeenfysiekdocument,zolangdezevastleggingderechtenvande

betrokkenekanbewijzen.(Dezeoverwegingwordtookaangehaaldinparagraaf4.3,in

relatietotgraad-verstrekkingenengetuigschriften).

Inplaatsvanhetgebruikvandeterm‘handelingen’(gangbaarbijdeopstellingvanselectie-

lijstenvolgensdemethodiekvanhetProjectinvoeringverkortingoverbrengingstermijn

(PIVOT)),wordtindeSelectielijsthogescholendeterm‘processen’gebruikt.

IndeoorspronkelijkeselectielijstvanhogeschoolSaxionwordtonderscheidenlijkvan

handelingenen(werk)processengesproken,waarbijdeeerstetermoverwegendwordt

gebruikt.Determ‘processen’komtechtermeerovereenmethettaalgebruikbinnenorgani-

satiesenbinnenaanpalendevakgebiedenzoalsadministratieveorganisatieeninformatie-

management,watleidttoteenbevorderingvanonderlingeaansluiting.

Bijdesamenstellingvandezeselectielijstisookgestreefdomdecategorieënvanarchief-

bescheidenzoveelmogelijkophogerprocesniveautebeschrijven,inplaatsvanonderscheid

temakenophetlageretaakniveau-ditmetenkelenoodzakelijkeuitzonderingen.Daarnaast

ishetbeoogdegebruikvandelijstzoalshiervooraangegevenbrederdanalleenbinnenhet

kadervanarchiefbeheerendocumentaireinformatievoorziening.

IndeSelectielijsthogescholenzijnalleendeprocessenmetbetrekkingtotbeleidsvorming

opgenomen,alszijeenspecifiekegrondhebbenvanuitdeWHWofalszijbijhogescholen

eengroteorganisatorischewaardehebben.Alsergeensprakeisvaneenspecifiekegrond-

slagindeWHWofanderewetgeving,kunnendearchiefbescheidenmetgebruikvande

algemeneprocessenvoorbeleidsvormingmetbetrekkingtotonderwijs,onderzoekof

bedrijfsvoeringwordengewaardeerd.Hiermeewordtvoorkomendatdeselectielijstonnodig

langzouworden,maarblijvenweldebelangrijksteprocessenbehouden.

3. Permanente bewaring

Hogescholenvoorzienineenwezenlijkemaatschappelijkebehoefte.Defunctiesdiezijvervullen

zijnhiermeevanbelangvoortoekomstigwetenschappelijkenhistorischonderzoek.Voorde

processenmetbetrekkingtothetontwikkelen,evaluerenofbijsturenvanbeleidophoofdlijnen

wordtinnavolgingvandealgemeneselectiecriteria,indeSelectielijsthogescholenpermanente

bewaringvoorgesteld.Ditbetekentdathogescholenwordtgeadviseerdomdearchief-

bescheidenuitdezeprocessenoptermijnovertebrengennaareenopenbarearchiefdienst,

zodatdezeookvoordetoekomstveiliggesteldzijnvooronderzoek.Daarbijmoetwelworden

aangetekenddatdezepermanentebewaringvoor(bijzondere)hogescholengeenwettelijke

verplichtingis.Deverplichtingvoorhetbewarenofvernietigenvanarchiefbescheidenzit

beslotenintakendieeenhogeschoolalsoverheidsorgaanuitvoertendiedaarmeevallen

71

onderdewerkingssfeervandeArchiefwet1995.

Naastoverbrengingvandepermanenttebewarenarchiefbescheidennaareenopenbare

archiefdienst,kaneenhogeschoolervoorkiezenomdelangdurigebewaringineigenbeheer

ondertebrengen.Voordigitaleengedigitaliseerdearchiefbescheidenishetdannoodzakelijk

omhiervoordebenodigdevoorzieningentetreffen,waarondereenzogenaamde-depot.

