Organisatie innovatie praktijkervaringen

32
Organisatie innovatie praktijkervaringen

Transcript of Organisatie innovatie praktijkervaringen

Page 1: Organisatie innovatie praktijkervaringen

Organisatie innovatie

praktijkervaringen

Page 2: Organisatie innovatie praktijkervaringen

ORGANISATIE INNOVATIE

• Wat is innovatief organiseren? ✦ Win - win voor organisatie en medewerkers ✦ Meer efficiëntie in processen

én ✦ Positieve job-beleving, meer kwaliteit in werk ✦ Actieve jobs:

‣Leermogelijkheden ‣Stress beheersing ‣Volwaardig takenpakket / zinvolle job ‣Regelmogelijkheden

Page 3: Organisatie innovatie praktijkervaringen

KARESEK

Page 4: Organisatie innovatie praktijkervaringen

TEMPELMODEL

Men

sen

Cul

tuur

Stru

ctuu

r

Sys

tem

en

Leidersschap

Strategie en organisatiedoelen

Organisatiegedrag Resultaten

Effectiviteit

Conserverende krachten

Ont

wik

kele

n

Ont

wer

pen

Page 5: Organisatie innovatie praktijkervaringen

EFFECT STUCTUUR OP WERKBELEVING

• Effect van structuur op werkbeleving ✦ Engineering:

‣ diverse hiërarchische niveaus: chef, souschef, soussoussouschef,…. Wie beslist wat? Kloof tussen management en medewerkers

✦ Productie: ‣ Operators:

– we moeten lang wachten alvorens onze technische problemen worden opgelost

– andere afdelingen bedenken regels, procedures, oplossingen die ons werk bemoeilijken en complexer maken

✦ Dienstencheque organisatie: ‣ Medewerkers in kantoren:

– de centrale diensten houden geen rekening met onze werkbelasting bij het invoeren van nieuwe zaken

– regioverantwoordelijken vergaderen veel over wat wij (kantoren) moeten doen en hoe

Page 6: Organisatie innovatie praktijkervaringen

3 CASES

• Productieorganisatie • Engineeringbureau • Dienstencheque organisatie

BESPREKING

• Aanleiding • Analyse obv tempelmodel • Aanpak • Resultaten

Page 7: Organisatie innovatie praktijkervaringen

1.PRODUCTIEORGANISATIE

Page 8: Organisatie innovatie praktijkervaringen

AANLEIDING

• Externe dwang ✦ Druk op productiviteit en rendement ✦ Snel kunnen schakelen (nieuwe producten)

• Interne drang ✦ Bevindingen uit medewerkersbevraging

‣ Onvoldoende opleiding en ontwikkelingsmogelijkheden ‣ Onvoldoende loopbaan en loonperspectief ‣ Verouderde HR systemen, o.a. competentiesysteem heeft max.

bereikt (verouderd), verouderde functiebeschrijvingen

Page 9: Organisatie innovatie praktijkervaringen

Analyse tempelmodel

• Structuur: ✦ Medewerkers zijn verantwoordelijk voor een deel van 1 lijn (=

arbeidsdeling) ✦ Voornamelijk uitvoerende taken ✦ Medewerkers denken in functie van Technologie en niet output of

resultaatgericht Vb. « Operator Krony» versus « Operator DSA » ✦ => Weinig afstemming tussen operatoren in de productielijn ✦ => wachttijden (productieverlies) tussen de processtappen ✦ => vele smalle functies ✦ Operator versus technische dienst (scheiding tussen denken en

doen)

Page 10: Organisatie innovatie praktijkervaringen

Analyse tempelmodel

• Mensen: ✦ Polyvalentie wordt bestraft: wie veel kan krijgt moeilijk verlof ✦ Geen stimulans tot kennisdeling

‣ Tussen leidinggevenden ‣ Tussen operators onderling ‣ Tussen operators <> technische dienst

✦ Veel behoefte aan afstemming • Cultuur

✦ Problemen worden over de shiften/afdelingen heen getild ✦ Wij & zij / eilandjes

‣ Tussen operators TD Magazijn ‣ Tussen productie ‘den bureau’ ‣ Productie Kwaliteit, Veiligheid …

Page 11: Organisatie innovatie praktijkervaringen

AANPAK

• Doel project: ✦ bijsturen van de HR systemen die de ontwikkeling van

onze medewerkers bepalen in de richting van de visie van de de fabriek

• Hoe?

