Product-based Planning Gewoon Doen! · 2015-01-19 · go/no go beslissingen ‘ownership’...

Product-based Planning

Gewoon Doen!

1

Transformatie van PINO naar simpel, toepasbaar PRINCE2

2

Hunebed.mp4

Hunebed.mp4

PRINCE2 landt niet goed :

Ownership

Product-based planning Techniek

‘Verprincen’ eigen methode

Omvangrijke methode

Stuurgroep versus Governance

Business Case

‘Vakkennis’ management

Vaardigheid PM’s

3

1. PRINCE2 Manual totaal: 327 pagina’s: 18 pagina’s product-based planning: Hoofdstuk 7: 13 pagina’s , Appendix D: 5 pagina’s

2. Product-based planning als ‘motor van de uitvoering’ blijft onderbelicht

3. Techniek hoeft niet beheerst te worden voor certificering

4. Focus op PM’s ; Project bestuurders buiten schot

5. Organisaties worden niet gecertificeerd

6. PM’s opleiden/certificeren blijkt onvoldoende

Projecten worden niet beter ; vertrouwen in PRINCE2 neemt af

Mogelijke oorzaken

4

5

Tijdelijke ‘eigen’

organisatie

Business Case

Producten

6


organisatie Business

Case

Producten

€

€€

Project Manager Senior User

Senior Supplier

Executive

Project als investering

Investeringscyclus

Bron: van der Molen Project Advies

7

8


organisatie

Business Case

Producten

project kosten

niet meetbare

baten

bijvangst operationele kosten

meetbare baten kansen bedreigingen dis-benefits

Business Case control panel

Draai knoppen in de groene richting als je het project wilt doen

Draairichting wordt mede bepaald door:

• Beschouwingsgebied

• Weegfactoren

• Toekomst ?

Business Case ?

Nacalculatie … ? Baten-management… ? Accountability… ?

rode niet

9

10

Nederland ….

11

Zo was het ...

12

En straks zo ... ?

13

Of zo ... ?

Business Case!

o Waaróm en waarom nú? (‘Oneliner’ Michiel v/d Molen)

o Welk probleem lost het op/welke kans wordt benut? o Kan het ook op een minder ingrijpende manier?

Do nothing Do minimum Do something

o Zijn er nog alternatieven voor de uitvoering? o Wat hebben we er voor over? o Hoe urgent is het? o Bedreigingen/Kansen? o Nadelige effecten?

NB: Aanleiding en reden hoeven niet overeen te komen

14

15


organisatie

Business Case

Producten

Product-based planning

‘Hart’ van de methode PRINCE2

• Geeft overzicht • Scherpe afbakening ‘scope’ • Samenhang • Transparantie voor alle partijen • Heldere besluitvorming • ‘Early Warning’ • Wat is klaar als het ‘klaar’ is?

16

8. Wordt met dit alles voldaan aan de opdracht? 7. Zijn er producten die de risico’s van de Business Case (het meest) beïnvloeden? 6. Is het mogelijk bepaalde producten naar voren te halen en daarmee de baten eerder te realiseren? 5. Worden de baten met de set van producten gerealiseerd? 4. Worden de doelstellingen hiermee bereikt? 3. Is het eindproduct ‘dekkend’ voor de ‘scope’? Geen producten vergeten? 2. Zijn er deelproducten die niet echt nodig zijn om het eindproduct op te leveren? 1. Levert de som van de deelproducten het eindproduct op?

Business Case

Waarom(nu)?

baten,

disbenefits,

risico’s

Project Brief

doelstelling(en)

scope /

exclusions

Project Product

Description Eindproduc(ten)

PBS en PFD

Deelproducten

Opdracht/ project mandate

PBP en samenhang

17

Project Board samenstelling

samenstellen uitvoerende teams

Business Case

kwaliteitsbepaling en controle

Configuratiebeheer

totaal- en

detailplanningen

werk delegeren

voortgangscontrole

rapportages en werkoverleg

wijzigingscontrole & beheer

overdracht naar de staande

organisatie

probleembeheersing

baten-management

project fasering

acceptatie en decharge

go/no go beslissingen

‘ownership’

keuze leveranciers

risico’s; kansen /

bedreigingen

verwachtingen-management

scoping / de-scoping

project aanpak

interfaces

afhankelijkheden

contracten met leveranciers

activiteitenplanning

Work-

breakdown

resourceplanning

project/fase budget

budget

uitputtings-plan

Projectmanagement zonder product-based planning: Stuurgroep ? Beide ? Project Manager ?