Eenaantalhogescholenheeftaleendergelijkevoorzieninginbeheerofontwikkelingvoor

hetlangdurigbewarenvanscripties(ziedeparagraafoverhetlangdurigbewarenvan

afstudeerwerkstukken).Voordevereistefunctionaliteitenvaneene-depotisdepublicatie

ED3;EisenduurzaamdigitaaldepotopgestelddoorhetLandelijkoverlegprovinciaalarchief-

inspecteurs(LOPAI).Dezepublicatieisvrijverkrijgbaarophetinternet.

4. Bewaartermijnen en dossiervorming voor onderwijs en toetsing

Debelangrijksteprocessenvoorhogescholenzijngerichtophetopleidenvanstudentenen

hetverstrekkenvanbewijsstukken,dieblijkgevendatstudenteneenproevevanbekwaam-

heidvoorhunvakgebiedhebbenafgelegd.Ditzijndanookdeprocessenwaarvoorde

bewijsfunctievanhetarchiefhetmeestwezenlijkvanbelangis.Dezeparagraafgeefteen

nadereonderbouwingvoordevastgesteldebewaartermijnenvoortoetsingenexaminering.

4.1 Bewaartermijnen tentamens en afstudeerwerken

VoortentamenproductenendebeoordelingenhiervanwordenindeWHWgeeneenduidige

bewaartermijnenvoorgeschreven.ErwordtookindeWHWofanderebronnengeeneenduidig

onderscheidgemaakttussententamensdiemeetellenvoorheteindniveauvanstudenten,

ententamensdiehiervoorvangeringbelangzijn.Eenaantalvereistenvanuitdewetende

dagelijksepraktijkbijhogescholengeeftechtereenmaximaleeneenminimaletermijn.Inde

Selectielijsthogescholenwordteenminimaletermijnvanzevenjaargehanteerdvoorde

verantwoordingvanhetwerkvandehogeschool,eneenminimaletermijnvantweejaar

voordeverantwoordingvanhetwerkvandestudentendebeoordelinghiervan.

Dezeparagraafbeschrijftdeoverwegingenvoordemaximale,minimaleenuiteindelijk

vastgesteldebewaartermijnen.

Eententamenomvatvolgensart.7.10WHWeen“onderzoeknaardekennis,hetinzichten

devaardighedenvandeexaminandus,alsmededebeoordelingvandeuitkomstenvandat

onderzoek.”Bijeenverantwoordingvanhetonderzoekdatineententamenwordtuitgevoerd,

isdaarmee(eenrepresentatievan)hettentamenwerkbenodigd.

Demaximaaldenkbarebewaartermijnvantienjaarnauitschrijvingvandeindividuelestudent

heeftmeteenaantaloverwegingentemakenenisvoornamelijkafhankelijkvantermijnen

voorvrijstellingen.Denegatieveberichtgevingoverhogescholenindelaatstejarenhad

ondermeerbetrekkingophetnietkunnenonderbouwenvandeafgegevengetuigschriften

mettentamenwerkenenbeoordelingen.Stelregelisdatalseenstudentopgaatvoorexamen,

deexamencommissiebeschikkingmoetkunnenhebbenoverdeverantwoordingvande

72

toetsen.Ditbetekentnognietdathetgehelestudentendossierterplekkekanwordeningezien

doordecommissie,maarweldatdecommissieinstaatisomnaderonderzoekteverrichten

(artt.7.10en7.12WHW).Deonderdelenvanhetexamen(detentamens)wordenafgegeven

doordeexaminatoren.Deexaminatorenmoetenophunbeurtinstaatzijnombijhetopgaan

vandestudentvoorexamen,hunwijzevantoetsingteverantwoorden(art.7.12clid2WHW).

Hogescholenhantereneensteekproefsgewijsverondersteldemaximaleperiodevantienjaar

voorvrijstellingenopbasisvaneerderbehaaldediploma’s,deelcertificatenofverklaringen

voorbehaaldetentamens(art.7.11lid5WHW).Hierbijmoetwelwordenaangetekenddatde

bewijslastveelalbijdestudentzelfwordtgelegdennietbijhetvorigeopleidingsinstituut.

