Accountants verslag 2013

19
Accountantsverslag 2013 Stichting Terre des Hommes Nederland Stichting Terre des Hommes Nederland 11 april 2014

description

 

Transcript of Accountants verslag 2013

Page 1: Accountants verslag 2013

Accountantsverslag g2013

Stichting Terre des Hommes NederlandStichting Terre des Hommes Nederland

11 april 2014

Page 2: Accountants verslag 2013

Inhoudsopgave

Pagina

Aanbiedingsbrief 2

1 Samenvatting 3

De contactpersonen bij KPMG voor dit verslag zijn:

Hans Vermeeren 1. Samenvatting 3

■ Belangrijkste bevindingen 3

2. Accountantscontrole 4

■ Scope, aanpak en uitkomsten 4

Hans VermeerenAuditPartner, Den Haag, KPMG Accountants N.V.Tel: +31 70 338 [email protected]

3. Jaarrekening 5

■ Staat van baten en lasten 5

■ Balans: Reserves en fondsen 9

Menno Hoogduin AuditManager, Den Haag, KPMG Accountants N.V.Tel: + 31 70 338 [email protected]

■ Balans: Overige balansposten 10

■ Verslaggevingaspecten 11

4. Bevindingen controle 12

■ Bevindingen interim controle 12■ Bevindingen interim controle 12

■ Overige bevindingen en adviezen 14

■ Intern en extern toezicht 16

5. Overig 17

1© 2014 KPMG Accountants N.V. Alle rechten voorbehouden.

Page 3: Accountants verslag 2013
Page 4: Accountants verslag 2013

1. Samenvatting Belangrijkste bevindingen

Status controle en controleverklaring

■ De controle is afgerond.

■ Wij hebben een goedkeurende controleverklaring verstrekt.

Controle is afgerond, goedkeurende verklaring

Hogere baten en

■ Wij adviseren Terre des Hommes een analyse uit te voeren op de kosten van winkels om na te gaan of sprake is van kosten die tot de verwervingskosten (kostprijs) van verkochte goederen zouden moeten worden gerekend. Dit leidt tot een zuiverder beeld van de werkelijke kostprijs van de verkopen.

Belangrijkste bevindingen

■ De planning en controlcyclus bevat knelpunten. Mogelijkheden tot aanpassingen zullen worden onderzocht.

■ De extra bijdragen van de Nationale Postcode Loterij zijn in overeenstemming met RJ 650 gepresenteerd als baten acties d d T d H il d di i t d R d d

gbestedingen aan doelstellingen, per saldo positief resultaat

Kosten vrijwilligersgroepen zijn

■ Het beheer van nalatenschappen is vanaf eind 2013 uitbesteed. Hiermee samenhangende risico’s zijn voldoende ondervangen.

■ Observaties en adviezen uit eerdere jaren zijn grotendeels opgevolgd. Met betrekking tot zaken die niet zijn opgevolgd achten wij de risico’s gering.

■ Het CBF keur is verlengd onder de voorwaarde dat gevolg wordt derden. Terre des Hommes wil de discussie met de Raad voor de Jaarverslaggeving hierover aangaan omdat management van mening is dat deze extra baten meer kwalificeren dan baten eigen fondsenwerving.

■ Ondanks lagere baten uit nalatenschappen is sprake van een positief resultaat, als gevolg van extra baten NPL en SHO actie voor Syrië.

vrijwilligersgroepen zijn anders toegerekend op basis van schatting management, analyse zal in 2014 worden gedocumenteerd

gegeven aan verbeterpunten. De verbeterpunten hebben betrekking op de verwerking van de baten en lasten uit de MFS II subsidie en presentatie van de kostprijs verkopen.

De baten en lasten van de MFS II subsidie zijn correct verwerkt. In de jaarrekening is een toelichting opgenomen over de bruto verwerking van baten en lasten MFS II. y

■ De bestedingen aan doelstellingen nemen toe door meer beschikbare gelden (NPL en SHO).

■ De MFS II subsidie is bijna volledig gecommitteerd.

■ De kosten van vrijwilligersgroepen zijn dit jaar voor een groter deel toegerekend aan doelstellingen. De nieuwe toerekening is gebaseerd op een schatting door het management maar de

Kosten winkels bevatten mogelijk bestedingen die tot de kostprijs verkoop behoren, analyse zal in 2014 plaatsvinden

De kostprijs van verkopen is van verwaarloosbare omvang. Wij vinden de afwijking van RJ 650 op dit punt daarom niet significant.

gebaseerd op een schatting door het management maar de analyse die hieraan ten grondslag ligt is nog niet gedocumenteerd.

CBF keur is verlengd onder voorwaarden

3© 2014 KPMG Accountants N.V. Alle rechten voorbehouden.

Page 5: Accountants verslag 2013

2. AccountantscontroleScope, aanpak en uitkomsten

De controle is afgerond

Geen resterende

Controleopdracht

De opdracht tot controle van de geconsolideerde jaarrekening is uitgevoerd conform de gemaakte afspraken die zijn vastgelegd in de opdrachtbevestiging van 26 november 2013. Onze controle heeft tot doel het uitbrengen van een onafhankelijk

Controleverschillen

Alle controleverschillen zijn gecorrigeerd.

