Mitros Inkoopbeleidsplan 2014-2018 · afspraken met onze leveranciers, nog niet altijd...
34
- 1 - Mitros Inkoopbeleidsplan 2014-2018 Ron Sierink Inkoper Strategie en Advies Juli 2014
Transcript of Mitros Inkoopbeleidsplan 2014-2018 · afspraken met onze leveranciers, nog niet altijd...
- 1 -
Mitros
Inkoopbeleidsplan 2014-2018
Ron Sierink Inkoper Strategie en Advies Juli 2014
- 2 -
Inhoudsopgave
1. INLEIDING ..................................................................................................................................... 4
1.1. DEFINITIES ................................................................................................................................. 4 1.2. SAMENVATTING PRINCIPES EN UITGANGSPUNTEN – TERUGBLIK, HUIDIGE SITUATIE, TOEKOMSTVISIE ........................................................................................................................................ 5
1.3 SAMENVATTING RICHTLIJNEN INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID ...... 7
2. MISSIE EN VISIE VOOR INKOOP BINNEN MITROS ...............................................10
2.1. MISSIE VOOR INKOOP BINNEN MITROS ...................................................................................10 2.2. VISIE VOOR INKOOP BINNEN MITROS .....................................................................................10 2.3. VERTALING NAAR INKOOPBELEID EN ONTWIKKELINGEN DAARIN ...........................................11
3. RANDVOORWAARDEN VOOR INKOOP BINNEN MITROS ....................................12
3.1. ETHISCHE RANDVOORWAARDEN ..............................................................................................12 3.1.1. Integriteit ......................................................................................................................12 3.1.2. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) .................................................12
3.2. INKOOPVOORWAARDEN .............................................................................................................13
4 DOELSTELLING EN UITWERKING INKOOPBELEID ................................................13
4.1. DOELSTELLING EN BELEID T.A.V. INTERNE BEDRIJFSVOERING ............................................14 4.2. DOELSTELLING EN BELEID T.A.V. PROJECTEN .........................................................................15 4.3. DOELSTELLING EN BELEID T.A.V. ONDERHOUDSPROCES ......................................................17
5 INKOOPSAMENWERKING .....................................................................................................19
6 SYSTEMEN EN INSTRUMENTEN .........................................................................................20
6.1 FINANCIËLE INKOOPINFORMATIE ....................................................................................................20 6.2 ONDERSTEUNING VAN HET GEHELE INKOOPPROCES ...............................................................20 6.3 LONGLISTBEHEER ......................................................................................................................20 6.4 CONTRACTBEHEER .....................................................................................................................21 6.5 INTERNE EN EXTERNE COMMUNICATIE .....................................................................................21
BIJLAGE 1 22 Handelingskader Opdrachtgeverschap Woningcorporaties 25
BIJLAGE 2 ................................................................................................................................................25
INRICHTING EN PLAATS VAN DE INKOOPFUNCTIE .......................................................25
HET RACEWAGENMODEL ..........................................................................................................................25 HET INKOOPVOLWASSENHEIDSMODEL ...................................................................................................27
BIJLAGE 3 ................................................................................................................................................28
HET INKOOPPROCES; MOGELIJKHEDEN EN RISICO’S ..................................................28
1. SPECIFICEREN ................................................................................................................................28 2. SELECTEREN ...................................................................................................................................29 3. GUNNEN EN CONTRACTEREN .........................................................................................................29 4. BEOORDELEN ..................................................................................................................................29
DE INKOOPPORTFOLIOMATRIX VAN KRALJIC ..................................................................30
- 3 -
BIJLAGE 4 ................................................................................................................................................31
HET AANBESTEDINGSPROCES .....................................................................................................31
1. UITGANGSPUNTEN ..........................................................................................................................31 2. UITWERKING ...................................................................................................................................31 3. VASTLEGGING/ROL VAN AANBESTEDINGSDOSSIER .....................................................................34
Bijlage 1: Handelingskader Opdrachtgeverschap Woningcorporaties
Bijlage 2: inrichting en plaats van de inkoopfunctie en bijbehorende inkoopmodellen
Bijlage 3: het inkoopproces, mogelijkheden en risico’s
Bijlage 4: het aanbestedingsproces
- 4 -
1. Inleiding Jaarlijks koopt Mitros voor vele tientallen miljoenen euro’s aan goederen, maar vooral
diensten en werken in bij derden. Als maatschappelijke onderneming met een stevige
volkshuisvestelijke opgave heeft Mitros daarin als inkopende en aanbestedende partij
een bijzondere verantwoordelijkheid waar het gaat om het verenigen van
maatschappelijk en bedrijfsmatig opdrachtgeverschap.
In 2009 is het eerste inkoopbeleid voor Mitros vastgesteld en gepubliceerd. Er is sinds
die tijd hard gewerkt aan het verder professionaliseren van de inkoopfunctie binnen
Mitros. De daarin genomen stappen en het daarmee getoonde leiderschap hebben
onlangs geleid tot het (als een van de eerste corporaties in de sector) ondertekenen
van het door Aedes opgestelde “Handelingskader Opdrachtgeverschap” ( bijlage 1).
Maar er blijven voldoende uitdagingen over, te meer daar er sinds 2009 de nodige
ontwikkelingen zijn geweest (zoals de economische crisis in de hele bouwkolom, de
transitie van Mitros, de verhuurdersheffing) welke een stevige impact hebben op onze
organisatie en financiële huishouding.
Deze actualisatie van het inkoop- en aanbestedingsbeleid wil daarmee vooral
voortbouwen op hetgeen is bereikt en een aanzet geven tot verdere verbetering.
Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid beschrijft enerzijds op basis van de
ondernemingsplan van Mitros ‘Welkom Thuis”’ de ethische, juridische en economische
kaders waarbinnen de inkoopfunctie binnen Mitros wordt uitgevoerd. Anderzijds wordt
de inkoopvolwassenheid belicht aan de hand van de inrichting van de inkoopfunctie.
Belangrijke kernbegrippen binnen de gedefinieerde kaders zijn maatschappelijke
verantwoordelijkheid, uniformiteit, transparantie, integriteit, efficiency en effectiviteit.
Dit zijn begrippen die niet alleen intern bij Mitros hoog op de agenda staan. Zowel
corporatiebreed als op het niveau van de landelijke politiek staat de doelmatigheid en
rechtmatigheid van de inzet van middelen bij woningcorporaties hoog op de agenda.
Dit uiteraard vanuit onze specifieke maatschappelijke verantwoordelijkheid
Jaarlijks wordt een inkoopactieplan opgesteld waarin speerpunten voor dat jaar
worden benoemd. Met de betreffende verantwoordelijken binnen Mitros wordt dit plan
afgestemd en vastgesteld door de directie. Over de resultaten van het plan wordt na
afloop van het jaar, in de 1e kwartaalrapportage, aan directie gerapporteerd.
1.1. Definities Onder inkoop wordt verstaan:
het van externe bronnen betrekken van goederen, diensten en werken die nodig zijn
voor de bedrijfsuitoefening. In feite betreft dit dus alle handelingen binnen de
organisatie die facturen tot gevolg hebben.
Onder aanbesteding wordt verstaan:
het proces dat voorafgaat aan en leidt tot het verstrekken van een opdracht aan een
derde voor uitvoering van werken, diensten en leveringen.
Het voorliggende inkoop- en aanbestedingsbeleid is van toepassing op alle
bedrijfsonderdelen van Mitros.
- 5 -
1.2. Samenvatting principes en uitgangspunten – terugblik, huidige situatie, toekomstvisie
Sinds het verschijnen van het vorige inkoopbeleid is er bijna 5 jaar verstreken. In de
afgelopen periode zijn op basis van het medio 2009 vastgestelde inkoopbeleid, stevige
stappen genomen om de inkoopprofessionaliteit van Mitros te vergroten. Dat is gebeurd vanuit
het inkoop coördinatie model met een steeds duidelijker rolverdeling tussen de inkoper (vanuit
zijn centrale adviserende positie) en de verschillende afdelingen welke de feitelijke inkoop
uitvoeren. Met name op het gebied van de vastgoed gerelateerde inkoop zijn zodanige
stappen gezet dat de rol van de inkoper daardoor, op natuurlijke wijze, steeds meer is
verschoven van control naar advies. In de transitie is de inkoper dan ook (logischerwijs) van
Finance & Control naar Strategie & Advies gegaan. In de nieuw beschreven primaire processen
van Mitros, is de rol en de positie van de inkoper helder neergezet; als adviseur en in het
begin van het proces.
Naast concrete inkoopresultaten bij projecten heeft het bovenstaande de afgelopen periode
ook geleid tot meer uniformiteit en zichtbaarheid als 1 Mitros naar onze leveranciers.
