Cuijk | Grave | Mill en Sint Hubert

Plan van aanpak voor het bevorderen van de nieuwe

organisatie/bedrijfscultuur CGM

2

Uit de eerste fusievoorbereidingsfase hebben we deze definitie van organisatie- of bedrijfscultuur meegenomen:

De gemeenschappelijke waarden en normen van een organisatie en het daaruit voortvloeiende gedrag.

De volgende stellingen kunnen enig inzicht geven in hoe cultuur wel of niet werkt:- Cultuur is iets dat door mensen wordt gedeeld. - Cultuur wordt gedragen door mensen.- Cultuur is aangeleerd.- Cultuur is niet onmiddellijk zichtbaar en heeft een duurzaam, stabiel en moeilijk te

beïnvloeden karakter.

De voor CGM benoemde toekomstige waarden/normen:

Burgergericht, zakelijk en open

Het denken vanuit de burger, in zijn verschillende rollen ten opzichte van de gemeente, is uitgangspunt bij het ontwerp en de ontwikkeling van de nieuwe werkorganisatie. Naast burgergerichtheid hebben we nog twee andere cultuurwaarden ontdekt en benoemd: zakelijk en open. Met deze drie cultuurwaarden hebben we in termen van houding en gedrag de rand-voorwaarden aangegeven waaraan we willen voldoen om de ambtelijke fusie succesvol te laten zijn. We willen bereiken dat deze waarden een plaats krijgen in de houding, prestaties en competenties van elke medewerker.

Hoe gaan we aansluiting vinden bij de medewerkers?In 2013 nodigen wij alle medewerkers, leidinggevenden en bestuurders uit om samen en met ons te ontdekken wat de cultuurwaarden betekenen in die nieuwe, eigen praktijk. Zoals we bij elkaar komen vanuit drie organisaties met elk onze eigen gewoontes en werkwijzen, gaat het daarbij ook om het afleren oude gewoontes of werkwijzen. Als we bijvoorbeeld gaan werken met HNW (het nieuwe werken ~ flexibel en thuis-werken) dan valt de prikklok weg en is voor jou als medewerker helemaal een kwestie van zelforganisatie en zelfdiscipline, een kwestie dus om een zeer vaste oude praktijk in te ruilen voor iets heel nieuws. Dit aanleren en afleren gaat niet vanzelf. Maar fusies van bedrijven en organisaties zijn intussen van alledag en er is veel ervaring opgedaan om deze processen te begeleiden. Wij hebben een externe begeleider aan-getrokken in de persoon van Marijke Dekkers (BMC). Zij heeft ruime ervaring in verge-lijkbare veranderprocessen.

Plan van aanpak voor het bevor-

deren van de nieuwe organisatie/

bedrijfscultuur CGM

PLAN VAN AANPAK VOOR HET BEVORDEREN VAN DE NIEUWE ORGANISATIE/BEDRIJFSCULTUUR CGM

3

PLAN VAN AANPAK VOOR HET BEVORDEREN VAN DE NIEUWE ORGANISATIE/BEDRIJFSCULTUUR CGM

Thematische aanpak op drie niveaus: medewerkers – leiderschap - bestuurCultuur verandert niet door een besluit. Elke verandering van cultuur vergt overtuiging en verinnerlijking. Dat wordt bereikt door vragen aan jezelf te stellen en door met el-kaar het gesprek te voeren.De spiegel en de dialoog willen we als werkgroep systematisch en op verschillende niveaus (helpen) organiseren. Waar we dat zelf kunnen, gaan we als werkgroep zelf aan de slag. Waar we hulp nodig hebben schakelen we die in. Waar anderen aan het werk moeten, willen helpen om het in gang te zetten. We richten een proces in, de uitkomst valt niet te garanderen.

In onze aanpak onderscheiden we vier thema’s:1. Het organiseren van de ontmoeting en kennismaking.2. Reflectie op persoonlijk leiderschap en handelen van medewerkers.3. Ontwikkeling leidinggeven en coachen in de nieuwe organisatie.4. Besturen in de nieuwe constellatie in drievoud.