Alseenstudentisuitgeschreven,zoudehogeschooldievooreenvervolgopleidingvrijstellingen

verleentinstaatmoetenzijnomdevrijstellingenteverantwoorden(art.7.12blid1onder

dWHW).Ditkanintheorieinhoudendatdevolgendehogeschoolinstaatmoetkunnenzijn

omdevrijstellingtevaliderenaandehandvandeafgenomententamensvandevorige

hogeschool.

Uitdebovenstaandeoverwegingenvolgteenmaximaaldenkbarebewaartermijnvantien

jaarnauitschrijvingvandestudent,waarbijzijninbegrepenhetproductvandestudenten

debeoordelingvandeexaminator.Dezetermijnzoueenonevenredigebelastingvoorde

hogescholenalsgevolghebben.Demaximaletermijnisnuondervangendooreentienjarige

termijntestellenopdeverklaringendieopbasisvanart.7.11lid5WHWdoorhogescholen

wordenverstrekt,waarindebehaaldetentamensvaneenstudentwordenopgesomd.

Aandehandvanhetarchiefexemplaarkunnendezeverklaringenvervolgensworden

gewaarmerkt.Ditarchiefexemplaarkanookeenregistratieineendatabankzijn,alsde

rechtenhieraankunnenwordenontleend;vergelijkhiervoorhetinparagraaf4.3vervangen

vangetuigschriftendooreenregister.

Bijdevaststellingvandebeoordelingvantentamensbestaatdoorgaanseenbezwaartermijn

vanzesweken.Zonderverdergevolgzoudebewaartermijnvaneententamenproductende

beoordelinghiervandaarmeeopminimaalzeswekenkunnenwordengesteld.Detoepassing

vandezeminimaaldenkbaretermijnzorgtechterjuistvoorhetverantwoordingsprobleem

vanhogescholen,onderanderebijonderzoekenvandeInspectievanhetOnderwijs.

Eenanderelezingdandemaximaleofminimaletermijnbetreftdevaststellingvande

geldigheidsduurvantentamens,opbasisvaneenredelijkebeoordelingdoordeexamen-

commissie.Ophetmomentdatdeexamencommissiehetexamenvandestudentuitspreekt,

moetzijredelijkerwijsbeschikkinghebbenoverdearchiefbescheiden,waaruitblijktdatde

examinatorendetentamensopeendeugdelijkewijzehebbenopgesteldenbeoordeeld.De

nadrukligthierbijopdedeugdelijkeontwikkelingenafnamevandetoetsdoordeexaminator.

Uitgaandevandenominaleduurvanvierofvijfjaarvooreenstudieendegemiddeldeduur

waaroptentamenresultatenalsrepresentatiefvoorhetvereistekennisniveaukunnenworden

gezien,wordtindeSelectielijsthogescholeneenminimalebewaartermijnvanzevenjaarna

beoordelingvanhettentamengehanteerdvoordearchiefbescheidendievoortkomenuitde

73

ontwikkelingenevaluatievandetoetsdoordeexaminator.Dedefinitievetermijnstelling

hierbijisingegevendoordebenodigdebeschikbaarheidvandezearchiefbescheidenbijeen

aanvraagvooraccreditatie,eensindezesjaar(art.5a.9lid7WHW).