Dat betekent niet dat we er al zijn. Onze sector en “de wereld om ons heen” is meer in
beweging dan ooit en dat heeft ook invloed op ons als organisatie en wat wij van onze
leveranciers verwachten. We hebben te maken met mondiger huurders, met bouwbedrijven
die vechten voor hun bestaan en corporaties die in de schijnwerpers staan en beschikken over
minder middelen dan voorheen. Juist omdat veel van wat we voor onze huurders doen door
leveranciers wordt gerealiseerd, is het van belang hen daar in mee te nemen. Mitros staat
meer dan ooit voor de opgave om ons opdrachtgeverschap te professionaliseren en dat te
doen op een rechtmatige EN doelmatige wijze. In de bouw bestaande (of eerder: vertrouwde)
bouworganisatie- en aanbestedingsvormen worden onder druk van de economische crisis, die
ons allemaal treft, kritisch tegen het licht gehouden. En er worden (ook vanuit de landelijke
politiek) vragen gesteld “waar wij als corporatie nu eigenlijk voor zijn”.
Het ondernemingsplan van Mitros, “Welkom Thuis”, geeft op die laatste vraag een duidelijk
antwoord. En door de (na de transitie) heringerichte organisatiestructuur EN primaire
processen geeft Mitros een eerste invulling aan deze veranderingen Tegelijkertijd realiseert
Mitros zich dat het optimaliseren van de primaire processen sec, zowel intern als in de
afspraken met onze leveranciers, nog niet altijd optimalisatie in integrale zin betekent. Soms
komen ze met elkaar in botsing en zorgen daarmee (onbedoeld) voor sub optimalisatie van
onze ondernemingsdoelstellingen op langere termijn op gebied van kostenbeheersing,
huurderstevredenheid, duurzame vastgoedkwaliteit en risicobeheersing.
Vanuit deze constateringen is dit vernieuwde inkoopbeleid opgezet. Niet alles wat eerder is
vastgesteld, hoeft daarbij te veranderen. De kunst is (ook hier) dat wat goed is en goed werkt,
te behouden. Maar in de beschreven situatie is het meer dan ooit zaak om, met gezond
verstand, continue alert te zijn op en actief te werken aan verbeteringen waar deze zich
voordoen. Bij Mitros zelf en/of bij onze leveranciers, vanuit het gegeven dat we met minder
financiële middelen en een slankere organisatie, een nog steeds stevige onderhoudsopgave en
ambitie hebben.
Er liggen hier twee belangrijke kansen (die ook met elkaar zijn te combineren en elkaar
daarmee kunnen versterken):
1. Opdrachtgeverschap vanuit vastgoed typologieën. De bouw is van ouds her project
gestuurd en zowel opdrachtgevers als opdrachtnemers zijn zo georganiseerd. Daarbij
wordt bij elk project telkens van voren af aan begonnen. De situatie als beschreven in
de samenvatting heeft gemaakt dat we ons in de hele bouwkolom zijn gaan afvragen
- 6 -
of dat niet efficiënter kan. Het denken en werken vanuit vastgoed typologieën en het
organiseren van project overschrijdend leren zijn reacties hierop. Op deze wijze
kunnen renovaties beter, sneller en goedkoper worden uitgevoerd met een betere
output-/prijsverhouding voor Mitros en een betere prijs-/kostenverhouding voor de
markt. Door telkens de behaalde situatie als uitgangspunt te gebruiken voor het
vervolg en deze telkens opnieuw op competitieve wijze in de markt te zetten, leidt dit
tot een hogere effectiviteit door leren en een hogere efficiëntie door repeteren, binnen
de kernwaarden van ons inkoopbeleid.
2. Opdrachtgeverschap op een andere manier:
- Op basis van functionele specificaties waarbij Mitros de markt uitdaagt om
verantwoordelijkheid te nemen voor hun eigen oplossing vanuit het door ons
bepaalde kader
- Door resultaatgericht samen te werken met opdrachtnemers op basis van
aantoonbare en meetbare prestaties (zie bijlage 4)
- Door uit te gaan van proces- en kostenbeheersing op langere termijn (uitgaande
van Life Cycle en TCO i.p.v. project voor project en beheer apart van investering)
- Door te verkennen onder welke condities langere termijn samenwerking kan
bijdragen aan onze (langere termijn) ondernemingsdoelstellingen
Een veranderingsproces dus, niet alleen in bouworganisatie- en aanbestedingsvorm, maar
vooral ook in onze werkwijze en cultuur. De kunst van het (durven) loslaten, integraal
denken en handelen, wederzijdse openheid, het vertrouwen uitspreken naar de markt,
maar tegelijkertijd de kennis en kunde in huis hebben of ontwikkelen om de regierol te
houden, is een veranderingstraject dat goed begeleid moet worden. Deze update van ons
inkoopbeleid sluit op deze beweging en verandering aan.
- 7 -
1. 3 Samenvatting richtlijnen inkoop- en aanbestedingsbeleid
Alle diensten (en materialen) die wij inkopen laten zich in 3 categorieën vatten. Inkoop ten
behoeve van:
1. de interne bedrijfsvoering (met name door ICT/Facility)
2. Bouwkundige projecten (sloop, nieuwbouw, groot en planmatig onderhoud)
3. het onderhoudsproces (dagelijks, mutatie, vastgoedcontracten)
In hoofdstuk 4 wordt hier meer in detail op ingegaan. Belangrijke uitgangspunten van het
inkoopbeleid zijn::
1. Er is in de inkoop ten behoeve van bouwkundige projecten een onderscheid te maken
tussen bouworganisatievormen en aanbestedingsvormen. In figuur 2 en 3 zijn deze
schematisch naast elkaar gezet. Mitros hanteert de volgende 2 aanbestedingsvormen:
- meervoudig onderhands
- enkelvoudig (1 op 1 aanbesteding)
Beide aanbestedingsvormen kunnen op basis van door Mitros omschreven
maatregelen (bestek) als vanuit functionele specificatie worden toegepast.
2. De te kiezen aanbestedingsvorm is hard gekoppeld aan 1 (financieel) criterium,
namelijk het drempelbedrag. In de praktijk zien we dat er meerdere criteria kunnen
zijn om voor een bepaalde aanbestedingsvorm te kiezen. Het woord “richtlijn” geeft
afdoende aan dat er soms situaties denkbaar zijn waarin, met gezond verstand, van
“de lijn” wordt afgeweken. De positie en rol van zowel de inkopende afdeling als de
inkoper is, met inachtneming van onze kernvoorwaarden, geborgd in onze primaire
processen. Indien wordt afgeweken van de richtlijn dient altijd advies te worden
ingewonnen bij de Inkoper. Dit advies dient vervolgens te worden opgenomen in de
stukken die ter besluitvorming aan afdeling en/of directie worden voorgelegd.
Uiteindelijk besluit de directie.
- 8 -
Onderstaand wordt per categorie aangegeven welke wijze van aanbesteding is toegestaan en
welke rol de afdeling en de inkoper hierbij vervullen.
1. Interne bedrijfsvoering
De opdrachtgeversverantwoordelijkheid ligt hier bij de betreffende afdelingen van
Mitros (ICT/Facility/P&O).
Rol inkoper hier vooral kader stellend (contractvorm, voorwaarden), kader bewakend
(longlistleveranciers, contracttermijnen) en adviserend vanuit zijn centrale positie.
Drempelbedrag ex
BTW
Wijze van
aanbesteding
(richtlijn)
Taak afdeling Taak Inkoper
< € 25.000,-- enkelvoudig
toegestaan
eigen verantwoordelijkheid
€ 25.000,-- - €
100.000,--
meervoudig meldingsplicht bij inkoper adviesmogelijkheid
> € 100.000,-- meervoudig meldingsplicht bij inkoper adviesplicht
Figuur 1
2. Projecten (sloop/nieuwbouw, groot onderhoud, planmatig onderhoud)
De opdrachtgeversverantwoordelijkheid ligt hier bij de projectleider c.q. –team.
Rol inkoper hier vooral adviserend vanuit zijn centrale positie en vastgelegde rol in de
primaire processen.
In het onderstaande schema staat de rol van de opdrachtgever c.q. –nemer en op de
verschillende fases van het bouwproces per bouworganisatievorm:
Figuur 2
Elke vorm heeft zijn voor- en nadelen en dient daarom bewust gekozen te worden.
Bouworganisatievormen op een rij
Bouwfase Initiatief Ontwerp Bouw Beheer
Traditioneel/bestek Bouwteam (direct enkelvoudig, OF vanuit meervoudige start)
Geïntegreerd
Ketensamenwerking
vooral opdrachtgever
vooral opdrachtnemer
- 9 -
Hoe complexer de opgave waarvoor Mitros staat, hoe groter de inhoudelijke rol van de
opdrachtnemer en hoe eerder deze in het inkoop- en aanbestedingsproces betrokken dient te
worden om verantwoordelijkheid te kunnen nemen voor deze inhoudelijke rol.