Gang van zaken tijdens de controle

■ Een aandachtspunt in de planning van onze controle in relatie tot controleverschillen

Goedkeurende controleverklaring

oordeel omtrent de getrouwheid van de geconsolideerde jaarrekening.

Opzet en reikwijdte controle

Onze controle is gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid dat de geconsolideerde jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Niet uitgesloten is dat afwijkingen voorkomen die voor de geconsolideerde jaarrekening als geheel niet van belang

p p gde planning en control cyclus van Terre des Hommes is de rapportagedatum voor het aanleveren van cijfers door de regiokantoren. Deze datum valt in de eerste week van onze controle, waardoor bij aanvang van onze werkzaamheden nog geen sprake is van een volledige concept jaarrekening. Later starten met de accountantscontrole is geen mogelijkheid in verband met de datum van vaststellen van de jaarrekening. Gevolg is dat

Uitgevoerde controles door regiokantoor Indonesië zijn niet altijd zichtbaar in de projectdossiers

zijn.

Ons onderzoek richt zich niet specifiek op het ontdekken van fraude. De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij de Raad van Toezicht en het management van Terre des Hommes. De accountant is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude.

Terre des Hommes beperkte tijd heeft om een jaarrekening op te stellen.Het management herkent het knelpunt en geeft aan de mogelijkheden tot aanpassing te onderzoeken.

■ In december 2013 hebben wij bij Terre des Hommes gemeld dat de extra bijdragen van de Nationale Postcode Loterij, op grond van RJ 650 gepresenteerd moeten als baten uit acties van derden In de

De planning en controlcyclus bevat knelpunten, mogelijkheden tot aanpassingen zullen worden

Status van de controle

Onze controle is afgerond.

Controle in de regio’s

Voor de controle op de kosten in de regio’s steunen wij op de procedures van Terre des Hommes en onze samenwerking met het operational audit team Jaarlijks vergezellen wij het operational audit

650 gepresenteerd moeten als baten uit acties van derden. In de eerste conceptcijfers waren deze baten gepresenteerd als baten eigen fondsenwerving. Dit is besproken met het management en in de definitieve jaarrekening zijn de baten juist gepresenteerd.

Wij zullen samen met Terre des Hommes een andere presentatie van de baten uit acties derden onder de aandacht van de Raad voor de Jaarverslaggeving brengen.aanpassingen zullen worden

onderzocht

Terre des Hommes wil discussie met de RJ starten

operational audit team. Jaarlijks vergezellen wij het operational audit team op een bezoek in een regio. In 2013 hebben wij de operationalaudit in Indonesië bijgewoond. Onze voornaamste bevinding is dat de beheersingsmaatregelen op orde zijn maar dat uitgevoerde controles niet altijd zichtbaar zijn vastgelegd in projectdossiers. Voor details van onze bevindingen verwijzen wij naar ons rapport van 4 februari 2014.

voor de Jaarverslaggeving brengen.

Verder adviseren wij om tijdig met ons in gesprek te gaan, en te blijven, over onderwerpen die van significante invloed zijn op de externe verslaggeving.

Controleverklaring

Wij hebben een goedkeurende controleverklaring verstrekt.

4© 2014 KPMG Accountants N.V. Alle rechten voorbehouden.

over presentatie baten NPLWij hebben een goedkeurende controleverklaring verstrekt.

Page 6: Accountants verslag 2013

3. JaarrekeningStaat van baten en lasten

Per saldo EUR 4,1 miljoen hogere baten door acties SHO en extra bijdragen NPL

Staat van baten en lasten

Werkelijk Begroot WerkelijkEUR 1.000 2013 2013 2012

BatenBaten uit eigen fondsenwerving 10 528 13 250 11 383

Kengetallen

Werkelijk Werkelijk Werkelijk2013 2012 2011

Kosten/baten eigen fondsenwerving 23,3% 23,5% 24,1%Bestedingspercentage baten 85% 87% 93%

Baten eigen fondsenwerving gedaald, vooral nalatenschappen (-/- EUR 1,4 miljoen)

Baten uit eigen fondsenwerving 10.528 13.250 11.383

Baten uit gezamenlijke acties 772 - -

Baten uit acties derden 6.973 2.250 2.250

Subsidies van overheden 8.470 6.568 8.880

Rentebaten en baten uit beleggingen 349 500 419

Overige baten -15 42 28

Som der baten 27.077 22.610 22.960

g p g 85%Bestedingspercentage lasten 85% 82% 79%Kosten beheer en administratie 4% 5,0% 5,5%Eigen bijdrage 68,7% 61% 72%Overhead organisatie 27,5% 32,2% 37,8%Overhead hulpverlening 10,4% 11,6% 11,0%

Bron: Jaarrekening 2013

Door extra bijdragen ook hogere bestedingen

LastenBesteed aan doelstelling

Structurele hulpverlening 17.897 14.000 16.052

Noodhulp en rehabilitatie 1.686 1.000 944

Uitvoeringskosten eigen organisatie

hulpverlening 2.036 2.260 1.965

Positief resultaat Bewustwording/voorlichting 1.322 2.161 1.000

22.941 19.421 19.961

Werving baten Kosten eigen fondsenwerving 2.454 2.327 2.678

Kosten gezamenlijke acties 162 145 142

Kosten acties derden 171 145 72

Kosten verkrijging subsidies van overheden 201 257 300Kosten verkrijging subsidies van overheden 201 257 300

Kosten van beleggingen 29 42 33

3.017 2.916 3.225

Beheer en administratie 1.075 972 1.197

Som der lasten 27.032 23.309 24.383

Jaarresultaat 45 -699 -1.423

5© 2014 KPMG Accountants N.V. Alle rechten voorbehouden.

