1

Vergelijking leveranciers digitaal gebouwdossier

Onderzoek uitgevoerd in opdracht van DWA door Randy de Jong, student HBO Werktuigbouwkunde

Stagebegeleider: Evert Treur, e-mail treur@dwa.nl

Een gebouwdossier is een belangrijk hulpmiddel bij het beheren van vastgoed. Het geeft snel inzicht in de kwaliteit van het onderhoud en de beschikbaarheid van alle relevante documenten. Voordeel van een digitaal gebouwdossier is dat het altijd en overal toegankelijk is. Het gebouwdossier bestaat uit alle documenten die van belang zijn voor het gebouw. Zo kunnen de wettelijke inspecties, rapportages, keuringen, vergunningen, onderhoudscontracten, onderhoudsrapportages, risico-inventarisaties en zelfs de meerjaren onderhoudsplannen op een centrale plek worden opgeslagen, beheerd en de geldigheid bewaakt. Het is zaak dat deze documenten worden bijgehouden om te kunnen laten zien dat er aan de wettelijke verplichting wordt voldaan. De benodigde gegevens moeten snel beschikbaar zijn bij het plegen van het onderhoud. Er zijn verschillende leveranciers die bedrijven de mogelijkheid geven online een gebouwdossier te onderhouden. Het is interessant om een vergelijking te maken tussen deze leveranciers. Voor deze vergelijking is contact gezocht met de bedrijven, zodat het bedrijf zelf de informatie voor de vergelijking kon aanleveren. Dit is voor alle bedrijven het geval behalve Technozorg. Bij dit bedrijf komt de informatie van hun website. Voor het marktonderzoek is ook Volantis IT benaderd. Volantis IT heeft zich echter teruggetrokken uit het onderzoek. Voor elk bedrijf is er een contactpersoon van dit bedrijf in bijlage I terug te vinden.

Tabel Vergelijking gebouwdossiers

+ = Aanwezig +/- = Gedeeltelijk aanwezig - = Niet aanwezig N.V. = Niet vrijgegeven

Ad

mea

HS

EX

PE

RT

IGB

S

Mo

navisa

Tech

no

zorg

Vg

ib

BIM Compatibiliteit

- Geïntegreerd IFC - - - - N.V. +/-

- Importeren van database bestanden

- - - +/- N.V. +/-

- Exporteren van database bestanden

- - + - N.V. +/-

Gebruik

Het gebouwdossier is online toegankelijk + + + + + +

Monitoren van installatie +/- +/- - + N.V. -

Gestructureerd opslaan van documenten + + + + N.V. +

Zoekfunctie in de database + + - - N.V. +

2

+ = Aanwezig +/- = Gedeeltelijk aanwezig - = Niet aanwezig N.V. = Niet vrijgegeven

Ad

mea

HS

EX

PE

RT

IGB

S

Mo

navisa

Tech

no

zorg

Vg

ib

Rechten aan gebruikers toekennen + + + + N.V. +

Alle gebruikers kunnen hun eigen documenten uploaden

+ + + + N.V. +

Legionellabeheer + + +/- + + +/-

Online beschikbare documenten voor legionella beheer

- Logboeken + + + + + +

- Voorschriften + + + + N.V. +

- Instructies + + + + N.V. +

- Tekeningen + + + + N.V. +

- Rapportages van temperatuurmetingen

+ + + + N.V. +

- Rapportages van keerklepcontrole

+ + + + N.V. +

- Rapportages van monstername

+ + + + N.V. +

Controle

Signalering dat documenten verouderd zijn

+ + - + N.V. +

Taken toekennen aan gebruikers +/- + - +/- N.V. -

- Activiteiten filteren + + - - +/- -

Periodieke controle voor het nakomen van afspraken

+ + - +/- N.V. +/-

- Status van rapporten per verantwoordelijke

+ + - + +/- +/-

- Meldingen over te laat en niet uitgevoerde taken bij betrokken partijen

+ + - +/- +/- +/-

Meldingen over veranderde Wet- en regelgeving

- + - + N.V. -

Archiveren van verouderde documenten + + - + N.V. +

3

+ = Aanwezig +/- = Gedeeltelijk aanwezig - = Niet aanwezig N.V. = Niet vrijgegeven