Mitros hanteert het uitgangspunt dat elke bouworganisatievorm kan worden aanbesteed op
verschillende manieren. Voor projecten geldt de volgende richtlijn:
Drempelbedrag ex BTW
Wijze van aanbesteding (richtlijn)
Taak projectverantwoordelijke
Taak Inkoper
< € 250.000,-- enkelvoudig (vanuit longlist)* toegestaan
eigen verantwoordelijkheid
€ 250.000,-- - € 500.000,--
enkelvoudig (vanuit longlist)* toegestaan
meldingsplicht bij inkoper. adviesplicht
> € 500.000,-- Meervoudig meldingsplicht bij inkoper. adviesplicht
Figuur 3
*voor longlistbeheer: zie 6.3
3. Onderhoudsproces (Dagelijks en Mutatie Onderhoud)
De opdrachtgeversverantwoordelijkheid ligt hier bij de procesverantwoordelijken
binnen Mitros. De inkoper adviseert hier over het strategisch afwegingskader, is
daarbij tevens actief participerend in de aanbestedingen zelf van de hoofd- en
onderaannemers en van de materiaal toeleverende bedrijven.
Voor alle overige zaken geldt de volgende richtlijn:
Drempelbedrag ex BTW Wijze van
aanbesteding
(richtlijn)
Taak afdeling Taak Inkoper
< € 25.000,-- enkelvoudig
toegestaan
eigen verantwoordelijkheid
€ 25.000,-- - € 50.000,-- enkelvoudig
toegestaan
meldingsplicht bij inkoper. adviesmogelijkheid
> € 50.000,-- meervoudig meldingsplicht bij inkoper. adviesplicht
Figuur 4
- 10 -
2. Missie en visie voor inkoop binnen Mitros
2.1. Missie voor inkoop binnen Mitros
Professioneel opdrachtgeverschap betekent dat Mitros deze rol op een rechtmatige en
doelmatige wijze vervult, op een zodanige wijze dat de doelstellingen zoals verwoord
in ons ondernemingsplan “Welkom Thuis” zo goed mogelijk worden ingevuld en
gehaald.
In lijn met de kernwaarden van “Welkom Thuis” worden voor Waardevol Inkopen de
volgende kernwaarden onderkend:
- Integriteit
- betrouwbaarheid
- maatschappelijke verantwoordelijkheid
- duurzaamheid
- eerlijke en gelijke kansen voor leveranciers (non-discriminatie)
- transparantie
- objectiviteit
- klantgerichtheid
- in vertrouwen met onze partners
Deze kernwaarden zijn ook de basis voor het onlangs door Mitros ondertekende Aedes
handelingskader opdrachtgeverschap. We zijn hiermee één van de eerste
woningcorporaties die dit doen. Het handelingskader is een set afspraken waarin wij
uitspreken ons als betrouwbare en transparante opdrachtgever te gedragen.
Tegelijkertijd is voor opdrachtnemers duidelijk welke regels en voorwaarden voor hen
gelden.
Mitros ziet dit als een verdere en logische stap in de professionalisering van ons als
opdrachtgever, naar onze (longlist)leveranciers en hun leveranciers als naar onze
huurders oftewel naar de gehele keten. Juist nu er (als genoemd in de samenvatting)
een transitie plaats vindt in de bouwkolom schept dit handelingskader een heldere
basis voor zowel ons opdrachtgeverschap als het ondernemer- en opdrachtnemerschap
van de keten waarmee wij werken.
2.2. Visie voor inkoop binnen Mitros
Mitros gaat op een professionele wijze om met inkoop en leveranciers. Wij besteden
onze (maatschappelijke) gelden zo goed mogelijk en leggen hier in alle openheid
verantwoording over af aan onze stakeholders. Mitros koopt in tegen de juiste
prijs/kwaliteit verhouding, tegen beheerste risico’s, op een wijze waarbij het gehele
inkoopproces aantoonbaar transparant wordt uitgevoerd en in het belang van haar
klanten. Tegenover haar (potentiële) leveranciers wil Mitros een betrouwbare
en zorgvuldige partner zijn, die hen eerlijke en gelijke kansen biedt
- 11 -
Door dit integraal en centraal te organiseren is Mitros leidend en sturend.
Daarbij ligt de nadruk op:
- centraal beleid met decentrale uitvoering
- een vraag die past onze organisatie en onze ondernemingsdoelstellingen
- integrale dus afdeling- en project overschrijdende vraagstelling waar passend
- het vroegtijdig bepalen van de best passende bouworganisatie en
aanbestedingsvorm bij deze vraag
- verdergaande samenwerking met geselecteerde leveranciers EN andere
woningcorporaties
2.3. Vertaling naar inkoopbeleid en ontwikkelingen daarin
De wijze waarop het inkoopbeleid wordt vormgegeven wordt bepaald vanuit twee
strategische afwegingen.
De eerste betreft de zogenaamde maak/koopbeslissing, een direct gevolg van de eigen
bedrijfsstrategie v.w.b. onze kernactiviteiten. Hiermee wordt bedoeld dat er een
afweging wordt gemaakt tussen zelf uitvoeren (maak) of inkopen (koop) van dienst of
product. Die afweging kent een kostenkader maar ook een klantenkader. Het kan dus
zijn dat een bepaalde dienst door “de markt” goedkoper kan worden uitgevoerd dan
door ons zelf, maar dat wij toch besluiten om dit zelf uit te voeren. Voor het zelf
uitvoeren dient dan de daarvoor benodigde kennis en kunde aanwezig te zijn of
ontwikkeld .
Als besloten wordt over te gaan tot “koop” is dat de basis voor het inkoopportfolio.
Door deze te categoriseren in zogenaamde inkoopsegmenten (te definiëren als een
samenhangende groep van kostensoorten; gelijksoortige en vergelijkbare producten
en diensten) kan per inkoopsegment een inkoopstrategie worden bepaald. In 6.1 en
bijlage 3 wordt hier nader op ingegaan. Door deze segmentverdeling af te stemmen
met andere corporaties (zoals is gebeurd in het inkoopplatform – zie 5) is onderling
vergelijk van strategieën mogelijk, kan ook inkoopsamenwerking eenvoudiger worden
gestart en de effecten van de samenwerking meetbaar worden gemaakt.
De inkoper zorgt dat zowel de strategie per inkoopsegment als de onderlinge
samenhang wordt bewaakt en houdt oog voor zowel in- als externe ontwikkelingen
welke van invloed kunnen zijn op deze strategie.
- 12 -
3. Randvoorwaarden voor inkoop binnen Mitros
3.1. Ethische Randvoorwaarden
3.1.1. Integriteit
Mitros beschikt over een integriteitcode (de negen gouden regels).
Voor wat betreft inkoop heeft integriteit zowel een interne als een externe component.
Intern:
- Het selectie en gunningsproces (zie bijlagen 3 en 4) vindt plaats via objectieve
criteria en binnen de kaders als genoemd in hoofdstuk 4 (drempelbedragen) door
meerdere Mitros medewerkers
- Deze functiescheiding is geborgd in onze processen
Extern:
- Mitros hanteert objectieve of objectiveerbare criteria in haar
aanbestedingstrajecten en geeft heldere terugkoppeling op het resultaat van de
aanbesteding
- Daarnaast is de integriteitscode opgenomen in alle standaard (vastgoed
gerelateerde) contracten en standaard inkoopvoorwaarden
- In alle aanbestedingen waar de inkoper adviseert wordt de integriteitscode
opgenomen in de aanbestedingsdocumenten
- De integriteitscode wordt zowel via Mitrosnest als internet actief gecommuniceerd
(zie 6.5)
- Voordat een contract wordt aangegaan met een nieuwe leverancier vindt een
(Graydon) check plaats op zowel kredietwaardigheid als integriteitsrisico’s
- De integriteitscode is actief gedeeld met de longlistleveranciers van Mitros
- Longlistleveranciers worden continue bewaakt op zowel kredietwaardigheid als
integriteitsrisico’s
- De integriteitscode wordt actief besproken in reguliere gesprekken met onze
longlistleveranciers
Dit alles heeft tot doel zowel in- als extern het belang van integer handelen
bespreekbaar te maken en te houden.
3.1.2. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI)
De inkooppositie van Mitros wordt ook ingezet om de maatschappelijke doelstellingen van ons ondernemingsplan te ondersteunen. Meer concreet richt deze zich vooral op de aspecten duurzaamheid (vaak in relatie tot reductie van energielasten voor onze huurders) en het actief promoten van initiatieven op het gebied van leer-/werktrajecten en het bieden van kansen aan werkzoekenden uit de eigen wijken. Concreet voorbeeld van dat laatste is de Vriendendienst, een initiatief “voor de wijk,
door de wijk” dat Mitros in samenwerking met de Gemeente Utrecht en UW Re-integratie heeft opgezet. Daar waar passend worden dergelijke initiatieven ook in volgende jaren verder ingezet.
- 13 -
3.2. Inkoopvoorwaarden
Passend bij efficiënt werken en zichtbaarheid en duidelijkheid naar de markt zijn n
samenwerking met een aantal andere corporaties en ondersteund vanuit Aedes zijn
door Mitros modelovereenkomsten en bijbehorende inkoopvoorwaarden opgesteld.