Deminimalebewaartermijnvantweejaarnabeoordelingvoordetentamenproductenen

beoordelingenisgebaseerdopdeadministratievelastdieisverbondenaanhetcentraal

beheervandossiersperstudentmetopgeleverdtentamenwerk,voornamelijkindepapieren

omgevingenvoortentamensdieingrotengetalewordenafgenomen.Vanwegedebenodigde

beschikbaarheidvantentamenproductenenbeoordelingenvooronderzoekenvande

InspectievanhetOnderwijsgedurendeeenperiodevanminimaaltweejaar,hanteertde

selectielijstdezetermijnookalsminimalebewaartermijn.Hierbijisaangetekenddatin

bijzonderegevalleneenhogeschooleenlangeretermijnvaststelt,alshetbetreffendeproduct

langeralsrepresentatiefmoetwordenbeschouwdvoorhetniveauvandestudent.Alseen

hogeschooldoormiddelvandigitaliseringenpraktischeinzetvanbeheermiddelenen-voor-

schrifteninstaatisomdetentamenwerkenenbeoordelingencentraalperstudenttebeheren

(ineenstudentendossierofmetbehulpvanmetadata),danwordthetmogelijkomde

bewaartermijnenteverbindenaandeuitschrijvingsdatumvandebetreffendestudent.Het

(aanvaardbare)risicovaneenonvolledigdossierbijlangstudeerderswordthiermeeonder-

vangen,alsdehogeschooleengeheelsluitendrisicobeleidwilvoeren.

Degesteldebewaartermijnvoorafstudeerwerkstukkenwijktafvandetermijnvantweejaar

nabeoordeling,omdatvoordezearchiefbescheidenweleenbewaartermijnvanzevenjaar

wordtgegeveninhetwetsvoorstelversterkingkwaliteitswaarborgenhogeronderwijs.

Hoewelditwetsvoorsteltijdensdeontwikkelingvandeselectielijstisuitgesteld,isgekozen

omdezespecifiekebepalingwelovertenemen.Dezekeuzeisingegevendoordevoorgenomen

bestuurlijkeafsprakenvandeministervanOCWmetonderwijsinstellingen,inhaarKamer-

briefvan5februari2013(OCW-referentienummer482604).Dezewerkstukkenzullenwelin

hetdossiervandestudentwordenbewaard,eneventueellangerdandeminimaleperiode

vanzevenjaar:zieparagraaf4.4overhetlangerbewarenvan(onderandere)scripties.

4.2 Dossiervorming tentamens

Bijdedossiervormingvoortentamensspeeltvoornamelijkdeverantwoordingvaneendeug-

delijkebeoordelingdoordeexaminatoreneendoorslaggevenderol.Dezeverantwoording

wordtbereiktmeteengedegendossiervormingnaafnamevanhettentamenenbeoordeling

vandeproducten.Bijhetbetreffendeproceszijndevolgendearchiefbescheidenopgenomen:

• hettentamenprotocolvoorhetbetreffendetentamen;

• detoetssleutelvoordevragenofopdrachten;

• decesuurvoordebeoordelingen;

• depresentielijst,indienvantoepassing;

• deeigenlijketoetsofopdracht;

• deproductenvandestudenten(ofrepresentatieshiervan);

• debeoordelingenvandeproducten;

74

• detweedebeoordelingenvandeproducten;

• deevaluatievandeontwikkelingenafnamevanhettentamen.

Integraledossiervormingvantentamenskaneenaanzienlijkelastleggenopdefacilitaire

middelenvaneenhogeschool,oferzelfseenonmogelijkeopgavevoorbetekenen.Ditis

onderanderehetgevalbijtentamensdieingrotengetalewordenafgenomen,oftentamens

waarbijdeproducteneengroteomvanghebben(bijvoorbeeldbijtechnischeopleidingen),of

transitorischvanaardzijn(bijvoorbeeldbijtheater-ofmuziekopleidingen).Hetisvanbelang

omhierbijtebedenkendatdeverantwoordingvandebeoordelinghetbelangrijkstearchiefstuk

is.Eenmuziekstukkanwordenopgenomen,ofvaneen(fysieke)maquettekunnenfoto’s

wordengemaakt.Ditzijnrepresentatiesendusverkleiningenvanheteigenlijkewerk.

