KING2SuperVisie over projecten

Eenvoud loont

SuperVisie over projecten

© Aurelia! - Bureau Bloemers BV

Projecten mislukken omdat ze…

de verkeerde opdrachtgever opdrachtgever

hebben …

… is PRINCE2 of KING2 de baas?

Agenda

� Wat is het probleem?

� De oplossing is eenvoudig

�Vuistregels projecten

� Projectrapportage� Projectrapportage

� De praktijk: Aan de slag

�Korte workshops

� Projectcoaching

Hoeveel projecten lukken?

70%MISLUKT

EN 70% VAN DE EN 70% VAN DE DIRECTIES WEET

DAT NIET

Gebruiker

= KING1

Stakeholders projecten

Behoefte aan oplossing

Opdrachtgever = KING2

Projectteam

= PRINCE2

Zicht op doelGrip

Doelstelling helderEenvoudig

Gebruiker

= KING1

Risico’s projecten

Geen tijdOnvoldoende explicietTe hoge verwachtingen

Te rigide of te vaag

Opdrachtgever = KING2

Projectteam

= PRINCE

Geen zichtGeen grip

‘Zelfrijzend bakmeel’

Te rigide of te vaag Geen zicht op doelNiet eenvoudig

‘Duiken’

Agenda

� De oplossing is eenvoudig

�Vuistregels projecten

Gebruiker

= KING1

Opdrachtgever = KING2

Projectteam

= PRINCE

Vuistregels voor projecten

� De opdrachtgever = De baas (KING2)

� De gebruiker = De koper (KING1)

� De doelstelling = Eenvoudig en toegespitst

� Communicatie = Cruciaal� Communicatie = Cruciaal

� Vertrouwen ‘komt te voet & gaat te paard’

� IT needs simplification

� Eigenlijk is alles eenvoudig

� Mindset versus MethodeGebruiker

= KING1

Opdrachtgever = KING2

Projectteam

= PRINCE

Opdrachtgever = KING2

� Klant betaalt, dus bepaalt …

� Alleen niet tijdens het project

� Tijdens project is opdrachtgever (KING2) absoluut de baasabsoluut de baas

� Opdrachtgever is eenduidig duidelijk

Gebruiker

= KING1

Opdrachtgever = KING2

Projectteam

= PRINCE

Gebruiker = Klant = Koning

� Klanten willen alles nu

� KING1 is tijdens project niet de baas

� ‘Huis moet op orde’ zijn (Business Simplification)Simplification)

� Voordat je mag ‘buiten spelen’ (Innovatie)

Elke Dag

Back to BasicsGebruiker

= KING1

Opdrachtgever = KING2

Projectteam

= PRINCE

Doelstelling = Raakt iedereen

� Gebruiker

� Opdrachtgever

� Projectteam

� Organisatie

What’s in it for me� Organisatie

� Omgeving

Voortdurend

Communiceren

me

Gebruiker

= KING1

Opdrachtgever = KING2

Projectteam

= PRINCE

Communicatie = Cruciaal

Talk where you walk

Walk where you talk&

Stel domme vragenGebruiker

= KING1

Opdrachtgever = KING2

Projectteam

= PRINCE

Vertrouwen ‘komt te voet …’

Geef vertrouwen …

en je krijgt vertrouwen&

Laat verantwoordelijkheid nemen Gebruiker

= KING1

Opdrachtgever = KING2

Projectteam

= PRINCE

Mindset & Mens

� PRINCE2 is handig maar zeker niet heilig

� Als het niet ‘tussen de oren’ zit, werkt het niet

� Zorg voor de mensen in het project

� Beloon prestaties, manage tekorten, coach� Beloon prestaties, manage tekorten, coach

� Maak onderscheid tussen persoon & gedrag

Gebruiker

= KING1

Opdrachtgever = KING2

Projectteam

= PRINCE

IT needs simplification

� Less is More

� Basics op orde

� Standardize wherever possible

� Focus on Core business� Focus on Core business

Gebruiker

= KING1

Opdrachtgever = KING2

Projectteam

= PRINCE

Gebruiker

= KING1

Eigenlijk is alles eenvoudig

Complexe problemen kunnen het beste worden aangepakt door het opruimen van overbodige ballast,

Opdrachtgever = KING2

Projectteam

= PRINCE(2?)

opruimen van overbodige ballast, het vereenvoudigen van de problematiek door een

kernanalyse, en het versoepelen van besluitvorming door helder

geschreven stukken

Agenda

� De oplossing is eenvoudig

� Projectrapportage

Gebruiker

= KING1

Opdrachtgever = KING2

Projectteam

= PRINCE

Vergelijk: Project = Oorlog

� Oorlog breekt uit

� ‘KING’ benoemt ‘PRINCE’ tot Generaal

� ‘PRINCE’ trekt ten strijde

Wat wil de Koning na 2 maanden weten?

Gebruiker

= KING1

Opdrachtgever = KING2

Projectteam

= PRINCE

Militair rapport

� Hoe ben je met de verovering / verdediging?

� Hoeveel verliezen heb je?

�Manschappen

� Burgers (hoeveel lijdt het volk)� Burgers (hoeveel lijdt het volk)

� Hoeveel heb je al gewonnen?

� Hoeveel moet je nog bereiken?

�Hoeveel tijd nog?

�Hoeveel geld nog?

�Welke extra acties?

�Welke beslissingen?

Gebruiker

= KING1

Opdrachtgever = KING2

Projectteam

= PRINCE

Projectrapportage

� Maak onderscheid tussen projectdoelen en business doelen

� Hoe ver bij het bereiken van de projectdoelen?

� Challenge Business Case� Challenge Business Case

� ‘Halveer’ opbrengsten

� ‘Verdubbel’ kosten

� Hoe ver bij het bereiken van de business doelen (alle stakeholders nagaan)? Gebruiker

= KING1

Opdrachtgever = KING2

Projectteam

= PRINCE

Projectrapportage sjabloon

� Hoeveel uitgegeven versus budget?

� Nog verwachte uitgaven versus budget?

� Tijdlijnen versus planning?

� Welke issues (belemmeringen) zijn er?� Welke issues (belemmeringen) zijn er?

� Welke acties zijn er?

� Welke besluiten zijn vereist + consequenties?

� Check Business CaseGebruiker

= KING1

Opdrachtgever = KING2

Projectteam

= PRINCE

Agenda

� De praktijk: Aan de slag

�Korte workshops

� Projectcoaching

De praktijk: Aan de slag

Implementatie KING2 principes via:

� Korte workshops

� Projectcultuur creëren

KING2 moet aanwezig zijn�KING2 moet aanwezig zijn

�Afspraken maken

� Projectcoaching

�Ondersteuning KING2 en PRINCE2

�Kritisch beoordelen projectrapportages

KING2

SuperVisie over projecten

is een super visie van projectcoaches

Arie Klootwijk (Bureau Bloemers BV) Arie Klootwijk (Bureau Bloemers BV) en

Wim Engels (Aurelia!)

© Aurelia! - Bureau Bloemers BV - 20 oktober 2009

Gebruiker

= KING1

Opdrachtgever = KING2

Projectteam

= PRINCE