Personeelsdossier en de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp)

In de vorige nieuwsbrief zijnwe ingegaan op het belang

van een personeelsdossier. Nuhebt u dat op orde en dan krijgt

u te maken met de “Wet Bescher-ming Persoonsgegevens”. (Wbp)

Een werknemer kan zich tegen bepaalde informatie in het dossier verzetten, als de werkgever zich niet houdt aan bepalingen

van de Wbp en de verplichting zich als “goed werkgever” te gedragen.Een werkgever mag op grond van de Wbp persoonsgegevens van de werkne-

mer bewaren in een personeelsdossier, voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van een arbeidsovereenkomst.De werknemer heeft het recht om te worden geïnformeerd over welke gegevens door de werkgever verzameld zijn.In het kader van re-integratie en verzuimbegeleiding moet de werkgever zich in het dossier beperken tot informatie overfunctionele beperkingen van de zieke werknemer en de noodzakelijke aanpassingen op de werkvloer, bijv. de aangepaste

- Personeelsdossier en de Wpb

- Vitaliteitsregeling

- Spaarloon in één keer opnemen

- Premie WGA daalt

- Aangiftebrief Loonheffingen

- Fiscale regels 2011 betreffende

feestgeschenken

- Hoe aantrekkelijk is vitaliteitssparen

- Vakantiedagenregeling van 2012

B36

0.N

L

NieuwsbriefPolluxweg 208938 AZ LeeuwardenPostbus 76608903 JR Leeuwarden

Telefoon (058) 26 555 26Fax (058) 280 37 04E-mail lonen@b360.nl

Num

mer 11, novem

ber - d

ecember 2011

stoel die de werknemer heeft gekregen. In het beginsel is het niet toegestaanom medische gegevens op te nemen in het personeelsdossier.Privacygevoelige gegevens die niet in het personeelsdossier mogen worden opgenomen zijn onder meer seksuele geaardheid, ras, politieke voorkeur, gezondheid en godsdienst van de werknemer.

Recht op inzageHet personeelsdossier is uitsluitend toegankelijk voor degene die een taak hebben die deze toegang rechtvaardigt. Ook de werknemer zelf heeft recht opinzage en als de werknemer aan de werkgever een verzoek doet om het personeelsdossier in te zien moet de werkgever binnen vier weken een volledigoverzicht verstrekken van de in het personeelsdossier verwerkte gegevens. De

werknemer kan vragen om bepaalde gegevensaan te vullen of te verwijderen. Aan een dergelijkverzoek hoeft de werkgever slechts gehoor tegeven als de gegevens feitelijk onjuist, onvolledigof niet relevant zijn.

SA

LAR

ISA

DM

INIS

TR

AT

IE

8800 Nieuwsbrief November 2011 B360:Opmaak 1 03-11-11 16:36 Pagina 1

Vitaliteitsregeling om langer gezond door te werkenDe doelstelling van de levensloopregeling was datwerknemers het opgebouwde tegoed zouden gebrui-ken om tijdens drukke periodes van het leven verlof opte nemen. Uit een evaluatie blijkt dat werknemers de levensloopregeling vooral gebruiken om eerder metpensioen te gaan.Omdat de beroepsbevolking krimpt, is het volgens hetkabinet beter als mensen juist langer doorwerken.Daarom wil het kabinet de levensloopregeling omzet-ten in een nieuwe spaarregeling, de vitaliteitsregeling.Met deze regeling, ook wel vitaliteitssparen genoemd,kunnen mensen langer doorwerken. Bijvoorbeeld door-dat zij het geld van de regeling gebruiken voor omscholing of voor overbrugging van een periode tussen 2 banen.

Werking vitaliteitsregelingDe vitaliteitsregeling dient als een vrij opneembare aan-vulling op het inkomen en kan worden gebruikt om

zorg te verlenen, voor deeltijdpensioen of voor scho-ling.De vitaliteitsregeling is een regeling in de inkomstenbe-lasting waaraan werknemers en ondernemers – ookzzp'ers – kunnen deelnemen. De stortingen zijn fiscaalaftrekbaar en de overheid heft pas belasting als het tegoed wordt opgenomen. Over het opgebouwde tegoed wordt geen belasting geheven in box 3. Eendeelnemer kan maximaal € 20.000 fiscaal voordeligsparen. Er geldt een maximale jaarlijkse inleg van € 5.000.Tot en met 61 jaar is er ook geen beperking met betrekking tot het op te nemen bedrag. Vanaf het jaardat een deelnemer op 1 januari 62 jaar oud is, geldtechter een beperking van het jaarlijks op te nemen bedrag van € 10.000. Hiermee wordt deeltijdpensioenbevorderd en voltijdpensioen beperkt.

