Microsoft Lync Server 2010Klantreferentie

LMC faciliteert moderne communicatie,web vergaderen en leren op afstandmet Lync

OverzichtLand: NederlandBranche: Onderwijs

KlantprofielStichting LMC Voortgezet Onderwijs verzorgt interconfessioneel en algemeen bijzonder onderwijs in Rotterdam en omstreken. De school omvat 24 vestigingen met ruim 8.000 leerlingen en 1.200 personeelsleden.

SituatieLMC zocht een moderne oplossing, waarmee medewerkers en leerlingen efficiënter kunnen communiceren, online kunnen vergaderen en waarmee leren op afstand mogelijk is.

OplossingMet de ingebouwde functionaliteiten Instant Messaging en Presence, Web Conferencing, Monitoring en Archiving voldeed Lync aan de eisen van LMC.

Voordelen minder e-mailverkeer minder volle Postvak In-boxen snel en efficiënt communiceren online vergaderen kostenbesparing op fysiek vergaderen werkt op alle apparaten leren op afstand

"Met Lync 'web conferencing' kunnen de directeuren van onze vestigingen niet alleen zeer effectief vergaderen, we boeken ook een flinke besparing op reiskosten, parkeerkosten en vooral reistijd."

Erwin van der Lee, ICT Beleidsmedewerker van LMC

LMC had te maken met een zeer intensief e-mailverkeer. Door naast e-mail ook andere communicatievormen aan te bieden, zoals chat en video conferencing, krijgen de medewerkers nieuwe middelen om sneller te reageren en efficiënter te communiceren. Mede vanwege uitstekende ervaringen met de voorganger van Lync in zijn vorige werkkring, ging de voorkeur van de LMC ICT Beleidsmede-werker uit naar Microsoft Lync.

Met de keuze voor Lync heeft LMC de stap gezet naar optimale onderlinge communicatie en samenwerking. Ook is leren op afstand binnen bereik gekomen. Bij de realisatie heeft LMC nauw samengewerkt met IDB en DiVa.

SituatieHet LMC bestuur werkt dagelijks aan de verbetering van het onderwijs en een optimale afstemming van het onderwijs op de leerling. In dit proces is een belangrijke rol weggelegd voor ICT en dan vooral op het vlak van communica-tie. Goede communicatievoorzieningen moeten de basis leggen voor het Nieuwe Werken op alle mogelijke platformen.

Tot voor kort was e-mail het meest gebruikte communicatiemiddel. De vele cc’s en daaropvolgende antwoorden aan hele groepen tegelijk zorgden voor een zeer intensief e-mailverkeer. Erwin van der Lee, ICT Beleidsmedewerker van LMC: "Om het e-mail verkeer te verlagen en bovendien sneller en efficiënter te communiceren moest er een andere oplossing komen. Niet in plaats van e-mail, maar ernaast. E-mail is namelijk zó sterk in onze organisatie verweven, dat het ook de komende jaren een belangrijk communicatiemedium zal blijven. Door daarnaast ook andere communicatie-vormen aan te bieden, zoals chat en video conferencing, bieden we onze mensen de mogelijkheid om te kiezen, sneller te reageren en efficiënter te communiceren."

Ook op het gebied van écht verkeer viel winst te behalen. Medewerkers die op verschillende locaties van LMC werkzaam zijn, hebben geregeld overleg met elkaar. Daartoe troffen zij elkaar fysiek op een afgesproken locatie. Door daar een andere oplossing voor te bieden –bijvoorbeeld in de vorm van online vergaderen – zouden besparingen kunnen worden geboekt op reistijd en reiskosten.

Een derde eis betreft de behoefte om leerlingen die door omstandigheden niet op school aanwezig kunnen zijn toch de

lessen te laten volgen, bijvoorbeeld thuis of in een ziekenhuis.