Deze worden actief beheerd door de juridische afdeling van Mitros (J&C) maar in nauw
overleg met inkoop afgestemd en als standaard toegepast voor de aangegeven
werkgebieden. J&C deelt deze via ons intranet, maar ze zijn ook duidelijk terug te
vinden op de inkooppagina van onze internetsite (zie ook 6.5)
4 Doelstelling en uitwerking inkoopbeleid
Op basis van de gemaakte analyse kunnen we voor Mitros drie categorieën
onderscheiden, die vergelijkbare inkoopeigenschappen kennen:
1) Goederen, diensten en werken t.b.v. de interne bedrijfsvoering. Deze bevinden
zich veelal in het routinesegment, maar ook het knelpuntsegment is hier mogelijk
(Microsoft licenties). Voorbeelden van inkoopsegmenten bij Mitros zijn ICT,
kantoorartikelen, drukwerk en uitzendkrachten
2) Goederen, diensten en werken t.b.v. projecten. Deze bevinden zich veelal in het
hefboomsegment maar door de onder 2.3 genoemde ontwikkelingen zie je een
(bewuste) verschuiving naar het strategisch segment. Voorbeelden van
inkoopsegmenten bij Mitros zijn aannemers (groot onderhoud en nieuwbouw) en
gevelonderhoud- of schildersbedrijven).
3) Goederen, diensten en werken t.b.v. het dagelijks en mutatieonderhoudsproces en
het contractonderhoud. Deze bevinden zich (als bewuste keuze) in het
strategische segment.
- 14 -
4.1. Doelstelling en beleid t.a.v. interne bedrijfsvoering
De inkoopsegmenten voor onze interne bedrijfsvoering (voornamelijk Facility, ICT,
P&O) vallen veelal in het routinesegment. De financiële impact is relatief laag, terwijl
er relatief veel (gelijkwaardige) aanbieders zijn wat het toeleverrisico laag houdt.
Uitzondering vormen ICT contracten als licenties e.d. welke eerder in het
knelpuntsegment thuis horen.
De jaarlijkse inkoopomzet voor interne bedrijfsvoering ligt op circa EUR 20 miljoen
(cijfers 2013, excl. BTW).
De doelstelling in dit segment richt zich op het efficiënt organiseren van de
inkoopfunctie zodat zowel directe als indirecte kostenbesparingen gerealiseerd kunnen
worden
Door het bestelproces te standaardiseren en te vereenvoudigen (bijv. door gebruik
van internet) worden indirecte kostenbesparingen gerealiseerd. Directe
kostenbesparingen worden mogelijk door het bundelen van volume en d.m.v. gerichte
aanbestedingen met een of een zeer beperkt aantal voorkeursleveranciers per
inkoopsegment te komen tot een raamcontract. Tijdige evaluatie en het na een aantal
jaar toetsen van de marktconformiteit van de afspraken borgen zowel de prestatie als
de prijs.
Uitgangspunt bij dit segment is dus een efficiënte organisatie van de inkoopfunctie. Dit
wordt vormgegeven doordat de verantwoordelijkheid voor het gehele inkoopproces bij
de betreffende afdelingsmanager ligt, echter volgens een centrale werkwijze, opzet en
structuur voor o.a. contractbeheer, inkoopvoorwaarden, leveranciersprestatiemeting.
De rol van de Inkoper zal hierin vooral kader stellend en adviserend zijn, om de doelen
te maximaliseren en de risico’s te minimaliseren.
Omdat niet alle activiteiten binnen de inkoopfunctie hetzelfde materieel belang hebben
en derhalve niet dezelfde risico’s met zich meebrengen, wordt gewerkt met
drempelbedragen. Deze drempelbedragen zijn bedoeld om het proces te
vereenvoudigen en de verantwoordelijkheden te verduidelijken. Binnen dit segment
wordt met de volgende drempelbedragen gewerkt:
Drempelbedrag ex
BTW
Wijze van
aanbesteding
(richtlijn)
Taak afdeling Taak Inkoper
< € 25.000,-- enkelvoudig
toegestaan
eigen verantwoordelijkheid
€ 25.000,-- -
€ 100.000,--
enkelvoudig
toegestaan
meldingsplicht bij inkoper adviesmogelijkheid
> € 100.000,-- meervoudig meldingsplicht bij inkoper adviesplicht
- 15 -
4.2. Doelstelling en beleid t.a.v. projecten
Dit betreft de projectmatige inkoop van nieuwbouw, groot en planmatig onderhoud.
Door de grote financiële impact van dergelijke projecten en de aanwezigheid van
meerdere aanbiedende partijen bevinden de inkoopsegmenten zich van oudsher veelal
in het hefboomsegment. Dit segment kenmerkt zich door relatief veel en vergelijkbare
leveranciers. De inkoopomzet van dit segment varieert jaarlijks maar ligt op circa EUR
125 miljoen (cijfers 2013, excl. BTW)
De doelstelling in dit segment richt zich op het bevorderen van concurrentie zodat een
gunstige prijs/kwaliteit verhouding tegen beheerste risico’s gerealiseerd kan worden.
Het bevorderen van concurrentie wordt in dit segment bewerkstelligd door actief en
centraal gestuurd longlistbeheer en laagdrempelige toetreding voor nieuwe
leveranciers. Zie hiervoor 7.3. Ook de richtlijn voor wat betreft de wijze van
aanbesteding (zie 5.3) is vanuit deze invalshoek opgesteld.
De maatregelen rondom planmatig onderhoud (vanuit de MJOR) zijn zodanig
gestandaardiseerd dat gewerkt wordt met een prijzenboek. Dit prijzenboek wordt
actueel gehouden door de inschrijvingen op de aanbestedingen, en vormt daarmee de
basis voor de continue toets op marktconformiteit van de open begrotingen per
project/per inschrijving. Op deze wijze betaalt Mitros niet te veel, maar ook niet te
weinig (wat ten koste kan gaan van de kwaliteit). De verantwoordelijkheid voor het
actueel houden van het prijzenboek ligt bij de kostendeskundige van Mitros, welke net
als de inkoper deel uit maakt van de afdeling Strategie & Advies. De meest geschikte
bouworganisatievormen hier zijn bestek of bouwteam; de laatste op enkelvoudige of
meervoudige basis. De aanbestedingsrichtlijnen (puur vanuit een financieel kader
opgesteld) staan in 5.3. maar er kunnen redenen zijn om van deze richtlijn af te
wijken. Dit wordt in samenhang met de betreffende projectleiders bepaald en d.m.v.
een totaal bestedingsplan per jaar vastgesteld door de directie.
De maatregelen rondom groot onderhoud zijn veelal complexer en daarmee minder
eenvoudig door ons zelf op te schrijven. De traditionele bouworganisatievorm (bestek,
gunning op laagste prijs) past hier minder goed, want leidt er toe dat de
opdrachtgever zelf de verantwoordelijkheid neemt waar ze dat vaak niet kan (of zou
moeten willen) en de aannemer het minimale van zijn expertise laat zien. De meest
voorkomende bouworganisatievorm hier is bouwteam na meervoudige inschrijving, op
basis van functionele specificaties en gunning op waarde. Dit is niet alleen rechtmatig
maar ook doelmatig; het gaat sneller, een groter deel van de projectkosten komt
terecht in ons vastgoed en bij onze huurders en de risico’s worden beter beheerst.
In Bijlage 3 (het aanbestedingsproces) wordt hier nader op ingegaan.
- 16 -
Hierbij bepaalt de samenhang tussen het geformuleerde inkoop- en
aanbestedingsbeleid en de inhoudelijke kennis van projectverantwoordelijken en –
teams de mate waarin het doel (een gunstige prijs/kwaliteit verhouding tegen
beheerste risico’s en uitstekende klanttevredenheid) wordt gerealiseerd. De
verantwoordelijkheid ligt daarmee primair bij de verschillende afdelingen, echter
vanuit een integrale inkoopvisie en dito aanbesteding- en leveranciersbeleid. In de
processen is de rol van de inkoper geborgd; deze ligt vooral .