Overgangsregeling levensloopregelingVanaf 2012 kunnen nieuwe deelnemers zich niet meer

SA

LAR

ISA

DM

INIS

TR

AT

IEN

umm

er 11, november - d

ecember 2011

Verstrekken aan derdenHet verstrekken van personeelsgegevens aan derden – binnen dan wel buiten de onderneming van de werkgever – is ondermeer in de volgende gevallen toegestaan, als;- afgifte noodzakelijk is om een verplichting jegens de werknemer na te komen, bijv. in geval van een lease-auto.- afgifte wettelijk verplicht is, bijv. op grond van fiscale en/of sociale zekerheidswetgeving.- afgifte noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang van de onderneming van de werkgever zelf of van een derde,- onder voorwaarde dat deze geen onevenredige inbreuk maakt op de privacy van de betrokken werknemer. bijv. bij eenbedrijfsovername.

- ondubbelzinnige toestemming voor afgifte van de werknemer is verkregen.

BewaartermijnGegevens uit een personeelsdossier moeten twee jaar worden bewaard nadat het dienstverband is beëindigd. Voor gegevens van sollicitanten is het gebruikelijk dat de werkgever uiterlijk vier weken nadat de sollicitatieprocedure is beëindigd de gegevens verwijdert, met uitzondering van de kandidaten die worden aangenomen.Voor gegevens uit de salarisadministratie, die van belang zijn voor de belastingdienst bestaat een bewaarplicht van zevenjaar. Loonbelastingverklarigen en een kopie id-bewijs moeten vijf jaar na het einde van de arbeidsovereenkomst wordenbewaard.

Conclusie- Werknemers hebben op grond van de Wbp het recht te weten welke informatie over hen in het personeelsdossier is opgenomen.

- Op verzoek van de werknemer moet de werkgever een kopie van het personeelsdossier verstrekken. Bij weigering kande werknemer afgifte vorderen bij de rechter.

Als u wilt weten of u als werkgever het personeelsdossier op de juiste manier op orde heeft kunnen wij u een “Checklist Personeelsdossier” verstrekken.

Vitaliteitsregeling

Eén van de regelingen die het kabinet heeft bedacht is dat de levensloopregeling met ingang van 2013 wordtomgezet in een nieuwe spaarregeling: de vitaliteitsregeling. Nieuwe deelnemers kunnen zich in 2012 niet meeraanmelden voor de levensloopregeling. De vitaliteitsregeling is bedoeld om mensen langer gezond te laten doorwerken.

8800 Nieuwsbrief November 2011 B360:Opmaak 1 03-11-11 16:36 Pagina 2

Num

mer 11, novem

ber - d

ecember 2011

SA

LAR

ISA

DM

INIS

TR

AT

IE

Spaarloon in één keer opnemenWerknemers kunnen vanaf 1 januari 2012 het spaarloon in één keer opnemen. Werknemers zijn hiertoe niet verplicht. Ze kunnen het bedragook laten staan en verder sparen op de geblokkeerde spaarrekening.Zoals eerder bekend is geworden komt deze gunstige regeling met ingang van 2012 te vervallen. Hiervoor in de plaats komt het vitaliteits-sparen.

aanmelden voor de levensloopregeling. Voor bestaandedeelnemers geldt een overgangsregeling:- mensen die op 31 december 2011 tenminste € 3.000op hun levensloopregeling hebben staan, kunnen opgrond van de huidige voorwaarden doorsparen. In2012 kunnen ze geen aanspraak meer maken opeen korting op de inkomsten-belasting. Deze komt tevervallen.

- deelnemers met minder dan € 3.000 op hun levens-loopregeling kunnen het tegoed in 2012 opnemenvoor verlof. Ze kunnen niet meer bijstorten.

Alle deelnemers aan de levensloopregeling kunnen in 2013 hun tegoed onbelast doorstorten naar de vitaliteitsspaarekening.

