NZA2

Bijlage 2

Interne Managementrapportage Mei

t/m augustus 2012

19 september 2012

Versie 1.2

managementrapportage mei - augustus 2012

2

Inhoud

1. Inleiding 3

2. Conclusie en advies 5

3. Aandachtspunten over mei t/m augustus 2012 6

4. Care 12 a. Scorebord mei t/m augustus 2012 12 b. Toelichting scorebord 13

5. Cure 14 a. Scorebord mei t/m augustus 2012 14 b. Toelichting scorebord 15

6. Toezicht & Handhaving 16 a. Scorebord mei t/m augustus 2012 16 b. Toelichting scorebord 17

7. S&J / RvB 18 1. Scorebord mei t/m augustus 2012 18 2. Toelichting scorebord 19

8. B&I 20 a. Scorebord mei t/m augustus 2012 20 b. Toelichting scorebord 21

Bijlage 1 Financieel Beeld 22

Bijlage 2: Bezetting vs. formatie 23

Managementrapportage januari t/m april 2012

3

Bijlage 3: Formatie versus Bezetting

Augustus 2012 Care Cure T&H B&I S&J RvB Totaal NZa

Functiegebouw in fte's 51,64 54,43 40,10 56,90 46,90 3,00 252,99

Bezetting in fte's 49,17 49,69 40,00 54,39 45,06 2,00 240,32

Over/onderbezetting 2,47 4,74 0,10 2,51 1,84 1,00 12,67

Augustus 2012

Functie-

gebouw Bezetting

Over/onder

bezetting

Bezetting

financiering

VWS

Care

MT-stafunit 6,30 6,58 -0,28

GHZ 15,00 12,86 2,14

V&V A 15,34 14,36 0,98

V&V B 15,00 15,37 -0,37

Subtotaal Care 51,64 49,17 2,47 0,89

Cure

MT-stafunit 7,00 6,36 0,64

GGZ 15,81 13,89 1,92

Tweedelijns somatische zorg 15,81 14,72 1,09

Eerstelijns zorg en ketens 15,81 14,72 1,09

Subtotaal Cure 54,43 49,69 4,74 6,94

T&H

MT-stafunit 5,80 5,37 0,43

Markttoezicht en toezicht zorgaanbieders 19,00 17,51 1,49

Toezicht zorgverzekeraars 15,30 17,12 -1,82

Subtotaal T&H 40,10 40,00 0,10 0,00

B&I

MT-stafunit 3,70 3,71 -0,01

Projectenpool 11,90 12,01 -0,11

Informatie- en Facilitair Management 14,50 13,72 0,78

Human Resource Management 6,20 5,86 0,34

Informatie- en Coördinatie Centrum 15,40 13,69 1,71

Financiën & Control 5,20 5,40 -0,20

Subtotaal B&I 56,90 54,39 2,51 10,21

S&J

MT-stafunit 8,70 8,77 -0,07

Economisch Medisch Bureau 10,40 10,22 0,18

Juridische Zaken 13,00 13,00 0,00

Strategie & Communicatie 14,80 13,07 1,73

Subtotaal S&J 46,90 45,06 1,84 0,00

RvB 3,00 2,00 1,00 0,00

Totaal NZa 252,97 240,31 12,67 18,04

23

Bijlage 3 Normering scorebord 24


4

1. Inleiding

De NZa heeft voor 2012 een ambitieus werkprogramma opgesteld. Hiervoor heeft VWS totaal

5,8 mln. aan aanvullende middelen ter beschikking gesteld. Het werkprogramma en de

begroting zijn op 8 december 2011 door VWS goedgekeurd. Bij 4 maandsreview zijn er

verschillende wijzigingen in het werkprogramma aangebracht:

- de aanvullende projecten VWS zijn door NZa zelf gefinancierd voor € 542.430-

- er waren intensiveringen € 806.844-

- er was vrijval vanwege controversieel verklaringen (val kabinet) € 62.300

- er waren over- en onderschrijdingen € 181.000

- er was onderuitputting op salarissen € 975.239

- er was onderuitputting op NZa-breed € 130.661

De 4maandsreview is bij brief van 12 juli 2012 door VWS goedgekeurd.

Bij 8 maandsreview blijkt er nu weer een overschot te zijn van € 428.000 ten opzichte van

de 4maandsreview. Hieronder per kostensoort de uitsplitsing:

- onderuitputting op salarissen € 485.000

- overschrijding inhuur en advies (a.g.v. onderbezetting formatie) € 326.000-

- onderschrijding aanvullende middelen VWS (incl. 1 mln) € 317.000

- overige personeelskosten € 27.000-

- NZa brede kosten € 21.000-

Daarnaast mag de egalisatiereserve 2012 maar max 5% van de begroting zijn. Dit betekent

dat de egalisatiereserve met € 153.000 moet afnemen, waardoor er dus per 31 augustus

2012 een totaal overschot resteert van € 581.000.

F&C heeft de directies gevraagd of de onderschrijding van € 581.000 met nieuwe

intensiveringen/wensen kan worden ingevuld nog voor eind 2012. Tot op heden heeft F&C

alleen van Care en B&I een intensivering ontvangen. Care voert voor ZZP onderhoud, t.b.v.

een onderzoek naar de sectorale verschillen tussen de parameters van de ZZP’s, een bedrag

op van € 75.000 en B&I voert € 60.000 op voor het inhuren van een architect t.b.v. het

bestek voor de Europese aanbesteding. Hierdoor wordt een beter inzicht verkregen in de

verwachte prijs, is de inschrijver beter in staat een onderbouwing te leveren en bieden we

minder vrijheden aan inschrijvers.

Wanneer deze nieuwe wensen door de RvB worden ingewilligd dan resteert er nog een

positief resultaat van € 293.000 exclusief de vrijval van de egalisatiereserve van € 153.000.


5

Van de overige directies heeft F&C geen voorstellen ontvangen.

Vanuit strategisch oogpunt, mede ingegeven door de gecommuniceerde

resultaatsverwachting bij de 4 maandsreview van € 0, is het zaak dat de resterende

budgetruimte aan zinvolle onderwerpen wordt besteedt.

Een negatief resultaat van € 153.000 zou betekenen dat we geen terug betaling aan VWS

hoeven doen.

Het investeringsbedrag is met € 300.000 afgenomen i.v.m. het uitstellen van de Business

Rules Engine naar 2013. In de prognose afschrijvingskosten is hier reeds rekening mee

gehouden.

Voor een overzicht van het financiële resultaat verwijzen we naar bijlage 1.

In deze managementrapportage staan de financiële resultaten en de resultaten m.b.t. het

werkprogramma genoemd. Bij grote afwijkingen wordt een toelichting gegeven. Op de

overige gebieden worden de resultaten over de periode mei t/m augustus 2012

weergegeven.

F&C gaat in het laatste kwartaal van 2012 in samenspraak met de directiesecretarissen en

de MT’s beoordelen of de normering van het scorebord moet worden aangepast.

Vanzelfsprekend zal dit, voor doorvoering van wijzigingen, eerst aan de RvB worden

voorgelegd.

2. Conclusie en advies

Conclusie

F&C uit haar bezorgdheid omdat er in de resterende 3 maanden nog voor € 581.000 aan

kosten gemaakt moeten worden. Daarnaast is er voor circa € 2 miljoen nog niet

verplicht. Dit heeft voornamelijk betrekking op de intensiveringen van de 4

maandsreview en op de verhoging bij de 8 maandsreview van de post inhuur regulier

met € 326.000.

Advies F&C

F&C adviseert de RvB om in september nieuwe trilateralen te plannen waarbij de

voortgang van de verplichtingen een van de onderwerpen kan zijn. F&C vindt daarnaast

dat een ander onderwerp moet zijn monitoring op de afgegeven prognoses bij de 8

maandsreview.