Bron: Jaarrekening 2013

Page 7: Accountants verslag 2013

3. JaarrekeningStaat van baten en lasten

Baten eigen fondsenwerving dalen met EUR 0,9 miljoen

Baten uit eigen fondsenwerving

De baten uit eigen fondsenwerving bestaan hoofdzakelijk uit vaste bijdragen van donateurs (EUR 4,7 miljoen), nalatenschappen (EUR 1,3 miljoen) en verkoopopbrengsten via de winkels (EUR 2 miljoen). In 2013 zijn minder nalatenschappen ontvangen dan in 2012 (afname

Besteed aan doelstellingen

Door de extra bijdrage van de NPL en de SHO acties is in 2013 meer besteed.

De bestedingen aan noodhulp en rehabilitatie betreffen voornamelijk de noodhulp in de FilippijnenSHO baten EUR 0,7 miljoen,

vooral Syrië actie

Van NPL EUR 4,7 miljoen extra ontvangen

van EUR 1,4 miljoen). In totaal zijn baten uit eigen fondsenwerving met EUR 0,9 miljoen afgenomen.

Baten uit eigen gezamenlijke acties

Dit betreft de bijdragen van de SHO. In 2013 heeft Terre des Hommes bijdragen ontvangen ten behoeve van projecten in Syrië (EUR 49K) en de Filippijnen (EUR 0,7 miljoen). Van deze middelen is EUR 0,6

de noodhulp in de Filippijnen.

Kosten werving baten

Tot vorig jaar werden de kosten van vrijwilligersgroepen vrijwel volledig (94%) toegerekend aan kosten fondsenwerving. Circa 6% werd toegerekend aan kosten voor bewustwording/voorlichting.

Met ingang van 2013 wordt 30% van deze kosten toegerekend aan e t a o t a ge

Grootste deel van MFS II subsidie is gecommitteerd

miljoen in 2013 gecommitteerd. Het nog niet bestede deel is in overeenstemming met de verslaggevingsrichtlijnen opgenomen in een bestemmingsfonds.

Baten uit acties derden

De baten uit acties derden betreffen de bijdragen van de Nationale Postcode Loterij (NPL).

g g gbewustwording/voorlichting. De overweging van het management is dat de eerdere verdeling geen recht doet aan de werkelijke inspanningen die vrijwilligersgroepen verrichten aan voorlichting en bewustwording.

Wij hebben het management geadviseerd zorg te dragen voor een gemotiveerde cijfermatige onderbouwing van de nieuwe verdeling, mede omdat deze verdeling direct effect heeft op de berekening van

Meer bestedingen als gevolg van de extra baten

Andere verdeling van kosten

Naast de reguliere jaarlijkse bijdrage van EUR 2,3 miljoen heeft de NPL in totaal EUR 4,7 miljoen extra verstrekt voor twee specifieke projecten.

Subsidies van overheden

Dit betreft volledig de MFS II subsidie (2011 – 2015). De baten worden in overeenstemming met de verslaggevingsrichtlijnen verantwoord in

mede omdat deze verdeling direct effect heeft op de berekening van het CBF kostenpercentage. Ter vergelijking: op basis van de verdeling vorig jaar zou dit percentage boven de 25% uitkomen.

In 2014 zal de analyse verder worden uitgewerkt en vastgelegd.

gvrijwilligers moet verder worden onderbouwd

in overeenstemming met de verslaggevingsrichtlijnen verantwoord in lijn met de lasten (projectcommitteringen, overmakingen aan alliantiepartners en kosten voor monitoring, coördinatie en overhead). De bestedingen van de alliantie in 2013 liggen in lijn met het budget (lichte overschrijding). Terre des Hommes verwacht dat het resterende budget in 2014 volledig gecommitteerd zal zijn, en dat alle projecten eind 2015 zijn afgerond.

6© 2014 KPMG Accountants N.V. Alle rechten voorbehouden.

Page 8: Accountants verslag 2013

3. JaarrekeningStaat van baten en lasten

Percentages zijn goed en in lijn met vorig jaar

50%60%70%80%90%

100%

Kengetallen

04%

05%

06%

07%

Beheer en administratie

00%10%20%30%40%50%

2010 2011 2012 201300%

01%

02%

03%

2010 2011 2012 2013

■ Kosten/baten eigen fondsenwerving (23,3%, 2012: 23,5%) ■ Bestedingspercentage lasten (85%, 2012: 82%)

Kosten/baten eigen fondsenwervingBestedingspercentage batenBestedingspercentage lasten

Kosten beheer en administratie Norm

Dit kengetal geeft het aandeel weer van de kosten eigen fondsenwerving ten opzichte van de baten eigen fondsenwerving.