Binnen dit segment wordt ten aanzien van hoofdaannemers met de volgende
drempelbedragen gewerkt:
Drempelbedrag ex BTW Wijze van aanbesteding (richtlijn) Taak projectverantwoordelijke
Taak Inkoper
< € 250.000,-- enkelvoudig (vanuit longlist)* toegestaan
eigen verantwoordelijkheid
€ 250.000,-- - € 500.000,-- enkelvoudig (vanuit longlist)* toegestaan
meldingsplicht bij inkoper adviesplicht
> € 500.000,-- meervoudig meldingsplicht bij inkoper adviesplicht
* voor longlistbeheer: zie 6.3
Ten aanzien van separate inhuur van adviesdiensten rondom projecten (zoals
architecten, kostendeskundigen, technisch adviesbureaus) wordt met de volgende
drempelbedragen gewerkt:
Bouworganisatievormen op een rij
Initiatief Ontwerp Bouw Beheer
Traditioneel/bestek
Bouwteam (enkel- OF meervoudig)
Geïntegreerd
Ketensamenwerking
vooral opdrachtgever
vooral opdrachtnemer
- 17 -
Drempelbedrag ex
BTW
Wijze van
aanbesteding
(richtlijn)
Taak afdeling Taak Inkoper
< € 25.000,-- enkelvoudig
toegestaan
eigen verantwoordelijkheid
€ 25.000,-- -
€ 100.000,--
enkelvoudig
toegestaan
meldingsplicht bij inkoper adviesmogelijkheid
> € 100.000,-- meervoudig meldingsplicht bij iinkoper. adviesplicht
4.3. Doelstelling en beleid t.a.v. onderhoudsproces
De inkoopactiviteiten t.b.v. het dagelijks en mutatieonderhoudsproces bevinden zich
vanuit een bewuste keuze in het strategisch segment. Die keuze is gemaakt omdat
juist samenwerking en opdrachtnemers mede verantwoordelijk maken voor ons
proces, onze doelstellingen het beste behartigt. Voor wat betreft dagelijks onderhoud
komt daar nog het belang van uitstekende service aan onze klanten bij.
Net als bij planmatig onderhoud zijn de maatregelen van mutatieonderhoud
gestandaardiseerd en wordt er gewerkt met een vast prijzenboek welke minimaal 1x
per 4 jaar wordt getoetst op marktconformiteit. Voor dagelijks onderhoud wordt
gewerkt op basis van vaste urentarieven voor de disciplines die aansluiten op ons
eigen onderhoudsbedrijf. Alle afspraken zijn vastgelegd in contracten.
De jaarlijkse inkoopomzet van dagelijks en mutatieonderhoud ligt op circa EUR 18
miljoen per jaar (cijfers 2013, excl. BTW).
Ook de vastgoed gerelateerde onderhoudscontracten (zoals voor verwarming,
mechanische ventilatie, liften, schoonmaak, groen) vallen (inkoop strategisch gezien)
in deze categorie. De jaarlijkse inkoopomzet van contractonderhoud ligt op circa EUR 8
miljoen (cijfers 2013, excl. BTW). De verantwoordelijkheid voor het beheer van deze
contracten ligt bij de contractbeheerder van Mitros, welke net als de inkoper deel uit
maakt van de afdeling Strategie & Advies.
De doelstelling in dit segment is het creëren van een nauwe (keten)samenwerking en
wederzijdse betrokkenheid tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, zodat beide
partijen zich in gezamenlijkheid inspannen het onderlinge proces zo effectief en
efficiënt mogelijk te laten verlopen.
Derhalve is het beleid is in dit segment gericht op het aangaan van
samenwerkingsrelaties, die zich kenmerken door open communicatie, wederzijdse en
toetsbare prestatie-indicatoren en een sterke klantgerichtheid. De uitwisseling van
kennis en deskundigheid op verschillende niveaus staat hierbij centraal. De
samenwerking is dan ook voor beide partijen een bewuste keuze en gericht op de
lange termijn. Voor de contracten van Dagelijks en Mutatie Onderhoud is dit echter
beperkt tot een periode van maximaal 4 jaar in hetzelfde werkgebied en maximaal 2
periodes in totaal.
- 18 -
De risico’s liggen hier in het niet meten en bespreekbaar maken van elkaars prestaties
en het niet tijdig ontwikkelen van alternatieve leveranciers, waardoor een
onwenselijke afhankelijkheid ontstaat. Strakke en tijdige evaluatie op gezamenlijk
bepaalde KPI’s en tijdige oriëntatie op alternatieven, moeten vermijden dat dit
gebeurt.
Doel van dit segment is het creëren van partnerships en wederzijdse betrokkenheid
tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.
Buiten deze samenwerkingscontracten wordt binnen dit segment met de volgende
drempelbedragen gewerkt:
Drempelbedrag
ex BTW
Wijze van
aanbesteding (richtlijn)
Taak proceseigenaar Taak Inkoper
< € 25.000,-- enkelvoudig toegestaan eigen verantwoordelijkheid
€ 25.000,-- - €
50.000,--
enkelvoudig toegestaan meldingsplicht bij inkoper adviesmogelijkheid
> € 50.000,-- meervoudig meldingsplicht bij inkoper adviesplicht
- 19 -
5 Inkoopsamenwerking
Mitros is met andere woningcorporaties op het gebied van inkoop op twee niveaus met
inkoopsamenwerking bezig:
1. Inkoopplatform. Dit is een Aedes netwerk van met inkoop belaste functionarissen
van woningcorporaties. Op dit moment zijn zo’n vijfentwintig corporaties hier actief
mee bezig. Het inkoopplatform komt driemaal per jaar bij elkaar om van
gedachten te wisselen over vooral inkoop strategische onderwerpen en
ontwikkelingen. Zo hanteert het inkoopplatform dezelfde definitie qua
inkoopsegmenten zodat onderling vergelijk mogelijk is. De onderwerpen worden
door de leden zelf naar voren gebracht. Doel van het inkoopplatform is het
uitwisselen van kennis en ervaring op ontwikkelingen in de corporatiesector en de
leveranciersmarkt (voornamelijk vastgoed gerelateerd) en het bouwen en
onderhouden van een netwerk van (strategisch) inkoopmedewerkers binnen
corporaties. Op deze wijze wordt een versnelling van de professionalisering van
ons opdrachtgeverschap mogelijk gemaakt.
2. Kopgroep. Dit richt zich op concrete inkoopsamenwerking. Veelal worden
kopgroepen lokaal of regionaal gevormd waarbij Aedes ervaringen met
kopgroepen over bepaalde onderwerpen deelt vanuit het kennisnetwerk. Op deze
wijze wordt vermeden dat telkens het wiel opnieuw uitgevonden wordt maar blijft
er ruimte voor lokale bijzonderheden. Mitros zelf is in gesprek met Portaal en Bo-
Ex over inkoopsamenwerking op een aantal inkoopsegmenten. Elke kopgroep
bepaalt zelf tot in welke fase van het inkoopproces wordt samengewerkt.
- 20 -
6 Systemen en instrumenten
6.1 Financiële inkoopinformatie
Elke drie maanden wordt een inkoopomzet rapportage uit ons primaire systeem
gedraaid.
Alle bestaande relaties zijn ingedeeld in zogenaamde inkoopsegmenten. Elke (nieuwe)
leverancier welke > € 10.000,-- heeft gefactureerd wordt in een inkoopsegment
ingedeeld. Op deze wijze wordt per inkoopsegment gekeken in hoeverre de
vastgestelde inkoopstrategie per segment (inclusief de daarbij geselecteerde en
gecontracteerde leveranciers) ook in de praktijk wordt gehanteerd. Afwijkingen van
“de lijn” kunnen aanleiding geven tot nader overleg c.q. informatie naar betreffende
interne organisatieonderdeel of (in overleg) tot aanpassing van de inkoopstrategie.
Het wordt dus toegepast als belangrijk controle- en sturingsmiddel voor inkoop.
In Empire wordt deze functionaliteit uitgebreid met een verplichtingenstatus waardoor
ook de toets op de 30% omzetregel (als genoemd in bijlage 3.2) beter kan plaats
vinden.
6.2 Ondersteuning van het gehele inkoopproces Het ICT systeem dient de verschillende wijzen waarop wij onze inkoopverplichtingen
en contractafspraken aan gaan, op een transparante en effectieve wijze te
ondersteunen. Alleen zo kan worden geborgd dat we ook werkelijk betalen wat is
afgesproken en kunnen we contractafspraken en prestaties meetbaar maken en
opvolgen. Ook kan dit een aanbestedingsproces op efficiënte wijze helpen
ondersteunen en transparante verantwoording als genoemd in bijlage 3, punt 3
(vastlegging/rol van aanbestedingsdossier) ondersteunen. Dit wordt van steeds groter
belang, juist gezien de ontwikkeling als aangegeven in 1.2. Op dit moment is het ICT
systeem hier onvoldoende op ingericht. In 2015 wordt hier verder invulling aan
gegeven.
6.3 Longlistbeheer
Longlistbeheer houdt in dat er centraal een overzicht is van de voorkeursleveranciers
waarmee Mitros werkt. Dit overzicht wordt actief beheerd door de inkoper. Hoewel
Mitros hecht aan langere termijn relaties met haar leveranciers wil ze ook open staan
voor nieuwe, bij Mitros (in potentie) passende partijen. Dit is ook als zodanig verwoord
op de inkooppagina van onze internetsite (zie http://www.mitros.nl/over-
mitros/organisatie/inkoopbeleid/nieuwe-leveranciers/
Een longlist is niet statisch. Het is een resultante van zich ontwikkelende strategische
visies bij zowel Mitros als de leveranciersmarkt, maar ook van gehouden
aanbestedingen en de leveranciersbeoordelingen die daarop worden gegeven.
