Samen Doen - Instant Magazinecdn.instantmagazine.com/upload/646/werkmap_zelforganiserende_t… ·...

Samen Doen

Lelystad, augustus 2015 versie 1.0

WERKMAP

Zelforganiserende Teams

Inhoudsopgave werkmap Coloriet

Introductie ............................................................................................................................ 3

1 Waarom het programma ‘Samen Doen’? .................................................................... 4

2. Wat willen we bereiken met ‘Samen Doen’ ................................................................. 6

3. Wat zijn zelforganiserende teams? ............................................................................. 7

4. De fasen naar zelforganiserende teams...................................................................... 8

5. Hoe komen we tot zelforganiserende teams? ............................................................. 9

Werkmodel Coloriet voor zelforganiserende teams .........................................................10

7. De kaders en uitgangspunten voor een zelforganiserend team .....................................11

8. Spelregels en faciliteiten ...............................................................................................14

Zelforganiserend werken: Hoe doe je dat? .......................................................................16

9. De basis van een zelforganiserend team ......................................................................17

10. Regeltaken ..................................................................................................................20

11. Verbeterbord ...............................................................................................................26

12. Bordbespreking ...........................................................................................................29

INTRODUCTIE

Augustus 2015, versie 1.0 Pagina 4

1 Waarom het programma ‘Samen Doen’?

Bij de totstandkoming van zelforganiserende teams wil Coloriet - vanuit haar missie en visie - inspelen

op ontwikkelingen buiten de organisatie en de veranderde eisen die dat aan ons stelt.

Onze missie en visie

Coloriet wil “Samen kleur geven aan waardevol leven” vanuit onze visie:

Waardevol leven: Ieder mens leeft in verbinding met anderen en heeft daarbij recht op erkenning

van zijn of haar unieke persoonlijkheid. Mensen ervaren geluk als zij van betekenis zijn en zelf

kunnen bepalen hoe zij leven.

Kleur geven: Mensen organiseren waardevol leven binnen hun eigen sociale netwerk en voeren

naar vermogen de regie. Samen zoeken mensen naar kleurrijke oplossingen voor zorg en welzijn.

Zo nodig vullen we als medewerkers van Coloriet de hulp van familie en mantelzorg aan.

Samen creëren mensen een zinvol bestaan. Daarbij hebben ze elkaar nodig op basis van

gelijkwaardigheid: ouderen, jongeren, familieleden, mantelzorgers, vrijwilligers en medewerkers.

In het contact met medewerkers van Coloriet ervaren mensen de volgende waarden:

Vriendelijk: door een vriendelijke, respectvolle en hartelijke houding voelen mensen zich gezien en

gewaardeerd;

Verantwoordelijk: mensen kunnen hun eigenheid en zelfstandig behouden doordat de

medewerkers daar samen met hen verantwoordelijkheid voor nemen;

Deskundig: mensen merken dat de professionele deskundigheid van de medewerkers een

waardevolle aanvulling is op hun eigen ervaringsdeskundigheid;

Passie: mensen ervaren dat de zorgverleners een passie voor zorg hebben en zich betrokken

voelen bij cliënten, collega’s en de organisatie.

Hervormingen in de langdurige zorg

Recent zijn er ingrijpende wijzigingen ingevoerd in de langdurige zorg. Belangrijke punten in de

landelijke visie waarmee deze hervormingen worden doorgevoerd zijn:

1. Uitgaan van wat mensen wel kunnen

2. Eerst kijken naar eigen mogelijkheden

3. Voor wie niet meer zelfredzaam kan zijn, is er altijd ondersteuning of zorg

4. De meest kwetsbaren hebben recht op ondersteuning en zorg

5. Financiële houdbaarheid van het stelsel van langdurige zorg.

Er verandert dus veel in onze omgeving en het wordt er daarmee niet eenvoudiger op! Gelukkig weet

Coloriet welke kant ze op wil! Veranderen doen we niet alleen omdat het vanwege de veranderingen

buiten de organisatie moet, maar ook omdat het aansluit bij onze visie en missie.


Waarom Samen Doen?

Wonen en welzijn worden steeds belangrijker. Er wordt meer in samenhang naar oplossingen

gekeken, samen met alle betrokkenen: de professionals samen met de cliënt, diens mantelzorgers,

familie en vrijwilligers. We proberen dicht bij de cliënt te staan, zodat deze zo lang mogelijk thuis of zo

thuis mogelijk kan wonen. Dat doen we samen met anderen.

We willen dat medewerkers fijn, interessant en uitdagend werk hebben en we willen dat onze

organisatie financieel gezond blijft en een aantrekkelijke werkgever is.

In de afgelopen jaren zijn we al op allerlei manieren bezig geweest invulling te geven aan onze missie

en visie. Bijvoorbeeld door cliënten en mantelzorgers actief te betrekken, door te werken met

waardenprofielen en teamstatuten en door werkprocessen slimmer in te richten.

Hierop bouwen we voort. Meer regelruimte voor medewerkers en daardoor meer zelforganisatie is een

logische vervolgstap.

Meer regelruimte om zorg en ondersteuning samen met de cliënt en betrokkenen te organiseren.

Om

cliënten

medewerkers organisatie

Regie bij cliënt en relaties Aandacht voor wonen, welzijn en zorg

Omgeving

Fijn werk, regelruimte en slimme werkprocessen

Financieel gezond en aantrekkelijk werkgeverschap

Goede samenwerking en afstemming Samenspel met informele zorg


2. Wat willen we bereiken met ‘Samen Doen’

Voor cliënt en maatschappij

We willen dat (kwetsbare) ouderen, mensen met een chronische ziekte en revalidanten een

uitstekende kwaliteit van dienstverlening krijgen, zodat zowel zijzelf als hun netwerk zeer tevreden over

ons zijn. Bij de directe dienstverlening gaan we uit van co-creatie. Met co-creatie bedoelen we dat we

als professional samen met de cliënt en de informele zorg een zinvol bestaan creëren door de kennis

en ervaring van de cliënt en diens leefsysteem volwaardig te benutten.

Voor medewerkers

We willen bevlogen medewerkers die krachtig de toekomst tegemoet treden, hun talenten benutten,

zelf organiserend werken met voldoende regelruimte en eigen regie en verantwoordelijkheid nemen.

