Organisatie en agendaplanning in de tandartspraktijk

1

Organisatie en agendaplanning

in de tandartspraktijk

april 2011

Praktijkmanagement

- de zorg

- de financiën

- het personeel

en de rol van de agenda

Organisatie en agendabeheer in de tandartspraktijk

Praktijkmanagement

Problemen

•uitloop

•ergernis over niet (goed) uitgevoerde taken

•rendement

•miscommunicatie

en de rol van de agenda


MBA in 1 dag


Praktijkmanagement

De agenda in de tandartspraktijk

QuickTime™ en een-decompressor

zijn vereist om deze afbeelding weer te geven.

Ben Tiggelaar

•connectie zoeken en borgen

strategische top en uitvoerenden

•innovatieve organisaties

Lord of the Rings

•Bureaucratische organisaties en kleine innovatieve

ondernemingen

aanpassen

•winst maken om te kunnen overleven en te kunnen werken aan

een groter doel dan winst maken ...

leuke en goed tandheelkunde ...


Ben Tiggelaar

Praktijkmanagement

Vandaag

•de praktijkagenda

•persoonlijke drijfveren en interactie


Time management?

Je kunt tijd niet managen,

wel jezelf en je organisatie

Het gaat niet om TIJD, maar om

PRIORITEIT


praktijkmanagement

Agenda planning is een van de belangrijkste

management tools in de praktijk.

Effectief praktijkmanagement hangt af van een

goed ‘geoliede’ planning; het heeft direct invloed

op de hoeveelheid behandelingen en werkdruk.


Agendaplanning

Een effectieve planning is eigenlijk een wiskundig model dat op

maat gemaakt is voor de unieke eigenschappen en doelen van

een specifieke tandarts of praktijk. Er zijn diverse factoren die de

planning beïnvloeden: zoals bijvoorbeeld het aantal stoelen, de

deskundigheid van de staf, en de snelheid van werken van de

tandarts. Met deze variabelen moet rekening worden gehouden bij

het ontwerpen van een planningssysteem, zodat het de tandarts

en het team ondersteunt om zo efficiënt en comfortabel mogelijk te

werken.

Roger Levin


Agendaplanning

Een effectieve agenda stelt de tandarts in staat regie te voeren

over de behandeldag en een ‘flow’ te creëren

in plaats van er door te worden geregeerd.


FlowWaarom verschaft een identieke werkdag de een voldoening, de ander

afstomping? En waarin zit dan het verschil?

Hoogleraar psychologie Mihaly Csikszentmihalyi doet al vele jaren onderzoek

naar de raadselen van (on)geluk. Het blijkt dat mensen zich het gelukkigst

voelen als zij het moment zelf optimaal beleven: FLOW.

We krijgen steeds meer informatie te verwerken. Volgens Csikzentmilhalyi kun je

zo’n acht informatiestromen tegelijk behappen, maar als die allemaal even veel

aandacht vragen in je bewustzijn, heeft dat als effect dat je geen van die stromen

volledig aandacht kunt geven: tijdens je werk moet je bijvoorbeeld niet alleen

regelmatig de telefoon opnemen of e-mails beantwoorden, maar ook denken aan

de verjaardag van je assistente, het je patiënt naar de zin maken, een

behandelplan maken, plassen, tijd in je agenda vinden voor de pijnklacht die zich

aandient en ook nog een vergadering voorbereiden. Als er maar genoeg van dit

soort informatiestromen door elkaar heen lopen raakt de geest in een toestand

van geestelijke wanorde en daar wordt je niet gelukkig van.

Als je daarentegen je bewustzijn weet te ordenen door één stroom de ruimte te

geven dan ontstaat er FLOW. En een gevoel van geluk niet alleen opgaat voor

werk, relaties, families, maar ook voor het functioneren van bedrijven en zelfs

van hele landen.

Flow

Tevreden tandartsen:

- goede agendavoering en agendabeheer

- duidelijkheid over

- taken

- bevoegdheden

- verantwoordelijkheden

- heldere protocollen, procedures en afspraken


Doelstelling

inzichten verwerven die je helpen om een praktijkagenda

te ontwerpen die zorgt voor meer

kwaliteit

plezier

rendement


Kwaliteit

- technisch tandheelkunde

- functioneel comfort

- relationeel communicatie en service

De kwaliteit van de praktijkvoering hangt af van de

kwaliteit van de communicatie


CONTROLE je realiseert de planning

RESULTAAT je kunt behandelingen goed afronden

UITDAGING je kunt problemen goed oplossen

De ideale dag


Je kunt

• je werk zelf indelen

• behandelingen afmaken

• je kwaliteiten benutten

• kwaliteit leveren

•rendabel zijn

• plezier hebben

De ideale dag in de praktijk


Denk aan de dag van vandaag of gisteren:

- Wist je aan het begin van de dag wat je wilde bereiken?