- 21 -
Actief longlistbeheer is vanuit onze kernwaarden essentieel bij onze keuze voor
(meervoudig) onderhands aanbesteden en de afwegingen die we daarin maken. Het
ondersteunt op transparante en uitlegbare wijze onze keuzes rondom uitnodigingen
voor aanbestedingen en directe bouwteambeslissingen binnen de gestelde kaders.
Door middel van gestandaardiseerde vragenlijsten wordt de benodigde
leveranciersinformatie opgevraagd, vastgelegd en geactualiseerd. Elke nieuwe
leverancier wordt standaard bij aanvraag maar in elk geval voor definitieve gunning
via Graydon getoetst op kredietwaardigheid en eventuele onregelmatigheden in het
relatienetwerk. Dit om te vermijden dat we zaken gaan doen met niet solvabele of niet
bonafide bedrijven. Waar nodig kan het onderzoek via Control worden uitgebreid.
De toegankelijkheid van deze longlist leveranciersinformatie dient verbeterd te worden
en geborgd in onze ICT systemen. In 2015 wordt hier verder invulling aan gegeven.
6.4 Contractbeheer
Om te vermijden dat doorlopende contracten ongewenst en tegen condities van de
leverancier moeten worden voortgezet, worden dit type contracten op een uniforme en
proactieve wijze beheerd via het contractbeheersysteem Esize. Contractbeheerder en
inkoper hebben daarbij de centrale regie. Het biedt de gelegenheid om met de
operationeel betrokkenen gedurende de looptijd van het contract evaluaties te houden
om daarmee ruim voor de opzegtermijn, een bewuste afweging over verlenging van
het contract of opnieuw op de markt zetten te kunnen maken. Er zal gekeken worden
in hoeverre de Empire applicatie de functie t.z.t. kan overnemen resp. overtreffen.
6.5 Interne en externe communicatie
Interne en externe communicatie vindt o.a. plaats via intranet (Mitrosnest) en
internet.
Op Mitrosnest (zie http://mitrosnest/smartinstant3.net?id=3137) wordt kort verteld op
welke wijze de inkoop bij Mitros is georganiseerd. Zowel het inkoopbeleid als de
hoofdprocessen rondom inkoop vind je hier terug. Daarnaast staan hier allerhande
richtlijnen en documenten. Op deze wijze kunnen (nieuwe) Mitros medewerkers
eenvoudiger wegwijs worden in het inkoopproces en gebruiken we op efficiënte wijze
eenduidige richtlijnen of documenten.
Deze overzichten worden actueel gehouden door de Inkoper.
De inkooppagina op onze internetsite (zie http://www.mitros.nl/over-
mitros/organisatie/inkoopbeleid/) biedt uitstekende mogelijkheden om heel duidelijk
en transparant over ons inkoopbeleid, ons inkoopproces, onze inkooporganisatie en
onze inkoopvoorwaarden te communiceren. Ook wordt via de site het
leveranciersbeleid gedeeld en biedt het de mogelijkheid voor nieuwe leveranciers zich
bij Mitros als kandidaat leverancier te melden.
De inkooppagina op internet wordt actueel gehouden door de inkoper.
- 22 -
Bijlage 1
Handelingskader Opdrachtgeverschap Woningcorporaties
Voor u ligt het Handelingskader Opdrachtgeverschap Woningcorporaties. Hiermee geven we
blijk van onze ambitie om de relatie met opdrachtnemers verder te professionaliseren.
Maatschappelijke verantwoordelijkheid, integriteit, betrouwbaarheid en transparantie zijn als
kernwaarden terug te vinden in dit Handelingskader. Ze vormt hiermee een uitwerking van de
AedesCode voor wat betreft opdrachtgeverschap.
Onze medewerkers vinden er de kaders waarbinnen ze hun werk in relatie tot opdrachtnemers
moeten uitvoeren. Voor onze opdrachtnemers, contractanten en partners geeft de
Handelingskader duidelijkheid over wat wij op onze beurt van hén verwachten; van de
precontractuele fase van een project tot en met de evaluatie ervan.
1.1 Kenmerken en ambitie van de opdrachtgevers in de woningcorporatiesector
Het opdrachtgeverschap bij woningcorporaties heeft een aantal specifieke kenmerken, die
bepalend zijn voor onze manier van werken en onze opdrachtnemers:
We zijn maatschappelijke ondernemingen met een lange termijn verantwoordelijkheid;
Wij zijn gehouden een brede belangenafweging te maken;
We werken samen met onze partners en zijn beiden responsief naar onze omgeving;
Wij leggen altijd in de openbaarheid verantwoording af.
Het is onze ambitie een professioneel opdrachtgever te zijn, waarbij het uitgangspunt is dat
we maatschappelijke middelen op een rechtmatige en doelmatige manier besteden en
maximaal maatschappelijk rendement behalen.
Met dit handelingskader maken wij duidelijk welke kernwaarden wij als opdrachtgever
hanteren en welke kernwaarden wij van onze opdrachtnemers verwachten.
1.2 Kernwaarden van het opdrachtgeverschap bij woningcorporaties
De kernwaarden die wij voor ons opdrachtgeverschap hanteren zijn:
- maatschappelijke verantwoordelijkheid;
- integriteit;
- betrouwbaarheid;
- transparantie;
- in vertrouwen met onze partners.
- 23 -
2.1 Maatschappelijk verantwoord
• Als opdrachtgevers hebben wij een maatschappelijke verantwoordelijkheid en een
verantwoordingsplicht aan de samenleving. Alle afspraken die wij met opdrachtnemers maken
zijn rechtmatig en doelmatig. Dit vereist dat de informatie die wij van onze opdrachtnemers
krijgen, proportioneel, betrouwbaar en controleerbaar is.
• Wij werken consequent naar letter en geest van de relevante (internationale) wet- en
regelgeving en eisen dat ook van onze opdrachtnemers. Daarnaast conformeren wij ons aan
de AedesCode en GovernanceCode Woningcorporaties. Aanvullende regelgeving en afspraken
die relevant zijn voor het doen van een aanbieding maken wij tijdig bekend.
Wij benutten zoveel mogelijk elkaars krachten.
2.2 Integer
• Wij hebben respect voor de positie en de belangen van de opdrachtnemers en gaan er van
uit dat zij onze positie en belangen als opdrachtgever in de woningcorporatiesector
respecteren en ondersteunen.
• Wij betrachten geheimhouding tegenover derden over vertrouwelijke
bedrijfsaangelegenheden, voor zover dit niet in strijd is met een wettelijke plicht tot open-
baarmaking.
• Vertrouwelijke informatie van (potentiële) opdrachtnemers gebruiken wij alleen voor het
doel waarvoor deze informatie is bestemd. Onze opdrachtnemers maken geen misbruik van de
van ons verkregen vertrouwelijke informatie en dat geldt ook voor ons.
• Wij handelen onpartijdig. Wij zorgen ervoor dat voor alle (potentiële) opdrachtnemers
dezelfde procedures gelden, dat zij gelijke toegang tot informatie hebben en dat geen
vermenging plaats vindt met oneigenlijke belangen.
• Wij accepteren van onze medewerkers geen nevenactiviteiten die de integriteit van onze
organisatie kunnen schaden.
• Als betrouwbare partners staan we niet toe dat onze medewerkers beïnvloed worden door
giften of geschenken.
2.3 Betrouwbaar
• Wij wekken verwachtingen die we kunnen waarmaken en houden ons aan de gemaakte
afspraken. Wij verlangen dit ook van onze opdrachtnemers.
• Wij verstrekken vooraf alle relevante en ons ter beschikking staande informatie die nodig is
voor het doen van een aanbieding op ons verzoek. Wij borgen de betrouwbaarheid en kwaliteit
van de door ons ter beschikking gestelde informatie . Wij verwachten dit ook van de potentiële
opdrachtnemers.
2.4 Transparant
• Wij geven vooraf duidelijk aan hoe wij selecteren en welke criteria voor de opdracht van
- 24 -
belang zijn. Bij afschrijvingen geven wij de betreffende opdrachtnemer met redenen aan
waarom wij geen gebruik maken van de aangeboden diensten.
• Wij geven potentiële opdrachtnemers vooraf duidelijkheid omtrent hun positie bij
vervolgopdrachten, in hetzelfde of in een vergelijkbaar project.
Wij gaan er daarbij vanuit dat voorkennis strijdig is met eerlijke concurrentie indien daardoor
andere aanbieders minder kans hebben om een vervolgopdracht te verwerven.
• Wij kiezen contractvormen die passen bij de aard en omvang van het werk.
• Wij streven naar helderheid vooraf aan de opdrachtverstrekking over de verdeling van
risico’s. Onduidelijkheden en verschillen van inzicht over contractafspraken bespreken wij
open en zakelijk met elkaar.
