DuPont E-Sourcing Deelname Leveranciers

Januari 2012

Inhoudsopgave

Introductie Slide 3

Definities Slide 4

Registratie Leveranciers Slide 5

Toegang DuPont E-Sourcing Slide 6

Algemene Voorwaarden Systeemgebruik Slide 10

Supplier Workbench Slide 12

Veilingen Slide 16

Functies Hulpprogramma Slide 26

12/14/2011 E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers 2

DuPont E-Sourcing – Introductie Deelname Leveranciers

E-Sourcing is een webtoepassing waarmee inkopers van DuPont en geselecteerde leveranciers electronisch (online) kunnen samenwerken en het inkoopproces versnellen.

Er zijn verschillende soorten evenementen (events/markets) die een inkoper kan creëren:

een Request for Information (RFI – Informatieaanvraag)

een Request for Proposal (RFP – Voorstel aanvraag)

een Request for Quote (RFQ - Offerteaanvraag)

een Auction (Veiling)

een eNegotiation (Online onderhandeling)

Het evenement of document type RFI, RFP en RFQ wordt ook aangeduid als RFX, een aanvraag voor X.

Dit document zal zich richten op de manier waarop leveranciers moeten reageren op veilingen. 12/14/2011 E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers 3

DuPont E-Sourcing – Wat is een Veiling?

Wat is een Veiling?

Een inkoper biedt goederen of diensten aan ter veiling en meerdere leveranciers brengen daarop een bod uit en concurreren om de laagste prijs aan te bieden die aan alle specificaties van de aanbieding voldoen. Naarmate de veiling vordert, neemt de prijs af omdat de leveranciers concurreren om een lager bod uit te brengen dan hun concurrenten (Inkoopveiling).

Deze rechtstreekse uitwisseling van informatie via het Internet (real-time) resulteert in een dynamisch, concurrerend proces.

De inkoper kan het contract gunnen aan de leverancier die de laagste prijs aanbiedt of aan leveranciers die hogere prijzen aanbieden. Dit hangt af van de specifieke behoeften van de inkoper met betrekking tot kwaliteit, levertijd, capaciteit of andere bekwaamheden die waarde toevoegen.

12/14/2011 E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers 4

DuPont E-Sourcing – Registratie Leveranciers

Toegang tot DuPont E-Sourcing

De leverancier moet eerst toegang krijgen tot het DuPont extranet, waar E-Sourcing zich bevindt. De inkoper moet het proces starten door de leverancier vooraf te registreren in de E-Sourcing toepassing van DuPont.

Wat te Verwachten bij de Registratie

De inkoper zal een formulier toesturen naar de contactpersoon van de leverancier, waarin basisinformatie moet worden ingevuld over het bedrijf en de specifieke contactpersoon die zal deelnemen aan het evenement.

Zodra de contactpersoon toegang krijgt, zal hij/zij een email ontvangen met daarin de koppeling naar de website, de gebruikersnaam en een wachtwoord. Bovendien ontvangt de contactpersoon een aparte e-mail uitnodiging met de details van het evenement.

12/14/2011 E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers 5

Toegang DuPont E-Sourcing

12/14/2011 E-Sourcing Deelnamegids voor Leveranciers 6

DuPont E-Sourcing – Toegang tot het E-Sourcing Systeem

Eerste keer aanmelden

De contactpersoon van de leverancier moet onmiddellijk bevestigen dat hij/zij kan inloggen in het systeem, nadat de koppeling, de gebruikersnaam en het wachtwoord zijn ontvangen via e-mail. Indien zich problemen voordoen bij het inloggen, dan kan de leverancier het E-Sourcing Global User Support van DuPont contacteren. De contactgegevens zijn te vinden in de DuPont Supplier Center.

Toegang tot het Evenement

De meest eenvoudige manier om een evenement te vinden, is om de koppeling te volgen binnen de email uitnodiging. Men kan echter ook toetreden tot het evenement via https://strategicsrc.dupont.com.