Aangiftebrief LoonheffingenDe werkgevers ontvangen van elk aangiftetijdvak van de Belastingdienst een mededeling met de vraag hun aangifte loon-heffingen op tijd te doen en te betalen. Per 1 januari 2012 vervalt deze mededeling en de bijbehorende acceptgiro. Inplaats daarvan stuurt de Belastingdienst in november de “Aangiftebrief loonheffingen” voor 2012. Hierin staan de aangif-tetijdvakken van 2012, de bijbehorende uiterste aangifte- en betaaldata en betalingskenmerken. Omdat de mededelingper aangiftetijdvak niet meer wordt verstuurd, is het belangrijk de aangiftebrief goed te bewaren.Wie nu de acceptgiro gebruikt, moet vanaf 2012 zelf een overschrijving doen. Vermeld daarbij altijd het betalingskenmerkvan de aangifte. Deze staat op de aangiftebrief. Zoals u van ons gewend was ontvangt u iedere periode een kopie aan-gifte met het te betalen bedrag en ook met de vermelding van het betalingskenmerk.

Fiscale regels 2011 betreffende feestgeschenken (o.a. kerstpakket)- de fiscale regels m.b.t. kerstpakketten en feestgeschenken (geschenken in natura) voor 2011 zijn ongewijzigd t.o.v. 2010.- indien het totaalbedrag van € 70 (incl. BTW) niet overschreden wordt blijft het kerstpakket bij de werknemer onbelast.- als werkgever moet u 20% eindheffing toepassen (mits de totale waarde per kalenderjaar niet meer bedraagt dan € 70).- indien de waarde meer is dan € 70 (incl. BTW) dan kunt u gebruik maken van de regeling voor kleine verstrekkingen.- u mag dus € 70 fiscaal vriendelijk aan medewerkers geven. U betaalt 20% heffing aan de belastingdienst.De verstrekkingen moeten worden aangegeven via de loonadministratie. Wij ontvangen dan ook graag van u de bedragenvan de geschenken (incl. BTW) die u verstrekt aan uw werknemers.

Premie WGA daaltWerkgevers die de verzekeringen tegen arbeidsongeschiktheidhebben ondergebracht bij het UWV kunnen een lagere premietegemoet zien.Het UWV, de instantie die de werkloosheids-en abeids-ongeschiktheidswetten uitvoert, meldde dat de gemiddelde WGA-premie volgend jaar daalt van 0,62 naar 0,55 procent.Werkgevers kunnen het zogeheten WGA-risico verzekeren viahet UWV of bij particuliere verzekeraars. De daling van de premie bij het UWV is mogelijk door een overschot in het vermogen.

8800 Nieuwsbrief November 2011 B360:Opmaak 1 03-11-11 16:36 Pagina 3

SA

LAR

ISA

DM

INIS

TR

AT

IEN

umm

er 11, november - d

ecember 2011

Deze Nieuwsbrief – een uitgave van Buro360 – is met de grootst mogelijke zorg samengesteld. Desalniettemin geeft Buro360 geen garantie met

betrekking tot de aard en de inhoud van de informatie van deze uitgave. Buro360 is niet aansprakelijk voor de inhoud van deze informatie of

voor de gevolgen van het gebruik daarvan. Voor toelichting kunt u altijd contact met ons opnemen.

Hoe aantrekkelijk is vitaliteitssparenHet vitaliteitssparen wordt de opvolger van spaarloon- enlevensloopregeling. Hoe aantrekkelijk is deze regeling eigenlijk.Het grootste verschil met de levensloopregeling is dat hetgespaarde bedrag ook voor andere dingen dan verlofmag worden ingezet. De werknemer kan er ook een autovan kopen. In dat geval heeft hij echter nauwelijks voordeelvan vitaliteitssparen. Met spaarloon heeft de nieuwe regeling namelijk weinig te maken. Sparen met vrijstellingvan inkomstenbelasting is er niet meer bij.Wie het spaarbedrag opneemt, moet gewoon afrekenenmet de fiscus tegen het dan geldende belastingtarief. Alsde werknemer op het moment van inleg in de 42% schijfvalt, en het jaar dat hij het geld opneemt eveneens, is dat

lood om oud ijzer. De inkomstenbelasting die hij bespaartomdat hij de inleg fiscaal mag aftrekken, moet hij bij degeldopname alsnog betalen. Vitaliteitssparen heeft dus paszin als een werknemer tegen die tijd naar een lagere belastingschijf is teruggevallen, omdat hij tijdelijk niet of minder werkt.Zelfs bij promotie kan vitaliteitssparen nadelig uitpakken.Want als iemand een belastingschijf stijgt, moet hij bij opname een hoger tarief betalen dan hij tijdens het sparenfiscaal heeft kunnen aftrekken.Het heeft wel voordeel voor mensen met vermogen vanmeer dan 20.785 euro. Zij kunnen via hun vitaliteitsspaar-ekening nog eens 20.000 euro extra belastingvrij sparen.Dat scheelt per jaar 1,2 procent belasting, ofwel 240 euro.