18

Product-

based

planning

Project Board-samenstelling

samenstellen uitvoerende teams

Business Case

kwaliteitsbepaling en controle

Configuratiebeheer

totaal- en

detailplanningen

werk delegeren

voortgangscontrole

rapportages en werkoverleg

wijzigingscontrole & beheer overdracht naar de staande organisatie

probleembeheersing

baten-management

project fasering

acceptatie en decharge

go/no go beslissingen

‘ownership’

Product-based planning: de motor van elk PRINCE2-project

keuze leveranciers

risico’s; kansen/bedreigingen

verwachtingen-management

scoping/de-scoping

project aanpak

interfaces

afhankelijkheden

contracten met leveranciers

activiteitenplanning

Work breakdown

resourceplanning

project / fase budget

budget-

uitputtingsplan

Projectmanagement mét product-based planning:

19

1.0 Operations Project Management

verbetertraject

1.1

Vakbekwaamheid

1.3.0 Synchronisatie

met Applicatiegroep

1.5 Support

1.6 Publicaties

1.7 Externe Producten

1.1.1 Vakbekwame PM’s

1.2.1 Rapport Nulmeting

1.1.2 Vakbekwame PB-leden

1.1.3 Centres

of Competence

1.1.4 Vakpool-

eetsessies

1.2.2 Beleidsnota

1.2.3 Geaccepteerde

definities

1.2.4 Veranderde

werkwijze

1.2.5

Geïmplementeerde werkwijze

1.2.6 Geborgde werkwijze

1.5.2 Review Proces

1.5.3 Project

Support Office

1.5.1

Project Kick-off Proces

1.6.2 Maandelijks

artikel

1.6.3 Interviews

met PM’s

1.6.1

Introductie op Intranet

1.7.1 PM’s geselecteerd

voor de vakpool

1.7.2 Spelregels Projecten V-1

29/04/10

1.7.3

Eisen IPMA-C Certificering

1.7.5

Goedgekeurde

Beleidsnota

1.7.4 Eisen

PRINCE2 F/P Certificering

1.4.0

Organisatie

1.7.6

Roadmap / Portfolio

Product breakdown structure

1.2 Processen

5 x collective grouping 6 x external products 18 x products

20


verbetertraject


1.2.1 Rapport

Nulmeting

1.1.2

Vakbekwame PB-leden

1.1.3 Centres

of Competence

1.1.4 Vakpool-

eetsessies

1.2.2 Beleidsnota

1.2.3

Geaccepteerde definities

1.2.4

Veranderde werkwijze

1.2.5


1.2.6 Geborgde

werkwijze

1.5.2 Review Proces

1.5.3 Project Support Office

1.5.1


1.6.2 Maandelijks

artikel

1.6.3 Interviews

met PM’s

1.6.1



voor de vakpool


29/04/10

1.7.3 Eisen IPMA-C Certificering

1.7.5

Goedgekeurde Beleidsnota

1.7.4 Eisen PRINCE2 F/P Certificering

1.4.0 Organisatie

1.7.6

Roadmap/ Portfolio

1.3.0

Synchronisatie met Applicatiegroep

Product flow diagram + staging

Fase 2

Fase 3

21

Project B Scope Project A

Development I/F

22

Project C

Managen van afhankelijkheden en de projectomgeving

Oper/Maint I/F

Operations Maintenance

Scope Project A

Development I/F

23

Analyse producten

Oper/Maint I/F

Overige producten Hoofdstroom Kritieke producten

PROGRAMMA

Project 2 Project 3 Project 1

24

Project opsplitsen ?