Terre des Hommes voldoet aan de CBF norm (maximaal 25% gemiddeld over drie jaar) op basis van toepassing van de nieuwe verdeling van kosten van vrijwilligersgroepen. Wanneer de verdeling van vorig jaar zou zijn toegepast was het percentage voor 2013 it k 25 6%

Dit kengetal geeft de verhouding weer tussen de bestedingen aan de doelstelling en de totale lasten. Terre des Hommes heeft in 2013 een norm van 85% bepaald.

■ Kosten beheer en administratie (4%, 2012: 5%)Dit kengetal geeft aan wat het aandeel van de kosten beheer en administratie is van de totale lasten (inclusief bestedingen aan doelstellingen). Terre des Hommes hanteert intern een norm van2013 uitgekomen op 25,6%.

■ Bestedingspercentage baten (85%, 2012: 87%)Dit kengetal geeft de verhouding weer tussen de bestedingen aan de doelstelling en de totale baten. Terre des Hommes heeft in 2013 een norm van 85% bepaald.

doelstellingen). Terre des Hommes hanteert intern een norm van 5,0%.

7© 2014 KPMG Accountants N.V. Alle rechten voorbehouden.

Page 9: Accountants verslag 2013

3. Jaarrekening Staat van baten en lasten

Terre des Hommes blijft ruim boven de minimale norm voor eigen bijdrage in het kader MFS II

Naast de kengetallen op de vorige pagina, die op grond van de regelgeving verplicht dienen te worden opgenomen in het jaarverslag, vermeldt Terre des Hommes nog drie andere kengetallen.

■ Eigen bijdrage (68,7%, 2012: 61%)Dit kengetal geeft aan hoeveel procent van de totale inkomsten

Gunstige ontwikkeling overheadpercentages

wordt verkregen vanuit bronnen anders dan subsidies van BuZa(MFS alsmede andere subsidies). Door de overheid is een norm gesteld van minimaal 25%. Terre des Hommes voldoet hier ruimschoots aan.

■ Overhead organisatie (27,5%, 2012: 32,2%)Terre des Hommes hanteert dit kengetal ten behoeve van de monitoring van de ontwikkeling van uitvoeringskosten eigenmonitoring van de ontwikkeling van uitvoeringskosten eigen organisatie. Het geeft aan wat het aandeel is van de uitvoeringskosten eigen organisatie ten opzichte van de baten. Terre des Hommes hanteert een norm van 30%.

■ Overhead hulpverlening (10,4%, 2012: 11,6%)Dit kengetal dient ten behoeve van de monitoring van de uitvoeringskosten hulpverlening en wordt berekend door de uitvoeringskosten hulpverlening af te zetten tegen de totale kosten structurele hulpverlening en noodhulp/rehabilitatie. Terre des Hommes hanteert een norm van 10%.

8© 2014 KPMG Accountants N.V. Alle rechten voorbehouden.

Page 10: Accountants verslag 2013

3. Jaarrekening Balans: Reserves en fondsen

Vermogen neemt licht toe door positief resultaat

Bestemmingsreserves

Dit betreft de reserves financiering materiële vaste activa doelstelling en reserve financiering financiële vaste activa. De omvang hiervan is gelijk aan de boekwaarde van deze posten.

Overige reserves

Reserves en fondsenBalans Resultaat Balans

EUR 1.000 31-12-2012 2013 31-12-2013

Continuïteitsreserve 4.000 - 4.000Bestemmingsreserves* 505 -124 381Particulier doneert de

komende vijf jaar EUR 0,1 miljoen in totaal

Overige reserves

Dit betreft de reserve direct beschikbaar voor doelstelling. Een speciaal doel is niet aangewezen voor deze reserve, waardoor geen sprake is van een bestemmingsreserve.

Bestemmingsfondsen

Dit betreft hoofdzakelijk de nog te besteden SHO middelen die voor de * Bestemmingsreserves betreffen door de Raad van Toezicht/ Directie of

Bestemmingsreserves 505 124 381Overige reserves 4.341 -22 4.319Bestemmingsfondsen** 57 190 247Totaal reserves en fondsen 8.903 44 8.947Bron: jaarrekening 2013

j gnoodhulp in de Filippijnen zijn bestemd.

Daarnaast is sprake van twee fondsen op naam, waarvan het New Future Fund nieuw is in 2013. Dit fonds is gevormd als gevolg van een vijfjarige samenwerking met de familie Van Breen. De familie zal jaarlijks een bedrag van EUR 20.000 doneren.

bestuur bestemde reserveringen om tot uitdrukking te brengen welk deel van het besteedbaar vermogen bestemd is voor bijzondere bestedingsdoeleinden.

** Onder de bestemmingsfondsen is opgenomen dat deel van het eigen vermogen dat een beperkte bestedingsmogelijkheid heeft doordat een derde (de gever) deze beperking heeft aangegeven of doordat het geld is ingezameld voor een specifiek doel.