Andereproductenkunnenmogelijknieteenswordenvastgelegd.Hetmeestwezenlijkevoor

dedossiervormingisdatdebeoordelingen(ingevuldeformulierenofanderszins)goedworden

vastgelegdenbewaard:opdezemanierzaldeexaminatorinstaatzijnomhaarofzijnindivi-

duelebeoordelingteverantwoorden,voorzolangalsditnodigis.Alsdebeoordelingvan

hettentamenproductophetproductzelfisaangebracht,zoalsfysiekeaantekeningenenhet

cijferopeenschriftelijkeuitwerking,dandienenhetproductendebeoordelingalseen

geheeltewordenbeschouwd.

4.3 Examens en getuigschriften

Gradenengetuigschriftenvanstudentenblijveneenlevenlanggeldig.Deafgestudeerde

moethiereenberoepopkunnendoeninhaarofzijnprofessioneleloopbaan,ofbijhetdeel-

nemenaanvervolgonderwijs.Dehogeschoolkanvoordezedoeleindenwordenverzochtom

eengewaarmerktafschriftvangetuigschriftenensupplementenaftegeven.Omdezereden

isdebewaartermijnvoorgraadverstrekkingen,getuigschriftenensupplementenindeSelectie-

lijsthogescholenvijftigjaarnabehalenvanhetexamen.Innavolgingvandeuniversiteiten

kaneenhogeschoolerwelvoorkiezenomdekopie-getuigschriftenengraadverstrekkingen

tevervangendooreeninstellingsregistervoorafgestudeerden,datgebruiktwordtvoorhet

bijhoudenenverstrekkenvangegevensovergraadverstrekkingen.Deregistratiesindit

registerwordendandearchiefbescheiden.Eendergelijkregisterzalaanzienlijkschelenin

debenodigderuimte(fysiekofdigitaal)voorhetbewarenvangetuigschriften.Inhetgeval

vangraadverstrekkingenzaleenhogeschoolweleenvervangingsbesluitindezinvanart.7

vandeArchiefwet1995moetennemen,aangezienditeenopenbaargezagtaakbetreft.

Dewaarderingvanvijftigjaargeldtalsvoorschriftnaardetoekomsttoe.Nietallehogescholen

zullendediploma’svanallestudentenvandeafgelopenvijftigjaarinhetarchiefbeschikbaar

hebben.Metnamedoordefusiesvanafdejarentachtigisbijhogescholensprakevan

archievenmeteenniet-uniformestructuurenwisselendbewaarregimewatdeverklaringen,

getuigschriftenensupplementenbetreft.Dewaarderingvanvijftigjaarmoetindezeook

gezienwordenalseenstelregelvoordearchievenwaarvanbestaanenvindplaatsbijde

hogeschoolbekendzijn,endearchiefbescheidendievandaagenindetoekomstworden

75

opgemaakt.Omdezeredenisookeenopmerkinggeplaatstinparagraaf5.2vandeinleiding,

bijdeaansluitingopdeinwerkingtredingvandeWHWalshetgaatomdeopenbaargezagtaken.

4.4 Langere bewaring van afstudeerwerkstukken

Voorscriptiesenandereafstudeerwerkstukkengeldtevenalsvooruitgevoerdonderzoek

vandeinstellingzelf,eenmogelijkewaardevoortoekomstigpraktijkgerichtonderzoek.Ditis

medeafhankelijkvandekwaliteitvanhetwerkstuk,detijdgebondenheidvanhetonderwerp

endeopdrachtgever.DebewaartermijnvoorafstudeerwerkenindeSelectielijsthogescholen

isgesteldopeenminimumvanzevenjaar,afgeleidvanhetuitgesteldewetsvoorstelversterking

kwaliteitswaarborgenhogeronderwijs(art.IonderO)endedoordeministervanOCW

geuitevoornemensvoorbestuurlijkeafsprakenopditpuntinhaarKamerbriefvan5februari

2013.Deoverigebepalingenuitditvoorstelzijnnietovergenomen.Eenhogeschoolkan

besluitenomeenruimeretermijnvoorbewaringteverbindenaanbijvoorbeelddehoogte

vanhetcijfervoorhetafstudeerwerkstuk.Hierbijmoetrekeningwordengehoudenmeteen

bewijswaardevanhetwerkstuktotdegenoemdezevenjaarnadedefinitievebeoordeling.