25

Externe producten managen

• Wetgeving • Voorschriften • Vergunningen • Bestaand systeem • Bestaand gebouw • Oudere versie • Product ander project • Referentiemateriaal • Feedback / Goedkeur

• Wie is de owner? • Is de owner bewust / akkoord ? • Is het aan veranderingen onderhevig? • Moet het worden aangepast? • Moet het ‘bevroren worden? • Welke versie nodig? • Wat te doen als product wijzigt? • Ook effect op operationele situatie?


verbetertraject


1.2.1 Rapport

Nulmeting

1.1.2

Vakbekwame PB-leden

1.1.3 Centres

of Competence

1.1.4 Vakpool-

eetsessies

1.2.2 Beleidsnota

1.2.3


1.2.4


1.2.5


1.2.6 Geborgde

werkwijze

1.5.2 Review Proces


1.5.1


1.6.2 Maandelijks

artikel

1.6.3 Interviews

met PM’s

1.6.1



voor de vakpool


29/04/10


1.7.5



1.4.0 Organisatie

1.7.6

Roadmap/ Portfolio

1.3.0


Product flow diagram en ‘scoping’

Fase 2

Fase 3 Ter discussie

In scope

26


verbetertraject


1.2.1 Rapport

Nulmeting

1.1.2

Vakbekwame PB-leden

1.1.3 Centres

of Competence

1.1.4 Vakpool-

eetsessies

1.2.2 Beleidsnota

1.2.3


1.2.4


1.2.5


1.2.6 Geborgde

werkwijze

1.5.2 Review Proces


1.5.1


1.6.2 Maandelijks

artikel

1.6.3 Interviews

met PM’s

1.6.1



voor de vakpool


29/04/10


1.7.5



1.4.0 Organisatie

1.7.6

Roadmap/ Portfolio

1.3.0


Product flow diagram en rapportering

Fase 2

Fase 3 achterstand

onderhanden

probleem

Nog te doen

gereed

27

Highlight Report Project x, fase 2, periode 2, datum: ../../12 opgesteld door: ………

product 1

product 2

product 3

product 4

product 5

product 6

product 7

product 8

product 9

periode 1 2 3 fase-eind

Fase 2 Fase 3

28

Rapporteringsbasis: product flow diagram, Project x d.d. ../../12, versie 3.0 en fase 2 plan versie 2 d.d. ../../12 Product 01; Kosten Plan : € 600. Actueel: € 750. Status: opgeleverd

Product 02; Kosten Plan : € 800. Actueel: € 825. Status: opgeleverd

Product 03; Kosten Plan: € 400. Besteed : € 250. Status: bouw halverwege. Verwachting: wordt op tijd opgeleverd. Nog te besteden: € 250. Reden van overschrijding: Extra mankracht benodigd om verloren tijd in te halen. Product 05; Kosten Plan: € 2.500. Besteed: € 2.000. Nog te besteden: € 300. Product 09; Kosten Plan: € 4.500. Besteed: € 1.100. Nog te besteden € 3.500. Status: Product buiten ‘het kritieke pad’, wordt als stopwerk uitgevoerd. Komende periode: Afronden producten 03 en 05, doorgaan met product 09. Product 04; Kosten Plan: € 300. Op te leveren. Product 06; Kosten Plan: € 450. Op te leveren. Product 07; Kosten Plan: € 200. Te starten. Laatste periode: Product 08; Kosten Plan: € 300 in deze fase, en € 500 in fase 3. Samenvattend : Totaal gepland voor fase 2 : € 10.050

Tot nu toe besteed : € 4.925

Verwacht nog te besteden : € 5.300

------------ € 10.225

----------- Verschil : € 175 + = 1,7 % : (< tolerantie van 10%) Binnengekomen wijzigingsverzoeken: vijf, waarvan drie afgewezen door de Change Autority, twee kleine wijzigingen op product 3 en 5, hebben geen impact op het plan. Risico’s: geen nieuwe risico’s gedetecteerd. Risico op product 3: is opgelost: andere leverancier gecontracteerd. Productie op schema. Overige bijzonderheden: geen.

