Wat kunnen we leren van de initiatieven en pilots met HNWbij de Rijksoverheid

Open borrel, 5 juli 2010

Het Nieuwe Werken bij de Rijksoverheid

Twitteren? Gebruik #HNWRO

Marcel Bijlsma - NOVAY - Marcel.Bijlsma@novay.nl - 06 51 51 41 35Nicole de Koning - TNO-ICT - Nicole.DeKoning@tno.nl - 06 51 55 84 44

Wat we vandaag presenteren

2

Geen receptuur“zó pak je HNW goed aan”

Wel een inventarisatie van doelstellingen, benaderingen, zelf-evaluaties, en geleerde lessen door HNW initiatiefnemers

3

De agenda van vanmiddag

Introductie

15:15 – 16:00

16:00 – 16:45

16:45 – 17:00

Borrelen

Plenaire terugkoppeling

Informatief deel: HNW onderzoek

Interactief deel

4

Informatief deel: HNW onderzoek- De context van het onderzoek- Eerste resultaten

5

HNW onderzoek: aanleiding en vraagstelling

Binnen de Rijksoverheid is een rijk scala aan experimenten op het gebied van HNW in gang gezet. Om lessen uit de praktijk te kunnen vertalen naar aanbevelingen voor de toekomst wil het ministerie van BZK antwoorden op de volgende vragen:

Wat kunnen we leren van de initiatieven en pilots met HNW bij de Rijksoverheid?

Wat werkt wel en wat werkt niet om de Rijksoverheid ‘slimmer’ te laten werken? Daarbij gaat het vooral om de mate waarin en de wijze waarop nieuwe technologieën en nieuw instrumentarium inwerken op het gedrag van medewerkers en hun leidinggevenden.

6

HNW onderzoek: aanpak en resultaten

Landschap van initiatieven

Leren door

ervaringen te delen

Onderzoeken door

drill-down

Good practice,Succesfactoren,Aanbevelingen

a.d.h.v.TemplatesInterviews

Deskresearch

HNW voor de Rijksoverheid: geleerde lessen

7

Landschap Het Nieuwe Werken bij de Rijksoverheid

Het Nieuwe Werken in het vizier: waar ligt de nadruk

Het DNA: verschillende initiatieven gekarakteriseerd

Het Nieuwe Werken in kernbegrippen

De doelkaart: waar richten initiatieven zich op?

Het Nieuwe Werken Model: van middelen naar werkprestaties

© m

aart

201

0vo

or m

eer

info

rmat

ie M

ildo.

Stad

en@

min

bzk.

nlM

arce

l.Bijl

sma@

nova

y.nl

Nic

ole.

deKo

ning

@tn

o.nl

8

HNW onderzoek: landkaart

9

HNW onderzoek: model

10

HNW onderzoek: landkaart

11

HNW onderzoek: landkaart

12

HNW onderzoek: landkaart

De eerste indrukken over impact

Veel (diversiteit in) initiatieven!

Uptake is groot, vooral bij bottom-up initiatieven inktvlekwerking; mensen nodigen elkaar persoonlijk uit enthousiasme; mensen overtuigen elkaar met goede ervaringen

Veel behoefte om concrete leerervaringen meer te delen

Focus op: Tijd- en plaatsonafhankelijk werken Sociale media

Weinig initiatieven gericht op empowerment Tegenvoorbeeld: nieuwe vorm voor functioneringsgesprek

Middelen Veelal nadruk op ICT en fysiek infrastructuur (huisvesting) Minder aandacht voor organisatie, cultuur, en HRM

Prestaties: de impact wordt nog weinig gemeten Er wordt veel geëxperimenteerd, maar wordt er ook veel geleerd?

13

Wat zijn van tevoren de verwachtingen?

Vaak geen expliciete verwachtingen en ook geen expliciete doelstellingen, zeker bij bottom-up initiatieven

Expliciet gehoorde verwachtingen:1. Kostenreductie (door opheffen van werkplekken)2. Beter samenwerken (digitale samenwerkruimtes, wiki’s)3. Meer collega’s leren kennen (Yammer)4. Aantrekkelijkere werkgever worden voor jong talent5. Zelf ervaring opdoen om anderen deskundiger te kunnen adviseren6. Binding met maatschappelijke omgeving (burgers, instituten) versterken7. Beleidsontwikkeling versnellen (Yammer)

14

In hoeverre komen de verwachtingen uit? (1/2)

Er wordt weinig diepgaand geëvalueerd De uitkomsten worden relatief weinig ‘hard’ gemeten

Maar: hoeft niet altijd cijfermatig, het kan even goed kwalitatief

1. Kostenreductie opheffen werkplekken leidt tot ‘gemakkelijke’ kostenreductie, echter: ook sprake van productiviteitsverlies en kostenverschuiving van

organisatie naar medewerker

2. Beter samenwerken veel positieve ervaringen bij ‘democratische’ HNW middelen is een coördinator heel belangrijk laagdrempelige ICT en goede ondersteuning zijn voorwaarde voor succes

3. Meer collega’s leren kennen (Yammer) werkt goed omdat collega’s elkaar persoonlijk uitnodigen; inktvlekwerking perceptie is dat je zo inderdaad meer collega’s leert kennen

“Je leert mensen kennen die je anders nooit zou zijn tegengekomen.”

