BBC voor beginners

Plan-kuren 2012

BBC

1. WAT IST?

BBC?

➝ “Besluit van de Vlaamse regering betreffende de beleids- en beheerscyclus van de

gemeenten”➝ 25 juni 2010

➝ Eigenlijk = Regels voor • Het meerjarenplan (MJP)• Het budget• De boekhouding• De jaarrekening

+

=

Inhoud Financiën

BBC

BBC?

BBC?

• Heeft invloed op beleidsapecten:➝ voorbereiden➝Budgetteren➝Uitvoeren & Organisatie➝Opvolgen➝Evalueren

PDCA

BBC?

2. VOORWIEIST?

BBC?

➝ 308 Gemeenten + hun OCMW’s➝ 5 provincies➝ IVA’s➝ +/- AGB’s

BBC?

3. VOORWIEIST NIET?

BBC?

➝Politiezones➝Gemeentelijke of provinciale VZW’s➝Verzelfstandigde entiteiten van OCMW’s➝Kerkbesturen➝PWA’s➝Filialen van AGB’s➝Intergemeentelijke samenwerking

BBC?4. VOORWANNEERIST?

Dichtbij ?

BBC?

➝ start 1 januari 2014 = 2e jaar legislatuur

➝ Plan maken = 1e jaar legislatuur

!!!Procedure via GR/ Vlaams Toezicht!!!!

➝ voor 6 jaar = 2014 tot 2019

BBC?

5. Uitzonderingen?

BBC?

➝ De Pioniers voor gemeente of/en OCMW(1e gestart in 2010)

➝Ministerieel besluit om later te starten.

BBC?

6. 0ndersteuning?

60 vragen : binnenland.vlaanderen.be/sites/default/files/BBC-LR_4.pdf

Lezing Jan Leroy: www.vvsg.be/Werking_Organisatie/Documents/VVSG-BBC.pdf

Vorming (vvsg + vrijetijdspartners

Ondersteuning softwareleveranciers

Waarom?

Waarom?

1. Huidige regels hebben veel mankementen:

•Geen/nauwelijks koppeling beleid-financiën•Verschillend systeem gemeenten-OCMW’s•Gemeenten:

•verschillend systeem voor budget en algemene boekhouding•centraal opgelegd; bijna geen lokale invulling mogelijk•verouderde codes

•OCMW’s:•statistische opvolging moeilijk: cf. vrijheid qua activiteitencentra•geen onderscheid managementrapporten –rapporten voor de raad (overdaad aan papier)•budgettering niet-kasstromen (bv. afschrijvingen) is zinloos

Waarom?

2. Managementdenken mogelijk maken

• Beter/efficiënter plannen• Langetermijndenken• Éénduidige interpretatie• Buiten hokjes denken• Meer geïntegreerd beleid• Saldowerking/projectwerking mogelijk• investeringsenveloppen

Waarom?

3. Bijkomende winst

• Planlastvermindering: schaft niet af maar maakt het mogelijk of vermindert sectorale plan- en rapporteringswijze

Hoe?

Hoe?

Hoe?

1. Uitgangspunten

Vanuit 1 geïntegreerd systeem de beleidsvoering ende financiële vertaling en gevolgen ervan:

•Plannen (meerjarenplan)•Budgetteren (budget – kredietbewaking)•Registreren (boekhouding)•Rapporteren en evalueren

(jaarrekening)

Hoe?

1. Uitgangspunten

Hoe?

1. Uitgangspunten

Denkwerk Doelstellingen behoeften gebruikersEen middel voor beleid / geen doel

Hoe?1. Uitgangspunten•Geen pure kopie van elders bestaand systeem

•Centrale vraag: welk registratiesysteem is nodig voor informatienoden van hoofdgebruikers?*Hoofdgebruikers:

Raad: kan zelf geen rapporten maken → besluit legt regels op voor beleidsrapporten

(meerjarenplan, budget, jaarrekening)Vlaamse overheid als beleidsvoorbereider

*Managementinformatie (voor college, management-team, …):Niet centraal opgelegd (want behoeften te verscheiden)Wel mogelijk op basis van registratiesysteem

Hoe?