Algemeen

Het eigen vermogen bestaat uit de continuïteitsreserve, bestemmingsreserves, overige reserves en bestemmingsfondsen. Het onderscheid hiertussen is gebaseerd op het doel van aanwending en de herkomst.

ContinuïteitsreserveContinuïteitsreserve

Deze reserve is gevormd als buffer, zodat de activiteiten van Terre des Hommes enige tijd kunnen worden voortgezet bij financiële tegenslagen. De intern gestelde norm voor de omvang van de continuïteitsreserve bedraagt eenmaal de jaarlijkse begrote kosten voor bedrijfsvoering. Dit valt ruim binnen de regels van het CBF, dat een norm van 1,5 keer de kosten voor de organisatiekosten (zijnde k b d ijf i f d i ) h

9© 2014 KPMG Accountants N.V. Alle rechten voorbehouden.

kosten bedrijfsvoering en fondsenwerving) hanteert.

Page 11: Accountants verslag 2013

3. Jaarrekening Balans: Overige balansposten

Kortlopende verplichtingen nemen voornamelijk toe door besteding van de extra bijdragen NPL

Vorderingen

De vorderingen bestaan voornamelijk uit de vordering op de NPL (EUR 2,3 miljoen) en de vordering op het Ministerie van Buitenlandse Zaken (MFS II, EUR 4,5 miljoen). De vordering op de NPL betreft de jaarlijkse bijdrage uit de reguliere trekkingen.

BalansBalans Balans

EUR 1.000 31-12-2013 31-12-2012

Materiële vaste activa bedrijfsvoering 1 383 1 422Langlopende schulden

De post langlopende schulden bestaat volledig uit projectschulden die na meer dan één jaar voldaan moeten worden.

Kortlopende schulden

De kortlopende schulden betreffen voor het merendeel projectschulden

Materiële vaste activa bedrijfsvoering 1.383 1.422Materiële vaste activa doelstelling 378 502Financiële vaste activa doelstelling 4 3Vorderingen 7.903 6.070Liquide middelen 18.687 17.354Totaal activa 28.355 25.351

p p jdie binnen één jaar voldaan moeten worden (EUR 12,6 miljoen). De extra bijdragen van de NPL van EUR 4,7 miljoen zijn in 2013 volledig gecommitteerd. Dit betreft projecten die in 2013 en 2014 worden uitgevoerd. Hierdoor is sprake van een forse toename van de kortlopende verplichtingen.

Reserves en fondsen 8.947 8.903Langlopende schulden 5.866 6.807Kortlopende schulden 13.542 9.641Totaal passiva 28.355 25.351Bron: Jaarrekening 2013

Materiële vaste activa

In 2013 is EUR 136K geïnvesteerd in diverse winkels (inventaris).

De materiële vaste activa doelstelling betreffen de ambulanceboot en hospitaalboot in de Amazone.

Financiële vaste activa

Dit betreft de uitstaande lening in Indonesië inzake microkrediet.

10© 2014 KPMG Accountants N.V. Alle rechten voorbehouden.

Page 12: Accountants verslag 2013

3. Jaarrekening Verslaggevingsaspecten

Bruto presentatie van baten en lasten MFS II is correct

Presentatie

De jaarrekening 2013 is opgesteld overeenkomstig de Richtlijn Verslaggeving Fondsenwervende Instellingen (RJ 650).

Waardering en resultaatbepaling

Kosten winkels

De kosten van winkels worden onderscheiden in kostprijs van goederen en directe kosten. De prijs die (soms) wordt betaald voor goederen wordt tot de kostprijs gerekend. Omdat de meeste goederen om niet worden verkregen is de kostprijs naar verhouding

Analyse van kosten winkels nodig om zuiverder kostprijs te bepalen

De grondslagen voor waardering en resultaatbepaling zijn ongewijzigd ten opzichte van voorgaand jaar.

Toekomstparagraaf

In de bijlage is de vooruitblik naar 2014 opgenomen. Deze informatie zou moeten worden opgenomen als toekomstparagraaf in het jaarverslag.

verwaarloosbaar (EUR 25K).

Alle overige kosten worden gerekend tot de directe kosten. Wij adviseren Terre des Hommes een analyse uit te voeren op de directe kosten om na te gaan of sprake is van hierin betrokken kosten die tot de verwervingskosten (kostprijs) zouden moeten worden gerekend. Dit leidt tot een zuiverder beeld van de werkelijke kostprijs van de verkopenj g

Baten uit subsidies overheden (MFS II)

Als penvoerder van de MFS II alliantie “Child and Development” loopt Terre des Hommes risico over de volledige subsidie, inclusief het deel dat de alliantieleden toekomt. In overeenstemming met de verslaggevingvoorschriften verantwoordt Terre des Hommes de volledige MFS subsidie als bate en worden de overmakingen aan

verkopen.

g galliantieleden als kosten structurele hulpverlening gepresenteerd.

11© 2014 KPMG Accountants N.V. Alle rechten voorbehouden.