Alsdehogeschooleenafstudeerwerkstuklangerbewaart,dandoethetnietlangerdienst

alsarchiefstukvoorhetuitgevoerdeproces,maaralsbronvoortoekomstigonderzoek.

ScriptieswordentevensbreedbeschikbaargesteldindeHBOKennisbankophetinternet.

DitisvolgensdetoelichtingopdesitevandeKennisbankgeenplaatsomdescriptiesdigitaal

duurzaamtebeheren.Voorhetduurzaambeheervaneindwerkstukkenleggendehogescho-

lenzelfeen‘digitalrepository’aan(zieookdeopmerkingovere-depotsinparagraaf3van

dezetoelichting),ofmakenzijgebruikvanderepositoryserviceSharekitvandeICT-samen-

werkingsorganisatieSURF.Dehierondergebrachtedigitaleofgedigitaliseerdewerkstukken

kunnendienstdoenalsarchiefexemplaar,alsdehogeschoolkanaantonendatdeauthenticiteit

vandezeversiesgeborgdis.Indepraktijkzalhetarchiefexemplaarwaarschijnlijkelders

wordenbewaard.

Vooranderewerkstukkendanscriptieszoalsstageverslagen,kunstwerkenvanuitzonderlijke

waardeenbijdragenvandestudentintoegepastonderzoekvandehogeschool,kaneveneens

eenverlengingvandebewaartermijnwordentoegepast.Ditzalinuitzonderingsgevallenen

logischerwijsopinitiatiefvandeexaminatorplaatsvinden.Hetisaandeindividuelehoge-

scholenomdeinterneregelsvoordergelijkelangdurigebewaringvasttestellen,waar

mogelijkinsamenspraakmetcollega-instellingen.

5. Overige toelichting bij specifieke processen en archiefbescheiden

Onderdezeparagraafwordenoverigetoelichtingengegevenopprocessendienietbijde

opmerkingenindelijstzelfzijngeplaatst.

5.1 Onderzoek

Onderzoekenzijnindeselectielijstverdeeldovereenaantalprocessen,dieanders

beschouwdtothetzelfdehoofdproceszoudenbehoren.Vanbelangishierdatde

76

onderzoeksresultatenbewaardblijvenvoortoekomstiggebruik(dannietmeeralsarchief-

exemplaar,maaralskennisbron)endearchiefbescheidenvanoverigeprocessentijdigworden

vernietigd.Specialeaandachtbinnendeselectielijstgaatookuitnaardeoprichtingvande

lectoratenendeontwikkelingenvalideringvanonderzoeksprogramma’s.Dezevalidering

heefteenovereenkomstigefunctiealsdeaccreditatievanopleidingen,maargebeurtop

basisvansectoraleafsprakenenisvanwegehetinformatievekaraktergewaardeerdals

blijvendtebewaren.

5.2 Huisvesting

Indeonderzochtebewaartermijnenlijstenvanhogescholenkwamencategorieënvoor,

waarindeexploitatieeninrichtingvangebouwenalsblijvendtebewarenwerdaangemerkt.

DezewaarderingisindeSelectielijsthogescholennietovergenomen.Hetenigeprocesin

dezecategoriedatalsblijvendtebewarenisgekenmerkt,isdeontwikkelingvanlange

termijnhuisvestingsplannen,omdatdezestrategischeuitsprakendoenoverdehuisvesting

vaninstitutenenopleidingen.

Dekeuzehiervoorisafgeleidvanhetfeitdathetbeherenvangebouwennietdebelangrijkste

taakisvaneenhogeschool:datisonderwijsen(invoortdurendgroeiendemate)praktijkgericht

onderzoek.Dehistorischrelevantebescheidenmetbetrekkingtotdebouweninrichtingvan

hogeschoolgebouwenzijnookindegemeentelijkearchievenopgenomen.