- Heb je dat dan ook bereikt?

- Heb je voldoende omgezet?

- Heb je dingen afgemaakt?

- Heb je genoeg uitdagingen gehad?

- Heb je plezier gehad?

De ideale dag


Denk aan je eigen praktijk:

- Welke rol speel de agenda daarbij?

- Wat zou je graag anders willen zien?

De ideale dag


Werkdruk

Stress Planning

Stress is een bedreiging voor de praktijk:

- burn out

- verloop

- verminderde kwaliteit omgang patiënten


Werkdruk

Stress in de tandartspraktijk

• Werken op de mm2

• Angstige patiënten

• Kleine ruimte

• Perfectionisme

• Boven op elkaars lip

• Tijdsdruk

…


Agendaplanning

Een goed ontworpen praktijkagenda zal

stress verminderen, want hij is

- efficiënt

- voorspelbaar


Basisprincipes voor agendaplanning

- Bepaal het jaarlijkse productiedoel

- Bepaal de dagelijkse productie

- Maak een standaard agenda sjabloon


1-kamer planning - Roger Levin

Ochtend: grote behandelingen - 65-70% van dagomzet

Middag: nieuwe patiënten en consulten

Einde van de dag: kleine behandelingen

Cluster behandelingen


6 sleutels voor een effectieve agenda

1. gebruik 10-minuten units

2. maak sjablonen voor iedere behandelstoel

3. plan je productie proactief

4. zorg voor je ideale dag en productie

5. plan tandarts en assistente gescheiden

6. breng het aantal ‘no-shows’ terug


1. Gebruik 10-minuten units

- bij 15 minuten blokken ben je minder flexibel

- vaak is 15 minuten net te kort en 30 te lang

De overstap van 15- naar 10-minuten blokken levert een

besparing op van 7 behandeldagen per jaar


2. sjablonen per stoel

om je capaciteit goed te benutten, is het

verstandig om per behandelplek een

efficiënte planning te maken


3. Plan je productie proactief

Veel praktijken maken de fout om reactief

lege plekken in de agenda op te vullen in

plaats van proactief de ‘grote’ productieve

behandelingen eerst te plannen.


Stephen Covey

‘Het is belangrijk om prioriteren stellen in de

zaken die zich aandienen, maar beter is het

om je prioriteiten te plannen’


4. Zorg voor je ideale dag en productie

ontwerp de ideale agenda waarmee je je

dagelijkse streefomzet bereikt


5. Plan tandarts en assistente gescheiden

Zorg indien gewenst en mogelijk voor een

delegatie-model in een

meer-stoelen-planning


6. Zorg voor minder ‘no-shows’

- Gebruik ‘verbal skills’

‘de tijd is speciaal voor gereseveerd’

