ProjectPortfolioManagement

Processen en methodieken

De laatste tijd lijken steeds meer bedrijven echt serieus werk te gaan maken van project portfolio

management. Voor de starters, dit proces gaat met vallen en opstaan, want PPM is geen exacte

wetenschap. Het is niet mogelijk om wat andere bedrijven doen één op één kopiëren en te

implementeren in je eigen bedrijf. Het zal vanwege de verschillen in bedrijfsfilosofie bij elk bedrijf vanuit

de eigen filosofie aangestuurd moeten worden. Om een goede start te maken is het van belang dat het

management op elk niveau definieert op welke KPI’s ze willen sturen. Wat is voor hen het belangrijkste

om te realiseren? In tegenstelling tot wat veel mensen denken hoeft dit niet altijd geld gerelateerd te

zijn, maar het is wel belangrijk alles om te rekenen naar een Business Value die bepaald is en meetbaar

gemaakt is vanuit de eerder door het management gedefinieerde KPI’s.

Wees er van bewust dat Project Portfolio Management processen meer zijn dan alleen standaards die

vanuit PMI, P3O, etc. komen en ook uit meer dan alleen de methode voor de selectie en het beheer van

projecten bestaan. Sommige PMO’s hebben hun projectmanagement en portfolio management

processen volledig afgestemd op de nieuwste standaards en zijn teleurgesteld zodra ze ontdekken dat

ze niet effectief worden gebruikt in de hele organisatie.

Bij het beheer van project portfolio management processen van het PMO, blijkt vaak dat de toegepaste

processen verder moeten reiken dan alleen de vastgelegde kennis standaards. In aanvulling op de

methode, moeten processen en beleid worden ingevoerd voor zaken als de opslag van project

documenten, het moment van aanlevering van projectstatus rapporten, hoe en wanneer

projectgegevens in de eventuele PPM tooling in te voeren en hoe en wanneer bepaalde technieken te

gebruiken.

Zorg dat de PPM processen antwoord

geven op het "wat" van de "wat moet

worden gedaan", maar ook invulling

geven aan de praktische context en de

specifieke kenmerken van het "wie,

wanneer, waar, hoe, en waarom”. De

PMO processen die je minimaal op

orde moet hebben om invulling te

kunnen geven aan PPM zijn Financieel

Management, Risico Management en

Stakeholder Management.

Bovenstaande processen moeten

ingeregeld zijn op elk niveau (project,

programma en project portfolio) om

effectief aan Project Portfolio

Management te kunnen doen.

Processen

1. Herhaal de stappen. Categoriseer opnieuw als je er bij het

balanceren niet uitkomt. Prioriteer opnieuw als je bij het

plannen dagen in de week tekort komt.

2. Herhaal het proces. Kijk maandelijks kritisch naar je

projectenlijst. Zorg er voor dat je regelmatig het

projectportfolio op schoont.

3. Houdt een vinger aan de pols:

a. Welke doelen heb ik (niet) bereikt?

(Benefit Management)

b. Is het financieel nog steeds allemaal haalbaar?

(Financieel Management)

c. Neem ik niet teveel (onverantwoorde) risico’s?

(Risico Management)

d. Informeer en betrek ik nog steeds de juiste

mensen? (Stakeholder Management)

Daarnaast minimaal de overige PMO processen die noodzakelijk zijn om bovenstaande processen en

benefit management op project portfolio niveau uit te kunnen voeren.

De bovenstaande portfolio management cycle (vrij naar MoP) geeft een goed beeld van de Project

Potfolio Processen. Denk vooral ook in processen en samenwerking, want methoden zijn statisch en

verouderen snel. Focus op de PPM processen en best practices die schaalbaar naar soort en omvang van

de projecten. Processen die workflows bieden en schaalbaar zijn voor verschillende typen en grootte

projecten geeft het projectteam de mogelijkheid een breed scala van projecten effectief uit te voeren

zonder te worden belast door te veel bureaucratie. PMO processen kunnen de structuur, begeleiding en

flexibiliteit bieden om echt te helpen zonder extra werk voor de projectleider en deelnemers aan het

project te creëren.

Wees voorzichtig met de aanschaf van tools en kijk naar hoe ze in te zetten. Hoewel PPM tools een

aantal functies voor samenwerking bieden, proberen de meeste organisaties bestaande enterprise

collaboration platforms te gebruiken in plaats van het plaatsen van projectbestanden en -mappen in een

extra repository. Ga voor je eigen organisatie na wat je beoogt met de tooling en doe een uitgebreide

pakket selectie om te kijken welke tooling het best past binnen de organisatie. Processen, tools en

samenwerking werken gezamenlijk en elk voor zichzelf effectief bij het beheren van projecten en het

continue verbeteren van de organisatie.