Samenstelling Werkgroep Cultuur (WGC) Voorzitter: Gert Zegers (Cuijk)Leden: Kees Peters en Quirina Bosch-van Hest (Cuijk) Jos Jongenelen, Sandra van Osch, Sara Benedictus, Rianne Arns (Grave) Stanneke van Cleef en Jacqueline Dekkers (Mill)Standby lid: Voolichting: Lieke Vlogels (Mill)Standby lid: FacilitairExtern coach: Marijke Dekkers (BMC)

4

PLAN VAN AANPAK VOOR HET BEVORDEREN VAN DE NIEUWE ORGANISATIE/BEDRIJFSCULTUUR CGM

Uitvoering1. Het organiseren van de ontmoeting en kennismaking

Beoogd resultaatHet idee achter dit thema is even eenvoudig als krachtig: als de relaties (ook de informele) en ook de gevoelens tussen mensen goed zijn, dan werken ze makkelijker ook zakelijk goed samen. En als mensen goed samenwerken, dan presteert de organisatie over het algemeen beter. Daarnaast gaat het bij dit thema niet alleen om het elkaar leren kennen, maar ook om elkaars gemeenten goed te leren kennen. Want alle drie de gemeenten Cuijk, Grave en Mill worden “onze gemeente”. Het borgen van lokale kennis en ervaring is in dit traject een belangrijk aandachtspunt.

Activiteiten

PlanningZie boven

Inzet werkgroepledenZie onder

Medewerkerniveau

Gemeenschappelijk smoelenboek op intranet CGM.

2 x ontmoeting vakteams(ná vaststelling fijn- structuur) Periode juni – dec 2013Op basis van een format per team/cluster een “mentor-boekje” opstellen (een soort basis instructie) & instelling van “mentorschap”per afdeling: oudere, ervaren medewerker die daar kunde en passie voor heeftfebr-april > werkgroep maakt formatmei - nov > toekomstige afdeling werken dit uitKeukentafelgesprekken voor medewerkers met beoogd afdelingshoofd:Starten na de zomer en doorlopend in 2014Indien gewenst onder voorzitterschap WCC-lid

Afdeling/teamniveau

Afdelingsteambuilding/uit-stapje 2013 voorbereiden voor de nieuwe afdelingen: bezoek in/aan Cuijk-Grave-Mill Teambuildings nieuwe afdelingen vinden plaats in de periode aug – nov. 2013Op basis van een format “Vademecum” ontwikkelen per afdeling ~(zo werken we, dat moet je weten, daar kun je dat vinden, die moet je kennen, dit/dat moet laten etc.) febr-april > werkgroep maakt formatmei - nov > toekomstige afdeling werken dit uit

Keukentafelgesprekken voor medewerkers door beoogd directeur/MTna de zomer starten en doorlopend in 2014onder voorzitterschap van WGC-lid

Organisatieniveau

Nieuwjaarsbijeenkomst 8/1in Mill

Zomerbarbecue eind juni/begin juliop Gemeentewerf GraveEen ~“Canon”,~ een “Wikipedia” ~ een “kleine historie” van de drie gemeenten ontwikkelen en vastleggen als blijvende en toegankelijke kennisbron op ons intranet (febr tot nov 2013)

Daarvoor met name ook onze 60+’ers aan het woord en aan het werk!

EindejaarsbijeenkomstEind dec 2013Thema:Slot accoord fusiewerk & Symbolische sleutelover-handiging aan de nieuwe organisatie

5

PLAN VAN AANPAK VOOR HET BEVORDEREN VAN DE NIEUWE ORGANISATIE/BEDRIJFSCULTUUR CGM

2 Persoonlijk leiderschap en verantwoordelijk handelen medewerkers

Beoogd resultaatHet ontstaan van gesprekken in organisatieonderdelen over de betekenis van cultuur-waarden voor de eigen praktijk. Tot welke veranderingen op de werkvloer leidt dat? In het verlengde daarvan is het onderling bereiken van commitment ten aanzien van gekozen werkwijzen een belangrijk doel. Het gaat erom dat we als medewerkers hoe dan ook bewuste keuzes maken om mee te gaan in de verandering en de nieuwe ontwikkelingen. We moeten (in persoonlijke veilig-heid) ook met elkaar kunnen vaststellen, dat medewerkers (extra) hulp en ondersteuning nodig hebben en die kunnen inroepen om te volle te kunnen meegaan.