Zo dat zij vanuit hun eigen professionaliteit de cliënt en diens netwerk kunnen ondersteunen zodat de

cliënt en diens netwerk zelf (waar mogelijk) regie en verantwoordelijkheid kan nemen en ons als

partner zien in hun weg naar waardevol leven.

Dit betekent iets voor ontwikkelkansen voor medewerkers, maar zeker ook voor leiderschap en

management.

Zo willen wij een aantrekkelijke werkgever zijn en blijven.

Voor bedrijfsvoering

We willen een financieel gezonde organisatie zijn, nu en in de toekomst, die flexibel en innovatief kan

meebewegen met de veranderingen buiten de organisatie. Zo willen we waarden toevoegen aan de

samenleving.

Met daarbij: een organisatiestructuur die ondersteunend is aan zelforganiserend werken,

ondersteunende diensten die bijdragen aan zelforganiserend werken, werkprocessen met een

minimum aan verspillingen en besparing op kosten die niet direct cliënt gerelateerd zijn.


3. Wat zijn zelforganiserende teams?

We zijn als team succesvol als:

- We weten waar voor we staan (wat onze visie is)

- We weten welk resultaat gevraagd wordt

- We er samen voor gaan

- We echt ruimte krijgen om dingen te leren en te doen

- We elkaars verschillen accepteren en respect hebben voor elkaar

- We de taken slim verdelen in het team

- We elkaar vertrouwen en waarderen

- We nieuwe mogelijkheden creatief benaderen

- De organisatie het team ondersteunt.

Onder een zelforganiserend team verstaat Coloriet een kleine groep zorgmedewerkers.

Deze zorgmedewerkers:

• werken voor een kleine groep cliënten

• zijn zichtbaar en bereikbaar en kennen de (mogelijkheden van de) omgeving goed • slagen erin de cliënt en informele zorg een gevoel van oprechte betrokkenheid te geven

• werken samen om het goed te regelen en hebben naast uitvoerende - ook regeltaken

• voelen zich als team betrokken en verantwoordelijk voor een goed resultaat.


4. De fasen naar zelforganiserende teams

Coloriet wil komen tot zelforganiserende teams. Deze verandering zal geleidelijk plaatsvinden en dat

kan per team verschillend zijn.

Een zelforganiserend team komt niet in één keer

tot stand. Hoe een verzameling individuen komt

tot een zelforganiserend team zie je in de

tekening hiernaast weergegeven.

Verzameling individuen

Bij de start bespreek je met elkaar waar je staat en hoe je het werk gaat verdelen. Welke taken zijn er?

Hoeveel mensen/uren kosten de taken en wat is het handigst om dit in te delen? Eerst gaat het vooral

om de praktische uitvoerende taken, later kunnen daar ook de stuur- en regeltaken aan toegevoegd

worden. Gaandeweg leren de individuen meer over elkaar en elkaars werk; er begint een groep te

ontstaan.

Groep

Er ontstaat ruimte om meer samen te kijken naar het werk, hoe het te regelen, hoe de organisatie van

het werk goed kan verlopen, hoe er gestuurd en bijgestuurd kan worden. Als de groep volledig het

werk kan organiseren, begint er ‘een team’ te ontstaan.

Team

Het team kent de eigen waarden en normen, dus weet wat het belangrijk vindt. Er is een open sfeer en

er wordt goed omgegaan met (menings)verschillen in het team. Verder kan het team goed omgaan

met fouten, het pakt verbeterpunten op, kent zijn doelen en handelt ernaar. De leidinggevende kan

steeds meer op afstand staan bij het dagelijkse werk.

Zelforganiserend team

Dit team kan zelfstandig het werk regelen en sturen, daarbij gecoacht door de leidinggevende. Het

team leert van eigen ervaringen (continu verbeteren), onderhoudt zelfstandig contacten met de

omgeving, draagt bij aan de ontwikkeling van beleid. De leidinggevende blijft eindverantwoordelijk en

hakt bij meningsverschillen knopen door.


5. Hoe komen we tot zelforganiserende teams?

Experimenteren & Leren

Coloriet heeft ervoor gekozen om al werkenderwijs te ontwikkelen om te komen tot zelforganiserende

teams. Op basis van de ervaringen van vier zogenaamde ‘ontwikkelteams’ van Coloriet en ervaringen

van zelforganiserende teams elders in Nederland, hebben we een manier gevonden (het zogenaamde

werkmodel) dat nu voor alle teams in Coloriet beschikbaar is en fasegewijs zal worden ingevoerd.

Vanaf september 2015 gaan er telkens vier afdelingen/teams van start, om te leren hoe je een

zelforganiserend team wordt. Na ongeveer vier maanden start een volgende groep van vier

afdelingen/teams. Uiteindelijk zullen eind 2016 alle teams op deze wijze kunnen werken. De teams

worden bij de invoering ondersteund door ervaren trainers/begeleiders.

De rol van de leidinggevende wordt meer coachend en voorwaardenscheppend.

Belangrijke uitgangspunten

Bij de totstandkoming van een zelforganiserend team zijn de volgende uitgangspunten van belang:

Het gebruik van de teamvisie (teamstatuut) als richtlijn en inspiratiebron

Heldere afspraken tussen leidinggevende en team over waar het team verantwoordelijk

voor is/wordt

Het onderling verdelen van regeltaken waarbij ieders kwaliteiten worden benut

Het gebruik van een verbeterbord

Het maandelijkse houden van een bordbespreking in het team, waarin signalen van de

teamleden worden besproken en acties worden afgestemd, zodat er voortdurend aandacht

is voor verbeteren

Om de voortgang te kunnen volgen is het van belang de teamontwikkeling te meten met behulp van de

teambarometer.

Verdere ontwikkeling van de werkwijze en het werkmodel

Terwijl in begeleide bijeenkomsten aan alle teams wordt geleerd hoe je een zelforganiserend team

wordt, ontwikkelen we verder. Het verder ontwikkelen doen we samen met teams die al op de nieuwe

manier werken. Er worden nieuwe hulpmiddelen uitgeprobeerd en als deze goed werken worden deze

hulpmiddelen, met uitleg, beschikbaar gesteld aan alle teams.