- laat klanten niet zonder afspraak naar huis gaan

- minimaal 48 uur van te voren afzeggen

- voed je klanten op

meld dat er normaal € 50,- boete staat op een gemiste afspraak, maar dat de

tandarts in dit speciale geval zijn hand over het hart strijkt


7:00 7:00

7:10 A 7:10

7:20 7:20

7:30 A 7:30

7:40 7:40

7:50 A 7:50

8:00 7:00

8:10 A 8:10

8:20 A 8:20

8:30 A 8:30

8:40 A 8:40

8:50 A 8:50

9:00 9:00

9:10 A A 9:10

9:20 9:20

9:30 A 9:30

9:40 A 9:40

9:50 A 9:50

10:00 A 10:00

10:10 A 10:10

10:20 A 10:20

anaesthesie, x-solo, rubberdam

vóórafdruk, tegenmodel, kleur

opbouwen

prepareren

afdrukken

noodkroon

afwerken

Voorbeeld

2-kamer planning

A Assistente zelfstandig

Tandarts

37

workflowmodel

2-kamerplanning

7:00 TA-AS 7:00 TA-AS

7:10 TA-AS 7:10 AS

7:20vullen/extr/

pl.7:20 TA

7:30 ASvullen/extr/

pl.7:30 TA

7:40 TAvullen/extr/

pl.7:40

7:50 TAvullen/extr/

pl.7:50 AS

8:00vullen/extr/

pl.8:00 TA

8:10 ASvullen/extr/

pl.8:10 TA

8:20 AS 8:20

8:30 AS 8:30 TA-AS

8:40 TAvullen/extr/

pl.8:40 AS

8:50 TAvullen/extr/

pl.8:50 AS

9:00 TAvullen/extr/

pl.9:00

9:10 AS 9:10 AS

9:20vullen/extr/

pl.9:20 TA

9:30 TA-ASvullen/extr/

pl.9:30 TA

9:40 ASvullen/extr/

pl.9:40 TA

9:50 ASvullen/extr/

pl.9:50 TA

10:00 AS 10:00 TA-AS

10:30 PAUZE PAUZE 10:30



11:00 TA-AS 11:00 TA-AS

11:10 ASvullen/extr/

pl.11:10 AS


pl.11:20 TA

11:30 TA-ASvullen/extr/

pl.11:30 TA


pl.11:40 TA


pl.11:50 TA

12:00vullen/extr/

pl.12:00 TA


pl.12:10 TA

12:20 TAvullen/extr/

pl.12:20


pl.12:30 AS

12:40 12:40 TA

12:50 AS 12:50 TA

13:00 AS 13:00 TA

13:10 AS 13:10 TA


pl.13:20


pl.13:30 AS


13:40 TA-AS

1 2 1 2

38

MODEL A

i.o.

7:00 vullen e.d.

7:10 vullen e.d.

7:20 vullen e.d.

7:30

7:40 vullen e.d.

7:50 vullen e.d.

8:00 vullen e.d.

8:10

8:20 pk

8:30 pk

8:40 endo

8:50 MH

9:00 MH

9:10 MH

9:20 MH

9:30 MH

9:40 vullen

9:50 vullen

10:00 vullen

10:10 vullen

10:20 vullen

10:30 PAUZE

10:40 PAUZE

10:50 PAUZE

11:00 pk

11:10 pk

11:20

11:30 MH

11:40 MH

11:50 MH

12:00 MH

12:10 endo

12:20 endo

12:30 endo

12:40 endo

12:50 endo

13:00 endo

13:10 endo

13:20

13:30 vullen e.d.

13:40 vullen e.d.

13:50 vullen e.d.

MODE

L A1

7:00 HJ of consult

7:10 HJ of consult

7:20 HJ of consult

7:30 vullen/extr/pl.