Conclusies HRM

- Verzuim: Het totale verzuim ligt op een iets hoger niveau dan in 2011, maar beneden de

Verbaannorm. Het aantal langdurig zieke medewerkers ligt beduidend hoger dan in

2011, maar er lijkt de laatste paar maanden sprake te zijn van een daling. Om het aantal

verder te verlagen, is het belangrijk om het actieve reïntegratiebeleid voort te zetten.

Het aantal frequent verzuimende medewerkers ligt beduidend lager dan in 2011. Mede

gelet op een recente stijging verdient het aanbeveling om de aandacht voor frequent

verzuim wel te continueren.

- Formatie/Bezetting: Er is al enige tijd sprake van een behoorlijke onderbezetting. Dit

blijft, gelet ook op het aantal langdurig zieke medewerkers, een risico wat betreft de

werkdruk en de realisatie van het werkprogramma.

- Het percentage functioneringsgesprekken dat op 1-8-2012 was afgerond in de HR-tool,

was hoog (en nog iets hoger dan in 2011).

- Het beloningsinstrument ‘Boter bij de vis’ werd in de eerste 8 maanden van 2012

beduidend meer toegepast dan in dezelfde periode 2011. Dit juicht HRM toe. De ene

directie maakte er wel meer gebruik van dan dan de andere, dit verdient nog wel

aandacht.

Advies HRM

- HRM adviseert de aandacht voor zowel de langdurig zieken als de frequent zieken te blijven continueren.


6

- HRM adviseert beter te sturen op de onderbezetting, door bijvoorbeeld vacatures sneller uit te zetten.

3. Aandachtspunten over mei t/m augustus 2012

1. Begroting/werkprogramma

Budget werkprogramma

Bij 8maandsreview is wederom gebleken dat er, naast de vrijval in salarissen, weer vrijval in

aanvullende middelen VWS is ontstaan.

De prognose van de dagen is bij 8 maandsreview naar beneden bijgesteld met 103 dagen.

Gezien de omvang gaan we hier verder niet op in.

Vrij budget

F&C ziet een aantal mogelijkheden om dit geld niet terug te hoeven betalen aan VWS:

1. In opdracht van de RvB heeft F&C de directies gevraagd intensiveringen/ nieuwe

wensen voor te leggen waarmee het beschikbare budget op een verantwoorde

manier nog in 2012 kan worden besteed. Care heeft voor € 75.000 aangedragen

voor ZZP onderhoud en B&I voor € 60.000 voor het inhuren van een architect in het

voortraject voor BRE.

2. F&C adviseert de RvB de directeuren te laten onderzoeken of activiteiten (in geld)

voor het werkprogramma 2013 naar voren kunnen worden gehaald. Hierdoor zou het

bestaande tekort op het wp 2013 naar beneden kunnen worden bijgesteld.

3. Daarnaast brengt HRM momenteel de mogelijke risico’s van wachtgelders en ww-ers

in kaart met de bijbehorende financiële consequenties, zodat duidelijk wordt met

welk bedrag de voorziening eventueel moet worden opgehoogd.

4. F&C vraagt de RvB toestemming om in contact te treden met VWS over mogelijke

overheveling/reservering voor het wp 2013 van het resterende positieve saldo 2012.

2. Verlof

Per 31-8-2012 is er nog sprake van een groot aantal openstaande verlofuren, namelijk

20.344 (2.825 dagen). Gelet op het maximaal aantal mee te nemen verlofuren naar 2013

(+/- 58 uur), is het van belang dat de MT’s er tijdig op sturen dat het teveel aan verlofuren

voor het einde van het kalenderjaar wordt opgemaakt.

3. Informatielijn & Registratie documenten

Over 2012 is er geen rapportage geweest over de infolijn en DIV.


7

Dit komt doordat het nieuwe CRM systeem in gebruik is genomen.

De eerste prioriteit lag bij de (ver)werking van gegevens. Hierdoor is er nog geen

rapportagetool ingericht. Voorlichting en DIV hebben aangegeven zo spoedig mogelijk aan te

zullen vangen met het inrichten van een managementtool.

De verwachting is dat dit in 2013 voor het eerst gegenereerd kan worden.

4. Tijdschrijven

F&C constateert dat het tijdschrijven in timetell nog steeds niet volledig is.

Ten opzichte van de eerste 4 maanden van 2012 (achterstand 208 weken: 3,55 fte) is de

achterstand over mei t/m augustus opgelopen tot 212 weken ofwel 4,01 fte.

F&C heeft niet gecontroleerd of de achterstand over de eerste 4 maanden inmiddels zijn

weggewerkt. Het risico voor directies is, door onvolledigheid, dat zij foutieve prognoses

afgeven op processen en projecten.


8

1. Begroting

Bij de 8 maandsreview wordt de begroting herzien. Het verwachte resultaat over 2012

bedraagt een overschot van € 428.000 exclusief de verplichte verlaging van de

egalisatiereserve van € 153.000.

Totaaloverzicht

TOTAAL DIRECTIE: CARE

Overschot € 35.272

TOTAAL DIRECTIE: CURE


TOTAAL DIRECTIE: T&H


TOTAAL DIRECTIE: B&I


TOTAAL DIRECTIE: S&J, RvB, overig

Tekort € 19.640-

TOTAAL NZa brede kosten:

Tekort € 21.728-

SALDO 4-maands review € 427.988

Financieel

resultaat Begroting

budget 4

maandsreview Realisatie tm aug

openstaande

verplichting aug.

Prognose 8

maandsreview

Resultaat 4-8

maands review

Salariskosten 20.435.820 19.403.372 12.431.729 0 18.917.894 485.478

Inhuurkosten regulier 1.012.000 2.292.956 955.078 606.582 2.618.994 -326.038

Aanvullende middelen VWS 1.763.450 2.186.424 738.310 380.575 2.115.163 71.261

Budget projectenpool (1,0 mln) 1.000.000 703.213 373.448 0 573.406 129.807

Extra budget 11,6 fte 1.613.374 1.313.131 615.760 278.038 1.197.050 116.081

Inhuur-/advieskosten 5.388.824 6.495.724 2.682.595 1.265.195 6.504.613 -8.889

Opleidingskosten 519.701 574.414 266.786 19.534 613.989 -39.575

Representatiekosten 14.051 14.051 10.719 0 16.943 -2.892

Kosten personeelsuitjes 26.099 26.099 14.476 6.119 26.147 -48

Dienstreizen binnen-/buitenland 144.937 147.433 59.253 0 126.845 20.588

Belkosten mobiel bellen 54.500 54.500 41.723 0 62.957 -8.457

representatie extern 12.500 12.500 351 0 8.989 3.511

Overige personeelskosten 771.787 828.997 393.308 25.653 855.869 -26.873

Leasekosten auto´s 55.894 55.894 38.526 0 55.894 0

Autoverzekering-belasting 0 0 250 0 250 -250

Brandstofkosten auto´s 22.327 22.327 8.358 0 22.077 250

Overige autokosten 4.043 4.043 622 0 4.043 0

Kosten wagenpark 82.264 82.264 47.756 0 82.264 0

Totaal 26.678.695 26.810.357 15.555.388 1.290.848 26.360.640 449.716

Begroting

budget 4

maandsreview Realisatie tm aug

openstaande

verplichting aug.