5.3 Overleggen

Indeselectielijstiseenaantalprocessenvooroverleggenopgenomen.Hierbijhebbenalleen

deoverleggenvanhethogeschoolbestuurendeRaadvanToezichteenwaarderingalsblijvend

tebewarenmeegekregen.Hetbelangvandearchiefbescheidenvananderegremia(examen-

commissies,opleidingscommissies,projectgroepen,etcetera)zitnietprimairindeoverleggen

zelf,maardeadviezenenbesluitendieeruitvoortkomen.Dezearchiefbescheidenzijn

beschreveninspecifiekeprocessen.Ditzijndanookprocessendiedeoverleggenraken,

maarwaarderelevantearchiefbescheideneigenlijktoebehoren.Opdezewijzezoudende

processenvooroverleggenmoetenwordengelezen.Jaarverslagenvandeoverlegorganen

zijnwelalsblijvendtebewarengewaardeerd.

5.4 Kwaliteitszorg

Kwaliteitszorgiseenverzamelnaamvooreenaantalprocessenofdelenvanprocessenbinnen

hogescholen.Hetwordtookineenaantalgevallenalseenprocesopzichbeschouwd.De

verwachtingzoudaardoorkunnenbestaandateenbeschrevenprocesvoorkwaliteitszorgin

dezelijstalletakenmetbetrekkingtotdiekwaliteitszorgbevat.Dekwaliteitszorgkomtechter

ineenaantalprocessenvandeselectielijstimplicietterug.Hetenigeproceswaarinde

kwaliteitszorgexplicietterugkomtishetopzettenvanhetkwaliteitszorgsysteemvoor

onderwijs.Ditbetrefthetvastleggenenborgenvandetakenvoorkwaliteitszorgineennota

Kwaliteitsbeleidenhetvaststellenvandezenota.Deeigenlijkekwaliteitszorgisterugte

77

vindeninprocessenvoorondermeeraudits,tevredenheidsonderzoeken,accreditatie

envalidering.

5.5 Interne stages

Voordewerkzaamhedenbijdehogescholenwordtinvoorkomendegevalleneenberoep

gedaanopstagiairsvaninterneopleidingen.Voorinternestagesdienteenonderscheidaan-

gehoudentewordentussendepersoneelsstukkendiebijdezestageshorenendearchief-

bescheidendiehorenbijonderzoekofstudie.Voordezearchiefbescheidenwordenafzonder-

lijkebewaartermijnengehanteerd.Alsarchiefbescheidenmetbetrekkingtotdestudieookin

hetpersoneelsdossierbelandenisditgeenbezwaar,zolangditniethetenigeexemplaaris

enditeerderwordtvernietigddanhetverlopenvandewaardevoorhetexamen.

Voorstagiairsvanopleidingenvanandereinstellingenwordteenstageovereenkomstgesloten.

Dezekanopovereenkomstigewijzewordenbehandeldalsstageovereenkomstenwaarbijde

studentvandehogeschoolstagelooptbijeenexterneorganisatie.

5.6 Digitale financiële bescheiden

Inparagraaf5.3vandeinleidingwordendewettelijkevoorschriftenvoorverschillende

bewaartermijnenvanfinanciëlebescheidenbeschreven.Indieparagraafwordtookde

suggestiegegevenvoorhetaanleggenvanverschillendereeksenvoorarchiefbescheiden

diebetrekkinghebbenopbedrijfsmatigvastgoed,enarchiefbescheidenwaarbijditniethet

gevalis.Vooreenaantalprocessenisindeselectielijstaleenschiftinggemaakt.Bijdigitali-

seringvanfinanciëlebescheiden(meestalscanningvanfacturen)ofverwerkingvan‘digital

born’financiëlebescheidenkanhetkostenbesparendzijnomindebeheergegevens

(metadata)vandebestandenoptenemen,ofersprakeisvaneenrelatietotbedrijfsmatig

vastgoed.Dooropbasishiervandebewaartermijneninbeheerapplicatiesinterichtenkan

ookindedigitaleomgevingeenaanzienlijkehoeveelheid(schijf)ruimtewordenbespaard:

definanciëledigitalebescheidendienietaangeduidzijnmeteen‘vastgoed-vinkje’kunnenal

zevenjaarnavaststellingvandejaarrekeningwordenvernietigd.