8:00 kroon

8:10 kroon

8:20 kroon

8:30 kroon

8:40 kroon

8:50 kroon

9:00 kroon

9:10

9:20 Pijnklacht

9:30 Pijnklacht

9:40 vullen

9:50 vullen

10:00 vullen

10:10 vullen

10:20 vullen

10:30 PAUZE

10:40 PAUZE

10:50 PAUZE

11:00 HJ of consult

11:10 endo

11:20 endo

11:30 endo

11:40 endo

11:50 endo

12:00 endo

12:10 endo

12:20




13:00 vullen

13:10 vullen

13:20 vullen

13:30 vullen

13:40 vullen

13:50

MODE

L A4

7:00 HJ of consult

7:10 HJ of consult

7:20 HJ of consult




8:00 kroon

8:10 kroon

8:20 kroon

8:30 kroon

8:40 kroon

8:50 kroon

9:00 kroon




9:40 vullen

9:50 vullen

10:00 vullen

10:10 vullen

10:20 vullen

10:30 PAUZE

10:40 PAUZE

10:50 PAUZE

11:00 endo

11:10 endo

11:20 endo

11:30 endo

11:40 endo

11:50 endo

12:00 endo

12:10 endo

12:20 endo

12:30 endo

12:40 endo

12:50 endo

13:00 endo

13:10 endo

13:20 endo

13:30 endo

13:40 endo

13:50 endo

MODE

L A5

7:00 MH

7:10 MH

7:20 MH

7:30 MH

7:40 MH

7:50 MH

8:00 MH

8:10 MH

8:20 MH

8:30 MH

8:40 MH

8:50 MH

9:00 MH

9:10 MH

9:20 MH

9:30 MH

9:40 MH

9:50 MH

10:00 MH

10:10 MH

10:20 MH

10:30 PAUZE

10:40 PAUZE

10:50 PAUZE

11:00 MH

11:10 MH

11:20 MH

11:30 MH

11:40 MH

11:50 MH

12:00 MH

12:10 MH

12:20 MH

12:30 MH

12:40 MH

12:50 MH

13:00

10:00:0

0 30 min. vullen

13:10 30 min. vullen




MODE

L A2

7:00 HJ of consult

7:10 HJ of consult

7:20 HJ of consult




8:00 kroon

8:10 kroon

8:20 kroon

8:30 kroon

8:40 kroon

8:50 kroon

9:00 kroon




9:40 vullen

9:50 vullen

10:00 vullen

10:10 vullen

10:20 vullen

10:30 PAUZE

10:40 PAUZE

10:50 PAUZE

11:00 HJ of consult

11:10 endo

11:20 endo

11:30 endo

11:40 endo

11:50 endo

12:00 endo

12:10 endo

12:20 HJ of consult




13:00 vullen

13:10 vullen

13:20 vullen

13:30 vullen

13:40 vullen

13:50 HJ of consult

MODE

L A3

7:00 VIP met HJ

7:10 VIP met HJ

7:20 VIP met HJ

7:30 VIP met HJ

7:40 VIP met HJ

7:50 VIP met HJ

8:00 VIP met HJ

8:10 VIP met HJ

8:20 VIP met HJ

8:30 VIP met HJ

8:40 VIP met HJ

8:50 VIP met HJ

9:00 VIP met HJ

9:10 VIP met HJ

9:20 VIP met HJ

9:30 VIP met HJ

9:40 VIP met HJ

9:50 VIP met HJ

10:00 VIP met HJ

10:10 VIP met HJ

10:20 VIP met HJ

10:30 PAUZE

10:40 PAUZE

10:50 PAUZE

11:00 VIP met HJ

11:10 VIP met HJ

11:20 VIP met HJ

11:30 VIP met HJ

11:40 VIP met HJ

11:50 VIP met HJ

12:00 VIP met HJ

12:10 VIP met HJ

12:20 VIP met HJ

12:30 VIP met HJ

12:40 VIP met HJ

12:50 VIP met HJ

13:00

10:00:

00 VIP met HJ

13:10 VIP met HJ

13:20 VIP met HJ

13:30 VIP met HJ

13:40 VIP met HJ

39

MODE

L B1

7:00 HJ of consult 7:00 VIP met HJ 14:00 HJ of consult 14:00 VIP met HJ



7:30 vullen/extr/pl. 7:30 VIP met HJ 14:30 vullen/extr/pl. 14:30 VIP met HJ



8:00 kroon 8:00 VIP met HJ 15:00 kroon 15:00 VIP met HJ







9:10 9:10 VIP met HJ 16:10 16:10 VIP met HJ

9:20 Pijnklacht 9:20 VIP met HJ 16:20 Pijnklacht 16:20 VIP met HJ

9:30 Pijnklacht 9:30 VIP met HJ 16:30 Pijnklacht 16:30 VIP met HJ

9:40 vullen 9:40 VIP met HJ 16:40 vullen 16:40 VIP met HJ





10:30 PAUZE 10:30 PAUZE 17:30 PAUZE 17:30 PAUZE




11:10 endo 11:10 VIP met HJ 18:10 endo 18:10 VIP met HJ







12:20 12:20 VIP met HJ 19:20 19:20 VIP met HJ









13:50 13:50 VIP met HJ 20:50 HJ of consult 20:50 VIP met HJ

40

MODE

L C1

7:00 HJ of consult 7:00 HJ of consult

7:10 HJ of consult 7:10 vullen/extr/pl.

7:20 7:20 vullen/extr/pl.

7:30 vullen/extr/pl. 7:30 vullen/extr/pl.

7:40 vullen/extr/pl. 7:40



8:10 kroon 8:10 vullen/extr/pl.

8:20 kroon 8:20

8:30 kroon 8:30 VIP met HJ



9:00 kroon 9:00

9:10 kroon 9:10 vullen

9:20 9:20 vullen

9:30 VIP met HJ 9:30 vullen



10:00 vullen/extr/pl. 10:00 VIP met HJ



10:30 PAUZE 10:30 PAUZE



11:00 VIP met HJ 11:00 HJ of consult

11:10 VIP met HJ 11:10 endo





12:00 12:00 endo

12:10 vullen/extr/pl. 12:10 endo


12:30 vullen/extr/pl. 12:30 vullen

12:40 12:40 vullen




13:20 kroon 13:20

13:30 kroon 13:30 Pijnklacht

13:40 kroon 13:40 Pijnklacht

13:50 kroon 13:50

MODE

L C3









8:20 kroon 8:20




9:00 kroon 9:00


9:20 9:20 vullen










11:00 ortho 11:00 ortho


















MODE

L C3









8:20 kroon 8:20




9:00 kroon 9:00


9:20 9:20 vullen










11:00 NP 11:00 HJ

11:10 11:10

11:20 11:20 NP

11:30 11:30

11:40 NP 11:40

11:50 11:50

12:00 12:00 NP

12:10 12:10

12:20 NP 12:20

12:30 12:30

12:40 12:40 NP

12:50 12:50

13:00 NP 13:00

13:10 13:10

13:20 13:20 NP

13:30 NP 13:30 ortho

13:40 13:40 ortho

13:50 13:50

briefing

Begin de dag met een teamoverleg voordat er patiënten

aanwezig zijn. Bekijk de agenda en bepaal de tijden waarop

- Spoedgevallen gezien kunnen worden

- De behandeltijd waarschijnlijk te krap is ingepland

- Er patiënten staan ingepland die extra aandacht nodig hebben

- Patiënten staan ingepland met openstaande facturen


debriefing

Eindig de dag ook weer met een teamoverleg en analyseer de

voorbije dag.