Prognose 8

maandsreview Resultaat

Kostensoort NZa breed

Overige personeelskosten 740.500 765.500 365.791 31.919 716.500 49.000

Huisvestingskosten 1.933.524 2.049.535 1.259.475 67.553 2.033.102 16.433

Automatiseringskosten 1.928.672 2.202.000 1.226.643 0 2.249.000 -47.000

Bureaukosten 470.710 410.010 227.195 22.638 405.047 4.963

Overige kosten 146.450 141.150 56.061 21.447 141.100 50

Kosten keuken/kantine 185.400 170.400 113.755 27.781 167.894 2.506

Afschrijvingskosten 1.350.000 1.100.000 641.187 0 1.098.000 2.000

Diverse baten -68.000 -282.000 -150.750 0 -232.320 -49.680

Totaal NZa brede kosten 6.687.256 6.556.595 3.739.357 171.338 6.578.323 -21.728

Totaal NZa 33.365.950 33.366.950 19.294.744 1.462.185 32.938.964 427.987

Verplichte afbouw egalisatiereserve 153.303

Vrij budget 2012 581.290


9

2. HRM

Ziekteverzuim

Totaal verzuim

Het verzuim bij de NZa over mei t/m augustus was 2,3%.

Ter vergelijking:

2012 2011

jan. t/m apr. 3,9% 3,7%

mei t/m aug. 2,3% 1,9%

sep. t/m dec. 4,0%

jan. t/m dec. 3,2%

Verbaannorm (2012) 2,9% 3,0%

NZa-breed was het verzuim over mei t/m augustus 0,6% lager dan de Verbaannorm van

2,9% en iets hoger (0,4%) dan het verzuim over dezelfde periode in 2011.

Het verzuim over de periode mei t/m augustus 2012 was per directie als volgt:

%

T&H 0,5

S&J 1,7

B&I 1,8

Cure 3,1

Care 4,5

NZa 3,9

De directies T&H, S&J en B&I hadden een verzuim onder de Verbaannorm. De directies Cure

en Care zaten boven die norm, vooral door enkele langdurig zieke medewerkers.

Langdurig zieke medewerkers

Over mei t/m augustus 2012 waren er gemiddeld 9 medewerkers langdurig ziek (meer dan

20 dagen).

Ter vergelijking:

2012 2011

jan. t/m apr. 11 8

mei t/m aug. 9 4

sep. t/m dec. 11

Jan. t/m dec. 8

Het aantal langdurig zieke medewerkers was over mei t/m augustus 2012 aanzienlijk hoger

dan in dezelfde periode 2011. Eind april waren er 11 en eind augustus 7 langdurig zieke

medewerkers, dus het aantal daalt wel weer. Met een actief reïntegratiebeleid wordt gewerkt

aan een vermindering.

Frequent verzuimende medewerkers

Over mei t/m augustus 2012 waren er gemiddeld 38 medewerkers frequent ziek (3 of meer

keer ziek in afgelopen 12 maanden).

Ter vergelijking:

2012 2011

jan. t/m apr. 37 53

mei t/m aug. 38 50

sep. t/m dec. 50

Jan. t/m dec. 51


10

Het aantal frequent verzuimende medewerkers lag over mei t/m augustus 2012 beduidend

lager dan in 2011. Het effect van de aandacht voor frequent verzuim is al meerdere

maanden terug te zien in het aantal. Voortdurende aandacht blijft echter belangrijk, gelet

ook op het feit dat het aantal in augustus tot boven de 40 steeg.

Risico-Inventarisatie en Evaluatie

Eind 2011/begin 2012 heeft een Risico-Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) plaatsgevonden

om de arbeidsomstandigheden in kaart te brengen. Bij dit onderzoek is met name gekeken

naar gebouwtechnische en organisatorische aspecten en naar psychosociale arbeidsbelasting

(werkbeleving) van de medewerkers. Naar aanleiding van de RI&E is er zowel NZa breed als

per directie een plan van aanpak tot stand gekomen. Na een toetsing door de Arbo Unie is

het NZa brede plan van aanpak aangepast. De toets van de Arbo Unie is besproken in de

managementteams van de directies.

Formatie en bezetting

De toegestane formatie volgens het functiegebouw 2012 van de NZa is 252,99 fte. De

bezetting was 240,32 fte op 31-8-2012. Er is dus sprake van een behoorlijke onderbezetting,

namelijk 12,67 fte. Er waren daarboven meerdere medewerkers in dienst die werden

gefinancierd uit aanvullende middelen. Op 31-8-2012 ging het om 18,04 fte.

Verlof

Per 31-8-2012 is er nog sprake van een groot aantal openstaande verlofuren, namelijk

20.344 (2.825 dagen). Gelet op het maximaal aantal mee te nemen verlofuren naar 2013

(+/- 58 uur), is het van belang dat de MT’s er tijdig op sturen dat het teveel aan verlofuren

voor het einde van het kalenderjaar wordt opgemaakt.

HR-cyclus

De deadline voor het afronden van de functioneringsgesprekken 2012 in de HR-tool voor de

jaargesprekken was 1-8-2012. Op de peildatum was NZa-breed 93% van de gesprekken

afgerond (2011:91%). In meerdere gevallen is het functioneringsgesprek wel gevoerd, maar

vond afronding in de applicatie nog niet plaats.

Het percentage afgeronde functioneringsgesprekken was per directie:

%

B&I 100

Care 96

S&J 92

T&H 90

Cure 85

NZa 93

Instroom, uitstroom en doorstroom

Van mei t/m augustus 2012 verwelkomde de NZa 10 nieuwe medewerkers en namen we van

8 medewerkers afscheid op een totaal van 279 medewerkers op 31-8-2012. Van januari t/m

april 2012 was sprake van een instroom van 25 medewerkers en een uitstroom van 10

medewerkers.

Het aantal medewerkers dat van mei t/m augustus 2012 doorstroomde naar een andere

functie of naar dezelfde functie binnen een andere unit of directie was 4. In 1 geval betrof

het doorstroom naar een hoger gewaardeerde functie; in de overige 3 gevallen ging het om

een overplaatsing naar een functie met een gelijke functieschaal. Van januari t/m april 2012

was sprake van een doorstroom van 24 medewerkers (22 naar een hogere functie, 2 naar

een functie met een gelijke schaal).

De aantallen en percentages in-, uit- en doorstroom van januari t/m augustus:

aantal %

Instroom 35 12,5

Uitstroom 18 6,5

Doorstroom 28 10,0


11

‘Boter bij de vis’ beloningen

Van mei t/m augustus 2012 werden 39 ‘boter bij de vis’ beloningen (bonnen) als blijk van

waardering verstrekt. Van januari t/m april waren dit er 5. In april is aan het management

gevraagd om deze beloning zoveel mogelijk direct na een bijzondere inzet en/of prestatie te

geven. Het effect daarvan is in de cijfers duidelijk te zien. De ene directie maakt meer

gebruik van deze beloningsvorm dan de andere directie.

3. Naleven richtlijnen

Inkoopbeleid

De inkoopdossiers zijn bij alle directies/stafafdelingen op orde.

F&C constateert dat het inkoopbeleid stringenter wordt gevolgd dan in 2011.

Directies betrekken F&C steeds vaker vooraf in het inkooptraject.

Daarnaast is de tijdigheid van het aangaan van verplichtingen sterk verbeterd.

Van mei t/m augustus zijn er 8 verplichtingen geweest die het budget zouden overschrijden.

Directies gaven in 7 gevallen aan waar de dekking vandaan kwam (salaris of ander proces)

waardoor alsnog goedkeuring kon worden gegeven door F&C.

Op één dossier heeft F&C geen goedkeuring kunnen geven en de vraag doorgezet naar de

RvB. De RvB heeft vervolgens goedkeuring gegeven voor het aangaan van de verplichting.