29


verbetertraject


1.2.1 Rapport

Nulmeting

1.1.2

Vakbekwame PB-leden

1.1.3 Centres

of Competence

1.1.4 Vakpool-

eetsessies

1.2.2 Beleidsnota

1.2.3


1.2.4


1.2.5


1.2.6 Geborgde

werkwijze

1.5.2 Review Proces


1.5.1


1.6.2 Maandelijks

artikel

1.6.3 Interviews

met PM’s

1.6.1



voor de vakpool


29/04/10


1.7.5



1.4.0 Organisatie

1.7.6

Roadmap/ Portfolio

1.3.0


Product flow diagram en ‘Change Control’

Fase 2

Fase 3 meewijzigen

Niet wijzigen

te wijzigen

30

1.1.5

Getrainde lijnmanagers

En nu nog even invoeren….

31

Wat is er zo spannend aan PRINCE2

• Door het benoemen van een owner krijgt elk project en elk product een gezicht.

• De keuze tussen projecten wordt beter, waardoor er alleen de meest noodzakelijke projecten worden opgestart.

• Door een scherpe ‘scope’ worden onnodige extra’s in projecten vermeden.

• Door tevoren beter na te denken wat er wordt opgeleverd en aan welke kwaliteitseisen voldaan moet zijn wil een product geaccepteerd worden, is

de fout-kans kleiner en is er minder herstel nodig en misschien zelfs wel

minder onderhoud / nazorg . • Door heldere, op producten gebaseerde, planningen en rapportages werkt

PRINCE2 als een early warning system, waardoor risico’s en problemen eerder worden gedetecteerd en afgevangen/opgelost.

• Stuurgroepen worden beter, transparanter geïnformeerd en kunnen

daarom betere beslissingen nemen en indien nodig tussentijds ingrijpen.

• Uiteindelijk is er minder stuurgroep aandacht nodig, waardoor er meer kostbare managementtijd overblijft om andere dingen te doen.

32

De uitdaging:

1. Actief ownership (project en ‘product’) 2. Geen stuurgroepen maar ‘Project Boards’ 3. …met bekwame PB leden 4. Bekwaam PM’s in ‘product-based planning’ techniek 5. Realistisch plannen op basis van producten 6. Transparanter rapporteren ook op basis van producten 7. Gooi de eigen methode over boord! 8. Vermijd bureaucratie

33

1. Verbeter project management 2. Op basis van PRINCE2 3. 6 – 9 maanden 4. Vakpool-manager 5. Project Autoriteit

Mijn voorwaarden; niet beperken tot PM’s :

• Lijnmanagers • Project Board-leden • Processen en definities • Omgeving

De opdracht:

34

1. Nulmeting 2. Beleidsnota 3. Veranderingsstrategie (Her)opleiden PM’s PM Vakpool = ‘Gilde’ Opleiden lijnmanagement / Project Board-leden Vereenvoudigen procedures ‘Hands-on’ begeleiding Project Autoriteit Reviews Adviezen

De uitvoering:

35

1. Wees zichtbaar 2. Wees praktisch 3. ‘Practice what you preach ‘ 4. Kies speerpunten 5. Begeleid ‘on the job’ 6. Wees lichtvoetig en humoristisch 7. Verkoop je zelf en daarmee je boodschap! 8. ‘Keep It Simpel, Stupid !‘ (KISS)

De taktiek:

36

Beheers Product-based planning

1. Product-based planning 2. Project Governance 3. Project Assurance 4. Project Kick-offs

Speerpunten kiezen

37

Definities afspreken…

• Programma ? • Portfolio ? • Project ? • Werkpakket ? • Losse opdracht ‘klusje’ ?

Niet de definities ‘uit het boekje’, maar vaststellen wat voor deze organisatie effectief is.