Ad

mea

HS

EX

PE

RT

IGB

S

Mo

navisa

Tech

no

zorg

Vg

ib

Versiebeheer van documenten +/- + - +/- N.V. +

Totale kosten

- Aanschaf kosten standaard pakket

- - - €600,- N.V. €2500,-

- Implementatiekosten Situatie afhankelijk, gemiddeld 2 dagen incl. opleiding

Ong. 2 dagen

- - N.V. -

- Abonnementskosten Staffel: gemiddeld € 50 p/j per locatie

€50,- p/m per locatie per discipline

Vanaf €125,- p/j

€200,- p/j

N.V. €250,- p/m

Geschatte terugverdientijd 1 jaar 2 jaar n.v.t. * N.V. 1 jaar

*De beoogde terugverdientijd is 1 jaar. Gezien het feit dat het gebouwdossier slechts één module is van het totaalpakket is een concrete terugverdientijd niet te definiëren.

4

Admea

BIM compatibel Dit is niet mogelijk.

Gebruik De documenten van het gebouwdossier zijn online vanaf elke locatie te raadplegen. Daarnaast heeft Admea een applicatie voor tablet en smartphones. Met deze applicatie kan het gebouwdossier worden ingezien en kunnen inspectieformulieren worden ingevuld en opnamegegevens worden ingevoerd. Deze gegevens worden automatisch op de juiste plek in het gebouwdossier geplaatst. Het monitoren van het gebouw wordt gedaan door het gebouwdossier te koppelen aan het GBS systeem van een gebouw. Dit is alleen mogelijk als het GBS extern te benaderen is.

Per gebruikersgroep kan vastgelegd worden tot welke gegevens zij toegang hebben. Admea heeft een legionelladossier, waarin documenten beschikbaar zijn en logboeken vanaf elke computer ingevuld kunnen worden. Ook wordt er door specialisten een risicoanalyse of een beheersplan opgesteld en is het mogelijk om begeleiding te krijgen bij het uitvoeren van werkzaamheden aan het waterleidingnet. Het gebouwdossier kan centraal opgeslagen worden bij de klant of op een server bij Admea. Daar komt bij dat software, hardware, configuratie, beveiliging, back ups, en helpdesk zijn inbegrepen bij de dienstverlening. Digitale documenten kunnen afgedrukt worden en nog dezelfde of de volgende dag bezorgd worden.

5

Controle De beheerder wordt automatisch attent gemaakt op beheersmaatregelen die moeten worden uitgevoerd. Afhankelijk van de inrichting van het gebouwdossier is het mogelijk om taken toe te kennen aan gebruikers. Er zijn periodieke controles om te controleren of afspraken daadwerkelijk worden nagekomen. Het versiebeheer is geen standaard functionaliteit, maar afhankelijk van de inrichting kan dit wel gerealiseerd worden.

Kosten De kosten worden bepaald per staffel; gemiddeld zijn deze kosten € 50, - per jaar per locatie. De implementatie is situatieafhankelijk. Deze is gemiddeld twee dagen incl. opleiding. Het geheel heeft een terugverdientijd van ongeveer een jaar.

6

HSEXPERT

BIM compatibel Dit wordt niet gedaan.

Gebruik HSEXPERT biedt ondersteuning voor het beheer van alle relevante disciplines op het gebied van gebouwveiligheid. Dit komt terug in zes disciplines: RI&E dossier, middelen dossier, incidenten dossier, gebouw & brandveiligheid dossier, milieu dossier en legionella dossier. Het monitoren wordt door HSEXPERT alleen gedaan voor leidingwaterinstallaties voor registratie van flow en temperaturen. De software legt de nadruk op het bewaken van de PDCA cycli, het voldoen aan wet- en regelgeving en risicobeheersing. Het gebouwdossier is online toegankelijk en slaat documenten gestructureerd op. Dit wordt gecombineerd met een zoek- en filtermogelijkheid. De selecties kunnen op het scherm worden gemaakt. Ook kan de geselecteerde data in een interactief dashboard of rapport worden getoond.

