Contractbeheer in Nederland

• 80% van de organisaties kan het contractbeheer proces sterk verbeteren

• Meer dan 80% van de organisaties is niet voldoende op de hoogte van bijvoorbeeld opzegtermijnen van contracten, contractspecifieke afspraken, waar contracten fysiek opgeslagen zijn et cetera

• Hierin is geen onderscheid tussen grote en kleine organisaties

• Bij meer dan 66% van de organisaties gebeurt het dat een overeenkomst ongewenst verlengd wordt

• En een ongewenste verlenging kost organisaties onnodig geld

• Beheren van een overeenkomst kost gemiddeld 30 minuten per contract per jaar. Pactum reduceert dit naar 2 muisklikken

Bron: Marktonderzoek uitgevoerd door Hanzehogeschool, in opdracht van Pactum BV augustus 2010

Enkele andere feiten…wat levert het op?

• Goed contractbeheer leidt tot 30% besparing bij contractverlengingen (Ricoh Europe)

• Aansluiting bij wet- & regelgeving stijgt tot 90% bij goed contractbeheer (Ricoh Europe)

• Meer efficiency: mensen zijn 20% van werktijd kwijt aan informatie zoeken (Ricoh Europe)

• >60% van de IT-contracten wordt niet actief beheerd (NEVI)

• 39%-50% organisaties: Taken, Bevoegdheden, Verantwoordelijkheden niet duidelijk (NEVI)

• 5% van alle facturen zijn te hoog (Gartner)

• 5%-20% besparingspotentieel in contracten ICT-portfolio (Gartner)

• 10% van contracten raakt zoek binnen organisaties

Oplossing: Pactum online contractbeheer

• Nooit meer vergeten een overeenkomst op te zeggen

• Automatische herinneringen per e-mail ruim voor verstrijken opzegtermijn (of zelf aan te maken acties)

• Dus: geen problemen of onnodige kosten meer door ongewenst verlengde contracten

• Altijd actuele afspraken en documenten bij de hand, dus besparing van tijd en kosten

• Meer overzicht en grip op lopende overeenkomsten

• Standaard 4-ogen principe: niet alleen signaleren van verlopen overeenkomsten, maar ook grip op vervolgacties (gebeurt er wel iets met de signalering?)

• Applicatie volledig in uw eigen huisstijl te leveren

• Direct in gebruik te nemen, geen implementatietijd

Waarom Pactum? • Pactum = SaaS: Software as a Service – klaar voor Het Nieuwe Werken

• Online: geen investering vereist in ICT hard- & software

• Geen ICT onderhoudskosten/licenties

• Eventueel eenvoudig uit te breiden met uw specifieke wensen

• In een oogopslag inzichtelijk met welke leveranciers u zaken doet en welke/hoeveel afspraken u met hen heeft

• Contractwaardes en indexeringen in 1 overzicht

• Geschikt voor elk type overeenkomst

• Flexibele abonnementstructuur, betaling naar gebruik

• Zelf geen tijd of capaciteit om uw contracten in te voeren? Wij doen het graag voor u!

Bereikte resultaten door klanten

• Efficiënt: “Het budgetteren heeft ons dit jaar veel minder tijd gekost, alle vaste lasten stonden keurig in het overzicht!”

• Grip: “veel meer grip op lopende overeenkomsten, het is een hulp om betere contracten af te

sluiten en op tijd op te zeggen” • Sturing: “Onze afdelingsmanagers krijgen nu ook tijdig signalen, zij zijn nu veel meer betrokken bij

het inkoopproces en voelen zich meer verantwoordelijk” • ICO Assen “We hebben 100% meer grip onze contracten, ik word tijdig geïnformeerd en het is een hulp om

betere contracten af te sluiten of om op tijd op te zeggen. Er is bij ons aantoonbaar geld verdiend. Bijna alle soorten contacten zijn ingevoerd. Invoer bracht geen problemen met zich mee. Wat ons ook bevalt is dat onze afdelingsmensen ook notificaties krijgen van de contracten waar zij verantwoordelijk voor zijn.”

• Carglass Nederland “Wij leggen al onze ICT-contracten vast in Pactum. Het programma voldoet ruimschoots en heeft

een uitstekende prijs/kwaliteit verhouding. Wat ik erg prettig vind is het inscannen van documenten en deze direct koppelen aan ingevoerde contracten”.

• Deli XL Nederland “De reden voor ons om met Pactum aan de slag te gaan is dat het makkelijk en overzichtelijk is. Het

is niet zo omslachtig als andere (maatwerk)pakketten. Pactum voldoet uitstekend, we waarderen de simpele en duidelijke invoer van contracten. Het werkt gewoon prettig.”

Screenshot 1: homepage Pactum via www.contractbeheer.com

Screenshot 2: uw dashboard, na inloggen. Alle relevante informatie in een oogopslag

Screenshot 3: volledig overzicht van al uw verplichtingen, inclusief status

Screenshot 3: uw eigen rapportage opmaken

Screenshot 4: alle relevante gegevens per contract

Screenshot 5: alle relevante gegevens per contract (vervolg)

Screenshot 5: alle relevante gegevens en gekoppelde documenten per contract (vervolg)

Screenshot 6: eenvoudig werken met contactpersonen en groepen

Screenshot 6: per contract aantekeningen loggen en meerdere reminders instellen

Pactum – betrouwbaarheid & continuïteit

• ESCROW account: broncode is gedeponeerd bij notaris

• Alle communicatie gaat via SSL encryptie-protocol, 256 bit encryptie – zelfde manier als bijvoorbeeld internetbankieren

• Hosting bij Exception IT B.V. - Referenties: ABN-AMRO, Accepte, Energy Valley, Essent, Euroborg, FC Groningen, Gemeente Groningen, Kamer van Koophandel Noord-Nederland, Ministerie VWS, NOM, UPC Nederland, et cetera

• Gegarandeerde uptime: 99,95%

Pactum – privacy & vertrouwelijkheid

• Privacy statement – na te lezen via www.contractbeheer.com

• Zonder uw schriftelijke toestemming doet Pactum niets met uw gegevens

• Algemene voorwaarden Pactum zo ingericht dat uw privacy maximaal is gewaarborgd

• Wilt u aanvullende afspraken maken over privacy/geheimhouding? Geen enkel probleem!

Pactum – een betrokken onderneming

• Opgericht in Groningen in 2009

• Door mensen met verstand van en meer dan 10 jaar ervaring met contractbeheer, inkoop & facilitair management

• Online contractbeheer systeem ontwikkeld vanuit praktijkervaring & marktonderzoek

• Eerste versie ICT systeem opgeleverd november 2010

• Vermarkting vanaf midden 2011

Missie Pactum

Pactum creëert inzicht door overzicht en daardoor realiseren wij kostenbesparingen , efficiency en gemak voor onze afnemers.

Waar we ons druk om maken…