Activiteiten

Verbinding met andere werkgroepenDeelproject werkprocessen.Deelproject huisvesting (onderdeel HNW).

PlanningZie boven

Inzet werkgroepledenZie onder

Medewerkerniveau

Workshop BOZ voor iedereen!Wat betekent in licht van BOZ: Persoonlijk leiderschap?Verantwoordelijk handelen?Door eigen trainers uit te voeren volgens het model: Train de trainers!Vanaf mrt tot dec ‘13! In samenwerking met de WG huisvesting:betekenis HNW uitdragen (flexibele werkplekken)tijdstip: nader te bepalen

“Show werkproces” uitvoeren en laten begeleiden volgens nieuwe “werkethiek”+ logboek ervaringen laten maken tijdstip: nader te bepalen

Afdeling/teamniveau

Na de fijn-structurering en invulling met beoogde “hoofd- en subleiders”Workshop: Diagnose lopend veranderingproces &handvatten tot (bij)sturingtijdstip: nader te bepalen

In gesprek met project-werk-groepen processen-harmoni-satie uitzoeken waar we echte hobbels en hoe die te overbruggen tijdstip: nader te bepalen“Show werkproces” uitvoeren en laten begeleiden volgens nieuwe “werkethiek”+ logboek ervaringen laten maken tijdstip: nader te bepalen

Organisatieniveau

Workshop met Projectgroep &(sub)projectleiders Thema: Diagnose lopend veranderingproces & handvatten tot (bij)sturing jan 2013

Exemplarisch “show-werk-proces” selecteren en initiëren volgens nieuwe “werkethiek” tijdstip: nader te bepalen

6

PLAN VAN AANPAK VOOR HET BEVORDEREN VAN DE NIEUWE ORGANISATIE/BEDRIJFSCULTUUR CGM

3 Voorbeeldig leidinggeven in de nieuwe organisatie.

Beoogd resultaatAntwoord geven op vragen als: hoe ziet leidinggeven eruit in de nieuwe organisatie? Hoe ziet het opdrachtgever- en opdrachtnemerschap er uit? Hoe werken de cultuurwaarden en HNW door in de verwachtingen over leiderschap? De antwoorden op deze vragen geven mede input voor het in te zetten management ontwikkeltraject. Een actieve rol van het management is van groot belang voor het succes van een cultuurverandering.- Kunnen we omstandigheden creëren waaronder mensen bereid zijn hun gedrag ter

discussie te durven, kunnen en willen stellen.- Hoe neemt het nieuwe leiderschap verantwoordelijkheid voor het proces.- Hoe kan het nieuwe leiderschap aan haar voorbeeldrol en -gedrag invulling geven? De werkgroep cultuur kan en wil geenszins aan het nieuwe leiderschap dat straks aantreedt absoluut niet voorschrijven hoe men moet optreden en handelen. De werkgroep denkt wel dat één stelling, hoe dan ook, stand houdt: Coaching van het leiderschap is onmisbaar!Een veranderingsproces dat zich voltrekt bij een fusie zoals bij ons nu voor de boeg, hebben weinigen (echt, helemaal, ooit) meegemaakt, laat staan helemaal getrokken.De werkgroep denkt dat onze nieuwe, beoogde leiders het van meet af aan meer dan verdienen om met de grootst mogelijke kans op succes aan te mogen treden. Daar hoort, volgens de werkgroep, bij dat het nieuwe leiderschap gebruik zou kunnen maken van (een) veranderingscoach(es), gezamenlijk en/of soms ook individueel.