Page 13: Accountants verslag 2013

4. Bevindingen controleBevindingen interim controle

Beheer van nalatenschappen uitbesteed

Bevindingen interim controle

Naar aanleiding van onze interim werkzaamheden in oktober 2013 hebben wij de volgende opmerkingen. Deze opmerkingen zijn in oktober 2013 besproken met de directeur en controller.

Nalatenschappen

Superuser

Bevinding 2012: Monitoring op de activiteiten van de superuser vindt niet plaats. Een medewerker die het recht heeft op het gebruikersprofiel superuser heeft de mogelijkheden om aanpassingen in de software en data aan te brengen. Met het profiel van superuser

Bevindingen 2012 deels opgevolgd, resterende risico’s zijn beperkt

Nalatenschappen

Terre des Hommes heeft het beheer van nalatenschappendossiers vanaf november 2013 uitbesteed aan VFI-Nalaten. Er zijn voldoende maatregelen getroffen die waarborgen dat Terre des Hommes inzicht heeft in de dossiers alsmede de volledigheid hiervan.

Zo verlopen alle aanmeldingen via Terre des Hommes, worden de nalatenschappen rechtstreeks op de bankrekening van Terre des

kunnen in de software aangebrachte functiescheidingen worden doorbroken.

Terre des Hommes onderkent dit maar heeft er vanwege het lage risico voor gekozen om prioriteit te geven aan andere verbeterpunten, en opvolging van dit punt op te pakken bij de invoering van het beoogde nieuwe systeem.

nalatenschappen rechtstreeks op de bankrekening van Terre des Hommes ontvangen en zijn de individuele dossiers digitaal in te zien door Terre des Hommes.

Follow-up bevindingen 2012

Wij zijn tijdens de interim-controle nagegaan in hoeverre Terre des Hommes opvolging heeft gegeven aan de bevindingen die wij in 2012 hebben geconstateerd

Opvolging 2013: De status is ongewijzigd. Wij schatten het risico van ongewenste functievermenging in als gering, doordat sprake is van voldoende functiescheiding in het proces rondom het aangaan van verplichtingen en het registreren en betalen daarvan. Wij zullen dit punt volgend jaar niet opnieuw benoemen.

Betaalorganisatiehebben geconstateerd.

Beheer digipas

Bevinding 2012: Het is niet bekend waar de digipas (om de betalingen per bank te autoriseren) van de voormalige controller zich bevindt. Hoewel diverse controls in het proces voorkomen dat sprake is van een risico op onrechtmatige betalingen, adviseren wij het pasbeheer aan te scherpen

Bevinding 2012: In het proces van registreren, controleren en betalen van facturen is sprake van ongewenste functievermenging. Deze is ondervangen met aanvullende handmatige controles. In 2012 zijn deze aanvullende controles verder uitgebreid.

Opvolging 2013: in 2013 is controletechnische functiescheiding aangebracht in het proces van registreren, controleren en betalen van facturenaan te scherpen.

Opvolging 2013: De pinpas is weer terecht en wordt op de afdeling financiële administratie beheerd.

facturen.

12© 2014 KPMG Accountants N.V. Alle rechten voorbehouden.

Page 14: Accountants verslag 2013

4. Bevindingen controleBevindingen interim controle

Interne controle salarissen efficiënter

Bevinding 2012: In het proces van salarismutaties en –betalingen wordt gebruik gemaakt van extracomptabele overzichten voor controledoeleinden. Dit is inefficiënt en de kans op fouten neemt toe.

Bevinding 2013: Wij hebben geconstateerd dat dit proces niet isBevinding 2013: Wij hebben geconstateerd dat dit proces niet is gewijzigd ten opzichte van 2012. Wij schatten de kans op significante fouten gering en zullen dit punt volgend jaar niet opnieuw benoemen.

Pinpasbeheer

Bevinding 2012: De medewerker die is belast met het registreren van de bankafschriften is tevens bevoegd tot het doen van kasopnames. Het risico bestaat dat sprake kan zijn van bankopnames voorHet risico bestaat dat sprake kan zijn van bankopnames voor privédoeleinden en dat deze niet (tijdig) worden gesignaleerd.

Terre des Hommes onderkent het risico maar schat dit laag in. Op basis van andere aanwezige controles en onze bevindingen uit voorgaande jaren schatten wij het risico op een materiële onjuistheid eveneens laag in.

Bevinding 2013: Deze procedure is in 2013 gelijk gebleven tenBevinding 2013: Deze procedure is in 2013 gelijk gebleven ten opzichte van 2012. Wij schatten het risico op significante fouten gering en zullen dit punt volgend jaar niet opnieuw benoemen.

13© 2014 KPMG Accountants N.V. Alle rechten voorbehouden.

Page 15: Accountants verslag 2013

4. Bevindingen controleOverige bevindingen en adviezen

Organisatiestructuur gewijzigd

Overige bevindingen en adviezen

Herstructurering organisatie

In 2013 is de organisatie van Terre des Hommes geherstructureerd met het doel de integrale samenwerking te bevorderen.