OplossingDiVa adviseerde LMC gebruik te maken van Microsoft Lync. Met de ingebouwde functionaliteiten Instant Messaging, Presence, Web Conferencing, Monitoring en Archiving kon aan de drie gestelde eisen worden voldaan: terugdringen van e-mailverkeer, online vergaderen en voorzieningen voor leren op afstand. Bovendien werkt Lync op alle devices, dus zowel Windows, Apple en alle andere (mobiele) systemen.

Erwin van der Lee: "We hebben niet naar andere oplossingen gekeken. Enerzijds vanwege het aantrekkelijke licentiebeleid van Microsoft voor het onderwijs, anderzijds vanwege de mooie eenheid die de Microsoft software tezamen vormt. Wat zeker ook meespeelde is dat ik in mijn vorige werkkring in de advocatuur reeds ervaring had opgedaan met de voorganger van Lync. Ik vond het toen al de ideale 'tool' voor communicatie.

De werkzaamheden zijn gestart met een grondige inventarisatie en het opstellen van het ontwerp. De inventarisatie gaf antwoord op vragen over de benodigde servers, vereiste licenties en andere technische zaken. Na goedkeuring van het ontwerp is DiVa gestart met de uitvoering, in nauwe samenwerking met de IDB groep die de telefoniecomponent van Lync 2010 voor zijn rekening nam.

Tijdens de implementatie is een Active Directory upgrade uitgevoerd, Lync Server 2010 geïnstalleerd en geconfigureerd, de documentatie aangepast en de cumulatieve update verwerkt. Joran Markx van DiVa: “Omdat LMC zich goed had voorbereid, waren er

25

geen vertragingen en is de implementatie soepel en in goede samenwerking en sfeer verlopen. Eind juni hebben we het project succesvol opgeleverd.”

VoordelenMet Microsoft Lync 2010 beschikken de medewerkers van LMC over volwaardige chatfuncties zoals groeps-chat, waardoor ze effectiever en efficiënter met elkaar kunnen communiceren. Omdat de Contacten-lijst van Lync en Exchange gekoppeld is, is elke betrokkene binnen LMC met één muisklik te benaderen voor een chat-sessie. Net zo snel zijn de betrokkenen ook via e-mail of telefoon te bereiken.

Erwin van der Lee: "Lync werkt heel prettig. Op de ICT-afdeling bijvoorbeeld hebben we 15 medewerkers, die allemaal over verschillende mobiele apparaten beschikken, van iPhone en Android tot Windows 8 smartphones, tablets en pc's. Geregeld zitten zij in een van de 24 vestigingen en met Lync zijn ze nu overal razendsnel te bereiken, ongeacht het apparaat dat zij bij zich hebben. Een chat met een collega of een mening vragen over een bepaald probleem, dat gaat allemaal heel snel.

Een ander voordeel van Lync is de effectieve beschikbaarheidsinformatie of 'Presence', die niet alleen de aanwezig-heid van de gebruikers weergeeft, maar ook hun locatie en foto. Zo ziet iedereen of de gewenste persoon die men wil bereiken aanwezig is en hoe die het beste bereikt kan worden. Is hij of zij aanwezig, dan is een directe chat mogelijk, anders is e-mail beter. De beschikbaarheid kan handmatig worden ingesteld, maar ook geheel automatisch op basis van agenda, aanmeldingsstatus enzovoort. Door voor verschillende contactpersonen verschillende toegangsniveaus vast te leggen bepaal je als gebruiker zelf welke

gegevens je met welke personen wilt delen. Als iemand in SharePoint een document heeft toegevoegd, dan zie je zijn naam en contactgegevens direct in beeld. Ook zie je of die persoon beschikbaar is en kun je desgewenst direct contact opnemen via chat, telefoon of e-mail om over dat document van gedachten te wisselen."De uitrol van Lync is op kleine schaal begonnen en breidt zich inmiddels uit over de hele organisatie. Erwin van der Lee: "Lync is geïmplementeerd, dus zodra een docent wil aanhaken dan regelen we dat. Daardoor zien we Lync zich uitbreiden als een olievlek over de hele LMC organisatie. Zo rollen we Lync nu uit naar alle directeuren van de 24 vestigingen, zodat zij gebruik kunnen maken van 'Web Conferencing'. Dit werkt niet alleen zeer effectief, maar levert ook een flinke besparing op reiskosten, parkeerkosten en vooral reistijd."