Naar aanleiding van deze resultaten wil F&C met de RvB bespreken of de

verantwoordelijkheid voor het aangaan van verplichtingen teruggelegd kan worden bij de

directies vanaf 2013.

4. Planning en control

Begrotingsproducten

De budgetten zijn bij de 4 maandsreview geherprioriteerd.

De directies houden bij 8 maandsreview gezamenlijk € 450.000 over ten opzichte van het

budget na de 4 maandsreview. Het grootste gedeelte hiervan komt voor rekening van Cure

(€ 311.000).

Tijdschrijven

Aandachtspunt

Er is t.o.v. jan t/m april een toename in de achterstand tijdschrijven.

Achterstand per directie mei t/m augustus achterstand jan t/m april

Care 21 weken 0,40 fte 10 weken 0,20 fte

Cure 39 weken 0,75 fte 7 weken 0,10 fte

T&H 17 weken 0,30 fte 13 weken 0,25 fte

S&J 95 weken 1,80 fte 88 weken 1,70 fte

B&I 40 weken 0,76 fte 68 weken 1,30 fte

Totaal NZa 212 weken 4,01 fte 208 weken 3,55 fte

Het betreft hier zowel directe als indirecte uren.

5. Informatielijn & Registratie documenten

In juli is het nieuwe CRM systeem in gebruik genomen. De eerste prioriteit lag bij de

(ver)werking van gegevens. Hierdoor is er nog geen rapportagetool ingericht waardoor er, net

als in de eerste 4 maanden, geen managementinformatie gegenereerd kan worden. Voorlichting

en DIV zullen zo spoedig mogelijk aanvangen met het inrichten van een managementtool.

De verwachting is dat dit in 2013 voor het eerst gegenereerd kan worden. Om deze reden is er

ook geen oordeel gegeven in de vorm van het scorebord.


12

4. Care

a. Scorebord mei t/m augustus 2012

1 Inhoudelijke onderwerpen

1.1 Uitputting werkprogramma

2 Begroting

2.1 Uitputting en sturing

3 HRM-beleid

3.1 Ziekteverzuim

3.2 Formatie vs. Bezetting

3.3 Uitvoeren competentiemanagement

4 Naleven richtlijnen

4.1 Inkoopbeleid

5 Input planning en control

5.1 Begrotingsproducten

5.2 Tijdschrijven

6 Informatielijn en Documentregistratie

6.1 Wisselwerking met Informatielijn *


13

b. Toelichting scorebord


Zie opmerking bij conclusies.


Financieel resultaat Begroting 4mnd

mutatie

8mnd

mutatie

Budget na

mutaties

Realisatie Openst.

verplichting

Prognose Resultaat

Salariskosten 4.093.149 -272.397 0 3.820.752 2.424.299 3.754.000 66.752

Inhuurkosten regulier 10.000 0 0 10.000 1.342 9.219 5.000 5.000

Aanvullende middelen VWS 135.231 206.188 0 341.419 198.450 29.601 425.232 -83.813

Budget projectenpool (1,0 mln) 99.183 -77.604 0 21.579 0 0 21.579

Extra budget 11,6 fte 269.312 0 0 269.312 90.066 88.425 243.558 25.754

Inhuur-/advieskosten 513.726 128.584 0 642.310 289.858 127.245 673.790 -31.480

Opleidingskosten 98.757 2.445 0 101.202 45.124 101.202 0

Representatiekosten 2.879 0 0 2.879 1.622 2.879 0

Kosten personeelsuitjes 5.349 0 0 5.349 4.868 5.349 0

Dienstreizen binnen-/buitenland 22.440 0 0 22.440 11.440 22.440 0

Belkosten mobiel bellen 6.500 0 0 6.500 4.625 7.000 -500

representatie extern 1.500 0 0 1.500 0 1.000 500

Overige personeelskosten 137.425 2.445 0 139.870 67.679 0 139.870 0

Totaal 4.744.300 -141.368 0 4.602.932 2.781.836 127.245 4.567.660 35.272

3.1 Ziekteverzuim

Gemiddeld ziekteverzuimpercentage: 4.47%

Aantal langdurig zieken op 31 augustus: 3

Aantal frequent verzuimers op 31 augustus: 8

Kosten ziekteverzuim mei t/m augustus: € 17.531


Formatie: 51,64 fte

Bezetting: 49,17 fte

Onderbezetting: 2,47 fte


95,8% van de functioneringsgesprekken zijn tijdig gehouden en ingeleverd.

4.1 Inkoopbeleid

Aantal overtredingen verplichtingenbeheer: 0

Controle inkoopdossiers (steekproef): 100% goed



5.2 Tijdschrijven

Achterstand tijdschrijven: 21 weken (0,40 fte)

6.1 Wisselwerking Informatielijn

Zie algemene opmerkingen.

6.2 Registratie documenten



14

5. Cure




2 Begroting


3 HRM-beleid

3.1 Ziekteverzuim




4.1 Inkoopbeleid



5.2 Tijdschrijven




15






mutatie

Budget na

mutaties

Realisatie Openst.

verplichting

Prognose Resultaat

Salariskosten 4.395.541 -280.000 4.115.541 2.608.793 3.882.354 233.187

Inhuurkosten regulier 3.000 0 3.000 361 0 3.000 0

Aanvullende middelen VWS 1.539.659 -272.801 1.266.858 417.788 325.176 1.238.858 28.000

Budget projectenpool (1,0 mln) 99.183 -99.183 0 0 0

Extra budget 11,6 fte 1.154.747 -280.817 873.930 496.647 129.439 823.930 50.000

Inhuur-/advieskosten 2.796.589 -652.801 2.143.788 914.795 454.615 2.065.788 78.000

Opleidingskosten 104.217 0 104.217 31.028 6.250 104.217 0

Representatiekosten 3.036 0 3.036 2.919 0 5.036 -2.000

Kosten personeelsuitjes 5.639 0 5.639 0 5.639 5.639 0

Dienstreizen binnen-/buitenland 22.817 0 22.817 7.030 0 20.480 2.337

Belkosten mobiel bellen 11.255 0 11.255 7.346 0 12.592 -1.337

representatie extern 1.500 0 1.500 40 0 500 1.000

Overige personeelskosten 148.464 0 148.464 48.363 11.889 148.464 0

Totaal 7.340.594 -932.801 6.407.793 3.571.951 466.504 6.096.606 311.187

3.1 Ziekteverzuim

Gemiddeld ziekteverzuimpercentage: 3,05%





Formatie: 54,43 fte


Onderbezetting 4,74 fte



4.1 Inkoopbeleid



Bij 1 verplichting heeft F&C goedkeuring voorgelegd aan de RvB.