✦ Herbekijken van de organisatiestructuur ✦ Groei en ontwikkelingsmogelijkheden voorzien ✦ Samenwerking binnen sterke autonome teams

Page 12: Organisatie innovatie praktijkervaringen

AANPAK

• Uitwerken van de fabrieksorganisatie van de toekomst (2020) ✦ Missie / visie van de organisatie, bestaansreden in 2020 ✦ Toekomstige opdrachten van de afdelingen ✦ Analyse van bedrijfsprocessen: hoe zijn we vandaag georganiseerd?

‣ Afbakenen van zones (kleine fabriekjes) ‣ Team van medewerkers binnen elke zone

✦ Teamrol (brede functie) -> rollen met verschillende verantwoordelijkheden op verschillende niveaus: bedienen, onderhoud, kwaliteit, veiligheid, probleemoplossing, optimalisaties,…

✦ Samenwerking binnen teams en binnen zelfstandige zones

• Uittekenen van een nieuw competentiemodel ✦ Welke competenties heeft het team nodig om zelfstandig te functioneren binnen

een zone ✦ Groeipaden voor medewerkers op basis van individuele interesses en op basis

van noden binnen het team

Page 13: Organisatie innovatie praktijkervaringen

RESULTAAT KWALITEIT VAN WERK

• ARBEIDSINHOUD: actieve jobs ✦ Leermogelijkheden, ontwikkelingsmogelijkheden in verschillende

richtingen ✦ Stress – risico’s verminderen door optimale teamsamenstelling

‣ Competentie om zelfstandig problemen op te lossen ‣ Autonoom bijdrage te leveren

✦ Volledigheid, volwaardig takenpakket ‣ Functies met afwisselend takenpakket: bedienen, onderhouden,

kwaliteit, veiligheid, probleemoplossing, … ‣ Bredere inzetbaarheid

✦ Beschikbaarheid informatie ✦ Grotere regelcapaciteit binnen jobs en teams

Page 14: Organisatie innovatie praktijkervaringen

2. ENGINEERINGORGANISATIE

Page 15: Organisatie innovatie praktijkervaringen

AANLEIDING

• Externe dwang

✦ Nood aan verhoogde effectiviteit en efficiëntie: ‣ Projecten binnen budget en on-time realiseren ‣ Oplossingen die beantwoorden aan klantvraag

• Interne drang ✦ Groeiende negatieve sfeer ✦ Frustraties over slecht lopende projecten

Page 16: Organisatie innovatie praktijkervaringen

Analyse tempelmodel

• Structuur: ✦ structuur niet aangepast aan projectwerking (noden project) ✦ Sterk opgedeeld organogram: veel hokjes, veel kleine/grote chefs ✦ Gebrek aan samenwerking tussen afdelingen, problemen worden

over de muur gegooid ✦ Gebrek aan kader (structuur) om initiatief te nemen ✦ Gebrek aan duidelijkheid omtrent verantwoordelijkheden en

bevoegdheden ✦ Veel vrijheid om beslissingen te nemen, onvoldoende zicht op

gevolgen (financieel, commercieel,…) ✦ Onvoldoende eigenaarschap

Page 17: Organisatie innovatie praktijkervaringen

Analyse tempelmodel

• Mensen: ✦ Gebrek aan positieve feedback ✦ Capaciteiten onvoldoende naar waarde geschat ✦ De juiste man/vrouw op de juiste plaats? ✦ Disconnectie tussen verantwoordelijkheden en autoriteit ✦ Gevoel: ieder doet zijn ding (soms te weinig verantwoording

over beslissingen) ✦ Ontevredenheid ver peoplemangement

• Cultuur: ✦ ‘Paraplu’ cultuur ✦ Inefficiënte vergadercultuur ✦ Afschermen van informatie door afdelingen ✦ Gebrek aan informatiedeling

Page 18: Organisatie innovatie praktijkervaringen

AANPAK

• Doel project: ✦ “We willen werken aan een structuurverandering

waardoor onze organisatie meer slagkracht krijgt en die ons toelaat om sneller en efficiënter te werken.

