“Must haves” in het jaarplan functioneel beheer

Wie schrijft, die blijft. Hebben jij en jouw

team de grote lijnen voor het komende jaar

al beschreven?

In deze blog geef ik aan waarom het

belangrijk is om een goed jaarplan

Functioneel Beheer te maken. En waarom

het bij overheidsorganisaties dit jaar extra

belangrijk is.

Aan het eind van dit blog vind je een

checklist om je te helpen bij het opzetten van

het jaarplan FB.

Het nut

Mensen vragen zich wel eens af of een jaarplan überhaupt nut heeft. Is het niet erg veel

moeite voor een jaarlijks dansje om budget en verdwijnt het plan vervolgens snel in het

ladeblok? Kun je het echt toegevoegde waarde laten hebben voor (het realiseren van) jouw

doelstellingen?

Een goed opgezet jaarplan vergroot de zichtbaarheid, creëert draagvlak voor de functioneel

beheer werkzaamheden in het betreffende jaar, en helpt deze te plannen, effectief en

efficiënt uit te voeren en beter bestuurbaar te maken.

Het jaarplan geeft ten minste antwoord op de volgende vragen:

Welke werkzaamheden worden voor welke informatievoorziening uitgevoerd?

Hoeveel resources zijn hiervoor nodig?

Welke kosten dienen hiervoor te worden begroot?

Wat is de delta met voorgaande jaren en waarom?

Met het jaarplan kan effectief met de opdrachtgevende gebruikersorganisatie worden

gecommuniceerd, waardoor deze functioneel beheer gaat (her-)kennen als partner in het

optimaliseren van het “operating model”. Het leveren van een significante bijdrage aan de

operationele (slag)kracht van de business staat centraal.

Extra toegevoegde waarde voor de overheid

In het kader van het programma compacte rijksdienst (richten) is de dialoog over

centralisatie en concentratie van functioneel beheer en informatiemanagement in volle

omvang losgebarsten, zoals blijkt uit de diverse reorganisatieplannen en inrichtingsplannen

voor functioneel beheer en informatiemanagement (inrichten).

Het is essentieel om deze dialoog nu te gaan voeden met inhoudelijke argumenten

(verrichten). De punten uit het jaarplan kunnen sterk beïnvloed worden door de mate waarin

de organisatie aan verandering onderhevig is. Het is zelfs een middel om deze verandering

in organisatie te helpen vormgeven..

Definities:

Centraal Functioneel Beheer – vanuit een centraal punt wordt beleid gemaakt en op

de uitvoering gestuurd. Het gaat hier met name om de zeggenschap en

verantwoordelijkheden

Decentraal Functioneel Beheer – ieder heeft voor eigen belangen eigen

zeggenschap over het beleid en uitvoering van functioneel beheer

Geconcentreerd Functioneel Beheer – met zowel centraal als decentraal beleid

kunnen bepaalde functioneel beheer taken geconcentreerd worden uitgevoerd als dit

effectiever en efficiënter blijkt.

Gedeconcentreerd Functioneel Beheer – zowel voor decentraal en centraal beleid

kunnen bepaalde functioneel beheer taken, nabij de business, worden uitgevoerd.

“Must haves”

Wat staat er dan eigenlijk in zo’n jaarplan functioneel beheer? Voor wie schrijf je het? Wat ga

je ermee doen gedurende het jaar? Onderstaand een 4-tal aspecten die in het jaarplan niet

mogen ontbreken.

1. Uitvoering Functioneel beheer

Dit betreft werkzaamheden, inclusief de volumes (kosten), waarvoor functioneel

beheer verantwoordelijk is. Veelal gaat het hier om de uitvoerende werkzaamheden

van functioneel beheer.

2. Leveren capaciteit aan derden (business, projecten, applicatiebeheer, technisch

beheer)

Uitlenen van functioneel beheerders. Omdat functioneel beheerders veel kennis

hebben van de bedrijfsprocessen en de huidige informatievoorziening zijn ze

onmisbaar in de definitie, realisatie, validatie en implementatie van wijzigingen in

zowel de bedrijfsprocessen als de informatievoorziening.

3. Verzorgen management informatie

Om de business te kunnen sturen vraagt het management om rapportages.

Functioneel beheerders bezitten vanuit hun reguliere werkzaamheden veel inzicht in

het gebruik van de informatievoorziening en verzamelen de requirements,

ontwikkelen en leveren de rapportages.

4. Prestatievermogen Functioneel Beheer(ders)

Functioneel beheer is een jong vakgebied en nog volop in ontwikkeling. Welke

vakontwikkeling, verbeteringen in de werkprocessen en persoonlijke ontwikkeling is

er nodig om het vereiste prestatieniveau te kunnen halen? Welke activiteiten ten

behoeve van centralisatie en/of concentratie dienen te worden ondersteund?

Voor de Manager Functioneel Beheer is het de uitdaging met beschikbare budgetten de

bovenstaande rubrieken goed in balans te krijgen en prioriteiten te stellen en keuzes te

maken. Het jaarplan is hiervoor het uitgelezen middel.

Checklist

Voor de realisatie van het jaarplan functioneel beheer hebben we een checklist ontwikkeld,

gebaseerd op de ervaringen van diverse overheidsorganisaties. Er is bij diverse

overheidsorganisaties al veel ervaring op het gebied van jaarplanning. Niet alleen in het

schrijven van het jaarplan zelf, maar ook om een professionele jaarplancyclus te definiëren

en uit te voeren. Al deze ervaringen zijn gebundeld in deze checklist.

Ga je starten met het schrijven van een jaarplan functioneel beheer?

Ben je benieuwd of en waar jouw jaarplan nog verdieping en/of verbreding behoeft?

Download dan hieronder de checklist:

Auteur: Jeroen Eijskoot