5.2 Tijdschrijven Achterstand tijdschrijven: 39 weken (0,75 fte)






16

6. Toezicht & Handhaving




2 Begroting


3 HRM-beleid

3.1 Ziekteverzuim




4.1 Inkoopbeleid



5.2 Tijdschrijven




17






mutatie

8mnd

mutatie

Budget na

mutaties

Realisatie Openst.

verplichting

Prognose Resultaat

Salariskosten 3.269.787 0 0 3.269.787 2.129.935 3.254.986 14.801

Inhuurkosten regulier 130.000 309.500 0 439.500 16.248 226.257 480.000 -40.500

Aanvullende middelen VWS 0 194.000 0 194.000 66.926 66.926 127.074

Budget projectenpool (1,0 mln) 0 0 0 0 0 0

Extra budget 11,6 fte 78.236 -19.426 0 58.810 13.871 56.174 40.000 18.810

Inhuur-/advieskosten 208.236 484.074 0 692.310 97.045 282.431 586.926 105.384

Opleidingskosten 76.237 22.268 0 98.505 48.443 117.748 -19.243

Representatiekosten 2.236 0 0 2.236 1.632 2.236 0

Kosten personeelsuitjes 4.153 0 0 4.153 0 4.153 0

Dienstreizen binnen-/buitenland 45.266 0 0 45.266 21.243 45.266 0

Belkosten mobiel bellen 12.675 0 0 12.675 8.730 12.675 0

representatie extern 1.500 0 0 1.500 13 1.500 0

Overige personeelskosten 142.067 22.268 0 164.335 80.061 0 183.578 -19.243

Totaal 3.620.090 506.342 0 4.126.432 2.307.041 282.431 4.025.490 100.942

3.1 Ziekteverzuim




Kosten ziekteverzuim mei t/m augustus: € 0


Formatie: 40,10 fte





4.1 Inkoopbeleid





5.2 Tijdschrijven







18

7. S&J / RvB

1. Scorebord mei t/m augustus 2012



2 Begroting


3 HRM-beleid

3.1 Ziekteverzuim




4.1 Inkoopbeleid



5.2 Tijdschrijven


19

2. Toelichting scorebord



2.1 Uitputting en sturing S&J, RvB en Overig


mutatie

Budget na

mutaties

Realisatie Openst.

verplichting

Prognose Resultaat

Salariskosten 4.445.580 -303.951 4.141.629 2.662.153 0 4.060.891 80.738

Inhuurkosten regulier 627.110 344.134 971.244 431.582 106.793 1.053.574 -82.330

Aanvullende middelen VWS 88.560 295.587 384.147 55.146 25.798 384.147 0

Budget projectenpool (1,0 mln) 0 0 0 0 0 0 0

Extra budget 11,6 fte 88.380 0 88.380 13.994 4.000 88.380 0

Inhuur-/advieskosten 804.050 639.721 1.443.771 500.722 136.591 1.526.101 -82.330

Opleidingskosten 131.496 10.000 141.496 94.183 13.284 165.822 -24.326

Representatiekosten 2.727 0 2.727 1.181 0 2.792 -65

Kosten personeelsuitjes 5.065 0 5.065 3.667 480 5.065 0

Dienstreizen binnen-/buitenland 31.156 2.496 33.652 12.130 0 26.159 7.493

Belkosten mobiel bellen 15.040 0 15.040 12.493 0 18.190 -3.150

representatie extern 6.500 0 6.500 214 0 4.500 2.000

Overige personeelskosten 191.984 12.496 204.480 123.868 13.764 222.528 -18.048

Leasekosten auto´s 55.894 0 55.894 38.526 0 55.894 0

Autoverzekering-belasting 0 0 0 250 0 250 -250

Brandstofkosten auto´s 22.327 0 22.327 8.358 0 22.077 250

Overige autokosten 4.043 0 4.043 622 0 4.043 0

Kosten wagenpark 82.264 0 82.264 47.756 0 82.264 0

Totaal 5.523.878 348.266 5.872.144 3.334.499 150.355 5.891.784 -19.640 3.1 Ziekteverzuim






Formatie: 49,90 fte (inclusief 3,0 fte RvB) Bezetting: 47,06 fte (inclusief 2,0 fte RvB)

Onderbezetting: 2,84 fte (1 fte RvB en 0,8 fte mag niet worden ingevuld)

Onderbezetting S&J: 1,04 fte



4.1 Inkoopbeleid



5.1 Begrotingsproducten Niet tijdig prognoses ingevuld.

5.2 Tijdschrijven Aandachtspunt





20

8. B&I




2 Begroting


3 HRM-beleid

3.1 Ziekteverzuim

3.2 Formatie vs. bezetting



4.1 Inkoopbeleid



5.2 Tijdschrijven

6 Informatielijn

6.1 Functioneren Informatielijn *


21






mutatie

Budget na

mutaties

Realisatie Openst.

verplichting

Prognose Resultaat

Salariskosten 4.231.763 -176.100 4.055.663 2.606.549 3.965.663 90.000

Inhuurkosten regulier 241.890 627.322 869.212 505.545 264.313 1.077.420 -208.208

Aanvullende middelen VWS 0 0 0 0 0

Budget projectenpool (1,0 mln) 801.634 -120.000 681.634 373.448 573.406 108.228

Extra budget 11,6 fte 22.699 0 22.699 1.182 0 1.182 21.517

Inhuur-/advieskosten 1.066.223 507.322 1.573.545 880.175 264.313 1.652.008 -78.463

Opleidingskosten 108.994 20.000 128.994 48.008 125.000 3.994

Representatiekosten 3.173 0 3.173 3.365 4.000 -827

Kosten personeelsuitjes 5.893 0 5.893 5.941 5.941 -48

Dienstreizen binnen-/buitenland 23.258 0 23.258 7.410 12.500 10.758

Belkosten mobiel bellen 9.030 0 9.030 8.529 12.500 -3.470

representatie extern 1.500 0 1.500 84 1.489 11

Overige personeelskosten 151.848 20.000 171.848 73.337 0 161.430 10.418

Totaal 5.449.834 351.222 5.801.056 3.560.061 264.313 5.779.101 21.955

3.1 Ziekteverzuim

Aandachtspunt






Formatie: 56,90 fte




100% van de functioneringsgesprekken zijn tijdig gehouden en ingeleverd.

4.1 Inkoopbeleid





5.2 Tijdschrijven Achterstand tijdschrijven: 40 weken (0,76 fte)

6.1 Informatielijn





22

Bijlage 1 Financieel Beeld

Nederlandse Zorgautoriteit Budget na Prognose Resultaat

Begroting Realisatie Openstaande Vrije budget 4mnd review 8mnd review 4 - 8 maands

2012 t/m aug verplichtingen ruimte 2012 2012 review 2012

Directiegebonden kosten

Salariskosten 20.435.820 12.431.729 0 8.004.091 19.403.372 18.917.894 485.478

Care 4.093.149 2.424.299 0 1.668.850 3.820.752 3.754.000 66.752

Cure 4.395.541 2.608.793 0 1.786.748 4.115.541 3.882.354 233.187

T&H 3.269.787 2.129.935 0 1.139.852 3.269.787 3.254.986 14.801

B&I 4.231.763 2.606.549 0 1.625.214 4.055.663 3.965.663 90.000

S&J, RvB 4.241.629 2.662.153 0 1.579.476 4.141.629 4.060.891 80.738

Overig 203.951 0 0 203.951 0 0 0

Inhuur regulier 1.012.000 955.078 606.582 -549.660 2.292.956 2.618.994 -326.038

Care 10.000 1.342 9.219 -561 10.000 5.000 5.000

Cure 3.000 361 0 2.639 3.000 3.000 0

T&H 130.000 16.248 226.257 -112.505 439.500 480.000 -40.500

B&I 241.890 505.545 264.313 -527.968 869.212 1.077.420 -208.208

S&J, RvB 627.110 429.990 106.793 90.327 971.244 1.051.982 -80.738

Overig 0 1.592 0 -1.592 0 1.592 -1.592

Aanvullende middelen VWS 1.763.450 738.310 380.575 644.565 2.186.424 2.115.163 71.261

Care 135.231 198.450 29.601 -92.820 341.419 425.232 -83.813

Cure 1.539.659 417.788 325.176 796.695 1.266.858 1.238.858 28.000

T&H 0 66.926 0 -66.926 194.000 66.926 127.074

B&I 0 0 0 0 0 0 0

S&J, RvB 88.560 55.146 25.798 7.616 384.147 384.147 0

Overig 0 0 0 0 0 0 0

Budget projectenpool 1.000.000 373.448 0 626.552 703.213 573.406 129.807

Care 99.183 0 0 99.183 21.579 0 21.579

Cure 99.183 0 0 99.183 0 0 0

T&H 0 0 0 0 0 0 0

B&I 801.634 373.448 0 428.186 681.634 573.406 108.228

S&J, RvB 0 0 0 0 0 0 0

Overig 0 0 0 0 0 0 0

Extra budget 11,6 fte 1.613.374 615.760 579.838 417.776 1.313.131 1.197.050 116.081