• Wij zullen de wijze waarop de opdrachtnemer en wij onze rol invullen samen tussentijds en
na afloop met de opdrachtnemer evalueren. Daarnaast willen wij los van projecten met
opdrachtnemers kennis en ervaring uitwisselen om de professionaliteit van opdrachtgevers en
opdrachtnemers te verbeteren.
H.P. Kip Directievoorzitter Mitros
Utrecht, maart 2014
- 25 -
Bijlage 2
Inrichting en plaats van de inkoopfunctie
Het geformuleerde inkoopbeleid staat niet op zichzelf en is verankerd in de interne
organisatie van Mitros. De rol en positie van de inkoopfunctie is enerzijds geborgd via
de ingerichte processen maar voor de verankering is ook nodig dat de betekenis van
het inkoopbeleid afgestemd wordt en blijft met de betreffende
procesverantwoordelijken en afdelingsmanagers van Mitros.
De Inkoper opereert vanuit een centrale positie in de organisatie. Alleen vanuit deze
positie is het mogelijk de benodigde helikopterview en integrale aanpak te
waarborgen.
Binnen Mitros is er een duidelijke scheiding aangebracht tussen het beleidsmatige
gedeelte van inkoop en de uitvoering van het inkoopproces. Ook na de transitie is
gekozen voor het inkoop coördinatie model. De operationele uitvoering van inkoop,
zoals het daadwerkelijk inkopen van producten en diensten, vindt dan ook plaats
binnen de diverse bedrijfsonderdelen.
Aan de hand van onderstaande modellen wordt vanuit de inkooptheorie zowel de
inkoopinfrastructuur geschetst als een beeld gegeven van de niveaus van
inkoopvolwassenheid. Sinds de opzet en uitrol van het inkoopbeleid in 2009 zijn met
name op de vastgoed gerelateerde inkoop behoorlijke stappen gemaakt op de ladder
van inkoopvolwassenheid. Daarmee verschuift de rol van de inkoper steeds meer naar
die van adviseur in plaats van die van controller.
In bijlage 3 wordt het inkoopproces (met haar kansen en risico’s) in zijn algemeenheid
beschreven, in bijlage 4 wordt ingegaan op de wijze waarop het aanbestedingsproces
plaats vindt en welke ontwikkelingen daar in plaats vinden.
Het racewagenmodel
Een veel gebruikt model om de inkoopinfrastructuur te laten zien is het zogenaamde
racewagenmodel. Dit model bestaat uit een 14-tal elementen en hun onderlinge
relaties. De middelste rij elementen (van specificeren tot en met nazorg) vormen het
primaire inkoopproces dat de klanten (onze huurders) verbindt met de leveranciers.
De overige elementen vormen het kader waarbinnen dit primaire proces zich afspeelt.
- 26 -
Duidelijk is dat deze elementen zodanig met en aan elkaar verbonden zijn dat de
zwakste schakel het presteren van de gehele keten (negatief) beïnvloedt. Het verdient
aanbeveling regelmatig te auditen waar deze verbeteringen liggen.
specificeren selecteren contracteren bestellen bewaken nazorg
Prestatieindicatoren/Inkoopcontrol
Inkoopbeleid
Organisatiebeleid
Organisatie & Personeel
Methoden & Procedures
Informatievoorziening
K l a n t e n
L e v e r a n c i e r s
- 27 -
Het inkoopvolwassenheidsmodel
Een veel gebruikt model om inkoopvolwassenheid en –ontwikkelingen daarin te laten
zien is onderstaand model.
Een ander model wat veel wordt gebruikt om te laten zien welke niveaus in
inkoopprofessionaliteit er zijn en welke stappen dan doorlopen moeten worden, is het
zogenaamde inkoopvolwassenheidsmodel.
Dit model laat niet alleen het huidige niveau van volwassenheid zien maar ook welke
stappen vervolgens gemaakt kunnen worden in verdere professionalisering. Elke stap
heeft gevolgen voor de eigen organisatie en de rol van de inkoper.
Indien je de taken uit het inkoopproces koppelt aan het hiervoor geformuleerde
inkoopbeleid per segment en dat combineert met de inkoopvolwassenheid van
betreffende interne afdelingen binnen Mitros, wordt duidelijk dat dit leidt tot
verschillende uitkomsten met betrekking tot de rol van de inkoper.
Als gevolg van de onder 2.3 geschetste ontwikkelingen zie je dat we in onze vastgoed
gerelateerde inkoop (projecten en onderhoudsproces) duidelijke stappen maken naar
en binnen de niveaus 3 en zelfs 4. De rol van de inkoper is daar in toenemende mate
adviserend en ondersteunend, vanaf het begin van het inkoopproces. Bij interne
bedrijfsvoering zijn nog stappen te maken en varieert de inkoopvolwassenheid nog
sterk per afdeling. De rol van de inkoper is daar zowel (nog) toetsend als adviserend.
Sheet 1
Volw
assenheid
inkoop
Administratie Transactie Organisatie Keten Netwerk
Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3 Niveau 4 Niveau 5
Ontwikkeling van de inkoopprofessionaliteit en de eisen die dat stelt aan de mens
- 28 -
Bijlage 3
Het inkoopproces; mogelijkheden en risico’s
Bij het inkoopproces geldt dat in de beginfases de meeste invloed kan worden
uitgeoefend op het resultaat (kwaliteit, risico’s) en beheersing van de integrale kosten
(zie grafiek hieronder). Wijzigingen gedurende het proces zijn funest voor de
voortgang.
Hoe later in het proces wijzigingen plaatsvinden, hoe groter de risico’s op extra kosten
en uitloop in planning.
1. Specificeren
Traditioneel wordt door de opdrachtgever een bestek gemaakt en vindt keuze van de
leverancier plaats op basis van laagste prijs. Dit is uitstekend toepasbaar op het
moment dat de opdrachtgever de kwaliteiten hiervoor in huis heeft en de
werkzaamheden goed te beschrijven zijn. Te vaak wordt dit echter ook toegepast in
andere situaties en dan leidt dit helaas nogal vaak (onbedoeld) tot:
- een negatieve prijsspiraal in de keten
- vormt de basis voor discussies over meerwerk gedurende het werk
- rem op innovatie van de zijde van opdrachtnemers (o.a. op gebied van
duurzaamheid)
- toename van kosten NA uitvoering van werkzaamheden
- gaat ten koste van de kwaliteit op langere termijn waardoor wij ons zelf en
onze huurders feitelijk te kort doen
Om deze valkuilen te vermijden en leveranciers uit te dagen op hun kwaliteiten en
toegevoegde waarde, is functioneel specificeren dan ook vaak de meest wenselijke
werkwijze. Hierbij ligt de nadruk op de gewenste prestatie vanuit de eindgebruiker
(zowel die van Mitros als die van onze huurders). Het beschrijft wat we hebben willen,
niet hoe dat moet worden bereikt. Op deze wijze sturen we op de output van een
leverancier, niet op de input van ons als opdrachtgever. Uiteraard dienen de grenzen
- 29 -
(tijd, geld, risico’s) en centrale uitgangspunten (Technisch Programma van Eisen,
Basiskwaliteit Mitros) wel als duidelijk inputkader gehanteerd te worden.
2. Selecteren
Op basis van de functionele specificaties en kenmerken van het project en een
proactief longlistbeheer, als beschreven in 6.3, kunnen projectverantwoordelijken
weloverwogen en efficiënt de stap maken van longlist naar shortlist. Dat hierbij
regelmatig ruimte dient te worden gegeven (onder voorwaarden) aan nieuwe
leveranciers staat ook beschreven in 6.3 longlistbeheer. Een krediettoets op de
shortlistbedrijven is een verplichting alvorens een aanvraag tot aanbesteding uit gaat.
De keuze van longlist naar shortlist dient binnen de eerder genoemde
drempelbedragen via fasedocumenten gemotiveerd te worden aan de Inkoper, die
hierover vervolgens kan adviseren. Van zijn advies kan vervolgens alleen afgeweken
worden door een besluit van de Directie.
3. Gunnen en contracteren
Uit oogpunt van transparantie, integriteit en professionaliteit moet al in de aanvraag
naar de shortlistleveranciers duidelijk worden op basis waarvan men straks de
opdracht gaat gunnen. Zoals eerder vermeld verdient gunnen op basis van EMVI
(Economisch Meest Voordelige Inschrijving, ook wel genoemd Gunnen op Waarde) de
voorkeur boven (alleen) Gunnen op Prijs. Om de score op de gunningcriteria goed te
kunnen beoordelen en daarmee de keuze voor de uiteindelijke leverancier goed te
kunnen motiveren hoort de weging van de verschillende gunningcriteria in de
aanvraag te worden benoemd. Waar deze subjectief kan zijn dient deze door aanpak
en samenstelling van het beoordelingsteam, geobjectiveerd te worden. De inkoper kan
hier desgewenst in adviseren.
4. Beoordelen
Al in de aanvraag zal aangegeven worden op basis waarvan de leverancier tijdens en
vooral na afloop van het project zal worden beoordeeld. Deze leveranciersbeoordeling
ligt uiteraard in lijn met de gunningscriteria van de aanbesteding.