WERKMODEL COLORIET VOOR

ZELFORGANISERENDE TEAMS


7. Kaders en uitgangspunten voor een zelforganiserend team

Een zelforganiserend team heeft meer regelruimte en draagt meer verantwoordelijkheid. Een

zelforganiserend team heeft echter niet de volledige verantwoordelijkheid en vrijheid, immers zij maakt

deel uit van de organisatie Coloriet.

Als kader geldt het vastgestelde beleid van Coloriet; dit staat immers vast en geldt voor elk team.

Dat geldt bij uitstek voor de uitgangspunten van ons zorgbeleid. Nieuw is echter dat zelforganiserende

teams meer eigen ruimte en verantwoordelijkheid krijgen om hieraan invulling te geven. Het kader

beschrijft de grenzen waarbinnen je als team werkt en verheldert de opdracht, verantwoordelijkheid en

regelruimte die je krijgt als zelforganiserend team. Als het team tijdens de ontwikkeling belemmeringen

ervaart in vastgesteld beleid, dan wordt van hen verwacht dat zij hierover in gesprek gaan met hun

leidinggevende. Immers als de werkwijze verandert kan het zijn dat de afspraken die nu gelden,

moeten worden aangepast om ons doel te bereiken.

Onderstaande tekst is bedoeld om zo concreet mogelijk duidelijkheid te bieden aan het team. Daarom

is het in de wij-vorm geschreven (wij als team).

Waar staan wij voor?

Wij staan voor:

Onze missie en visie: Samen kleur geven aan waardevol leven.

Onze cliënt en stellen daarmee de zorgrelatie tussen cliënt en medewerker centraal.

De zelfregie van de cliënt. Deze is voor ons leidend. We bieden de cliënt ondersteuning op alle

levensdomeinen op het moment dat de cliënt dit nodig heeft.

De zorg die is afgestemd op de vraag/wensen van de cliënt. In onze zorgverlening hebben we oog

voor preventie.

Samenspel met de cliënt, diens netwerk en de betrokken familie, mantelzorgers en vrijwilligers. We

proberen dit netwerk zo goed mogelijk te ondersteunen en tot een goede afstemming te komen

tussen de informele zorg en onze professionele zorg.

Wat merkt de cliënt ervan?

De cliënt ervaart:

Vriendelijke, verantwoordelijke, deskundige en betrokken medewerkers.

Dat hun ondersteuningsbehoefte in dialoog wordt onderzocht en dat met hun netwerk tot

oplossingen wordt gekomen.

Dat hij/zij een medewerker als vaste contactpersoon heeft en zo min mogelijk te maken krijgt met

verschillende medewerkers.

Dat in zijn/haar zorgleefplan en cliëntdossier de afspraken staan over de te leveren diensten, zorg

en/of behandeling zoals – op basis van de wensen en de benodigde ondersteuning – gezamenlijk

is afgesproken.

dat de gemaakte afspraken worden nagekomen en dat, bij veranderde omstandigheden,

aanpassingen in samenspraak worden gedaan.


Zo werken wij

De kernwaarden van Coloriet zijn de basis van onze zorg: we zijn vriendelijk, verantwoordelijk,

deskundig en doen ons werk met passie.

Bij ons staat de zorgrelatie centraal. We werken cliëntgericht en zoeken een oplossing in dialoog.

Onze zorgverlening is gericht op de behoefte en vragen van de cliënt; zodanig dat onze cliënt

tevreden is over zowel de zorgen dienstverlening, als over onze service en bejegening.

Onze zorgverlening voldoet minimaal aan de normen voor verantwoorde zorg en daarover wordt

met team en medewerkers gecommuniceerd.

Onze zorgverlening is gericht op het optimaliseren van zelfredzaamheid en autonomie, in

samenspel met de cliënt en diens netwerk.

Onze inzet is doelmatig, samenhangend en afgestemd op de inzet van andere betrokkenen.

Als team werken we kleinschalig. We zijn verantwoordelijk voor de zorg aan een afgebakende

groep cliënten. We kennen onze cliënten en zij kennen ons.

Opbouw team

Kenmerken wat betreft de opbouw, samenstelling en omvang van ons team:

De teamgrootte is beperkt van omvang. We bewaken zelf dat ons team niet te kwetsbaar wordt.

Ons team heeft een evenwichtige opbouw van deskundigheidsniveau en inzetbaarheid in relatie tot

de cliëntpopulatie en hun problematiek.

Als team zorgen we voor voldoende flexibiliteit in formatieopbouw.

Als team hebben we oog voor de inzet van en het samenspel met vrijwilligers.

Regeltaken

Als team zijn we zelf verantwoordelijk voor de afgesproken regeltaken. Dit omvat onder meer het

volgende:

We zijn verantwoordelijk voor de zorgverlening en organisatie van de zorg aan onze cliënten.

Als team verdelen en coördineren we zelf de noodzakelijke teamrollen en regeltaken. We zorgen

ervoor dat we in elk geval de ‘standaard regeltaken’ uitvoeren. We houden ons daarbij aan de

vastgestelde beschrijvingen per regeltaak. (Zie overzicht op pagina 25/26)

Onze prestaties en aandachtspunten houden we bij op het verbeterbord. Maandelijks bespreken

we de voortgang en onze actiepunten in een bordbespreking.

Binnen de regeltaken hebben we zelf veel vrije regelruimte, mits wij zelf de verantwoordelijkheid

nemen om binnen de gestelde kaders te blijven en onze doelstellingen te behalen.


Welk resultaat leveren wij?

Ons team is zelforganiserend.

Als team zijn we verantwoordelijk voor een set regeltaken binnen vier resultaatvelden:

Cliënt en relaties

Kwaliteit en veiligheid

Medewerker en team

Organisatie en bedrijfsvoering.

Als team spreken we vooraf meetbare doelen af (SMART) en zorgen we ervoor dat de resultaten die

we behalen inzichtelijk zijn. Afspraken hierover worden opgenomen in het jaarplan van het team.