15

In hoeverre komen de verwachtingen uit? (2/2)

4. Aantrekkelijkere werkgever worden voor jong talent geen uitkomsten over bekend

5. Zelf ervaring opdoen om anderen te kunnen adviseren zelf ervaren is waardevol om anderen deskundig te kunnen adviseren

6. Binding met maatschappelijke omgeving (instituten, burgers) versterken

eerste resultaten zijn bemoedigend

7. Beleidsontwikkeling versnellen een veilige omgeving is belangrijk “Je kunt makkelijk een idee in de groep gooien en er komt feedback uit

onverwachte hoek.”

Implicaties Medewerkers

Werkdruk Aandacht voor werkdruk is erg belangrijk

Medewerkers kunnen nu altijd en overal werken en schieten dan nog wel eens door

Minder zicht op collega’s maakt het lastiger om dit in de gaten te hebben Medewerkers voelen extra druk; ze willen de HNW tools gebruiken maar

komen er niet aan toe

Web 2.0 tools hebben de belofte dat je er efficiënter door kunt werken, maar medewerkers moeten er wel tijd en moeite in kunnen investeren

Faciliteer medewerkers in het leren gebruiken van tools en het vinden van effectieve werkwijzes

Informatie overload vooralsnog niet specifiek benoemd

17

Implicaties Leidinggevenden

HNW vraagt van een duidelijk commitment van leidinggevenden Leidinggevenden kunnen een belangrijke rol spelen in het uitdragen van de

visie achter HNW

Practice what you preach: leidinggevenden moeten zelf meedoen zelf Twitteren, zelf ook geen vaste werkplek meer, …

Sturen op resultaat i.p.v. op aanwezigheid is niet voor alle leidinggevenden eenvoudig

Lijkt met name te spelen voor het middenmanagement?

Leidinggevenden moeten ruimte creëren bij medewerkers om te experimenteren

‘gedeclareerd experimenteren’

18

Implicaties tools

Inktvlekwerking van Yammer enthousiasme van collega’s, laagdrempelig gebruik, en persoonlijke

uitnodiging leiden tot spontane uptake wordt versterkt door beschikbaarheid van mobiele applicatie

Veilige omgeving van Yammer veilig = afgeschermd en vertrouwd “Maakt dingen bespreekbaar die anders niet besproken zouden worden.”

19

Kansrijke strategieën

Richt je op de middengroep “20% is sowieso tegen en 20% is kritiekloos vóór.”

Kies een combinatie van bottom-up en top-down bottom-up initiatieven hebben top-down sturing nodig voor blijvend

resultaat

Communiceren, communiceren, communiceren maar niet over een verandering die voorlopig nog niet gaat plaatsvinden

Laat het mensen zélf ervaren, een presentatie is niet overtuigend “Een bezoek aan de Hoftoren is niet voldoende.”

Help mensen op weg “Ook voor intelligente mensen is het handig wanneer iemand hen op weg

helpt”

20

21

Interactief deel- Ervaringen uitwisselen a.d.h.v. thematafels- Twee rondes van 20 minuten. 6 personen per tafel

Aan de slag aan de tafels!

Herken je de succes-/faalfactor?

Kun je voorbeelden geven uit de praktijk?   Hoe ben je ermee omgegaan?

22

Werkprestaties: productiviteit

23

Productiviteitsverlies

Lessen- Grijp HNW niet ondoordacht aan voor besparing van kosten. Bespaarde kosten kunnen elders terugkomen als productiviteitsverlies. “Omdat we te weinig flexplekken hebben moet ik noodgedwongen uitwijken naar andere lokaties en kost het veel meer moeite om collega’s te vinden.”

- Besparing voor de één is vaak productiviteitsverlies voor de ander. “Ik ben nu veel tijd kwijt aan zelf problemen moeten oplossen.”

- Geef een deel van de besparing terug als investering in persoonlijke effectiviteit (ICT faciliteiten op maat, training, aantrekkelijk kantoor met voldoende flexplekken, persoonsbudget, tijd om je HNW eigen te maken)“Geef begeleiding, ook aan intelligente mensen.”“Bouw tijd in om te bepalen wat de beste applicaties voor jou zijn; hoe je ze gebruikt, hoe je met elkaar samenwerkt.”“ HNW maakt het extra lastig om nieuwe mensen in te werken.”

- Zorg voor laagdrempelige toegang op afstand.“Ik kan met mijn laptop niet bij documenten in de beveiligde Rijksomgeving.”

Faal factor 1

Wrap-up

24

Next steps

Onderzoek door drill down en “little bees”

HNW bij de Rijksoverheid: Geleerde lessen on-line zetten. Levende discussie

25