Documenten kunnen door alle gebruikers zowel intern als extern geüpload worden. De documenten voor het legionelladossier zijn beschikbaar, maar documenten zijn statisch. Legionellabeheer is een dynamisch proces, waarbij het belangrijk is dat er op situaties en beheerstaken kan worden gestuurd. Een voorbeeld is grenswaardenbewaking. De software signaleert uitzonderingen en rapporteert hierover.

Controle Er wordt gesignaleerd als er beheerstaken niet zijn uitgevoerd. Door deze signalering is er automatisch bekend dat bijbehorende documenten zijn verlopen. Er worden jaarlijks audits gedaan waarbij ook de actualiteit van documenten aan de orde komt. De status van de taken zijn per verantwoordelijke terug te vinden in een dashboard. De zoekfunctie en filter voor de documenten is ook van toepassing op de taken die aan gebruikers zijn toegekend en afhankelijk van het autorisatieprofiel krijgt de gebruiker automatisch de activiteiten te zien waarvoor de gebruiker verantwoordelijk is. Voor de inhoud van de documenten wordt er per discipline samengewerkt met derden. Deze partijen zijn verantwoordelijk voor het actueel houden van de relevante gegevens van wet- en regelgeving. Alle relevante documenten kunnen gearchiveerd worden en er kunnen verschillende versies worden beheerd. Ook kunnen alle dynamische data van gebouwen en installaties worden gearchiveerd.

7

Kosten Het licentiemodel is gebaseerd op het aantal beheerde locaties en op het aantal disciplines (brand, legionella, asbest et cetera) dat met de software wordt beheerd. De kosten hiervoor zijn:

I € 50, - per locatie per maand voor de eerste discipline II € 50, - per locatie per maand voor de tweede en volgende discipline (onbeperkt aantal)

Bij meer dan 10 locaties wordt het tarief per locatie per maand ongeveer 50% van bovenstaande tarieven. De implementatie kost ongeveer twee dagdelen per discipline en het geheel heeft ongeveer een terugverdientijd van twee jaar.

IGBS

BIM Compatibel Het gebouwdossier heeft de mogelijkheid om databasebestanden te exporteren.

Gebruik Het gebouwdossier is online beschikbaar via het inloggen op een website, waarop de documenten op een gestructureerde manier opgeslagen zijn. Er kunnen aan de gebruikers rechten toegevoegd worden, waardoor de gebruikers onder andere hun eigen documenten kunnen uploaden. Er is geen speciaal legionellabeheer aanwezig, maar het is wel mogelijk om de documenten benodigd voor het uitvoeren van legionellabeheer in het dossier te uploaden. Daarnaast kunnen de documenten en leveranciers aan een cartotheek gekoppeld worden. Er is een overzicht van welke leveranciers wat geplaatst hebben met aanschafdatum en garantieinformatie. Ook is er contractbeheer beschikbaar en kan de gebruiker een compleet inzicht krijgen van de kosten voor het onderhoud.

Controle De controle wordt niet door IGBS uitgevoerd.

Kosten Er zijn alleen abonnementskosten voor de licentie. Deze bedragen tussen de € 125, - en € 1.750, - per jaar exclusief btw. De prijs hangt af van het type gebouw en het formaat. Er is geen investering waardoor er ook geen terugverdientijd is aan te geven.

8

Monavisa

BIM compatibel Er kunnen meerdere bestanden tegelijk geüpload worden naar het gebouwdossier. Monavisa heeft drie modulen die allemaal op elkaar aangesloten kunnen worden: het gebouwdossier, legionellabeheer en prestatiebeheer.

