“Op weg naar de ultiem digitaal werkende GGZ-organisatie in Nederland!”

“Waarom zou je dat eigenlijk willen? Hoe bereik je dat? Waar

loop je tegen aan....?”

Rob de Ruiter, Directeur I&A GGZ-NHN

persoonlijke introductie

• Ruim 7 jaar werkzaam bij GGZ-NHN (6 jaar hoofd I&A, 1 jaar directeur)• Gevraagd vanuit bedrijfsleven. Opleiding HTS-bedrijfskunde.• Vorige werkgevers en werkzaamheden:

Cacao de Zaan (Amerikaans bedrijf)1 jaar, afdeling AO oa implementatie Grondstof Inkoop Systeem

Nederlandse Rotogravure Maatschappij (VNU drukkerij-nederland) 6 jaar,afd. O&E + info. Analist oa implementatie PBS ->DBS/NBS

Mallinckrodt Petten (Nucleaire Pharmaca-wereldwijd bedrijf) 6 jaar, manager ICT oa implementatie Movex (=ERP),

Hermans Group (retail, groothandel, logistiek – Europees bedrijf)4 jaar, manager ICT oa implementatie SAP (=ERP)

•Dus bekend met grote veranderingstrajecten, aanpak en effecten ervan.

Algemene introductie GGZ-NHN

Hulp aan mensen met ernstige psychiatrische en psychische problemen. Zorgaanbod: kortdurende behandeling tot langdurige begeleiding, van thuishulp tot opname in een kliniek en van een therapeutisch gesprek tot dagactiviteiten.

• Divisies: kortdurende-, langdurende-, ouderen-, forensische psychiatrie. • Centra: autisme, kinderen & jeugd• Werkgebied Noord-Kennemerland, • Kop van Noord-Holland en Westfriesland • (1/4/2009 fusie met GGZ centrum West Friesland) • circa 14.000 patienten/clienten/klanten• circa 1800 medewerkers / 1300 FTE• ruim 30 locaties• circa 100 miljoen omzet (2008)

De lerende organisatie

De toekomst kunnen we beter vormgeven als we opgedane positieve en negatieve ervaringen goed begrijpen en er telkens van willen leren.

Daarom een terugblik op de opgedane ervaringen in de afgelopen 7 jaar op de volgende aspecten.

Bedrijfscultuur, Organisatie,

Financieel, Techniek

Bedrijfscultuur

Interne en externe communicatie ging voornamelijk face-to-face, vaste telefonie en via papier. Tegenwoordig aangevuld met email, mobiele telefonie, SMS, intranet, internet en vooral ook info vanuit programma’s zoals het EPD.

Dit heeft gezorgd voor een hele andere, meer direkte, snellere, informele en transparante bedrijfscultuur. En dat zorgt voor openheid, ruimte en zicht op kwaliteits verbeteringen. En kansen op afdelings/individueel nivo om de organisatie te verbeteren. En vele kleine procesverbeteringen leiden mede tot een verbeterde gehele organisatie.

Meer communicatievormen zijn er al of komen eraan....en die zijn veel meer extern gericht......

Inzet ICT beïnvloedt bedrijfscultuur. (kansen)

Organisatie

ICT goed en snel kunnen toepassen vereist eerst een degelijke technische fundering en technische beheerorganisatie. Vervolgens kan je gaan bouwen. Maar met aanschaf en invoering van software alleen red je het echt niet. Eindgebruikers bepalen het succes. Zij moeten “voldoende, goed en tijdig” ondersteund worden om de investeringen te laten renderen. Het gaat om draagvlak.

Efficiente gebruikersondersteuning is sleutel tot succesvol ICT gebruik.

Financieel

ICT aanschaf, beheer en ondersteuning kost jaarlijks steeds meer geld. Dus moet het te verantwoorden zijn en aantoonbare doelen realiseren vanuit bedrijfsstrategie. ICT levert daarmee juist ook veel op. ICT is daarnaast een vliegwiel voor vele veranderingen in bedrijfsprocessen, samenwerking met (interne & keten)partners en ook de klant.

Zet ICT in vanuit je strategische doelen.

Techniek

Zonder techniek en de juiste mensen met kennis geen ICT. Voldoen aan toenemende eisen aan robuustheid, flexibiliteit, uniformiteit, beschikbaarheid, snelheid, schaalbaarheid etc is essentieel, verandert heel snel en vergt een continue pro-actieve aanpak gericht op verbetering en verlaging van kosten.

Techniek en kennis ervan is vluchtig, maar wel essentieel om in huis te hebben.

Aanpak ICT projekten

Houd zelf de regie (zorg voor voldoende kennis)

Realistische planning (zorg voor mijlpalen)

Eigen budget (zorg voor voldoende ruimte) Techniek cruciaal (gun ruimte aan oordeel experts)

Live datum (stuur op wegwerken showstoppers)

Borging (zorg voor bereikbaarheid van experts uit projekt)

Problemen (zorg ervoor dat je je niet gek laat maken)

Continuïteit in uniforme aanpak helpt. (zie fusie)

Waar stonden we en wat bereikt?

Er was geen goede technische basis Er was geen goede gebruikersondersteuning Er was onvoldoende technische kennis Er was nog niet een expliciete link met strategische

doelen, het was namelijk nog “overleven”.

Bereikt is een goed fundament (techniek & organisatie) om door te bouwen en nieuwe kansen te creëren en te pakken.

Enkele voorbeelden

We hebben organisatie breed al ruim 4 jaar één uniform EPD, geïntegreerd EVS en een document inscan/zoek programma.(bulkscan en via multifunctionals)

En integratie met LIMS bijna operationeel. We lopen hiermee in de voorhoede in GGZ-land. (zeggen anderen...)