1. UitgangspuntenMaatwerk mogelijk door bestuur zelf:•Keuze aantal en aard prioritaire beleidsdoelstellingen

•Aanpassing aan eigen organogramVA’s(elk IVA = aparte ‘budgettaire entiteit’)Per gedelegeerde budgethouder: beheersbudget en -rekeningEigen keuzes:

Beleidsdomeinen:= eigen groepering van opgelegde beleidsveldenbelangrijk voor structuur van beleidsrapporten en

kredietbeperkingBeleidsitems: zelf gekozen verdere opsplitsing opgelegde

beleidsvelden

•Analytische boekhouding is mogelijk voor bv. kostprijsberekening, …

• Elk beleidsdomein: samengesteld uit beleidsvelden (vaststelling minister MB) – kredietbewaking (niet meer op artikel niveau)

• Beleidsveld: verzameling van producten, activiteiten en middelen die zowel vanuit politiek als maatschappelijk oogpunt een herkenbaar en samenhangend geheel vormen

→ beleidsveld 0750 ‘jeugd’

• Elk beleidsveld kan onderverdeeld in beleidsitems (keuze college) (interne rapportering)

• Waarom dit systeem? – Flexibiliteit voor besturen (informatiebehoefte / eigen

organisatie)– Gestructureerde beleidsinfo en statistische info voor VO

28 -De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht

*Beleidsdomein – beleidsvelden – beleidsitems

gekozen Opgelegd gekozen

KREDIETBEWAKING

– Exploitatiebudget: uitgaven en ontvangsten per beleidsdomein

De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht30 - 10-04-2023

Beleidsdomein Uitgaven Ontvangsten Saldo

Algemene financiering

Beleidsdomein 1Beleidsdomein 2…Beleidsdomein xTotaal

Kredietbewaking: belang van indeling in beleidsdomeinen!

Hoe?

• Onderscheid beleid en beheer:•Beleidsrapporten:

Door de raad goed te keuren rapporten: meerjarenplan (en aanpassingen),

budget (en wijzigingen) en jaarrekeningBesluit regelt minimuminhoud (bescherming raad)Verplichte toelichting geen voorwerp van besluitvorming

•Beheersrapporten: Elke budgethouder maakt beheersbudget en –rekeningBesluit legt alleen minimale regels vast

1. Uitgangspunten

STRAKS meer hierover!!

• Financieel evenwicht met twee dimensies:Structureel evenwicht: einde planningsperiode in staat zijn leninglasten (aflossingen en intresten) te dragen uit verschil exploitatie-ontvangsten –uitgavenJaarlijks evenwicht op kasbasis

Hoe?1. Uitgangspunten

BBCMissie/visie

Analyse+

Strategische doelen Overig beleid

Planning en rapportering

Structuur om dit te realiseren

JB zal hierbinnen vorm moeten krijgen. Nadenken over eigen werkdocumenten!!!

Nie

uwe

bele

ids-

en

beh

eers

cycl

us MEERJARENPLAN2014 - 2019

BUDGETjaarlijks

MEE

RJAR

ENPL

ANBU

DG

ETBeleid

Financiën

Toelichting

= ‘strategische nota’

= ‘financiële nota’

Prioritaire doelstellingenEventueel de niet-prioritaire doelstellingen

Per doelstelling: 1 of meerdere actieplannenMet ontvangsten en uitgavenEnkel acties met financiële gevolgen

Financieel plan per beleidsdomeinALLE ontvangsten en uitgaven, ook recurrent

beleid:oExploitatiebudgetoInvesteringsbudgetoAndere

Staat van het financieel evenwicht

MEE

RJAR

ENPL

ANBU

DG

ETBeleid = ‘beleidsnota’

DoelstellingennotaEnkel prioritaire doelstellingen

Doelstellingenbudget per beleidsdomeinALLE ontvangsten en uitgaven, ook recurrent beleid:

ExploitatiebudgetInvesteringsbudgetAndere

Financiële toestand

Lijst overheidsopdrachten

Lijst nominatief toegekende subsidies

MEE

RJAR

ENPL

ANBU

DG

ETFinanciën

Toelichting

= ‘financiële nota’Exploitatiebudget per beleidsdomeinALLE ontvangsten en uitgaven, ook recurrent beleidVgl vroegere ‘gewone dienst’Per budgettaire entiteit een apart exploitatiebudget (Vb: IVA)Binnen budgettaire entiteit kan met kredieten geschoven

worden

InvesteringsbudgetEnveloppen zijn drie jaar geldig

LiquiditeitenbudgetALLE ontvangsten en uitgaven, ook recurrent beleid:

ExploitatiebudgetInvesteringsbudgetAndere

EVEN SAMENVATTENAlle ontvangsten en uitgaven:

Voor exploitatiebudget, investeringbudget en ‘andere’

Meerjarenplan – financiële nota – financieel plan per

beleidsdomein

Budget – financiële nota – liquiditeitenbudget

Budget – beleidsnota – doelstellingenbudget per beleidsdomein

BBC = Beleid plannen

PlanningscyclusVerzamele

nDenken

Formuleren

Uitvoeren

Missie-VisieBeleid-Strategie

Meerjaren-Operationeel

BBC

PlanDo

CheckAct

A

P

D

C

Beleidsplanning

1 2 3 4 5

Beleidsplanning

Inventariseren

Tips per fase

Procesmatig

-Keuze beleidsdomein heeft invloed op je werking-BBC is een leerproces . De JD heeft ervaring.-Enkel top-down–top zal werken-Leren is fouten maken dus verwacht een 2e poging.-Weet wat je sterktes en zwaktes zijn.

Werk aan je zwaktes.-Laat je inviteren of inviteer jezelf.-Wees op de hoogte.

1 Inventariseren

inventariseren

-Lever materiaal voor de omgevingsanalyse-Je weet waar de info zit-Lever info uit participatie aan-Lever niet enkel cijfers maar ook meningen

Aan het werk:

2 Bewerken

Bewerken

-Maak een visie. Formuleer je missie.-Gebruik de filter van je (of DE) visie;-Verdedig de bivalente jeugddienst

(Plannen EN Uitvoeren)

Klassieke SWOT

BBC SWOT anders bekeken

Intern

Extern

Zwakte

Bedreiging

Aan het werk:

Doelgroepen

3 ConfronterenWens

Haalbaar

Confronteren

-Ken je eigen budget maar ook de andere relevante.

-Maak afspraken rond het besteden van middelen.-Facilitaire doelstellingen verenigen fin middelen

en richten gezamenlijke financiële middelen-Weet wat je als jeugddienst zelf wil/mag/kan

doen.

4 Beslissen

KIEZEN = VERLIEZEN

Beslissen

-Ken je MAT-Waar is de deur van het MAT?-Zoek gezamenlijke insteken om iets sterkers te

maken.

5 Programmeren

Programmeren

-Maak actieplannen-Evaluatiecriteria sluiten aan bij de

functieprofielen en bij de doelstellingen!-Leg meetpunten en indicatoren vast . (goede

doelstellingen geven goede meetbare momenten)

Mogelijke effecten• Beleidsdomeinen, clusteren diensten• Financiële controle,

mijn budget = jouw budget?• Ook doelen zonder financiële impact?

bestaan die wel?• Bivalente jeugddienst ? Plannen en uitvoeren?• Invloed van diensten op elkaar vanuit HET plan.• Taakverschuivingen?• Verschuivingen/taakspanning/taak/invloed: MAT?• Top to bottom? Wisselwerking• BBC= plannen=lange termijn= leerproces=

wellicht vallen en opstaan.• Afstand tot beleidsmakers/secretaris vergroot

meer tijd / duidelijke communicatie/ interpretatie/ vertegenwoordiging/behartiging

Zie de kansen !!

EffectHet zal snel,snel moeten

KansDe JD heeft

planningservaring

Stapje verderLever materiaal aan Tip

Geef niet alleen cijfers maar ook

meningen/conclusies

Vb.voor de omgevingsanalyse

“Een wijze maakt meer kansen

dan hij er krijgt!”Francis Bacon

“Kansen zijn vaak dingen die je de eerste

keer niet hebt opgemerkt.”

Catherine Deneuve

“Moeilijkheden zijn alleen maar kansen met doornen.“

Henry Miller