Probleem-oplossend denken

1TUPS© 30 05 2015

Probleemoplossend denken

2

Wat is de aard van problemen ? Wat is de aard van het probleemoplossingsproces ?

Maar sommige problemen moet je net niet in stukken kappen.

Hoe problemen aanpakken ?

3

Je moet natuurlijk eerst een probleem hebben.

Ik en het probleem

Wat is het probleem ?Wat is jou vraag ?Wat voel je nu je deze vraag stelt ?Waar maak je je zorgen over ?

Een probleem is een verschil tussen gewenste en werkelijke toestand.

4

Ervaren werkelijkheid

Gewenste toestand

ProbleemKans

Problemen worden gemaakt doordat mensen tegenover de werkelijkheid die zij ervaren, een andere werkelijkheid projecteren zoals ze zij zich die wensen.

Wat voor de ene een probleem is, hoeft dat voor de ander niet te zijn.

Problemen zijn mogelijkheden tot verbetering.

Hoe pakken we problemen aan?

5

…..Typisch voor het menselijk gedrag in probleemsituaties is dat we onmiddellijk aan de oplossing beginnen werken, terwijl we nog niet goed weten wat eigenlijk het probleem is. We hebben onze favoriete oplossingswegen, onze routine oplossing.Bovendien willen zo snel mogelijk van het probleem af.

Probleemoplossingsproces.

6

.

• Beschrijven van het probleem.

• Beschrijven van de huidige situatie.

• Bepalen van doel.

• Oorzaken opsporen.• Oorzaken testen : simuleer het

probleem.• Oplossingen bedenken.

• De beste oplossing bepalen.

• De oplossing invoeren.

• Evalueren of de oplossing voldoet.

Kenmerken v.h. probleemoplossingsproces?

7

• Men heeft een zekere vrijheid.• Er zijn verschillende middelen om een doel te

bereiken.• Er is steeds een onzekerheid of het middel

geschikt is.• Probleemoplossen is een cyclisch proces.• Probleemoplossen is in de grond van de zaak

een proces van proberen. (Trial and Error)• Probleemoplossen gebeurt meestal eerst in

gedachten of met behulp van modellen. • Tijdens het proces van probleemoplossen is de

kans groot dat men tot nieuwe inzichten komt waardoor men de oorspronkelijke doelstellingen moet bijstellen.

Problemen oplossen is een cyclisch proces.

8

Doel bepalen

Probleem beschrijven

Werkelijkheid beschrijven

Oorzaken bepalen

Oplossing bedenken

Oplossing invoeren

Oplossing toetsen

.

9

.

Cyclisch maar niet rechtlijnig.

10

Doel

Probleem-beschrijving

Beschrijven huidige situatie

Oorzaken opsporen

Oplossingen

bedenken

Oplossing invoeren

Oplossing toetsen

Tijdens het proces kom je tot nieuwe inzichten waardoor je terug moet naar een vorige stap.

Soms zie je de oplossing al voor dat je het probleem beschreven hebt.

1-2-3-4-5-6….

Probleemverkenning.

11

Referentiekader Waarom mag iets zo niet, of moet het zo ?Wat is jouw visie ?

Feiten / gegevensWat zijn volgens jou de relevante feiten ?

Doelen Wat wil je bereiken ?Hoe ziet de situatie er uit als je je doelen bereikt ?

Strategie / MiddelenHoe ga je het aanpakken ?

ProbleemformuleringWat is het probleem ?Wat is jou vraag ?Wat voel je nu je deze vraag stelt ?Waar maak je je zorgen over ?Wie heeft belang bij deze vraag ?Hoe groot is hun betrokkenheid ?

Referentiekader.

12

Het probleem geraakt niet opgelost door u aan uw huidig denken te houden, want daardoor is het probleem net ontstaan.

Wil ik het probleem oplossen?

13

Neem een simpel probleem als het opruimen van een rommelige kast. Je hebt er echt geen zin in. Maar zou u over twee weken geëxecuteerd worden als u het niet deed, dan is het een taak van niks. Of stel dat u er 100.000 EURO voor zou krijgen, ook dan is het zo gedaan. Met de juiste prikkels en beloningen kunt u aanzienlijk lastigere problemen de baas.

Ben je gemotiveerd om het probleem op te lossen ?Misschien is het te groot ?Misschien is het te klein ?Kun je de maat van het probleem aanpassenzodat je wel gemotiveerd bent het op te lossen?

Wie is de probleemeigenaar ?