Care 269.312 90.066 200.337 -21.091 269.312 243.558 25.754

Cure 1.154.747 496.647 308.627 349.473 873.930 823.930 50.000

T&H 78.236 13.871 56.174 8.191 58.810 40.000 18.810

B&I 22.699 1.182 14.700 6.817 22.699 1.182 21.517

S&J, RvB 88.380 13.994 0 74.386 88.380 88.380 0

Overig 0 0 0 0 0 0 0

Overige personeelskosten 771.787 393.308 25.653 352.826 828.997 855.870 -26.873

Care 137.425 67.679 0 69.746 139.870 139.870 0

Cure 148.464 48.363 11.889 88.212 148.464 148.464 0

T&H 142.067 80.061 0 62.006 164.335 183.578 -19.243

B&I 151.848 73.337 0 78.511 171.848 161.430 10.418

S&J, RvB 191.983 118.004 1.580 72.399 204.480 204.480 0

Overig 0 5.864 12.184 -18.048 0 18.048 -18.048

Kosten wagenpark 82.264 47.756 0 34.508 82.264 82.264 0

RvB, overig 82.264 47.756 0 34.508 82.264 82.264 0

TOTAAL DIRECTIEGEBONDEN 26.678.695 15.555.388 1.592.648 9.530.659 26.810.357 26.360.641 449.716

NZa brede kosten

Overige personeelskosten 740.500 365.791 31.919 342.790 765.500 716.500 49.000

Huisvestingskosten 1.933.524 1.259.475 67.553 606.496 2.049.535 2.033.102 16.433

Automatiseringskosten 1.928.672 1.226.643 0 702.029 2.202.000 2.249.000 -47.000

Bureaukosten 470.710 227.195 22.638 220.877 410.010 405.047 4.963

Overige kosten 146.450 56.061 21.447 68.942 141.150 141.100 50

Kosten keuken 185.400 113.755 27.781 43.864 170.400 167.894 2.506

Afschrijvingskosten 1.350.000 641.187 0 708.813 1.100.000 1.098.000 2.000

Diverse baten -68.000 -150.750 0 82.750 -282.000 -232.320 -49.680

TOTAAL NZa BREED 6.687.256 3.739.357 171.338 2.776.561 6.556.595 6.578.323 -21.728

Totaal NZa 33.365.950 19.294.744 1.763.985 12.307.219 33.366.951 32.938.963 427.989


23

Bijlage 2: Bezetting vs. formatie

Bijlage 3: Formatie versus Bezetting

Augustus 2012 Care Cure T&H B&I S&J RvB Totaal NZa

Functiegebouw in fte's 51,64 54,43 40,10 56,90 46,90 3,00 252,99

Bezetting in fte's 49,17 49,69 40,00 54,39 45,06 2,00 240,32

Over/onderbezetting 2,47 4,74 0,10 2,51 1,84 1,00 12,67

Augustus 2012

Functie-

gebouw Bezetting

Over/onder

bezetting

Bezetting

financiering

VWS

Care

MT-stafunit 6,30 6,58 -0,28

GHZ 15,00 12,86 2,14

V&V A 15,34 14,36 0,98

V&V B 15,00 15,37 -0,37

Subtotaal Care 51,64 49,17 2,47 0,89

Cure

MT-stafunit 7,00 6,36 0,64

GGZ 15,81 13,89 1,92

Tweedelijns somatische zorg 15,81 14,72 1,09

Eerstelijns zorg en ketens 15,81 14,72 1,09

Subtotaal Cure 54,43 49,69 4,74 6,94

T&H

MT-stafunit 5,80 5,37 0,43

Markttoezicht en toezicht zorgaanbieders 19,00 17,51 1,49

Toezicht zorgverzekeraars 15,30 17,12 -1,82

Subtotaal T&H 40,10 40,00 0,10 0,00

B&I

MT-stafunit 3,70 3,71 -0,01

Projectenpool 11,90 12,01 -0,11

Informatie- en Facilitair Management 14,50 13,72 0,78

Human Resource Management 6,20 5,86 0,34

Informatie- en Coördinatie Centrum 15,40 13,69 1,71

Financiën & Control 5,20 5,40 -0,20

Subtotaal B&I 56,90 54,39 2,51 10,21

S&J

MT-stafunit 8,70 8,77 -0,07

Economisch Medisch Bureau 10,40 10,22 0,18

Juridische Zaken 13,00 13,00 0,00

Strategie & Communicatie 14,80 13,07 1,73

Subtotaal S&J 46,90 45,06 1,84 0,00

RvB 3,00 2,00 1,00 0,00

Totaal NZa 252,97 240,31 12,67 18,04


24

Bijlage 3 Normering scorebord

Hieronder volgt de normering die voor deze periode is toegepast.

1. Inhoudelijke onderwerpen 1.1 Uitputting werkprogramma

Zon: >=90% wijkt niet af van de begroting

Wolk met zon: >=80% en < 90% wijkt niet af van de begroting

Onweer : <80% wijkt niet af van de begroting

2 Begroting 2.1 Uitputting en sturing Het gaat hier om uitputting van budgetten t.b.v. salarissen en sociale lasten, (Inhuur/advies), overige productkosten en overige personeelskosten.

De over- en onderschrijding van het inhuur/adviesbudget van een directie/stafafdeling dient

te worden afgezet tegen het totale inhuur/adviesbudget van de directie/stafafdeling.

Zon: Afwijking <= € 100.000 of de afwijking inhuur/advies kosten betreft minder

dan 10% van het totale inhuur/adviesbudget van de directie/stafafdeling

Wolk met zon: Afwijking > € 100.000 en <= € 200.000

Onweer: Afwijking > € 200.000

3 HRM beleid

3.1 Ziekteverzuim

De NZa volgt het ziekteverzuim middels een (wetenschappelijk vastgestelde) norm, de

Verbaannorm. Hierbij is een verzuimpercentage van 2,9 % als uitgangspunt genomen. Voor

de NZa als geheel hanteren we dan ook dit percentage. Er is voor de directie B&I een

afwijkend percentage vastgesteld, omdat ons opleidingsniveau dit rechtvaardigt. Voor B&I

geldt een norm van 3,3% en voor de overige directies geldt een norm van 2,8%. De

verzuimpercentages worden weergegeven excl. zwangerschap.

HRM geeft een kwalitatief oordeel gebaseerd op de ziekteverzuimcijfers en de mate waarop

de directie het ziekteverzuimbeleid toepast.

Zon: Onder de Verbaannorm.

Wolk met zon: Tot 1,5x de Verbaannorm.

Onweer: Boven de 1,5x de Verbaannorm.

Langdurig verzuim: verzuim van 20 of meer verzuimdagen.

Frequent verzuim: verzuim van minder dan 20 verzuimdagen en waarvan medewerkers zich

meer dan 3 keer per jaar ziekmelden.


De NZa heeft een toegestane formatie van 260 fte in 2012. Vanwege de betaalbaarheid van

de formatie is deze intern op 253 fte gezet. De formatie c.q. functiegebouw zijn gerelateerd

aan de reorganisatie. De peildatum van de bezetting is de laatste dag van de 4maandelijkse

periode.

Zon: bezetting < formatie; geen misstanden door F&C en HRM

geconstateerd.