Als team zijn we verantwoordelijk voor afgesproken resultaten op het gebied van:

Cliënttevredenheid

Kwaliteit van zorg

Doelmatige inzet van personeel en middelen

Voldoende productiviteit en productie binnen afgesproken kaders

Medewerker tevredenheid

(Ontwikkeling van) deskundigheid

De basiselementen van zelforganiserend werken

Samenvattend zijn de belangrijkste basiselementen die we hanteren als zelforganiserend team:

De kaders en spelregels zijn voor ons leidend

Ons teamstatuut en teamvisie vormen het uitgangspunt voor ons handelen

We zijn als team verantwoordelijk voor onze regeltaken en geven hieraan met elkaar invulling

Als team proberen we ieders en elkaars kwaliteiten optimaal te benutten

We zijn als team zelf eigenaar van onze werkprocessen

We stemmen onze werkzaamheden en verbeteracties af d.m.v. een periodieke bordbespreking

We zijn gericht op continu verbeteren en borgen van gerealiseerde verbeteracties.


8. Spelregels en faciliteiten

Spelregels

Deelname aan ‘Samen Doen’ is geen vrijblijvende zaak. Van elk team dat meedoet en zich opgeeft

om zelforganiserend te leren werken, verwachten we dat het zich committeert aan het werkmodel

en de bijbehorende kaders, spelregels en faciliteiten.

Het werkmodel bevat enkele standaard onderdelen. Deze gelden voor elk team dat deelneemt.

Van team en leidinggevende wordt verwacht dat deze de benodigde tijd investeren om zich de

standaard onderdelen eigen te maken en deel te nemen aan de bijeenkomsten.

Anderzijds kan elk deelnemend team rekenen op faciliteiten en ondersteuning bij het

zelforganiserend (leren) werken.

Randvoorwaarden

Binnen Coloriet houden we ons in elk geval aan de bestaande regelgeving en afspraken wat betreft:

Wet- en regelgeving en kwaliteitseisen, o.a. kaders verantwoorde zorg

De vastgestelde beschrijvingen van de standaard basisset aan regeltaken

Financiële afspraken en eisen m.b.t. begrotingssystematiek en prestaties

Huidige ICT-systemen en –applicaties

Huidig functiegebouw en bestaande personele regelingen

We maken gebruik van de expertise die de ondersteunende afdelingen bieden

Faciliteiten

Vanuit Coloriet kunnen we als zelforganiserend team rekenen op het volgende:

Helder beleid en duidelijke uitgangspunten en kaders.

Het krijgen van de benodigde regelruimte.

Wij mogen fouten maken, als wij er maar van leren en onze verantwoordelijkheden als team blijven

nemen.

We worden gefaciliteerd in onze ontwikkeling.

Voor praktische ondersteuning en bij vragen en knelpunten in ons werk kunnen we een beroep

doen op het serviceteam.

Handreikingen bij het werken als zelforganiserend team, zoals de werkmap en het prestatiebord.

Startbijeenkomst samen met andere startende teams.


Begeleiding en ondersteuning door leidinggevende en trainer/begeleider

Het team wordt begeleid door de eigen leidinggevende. De leidinggevende heeft een coachende,

faciliterende en ondersteunende rol.

De leidinggevende volgt en stimuleert het team richting geleidelijke ontwikkeling van

zelforganisatie.

De leidinggevende bewaakt dat het team de afgesproken resultaten bereikt en is tevens

verantwoordelijk voor het personele beleid en voor de bedrijfsmatige resultaten van het team.

In de eerste 4 maanden krijgt een team 4 trainingen van trainers/interne begeleiders.

Ondersteuning vanuit de organisatie

Ons team wordt ondersteund door het serviceteam. Het serviceteam bestaat uit de personeelsadviseur

en iemand van de facilitaire dienstverlening van de locatie, aangevuld met twee medewerkers van het

cluster bedrijfsvoering en een opleidingsadviseur. Het serviceteam helpt om praktische zaken uit te

zoeken, samen met ons op te lossen en legt de verbinding naar de ondersteunende afdelingen.


ZELFORGANISEREND WERKEN: HOE DOE JE DAT?


9. De basis van een zelforganiserend team

Teamvisie formuleren

Tijdens de startbijeenkomst heeft ieder team zich bezig gehouden met de vraag: “Wat zijn de

belangrijkste factoren om te bereiken dat je als team en als een organisatie succesvol bent.”

Daarmee is een begin gemaakt voor een slogan of een mooie zin, die de kern vormt van wie jullie

willen zijn en wat jullie willen bereiken: je teamvisie! Soms beschikt een team al over een teamstatuut.

Dan kan het team deze erbij pakken en daarop voortborduren. Klopt het nog? Hoe gebruiken we ons

teamstatuut?

Een teamvisie: helpt om allemaal te weten waar we voor staan; maakt je enthousiast; is pakkend en

duidelijk; neemt de cliënt (‘’je reden om te bestaan’’) als uitgangspunt en het is de basis voor hoe je

verder gaat; maakt je als team uniek!!

Als je de visie hebt, hang deze dan zichtbaar op, zodat ieder hem kan lezen. Gebruik je visie actief en

regelmatig in de communicatie naar cliënten en in en buiten de organisatie. Maar gebruik de visie

vooral ook als toetsing en vraag je steeds af: werken we nog aan het realiseren van die visie? Is wat

we aan het doen zijn passend in onze visie?

Hoe kom je tot een zelforganiserend team

Heb je als team je teamvisie gereed, dan ga je aan de slag met de volgende vragen:

Wat vraagt het van ons als team om onze teamvisie waar te kunnen maken?

Wat zijn onze doelen en waar liggen de verbeterpunten? Hoe gaan we dit met elkaar regelen?

Elk team komt ongeveer 1x per maand bij elkaar en leert stap voor stap wat het betekent om als

zelforganiserend team te werken.

Hoe zien de trainingen eruit

Startbijeenkomst teams

De teams die aan de beurt zijn om te starten met de invoering van zelforganiserend werken, hebben

eerst een gezamenlijke kick-off bijeenkomst. Dit is de aftrap.

Werkmap voor teams

Aan elk team wordt tijdens de eerste teambijeenkomst de werkmap uitgereikt en toegelicht. Ook via

intranet wordt de inhoud van de werkmap beschikbaar gesteld. In de werkmap vind je uitleg,

achtergrondinformatie, praktische tips en handreikingen. De werkmap is losbladig, tijdens het hele

traject worden gaandeweg nieuwe onderdelen toegevoegd.