We kunnen ambulante hulpverleners onderweg en bij de klant draadloos toegang geven tot alle centraal opgeslagen digitale informatie (EPD) en reguliere programmatuur op een laptop.(bv mail)

We kunnen elke medewerker desgewenst thuis via een beveiligde internetverbinding laten werken met alle reguliere programma’s.

We hebben een goed functionerend management informatie systeem waardoor we veel beter financieel in control zijn gekomen. (Maar blijft net als EPD ook een continue verbeterproces....)

We doen samen met VWS deels gesubsidieerde voorbeeldprojecten. (landelijk schakelpunt, EMD, Domotica, digitaal akkorderen)

Ehealth toepassing operationeel (nu nog beperkt)

Zijn we er dan al? NEE!

We moeten sneller ad hoc analyses kunnen uitvoeren op onze data. (financieel, zorg, kwaliteit, personeel). En dat zo decentraal op maat gesneden mogelijk.“ Information at your fingertips...!”

Standaard processen zoals faktuurcontrole kunnen en moeten efficienter.

Ketenzorg informatie rondom client moet meer en beter gedeeld kunnen worden (bv. met de ziekenhuizen, huisarts)

Het klantdenken moet meer medebepalend worden voor hoe wij processen inrichten en waar we prioriteit (en geld) aan geven.

En zo is de lijst nog wel langer te maken...

Waar staan we met techniek en de (zorg)informatievoorziening?

Implementatie van nieuwe toepassingen die onderhanden of bijna klaar zijn.

Blijvend onderzoek naar verbeteringen in de bestaande mogelijkheden.

(Her)orientatie op de nabije toekomst.(1-3 jaar) – Wat is er maar gebruiken we nog niet? – Wat komt er en zien we kansen in?– Wat willen we, maar vinden we niet?

Het tijdig anticiperen op noodzakelijke aanpassingen in de technische voorzieningen om bovenstaande mogelijk te maken.

De “toekomst” en dus strategie...

De klant staat centraal. Die is daardoor (terecht) meer bepalend hoe wij ons moeten organiseren mbt onze dienstverlening. Die klant is steeds meer gewend/verwend wat vandaag de dag prive allemaal kan met “internet”. Dus zullen we ons hier meer op moeten focussen. bv. Beveiligd clientenportaal opzetten via internet, voor maken afspraak en (deel) inzage in EPD dossier. Maar ook SMS afspraak reminders bv.

Daarnaast liggen er kansen om internet technologie meer zorgondersteunend in te zetten. Zoals tbv beeld en spraakverbinding (Domotica). Frequenter/intensiever contact tegen minder kosten.

Sociale netwerksoftware (Hyves, Twitter etc) draait allemaal om andere vormen van communicatie tussen mensen.....zie ook “invloed op cultuur”, in dit geval relatie klant- GGZNHN maar ook klant -klant), behandelondersteunende software, beslissingsondersteunende software etc

Antwoord op de “waarom” vraag:

Blijvend investeren in toegepaste Informatie en Communicatie Technologie (ICT) is essentieel voor een toekomstbestendige zorginstelling zoals GGZNHN.

Niet alleen voor de verwerking van de “cijfertjes” of andere standaard bedrijfsprocessen maar juist ook voor inhoudelijke verbetering van de zorg(processen) en de realisatie van de eisen die onze klanten en financiers steeds dwingender aan onze dienstverlening zullen gaan stellen.

De techniek.

1. Je moet 24/7 in de lucht zijn. Dus stabiele systemen en applicaties nodig.

2. Je moet groei makkelijk, snel en liefst goedkoop kunnen opvangen. Dus schaalbare oplossingen nodig en veel uniformeren.

3. Daarom oa Oracle RAC database, VMware, Citrix, Microsoft servers, EMC storage, Dell servers, Cisco routers/switches en Wyse Thinclients.

De leveranciers, je partners

1. Je kan het niet alleen.

2. Maar je stuurt wel zelf aan.

3. Daarom veel samenwerking met je leveranciers op basis van vertrouwen en goede communicatie noodzakelijk.

4. Streng doch rechtvaardig zakelijke benadering.

5. Gezamenlijk willen investeren in langdurige samenwerking om je gezamenlijke doelen zo te kunnen bereiken.

Het antwoord “hoe bereik je dat”

1. Actief commitment vanuit de top. (strategie)

2. Schaalbare moderne infrastructuur.

3. Een goeddraaiende projekt en beheer organisatie

4. Een bedrijfscultuur en medewerkers die veranderingen aan kunnen.

5. Goede leverancierpartners

6. Visie, focus en een goede teamspirit

7. Voldoende geld.

Het antwoord “waar loop je tegen aan”

1. Druk op geld is veel groter geworden. 1. Effect op personele bezetting in beheer, ondersteuning en

doorlooptijd projekten.2. Slagkracht in besluitvorming neemt af. (je kan maar 1 keer je geld uitgeven)

3. Doorlooptijd projekten wordt groter. (extra inhuur externen moeilijker)

4. Dienstennivo stagneert of neemt af. (meer werk met minder mensen)

2. De prioriteiten, planning en ICT-strategie wordt steeds meer beinvloed door ad hoc externe factoren. (wetgeving, zorgverzekeraars)

3. Niet elke medewerker is vaardig genoeg of heeft de wil om al die continue veranderingen mee te maken.

4. De organisatie heeft op vele terreinen wensen, ideeen, projekten, acties etc. Velen daarvan zijn uiteindelijk ook gerelateerd aan automatisering. Never a dull moment....

Implementatie is meer dan techniek.......