- moment voor feedback

- leer van wat niet goed ging

- vier het succes


3 standaard modellen

Model A - behandelaar in solo-kamer

Model B - tandarts in ‘hoofdkamer’/PA in ‘subkamer’

Model C - meerkamerplanning voor tandarts met ervaren assistente


Model A

- voor beginnende tandarts

- voor specialistisch programma

- voor onervaren assistentes

- bij tekort aan behandelkamers


Voordelen Model A

- makkelijk in te plannen voor verschillende behandelaars

- toepasbaar in onervaren team


Model B

•voor periodiek onderzoek in combinatie met preventieve

behandeling

•als de assistente in de ‘hoofdkamer’ nog niet voldoende

bekwaam is

•als de tandarts (nog) niet toe is aan C-planning

als overgang van model A naar C


Voordelen model B

- ‘one stop shopping’

- meer tijd en aandacht voor de patiënt

- efficiënt gebruik van vrije momenten

- eerste opstap tot delegatiemodel

- hoog hygiëne niveau praktijk

- rendement


Model C

- voor ervaren tandarts met voorspelbaar tempo

- voor ervaren assistente met hoge delegatiegraad

- voor receptie met goed georganiseerde agenda


Voordelen model C

- afwisselend programma

- delegatie en ontplooiing

- meer rust en ruimte tussen de behandelingen

- minder werkdruk voor assistente en tandarts

- minder downtime

- minder patiënten per dag in de praktijk

- meer aandacht voor de patiënt


Principes voor agendaplanning

- blokplanning vs tijdplanning

- analyse van het gemiddelde aantal verrichtingen p.d.

- analyse van de duur van de behandelingen

- behandel- en omzetdoelen

- protocol voor nieuwe patienten

- protocol voor pijnklachten

- briefing en debriefing

- ‘no-shows’ minder dan 1%

- niet méér doen dan gepland!


Marktwerking in de tandheelkunde ...


52

QuickTime™ en een-decompressor

zijn vereist om deze afbeelding weer te geven.

Teamwork in de tandhelkunde

Analyses op basis van

Profile Dynamics

werving en selectie

persoonlijke ontwikkeling

teamontwikkeling


Principes voor agendaplanning


©Copyright Amygdala B.V. The Netherlands 2009

IJsbergtheorie

Kennis

Vaardigheden

Opvattingen

Normen en

Overtuigingen

Wat doe je?

Wat wil je?

Wat vind je?

Eigenschappen

Motieven /

Drijfveren


©Copyright Amygdala B.V. The Netherlands 2009©Copyright Amygdala B.V. The Netherlands 2009

Dr. Clarence W. Graves (1914 – 1986)

• Psychologische Gezondheid

– Express-self

– Deny-self

• Als de omstandigheden veranderen, ontwikkelen mensen nieuwe waardensystemen, die beter passen bij de nieuwe situatie (Life Conditions versus Mind Conditions)

• Elk mens draagt meerdere (tegenstrijdige)

waardensystemen in zich.

• In verschillende omstandigheden, gebruiken mensen andere waardensystemen


©Copyright Amygdala B.V. The Netherlands 2009©Copyright Amygdala B.V. The Netherlands 2009©Copyright Amygdala B.V. The Netherlands 2009

Graves’ waardentheorie

Paars

Blauw

Rood

Oranje

Groen

Geel

Turkoois

Veiligheid en

geborgenheid

Daadkracht,

macht,

snelheid

Orde en structuur,

betrouwbaarheid

Competitie,

winnen,

doelgericht

Harmonie, sociaal,

groepsgevoel

Vrijheid, creativiteit,

vernieuwing

Holistisch,

relativerend

‘Het materiële

voorbij’

Individueel Groep

58

Het persoonlijke profiel

52

5952

Energiebalans

6052

Groepsprofiel

61

Dank voor uw aandacht

Organisatie en agendaplanning in de tandartspraktijk

Documents

Transcript of Organisatie en agendaplanning in de tandartspraktijk