Begeleide teambijeenkomsten

Tijdens het invoeringstraject worden met elk van de vier deelnemende teams/afdelingen vier begeleide

teambijeenkomsten gehouden. De opzet en inhoud worden door de trainer voorbereid met de

leidinggevende. Gaandeweg zal de agenda per bijeenkomst telkens meer door het team zelf ter hand

worden genomen. In grote lijnen zien de bijeenkomsten er als volgt uit.

1e teambijeenkomst

Nabespreken kick-off bijeenkomst. Poster met ‘het ideale team’ of het teamstatuut erbij pakken en

afspreken welke teamleden hiermee aan de slag gaan om een ‘teamslogan’ te formuleren, of het

teamstatuut te actualiseren. Het team krijgt uitleg, hoe waardenprofielen en gebruik van ieders ‘kleur’

kunnen worden benut om inzicht te krijgen in ieders kracht en drijfveren, zodat deze bij het verdelen

van taken optimaal worden benut.

Introductie en toelichting op de set regeltaken en teamleden uitnodigen hierop in te tekenen. Eerste

toedeling van de regeltaken maken. Introductie van de werkmap als klapper, deze is van het team.

Introductie van de opzet en indeling van het prestatie- en verbeterbord, eerste uitleg van een

bordbespreking. Teamleden worden uitgenodigd om komende weken signalen met knelpunten,

verbeterwensen of bespreekpunten op het bord te plakken.

2e teambijeenkomst

De regeltaken worden doorgenomen en besproken. De verdeling van regeltaken binnen het team

wordt vastgesteld. Kennismaking met de bordbespreking m.b.v. de geeltjes met door het team

aangebrachte en gesignaleerde thema’s. De bordbespreking wordt begeleid door een van de trainers.

Geeltjes worden vertaald naar actiepunten of teamafspraken op één van de vier velden van het

prestatie- en verbeterbord.

De teambarometer wordt ter plekke ingevuld, met behulp van stemkastjes. De uitslag biedt het team

zicht hoever het team al is in zijn teamontwikkeling op weg naar een zelforganiserend team. Tevens

vormt de uitslag een nulmeting.

NB. De meeste deelnemende teams/afdelingen zijn behoorlijk groot, variërend van 25-40

medewerkers. In de eerste 2 begeleide bijeenkomsten ligt het accent op informatieoverdracht. Deze

bijeenkomsten vinden plaats met de hele afdeling (het ‘grote team’). Om te werken als

zelforganiserend team is een kleinere teamomvang noodzakelijk. Daarom is de keus gemaakt om

vanaf de 3e begeleide teambijeenkomst te werken in kleinere (sub)teams

3e teambijeenkomst

Eerste echte bordbespreking. In de voorafgaande maand heeft het team de te bespreken punten via

geeltjes aangeleverd. Vooraf kijken de teamleden met een regeltaak of er op de geeltjes onderwerpen

staan die bij hun regeltaak horen. De bordbespreking wordt geleid door 2 teamleden met dit

aandachtsgebied, met af en toe hulp van leidinggevende of trainer.


4e teambijeenkomst

Tweede bordbespreking. Enkele verbeteracties worden afgerond. Het team gebruikt bestaande

instrumenten of eigen metingen of tellingen om gewenste resultaten te bespreken. Ook leert het team

hoe je in je werkwijze ‘continu verbeteren’ kunt toepassen. De begeleide teambijeenkomsten worden

afgerond en geëvalueerd.


Regel- taken

10. Regeltaken

Hieronder zie je nog een keer de omschrijving van een zelforganiserend team die we gebruiken:

Een zelforganiserend team is een kleine groep zorgmedewerkers, zij

werken voor een kleine groep cliënten

zijn zichtbaar en bereikbaar en kennen de (mogelijkheden van de) omgeving goed

slagen erin de cliënt en informele zorg een gevoel van oprechte betrokkenheid te geven

werken samen om het goed te regelen en hebben naast uitvoerende - ook regeltaken

voelen zich als team betrokken en verantwoordelijk voor een goed resultaat.

Dit hoofdstuk gaat over het vierde punt; de regeltaken.

Wat zijn uitvoerende zorgtaken?

Als teamlid houd je je bezig met de directe zorg

voor de cliënt. Dat wil zeggen, je verleent de zorg

en ondersteunt de cliënt en daarnaast verricht je

waarschijnlijk nog taken die rechtstreeks met de

zorg te maken hebben, zoals hiernaast is

aangegeven. Sommige taken doet iedereen,

andere taken worden door een aantal teamleden

gedaan. Dit hoort allemaal bij het zogenaamde

primair proces en methodisch werken.

Mogelijk doet een teamlid ook een andere taak

erbij, die iets verder staat van de directe

zorgverlening, bijvoorbeeld het maken van het

werkrooster, de registratie van de zorg, begeleiding van leerlingen etc.. Ook kunnen er bepaalde taken

zijn die je doet voor de organisatie, zoals lidmaatschap van de ondernemingsraad of de

verpleegkundige & verzorgende adviesraad. Misschien zit je wel in een commissie zoals de

infectiepreventie-commissie of een werkgroep.

Zo heeft elk teamlid ook nu al ‘’aanvullende taken’’.

Wat zijn regeltaken?

Met regeltaken bedoelen we: taken die niet direct met de zorgtaken te maken

hebben, maar meer organisatorische taken rondom de zorg.

Het kunnen vaste taken zijn (zoals de regeltaak planning), maar het kan ook betekenen dat je een

bepaald onderwerp continu in de gaten houdt.


Wat voor soort taken zijn er?

Het kan gaan om taken

die dicht tegen de zorg aan liggen,

zoals een taak in de intake, contactpersoon arts, het gebruik van het cliëntendossier, participatie in

bepaalde commissies e.d.

die te maken hebben met de interne organisatie, ofwel het team,

zoals een taak ten aanzien van vergaderingen, de samenwerking, stagiaires

die te maken hebben met de organisatie van het werk,

zoals een taak ten aanzien van planning, roostering, maar ook huisvesting en meekijken met

financiële resultaten.

Hieronder zie je een plaatje van welke clustering we maken. Je ziet dat de onderwerpen precies

overeenkomen met de indeling van het prestatie- en verbeterbord. Dat is niet toevallig. We komen hier

later nog op terug.