14

Een probleem is een situatie van subjectief onbehagen van een probleemhebber vermengd met de wens daaraan iets te doen.A.C.J. de Leeuw Organisaties: management, analyse, ontwerp en verandering blz 209

Een probleemhebber is een individuele persoon met een gevoel van onbehagen. In die zin zijn problemen dus subjectieve gevoelens van onvrede bij een bepaalde persoon die door drie factoren worden veroorzaakt:- de werkelijke situatie waarop dat ongenoegen betrekking heeft- het beeld, de perceptie die deze persoon van die situatie heeft- de wens die wordt gekoesterd

(A.C.J. de Leeuw, Besturen van veranderingsprocessen, Van Gorcum, 1994, 121)

Wie voelt er zich slecht bij?

Wat is een goede probleemstelling?

15

- Een vraag.   - Een vraag die beweging op roept.

Hoe geraak ik van de huidige situatie naar de gewenste situatie ?

- Een eigenaar, ik.   - Een gevoel:  Ongenoegen, beklemming, nieuwsgierigheid. - Concreet : Wat wil ik eigenlijk bereiken?

Stel het probleem scherp.

Is het probleem voldoende specifiek ?

16

De kans dat problemen als " Te weinig communicatie " " Te weinig betrokkenheid " opgelost raken in klein.

Te weinig communicatie.

Vertraging in de introductie van nieuwe producten.

Hoe kunnen we vertragingen in de introductie van nieuwe producten verminderen?

Veroorzaakt

Nieuw probleem

Wat zijn de feiten?

17

Analyseren : is het systematisch ontleden van een complex probleem in zijn elementen.

- verschillende aspecten en deelproblemen van een probleem onderscheiden- de benodigde informatie verzamelen over de achtergronden en oorzaken- verbanden leggen tussen de gegevens die je hebt verzameld- het relatieve belang van de elementen bepalen- oorzaken opsporen

Je neemt niets zomaar als vanzelfsprekend aan, maar je stelt vragen als: Wat betekent dat precies? Waarom is dat zo?

Je bekijkt het probleem vanuit verschillende gezichtspunten.

Je maakt duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken, tussen symptomen en oorzaken, tussen feiten en opvattingen.Je ziet trends en patronen in ogenschijnlijk losstaande gegevens.

Oorzaken opsporen. Haal oorzaken en gevolgen uit elkaar.

18

Oorzaak

Oorzaak

Oorzaak

Oorzaak

Gevolg

Gevolg

Gevolg

Gevolg

OorzaakOorzaak

Gevolg

Oorzaak

Oorzaak

Gevolg

Gevolg

Hier zit het probleem

Hier zit de oplossing

Vragen die je dichter bij de oorzaak brengen.Waarom ?Vragen die je dichter bij het probleem brengen.Wat is het gevolg?

Diagnosticeren

19

Diagnosticeren is de handeling om een oorzaak te vinden van een gevolg aan de hand van de optredende verschijnselen, symptomen.

Why,Why,why,.....

20

Een goede techniek om tot de wortel van het probleem te komen is 5X waarom vragen.

Probleem:

1 Waarom …..

2 Waarom …..

3 Waarom …..

4 Waarom …..

5 Waarom …..

Pak het probleem bij de wortel aan.

Bestrijdt de oorzaak, niet de gevolgen van het probleem.Het onkruid dient met de wortel uitgetrokken te worden, wanneer we enkel de stengel verwijderen zal het steeds terug groeien.

Wat is de kern van het probleem ? Why,Why,why,....  

21

De machine werkt niet, de cilinder zit vast.

1. Waarom zit de cilinder vast? Pakking is gebroken

2. Waarom is de pakking gebroken ? Zeer sterk vervuild met een mengeling van olie, water en stof.

3. Waarom zeer sterk vervuild ? Te veel water in de perslucht.

4. Waarom te veel water in perslucht ? Waterafscheider werkt niet.

5. Waarom? We wisten niet waarvoor dit ding diende.

De oorzaak testen

22

Stel een hypothese op, op basis van een beperkt onderzoek.

Test deze hypothese

Het probleem oplossen.

23

Bedenk oplossingen.Bepaal beste oplossing.Voer de oplossing in.Evalueer of de oplossing voldoet.

PDCA

24

• Plannen : Zorgvuldige planning van de activiteiten die ondernomen moeten worden.Plan

• Doen: Het plan uitvoeren.• Organiseren, juiste voorwaarden

scheppen.Do• Controleren: Nagaan of de verbeteringen

de gewenste effecten hebben.• Knelpunten bloot leggen.Check• Bijsturen: Indien nodig bijkomende

acties ondernemen.• Verbeteringen standaardiseren en

documenteren.Act

.

25