✦ Daarmee beogen we tevens een meer positieve werkbeleving

Page 19: Organisatie innovatie praktijkervaringen

AANPAK

• Analysefase ✦ Collectieve (voltallig personeel) analyse van de organisatie

o.b.v. tempelmodel ✦ Relaties tussen de pijlers en onderlinge impact (structuur,

mensen, cultuur, systemen) ✦ Analyse van de bedrijfsprocessen: verkoop/offerte –

ontwikkeling – implementatie – na verkoop ‣ In kaart brengen van afstemmingsproblemen, procesverstoring,

efficiëntieverlies ‣ Analyse van procesknip en gevolgen

• Onderzoeken van organisatiestructuren: functioneel, matrix, team, & mengvormen + toepassingsmogelijkheden

Page 20: Organisatie innovatie praktijkervaringen

• Workflow klantenorder, Interacties en procesverstoring

Page 21: Organisatie innovatie praktijkervaringen

AANPAK

• VERDERE UITWERKING IN WERKGROEPEN ✦ opdrachten, taken, verantwoordelijkheden,

bevoegdheden van de verschillende teams en projectrollen: ‣ Kernteam, ondersteunende teams (gespecialiseerd

technische en algemeen) ✦ Samenwerkingsverbanden en overlegstructuren ✦ Besturingsprocessen

Page 22: Organisatie innovatie praktijkervaringen

AANPAK

• ENKELE PRINCIPES nieuwe organisatie: ✦ Beperkte vaste multidisciplinaire (sales, engineering, field,…)

projectgroepen gedurende het volledige projectverloop ✦ Ondersteunende teams (toegewezen resources) i.f.v. expertisebehoefte ✦ Projectteam realiseert een gemeenschappelijk doel (opdracht van de klant) ✦ Projectclusters o.b.v. kenmerken markten, cultuur, ✦ (Bijkomende) toegewezen resources engineering in functie van behoeften ✦ Ondersteunende afdelingen: dichter bij/in projecten staan, van bij start

project & op cruciale momenten ✦ Het projectkernteam als groep samenzetten i.f.v. directe communicatie en

samenwerking ✦ Competentieontwikkeling i.f.v. noden van projecten (klanten): specialisten

(domein) en generalisten (project)

Page 23: Organisatie innovatie praktijkervaringen

RESULTAAT KWALITEIT VAN WERK

• Hogere betrokkenheid en motivatie: ✦ Teamspirit: samenwerken i.f.v. duidelijk doel en opdracht (binnen teams) ✦ Medewerkers zijn complementair aan mekaar (onderling afhankelijk) bij het

realiseren van complexe opdrachten -> samenwerking wordt gestimuleerd

• Meer autonomie (binnen teams en functies) ✦ Meer impact op projectverloop ✦ Problemen kunnen worden aangepakt waar/wanneer ze zich voordoen ✦ Verantwoordelijkheden op het laagst mogelijke niveau van de organisatie

• Groeimogelijkheden ✦ Kader voor competentie en loopbaanontwikkeling -> meer mogelijkheden ✦ Kennisdeling en communicatie worden gestimuleerd

Page 24: Organisatie innovatie praktijkervaringen

3. DIENSTENCHEQUE ORGANISATIE

Page 25: Organisatie innovatie praktijkervaringen

AANLEIDING

• Externe dwang

✦ Nood aan verhoogde effectiviteit en efficiëntie: ‣ Kwalitatieve en efficiënte dienstverlening, dicht bij de klant ‣ Persoonlijke service <-> groter wordende organisatie

