Projectbureau 23 06-10

Projectbureau: wat is het? en wat heb je eraan?

Marian [email protected]

Henny Zijlstra en Marian Versteeg, Projectleider

Datum: 23 juni 2010 2

Agenda

1. Wat is een projectbureau?

2. Trends in projectland

2. Vraag: Wat is ons doel?

3. Wat is de kern van een projectleider

4. Wat is de kern van een projectbureau

5. Wat is het projectbureau niet

6. Wat valt ons op aan NPO ICT-ers

8. Wat levert het projectbureau op?


1. Wat is een projectbureau?

Projectbureau

Project Support Office

Programma management office

PMO

Project Control office

Portfolio Mgt Office

Een Project Management Office (PMO) of projectbureau draait om de informatievoorziening rond projecten. Deze informatie stelt de organisatie in staat projecten beter te sturen. Een PMO kan een organisatie helpen grip te krijgen op hun projectportfolio waardoor zij hun doelstellingen beter, sneller en tegen lagere kosten bereiken.

Bron: www.pmoguru.nl

Definitie

Project Assurance Office


1. Trends in projectland -1-

• 60% IT-organisaties hebben projectbureau’s

• 30% IT-organisatie wil met projectbureau een betere

beheersbaarheid van projecten

• Slechts 48% ICT-projecten blijkt succesvol

• 50% van projecten: bij start ontbreekt baten, kosten en of het

project organisatiedoelen ondersteunt

• Bij > 50% van projecten: géén prioriteit aangegeven tussen

gelijktijdig lopende projecten

Bron: AtosOrigin Benchmark Projectmanagement 2008


1. Trends in projectland -2-

• Bij succesvolle projecten:

- sterke betrokkenheid gebruikers

- sterke betrokkenheid hoger management

- goed ‘governance’ (stuurgroep/opdrachtgever/sponsor)

- duidelijk Plan van Eisen (SMART)

- goede planning

- realistische verwachtingen

- korte intervallen van opleveringen

- helder geformuleerde resultaat

- (hard werkende en) resultaatgerichte projectleiders en

projectteams

• Slagingskans van een project is naar 65% gestegen als aan

bovenstaande succesvoorwaarden wordt voldaan.Bron: Gartner 2005


2. Vraag: Wat is ons doel?

Wanneer zijn NPO ICT en haar projecten succesvol?

Hoe kan projectbureau daarbij ingezet worden:

1. Kenniscentrum voor projecten (aanpak, in beheername) ondersteuning

2. Geen verspilling van tijd en middelen fin. contr/accounting

3. Verzamelen van informatie en rapporteren over projecte rapportage

rapportage rapportage

ondersteuningondersteuning

financieel control & accounting

financieel control & accounting


3. De kern van een projectleider

• Staat aan de basis van een goed opgezet project

• Zorgt dat de juiste en beschikbare mensen worden gevraagd

• Zorgt voor een formele start en einde van het project

• Geeft sturing aan de juiste resultaten van het project

• Managed/faciliteert (externe) leverancier, klanten, projectteam

• Zorgt voor inbeheername

Kortom: • Faciliteert het succesvol opleveren van projecten


4. De kern van een projectbureau

• Maakt projectrapportages/overzicht projecten

• Brengt afhankelijkheden projecten in kaart

• Deelt projecten in o.b.v. groot/klein, complexiteit, intern/extern

• Faciliteert projectmanagers (rapportage/oplevering, best practices)

• Faciliteert MT-besluitvorming

• Hergebruikt kennis en ervaring om projecten beter op te leveren

• Betere en meer centrale communicatie richting klanten/intern ICT

• Helpt kanaliseren van energie NPO - ICT medewerkers

Kortom:

• Schept een aantal randvoorwaarden voor projecten, projectleiders én voor de ICT-organisatie om projecten uit te voeren


5. Wat is het projectbureau niet

Het projectbureau heeft:• Geen zeggenschap over eindresultaat van het project• Geen beslissingsbevoegdheid over projecten wel/niet doen

Het projectbureau is niet:• een hobbel op de weg naar projectrealisatie: invullen formulieren,

onnodige administratie• een bedreiging: die het uitlopen van de realisatiedatum meet, wat

de knelpunten zijn, skills van projectleiders/teams beoordeelt• Geen controle orgaan die checkt of projecten binnen tijd/binnen

budget opgeleverd worden

• JUIST WEL:A Transparantie/leren van projecten

hoe kunnen we kennis/ervaring/energie van mensen inzetten om projecten beter op te leveren

B Projectleiders & opdrachtgevers faciliteren


6. Wat valt op aan NPO-ers?

• Gedreven

• Gemotiveerd

• Kundig: Veel kennis ogv streaming, netwerkmgt, internet, applicatiebeheer, architectuur, incident/change/service mgt

• Oplossingsgericht

• Crisismanagement

• Snelheid

• Energiek

• Servicegericht

• Lenig/lean&mean

• En… een leuke club mensen

Zeg nou zelf … , wat kan je wel niet allemaal doen met deze

kwaliteiten

Mijn aantekeningenvelletje


8. Wat levert het projectbureau op -1-

• Rapportage: Info over projecten (knelpunten, oplossingen, tijd/budget, planning, verloop, uitnutting resources)

• WIKI updates 1x 2 wkn: welke projecten, hoe gaat het ermee• Succesvolle projecten ‘vieren’: management aandacht/communicatie,

afsluiting projecten• Indeling projecten: criteria opstellen: impact op klant-organisatie,

groot/klein, opstart/realisatiefase, complex/niet complex, teamoverstijgend

RapportagesWiki

Indeling projecten

Successen vieren


8. Wat levert het projectbureau op -2-

• Betere prioriteitstelling (nu: te veel projecten, geen coördinatie projecten)

• Vooruitblik geven op nieuw aankomende projecten, impact op resources kunnen inschatten (nu: beheer en projectwerk door elkaar, geen inzicht uitnutting resources)

• Promotie naar omroepen/NPO: uitdragen kwaliteit van NPO ICT medewerkers

• Backup van projectleiders: doorgang projecten door kennisdeling

Projectbureau 23 06-10

Documents

Transcript of Projectbureau 23 06-10