Om in te loggen in DuPont E-Sourcing, volg de stappen in de volgende dia.

12/14/2011 E-Sourcing Deelname Gids voor Leveranciers 7

Stap Actie1. Ga naar E-Sourcing door te klikken op de koppeling binnen de email uitnodiging of via

https://strategicsrc.dupont.com . Het volgende scherm zal verschijnen:

2. Voer uw Gebruikersnaam en Wachtwoord in.

DuPont E-Sourcing – Toegang Leveranciers

12/14/2011 E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers 8

Klik hier om terug te gaan naar dia 30.Klik hier om terug te gaan naar dia 40.

Stap Actie2. Het tweede aanmeldscherm zal verschijnen.

3. Voer opnieuw uw Gebruikersnaam en Wachtwoord in.

DuPont E-Sourcing – Toegang Leveranciers

12/14/2011 E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers 9

DuPont E-Sourcing – Aanvaarding van de Voorwaarden

12/14/2011 E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers 10

DuPont vereist dat alle leveranciers akkoord gaan met de Algemene Voorwaarden (Terms and Conditions), de Geheimhoudingsvoorwaarden (Confidentiality Information Agreement ) en Aanbieders Voorwaarden (Bidder’s Agreement) van de online site van DuPont. De contactpersoon van de leverancier moet alle voorwaarden accepteren om door te kunnen gaan. De aanvaarding van de voorwaarden is alleen vereist wanneer men zich voor de eerste keer inlogt. Indien de contactpersoon bij de leverancier al eerder heeft ingestemd met de Algemene Voorwaarden, de Geheimhoudingsvoorwaarden en Aanbieders Voorwaarden, dan zal het systeem dit proces overslaan en direct naar de Workbench van de gebruiker gaan.

Klik op het volgende document om de Algemene Voorwaarden te lezen die door de leverancier moeten worden geaccepteerd.

Terms & Condition of E-Sourcing

DuPont E-Sourcing – Aanvaarding Voorwaarden (voorbeeld)

12/14/2011 E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers 11

De leverancier moet op Accept klikken om door te gaan.

Dit scherm is voor de Algemene Voorwaarden van SAP.

DuPont E-Sourcing – Aanvaarding Voorwaarden (voorbeeld)

12/14/2011 E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers 12

De leverancier moet op Accept klikken om door te gaan.

Dit scherm is voor de Algemene Voorwaarden van DuPont.

Supplier Workbench

12/14/2011 E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers 13

DuPont E-Sourcing – Supplier Workbench

12/14/2011 E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers 14

Zodra het inloggen is geslaagd en de voorwaarden aanvaard zijn, zal de Supplier Workbench verschijnen. Hieronder is een voorbeeld van het bovenste gedeelte van de Workbench.

Klik op de datum in de kalender om de evenementen van een specifieke datum te zien.

Klik op de titel van het evenement om de details te zien.

Het gedeelte Supplier Alerts bevat updates over genomen acties.

DuPont E-Sourcing – Supplier Workbench (vervolg)

04/12/23 E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers 15

Hieronder is een voorbeeld van het tweede gedeelte van de Supplier Workbench.

Contact informatie voor de leverancier Help.

Het gedeelte Report toont een lijst van beschikbare rapporten aan de leverancier.

Het gedeelte Active toont de status en de koppelingen van actieve evenementen.

DuPont E-Sourcing – Supplier Workbench (vervolg)

04/12/23 E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers 16

Hieronder is een voorbeeld van het laatste gedeelte van de Supplier Workbench.

Het gedeelte New Discussions bevat een samenvatting van open discussies die gestart zijn gedurende evenementen.

Het gedeelte Awarded bevat koppelingen naar evenementen die zijn gegund aan de leverancier.

Het gedeelte Active Agreements en Current Scorecards wordt op dit moment nog niet gebruikt door DuPont.