• Interne drang ✦ Groeiende stressbeleving in kantoren ✦ Groeiende afstand tussen kantoren en centrale diensten

(vervreemding) ✦ Frustraties over groeiende administratieve verplichtingen,

procedures en regels

Page 26: Organisatie innovatie praktijkervaringen

Analyse tempelmodel

• Structuur: ✦ Groeiende organisatie

‣ Meer hiërarchische niveaus, werk wordt steeds meer van bovenaf ‘geregeld en gereglementeerd’

‣ Steeds meer behoefte aan overleg en afstemming ‣ Groeiende beslissingsmacht bij centrale diensten ‣ Toename van procedures en regels -> omslachtig en complex, te

weinig link met de praktijk, toepassing niet eenduidig, steeds meer papierwerk

‣ Onduidelijkheid over wie doet wat ‣ Gevolg: Minder tijd voor de klant en voor de medewerker

(begeleiding)

Page 27: Organisatie innovatie praktijkervaringen

AANPAK

• Doel project: ✦ “We willen de organisatie (structuur en werking)

vereenvoudigen zodat de kantoren meer zelfstandig kunnen opereren en zich volledig kunnen focussen op hun kerntaken: ‣ Dienstverlening aan de klanten ‣ Begeleiden van de medewerkers

✦ Daarmee beogen we tevens dat medewerkers hun werk positief beleven.

Page 28: Organisatie innovatie praktijkervaringen

AANPAK

• Analysefase ✦ Organisatiescan en medewerkersbevraging (FS)

werkbeleving: autonomie, complexiteit, werkdruk,… ✦ Bespreking resultaten in focusgroepen + vertalen naar de

praktijk ✦ Centrale thema’s en pijnpunten verder uitdiepen:

‣ Administratie ‣ Procedures ‣ Werkorganisatie ‣ Informatievoorziening

Page 29: Organisatie innovatie praktijkervaringen

AANPAK

• Organisatieveranderingen:

✦ Meer verantwoordelijkheid bij kantoren ✦ Benaderukken van de Clusterwerking = samenwerking tussen

de kantoren binnen 1 cluster ‣ Informatie-uitwisseling, kennisdeling, opvangen bezettingsproblemen ‣ Probleemoplossing

✦ Rol ondersteunende diensten herdacht ‣ Ondersteuning en advies (vanuit expertise) aan clusters en kantoren ‣ Zorgen dat kantoren vlot kunnen werken, werk vergemakkelijken

✦ Functie van Regiomanager vervalt ✦ Coaches (zonder hiërarchische verantwoordelijkheid)

Page 30: Organisatie innovatie praktijkervaringen

RESULTAAT KWALITEIT VAN WERK

• Meer regelmogelijkheden in de kantoren • Kernproces terug meer centraal geplaatst

✦ -> grotere betrokkenheid en meer verantwoordelijkheid • Minder controlefuncties meer coaching • Meer nadruk op ‘leren van mekaar’ en kennis opbouwen • Stressbeheersing door:

✦ meer oplossingscapaciteit in de kantoren en clusters te leggen ✦ vereenvoudiging administratie en procedures

Page 31: Organisatie innovatie praktijkervaringen

CONCLUSIE

• Organisatie innovatie -> intensieve trajecten, grote impact • Succesfactoren:

✦ Vertrekken van een globale/brede analyse van problemen: vb. tempelmodel

✦ Oog hebben voor structuur en oorzaken van procesverstoringen ✦ Link leggen tussen structuurproblemen en mensen &

werkbeleving ✦ Zoeken naar een win – win voor organisatie en medewerker ✦ Uitleggen van meerwaarde, positieve effecten ✦ Betrekken van medewerkers zowel bij analyse als in

veranderingstraject, weerstanden serieus nemen ✦ Continue communicatie en afstemming met alle betrokkenen

Page 32: Organisatie innovatie praktijkervaringen

✦ Vragen? Meer info?

Hura Leen Peeters Lilsedijk 22 2340 Beerse 0479/439519