Organisatie en

bedrijfsvoering

Kwaliteit en

veiligheid

Cliënt en

relaties

Mede- werker en

team


Wat houdt een regeltaak in?

Met de meeste taken die hiervoor benoemd zijn, heeft iedereen te maken. Iedereen gebruikt het

cliëntdossier, iedereen is betrokken bij nieuwe cliënten en stagiaires, iedereen gebruikt de planning,

iedereen doet mee aan de vergadering etc. Maar dit betreft uitvoerend werk, in je rol als zorgverlener.

Als je de regeltaak van een bepaald thema krijgt, betekent het dat je vooral de dingen erom heen doet.

Meestal gaat dat om:

signaleren van dingen die niet goed gaan, op bepaalde dingen letten,

het aanspreekpunt zijn voor dat onderwerp,

de trekker zijn bij een verbetering of vernieuwing rondom dat onderwerp

opletten of we de doelen halen.

Ben je zelf helemaal verantwoordelijk voor de regeltaak?

Nee. De leidinggevende blijft mede verantwoordelijk en blijft in alle taken meedenken. Langzaam aan,

op maat en passend, willen we er naartoe dat de teamleden meer betrokken worden bij de regeltaken.

Door de teamleden te betrekken bij regeltaken willen we bereiken dat de werkzaamheden afgestemd

en passend zijn in het team. Daardoor worden de regeltaken beter begrepen en sluiten ze beter aan.

Dat is de gedachte achter zelforganiserende teams.

Heeft elk teamlid een regeltaak?

Ja, wat belangrijk is, is dat een regeltaak past bij waar je goed in bent en dat de uren die je ervoor

nodig hebt in verhouding staan met het aantal uren dat je werkt. Daarnaast is het essentieel dat het

team het eens is over de verdeling van de taken.

Doe je een regeltaak alleen of met meerderen?

Allebei. Je kunt het alleen doen, maar ook samen. Dat hangt af van de taak en van de interesse voor

de taak. Als je met teveel mensen je bezig houdt met een regeltaak dan zal het niet goed functioneren.

Daar kom je vanzelf achter. Als de taak te groot is en je staat er alleen voor, dan zal je waarschijnlijk

zelf de vraag stellen of iemand je wil helpen. Overigens: echt alleen sta je er nooit voor, want je

leidinggevende, het serviceteam en de ondersteunende clusters staan achter je.

Blijven regeltaken altijd hetzelfde?

Nee. We starten nu met een standaardset aan regeltaken, omdat we denken dat dit passende

regeltaken kunnen zijn. Niet alle taken zullen meteen opgepakt worden, niet alle taken zullen gelijk

goed werken. Dat beoordeelt het team zelf, samen met de leidinggevende. Deze kan ervaringen

meenemen naar de organisatie om zo te kijken of standaard regeltaken moeten worden aangepast of

ontwikkeld moeten worden. Zo zijn we een lerende organisatie.


Hoe gaan we starten?

In één of meerdere teambesprekingen gaat het team aan de slag met de keuze en verdeling van de

taken:

welke doen we wel

welke niet

hebben we nog andere taken

wie is geïnteresseerd in welke taak

wie heeft de kwaliteiten voor welke taak?

Als dat in beeld is, denkt iedereen er nog eens over na. Je moet niet teveel op je bordje nemen, de

groep moet niet te groot en niet te klein zijn en het moet een taak zijn die bij je past.

De taakverdeling wordt in het team vastgesteld. Het is aan te bevelen om dit zeker drie tot zes

maanden zo te houden. Daarna kan in een teamoverleg een evaluatie plaatsvinden.

Hoe weet je wat je moet doen bij een regeltaak?

In deze werkmap zit een korte beschrijving van de taken. Verder heeft de leidinggevende meer

informatie over de taken. Regelmatig evalueer je of de taak nog klopt.

Hou je altijd dezelfde regeltaak?

Nee. In een zelforganiserend team is het de bedoeling dat regeltaken rouleren. Als je voor een

regeltaak gekozen hebt en het past niet bij je, dan bespreek je dit in het team om te komen tot een

oplossing.

Hebben we tijd voor de regeltaak?

Ja. We houden rekening met 1 werkoverleg per maand en extra tijd voor regeltaken.

Niet iedereen heeft even veel regeltaken. Dat hangt af van je contract, je interesse en waar je goed in

bent. We gaan ervan uit dat ieder teamlid een steentje bijdraagt.

Bij de beschrijving van elke regeltaak staat een richttijd vermeld. Dat betekent niet dat je er precies

zoveel tijd mee bezig moet zijn. Minder kan ook goed zijn. Als het meer wordt, trek dan aan de bel bij

je leidinggevende. Samen met de leidinggevende zoek je naar de beste oplossing.


Aan welke taken denken we?

We hebben de vier onderdelen van het verbeterbord aangehouden voor de indeling van de taken. We komen tot de volgende regeltaken:

Regeltaken Coloriet

Client & Relatie

Standaard Standaard per doelgroep Facultatief

Zorgproces Woon- en leefklimaat

(geldt voor PG en Somatiek)

Palliatieve zorg

Clientadministratie en cliëntregistratie

Therapeutisch klimaat (geldt voor GRZ)

Dementiezorg

Clientdossier CVA/Stroke

(geldt voor GRZ)

Moeilijk hanteerbaar gedrag

Clienttevredenheid

Welzijn

(geldt voor Wijkzorg) Samenwerking met externe partijen

Informele zorg

Psychiatrische zorg

Medewerker & Team

Standaard Coloriet Standaard per doelgroep Facultatief

Voorzitten bordbespreking

Sollicitatiegesprekken

Assisteren bordbespreking Begeleiden nieuwe

medewerkers

Samenwerking Begeleiden stagiaires en

leerlingen

Deskundigheidsbevordering

Veilig en gezond werken


Kwaliteit & Veiligheid


Meldplein Coloriet (MIC, MIM, Klachten)

Bopz (Zorg en Dwang) > PG Domotica

Medicatie (Beleid + verstrekking)

Kwaliteitsmetingen, audits en PRISMA

Kwaliteitshandboek en relevante weten regelgeving

HACCP (Hygiëne en infectiepreventie)

Organisatie & Bedrijfsvoering


Roosteren en inzet van medewerkers

Cliëntenplanning + realisatie (zorgregistratie en

werklijsten) (geldt voor Wijkzorg)

Huisvestingszaken, telefonie en ICT

Teambudget beheren

Team/stuurinformatie

Communicatie en PR

Voorraadbeheer


11. Verbeterbord

Een zelforganiserend team maakt gebruik van een verbeterbord om te kunnen zien of het team de

afgesproken resultaten behaalt en, waar nodig, te verbeteren. Met het verbeterbord kan het team zelf

in de gaten houden hoe het gaat en of verbeteringen in gang gezet moeten worden.