Vakantiedagenregeling van 2012

InleidingIn Nederland is het wettelijk minimum recht op verlof vier maalde wekelijkse werktijd van de werknemer, wat voor een full-time medewerker neerkomt op 20 verlofdagen per jaar. Vaakzijn er in arbeidsovereenkomsten en cao´s afwijkende af-spraken gemaakt, waardoor veel werknemers in Nederlandmeer verlofrechten hebben dan het wettelijk minimum. In meivan dit jaar is er een wetswijziging aangenomen, waardoorer per 1 januari 2012 het nodige gaat veranderen in de op-bouw en het vervallen van de wettelijke verlofrechten vanwerknemers. De aanleiding hiervoor zijn een tweetal arres-ten van het Europese Hof van Justitie, dat stelt dat het strijdigis met een Europese richtlijn om niet-genoten vakantiedagentijdens ziekte te laten vervallen en hiermee dus ook de be-perkte opbouw van verlofrechten bij een zieke werknemer.

De wetswijziging heeft betrekking op het volgende:- Verlofopbouw en -opname tijdens ziekte- Vervaltermijn wettelijk verlof wordt verlaagd van vijf jaar naar zes maanden

Verlofopbouw – en opname tijdens ziekteVolgens de huidige wetgeving bouwt een werknemer bijeen langdurig ziekteverzuim uitsluitend verlofrechten op overde laatste zes maanden van zijn ziekteperiode. Zoals al inde inleiding is aangegeven is hier volgens het Europese Hofvan Justitie sprake van een rechtsongelijkheid ten opzichtvan de niet-zieke werknemer. Volgens de Europese arbeidstijdenrichtlijn heeft de werknemer recht op verlof metbehoud van loon, ongeacht zijn gezondheidstoestand. DeNederlandse wet wordt afgestemd op deze richtlijn.

Met de invoering van deze wetswijziging bouwt de werk-

nemer volledig het minimum recht op verlof op gedurendezijn ziekteperiode. Als de werknemer tijdens zijn ziekteperi-ode vakantie geniet, kunnen verlofdagen van zijn saldoworden afgeboekt, indien de werknemer hiermee instemt.Het afboeken van verlofdagen als compensatie voor wacht-dagen blijft mogelijk voor het bovenwettelijke deel per jaar.

Vervaltermijn wettelijk minimum vakantiedagenDe vervaltermijn van de wettelijk minimum vakantiedagenwordt zes maanden na de laatste dag van het jaar waarinhet recht is opgebouwd. Met deze aanpassing beoogt dewetgever om een eventuele kostenstijging van de verlof-opbouw tijdens langdurige ziekte te beperken. Ook wil dewetgever meer stimuleren, dat men tijdig verlof opneemt endaarmee langdurige arbeidsongeschiktheid gaat voorko-men.In bijzondere omstandigheden, als de werknemer redelij-kerwijs niet in staat was zijn verlofdagen te genieten, wordtde vervaltermijn vijf jaren. Daarnaast is het mogelijk om viaeen schriftelijke overeenkomst ten gunste van de werknemeraf te wijken van de vervaltermijn van zes maanden.De vervaltermijn van de bovenwettelijke dagen blijft ongewijzigd op vijf jaar. Ook voor de rechten die zijn op-gebouwd onder de huidige wetgeving is de vervaltermijn vijf jaren.Als er geen afwijkende afspraken zijn gemaakt over de ver-valtermijn van de vakantierechten, krijgt u te maken met verschillende vervaltermijnen voor de wettelijke en de bo-venwettelijke rechten. Uw verlofadministratie moet hieropaangepast worden. Bij de opname van het verlof moet ditrecht van het juiste saldo afgeboekt worden. Op dit moment is het gebruikelijk om de oudste rechten als eersteaf te boeken, maar met de invoering van de wetswijzigingis het voor de werknemer verstandig om de opname af teboeken van het recht dat het eerste vervalt.

8800 Nieuwsbrief November 2011 B360:Opmaak 1 03-11-11 16:36 Pagina 4