Gebruik Het gebouwdossier is altijd online beschikbaar via de site van Monavisa. Het gebouwdossier sluit aan op de prestatiebeheermodule van Monavisa. Met het prestatiebeheer kan de gehele installatie gemonitord worden. Hierbij kan op elk moment van de dag gezien worden hoe de installatie functioneert en wordt bijgehouden hoe deze gefunctioneerd heeft. Aan de hand van deze weergave kan er vroegtijdig actie ondernomen worden om storingen te verhelpen. De rapportages en meetresultaten die het prestatiebeheer automatisch opstelt worden automatisch aan het gebouwdossier toegevoegd. De documenten worden opgeslagen in een database voorzien van een mappenstructuur.

Gebruikers kunnen via de site overal hun eigen documenten uploaden naar het gebouwdossier. Monavisa heeft een module legionellabeheer die elk uur de tapwatertemperatuur controleert, als er relevante afwijkingen worden waargenomen wordt er automatisch een melding verzonden. Er is de mogelijkheid om dit te combineren met automatisch spoelen. De documenten benodigd voor het legionellabeheer zijn in het gebouwdossier terug te vinden en meetrapporten worden automatisch opgesteld en aan het gebouwdossier toegevoegd. De rapporten worden opgesteld volgen de ISSO 55.1 & 55.2.

9

Controle In het geval dat er een verloopdatum aan het document is gekoppeld stuurt Monavisa een e-mail naar de verantwoordelijke partijen als het document verloopt. Deze melding geeft aan dat er taken toegekend moeten worden aan gebruikers en dat taken te laat zijn uitgevoerd. Bij de documenten staat indien voorzien van verloopdatum aangegeven wanneer deze zal verlopen en of het document is verlopen. Als wet- en regelgeving verandert krijgen de gebruikers hier een melding van. Voor de verouderde documenten is er een archief waar deze documenten in bewaard kunnen worden.

Kosten De aanschafkosten voor het gebouwdossier zijn € 600,-; abonnementskosten zijn € 200, - per jaar.

10

Technozorg

De volgende informatie is afkomstig van de site van Technozorg. Verdere informatie is niet vrijgegeven door Technozorg.

BIM compatibel Niet vrijgegeven.

Gebruik Technozorg levert een online FMIS programma. Hiermee kunnen technische documenten gemanaged worden, vergunningsbeheer en contractenbeheer worden bijgehouden. Ook is er een service desk beschikbaar.

Daarnaast zijn er digitale logboeken beschikbaar voor brandveiligheid en legionellabeheer. Het legionellabeheer is toegankelijk via het internet.

Controle Er is voor het legionellabeheer een overzicht per gebouw en een onderverdeling per ruimte met daarbij een overzicht van de benodigde activiteiten voor het gebouw met de deadlines. Voor deze activiteiten zijn verschillende filteropties voor de activiteiten zoals type en status van de activiteit. Als activiteiten niet worden uitgevoerd, worden hiervoor herinnerringen verstuurd en is er inzicht in de status van rapporten per medewerker.

Kosten Niet vrijgegeven.

Vgib

BIM compatibel Alle type documenten kunnen worden opgenomen in de gebouwmonitor, ook IFC. Het importeren en exporteren van databasen is beperkt mogelijk.

Gebruik Zowel het gebouwdossier als de tekeningenbibliotheek zijn online via een SaaS toegankelijk.

De tekeningenbibliotheek is een geautomatiseerd systeem dat tekeningen beheert volgens vaste procedures en tekenafspraken. Momenteel werkt de bibliotheek alleen met Autocad (dwg) bestanden. De bibliotheek geeft op elk moment een actueel overzicht van het tekeningenbestand. Het zorgt er ook voor dat er altijd maar één unieke tekening in omloop is. Hierdoor heb je altijd de juiste versie. Doordat een tekening wordt opgesplitst in meerdere disciplines (bouwkundige kale plattegrond met daaraan gekoppeld bijvoorbeeld ruimtebeheer, schoonmaak, ontruiming, W-installaties en/ of E-installaties), blijft het altijd mogelijk dat meerdere partijen tegelijk aan hun eigen discipline werken. Voor de tekeningenbibliotheek is een vaste structuur aanwezig voor de opslag van documenten. Dit maakt het overzichtelijk en eenvoudig om tekeningen terug te vinden.