Plannen voor integraal ICT systeem

Terre des Hommes is gedurende 2013 aangevangen met de voorbereidingsfase van de implementatie van een integraal ICT-systeem. Het doel is dat alle interne stakeholders (hoofdkantoor, regiokantoren, donateursadministratie, landenkantoren,

Verbetermogelijkheden planning en control cyclus worden onderzocht

Plannen voor integraal ICT

De afdeling marketing en communicatie is gesplitst in een backofficeen een frontoffice afdeling en het Management Team (MT) bestaat uit de directeur en de controller.

Het MT wordt ondersteund door drie coördinatoren van de afdelingen back office, front office en programma’s.

De directeur en de controller hebben door de verkleining van het MT

vrijwilligerswinkels) zijn aangesloten op hetzelfde platform zodat sprake zal zijn van een eenduidige integrale informatievorm. Het ontwerp van het platform zal naar verwachting in 2014 gereed zijn, waarna het gefaseerd zal worden opgeleverd.

Wij raden aan te inventariseren welke huidige beheersmaatregelen buiten de systemen om zijn geïmplementeerd en deze te verankeren in het nieuwe ICT-systeemg

systeem op schema

Andere structuur vrijwilligersgroepen wordt

gmeer verantwoordelijkheden gekregen en hebben meer energie gestoken in de operationele processen. Terre des Hommes ziet 2013 als een transitiejaar en heeft gemeld dat in 2014 de structuur wordt aangepast en het takenpakket van directeur en controller zal worden herzien.

Analyseren planning en controlcyclus

het nieuwe ICT-systeem.

Vrijwilligerswinkels

Terre des Hommes overweegt de structuur inzake de vrijwilligersgroepen anders in te richten. Onderbrengen in een aparte stichting is een optie.

Wij wijzen erop dat het onderbrengen in een aparte stichting niet per overwogen Doordat wij een bepaalde minimale doorlooptijd nodig hebben voor

onze werkzaamheden moeten wij de controle starten op een moment dat de jaarcijfers nog niet volledig zijn.

Het tijdpad tussen opstellen en definitief vaststellen van de jaarrekening is kort. Wij zijn van mening dat als Terre des Hommes iets meer tijd beschikbaar heeft, de kwaliteit van de jaarrekening kan toenemen

definitie betekent dat de jaarcijfers van de vrijwilligersgroepen geen deel meer uitmaken van de jaarrekening van Terre des Hommes.

Het antwoord op de vraag of sprake moet zijn van consolidatie is afhankelijk van factoren als zeggenschap, financiële en organisatorische verbondenheid en het optreden onder gemeenschappelijke naam.

toenemen.

Terre des Hommes is voornemens na te gaan hoe de verschillende fases in het jaarrekeningtraject beter op elkaar kunnen aansluiten.

14© 2014 KPMG Accountants N.V. Alle rechten voorbehouden.

Page 16: Accountants verslag 2013

4. Bevindingen controleOverige bevindingen en adviezen

Geautomatiseerde gegevensverwerking

Bij het beoordelen van de interne risicobeheersings- en controlesystemen heeft tevens een beoordeling plaatsgevonden van de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking voor zover van belang voor de jaarrekeningcontrole.

In het kader van de jaarrekeningcontrole zijn met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking geen aandachtspunten te melden.

15© 2014 KPMG Accountants N.V. Alle rechten voorbehouden.

Page 17: Accountants verslag 2013

4. Bevindingen controleIntern en extern toezicht

CBF keur hernieuwd onder de voorwaarde dat gevolg wordt gegeven aan verbeterpunten

CBF

Audits

In 2013 heeft het CBF een audit uitgevoerd. Terre des Hommes komt opnieuw in aanmerking voor erkenning als Keurmerkhouder, onder de voorwaarde dat tijdig gevolg wordt gegeven aan de verbeterpunten die

Hoewel de constatering juist is merken wij op dat de kostprijs van verwaarloosbare omvang is (EUR 25K) en derhalve geen sprake is van een materiële fout.

Wanneer uit de analyse van de overige kosten van winkels (zie ook pagina 11) blijkt dat een groot deel tot de verwervingskosten kan

Verwerking baten en lasten MFS II subsidie is correct

voorwaarde dat tijdig gevolg wordt gegeven aan de verbeterpunten die het CBF heeft gecommuniceerd in de brief van 18 december 2013.

Op enkele van deze punten gaan wij nader in, omdat dit een directe relatie heeft met onze werkzaamheden.

Verwerking MFS-II subsidie

Terre des Hommes is penvoerder van de alliantie en presenteert de

worden gerekend wordt het effect groter en zullen wij erop aandringen om in de jaarrekening over 2014 de kostprijs anders te presenteren.

Verantwoordingsverklaring

Het CBF vereist een door het bestuur en toezichthoudend orgaan vastgestelde verantwoordingsverklaring inzake de onderstaande punten:

Verwerking kostprijs p p

volledige subsidie als baten. Overmakingen aan de alliantieleden worden als bestedingen verantwoord. Het CBF is van mening dat dit niet correct is en vraagt Terre des Hommes hier nogmaals kritisch naar te kijken en de gekozen wijze van verantwoording bij Terre des Hommes en de alliantiepartners nauwgezet toe te lichten.