DuPont E-Sourcing Veilingen

12/14/2011 E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers 17

Deelnemen aan een Veiling

Wat is een Veiling?

Een inkoper biedt een contract aan ter veiling en meerdere leveranciers brengen daarop een bod uit en concurreren om de laagste prijs aan te bieden die aan alle specificaties van de aanbieding voldoen. Naarmate de veiling vordert, neemt de prijs af omdat de leveranciers concurreren om een lager bod uit te brengen dan hun concurrenten.Het bieden gebeurt rechtstreeks via het Internet (real-time), wat resulteert in een dynamisch, concurrerend proces.De inkoper kan het contract gunnen aan de leverancier die de laagste prijs aanbiedt of aan leveranciers die hogere prijzen aanbieden. Dit hangt af van de specifieke behoeften van de inkoper met betrekking tot kwaliteit, levertijd, capaciteit of andere bekwaamheden die waarde toevoegen.

Toegang tot het Evenement

De meest eenvoudige manier om een evenement te vinden, is om de koppeling te volgen binnen de email uitnodiging. Men kan echter ook toetreden tot het evenement via https://strategicsrc.dupont.com.

Instructies voor het inloggen in DuPont E-Sourcing staan op slide 10.

12/14/2011 18E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers

DuPont E-Sourcing – Het Veiling Evenement Vinden

12/14/2011 E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers 19

Stap Actie1. Klik op de koppeling van het juiste veiling evenement, binnen de Supplier Workbench.

Het evenement zal opengaan. De opzet van het evenement is zeer vergelijkbaar met die van een RFx, waarbij de tabbladen voor verschillende acties ook aan de bovenkant staan.

Klik op de koppeling naar het evenement.

DuPont E-Sourcing – De Evenement Details Weergeven

04/12/23 E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers 20

Het tabblad Header zal algemene informatie bevatten over het evenement en de status ervan.

Het tabblad Exchange Rate zal de omrekeningskoersen aangeven, indien dat van toepassing is op het evenement.

Het tabblad Schedule geeft de details weer van het tijdschema van het evenement.

Het tabblad Information bevat alle relevante informatie over de omvang en specificaties van de diensten of producteisen.

Het tabblad Questions bestaat uit alle vragen die een antwoord van de leverancier vereisen.

Het tabblad Line Item bevat product of service items waarvoor een prijsvoorstel nodig is.

N.B.: Het tabblad Line Item verschijnt enkel bij RFP’s en RFQ’s.

DuPont E-Sourcing – Voorbereiding Evenement

04/12/23 E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers 21

De belangrijkste stap is de voorbereiding op het evenement. De tijd kan beperkt zijn zodra het evenement reacties of biedingen accepteert, dus loont het om vooraf een biedstrategie vast te leggen.

De leverancier dient zich voor te bereiden gedurende de Preview periode, wanneer deze beschikbaar is, door de tabbladen Information en Line Item te controleren en – afhankelijk van de eisen van de inkoper – door verschillende acties uit te voeren, zoals:

het downloaden van bijlagen;

het gebruik van de online Discussion Board om gedetailleerde vragen te stellen aan de inkoper;

een prijsvork ontwikkelen voor het biedingsproces;

het bestuderen van de specificaties van het product of de dienst;

het voorbereiden van specificaties als antwoord;

het controleren van de bekwaamheid, alsmede de beschikbaarheid van de goederen, diensten, grondstoffen, etc.

DuPont E-Sourcing – Pre-bid / Bieden in een Live Evenement

12/14/2011 E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers 22

Stap Actie2. Zoals bij elk evenement is het van essentieel belang om alle informatie te controleren

onder elk tabblad. Voor sommige evenementen is het nodig dat leveranciers op voorhand een bod uitbrengen en invoeren (pre-bid) , zodat ze kunnen deelnemen aan het live biedingsproces. Klik op het tabblad Bidding om een bod in te voeren.

3. Het tabblad Bidding zal verschijnen.

Klik op de knop Bid on Selected Items.