Omdat Lync nog maar een paar maanden in gebruik is, is het nu nog te vroeg om exacte cijfers te geven van alle besparingen. Wel kan Erwin van der Lee een idee geven: "Met Lync kunnen we onderling gratis bellen. Als alle vestigingen aangehaakt zijn levert dat voor de hele organisatie een besparing op van een paar duizend euro per jaar."

ToekomstQua capaciteit is de huidige serveromgeving bij LMC afgestemd op 1500 gebruikers, dat zijn vooral de leerkrachten en andere medewerkers. Voor de toekomst wordt een verdere uitbreiding verwacht. Joran Markx: “In een later stadium zal een ontwerp voor 8.000 gebruikers worden opgesteld, waarbij wij een meervoudige Lync 2010 Enterprise pool adviseren voor maximale beschikbaarheid en performance. Zodra dat geïmplementeerd is, zullen niet alleen de medewerkers, maar ook alle

35

"Een chat met een collega of een mening vragen

over een bepaald probleem, dat

gaat nu allemaal heel snel."

Erwin van der Lee, ICT Beleidsmedewerker van

LMC

leerlingen kunnen profiteren van de voordelen van communiceren via Lync.”

Een van die voordelen is Web Conferencing om 'leren op afstand' te faciliteren. Erwin van der Lee: "Op dit moment loopt er een business case die het leren op afstand in de breedste zin van het woord in kaart brengt. Mijn verwachting is dat we deze functionaliteit na de grote schoolvakantie gaan inzetten voor de lessituaties. Voor LMC is het namelijk belangrijk dat alle

45

leerlingen optimaal onderwijs krijgen, ook als zij fysiek niet op school aanwezig kunnen zijn. In zo'n situatie kan LMC via Microsoft Lync de mogelijkheid bieden om vanuit huis of ziekenhuis toch de les bij te wonen. Zo wordt leren op afstand een feit!"

Lync Server 2010Lync 2010 biedt eenvoudige en prettige toegang tot meerdere communicatie-middelen via één vereenvoudigde interface. Gebruikers kunnen vanaf elke locatie met internettoegang eenvoudig verbinding maken en samenwerken met anderen.

Direct de juiste mensen vinden - Controleer op elk gewenst moment aan de hand van gedetailleerde beschikbaarheidsinformatie of uw collega's beschikbaar zijn. Gebruik de adreslijstzoekfunctie om collega's in uw bedrijf op naam of expertise te zoeken.

Communiceren op elke gewenste wijze - Schakel tijdens een gesprek naar behoefte tussen chat, spraak, video, conferencing en het delen van toepassingen.

Van gesprek naar samenwerking - Of u nu een privégesprek voert of een vergadering bijwoont, u kunt met één klik een toepassing of uw bureaublad delen, een PowerPoint-presentatie laden, een whiteboard openen of een bestand in realtime overbrengen.

Eenvoudig bellen - Kies de naam van degene die u wilt bellen in de contactpersonenlijst, gebruik de zoekfuncties of gebruik nummerkeuze op

het telefoontabblad in Lync. Met visuele toegang tot voicemail op het telefoontabblad kunt u berichten beluisteren.

55

Meer informatie

Microsoftwww.microsoft.nl

Stichting LMC Voortgezet OnderwijsErwin van der Lee, ICT Beleidsmedewerker www.lmc-rotterdam.nl

DiVaJoran Markxwww.diva.nl

Deze referentie is uitsluitend bedoeld voor informatieve doeleinden. Microsoft verleent geen garanties, noch expliciet noch impliciet, met betrekking tot deze tekst.

Eerste publicatie: november 2012

Software & Services Partner(s)Lync Server 2010 IDB

DiVa