Dat kan vanaf het moment dat de nieuwe leiders (directie, afdelingshoofden en team-/clusterleiders) zijn aangewezen of benoemd c.q. aangetrokken. Vanuit de ervaring in de basis wil de werkgroep cultuur graag meedenken en klankborden over een deel van de ingrediënten voor een dergelijk management ontwikkel traject. De werkgroep ziet daarbij mogelijk een rol voor zich weggelegd als constructieve sensor voor hoe het proces wordt ingezet en uitgevoerd. In deze huidige voorbereidingsfase van de fusie wil de werkgroep aan de project- en stuurgroep vooral geappelleerd hebben om direct oog te hebben voor de waarde en het nut van de beschreven coaching: vroeg voorsorteren is gewenst.

Medewerkerniveau

Coaching aan (afdelings-hoofden en) team/cluster-leiders gericht op dagelijkse ondersteuning van de individuele medewerkers in het veranderingsproces tijdstip: nader te bepalen“Theewatersessies” door de teamleider op vrijdag een uurtje voor het vertrek het weekeinde in, iedere maand met paar medewerkers:Hoe loopt ‘t, wat vind je ervan?Vanaf sept. 2013

Afdeling/teamniveau

Coaching aan afdelings-hoofden en team/cluster-leiders gericht op veranderings-proces (door externe coach)tijdstip: nader te bepalen

“Theewatersessies” door het afdelingshoofd op vrijdag een uurtje voor het vertrek het weekeinde in, iedere maand met paar mede-werkers:Hoe loopt ‘t, wat vind je ervan?Vanaf sept. 2013

Organisatieniveau

Startsessie: Coaching bij gewenst leiderschap door en met externe ondersteuner (en mogelijk ook inbreng van de werkgroep cultuur)tijdstip: nader te bepalen

“Theewatersessies” door de directeur op vrijdag een uurtje voor het vertrek het weekeinde in, iedere maand met een paar medewerkers:Hoe loopt ‘t, wat vind je ervan? Vanaf sept. 2013

PlanningStart na 1 juli 2013/ in mei/juni 2013 voorbereiding in projectgroep starten met inbreng/medewerking van de werkgroep cultuur.

Inzet werkgroepledenNader te bezien

7

PLAN VAN AANPAK VOOR HET BEVORDEREN VAN DE NIEUWE ORGANISATIE/BEDRIJFSCULTUUR CGM

4 Gemeenten besturen in de nieuwe constellatie

Beoogd resultaatAntwoorden op vragen als: hoe ziet het opdrachtgeverschap er uit? wat betekent wer-ken aan de hand van dienstverleningsovereenkomsten? Wat betekenen de cultuur-waarden en HNW voor de besturen? De antwoorden op deze vragen zijn input voor het leer- en ontwikkeltraject voor de besturen.

Activiteiten

PlanningStart na zomer vakantie 2013, in juli voorbereiding in stuur-&projectgroep starten met inbreng/medewerking van de werkgroep cultuur.

Inzet werkgroepledenNader te bepalen

Algemeen samenvattend overzicht van de inzet van de werkgroepleden (voor zover al gepland)

Medewerkerniveau

Ronde tafelgesprek met mede-werkers over verwachtingen, kansen en beren op de weg.

Ronde tafel raadsleden met medewerkers

Medewerker

basisbezettingbasisbezettingGert ZegersLieke Vogelspmiedereen

Afdeling/teamniveau

Coaching voor/aan individu-ele collegeleden gericht op veranderingsproces

Ronde tafel raadsleden met afdelingsleiding + senioren

Inzet

32,5 dagen x 815 dagen x 8 20 dagen x 18 dagen x 15 dagen x 11,5 dagen x ca. 350

Organisatieniveau

Algemene (start-)sessie colleges B&W met externe ondersteuning (en mogelijk inbreng werkgroep cultuur)Ronde tafel raadsleden met MT

Activiteit

Basiswerkgroep 0,5 dagen per week x 75wk Werk in subwerkgroepen/activiteiten Voorzitterschap Standby deelname voorlichtingStandby inzet facilitairAlle medewerkers gemiddeld (incl leiding)