78

6. Gebruikte afkortingen

ABP:AlgemeenBurgerlijkPensioenfonds

Awb:Algemenewetbestuursrecht

BSA:bindendstudieadvies

Bwoo:Besluitwerkloosheidonderwijs-enonderzoekspersoneel

CAO:collectievearbeidsovereenkomst

CBAP:CentraalBureauvoorAanmeldingenPlaatsing

CBHO:CollegevanBeroepvoorhethogeronderwijs

Cbp:Collegebeschermingpersoonsgegevens

CBS:CentraalBureauvoordeStatistiek

CDHO:Commissiedoelmatigheidhogeronderwijs

Cobex:Collegevanberoepvoordeexamens

CRI-HO:CentraalRegisterInschrijvingenHogerOnderwijs

CROHO:CentraalRegisterOpleidingenHogerOnderwijs

DUO:DienstUitvoeringOnderwijs

ESF:EuropeesSociaalFonds

EVC:eldersverworvencompetenties

FOS:financiëleondersteuningstudenten

hbo:hogerberoepsonderwijs

HOAK:notaHogeronderwijs:autonomieenkwaliteit(1985)

LTHP:langetermijnhuisvestingsplan

LTOP:langetermijnonderhoudsplan

LOPAI:Landelijkoverlegprovinciaalarchiefinspecteurs

MDT:macrodoelmatigheidstoetsing

MTO:medewerkerstevredenheidsonderzoek

NVAO:Nederlands-VlaamseAccreditatieorganisatie

NWO:NederlandseOrganisatievoorWetenschappelijkonderzoek

OCW:MinisterievanOnderwijs,CultuurenWetenschap

OER:onderwijs-enexamenregeling

PIVOT:Projectinvoeringverkortingoverbrengingstermijn

RAAK:Regionaleactieenaandachtvoorkenniscirculatie

RIO:rapportinstitutioneelonderzoek

SIA:StichtingInnovatieAlliantie

tno:toetsnieuweopleiding

VKO:Validatiecommissiekwaliteitszorgonderzoek

Wbp:Wetbeschermingpersoonsgegevens

WHBO:Wetophethbo

WHW:Wetophethogeronderwijsenwetenschappelijkonderzoek

Colofon

Selectielijstvoordeadministratieveneerslagvandeopenbaargezagtaken

enniet-publiekrechtelijkewerkprocessenvanNederlandsehogescholen

Uitgave

HBO-raad,verenigingvanhogescholen

Prinsessegracht21

Postbus123

2501CCDenHaag

www.hbo-raad.nl

©HBO-raad,verenigingvanhogescholen

DenHaag,februari2012

Allerechtenvoorbehouden.Behoudensdeuitdrukkelijkbijwetgesteldeuitzonderingenmagnietsuit

dezeuitgavewordenverveelvoudigd,opgeslagenineengeautomatiseerdgegevensbestandofopenbaar

wordengemaakt,zonderdeuitdrukkelijke,voorafgaandeenschriftelijketoestemmingvandeuitgever.

Aandetotstandkomingvandezeuitgaveisdeuiterstezorgbesteed.Voorinformatiedienochtans

onvolledigofonjuistisopgenomenaanvaardendeauteursenuitgevergeenaansprakelijkheidvoorde

gevolgendaarvan.

Selectielijst · 2.4 Onderwijs – Toetsing en beoordeling 31 2.5 Onderzoek 38 3....

Documents

Transcript of Selectielijst · 2.4 Onderwijs – Toetsing en beoordeling 31 2.5 Onderzoek 38 3....