Wacht niet tot er een probleem om herziening van de processen en best practices van het PMO of

project portfolio beheer organisatie. Installeer proceseigenaren en delegeer aan hen de plicht de hun

toegewezen processen en best practices periodiek te evalueren. Moedig hen aan om proactief

bestaande processen te stroomlijnen en te verbeteren en nieuwe processen en best practices die van

waarde voor de organisatie kunnen zijn te identificeren.

De PPM processen en best practices die proceseigenaren hebben, worden voortdurend verbeterd door

de herziening en het toepassen van “Lessons Learned” feedback en suggesties voor procesverbetering.

Proces eigenaren helpen om continuous improvement en institutionalisering van de PPM processen en

best practice kennis, kunde en uitvoeringsmogelijkheden te realiseren. In plaats van het steeds opnieuw

ervaren van de dezelfde problemen, erkenning en prikkels voor procesverbetering stimuleren en project

teamleden belonen als ze mee doen. De eindresultaten zijn niet alleen lessons learned documenten,

maar ook praktische verbetervoorstellen om processen te stroomlijnen, best practices te verbeteren en

gebreken en afval te elimineren. Zoals Edward Deming zette, "Fix het proces en u zult het probleem

oplossen."

PPM processtappen

Een duidelijk begrip van de "as-is" status stelt u en het team in staat te bespreken en te debatteren over

wat goed werkt, wat moet verbeteren, en om afspraken te maken over bruikbare procesverbetering

suggesties. De stappen staan ook vermeld in het MoP plaatje aan de kant van de portfolio definitie.

Creëer overzicht

Creëer eerst een overzicht van alle lopende en voorgenomen projecten. Brengt daarvan in kaart welke

investeringen daarmee gemoeid zijn, welke doelen ze betrekking op hebben, welke risico’s erbij komen

kijken, enzovoorts. Verzamel niet teveel en niet te weinig informatie. Het is projecteigen dat je nooit

over alle relevante informatie beschikt. Zorg er voor dat dit functioneel blijft. Maanden bezig zijn met

informatie verzamelen is niet zinvol.

Categoriseer

Deel vervolgens je projectportfolio in categorieën in (b.v. Wetgeving, Procesverbetering,

Kostenbesparing, etc.). Dit schept overzicht. Bepaal op hoofdlijnen hoeveel tijd en energie je per

categorie wilt investeren.

Prioriteer

Prioriteer vervolgens op basis van gezond verstand of gebruik één van de vele methodes. Zorg er voor

dat je urgentie en belangrijkheid in kaart heb en doe in principe alleen projecten die urgent & belangrijk

zijn. Als je dan nog tijd overhoudt, doe je de projecten die niet urgent maar wel belangrijk zijn.

Aan de hand van de ‘hogere’ bedrijfsdoelen bepaal je welke projecten wel of niet urgent en/of

belangrijk zijn. Als je geen hogere bedrijfsdoelen hebt, denk daar dan eerst eens over na (KPI’s). Kom je

daar (nog) niet uit, prioriteer dan eerst op basis van intuïtie. Analyseer vervolgens aan welke projecten

je via deze weg prioriteit geeft. Dit kan ook helpen om je KPI’s te identificeren. Werkt dit ook niet, blijf

dan simpelweg projecten doen tot je er wel achter komt. Dan ben je in ieder geval bezig geweest en dat

kan ook zinvol zijn.

Balanceer

Beantwoordt vragen als:

• Wil ik van elke categorie projecten in de top 10 hebben staan?

• Wil ik niet teveel projecten met grote risico’s doen?

• Kan ik synergie bereiken door bepaalde projecten parallel te draaien?

• Hoeveel projecten kan ik überhaupt doen in een jaar, maand, week?

Plan

Het is vrijwel onmogelijk om een projectportfolio van meer dan 20 projecten van enige omvang tot een

goed einde te brengen zonder (op hoofdlijnen) een portfolioplanning te maken. Zoek naar antwoorden

op vragen zoals:

• Welke projecten wil ik de komende 3 jaar doen?

• Welke moet ik dan dit jaar starten?

• Welke projecten moeten achter elkaar plaatsvinden?

• Welke moet ik parallel doen?

Conclusie

PPM heeft vaak nog een lange weg te gaan en moet in een continu verbeterproces zitten om effectief te

zijn en te blijven. Zorg voor heldere doelstellingen en stel deze regelmatig bij. Volg de bovengenoemde

processtappen en gebruik deze om met enige regelmaat ook de prioriteiten van je projecten onderling

bij te stellen. Houd je doelen en benefits voor ogen en meet van elk project na afloop in hoeverre deze

heeft bijgedragen aan je doelen. Zorg voor voldoende senior management commitment en een

duidelijke aansluiting bij de governance en bedrijfsstrategie.

The portfolio management model (MoP)

Voor meer informatie:

Henk van der Tweel

ICT Consultant en Competentie groepsleider PMO

2lhenk@gmail.com

+31620951521