Dit beoordelingsformulier is reeds gemaakt voor de projecten en desbetreffende
afdelingen werken hier mee. Het beoordelingsformulier speelt niet alleen een rol bij de
beoordeling van de leverancier binnen het project, maar daarnaast (project
overstijgend) ook op de positie van de leverancier op de longlist (zie 6.3).
Ook voor het onderhoudsproces worden (op het werk aangepaste)
leveranciersbeoordelingen toegepast. Voor interne bedrijfsvoering is dat nog niet het
geval. De inkoper zal met betreffende afdelingen afstemmen of en zo ja, op welke
wijze, ook voor deze categorie leveranciersbeoordelingen dienen te worden toegepast.
- 30 -
De inkoopportfoliomatrix van Kraljic
Er bestaat niet zoiets als één manier van inkopen. Een veel gebruikt inkoopmodel om
tot een gedifferentieerd en efficiënt inkoopbeleid te komen is de inkoopportfoliomatrix
van Kraljic. De categorisering vindt plaats aan de hand van twee dimensies: de invloed
op het financiële resultaat van de opdrachtgever en het toeleverrisico. Zo ontstaat een
matrix met vier gedeelten die we de inkoopportfolio noemen: hefboomproducten (of –
diensten), strategische, routine- en knelpuntproducten (of –diensten). Elk
inkoopsegment als genoemd onder 2.3 kan in een van deze portfolio’s worden
geplaatst. Voor elk segment is vanuit de positie in de portfolio een andere
(basis)inkoopstrategie van toepassing. Als beschreven in de samenvatting betekent
optimalisatie van onze procesafspraken nog niet altijd dat dit integraal gezien tot een
optimaal resultaat leidt. Dat zelfde geldt voor inkoopsegmenten. De inkoper bewaakt
in deze de samenhang en zowel in- als extern de effecten van ontwikkelingen in ons
opdrachtgeverschap op eerdere ingezette strategieën.
Hieronder staan een aantal inkoop categorieën gepositioneerd in de matrix.
Hoog
Financiële
invloed op
resultaat
HEFBOOMSEGMENT
KNELPUNTSEGMENTROUTINE SEGMENT
STRATEGISCH SEGMENT
Laag Toeleveringsrisio Hoog
Kraljic Matrix
Voorbeeld van positionering van inkoopcategorieën
Aannemers
Bouw
materialen
Schoonmaak
Gevel
onderhoud Bouwkundig
onderhoud
Kantoor
artikelen
Drukwerk
Uitzend
krachten
- 31 -
Bijlage 4
Het aanbestedingsproces
1. Uitgangspunten Op basis van de huidige regelgeving zijn woningcorporaties geen publiekrechtelijke
instelling en daarmee geen aanbestedende dienst. Dit betekent dat Mitros niet
gebonden is aan Nationale en Europese regelgeving op het gebied van aanbestedingen
en dus ook niet verplicht is om openbaar aan te besteden. Mitros is in beginsel vrij in
het kiezen van de vorm waarin zij haar diensten, werken en leveringen aanbesteedt.
Uiteraard doen we dat binnen de in hoofdstuk 2 geschetste missie, kernwaarden en
visie.
Uitzonderingen op deze regel komen voor. In geval Mitros aanbestedingsactiviteiten
overneemt van publiekrechtelijke instellingen als gemeente wordt dit juridisch gezien
als “doorleggen” en valt Mitros (alsnog) onder de openbare aanbestedingswet. Dit
geldt bijv. bij de bouw van een school of welzijnsgebouw of het bouw- en woonrijp
maken van de infrastructuur rondom sloop, nieuwbouw of groot onderhoudactiviteiten.
In voorkomende gevallen kan hierover bij zowel de inkoper als bij J&C advies worden
ingewonnen.
Concluderend: Mitros kiest alleen daar voor openbare aanbesteding waar de
projectsituatie vanuit de vigerende wet- en regelgeving daar aanleiding toe geeft of als
bewuste strategische keuze, welke op advies van de inkoper door directie wordt
vastgesteld.
2. Uitwerking
Als gevolg van het voorgaande is de onderhandse aanbesteding de preferente
aanbestedingsvorm van Mitros.
Binnen onderhands aanbesteden kennen we 2 vormen:
- meervoudig vanuit voorgaande selectie, via bestek of bouwteam
- enkelvoudig
Onderhands aanbesteden kent een aantal belangrijke rechtmatigheidsrisico’s, waarvan
de transparantie van het aanbestedingsproces en de integriteit van de uiteindelijke
leverancierskeuze de belangrijksten zijn. Om dit te waarborgen moet het
aanbestedingsproces minimaal aan de volgende algemene voorwaarden voldoen:
- een actief beheer van de longlist (zie 6.3)
- een actueel bijgehouden kostendatabank waardoor ingediende offertes volgens
open begroting op marktconformiteit getoetst kunnen worden
- toets op de Mitros policy om niet meer dan 30% van de jaaromzet van een
leverancier, dat jaar bij dat bedrijf integraal in opdracht te geven.
- 32 -
Aan enkelvoudig aanbesteden dienen naast de algemene voorwaarden nog een aantal
harde specifieke voorwaarden te worden verbonden:
- op basis van een open en transparante begroting volgens “Mitros-format”
- verplichte toets op marktconformiteit door de interne kostendeskundige
- voor projecten onder de genoemde drempelbedragen alleen aan bestaande, op
meervoudige aanbesteding goed presterende longlistbedrijven
De keuze uit deze vormen wordt zowel bepaald door de genoemde drempelbedragen
als de met elkaar bedachte bouworganisatievorm als genoemd onder 4.2.
De afweging en de keuze voor de juiste bouworganisatievorm is essentieel.
De projectverantwoordelijke is primair verantwoordelijk voor de keuze hierin maar de
inkoper speelt hierin zowel naar het projectteam als naar directie een wezenlijke
ondersteunende en adviserende rol.
Traditioneel
Teamvarianten
contractvorm
Procesfasen
Via BVP
RGS
DB
DBM
2. Haalbaarheid
3/4 Scenario
- en
9 Nazorg en evaluatie
Beheerfase
- Project-/uitvoeringsgericht
Project-/oplossingsgericht -
Project -
overschrijdend
- 33 -
Een belangrijke ontwikkeling in aanbestedingsprincipes die prima past in de ontwikkeling naar resultaatgericht samenwerken (RGS) als genoemd onder 1.2 is BVP (Best Value Procurement) oftewel Gunnen Op Waarde.
Bij dit principe staat prijs niet meer centraal maar ligt het accent op het vermijden van
(onnodige) kosten en spelen criteria als uitvoeringsduur, planning, risicobeheersing, innovatie, duurzaamheid en klant centraal een overheersende rol. Doel is om de markt te inspireren om meer samen te werken met andere partijen in de keten, de belangen van de eindklant (onze huurders) beter te dienen en ruimte en verantwoordelijkheid te nemen voor de eigen oplossing op onze vraag. De opdrachtgever bepaalt het waarom en het kader, de marktpartij het wat en het hoe. Door het rendement van ons groot onderhoud vooraf te bepalen, deze op te nemen in het aanbestedingskader en te werken op basis van open en toetsbare begrotingen
wordt afdoende controle uitgeoefend op het aspect prijs en kan dit aanbestedingsprincipe recht- en doelmatig worden gehanteerd.
De meervoudig onderhandse aanbesteding verloopt in meerdere fases:
Meerdere partijen (na voorselectie door het team) wordt gevraagd om zich vanuit het door Mitros geschetste kader het project eigen te maken en hun aangeboden prestatievoorstel te onderbouwen (plan van aanpak/scope), met bijbehorende planning, prijs en risico’s en kansen
die men vanuit de eigen scope en verantwoordelijkheid ziet. D.m.v. interviews met direct verantwoordelijken (niet zijnde verkoop!!) wordt door het Mitros team een beeld gevormd van de waarde van de voorgestelde oplossing. Met de partij die het hoogste scoort op de in de aanbesteding genoemde gunningscriteria wordt de zogenaamde pre-award fase ingegaan waarin deze partij haar inschrijving op hoofdlijnen verder concretiseert en detailleert, allemaal nog steeds binnen de gestelde kaders. Indien dit naar tevredenheid van Mitros gebeurt, wordt tot definitieve gunning overgegaan d.m.v. een bouwteamovereenkomst.
In onderstaand diagram staat het proces schematisch weergegeven.
- 34 -
3. Vastlegging/rol van aanbestedingsdossier
Voor elke aanbestedingsprocedure dient een aanbestedingsdossier te worden opgebouwd.
Het dossier speelt een belangrijke rol bij de verantwoording achteraf (zowel extern als
intern) maar ook tijdens de uitvoering van het proces. Een inzichtelijke en volledige
dossiervorming is de taak en verantwoordelijkheid van de functionaris die is belast met de
uitvoering van de aanbesteding.