25

Wolk met zon: bezetting > formatie (max. 2 fte); geen misstanden, of

er zijn kleine misstanden door F&C en HRM geconstateerd.

Onweer: bezetting > formatie (meer dan 2 fte) en/of er zijn grote misstanden

door F&C en HRM geconstateerd.

Indien er misstanden zijn (wolkje / onweer) kan een toelichting worden gegeven.


HRM monitort de stand van zaken op het gebied van competentiemanagement en gaat

daarover in gesprek met de betreffende unitmanagers. HRM geeft hierover grotendeels een

kwalitatief oordeel aan de hand van de genoemde gesprekken.

Er is in deze periode per directie/stafafdeling gekeken naar het aantal binnengekomen

planningsformulieren en functioneringsformulieren. Dit is afgezet tegen het aantal

gesprekken dat gezien de bezetting van de afdeling gevoerd had moeten worden.

Zon: als voor >= 90% van de gespreksformulieren volgens de

HR-cyclus bij HRM is ingeleverd.

Wolk met zon: als voor >= 80 en < 90% van de gespreksformulieren volgens de HR-

cyclus bij HRM is ingeleverd.

Onweer: als voor < 80% van de gespreksformulieren volgens de

HR-cyclus bij HRM is ingeleverd.


4.1 Inkoopbeleid

Inkoop houdt logboek bij om te constateren of er in bepaalde gevallen het inkoopbeleid niet

gevolgd is (bv. dat er geen drie offertes zijn opgevraagd terwijl dit wel had gemoeten).

Per directie/stafafdeling wordt bijgehouden hoe vaak er een fout is geconstateerd bij het

indienen van een verplichting. Daarnaast wordt gekeken naar het totaalbedrag dat deze

misstanden vertegenwoordigt.

2 punten: Niet meer dan 10 overtredingen voor minder dan € 100.000 of het bedrag

van de overtreding betreft minder dan 10% van het totale bedrag aan

verplichtingen dat wordt aangegaan door de directie/stafafdeling

1 punt: Meer dan 10 overtredingen voor minder dan € 100.000 of

Minder dan 10 overtredingen voor meer dan € 100.000

0 punten: Meer dan 10 overtredingen voor meer dan € 100.000

Per directie wordt er een controle op de inkoopdossiers gedaan met als doel om te

controleren in hoeverre directies/stafafdelingen zich aan het inkoopbeleid houden.

2 punten: alle inkoopdossiers uit de steekproef zijn op orde

1 punt: meer dan 66% van de inkoopdossiers is op orde

0 punten: minder dan 66% van de inkoopdossiers is op orde

Zon: >= 3 punten

Wolk met zon: >= 2 en < 3 punten

Onweer: < 2 punten

5 Planning en control


Het gaat hier om een tijdige, maar ook om een goede aanlevering van begrotingsproducten.

Zon: aanlevering begrotingsproducten verloopt goed en tijdig


26

Wolk met zon: aanlevering begrotingsproducten verloopt niet goed OF niet tijdig

Onweer: aanlevering begrotingsproduct verloopt niet goed EN niet tijdig

5.2 Tijdschrijven

Gemeten wordt hoe goed er tijd wordt geschreven. Voor de beoordeling dient rekening

gehouden te worden met vervallen producten gedurende het jaar.

Zon: de uren worden voor minstens 90% geschreven.

Wolk met zon: er wordt minstens voor 50%, maar minder dan 90% aan uren geschreven.

Onweer: er wordt minder dan 50% aan uren geschreven.

6 Informatielijn en registratie documenten

6.1 Wisselwerking informatielijn

De informatielijn beoordeelt de directies op het tijdig geven van adviesantwoorden, op de

kwaliteit van de adviesantwoorden en of er regelmatig (ingeplande) overleggen zijn tussen

directie en informatielijn.

Om tot een goede beoordeling te komen van de directies heeft de Informatielijn een

steekproef gedaan van in totaal 30 cases: 10 voor de directie CARE, 10 voor de directie

CURE en 10 voor de directie T&H. Deze dossiers zijn getoetst aan de hand van de

vastgestelde indicatoren.

De directie T&H is dit kwartaal voor de eerste keer meegenomen in de streekproef. Deze

directie is in 2009 gestart en inmiddels zijn er voldoende uitgezette dossiers om ook deze

directe te beoordelen. Wel is er voor gekozen om T&H wel mee te nemen in de beoordeling,

maar nog geen waardering toe te kennen. De indicatoren moeten namelijk nog worden

besproken in het overleg tussen Informatielijn en T&H.

Voor de stafafdeling Ontwikkeling heeft de Informatielijn geen steekproef gedaan wegens

een te laag steekproefaantal: er zijn niet voldoende uitgezette dossiers om een steekproef te

kunnen uitvoeren.

In de beoordeling van het derde trimester van 2009 heeft de Informatielijn aangegeven dat

de indicatoren voor de beoordeling van 2010 opnieuw bekeken zouden worden. We hebben

er echter voor gekozen om voor 2010 nog geen veranderingen aan te brengen. De reden

hiervoor is dat er in 2010 wordt gewerkt aan een frontoffice voor de NZa. Als deze is/wordt

gerealiseerd, dan zal ook de wijze van beoordelen en rapporteren van de Informatielijn

worden aangepast.

1.2.1 Beoordeling 2e lijn

De Informatielijn baseert zijn oordeel op een drietal indicatoren. Hieronder wordt per

indicator beschreven hoe er gemeten wordt.

Het tijdig geven van adviesantwoorden door de 2e lijn

De (advies)antwoorden van de directie aan de Informatielijn worden binnen 6 werkdagen

geretourneerd aan de Informatielijn.

> = 80% van de gevallen = 4

>= 50% en < 80% van de gevallen = 2

< 50% van de gevallen = 0

Kwaliteit adviesantwoorden 2e lijn

Het adviesantwoord voldoet aan een aantal kwaliteitseisen die de voorlichters met de

beleidsafdeling hebben afgesproken, waaronder:

correct Nederlands;

begrijpelijke taal, (ook voor artsen en professionals);

aansluitend op de individueel gestelde vraag;


27

Dit vereenvoudigt de afwikkeling door de Informatielijn en voorkomt aanvullende vragen.

De (advies)antwoorden van de directie aan de Informatielijn moeten voldoen aan

bovenstaande criteria.

8 van de 10 dossiers = 4

5 en 8 van de dossiers = 2

< 5 van de gevallen = 0

Overlegstructuren

Er is maandelijks overleg met de coördinator van de directie en de Informatielijn.

Minimaal 3 keer overleg in vier maanden = 2

Precies 2 keer overleg in vier maanden = 1

Minder dan 2 keer overleg in vier maanden =0

Totaalbeoordeling 2e lijn

Op basis van de scores die gehaald worden bij de bovenstaande indicatoren wordt de

volgende berekening aangehouden om te komen tot de totaalbeoordeling:

Zon: >= 8 punten


Onweer: < 4 punten

1.2.2 Beoordeling 1e lijn

De Informatielijn wordt beoordeeld a.d.h.v. onderstaande indicatoren

Telefonische bereikbaarheid Informatielijn

De Informatielijn dient te zorgen voor voldoende bezetting tijdens de openingstijden. Bellers

kunnen voortijdig ophangen. Het risico hierop wordt verhoogd indien de telefoon niet binnen

30 seconden wordt opgenomen. Op grond van deze aspecten kan de telefonische

bereikbaarheid gemeten worden.