38

Uitvoeringsfase en overdracht Planfase (IP)

Kick-off 2 PMT

Kick-off 1: Executive & PM

Project Mandate

Project Brief

Goedkeuring

Plan (Project en eerste

fase)

Goedkeuring

tweede fase Goedkeuring

laatste fase Afsluiting

en décharge

Goedkeuring

Exception Plan

PID

Project Governance

1. Project wordt niet gestart zonder actieve Executive 2. Kick-off 1: ‘Project Autoriteit’ met Executive en PM 3. Kick-off 2: ‘Project Autoriteit’ met het voltallige PMT Als alles ‘BAU’ is: Project Assurance neemt rol over van Project Autoriteit bij Kick-off 2

39


Kick-off 2 PMT


Project Mandate

Project Brief

Goedkeuring


fase)

Goedkeuring

tweede fase

Goedkeuring

laatste fase

Afsluiting

en décharge Goedkeuring

Exception Plan

PID

Beheersinstrumenten Project Board

40

Instrument 1: De Project Board keurt (behoudens de teamplannen) alle plannen goed. Instrument 2: De Project Board bepaalt het aantal management fasen en de frequentie en inhoud van de Highlight- rapporteringen. Instrument 3: De Project Board bepaalt hoeveel speelruimte de PM krijgt. Instrument 4: Wijzigingen worden ter goedkeuring voorgelegd of men kiest voor een (namens de Project Board acterende) Change Authority. Instrument 5: De Project Board kan er voor kiezen de uitvoering in de gaten te laten houden door Project Assurance. Instrument 6: De Project Board kan er voor kiezen het project op diverse momenten te laten reviewen door onafhankelijke specialisten of managers. Instrument 7: Met name de Executive als vertegenwoordiger van de Business kan, te allen tijde, desnoods zonder opgaaf van redenen, het project voortijdig beëindigen.

Project Brief PID

Work Package

‘Process control’ productie

Product bouw

41

Product Description(s)

Product review / test

Product acceptatie

Configuration Management

Work Package

Team (mgr)

Project Support

Acceptant Reviewer

Project Manager Project Manager

Product eindcheck

Team (mgr)

Controle geborgd in het proces :

Project Board

‘Reports’ RFC’s, etc

= reject

Project Assurance

• Competence Center Project Assurance • PM als PA in ander project • Vanaf Kick-off 1 • Assurance op basis van ‘product-based planning’ • Peer-to-peer • Gate reviews


Kick-off 2 PMT


Project Mandate

Project Brief

Goedkeuring


fase)

Goedkeuring

tweede fase Goedkeuring

laatste fase Afsluiting

en décharge

Goedkeuring

Exception Plan

PID

42

1. Buddy-systeem invoeren 2. Competence Centers; actieve hulp

‘product-based planning’ als eerste! 3. Vasthouden aan kick-off’s bij ‘project

mandates’ en ‘start up’s’ 4. Project Assurance toepassen op alle

projecten door collega PM’s 5. Peer-to-peer reviewen 6. Doorgaan met Vakpool-sessies 7. Project-reparatieteams

Hoe verder?

43

Doelgroep: Leidinggevenden die PRINCE2 willen invoeren : Los € 23,50 samen met werkboek totaal: € 30,-- inclusief 6% BTW.

Beide boeken zijn rechtstreeks bij mij te bestellen: emailtje naar : [email protected]

44

Doelgroep: Project- en Team Managers en PB-leden die Product Based Planning in al z’n facetten willen toepassen: Los € 12,50 samen met ‘PRINCE2 Gewoon Doen! totaal: € 30,-- inclusief 6% BTW.

Beide boeken zijn rechtstreeks bij mij te bestellen: emailtje naar : [email protected]

45

Speciale IPMA aanbieding, alleen geldig op 5 november : Gewoon Doen! : € 20 Werkboek : € 10 inclusief 6% BTW.

Product-based Planning Gewoon Doen! · 2015-01-19 · go/no go beslissingen ‘ownership’...

Documents

Transcript of Product-based Planning Gewoon Doen! · 2015-01-19 · go/no go beslissingen ‘ownership’...