DuPont E-Sourcing – Bieden in het Veiling Evenement

12/14/2011 E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers 23

Stap Actie4. Het vakje voor het bod zal verschijnen. Voer uw pre-bid of bod in.

Klik op Next>>, zodra het bod is ingevoerd.

5. Een bevestigingsscherm zal verschijnen. Klik op Place Bid, zodra elk bod op juistheid is gecontroleerd.

Voer het bod hier in.

DuPont E-Sourcing – Bieden in het Veiling Evenement

12/14/2011 E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers 24

Stap Actie6. Zodra een bod met succes is geplaatst, verschijnt er een bevestigingsscherm.

Klik op OK.

7. Het is belangrijk dat leveranciers het evenement nauwlettend opvolgen. Het systeem zal vernieuwen gedurende de tijd die aangegeven staat in Time Remaining in Phase.

DuPont E-Sourcing – Bieden in het Veiling Evenement

12/14/2011 E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers 25

Stap Actie8. Er zal een samenvatting verschijnen van het biedingsproces, waarin u kunt zien op welke

plaats u staat binnen de ranglijst (kolom Rank).

De leverancier in dit voorbeeld staat, op dit moment, op de eerste plaats.

DuPont E-Sourcing – Bieden in het Veilling Evenement

12/14/2011 E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers 26

Stap Actie9. Het is belangrijk dat leveranciers het evenement nauwlettend opvolgen. Het systeem zal

vernieuwen terwijl de concurrenten bieden. In dit voorbeeld is het bod van de leverancier op lijn 2 en 3 overtroffen, zoals te zien is in de kolom Rank.

Een goede biedstrategie komt hier uitstekend van pas. Leveranciers dienen een strategie paraat te hebben en te weten hoe ver ze kunnen gaan met de prijzen bij meerdere biedingen.

Klik op Bid on Selected Items om een nieuw bod in te voeren.

10. Leveranciers kunnen zo vaak een bod uitbrengen als nodig is om de laagst mogelijke prijs te kunnen aanbieden. Zodra de tijd voor het evenement verstreken is, zal de fase sluiten en het meldingsscherm bijgewerkt worden.

E-Sourcing –

Functies Hulpprogramma

12/14/2011 E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers 27

Functies Hulpprogramma – Veilingen

E-Sourcing heeft een hulpprogramma dat het proces van de veiling vergemakkelijkt. Dit gedeelte van de presentatie behandelt dit programma.

Met de knop Document kunnen leveranciers het systeem vernieuwen wanneer een update nodig is, nog voordat het systeem dit automatisch doet.

Met het tabblad Actions kunnen leveranciers de Monitor bekijken.

12/14/2011 E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers 28

Functies Hulpprogramma – Bod Monitor Veilingen

Dit is een voorbeeld van de Bod Monitor. Het bovenste gedeelte toont een grafiek met de biedingen van de verschillende leveranciers. De onderste twee gedeelten tonen een overzicht van de bieders en de details van het regelitem. Als een evenement gesloten is, dan kan de leverancier enkel de eigen informatie zien.

12/14/2011 E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers 29

Functies Hulpprogramma - RapportenHet tabblad Reports geeft toegang tot een volledig rapport over de biedingen (Full Bid Report). Dit rapport is handig voor het documenteren van de geschiedenis van de biedingen nadat een evenement is gesloten.

12/14/2011 E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers 30

Hier is een voorbeeld van een rapport.

Informatie over het tijdschema

Details van het regelitem

Details van de bieding

Functies Hulpprogramma – Bijlagen voor Veilingen

Met de functie Attachment (bijlage) kan de leverancier koppelingen vinden naar alle bijlagen die de inkoper voor het evenement heeft gegeven.

Leveranciers kunnen geen bijlagen toevoegen in dit gedeelte binnen Veilingen.

12/14/2011 E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers 31

Klik op de koppeling van het document om de bijlage(n) te zien.