Het percentage verlies van telefonisch contact tijdens de openingstijden:

<= 5% van de geregistreerde telefonische contactaanvragen = 2

> 5% en < 15% van de geregistreerde telefonische contactaanvragen = 1

>= 15% van de geregistreerde telefonische contactaanvragen = 0

Het percentage telefonisch contact dat na 30 seconden tot stand komt:

<= 5% van de geregistreerde telefonische contactaanvragen = 2

> 5% en < 15% van de geregistreerde telefonische contactaanvragen = 1

>= 15% van de geregistreerde telefonische contactaanvragen = 0

Totaalbeoordeling 1e lijn

Op basis van de scores die gehaald worden bij de bovenstaande indicatoren wordt de

volgende berekening aangehouden om te komen tot de totaalbeoordeling:

Zon: >= 3 punten


Onweer: < 2 punten

6.2 Registratie documenten in Corsa

DIV heeft vier indicatoren vastgesteld waarop de directies beoordeeld worden. Per indicator

worden een aantal punten gegeven, die samen leiden tot één eindbeoordeling (zon-wolk-

donderwolk). De beoordeling wordt nog niet in de 4maandsrapportage 2011 meegenomen.

Hieronder staat per indicator een definitie, het aantal te behalen punten en de manier

waarop DIV de indicatoren meet.

1. Aantal registraties waarvan de afhandeling de 8 weken termijn heeft

overschreden

Het aantal registraties (zonder registraties die onder de Wet Dwangsom vallen) vanuit


28

Corsa waarbij de geregistreerde ontvangstdatum in Corsa ouder dan 8 weken is, binnen

een periode van 4 maanden.

De verdeling is vastgesteld op:

< 5 % rappels 2 punten

5-15 % rappels 1 punt

> 15 % rappels 0 punten

Uit Corsa wordt een rapportage gemaakt met daarin per directie alle stukken die de

behandeltermijn van 8 weken overschreden hebben. Het aantal rappels wordt berekend over

het totaal aantal geregistreerde stukken in die periode voor die directie.

2. Aantal overschrijdingen op Wet Dwangsom

Het aantal documenten geregistreerd in Corsa dat valt onder de Wet Dwangsom waar de

geregistreerde ontvangstdatum in Corsa ouder dan 8 weken is.

Wanneer een aanvraag met Wet Dwangsom niet op tijd beantwoord is, loopt de NZa een

financieel risico. Om deze reden worden aan deze indicator hogere punten gegeven.


0% aanvragen onder WD langer dan 8 weken open 4 punten

>0-5% aanvragen onder WD langer dan 8 weken open 2 punten

>5% aanvragen onder WD langer dan 8 weken open 0 punten

In de Corsa-rapportage staan alle stukken waarop Wet Dwangsom zit. Per directie wordt

gekeken naar het totaal aantal stukken met Wet Dwangsom. Het aantal overschrijdingen

wordt berekend over het totaal aantal geregistreerde stukken met Wet Dwangsom in die

periode van die directie.

3. Aantal onjuiste registraties van uitgaande brieven

Het aantal onjuiste registraties van uitgaande brieven volgens een steekproef van 20

registraties per directie en per trimester. Een registratie is onjuist als deze niet is

uitgevoerd volgens de werkinstructie uitgaand document, die op Intranet voor alle

medewerkers beschikbaar is.

De velden die beoordeeld worden:

1. NAW-gegevens: een handmatig ingevoerd adres of wanneer het adres afwijkt van het

adres in brief is fout

2. Soort document: moet ingevuld zijn met ‘brief’

3. Onderwerp: moet ingevuld zijn volgens de keuzelijst in Corsa

4. Inhoud: moet conform de werkinstructie ingevuld zijn

5. Datum: moet overeenkomen met de datum op de brief

6. Definitieve gescande pdf-versie: deze moet gekoppeld zijn aan de registratie


Gemiddeld =< 1 kenmerk fout ingevuld 2 punten

Gemiddeld tussen >1 en <3 kenmerken fout ingevuld 1 punt

Gemiddeld > 3 kenmerken fout ingevuld 0 punten

In Corsa staat een zoekvraag die voor een steekproefweek alle geregistreerde uitgaande

stukken per directie geeft. Aan het eind van het trimester voeren we voor vier verschillende

weken deze zoekvraag uit. De resultaten worden gesorteerd op de kolom ‘afzender’ om een

random selectie te kunnen maken. Van elke week worden de eerste vijf uitgaande brieven

van deze selectie beoordeeld.

De keuze voor vier verschillende weken heeft als reden dat indien gekozen wordt voor een

selectie van twintig uitgaande registraties van één achtereenvolgende periode er

zogenaamde ‘kopieregistraties’ gemaakt kunnen zijn; gelijke registraties en brieven, maar

aan verschillende adressen. Hierdoor wordt eenzelfde fout in de registratie meerdere malen

gekopieerd. Met een steekproef over een aantal weken wordt dit voorkomen. De keuze voor

de selectie op ‘afzender’ en niet op ‘registratiedatum’ of ‘stuknummer’ heeft dezelfde


29

achterliggende gedachte. Daarnaast wordt ook nog gekeken naar het weeknummer per

beoordeling; in de even weken worden de even Corsanummers gecontroleerd en in de

oneven weken de oneven Corsanummers (mits daar voldoende nummers voor zijn). Op deze

manier wordt de controle zo random mogelijk gehouden.

Het totaal aantal foute kenmerken wordt gedeeld door het aantal gecontroleerde brieven

(maximaal 20) voor een gemiddeld aantal foute kenmerken over alle brieven.

DIV kan bij haar werkzaamheden registraties van uitgaande brieven aanpassen. Omdat deze

aanpassingen bij het houden van de steekproef niet meer gesignaleerd kunnen worden,

houdt DIV in het memo-veld van de registratie bij welke velden aangepast zijn (dus fout

waren in de registratie). Dit kan door slechts te verwijzen naar een nummer voor elk veld dat

aangepast wordt:

1. NAW-gegevens

2. Soort document

3. Onderwerp

4. Inhoud

5. Behandelaar

6. Definitief poststuk toegevoegd (poststuk gescand naar DIV en door DIV aan de

registratie gehangen en definitief gemaakt)

4. Aantal ontbrekende registraties van documenten bij verwijzing

Aantal keren dat informatie binnenkomt bij DIV waar gerefereerd wordt naar een

document dat niet in Corsa staat geregistreerd of niet gevonden kan worden.

Voor het zoeken naar documenten kunnen de adresgegevens, kenmerk, ontvangstdatum

brief en de inhoudsomschrijving gebruikt worden. Er wordt gezocht met een ruime marge in

bijvoorbeeld datum of onderwerp van de brief.


<5 verwijzingen niet in Corsa 2 punten

5-15 verwijzingen niet in Corsa 1 punt

>15 verwijzingen niet in Corsa 0 punten

Niet geregistreerde stukken kunnen alleen door DIV gezien worden als in een inkomend of

uitgaand stuk een verwijzing (bijvoorbeeld “uw brief van datum) staat. Wanneer DIV dit stuk

niet terug kan vinden in Corsa geldt dit als niet geregistreerd.

Gedurende het trimester houden alle DIV-medewerkers bij het registeren van de inkomende

post, het registreren van e-mails en het voltooien van de registraties van de uitgaande post

dit bij per directie. Aan het eind van het trimester worden deze samengevoegd voor de

rapportage.

De gegevens die bijgehouden worden door DIV zijn:

Stuknummer nieuwe registratie

Directie

Soort verwijzing in document: datum voorgaande correspondentie, verwijzing naar

eerdere correspondentie

Eindbeoordeling

In totaal kunnen maximaal 10 punten behaald worden. De verdeling voor de beoordeling is

als volgt:

8 – 10 punten zon

4 - 7 punten wolk met zon

1 - 3 punten onweer

NZA2

Documents

Transcript of NZA2