11

Bij het gebouwdossier is men vrij om een structuur te kiezen. Ook kan elk type document worden opgenomen. Het gebouwdossier heeft een zoekfunctie met filters en zoeken op trefwoorden. Ook kan er op bookmarks gezocht worden. Deze bookmarks worden gebruikt om dossiers als brandveiligheid, BMI, onderhoud, etc. aan te maken.

Er kunnen rechten aan gebruikers worden toegekend. Dit kan per groep, per locatie of per document. Per document, onderwerp of gebouw kan bepaald worden wie of welke groep daar toegang toe heeft. Hierbij kan ook worden aangegeven welke documenten de gebruiker mag uploaden. De gebruiker kan bijvoorbeeld zelf een legionelladossier aanmaken binnen het gebouwdossier.

De tekeningenbibliotheek heeft slechts twee type gebruikers, de beheerder en gebruiker. Nieuwe tekeningen kunnen alleen worden aangemaakt door de beheerder. Geleende en bewerkte tekeningen moeten wel door de gebruiker worden ingediend. Via het systeem komen ze dan in een quarantaine omgeving terecht. De tekening wordt gecontroleerd op tekenafspraken, versie en informatieverlies. Als alles akkoord is wordt de tekening vrijgegeven en is deze weer beschikbaar in de bibliotheek. Als een tekening uitgeleend is, kan een tweede gebruiker de tekening reserveren. Als de betreffende tekening is ingediend en goedgekeurd, krijgt de reserveerder hier een melding van en kan de tekening zelf ophalen in de bibliotheek.

12

Controle Er kan een verloopdatum aan een document gekoppeld worden en als deze is verstreken, volgt hier een melding van. Een periodieke controle is mogelijk, maar dan zal dit in het contract moeten worden opgenomen. Het versiebeheer vindt plaats door met een nieuw document een oud document te overschrijven. Hierbij is alleen het nieuwe document zichtbaar, maar de oude versies worden in het systeem bewaard en zijn nog wel te raadplegen. In de tekeningenbibliotheek zijn een aantal controles geautomatiseerd.

Kosten De kosten van het gebouwdossier bedragen € 2.500,- met abonnementskosten van € 250,- per maand voor een onbeperkt gebruik en aantal gebruikers. De terugverdientijd van het gebouwdossier is één jaar.

De tekeningenbibliotheek is specifiek voor specialisten (tekenaars, leveranciers). Het draait los van de gebouwmonitor en de kosten bedragen € 2.500,- met abonnementskosten van € 250,- per maand. Daarnaast wordt er een tarief gerekend voor het controleren van bewerkte tekeningen. De terugverdientijd is één jaar.

13

Bijlage I Contactpersonen digitaal gebouwdossier

Admea De heer A. (Anton) Slockers T: 079 - 342 61 15 M: 06 - 224 716 01 E: Slockers@admea.nl

HSEXPERT De heer P. (Peter) Derks T: 0548 - 63 15 25 M: 06 - 201 356 77 E: P.Derks@certafix.nl

IGBS De heer A. (Anne) Moesker T: 0514 - 56 94 94 E: info@igbs.nl

Monavisa De heer H. (Henk) van Prooijen T: 088 - 163 53 99 M: 06 - 575 930 26 E: prooijen@monavisa.infol

Technozorg De heer C. (Clemens) Stemerdink E: cstemerdink@technozorg.nl

Vgib De heer R. (Ruud) van Dijck T: 0344 - 64 39 81 M: 06 - 316 441 33 E: R.vandijck@vgib.nl