Flexibel documentmanagement bij Rode Kruis Ziekenhuis

Het Rode Kruis Ziekenhuis (RKZ) is een algemeen ziekenhuis voor de regio Kennemerland. Het Brandwondencentrum staat nationaal en internationaal aan de top. Het RKZ is continu in ontwikkeling, waarbij geprobeerd wordt de kwaliteit van zorg steeds te verbeteren. Het ziekenhuis is gevestigd in Beverwijk en heeft een polikliniek in Heemskerk. Ongeveer 1000 medewerkers werken hier aan de zorg voor patiënten.

De topklinische functie en goede reputatie van het brandwondencentrum vraagt net iets meer van specialisten en trekt ook de interesse van internationale artsen. Om die status te verkrijgen en te behouden heeft kwaliteitsbewaking hoge prioriteit. Daarnaast vereist de internationale erkenning verschillende certificaten, waaronder ISO 9001. Mede hierdoor is het RKZ het enige ziekenhuis in Nederland dat altijd volledig ISO-gecertificeerd is. Documentatie centraliseren Keerzijde van de medaille was de enorme hoeveelheid benodigde documenten die bovendien na verloop van tijd zowel centraal als decentraal werden beheerd. Dit zorgde uiteraard voor veel doublures die lastig te achterhalen waren. Kwaliteitsfunctionaris en adviseur stafbureau Kwaliteit, Zorglogistiek en Innovatie bij het RKZ, Ruud de Soet kreeg de taak het documentmanagement te centraliseren, werkbaarder en flexibeler te maken. “We zochten een systeem waarbij we zoveel mogelijk van onze bestaande infrastructuur en werkwijzen konden behouden. Verder wilden we het aantal handmatige handelingen op papier, zoals ondertekeningen, minimaliseren. Een webgebaseerde oplossing had hierbij de voorkeur, waarbij uiteraard ook het kostenplaatje moest passen.”

Passend in bestaande IT-omgeving De keuze viel op het document- en kwaliteitsmanagementsysteem ManualMaster. Deze software kan zich als enige flexibel aanpassen aan de bestaande infrastructuur. De Soet: “Alternatieve oplossingen vereisten dat we ons bestaande systeem volledig moesten herzien, terwijl ManualMaster eigenlijk als een schil om de huidige situatie heen kon worden gelegd. Het past zich aan aan de klant, niet andersom. Bovendien kunnen we alles digitaal afhandelen, inclusief goedkeuringen en is het systeem webgebaseerd.” ManualMaster kan een intranetomgeving creëren met toegang tot alle documentatie en procesbeschrijvingen. Deze herkenbare en intuïtieve benadering maakt het voor de gebruikers eenvoudig. Deze voorkant is onafhankelijk van het achterliggende systeem. Hierdoor zijn veranderingen door te voeren aan één kant van het systeem zonder de andere kant direct te beïnvloeden. De Soet: “Dit blijkt in de praktijk een zeer prettige functionaliteit. Als door organisatorische veranderingen het intranet aangepast moet worden, kun je het back-office gewoon intact laten. Wel zo prettig voor de bestaande werkmethodes en instellingen. Maar ook andersom: als je in het back-office iets wil veranderen omdat het voor jou eenvoudiger is, hoeft dat niet direct gevolgen te hebben voor het uiterlijk of de functionaliteit van het intranet.” Eenvoudig in gebruik Het RKZ kan het documentmanagement volledig naar wens inrichten. “Het systeem is erg flexibel, waarmee je zelf perfect passende oplossingen kan maken voor specifieke problemen. Daarnaast biedt de software ook geen talloze functies die in de praktijk niet worden gebruikt, maar blijft het lean, praktisch en toepasbaar.” Op het moment dat ManualMaster in gebruik werd genomen waren er ongeveer 2500 documenten in omloop. Inmiddels is dat gegroeid naar 8000 stuks. De implementatie en ingebruikname besloeg slechts drie maanden. De documenten zijn door de RKZ-medewerkers zelf in het systeem gezet. De Soet: “Het ging allemaal heel vlot. Het zat er in no-time in en we konden het gelijk inrichten op een manier die wij voor ogen hadden. Hierbij werden we uiteraard ondersteund door ManualMaster consultants, maar veel van het werk konden we gewoon zelf doen.” RKZ werkt met twee centrale beheerders en rond de honderd decentrale beheerders, waarvan twintig regelmatig documenten moeten veranderen. Dit relatief grote aantal beheerders is goed te handhaven dankzij het gemakkelijke gebruik van het systeem. De Soet: “Er is nauwelijks training nodig om met de software overweg te kunnen. Als je met Word kunt werken, kun je met ManualMaster werken, want het is gebaseerd op de bekende Office-suite van Microsoft. De trainingen die we organiseren gaan dan ook voor 75 procent over Word en 25 procent over ManualMaster. Zo simpel is het, en dat is maar goed ook. Documentmanagement is een vak apart. Daar moet je medisch personeel niet mee lastig willen vallen. Die moeten gewoon een foolproof systeem aangeboden krijgen, waarmee ze snel en eenvoudig de juiste informatie kunnen vinden en bewerken. Dat is ons gelukt.”