De reden voor het bruto verantwoorden van baten en lasten, inclusief de delen die de alliantieleden toekomen is gelegen in het feit dat Terre

■ hoe intern toezicht op bestuurlijke en/of uitvoerende taken is georganiseerd, en hoe daaraan uitvoering wordt gegeven;

■ hoe gewerkt wordt aan een optimale samenstelling van het bestuur en een eventueel toezichthoudend orgaan;

■ hoe het functioneren van directie, bestuurders en eventuele toezichthouders wordt geëvalueerdde delen die de alliantieleden toekomen, is gelegen in het feit dat Terre

des Hommes niet slechts een kassiersfunctie vervult maar risico loopt over de totale subsidie indien één van de partijen in gebreke blijft. Bij aanvang van het MFS II tijdvak hebben wij hierover met onze vaktechnische afdeling overleg gehad. De toegepaste verwerkingswijze is correct. Conform de wens van het CBF is dit in de jaarrekening nu beter toegelicht.

toezichthouders wordt geëvalueerd.

Een samenvatting van deze verklaring dient in het jaarverslag te zijn opgenomen.

Terre des Hommes voldoet aan de door het CBF gestelde eisen en heeft in het jaarverslag een verantwoordingsverklaring opgenomen.

Verwerking verwervingskosten winkels

Het CBF geeft aan dat de verwervingskosten van de winkelverkopen in mindering zouden moeten worden gebracht op de brutowinst, en dat deze nu als kosten eigen fondsenwerving zijn gepresenteerd.

16© 2014 KPMG Accountants N.V. Alle rechten voorbehouden.

Page 18: Accountants verslag 2013

5. Overig

Voldoende aandacht voor fraudebeheersing

Het voorkomen van fraude en naleving wet- en regelgeving

De Directie is primair verantwoordelijk voor het voorkomen van fraude, het naleven van wet- en regelgeving en voor een cultuur van eerlijkheid en integriteit en dient zowel preventieve als repressieve beheersmaatregelen te nemen om de kans op fraude en overtreding

Kwaliteitsborging

KPMG heeft diverse organisatorische maatregelen getroffen om zijn onafhankelijkheid en die van zijn medewerkers te waarborgen. Deze maatregelen omvatten onder meer:

■ KPMG voorschriften en procedures omtrent onafhankelijkheidGeen aanwijzingen voor fraude

KPMG is onafhankelijk

van wet- en regelgeving zo veel mogelijk te beperken. Het is vervolgens de taak van de Raad van Toezicht om vast te stellen in hoeverre de Directie de benodigde beheersmaatregelen heeft genomen om de betrouwbaarheid van de financiële verslaggeving te waarborgen.

Tijdens de controle van de jaarrekening identificeren wij de risico’s met betrekking tot fraude en overtreding van wet- en regelgeving en

■ KPMG-voorschriften en -procedures omtrent onafhankelijkheid. Deze voorschriften voor professioneel gedrag op het gebied van kwaliteit en onafhankelijkheid zijn opgenomen in de KPMG Professional Code. Deze Professional Code geldt voor iedere KPMG’er en wordt steeds geactualiseerd. Op onze website, www.KPMG.nl, treft u de verkorte versie van onze Professional Code aan.

betrekking tot fraude en overtreding van wet- en regelgeving en beoordelen wij de interne beheersmaatregelen die gericht zijn op het voorkomen en signaleren van (materiële) fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving. Voor zover relevant in het kader van de controle van de jaarrekening voeren wij gegevensgerichte controlewerkzaamheden uit. Onze controle is echter niet specifiek gericht op het signaleren van fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving

■ Jaarlijkse bevestiging van onafhankelijkheid door partners, directeuren, KPMG-professionals en ondersteunende stafdiensten.

■ Ciënt- en opdrachtacceptatieprocedures, waaronder een beoordeling of er sprake is van mogelijk conflicterende diensten.

■ Intern en extern kwaliteitsonderzoek.

■ Reviews door partners die niet bij de opdracht betrokken zijn terregelgeving.

Terre des Hommes is zich bewust van frauderisico’s en er is een fraudepreventiebeleid vastgesteld.

Wij hebben gedurende onze werkzaamheden geen aanwijzingen voor fraude geconstateerd.

■ Reviews door partners die niet bij de opdracht betrokken zijn, ter waarborging van een deugdelijk/deskundig oordeel.

Bevestiging onafhankelijke positie

Wij zijn van mening dat wij in relatie tot uw organisatie onafhankelijk hebben gefunctioneerd en dat de objectiviteit van onze oordeelsvorming in het afgelopen jaar niet is aangetast.

17© 2014 KPMG Accountants N.V. Alle rechten voorbehouden.

Page 19: Accountants verslag 2013

© 2014 KPMG Accountants N.V., ingeschreven bij het handelsregister in Nederland onder nummer 33263683, is een dochtermaatschappij van KPMG Europe LLP en lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG International Cooperative (‘KPMG International’), een Zwitserse entiteit. Alle rechten voorbehouden. De naam KPMG het logo en ‘cutting through complexity’ zijn geregistreerdeDe naam KPMG, het logo en cutting through complexity zijn geregistreerde merken van KPMG International.