Wat is een verbeterbord?

Een verbeterbord is een bord dat hangt op een plaats waar ieder teamlid dit kan zien. Het wordt

gebruikt om voortdurend te werken aan verbeteringen van ons werk in het team. Naast het prestatie-

en verbeterbord is een “prikbord” met ruimte om signalen te plaatsen door het team.

Het bord is ingedeeld in vier velden, om gegevens en verbeterpunten te noteren, namelijk:

Cliënt en relaties: hoe gaat het daarmee? gaat het goed? kan het beter?

Medewerker en team: hoe gaat het daarmee? gaat het goed? kan het beter?

Kwaliteit en veiligheid: hoe gaat het daarmee? gaat het goed? kan het beter?

Organisatie en bedrijfsvoering: hoe gaat het daarmee? gaat het goed? kan het beter?

Hoe werkt een verbeterbord?

Wat wanneer Wie

Signalen ophangen

Ieder teamlid dat signaleert dat iets niet goed gaat,

schrijft dit op een post-it en plakt het aan de linkerkant

op het bord bij signalen. Uiteraard kunnen er ook

signalen benoemd worden die wel goed gaan.

Gedurende de

maand

Alle teamleden

Bijhouden van het bord

De teamleden met regeltaken of leidinggevende hangen

meetgegevens (bijv. een MIC rapportage, een

klachtenoverzicht, een checklist, cijfers over de

productie) op het bord. Nieuwe lijstjes worden

opgehangen met een rode magneetknop: dat betekent

dat er sowieso aandacht aan besteed moet worden bij

de eerstvolgende bordbespreking

Gedurende de

maand

Leidinggevende +

teamleden

Bordbespreking

Iedere maand tijdens het werkoverleg, wordt het bord

doorgenomen:

Wat zijn de nieuwe meetgegevens (rode magneetknop)?

Hoe gaat het met de lopende verbeterpunten?

Moeten er verbeterpunten bij/kunnen er verbeterpunten

af?

1x per maand

Leidinggevende +

alle teamleden


Titel verbeteractie

Wat

Wie

Wanneer

Wie

Wanneer

Wat wanneer Wie

Welke signalen zijn opgehangen en wat gaan we ermee

doen?

Hoe ziet het verbeterbord er uit?

Hieronder staat een afbeelding van een bord. Het bord is in de praktijk een whiteboard, dat hangt op

een voor de teamleden handige en zichtbare plek.

Aan de linkerkant hangen gedurende de

maand de post-its van teamleden met

signalen/knelpunten/ideeën.

In de vier vlakken (cliënt & relaties,

medewerkers & team, kwaliteit &

veiligheid en organisatie &

bedrijfsvoering) staan de metingen en

de lopende verbeteracties.

In de vier vlakken kunnen drie soorten

briefjes hangen, nl. verbeteracties,

afsprakenlijstjes en metingen

Verbeteracties

Een slechte uitkomst van een meting, een signaal, fout of knelpunt kan leiden tot een verbeterpunt.

Dit stel je gezamenlijk vast tijdens de bordbespreking, waarna het wordt opgeschreven op een briefje.

Zo’n briefje kan er als volgt uit zien:

Bovenin de titel van de verbeteractie, bijv. ‘Bereikbaarheid.

Je beschrijft kort wat de verbeteractie omvat. Dit kan zijn: in beeld

brengen van de bereikbaarheid en met verbetervoorstellen komen.

Vervolgens wie de verbeteractie oppakt. Zo mogelijk wordt degene die

een regeltaak heeft erbij betrokken, bijvoorbeeld de medewerker met de

regeltaak ‘cliënttevredenheid en klachten’. Ook maak je een afspraak

over wanneer je denkt dat deze verbeteractie afgerond kan zijn.

Afsprakenlijstjes

Soms is er bij een signaal, fout, knelpunt of idee helemaal gaan verbeteractie nodig. Dan gaat het

alleen maar om het vasthouden van gemaakte afspraken. Bijvoorbeeld: de bereikbaarheid was wel

goed geregeld, maar we moeten ons als team beter houden aan de afspraak, bijvoorbeeld dat we de

cliënttoezeggingen over het terugbellen beter nakomen.


Als team kun je dan op het teamafsprakenblaadje de afspraak noteren. Je volgt de afspraak dan vijf

maanden lang. Tijdens de bordbespreking kleur je het rood als het niet goed is gegaan of groen als de

afspraak wel goed is nagekomen. Dit helpt je als team om je aan gemaakte afspraken te houden!

Het lijstje ziet er als volgt uit:

Team afspraak 1 2 3 4 5

Afspraak ……………..

Afspraak …………….

Afspraak …………

Afspraak ………………..

De afsprakenlijstjes gebruik je ook voor het borgen en vasthouden van nieuwe afspraken, want wordt

nog wel eens vergeten.

Metingen

Meten = weten. Probeer de prestaties die het team behaalt zichtbaar te maken op het bord. Als team

kun je dan bepalen of je er tevreden over bent of niet. Sommige metingen kunnen er altijd hangen

omdat deze altijd belangrijk zijn om op te sturen ( de zgn. Kritische Prestatie-Indicatoren). Andere

metingen zijn tijdelijk. Dan gaat het vaak om een verbeteractie; je wilt kijken of het doel van de

verbeteractie bereikt is. Je begint met een nulmeting. Dan stel je een doel; waar wil je naar toe? En

vervolgens ga je door middel van metingen volgen of je je doel bereikt. Je bepaalt als team, samen

met je leidinggevende welke metingen je erop wilt hebben.


12. Bordbespreking

Het verbeterbord onderhouden en de bordbespreking leiden zijn regeltaken. Dus als het goed is zijn er

één of twee mensen die de bordbespreking leiden.

Tips voor het verloop van een goede bordbespreking zijn:

Een overzichtelijk bord

Zorg ervoor dat het bord niet te vol en daardoor onoverzichtelijk wordt. Maak het uitnodigend om te

lezen en houd het mooi! Met de rode en blauwe magneetknoppen geef je aan welke acties nieuw zijn

(rood) of al langer lopen (blauw). Teamleden die niet aanwezig waren weten dan ook de status van de

acties.

Een jaarplanning van de bordbesprekingen

Maak een jaarplanning van de bordbespreking en organiseer de besprekingen eenmaal per maand.

Het is handig werkoverleg te koppelen aan de bordbespreking. Bijvoorbeeld door het tweede deel van

het werkoverleg te besteden aan de bordbespreking. Werkoverleg is wellicht niet maandelijks nodig

maar om en om. Bespreek dit in het team.

Plan in het begin een uur in voor de bordbespreking en evalueer gedurende het eerste jaar of dit goed

is. Het is best mogelijk dat het na verloop van tijd korter kan.

Een goede voorbereiding van de bordbespreking

Voor alle medewerkers die een verbeteractie op zich hebben genomen, is het handig de bespreking

voor te bereiden. Tijdens de bordbespreking is er maar kort tijd voor een onderwerp. Dus het is handig

dat je goed weet wat je wilt zeggen. Als een onderwerp complex is of discussie vraagt is het handiger

het onderwerp op het werkoverleg te zetten.

De medewerker die de bordbespreking leidt, bereidt het ook voor. Mogelijk door collega’s even te

vragen of alles lukt, door alvast de signalen die er hangen te bekijken, door in overleg met de

leidinggevende/teamleden te kijken of er nog nieuwe metingen zijn en deze op te hangen.

Medewerkers die een verbeteractie doen en niet op de bordbespreking kunnen zijn, vragen een

collega om verslag te doen van de activiteit. Dit geldt ook voor de teamleden die een post-it met een

signaal hebben opgehangen.

Het verloop van een bordbespreking

De bordbespreking bestaat uit twee onderdelen:

Deel 1 Doorlopen van de vier vlakken

De verbeteracties: de medewerkers rapporteren over de stand van zaken van hun eigen onderwerp.

Het team beslist of het briefje er af kan, of het misschien een verlenging of verandering nodig heeft of

dat er een nieuwe teamafspraak uit volgt.

De teamafsprakenlijst: gezamenlijk worden de afspraken doorlopen en wordt bepaald of het team zich

er nu aan houdt (groen) of niet (rood)


De metingen: nieuwe metingen worden besproken.

Deel 2 Doorlopen van de post-its met signalen

De post-its bevatten teksten van teamleden, plus de naam van degene die het heeft opgehangen. De

betreffende persoon wordt gevraagd een toelichting te geven. Het team beslist wat er met het signaal

gebeurt; dit kan aanleiding zijn voor een teamafspraak of verbeteractie.

De gespreksleiding

Het teamlid met regeltaak bordbespreking heeft de rol van de gespreksleiding en zorgt ervoor dat de

bordbespreking goed verloopt. Zij wordt hierbij ondersteund door een collega met de regeltaak

assistent bordbespreking. Enkele tips:

Schrijf tijdens de bordbespreking meteen de teamafspraken en verbeteracties op de briefjes. Als je

dat lastig vindt, maak eerst tijdelijke briefjes en maak ze achteraf netjes. Het is wel heel belangrijk

dat de briefjes tijdens de bespreking op het bord komen, zodat iedereen zicht heeft op wat er

lopend is en mede kan bewaken of het niet teveel wordt.

Zorg ervoor dat er niet te diep op de inhoud wordt ingegaan.

Bewaak goed de tijd. Rond altijd op tijd af. Vraag of er signalen zijn die nu behandeld moeten

worden, zo niet, dan blijven de signalen hangen tot een volgende keer.

Betrek alle teamleden. Probeer er voor te zorgen dat beslissingen gedragen worden door het team.

Wat helpend kan zijn: vraag de inbrenger van een signaal kort toe te lichten. Stel vervolgens de

vraag aan het team; herkennen we dit signaal, willen we hier iets mee? Ook bij de toelichting op

verbeteracties wordt het team weer gevraagd of en hoe er vervolg aan moet worden gegeven.

Besef dat niet jij, maar het team verantwoordelijk is voor een goede bordbespreking.

Verslaglegging;

In principe wordt er geen verslag gemaakt van de bordbespreking.

Alles wat je afspreekt komt op het bord te staan. Het is daarom in principe niet nodig om een verslag te

maken mits je de briefjes en afspraken bewaart in een logboek. Misschien is het voor de afwezigen wel

prettig als ook gevolgd wordt welke discussies er zijn en maakt iemand aantekeningen tijdens de

bordbesprekingen. Naar keuze kan een kort actiebesluitenlijstje worden gemaakt.

Iedereen kent de inhoud van het bord, ook als hij/zij niet op de bordbespreking is geweest.

Natuurlijk lukt het niet, dat alle teamleden bij de bordbespreking zijn. Dat hoeft ook niet, zolang een

ieder zich verantwoordelijk voelt het bord wel te blijven begrijpen en volgen. Daarom:

teamleden die niet bij de bordbespreking waren lezen zo snel als mogelijk na de bordbespreking de

uitkomsten op het bord:

Welke verbeteracties zijn er bij gekomen of af gegaan, snap ik wat er staat, kan ik iets bijdragen?

Welke afspraken gelden er, hoe is het door het team beoordeeld (rood/groen), zijn er nieuwe

bijgekomen, waar heb ik me aan te houden?

Als iets niet duidelijk is, is het aan de medewerker een collega te benaderen.

Het is ontzettend belangrijk dat alle medewerkers zich zelf verantwoordelijk voelen de afspraken op

het bord te kennen en er actief in te handelen. Dan pas word/ben je een zelforganiserend team!!

Samen Doen - Instant Magazinecdn.instantmagazine.com/upload/646/werkmap_zelforganiserende_t… ·...

Documents

Transcript of Samen Doen - Instant Magazinecdn.instantmagazine.com/upload/646/werkmap_zelforganiserende_t… ·...